JPH07210577A

JPH07210577A - 情報アクセス装置

Info

Publication number: JPH07210577A
Application number: JP6013149A
Authority: JP
Inventors: Junichi Osumi; 淳一大住
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1994-01-10
Filing date: 1994-01-10
Publication date: 1995-08-11

Abstract

(57)【要約】【目的】特定の情報ファイルへの繰り返しのアクセス
を容易に実施することのできる情報アクセス装置を提供
する。【構成】画像入力部１などから読み込まれたフォーム
シートの画像は、フォームシート解析部２に取り込ま
れ、画像のスキュー補正、拡大縮小の補正等の画像処理
や解析が行なわれる。解析の結果、ユーザがリクエスト
した情報ファイルとそのアクセスの内容、送付先、フォ
ームシートの作成の必要の有無等が特定される。ツリー
構造の最下層の情報ファイルへのアクセスの場合、フォ
ームシート作成が指示されていると、フォームシート作
成部５でフォームシートとして利用可能なカバーシート
を作成し、ファイルアクセス部３により情報ファイル部
４から獲得した情報とともに、画像出力部６を介して出
力する。次回以降のアクセスには、カバーシートを入力
するだけでアクセスが可能である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ファイルシステムある
いは情報データシステムのインターフェースメディアの
１つとして紙を用い、ファイルシステムや情報データシ
ステム内の情報をアクセスする情報アクセス装置に関す
るものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、特定のフォームシートに手書きで
マークや記号を書き込み、これをシステムに読み取ら
せ、システムに各種のドキュメントサービス（コピー、
ファイル、プリント、ファクシミリなど）を行なわせる
システムが提案されている。例えば、特開平５−１９１
５９８号公報には、シート上の数字を塗りつぶすことに
よってユーザが所望するデータを検索し、結果をファク
シミリで取り寄せるシステムが開示されている。

【０００３】通常、文書ファイルシステムや情報データ
ベースシステムなどは、膨大な情報を含んでいる。この
膨大な情報からユーザが所望するデータを得るために、
例えば、キーワードによる検索が行なわれる。キーワー
ド検索では、いくつかの検索条件を組み合わせて用い、
検索を行なう。しかし、一度で所望のデータに到達でき
ない場合もあり、キーワードによる検索を繰り返し行な
って、所望のデータを検索するということが必要とな
る。一方、膨大な情報を整理し分類して、ツリー構造に
まとめられている場合がある。このようなツリー構造を
有するシステムでは、必要な情報ファイルにユーザが到
達するためには、ツリー構造の上位の階層から次第に下
位の階層をサーチしていく必要がある。

【０００４】このような複数回にわたる情報の検索処理
を、上述のようなドキュメントサービスにより実現する
こともできる。例えば、ツリー構造のシステムにおい
て、上位の階層から下位の階層をサーチする場合には、
まず、上位の階層の内容を知るため、フォームシートに
ユーザが記号（ＯＭＲ、チェックボックスなど）等を書
き込んで、ファクシミリやイメージスキャナ等を介し、
システムに解析させて検索を実行する。これにより、次
の階層の内容を得ることができる。ユーザはこの内容を
参照し、再度、その下位の階層の内容を得るためのフォ
ームシートを作成し、検索を実行する。この動作を繰り
返すことになる。

【０００５】しかし、ツリー構造の階層が深い場合、ユ
ーザは何度もシステムに対して、下位の階層の構造の出
力要求と、下位構造のファイル選択を行なうことにな
る。このときの入出力は画像データにより行なわれるの
で、画像データの入出力の繰り返しにより、多くの時間
や出力用紙を消費することになる。特に、情報の更新が
多い用途では、ユーザは同一の情報ファイル等のアクセ
スを繰り返すことが想定される。例えば、専門分野の二
ユース、特定地域の天気予報、株式市場、取扱い商品リ
スト・価格、業務進捗報告、受注・販売状況などの各種
の情報ファイルが考えられる。

【０００６】ツリー構造を検索する動作を、具体例をも
とに説明する。図２は、情報ファイルの階層構造の一例
の説明図である。ツリー構造のシステムにおいて、例え
ば、ニュース情報ファイルは図２に示すような構成で階
層化することが考えられる。ここで、パーソナルコンピ
ュータ（ＰＣ）の新製品情報のファイルをアクセスする
場合を考える。

