JPH07200612A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】保存する文書を任意の圧縮方式で圧縮するとと
もに、保存した文書を任意の圧縮方式に再変換して出力
し、文書の管理や転送の効率を高める。 【構成】圧縮方式登録部３にあらかじめ複数の異なる圧
縮方式を登録，保存しておく。文書を保存するときは、
保存された複数の圧縮方式から圧縮方式入力部２で圧縮
方式を指定する。指定された圧縮方式のサブル−チンを
圧縮方式登録部３でリンクする。入力した文書を指定さ
れた圧縮方式により変換部４で圧縮する。圧縮した文書
を登録部５で圧縮した圧縮方式と入力された検索用のキ
−ワ−ドと関連付けてから、記憶部１０に圧縮された文
書を保存する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は電子ファイリング装
置、保存する文書の管理や保存した文書の転送の高効率
化に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】電子ファイリング装置はスキャナ等で読
み取った文書のビットマップイメ−ジを圧縮し、圧縮し
た文書を検索用のキ−ワ−ドと関連させて記憶部に登録
し保存している。この読み取った文書のビットマップイ
メ−ジの圧縮方式としては種々の方式が採用され、代表
的な方式として５〜６種類ある。そして現在では、拡張
性，汎用性を備えたＴＩＦＦが一般的になってきている
が、ＴＩＦＦでも各メ−カ毎に使用が若干異なり、メ−
カにより異なる圧縮方式が採用されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように圧縮方式
が電子ファイリング装置毎に異なっても、単体のファイ
リングシステム、すなわち閉鎖されたネットワ−ク内で
は１種類の圧縮方式で十分に文書を保存したり読み出し
たりすることができる。しかしながら異なる圧縮方式を
使用している他のシステムに保存した文書等を移動する
ときには、圧縮した文書等を一旦逆変換して復元してか
ら伝送したり、復元した文書を異なる圧縮方式が使える
システムに再構築せざるを得なかった。

【０００４】このように圧縮した文書等を一旦復元して
から伝送する場合は、圧縮した文書等をそのまま伝送で
きないために、デ−タ伝送に時間的な損失が生じ、管理
費が高価になってしまう。また復元した文書を異なる圧
縮方式が使えるシステムに再構築する場合は文書をスキ
ャナやプリンタで入出力するときに画質が劣化し、保存
する文書の画質が悪くなってしまった。

【０００５】この発明はかかる短所を改善するためにな
されたものであり、保存する文書を任意の圧縮方式で圧
縮するとともに、保存した文書を任意の圧縮方式に再変
換して出力し、保存する文書の管理や保存した文書の転
送の効率を高めることができる文書ファイリング装置を
得ることを目的とするものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明に係る文書ファ
イリング装置は、圧縮方式入力部と圧縮方式登録部と変
換部と登録部とを有し、圧縮方式入力部は入力された文
書の圧縮方式を指定し、圧縮方式登録部は複数の圧縮方
式をあらかじめ登録，保存し、圧縮方式入力部で指定さ
れた圧縮方式のサブル−チンをリンクし、変換部は入力
された文書を指定された圧縮方式により圧縮し、登録部
は圧縮された文書を圧縮方式及び検索用のキ−ワ−ドと
関連付けてから圧縮された文書を記憶部に保存すること
を特徴とする。

【０００７】上記圧縮方式入力部から未登録の圧縮方式
が入力されたときに、入力された圧縮方式を圧縮方式登
録部に登録する圧縮方式更新部を有することが好まし
い。

【０００８】上記記憶部に保存された文書の出力が指示
され、検索用のキ−ワ−ドが入力されたときに、検索処
理部は入力されたキ−ワ−ドで保存された文書を検索し
て読み出し変換部に送るとともに登録部を参照して保存
された圧縮方式を取得して圧縮方式登録部に送り、圧縮
方式登録部は送られた圧縮方式を逆変換するサブル−チ
ンとをリンクし、変換部は送られた圧縮文書をリンクし
た逆変換サブル−チンで復元して出力する。

