JPH07210546A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 例文を体系的に組合わせて効率的に文書作成
を行うことができる文書作成装置を提供すること。 【構成】 「文頭，前文，文末」等の複数の要素からな
る文書を作成する文書作成装置において、複数の要素に
使用される複数の例文、例えば「文頭」に対して拝啓／
前略等の例文を格納する例文テーブル４Ａと、複数の要
素間で慣例的に使用される例文間の関係、例えば「拝
啓」に対して「敬具」を用いる関連情報を格納する要素
間関連テーブル４Ｂとを設け、例えば「起語」で「拝
啓」を選択した場合には「文末」で「敬具」を優先的に
表示することにより、各要素の関連を考慮した体系的な
誤りのない文書を効率的に作成可能にしたもの。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の構成要素からな
る文書を作成する文書作成装置に係り、特に効率的に文
書作成を行なうことができる文書作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来技術による文書作成装置は、一般に
文書が例えば件名／文頭／前文／本文／後文／文末等の
複数の要素から構成されることを利用し、ある要素に使
用される定型句や短文を予め記憶しておき、これら定型
句等を組合わせて文書を作成するものが提案されてい
る。

【０００３】尚、このような従来の文書作成装置が記載
された文献としては、例えば特開昭５９−８１７２６号
公報、特開昭５９−９１５３２号公報、特開昭５９−８
１７２７号公報，特開昭６０−１２０４６６号公報号が
挙げられる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術による文
書作成装置は、予め記憶された定型句や短文を文書作成
に部分的に利用するにとどまっており、例えば文頭と文
末に慣例的に使用される例文の関係を考慮した文書全体
を体系的に作成する点を考慮しておらずに、効率的な文
書作成には適していないという問題があった。

【０００５】本発明の目的は、予め格納された例文を体
系的に組合わせて効率的な文書作成を行なうことができ
る文書作成装置を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
本発明は、複数の要素からなる文書を作成する文書作成
装置において、前記複数の要素に使用される複数の例文
を格納する例文テーブルと、複数の要素間で慣例的に使
用される例文間の関係を関連情報として格納する要素間
関連テーブルとを備え、ある要素の例文を前記例文テー
ブルから選択したとき、他の要素の候補例文を、要素間
関連テーブルの関連情報を参照して慣例的に使用される
関連の深い例文を優先するように順位付けて表示するこ
とを第１の特徴とする。

【０００７】また本発明は、複数の要素からなる文書を
作成する文書作成装置において、前記複数の要素に使用
される複数の例文を格納する例文テーブルと、複数の要
素間で慣例的に使用される例文間の関係を関連情報とし
て格納する要素間関連テーブルと、複数の要素を所定の
文書構造に基づき表示する表示装置と、該表示装置の複
数の要素に例文テーブルから例文を選択して入力する入
力装置とを備え、前記表示装置に表示されたある要素の
例文を前記例文テーブルから選択したとき、他の要素の
候補例文を、要素間関連テーブルの関連情報を参照して
慣例的に使用される関連の深い例文から選択することを
第２の特徴とする。

【０００８】更に本発明は、前記第１及び第２の特徴に
おける他の要素の候補例文を選択する際、要素間関連テ
ーブルの関連情報を参照した慣例的に関連の高い順に複
数例文を表示装置に表示することを第３の特徴とする。

【０００９】

【作用】前記第１の特徴による文書作成装置は、ある要
素の例文を複数例文を格納した例文テーブルから選択し
たとき、次に例文テーブルから読出す他の要素の候補例
文を、要素間関連テーブルの関連情報を参照して慣例的
に使用される関連の深い例文とすることにより、各要素
の関連を考慮した体系的な誤りのない文書を効率的に作
成することができる。

【００１０】また前記第２の特徴による文書作成装置
は、例文テーブル及び複数の要素間で慣例的に使用され
る例文間の関係を関連情報として格納する要素間関連テ
ーブルとを用い、表示装置に表示されたある要素の例文
を前記例文テーブルから選択したとき、次の例文テーブ
ルから読出す他の要素の候補例文を、要素間関連テーブ
ルの関連情報を用いて慣例的に使用される関連の深い例
文とすることにより、各要素の関連を考慮した体系的な
誤りのない文書を効率的に作成することができる。