【０００７】まず、第１層の分野を選択し、その下層の
情報を得る。ここでは、フォームシートに、「商品ニュ
ース」に関する情報の提供が受けられるようにマークを
付与し、システムに検索を実行させる。すると、第２層
の項目の一覧を得ることができる。ユーザは、得られた
第２層の項目の一覧を参照し、フォームシートに「新製
品」に関する情報の提供が受けられるようにマークを付
与し、検索を実行させる。すると、第３層の項目の一覧
を得ることができる。さらに、製品として「コンピュー
タ」に関する新製品情報を受けられるようにフォームシ
ートにマークして、検索を実行し、得られた第４層の情
報から「ＰＣ」の情報を得られるようにフォームシート
にマークを付与して検索を実行する。これにより、よう
やく目的とするパーソナルコンピュータの新製品情報を
得ることができる。さらに階層の深い場合には、このよ
うな操作をくり返し行なう必要がある。

【０００８】このように、フォームシートを用いて階層
を順次細目の方にサーチしていくシステムでは、階層が
深くなるほど繁雑である。また、現状のアクセス方法で
は、特定の関心項目の情報を継続的に情報収集したい場
合でも、毎回、上位の項目から下位を検索していく必要
がある。そのため、上述の例のようにパーソナルコンピ
ュータの新製品情報を得る場合には、毎回、４回のアク
セスを行なわなければならず、操作性が悪かった。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、フォームシートを用いたド
キュメントサービスシステムにおいて、特定の情報ファ
イルへの繰り返しのアクセスを容易に実施することので
きる情報アクセス装置を提供することを目的とするもの
である。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明は、情報ファイル
指定情報とアクセス種別情報を含んだ所定のフォームシ
ートの画像が入力され情報ファイルにアクセスする情報
アクセス装置において、入力された前記フォームシート
の画像データを解析し前記情報ファイル指定情報及びア
クセス種別情報をコードデータとして出力するフォーム
シート解析手段と、該フォームシート解析手段の出力す
るコードデータに基づいてファイルアクセス動作を行な
うファイルアクセス手段と、前記フォームシート解析手
段の出力するコードデータを受け取り少なくとも前記情
報ファイル指定情報を記入したフォームシートを生成す
るフォームシート作成手段を有することを特徴とするも
のである。

【００１１】

【作用】本発明によれば、情報ファイルへのアクセス情
報を、ファイルアクセス時に使用するフォームシートと
同様の形態で出力することができるので、ユーザが同様
の情報ファイルへのアクセスを行なう際には、出力され
たフォームシートを用いて情報ファイルへのアクセスを
行なうことにより、容易に情報ファイル内の情報を得る
ことができる。例えば、ツリー構造のファイルシステム
であっても、出力されるフォームシートには目的とする
情報ファイルへ一度にアクセスできる情報ファイル指定
情報を記入して出力することができ、数回に及ぶアクセ
スにより探索した情報ファイルであっても、次回からは
１度でアクセスを行なうことができるようになる。その
ため、特定の情報ファイルへの繰り返しのアクセスを容
易に実施することができる。

【００１２】

【実施例】図１は、本発明の情報アクセス装置の一実施
例を示す概略構成図である。図中、１は画像入力部、２
はフォームシート解析部、３はファイルアクセス部、４
は情報ファイル部、５はフォームシート作成部、６は画
像出力部である。画像入力部１は、フォームシートおよ
びファイルシステムに登録したい画像データを読み取
る。フォームシート解析部２は、入力された画像を解析
し、フォームシートである場合は、フォームシート上に
指示された内容を認識する。ファイルアクセス部３は、
フォームシート解析部２によって認識されたフォームシ
ート上の指示に基づいて、所定のファイルにアクセスす
る。情報ファイル部４には、ファイルの情報データ自体
が格納されている。フォームシート作成部５は、実行さ
れたファイルアクセスの内容をフォームシートの形態で
新たなフォームとして生成する。画像出力部６は、フォ
ームシート作成部５で生成されたフォームシート、およ
び、情報検索されたファイルのデータを出力する。

【００１３】上述の構成において、フォームシートの画
像は、画像入力部１から入力される代わりに、外部のシ
ステムやファクシミリから、ネットワークや公衆回線、
専用回線を通じて送られて来るように構成することもで
きる。また、画像出力部６から出力する代わりに、ネッ
トワークや公衆回線、専用回線を通じて、外部のシステ
ムやファクシミリ等へ送出するように構成することもで
きる。