【０００９】また、圧縮方式登録部は送られた圧縮方式
を変更する再変更圧縮方式が圧縮方式入力部が入力され
たときに送られた圧縮方式を逆変換するサブル−チンと
ともに入力された再変更圧縮方式のサブル−チンとをリ
ンクし、変換部は送られた圧縮文書をリンクした逆変換
サブル−チンで復元してから再変更圧縮方式で圧縮して
出力すると良い。

【００１０】

【作用】この発明においては、圧縮方式登録部にあらか
じめ複数の異なる圧縮方式を登録，保存しておく。スキ
ャナ等で読み取った文書を保存するときには、圧縮方式
入力部で圧縮方式登録部に登録，保存された複数の圧縮
方式のなかから入力された文書の圧縮方式を指定し、圧
縮方式登録部は指定された圧縮方式のサブル−チンをリ
ンクする。変換部では入力された文書を指定された圧縮
方式により圧縮する。この圧縮された文書を登録部で文
書を圧縮した圧縮方式と入力された検索用のキ−ワ−ド
と関連付けてから、記憶部に異なる圧縮方式で圧縮され
た文書を保存する。

【００１１】また、圧縮方式登録部に登録されていない
圧縮方式を圧縮方式入力部から入力し、入力された圧縮
方式を圧縮方式更新部で圧縮方式登録部に登録し、任意
の圧縮方式で文書を圧縮する。

【００１２】記憶部に保存された文書を出力するとき
は、入力された検索用のキ−ワ−ドにより検索処理部で
保存された文書を検索する。この検索した文書により登
録部では保存された圧縮方式を特定し、圧縮方式登録部
は特定された圧縮方式を逆変換するサブル−チンとをリ
ンクし、変換部で圧縮文書を所定の逆変換サブル−チン
で復元して出力する。

【００１３】また、上記のように保存された文書を出力
するときに、圧縮方式を変更する再変更圧縮方式が圧縮
方式入力部から入力したら、圧縮方式登録部は送られた
圧縮方式を逆変換するサブル−チンとともに入力された
再変更圧縮方式のサブル−チンとをリンクし、変換部で
送られた圧縮文書を復元してから他の圧縮方式で圧縮
し、保存された文書の他のシステムに対する伝送を容易
にする。

【００１４】

【実施例】図１はこの発明の一実施例の構成を示すブロ
ック図である。図に示すように、電子ファイリング装置
は装置全体を管理するシステム制御部１と圧縮方式入力
部２，圧縮方式登録部３，変換部４，登録部５，検索処
理部６及び圧縮方式更新部７とを有する。

【００１５】圧縮方式入力部２は保存したり伝送する文
書の圧縮方式を指定して入力する。圧縮方式登録部３は
複数の圧縮方式が、例えばＴＩＦＦ，ＭＭＲのサブル−
チンとして、図２の説明図に示すように登録，保存さ
れ、圧縮方式入力部２で指定された圧縮方式のサブル−
チンをリンクする。変換部４はスキャナ部８で読み込ま
れ、情報保管部９で一時保管された文書のビットマップ
イメ−ジを文書を指定された圧縮方式により圧縮し、記
憶部１０に保存された圧縮文書を逆変換して復元する。
登録部５は圧縮された文書をその文書の圧縮方式と検索
キ−入力部１１から入力された検索用のキ−ワ−ドと関
連付けてから圧縮された文書を記憶部１０に保存する。

【００１６】検索処理部６は記憶部１０に保存された文
書の出力が指示され、検索キ−入力部１１から検索用の
キ−ワ−ドが入力されたときに、入力されたキ−ワ−ド
で保存された文書を検索して読み出し変換部４に送ると
ともに、登録部５を参照して保存された文書の圧縮方式
を取得して圧縮方式登録部３に送る。