【００１１】更に第３の特徴による文書作成装置は、前
記特徴における他の要素の候補例文を選択する際、要素
間関連テーブルの関連情報を参照した慣例的に関連の高
い順に例文を表示することにより、使用者の選択を容易
にし、且つ各要素の関連を考慮した体系的な誤りのない
文書を効率的に作成することができる。

【００１２】

【実施例】以下、本発明の一実施例による文書作成装置
を図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の一実
施例による文書作成装置のハードウエア構成を示す図で
あり、この文書作成装置は、装置の全体制御等を行うプ
ロセッサ１と、文書作成プログラム等を記憶したＲＯＭ
２と、主メモリに相当するＭＭ３と、文書等の表示を行
う表示装置であるＣＲＴ５と、キーボード等の入力装置
６と、本実施例の特徴である要素別例文テーブル及び要
素間関連テーブルを含むテーブルメモリ４と、これら各
回路を接続する共通バス７とを備える。

【００１３】前記要素別例文テーブルは、要素、例えば
文頭に慣例的に使用される「拝啓」等の複数の例文を複
数格納するものであり、前記要素間関連テーブルはある
要素とある要素間で慣例的に使用される例文の関連、例
えば文頭「拝啓」に対して文末「敬具」を用いる等の関
連情報を格納するものであり、詳細は後述する。尚、本
実施例による要素別例文テーブルは、要素毎に複数例文
を格納するものとして説明するが、例えば要素に関係な
く多数の例文を使用される要素フラグと対応させて格納
する様に構成しても良い。

【００１４】この様に構成された文書作成装置の処理体
系は、図２の処理系統図に示す如く、入力装置６から文
書を構成する要素名の入力を行うと、プロセッサ１がＭ
Ｍ３及びＲＯＭ２を利用して処理１０を行い、その処理
結果をＣＲＴ５に表示する様に動作する。この処理１０
は、入力装置６から例えば要素名を選択又は入力する
と、該要素に対応する要素別例文テーブル４Ａから該当
要素に慣例的に使用される複数例文を検索して読出し、
読出した例文を元に要素間関連テーブル４Ｂに格納した
関連情報を用いて先に入力した要約の例文に慣例的に使
用される例文の順位付を行ってＣＲＴ５に表示を指示す
る等の手順であり、これら処理途中の例文表示や選択さ
れた例文等の結果はＣＲＴ５に順次表示される。従っ
て、前記処理１０は、ＣＲＴ５に表示させながら実行す
ることになる。次に、前記処理１０の詳細を以下説明す
る。

【００１５】〈１．例文検索〉本実施例による文書は、
（１）件名／（２）文頭／（３）前文／（４）本文／
（５）後文／（６）文末の６つに分類でき、これら各要
素別に複数の例文からなる例文テーブルを要素別例文テ
ーブル４Ａに予め格納しておく。これら各要素の例文テ
ーブルには、例えば図３（１）の如く要素「件名」の例
文として「・・ご案内，・・ご連絡，・・ご回答」が格
納され、図３（２）に示す如く要素「文頭」の例文とし
て「拝啓，前略，謹啓・・」が格納され、図４の如く要
素「前文」の例文として「貴社ますますご清栄の・・，
貴下ますますご健勝の・・」等の一般的前文及び「平素
は格別のお引立てに・・，日頃、一方ならぬご厚情を・
・」等の謝意前文が格納され、本文の例としては図５の
如く「かねてお尋ねの・・」等の書出し文及び「このた
びは、非常なご迷惑を・・」等のお詫び文、「何卒、よ
ろしくお願い・・」等の依頼文、「とりあえず、ご回答
申上げ・・」等の結び文が格納され、要素「後文」の例
文としては図６（１）の如く「まずは取急ぎご連絡申し
・・」が格納され、要素「文末」の例文としては図６
（２）の如く「敬具，草々，謹啓・・」等が格納されて
いる。