【００１４】図３ないし図５は、フォームシートの一例
の説明図である。図中、１１はレジストマーク、１２は
チェックボックス、１３はフォームＩＤ、１４は現在フ
ァイル位置フィールド、１５はアクセス内容指定フィー
ルド、１６は情報メニューフィールド、１７はフォーム
シート作成確認チェックボックス、１８は情報送付先フ
ィールド、１９は情報表示フィールドである。図示した
フォームシートは一例であり、他のフォーマットでもも
ちろんよい。

【００１５】レジストマーク１１は、フォームシートの
スキューや画像の歪みを補正するためのマークであり、
フォームシートの四隅にそれぞれ形状の違うＬ字型のマ
ークが配置されている。このレジストマーク１１は、画
像の補正が可能であれば、４つでなくともよい。また、
その形はＬ字型に限定されず、他の形式のマークであっ
てもよい。さらに、例えばフォームシートの左右や上下
にタイミングマークを設ける構成や、各チェックボック
スにタイミングマークを付与するなど、種々の形式を用
いることができる。図示したＬ字型のマークを用いれ
ば、スキューや歪みを補正できるほか、シートの天地の
逆や、９０゜の回転等も検出し、補正することが可能で
ある。このような補正が不要であれば、レジストマーク
１１なしで構成することも可能である。

【００１６】チェックボックス１２は、ユーザがその項
目を選択する際に、チェックマークを記入する欄であ
る。チェックマークの記入は、種々の記入方法を用いる
ことができる。例えば、図３で用いられているような、
通常用いられる「レ」字状のチェックマークのほか、チ
ェックボックス１２を塗りつぶしたり、「／」や
「＼」、「○」、「×」等、種々のマークを用いて記入
を行なうことができる。

【００１７】フォームＩＤ１３は、フォームシート内の
各フィールドの配置に関する設計情報を特定するため
の、予め定められた番号である。フォームＩＤ１３のフ
ォームシート上での配置位置は予め定められており、フ
ォームシート解析部２がフォームシートを解析する際に
このフォームＩＤ１３を読み取って、他の情報の記入さ
れている位置を認識する。このフォームＩＤ１３には、
予め数字が印字されているが、ユーザが手書きで数字を
記入するように構成してもよい。もちろん、数字以外の
文字を記入できるように構成することも可能である。

【００１８】現在ファイル位置フィールド１４は、使用
するフォームシートの情報メニューフィールド１６に一
覧表示されている情報メニューのファイルの位置情報を
示している。現在ファイル位置フィールド１４には、現
在のファイル位置を文字とコードにより示している。文
字によるファイル位置の表示は、ユーザに対するもので
あり、各階層を「／」で区切って示している。この表示
は、ツリー構造のファイルシステムにおいて、パス名と
呼ばれているものである。コードによるファイル位置の
表示は、ファイルアクセス部３がファイルをアクセスす
るために用いられるもので、各ファイルに対して一意に
決められたコードが記入される。このコードは、例え
ば、フォームシート作成部５においてフォームシートが
作成されたときに自動的に記入される。または、予め印
刷されている場合もある。あるいは、ユーザが手書きに
より記入してもよい。コードを数字により表示する代わ
りに、文字によるファイル位置の表示をそのまま認識用
に用いることも可能である。

【００１９】アクセス内容指定フィールド１５は、情報
メニューフィールド１６に表示されているファイルに対
して、ユーザが指定可能な処理内容（アクセスの内容）
を選択するチェックボックスを配置した領域である。こ
こでは、情報取り寄せ、情報追加、情報削除、情報更新
の４つのアクセスの指定が可能である。もちろん、他の
アクセスの指定を可能にしてもよいし、情報の削除や更
新などを禁止し、これらのチェックボックスをなくして
構成してもよい。ユーザは、アクセスの内容に対応する
チェックボックス１２にチェックを行なえばよい。

【００２０】情報メニューフィールド１６は、現在ファ
イル位置フィールド１４に表示されている現在のファイ
ル位置にある情報を選択するためのチェックボックスを
配置した領域である。この例では、チェックボックス１
２と各ファイル名を組にして配列している。ユーザは所
望のファイルに対応するチェックボックス１２にチェッ
クを行なえばよい。