【００１７】圧縮方式更新部７は圧縮方式入力部２から
圧縮方式登録部３に未登録の圧縮方式の登録が指示され
たときに、入力された圧縮方式を圧縮方式登録部３に登
録したり、登録された圧縮方式を変更する。プリンタ部
１２は保存した文書等を印刷し、ファイル出力部１３は
保存した文書等を他のシステムに出力する。表示部１４
は各種情報を表示する。なお、スキャナ部８や検索キ−
入力部１１，プリンタ部１２及びファイル出力部１３等
は文書ファイリング装置本体に内蔵したり、別装置とし
て付加されたりしている。

【００１８】上記のように構成された文書ファイリング
装置に文書を保存するときの動作を図３のフロ−チャ−
トを参照して説明する。

【００１９】文書の保存が選択され、保存する文書の情
報をスキャナ部８で読み取ると（ステップＳ１）、読み
取ったビットマップイメ−ジを情報保管部９に一時保存
する（ステップＳ２）。文書が読み取られ情報保管部９
に保管されるとシステム制御部１は表示部１４に文書が
読み取られたことと、圧縮方式登録部３に登録されてい
る変換方式を、例えば図４の表示図に示すように表示部
１４に表示して、読み取った文書の圧縮方式の選択をオ
ペレ−タに促す。この表示を確認したオペレ−タは圧縮
方式入力部２を操作して表示された圧縮方式、例えばＴ
ＩＦＦを選択し入力する（ステップＳ３）。圧縮方式が
選択されて入力すると、圧縮方式登録部３は登録された
圧縮方式のなかから指定された圧縮方式を選択し、選択
した圧縮方式のサブル−チンをリンクする（ステップＳ
４）。そこで変換部４は情報保管部９に一時保管された
文書のビットマップイメ−ジを指定された圧縮方式によ
り圧縮し（ステップＳ５）、圧縮した文書を一時保存
し、文書登録処理の実行を表示部１４に表示する（ステ
ップＳ６）。この表示を確認したオペレ−タが検索キ−
入力部１１から保存する文書の検索用のキ−ワ−ドを入
力すると、システム制御部１は登録部５に検索用のキ−
ワ−ドと変換部４に保存した圧縮した文書を送る（ステ
ップＳ７）。登録部５は圧縮した文書が送られると、圧
縮した文書にその文書の圧縮方式とキ−ワ−ドとを関連
付け（ステップＳ８）、圧縮した文書を記憶部１０に登
録して保存する（ステップＳ９）。

【００２０】このように保存する文書を圧縮方式登録部
３に登録された複数の異なる圧縮方式から選択した圧縮
方式で圧縮して保存するから、保存する文書を任意の圧
縮方式で圧縮して保存することができる。

【００２１】次ぎに上記のようにして保存した文書を復
元して印刷して出力するときの動作を図５のフロ−チャ
−トを参照して説明する。

【００２２】オペレ−タが記憶部１０に保存された文書
の印刷して出力することが指示して検索キ−入力部１１
から検索用のキ−ワ−ドを入力すると（ステップＳ１
１）、検索処理部６は入力されたキ−ワ−ドで保存され
た文書を検索し（ステップＳ１２）、該当する文書を読
み出して変換部４に送る（ステップＳ１３）。その後、
検索処理部６は登録部５を参照して読み出した文書が登
録されたときの圧縮方式を取得して圧縮方式登録部３に
送る（ステップＳ１４）。圧縮方式登録部３は送られた
圧縮方式を逆変換するサブル−チンをリンクする（ステ
ップＳ１５）。そこで変換部４は送られた圧縮文書をリ
ンクした逆変換サブル−チンで復元し（ステップＳ１
６）、復元した文書をプリンタ部１３に出力して印刷す
る（ステップＳ１７）。

【００２３】このように圧縮して保存した文書を出力す
るときは、文書を保存するときに関連付けた圧縮方式を
逆変換して復元するから、保存した文書を間違えなしに
正確に復元することができる。

【００２４】なお、上記実施例では保存した文書を出力
するとき、文書を保存するときに関連付けた圧縮方式を
逆変換して復元して出力する場合について説明したが、
保存した文書を出力するときに保存したときとは異なる
圧縮方式で圧縮して出力すると、他のシステムに圧縮し
た文書をそのまま伝送することができる。