【００１６】次に本装置の動作を図７の表示画面及び図
８のフローを参照して説明する。まず、本実施例による
文書作成装置は、初期画面において「件名」／「文頭」
／「前文」／「本文」／「後文」／「文末」の各要素が
文書を構成する一般的配置に従って図７の如くガイド画
面を表示装置上に表示する（図８中、ステップ８１）。
ここでオペレータが文書の「文頭」にカーソルを位置づ
けた場合（ステップ８２）、本装置は要素別例文テーブ
ルから「文頭」に使用される例文、例えば「拝啓，前略
・・」を検索（ステップ８３）して例文を一覧表示又は
順次表示し、オペレータの指示によって任意の例文、例
えば「拝啓」を選択する。次いでオペレータは、同様に
「前文」及び「本文」を例文テーブルを参照して又は任
意に内容を入力する。ここでオペレータがカーソルを
「文末」に位置づけた場合、本装置は前記同様に該当す
る要素の例文検索を行うものであるが、特に本実施例で
は検索された例文を次の例文順位付け処理を行った後に
順位づけて表示する。

【００１７】〈２．例文順位付け〉一般の文書構造にお
いては、例えば、「文頭」で「拝啓」を選択している場
合は「文末」では「敬具」を使用する慣例があり、前述
の様に「文頭」で「拝啓」を選択した場合の「文末」の
例文としては「敬具」を優先的に表示して選択しやすい
形とすることが操作性向上に寄与する。こうしたことを
実現するため、本実施例では要素間関連テーブルを設け
ており、本テーブルの例を図９に示す。図９（１）は、
「文末」の例文「敬具」に対して「文頭」では「拝啓」
が用いられ、「件名」などの他の構成要素に対しては特
に依存しないことを示している。また、同様に「草々」
は「文頭」が「前略」に対してのみ、順位付けへの影響
が表われることを示している。このように要素間関連テ
ーブルを参照すれば、例文の妥当な順位付けが可能とな
ることが判る。尚、図９（２）は他の例として「件名」
と本文（結び）との関連テーブルを示し、これら関連を
本明細書では関連情報と呼ぶ。

【００１８】上記の例文順位付け部の処理内容を示した
ものが図１０である。Ｓ１〜Ｓ６が各ステップとなる。
すなわち、この例文順位付けは、起動されることによ
り、まずステップＳ１でユーザによりそれ以前に選択さ
れた例文の要素に影響されるか否かを関連情報を参照し
て判定する。これは要素間関連テーブルの要素名の登録
内容を判定することにより行なう。例えば、ユーザが要
素として「文末」を選択したとする。そうすると、図９
に示した要素間関連テーブルを参照し、各例文がどの要
素に影響を受けるかを検索する。ここでは、「文頭」に
よって各例文が影響されることが検出される。そこで、
「文頭」にどの例文を使用したかを検索する。「文頭」
で「拝啓」を使用していれば「敬具」を表示順位「１」
とし、ステップＳ２でこれを表示エリアに登録し、「文
頭」で「前略」を使用していれば「草々」を表示順位を
「１」とし、ステップＳ２でこれを表示エリアに登録す
る。

【００１９】そして、これらのものに影響を受けないも
のについては、ステップＳ３でその表示順位を低くして
表示エリアに登録する。ステップＳ４においては、全て
の例文についてその順位付けが終了したか否かを判定
し、まだ終了していなければ、処理をステップＳ１に戻
し、以上の処理を繰り返す。ステップＳ４において、全
ての例文につき、その順位付けが終了すると、表示エリ
アには所定の順序で表示する例文が登録される。ステッ
プＳ５では、この表示エリアの内容を表示装置５に表示
する。そして、ユーザによる例文の選択待ちとなる。こ
のように、例文順位付け部は検索された例文ひとつひと
つに対して、要素間関連テーブルを参照し、それ以前に
選択された要素に影響を受けるか否か判定して、それに
応じて例文の順を高く、あるいは低くして表示する処理
を行なっている。尚、表示後は通常の定型句や短文の文
書への入力と同様に、文書へ例文を取込める様にするの
が好ましい。

【００２０】以上に述べたように、本実施例によれば、
慣例的な文書体系を考慮した要素間関連テーブルを用い
て先に入力した要素の例文を元に後で入力する要素の例
文を関連づけて優先的に表示するため、各例文を互いに
関連付けて体系的に文書を作成することができる。

【００２１】

【発明の効果】以上述べた如く本発明による文書作成装
置は、ある要素の例文を複数例文を格納した例文テーブ
ルから選択したとき、次に例文テーブルから読出す他の
要素の候補例文を、要素間関連テーブルの関連情報を参
照して慣例的に使用される関連の深い例文とすることに
より、各要素の関連を考慮した体系的な誤りのない文書
を効率的に作成することができる。