【００２１】この例では、アクセス内容指定フィールド
１５、情報メニューフィールド１６はチェックボックス
１２を配列して構成したが、１つの記入欄を設け、アク
セスの内容や情報メニューに対応する数字や文字を記入
して指定を行なうように構成することもできる。

【００２２】最下層は情報ファイルそのものであるの
で、図５に示すように、情報メニューフィールド１６の
代わりに情報表示フィールド１９が印刷される。この情
報表示フィールド１９には、ページ数や登録または更新
日等の情報ファイルの属性情報を表示している。この情
報は、ユーザが情報ファイルの概要を把握するために表
示されているものである。図５に示すフォームシートを
作成することなく、情報ファイル中の情報を提供するよ
うに構成することも可能である。

【００２３】フォームシート作成確認チェックボックス
１７は、ユーザのアクセスをフォームシートの形で再度
出力するか否かを指定するためのチェックボックスであ
る。このチェックボックスにチェックがなされている場
合、フォームシート作成部５により、アクセスを行なっ
たファイルを現在ファイルとしたフォームシートを作成
して出力する。

【００２４】情報送付先フィールド１８は、アクセス結
果や、生成されたフォームシートを送付するための情報
が記入される領域である。情報送付先の情報としては、
ＦＡＸ番号や、ユーザＩＤ等を記入するように構成する
ことができる。

【００２５】図６は、カバーシートとして生成されるフ
ォームシートの一例の説明図である。図中、２１はシス
テム用情報領域、２２は検索情報属性表示領域、２３は
アクセス状況表示領域である。最下層の情報ファイルの
内容を取り寄せた場合、その内容の出力に先立って、図
６に示すカバーシートを出力させることができる。この
カバーシートは、ユーザが文書のカバーシートとして使
用できる情報の他に、該当するファイルに同一のアクセ
スをするための情報が、システムが解析可能な形態で記
載されており、そのままフォームシートとして用いるこ
とができる。ユーザは、後日、最新のＰＣの新製品情報
が必要なときに、このカバーシートをフォームシートと
して用い、システムにリクエストするのみで、最新情報
を得ることが可能である。

【００２６】図６に示したカバーシートの例では、カバ
ーシートはシステム用情報領域２１、検索情報属性表示
領域２２、アクセス状況表示領域２３の３つの領域から
構成されている。システム用情報領域２１は、次回の情
報アクセスにおいて、システムが必要な情報をコード化
し、印字した領域であり、フォームシートとしての設計
情報を得るためのフォームＩＤ、該当するファイルの位
置を示すファイルＩＤ、該当ファイルが登録あるいは変
更された日付を示すＦ．Ｄａｔｅ、今回の検索の日付を
示すＳ．Ｄａｔｅ、検索したユーザを示すユーザＩＤな
どから構成される。検索情報属性表示領域２２は、検索
した情報の属性を、カバーシートとしてユーザが読める
形で示した領域である。アクセス状況表示領域２３は、
今回のアクセスの状況等を示す領域である。ここでは、
アクセス内容、フォームシート作成の有無、情報送付先
のデータが印刷されている。このアクセス状況表示領域
２３は、次回のアクセスにおいて、ユーザが変更するこ
とを許す領域である。変更したい場合には、印刷されて
いるチェックや記入数字を無効とするように、例えば二
重線を上書きし、別のチェックボックスや記入欄に、新
たにマークや数字を記入すればよい。例えば、アクセス
内容として、前回のアクセス以降にデータが変更された
場合のみ情報を取り寄せる場合には、「情報取り寄せ」
のマークを無効にし、「変更時のみ取り寄せ」のチェッ
クボックスにチェックすればよい。ファイルアクセス部
３は、ファイルの作成日または更新日と、システム用情
報領域２１内の検索日を示すＳ．データを比較すること
により、データの変更の有無を判断し、検索日以降に変
更されていれば、その内容を出力する。

【００２７】本発明の情報アクセス装置の一実施例にお
ける動作を、図２に示すような階層構造を持った情報フ
ァイルに対して、ユーザがアクセス作業を行なう場合を
例に説明する。ユーザが初めて情報ファイルにアクセス
する場合は、従来システムと同様に、ユーザ名を登録
し、図３に示すような上位のファイル情報メニューが記
述されたフォームシートを取り寄せ、アクセス内容と必
要情報をシステム側に与える必要がある。あるいは、図
３に示すような最上位の階層のフォームシートを予め用
意しておいてもよい。