【００２５】次ぎに保存した文書を保存したときとは異
なる圧縮方式を採用している他のシステムに伝送すると
きの動作を図６のフロ−チャ−トを参照して説明する。

【００２６】オペレ−タが記憶部１０に保存された文書
の他のシステムに伝送することを指示して検索キ−入力
部１１から検索用のキ−ワ−ドを入力すると（ステップ
Ｓ２１）、検索処理部６は入力されたキ−ワ−ドで保存
された文書を検索し（ステップＳ２２）、該当する文書
を読み出して変換部４に送る（ステップＳ２３）。その
後、検索処理部６は登録部５を参照して読み出した文書
が登録されたときの圧縮方式を取得して圧縮方式登録部
３に送る（ステップＳ２４）。圧縮方式登録部３は送ら
れた圧縮方式を逆変換するサブル−チンをリンクする
（ステップＳ２５）。変換部４は送られた圧縮文書をリ
ンクした逆変換サブル−チンで復元し一時保存する（ス
テップＳ２６）。一方、保存された文書の他のシステム
に伝送することを指示されると、システム制御部１は表
示部１４に、図７に示すように伝送する文書の圧縮形式
を選択するよう促す。この表示を確認したオペレ−タが
圧縮方式入力部２を操作して表示された圧縮方式、例え
ばＭＭＲを選択し入力する（ステップＳ２７）。圧縮方
式が選択されて入力すると、圧縮方式登録部３は登録さ
れた圧縮方式のなかから指定された圧縮方式ＭＭＲを選
択し、選択した圧縮方式のサブル−チンをリンクする
（ステップＳ２８）。そこで変換部４は先に復元し一時
保存している文書を指定された圧縮方式ＭＭＲにより圧
縮し（ステップＳ２９）、ファイル出力部１３を介して
所定の他のシステムに伝送する（ステップＳ３０）。こ
のように保存した文書を他のシステムに伝送するとき
に、変換部４で直接伝送するたのシステムの圧縮形式に
応じて圧縮し、圧縮した文書を伝送するから、保存した
文書を他の圧縮形式を有するシステムに簡単に伝送でき
るとともに伝送時間を短縮することができる。

【００２７】なお、上記各実施例は圧縮方式登録部３に
あらかじめ登録した複数の圧縮方式で保存する文書を圧
縮したり、保存した文書を復元する場合について説明し
たが、圧縮方式登録部３には任意の圧縮形式を追加して
登録したり、登録した圧縮形式を削除することもでき
る。

【００２８】例えば図８のフロ−チャ−トに示すよう
に、圧縮方式入力部２で圧縮方式登録が選択されて圧縮
方式を指定して入力すると、入力された圧縮方式は圧縮
方式更新部７に送られる（ステップ３１）。圧縮方式更
新部７は圧縮方式登録が選択されて圧縮方式が送られる
と、送られた圧縮方式と圧縮方式登録部３に登録されて
いる複数の圧縮方式とを比較し、送られた圧縮方式がす
でに圧縮方式登録部３に登録されているか否を確認する
（ステップＳ３２）。そして送られた圧縮方式が圧縮方
式登録部３に登録されていないときには、送られた圧縮
方式を圧縮方式登録部３に登録する（ステップＳ３
３）。このように圧縮方式登録部３に任意の圧縮方式を
登録することができるから、任意の圧縮方式で文書を圧
縮したり復元することができ、あらゆる圧縮方式に対応
することができる。

【００２９】また、圧縮方式登録部３に登録されている
圧縮方式を削除する場合も、圧縮方式入力部２で圧縮方
式削除を選択し、削除する圧縮方式を指定することによ
り圧縮方式更新部７で上記と同様な処理を行い、圧縮方
式登録部３に登録されている指定された圧縮方式を削除
する。このように不要な圧縮方式を圧縮方式登録部３か
ら削除することにより圧縮方式登録部３には必要な圧縮
方式のみを登録しておくことができるから、圧縮方式登
録部３の構成を単純化することができる。