【００２２】また本発明文書作成装置は、例文テーブル
及び複数の要素間で慣例的に使用される例文間の関係を
関連情報として格納する要素間関連テーブルとを用い、
表示装置に表示されたある要素の例文を前記例文テーブ
ルから選択したとき、次の例文テーブルから読出す他の
要素の候補例文を、要素間関連テーブルの関連情報を用
いて慣例的に使用される関連の深い例文とすることによ
り、各要素の関連を考慮した体系的な誤りのない文書を
効率的に作成することができる。

【００２３】更に本発明による文書作成装置は、前記特
徴における他の要素の候補例文を選択する際、要素間関
連テーブルの関連情報を参照した慣例的に関連の高い順
に例文を表示することにより、使用者の選択を容易に
し、且つ各要素の関連を考慮した体系的な誤りのない文
書を効率的に作成することができる。

【００２４】従って本発明によれば、文書を構成要素別
に分割し、予め例文として格納されたものの中から、互
いの関連を考慮して体系的に選択することができるの
で、誤りのない文書を効率的に作成できる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例による文書作成装置のハード
構成を示す図。

【図２】本実施例による文書作成装置の機能的な構成を
示す図。

【図３】本発明による要素別例文テーブルの件名及び文
頭の具体例を示す図。

【図４】本発明による要素別例文テーブルの前文の具体
例を示す図。

【図５】本発明による要素別例文テーブルの本文の具体
例を示す図。

【図６】本発明による要素別例文テーブルの後文及び文
末の具体例を示す図。

【図７】本実施例による文書ガイダンス画面の一例を示
す図。

【図８】本実施例による例文検索部処理内容を示すフロ
ー図。

【図９】本実施例による要素間関連テーブルの一例を示
す図。

【図１０】本実施例による例文順位付け処理内容を示す
フロー図。

【符号の説明】

１…プロセッサ（ＣＰＵ）、２…メモリ（ＲＯＭ）、３
…主メモリ（ＭＭ）、４…テーブル、４Ａ…要素別例文
テーブル、４Ｂ…要素間関連テーブル、５…表示装置
（ＣＲＴ）、６…入力装置。

【手続補正書】

【提出日】平成７年２月１４日

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００７

【補正方法】変更

【補正内容】

【０００７】また本発明は、複数の要素からなる文書を
作成する文書作成装置において、前記複数の要素に使用
される複数の例文を格納する例文テーブルと、複数の要
素間で慣例的に使用される例文間の関係を関連情報とし
て格納する要素間関連テーブルと、複数の要素を文書全
体の体系を定める所定の文書構造に基づき表示する表示
装置と、該表示装置の複数の要素に例文テーブルから例
文を選択して入力する入力装置とを備え、前記表示装置
に表示されたある要素の例文を前記例文テーブルから選
択したとき、他の要素の候補例文を、要素間関連テーブ
ルの関連情報を参照して慣例的に使用される関連の深い
例文から選択することを第２の特徴とする。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の要素からなる文書を作成する文書
   作成装置であって、前記複数の要素に使用される複数の
   例文を格納する例文テーブルと、複数の要素間で慣例的
   に使用される例文間の関係を関連情報として格納する要
   素間関連テーブルとを備え、ある要素の例文を前記例文
   テーブルから選択したとき、他の要素の候補例文を、要
   素間関連テーブルの関連情報を参照して慣例的に使用さ
   れる関連の深い例文とすることを特徴とする文書作成装
   置。
2. 【請求項２】 複数の要素からなる文書を作成する文書
   作成装置であって、前記複数の要素に使用される複数の
   例文を格納する例文テーブルと、複数の要素間で慣例的
   に使用される例文間の関係を関連情報として格納する要
   素間関連テーブルと、複数の要素を所定の文書構造に基
   づき表示する表示装置と、該表示装置の複数の要素に例
   文テーブルから例文を選択して入力する入力装置とを備
   え、前記表示装置に表示されたある要素の例文を前記例
   文テーブルから選択したとき、他の要素の候補例文を、
   要素間関連テーブルの関連情報を参照して慣例的に使用
   される関連の深い例文から選択することを特徴とする文
   書作成装置。
3. 【請求項３】 前記他の要素の候補例文を選択する際、
   要素間関連テーブルの関連情報を参照した慣例的に関連
   の高い順に複数例文を表示装置に表示することを特徴と
   する請求項１及び２記載の文書作成装置。