【００２８】図３に示すフォームシートにおいて、ユー
ザが「商品Ｎｅｗｓ」の情報を得ようとする場合、「商
品Ｎｅｗｓ」のチェックボックスとアクセス内容の「情
報取り寄せ」にチェックし、フォームシート作成チェッ
クボックス１７にチェックし、情報送付先に例えばファ
クシミリ番号を書き込み、画像として入力し、システム
にリクエストを出す。すると、フォームシート解析部２
でこのフォームシートの画像を解析し、ファイルアクセ
ス部３でファイルにアクセスするが、最下層ではないの
で、フォームシート作成部５により、「商品Ｎｅｗｓ」
の下位の階層のメニューにより同様なフォームシートを
作成し、情報送付先に記された宛て先に送付する。これ
により、図４に示すような情報アクセス用フォームシー
トがユーザへ送付される。図４では、「商品Ｎｅｗｓ」
のファイルが現在ファイルであるので、このファイルを
特定するコードが現在ファイル位置フィールド１４に印
字されている。

【００２９】さらに、ユーザが「新製品」の情報を必要
とする場合、出力された図４に示すフォームシートを用
い、上述と同様に、印字されている情報メニューの「新
製品」のチェックボックスにチェックを記入し、アクセ
ス内容、フォームシート作成確認チェックボックス、情
報送付先に、チェック及び数字を記入し、システムにリ
クエストを出せばよい。他の階層でも、図３、図４と同
様のフォームシートが送付される。このような操作を繰
り返し行なうことにより、所望のデータが格納された階
層に到達することができる。

【００３０】最下層に到達すると、図５に示すフォーム
シートが得られる。この例では、ＰＣの新製品情報デー
タに到達する。これより下層はないので、情報メニュー
フィールド１６の代わりに、情報表示フィールド１９に
ファイル内容の概要が印刷されている。

【００３１】ここで、ユーザはこのファイル（格納され
た文書）のコピーを得たいと考えた場合、図５に示した
フォームシートのアクセス内容フィールド１５の「情報
取り寄せ」のチェックボックスにチェックを記入し、情
報送付先を記入し、システムにリクエストすることによ
り、文書を取り寄せることができる。さらに、ユーザは
ＰＣの新製品情報を今後も繰り返し取り寄せる必要性が
想定される場合、フォームシート作成確認チェックボッ
クス１７にチェックを記入する。フォームシート作成が
指示されると、フォームシート作成部５は図６に示すよ
うなカバーシートを生成し、該当データ（文書）のカバ
ーシートとして送付する。

【００３２】次回以降、同じ情報ファイルにアクセスす
る必要が生じた場合には、このカバーシートをフォーム
シートとして用い、リクエストを行なう。これにより、
上位の階層から順次アクセスを行なうことなく、１度の
アクセスにより必要とする情報ファイル内のデータを得
ることができる。

【００３３】次に、リクエストを受けた情報アクセス装
置側の動作の一例について説明する。例えば、図５に示
したようなフォームシートが画像入力部１の画像スキャ
ナあるいはファクシミリ等から入力された場合を考え
る。読み込まれた画像は、フォームシート解析部２に取
り込まれ、解析が行なわれる。レジストマーク１１およ
びフォームＩＤ１３の記載位置は固定あるいはシステム
にあらかじめ与えられているものとする。フォームシー
ト解析部２は、まず、レジストマーク１１を検出し、画
像のスキュー補正、拡大縮小の補正等を行なう。この補
正には、例えば、特願平５−１２１９３４号や、特願平
５−１６８３８８号に記載されている手法等を用いるこ
とができる。

【００３４】次に、レジストマーク１１と所定の位置関
係にあるフォームＩＤ１３を抽出し、活字数字認識の技
術によってフォームＩＤのデータを得る。この処理段階
で、レジストマーク１１あるいはフォームＩＤ１３の画
像が見いだされなければ、読み込んだ画像はフォームシ
ートではないと判断する。フォームシートの検出精度を
さらに高めるために、例えばロゴマーク等をフォームシ
ートに配置しておき、照合することも可能である。一
方、フォーム上のチェックボックスの配置情報等のフォ
ームシート設計データが予めシステム内部に保持されて
おり、得られたフォームＩＤをもとに、フォームシート
の設計データを得ることが可能である。この設計データ
に基づき、各フィールドの位置を認識する。