【００３０】

【発明の効果】この発明は以上説明したように、あらか
じめ複数の異なる圧縮方式を登録，保存しておき、読み
取った文書を保存するときには、登録，保存された複数
の圧縮方式のなかから入力された文書の圧縮方式を指定
して圧縮し、圧縮された文書を圧縮した圧縮方式と検索
用のキ−ワ−ドと関連付けてから、保存するようにした
から、保存する文書を異なる圧縮方式で圧縮して保存す
ることができる。

【００３１】また、登録されていない圧縮方式を登録し
たり、登録された圧縮方式を削除することができるか
ら、任意の圧縮方式で文書を圧縮することができ、多く
の文書を保存することができ、文書の管理を容易に行う
ことができる。

【００３２】また、保存された文書を出力するときは、
検索用のキ−ワ−ドにより保存された文書を検索し、検
索した文書により保存された圧縮方式を特定して逆変換
して復元するから、異なる圧縮方式で圧縮して保存した
文書を確実かつ正確に復元することができる。

【００３３】さらに、保存された文書を出力するとき
に、復元した文書を異なる圧縮方式で圧縮して出力する
ことができるから、保存した文書を画質を損なうことな
く他の圧縮形式を有するシステムに簡単に伝送できると
ともに伝送時間を短縮することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施例の構成を示すブロック図であ
る。

【図２】上記実施例の圧縮方式登録部に登録した圧縮方
式を示す説明図である。

【図３】文書保存動作を示すフロ−チャ−トである。

【図４】文書を保存するときの圧縮方式選択を示す表示
図である。

【図５】文書印刷出力の動作を示すフロ−チャ−トであ
る。

【図６】文書伝送出力の動作を示すフロ−チャ−トであ
る。

【図７】伝送する文書の圧縮形式選択を示す表示図であ
る。

【図８】圧縮方式の追加登録の動作を示すフロ−チャ−
トである。

【符号の説明】

１ システム制御部 ２ 圧縮方式入力部 ３ 圧縮方式登録部 ４ 変換部 ５ 登録部 ６ 検索処理部 ７ 圧縮方式更新部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 入力された文書を検索用のキ−ワ−ドと
   関連させて記憶部に登録し保存する電子ファイリング装
   置において、圧縮方式入力部と圧縮方式登録部と変換部
   と登録部とを有し、圧縮方式入力部は入力された文書の
   圧縮方式を指定し、圧縮方式登録部はあらかじめ複数の
   圧縮方式を登録，保存し、圧縮方式入力部で指定された
   圧縮方式のサブル−チンをリンクし、変換部は入力され
   た文書を指定された圧縮方式により圧縮し、登録部は圧
   縮された文書を圧縮方式及び検索用のキ−ワ−ドと関連
   付けてから圧縮された文書を記憶部に保存することを特
   徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 上記圧縮方式入力部から未登録の圧縮方
   式の登録が指示されたときに、入力された圧縮方式を圧
   縮方式登録部に登録する圧縮方式更新部を有する請求項
   １記載の電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 検索処理部は記憶部に保存された文書の
   出力が指示され、検索用のキ−ワ−ドが入力されたとき
   に、入力されたキ−ワ−ドで保存された文書を検索して
   読み出し変換部に送るとともに登録部を参照して保存さ
   れた圧縮方式を取得して圧縮方式登録部に送り、圧縮方
   式登録部は送られた圧縮方式を逆変換するサブル−チン
   とをリンクし、変換部は送られた圧縮文書をリンクした
   逆変換サブル−チンで復元して出力する請求項１又は２
   記載の電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 圧縮方式登録部は送られた圧縮方式を変
   更する再変更圧縮方式が圧縮方式入力部が入力されたと
   きに送られた圧縮方式を逆変換するサブル−チンととも
   に入力された再変更圧縮方式のサブル−チンをリンク
   し、変換部は送られた圧縮文書をリンクした逆変換サブ
   ル−チンで復元してから再変更圧縮方式で圧縮して出力
   する請求項３記載の電子ファイリング装置。