【００３５】次に、現在ファイル位置フィールド１４に
記載されている数字を、活字数字認識技術を用いてコー
ドデータに変換する。この例では、各階層のファイルは
３桁の数字で示されることを想定している。ニュースフ
ァイルが０１２、商品ニュースファイルが００４、新製
品ファイルが００３、コンピュータファイルが００２等
である。アクセス内容、フォームシート作成のチェック
ボックス検出は、例えば、特願平５−１８０７１０号等
に示す手法によって検出可能である。さらに、情報送付
先フィールド１８に記載された内容を認識する。この認
識には、手書き数字の認識（ＯＣＲ）技術を用いて読み
取ることが可能である。

【００３６】以上によって、ユーザがリクエストしたフ
ァイルとそのアクセスの内容、送付先、フォームシート
の作成の必要の有無等が特定できる。特定されたアクセ
ス内容が情報取り寄せである場合、ファイルアクセス部
３は、情報ファイル部４に格納されている情報ファイル
へのアクセスを行なう。また、フォームシート作成要求
があった場合、フォームシート作成部５は、図６に示す
ようなカバーシートを生成する。そして、情報ファイル
部４から取り出されたデータを、生成されたフォームシ
ートとともに画像出力部６を介して送付先へ送付する。

【００３７】アクセス内容が情報追加の場合は、画像入
力部１でフォームシートとともに読み込まれた画像を該
当ファイルに追加する。同様に、アクセス内容が情報更
新の場合は、画像入力部１でフォームシートとともに読
み込まれた画像で、現在の情報ファイルを置き替える。
アクセス内容が情報削除の場合は、該当ファイルを削除
する。追加、更新、削除の場合もフォームシート等の出
力が必要な場合は適宜行なう。これらの情報追加、情報
更新、情報削除の処理は、ファイルアクセス部３により
行なわれる。

【００３８】アクセス内容が情報追加や情報更新の場合
にも、フォームシート作成の指示がある場合には、図６
に示すカバーシートを作成するが、システム用情報領域
２１中の検索日付欄（Ｓ．Ｄａｔｅ）は必要ない。ま
た、検索情報属性表示領域２２は、追加または更新内容
を示す情報に変更される。アクセス内容の領域は、情報
追加や情報更新のチェックボックスになる。アクセス内
容が情報削除の場合は、削除内容を示す内容のみあれば
良く、フォームシートの形態にする必要はない。これ
は、繰り返し削除されることはないことによる。

【００３９】フォームシートとして、図３や図４に示す
ように、最下位ファイル以外のファイル位置の場合を説
明する。この場合にも、入力されたフォームシートの画
像はフォームシート解析部２において解析され、指示さ
れた情報ファイル、アクセス内容、フォームシート作成
の有無、送付先等が特定される。アクセス内容が情報取
り寄せ要求の場合は、情報メニューの選択項目によって
選択された情報に基づき、現在の情報ファイル位置の情
報を生成する。具体的には、現在の情報ファイル位置の
フィールドに階層の最上部から選択されたファイルまで
の並びおよびそのコード情報を記載する。

【００４０】また、選択された情報ファイルの情報に基
づき、ファイルアクセス部３は情報ファイル部４を検索
し、下層のファイル名を得る。そして、それらのファイ
ル名をチェックボックスと一緒に情報メニューの項目と
して配置する。選択されたファイルが最下位であれば、
情報メニューの代わりに、図５に示すようなファイル内
容をファイルアクセス部３より獲得して記載する。この
ようにして、新たなフォームシートを作成する。

【００４１】最下位のファイル以外のファイル位置でフ
ォームシート作成要求がある場合、現在のファイル位置
を基準に下位階層の別のファイルの探索等を実施するこ
とが目的と考えられる。そのため、例えば図４に示した
フォームシートに図６で示したシステム用情報のユーザ
ＩＤを付加し、さらに、情報送付先を記入することによ
ってフォームシートを作成してもよい。このフォームシ
ートを用いることにより、ユーザＩＤの入力と検索を１
枚のフォームシートにより実行することができる。所定
ファイルの追加／変更も、このフォームシートと追加／
削除する文書データを用意するのみでよい。

【００４２】上述のフォームシートの作成の際には、フ
ォームレイアウトデータが用いられる。このフォームレ
イアウトデータは、フォームＩＤと対応付けてシステム
内部に格納されている。それぞれの処理において、使用
するフォームＩＤが予め設定されており、各処理に適し
たレイアウトのフォームシートが生成される。また、フ
ォームレイアウトデータを変更することにより、種々の
レイアウトのフォームシートを作成することができる。
作成要求によって、生成するフォームシートがユーザに
それと分かりやすいように、マーク等を付与しておくこ
ともできる。

【００４３】図６に示すようなカバーシートとして生成
したフォームシートが、システムに再入力された場合に
も、通常のフォームシートによる入力と同様の処理が行
なわれる。このとき、カバーシートにはシステムが処理
を行なうのに必要な一連の情報がすでに記載されている
ので、ユーザがアクセスする時点で新たに、記載項目に
追加等行なう必要なく、このカバーシートのみで行なう
ことができる。また、ユーザＩＤも記載されているの
で、別途入力する手間も不要である。

【００４４】図６に示したカバーシートの例では、アク
セス内容に「変更時のみ取り寄せ」という項目が追加さ
れている。これを選択した場合、このフォームシートに
記載されているＦ．ＤａｔｅおよびＳ．Ｄａｔｅ等の情
報を参照し、ファイル格納部に格納されているファイル
の変更日と同じであれば、情報を出力しないようにする
ことが可能である。

【００４５】なお、フォームシートのチェックボックス
に変更がある場合、長い縦線を上書きすることにより、
そのチェックボックスをチェックしなかったものとする
ことができる。フォームシート解析部２は、チェックボ
ックスに長い縦線を検出した場合には、チェックボック
スはチェックされなかったものとして処理する。長い縦
線の検出方法としては、例えば、特願平５−１８０７１
０号に記載されている方法などを用いることができる。
また、送付先等、数字により記入される欄の変更も、同
様の手法あるいは全体に横線を引くというような手法、
さらには、特開平５−１９１５９８号公報にあるよう
に、数字を塗り潰して認識不能にする手法等を用いて、
現在の記載内容を無効にすることが可能である。新たな
送付先は、もう１つのフィールドに記入することによっ
て設定可能である。

【００４６】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、アクセスの対象となる情報ファイル、アクセ
スの内容を、カバーシートを含めフォームシートの形態
で生成することによって、ツリー構造の階層数が多いフ
ァイルシステムにおいても、毎回、下位の階層に向かっ
て順次検索を行なうことなく、容易に最下位の階層のフ
ァイルへのアクセスを行なうことができる。情報の更新
が多く、同じファイルのデータを繰り返し読み出すこと
が多い場合、このフォームシートのみで、容易に読み出
しが可能であり、検索に必要な時間、出力用紙が削減で
きる。また、定期的に新しいデータや進捗状況を報告し
なければならない場合も、当該フォームシートを添付す
るのみで容易に登録可能であるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の情報アクセス装置の一実施例を示す
概略構成図である。

【図２】情報ファイルの階層構造の一例の説明図であ
る。

【図３】第１層におけるフォームシートの一例の説明
図である。

【図４】第２層におけるフォームシートの一例の説明
図である。

【図５】最下層におけるフォームシートの一例の説明
図である。

【図６】カバーシートとして生成されるフォームシー
トの一例の説明図である。

【符号の説明】

１画像入力部、２フォームシート解析部、３ファ
イルアクセス部、４情報ファイル部、５フォームシー
ト作成部、６画像出力部。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】情報ファイル指定情報とアクセス種別情
報を含んだ所定のフォームシートの画像が入力され情報
ファイルにアクセスする情報アクセス装置において、入
力された前記フォームシートの画像データを解析し前記
情報ファイル指定情報及びアクセス種別情報をコードデ
ータとして出力するフォームシート解析手段と、該フォ
ームシート解析手段の出力するコードデータに基づいて
ファイルアクセス動作を行なうファイルアクセス手段
と、前記フォームシート解析手段の出力するコードデー
タを受け取り少なくとも前記情報ファイル指定情報を記
入したフォームシートを生成するフォームシート作成手
段を有することを特徴とする情報アクセス装置。