JPH07244676A - 文書ファイリング装置および文書ファイリング方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 検索表示される文書のサイズの不統一による
操作者の表示監視時の不快感を抑制することができる文
書検索装置を提供する。 【構成】 文書ファイリング装置は、文書の属性と文書
サイズと文書イメージデータとを関連付けて格納するデ
ータ記録部３０と、検索すべき文書の属性情報を入力す
る検索条件入力部４２と、入力された属性情報を用いて
データ記録部３０を検索し、属性情報に該当する文書属
性を有する文書の文書イメージデータと文書サイズとを
読み出すデータ読出部５１と、文書サイズを表示すべき
順序に従って並べた文書サイズ別表示順序データを保持
し、この文書サイズ別表示順序データから順に取り出し
た文書サイズに基づいて、抽出された文書の文書サイズ
を検索し、一致した文書サイズを有する文書イメージデ
ータを順次取り出す表示制御部５２と、選択された文書
イメージデータを受け取り、順に表示する表示部６０と
を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子化して格納された
文書群から所望の文書を検索して表示させる文書検索装
置に関し、特に、本の頁をめくる感覚で文書を頁単位で
連続的に表示させることが可能な文書検索装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、種々の文書を電子化して格納し、
必要に応じて所望の文書を取り出して表示装置や印刷装
置に出力することができる文書ファイリング装置が開発
されている。文書ファイリング装置は、大別して、文書
を光学的に読み取り、電子情報に変換して格納する文書
登録部と、記録された文書データの中から所望の文書の
文書データを読み出して表示出力する文書検索部とを備
えている。また、文書検索部は、操作者の検索動作を容
易にし、検索効率を高めるために、１頁めくり、連続正
逆方向めくり等の種々の検索方法を選択できるように構
成されている。

【０００３】従来の文書ファイリング装置について、図
６を参照して説明する。図６に示す文書ファイリング装
置は、文書登録部として、文書を読み取りイメージデー
タに変換する読み込み部６１と、文書の属性情報を入力
するための文書属性入力部６３と、イメージデータと文
書属性情報とを関連付けて格納する記録部６２とを有し
ている。この構成により、文書が電子化され、図やグラ
フの有無等の文書属性情報と対応付て記録される。

【０００４】また、文書検索部として、記録部６２から
所望の文書データを読み出す読出部６４と、検索方法の
指示を入力するための検索操作入力部６５と、検索した
文書を表示する表示部６６とを備えている。この文書検
索部を用いて所望の文書を検索する場合、文書属性入力
部６３から検索すべき文書の属性情報を入力する。例え
ば、所望の文書が文と図から構成されていた場合には、
「文＋図」の属性情報を入力する。読出部６４は、入力
された属性情報に従って記録部６２から該当する文書デ
ータを検索して抽出する。そして、検索操作入力部６５
から入力された連続正方向めくり等の検索表示方法の指
示に従って抽出した文書を順に表示部６６に出力する。

【０００５】操作者は、表示部６６に連続表示される文
書を監視し、所望の文書が表示された時点で停止命令を
入力する。これによって、迅速に所望の文書を検索する
ことができる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の文書ファイリング装置では、連続頁めくりによる検
索を行った場合、文書のサイズには無関係な順序で表示
される。このため、順に読み出した文書が様々な文書サ
イズであった場合、画面上での文書表示領域が文書サイ
ズに応じて拡大したり、縮小したりして画面のちらつき
を生じ、操作者の文書内容の識別動作を煩わしくし、目
の疲労を生じさせるという問題を有していた。

【０００７】従って、本発明は上記のような問題点を解
消するためになされたもので、検索表示される文書のサ
イズの不統一による操作者の表示監視時の不快感を抑制
することができる文書検索装置を提供することを目的と
する。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を解決するため
に、請求項１の発明に係る文書ファイリング装置は、文
書の属性と文書サイズと文書イメージデータとを関連付
けて格納する格納手段と、検索すべき文書の属性情報を
入力する検索情報入力手段と、検索情報入力手段から入
力された属性情報を用いて格納手段を検索し、属性情報
に該当する文書属性を有する文書の文書イメージデータ
と文書サイズとを抽出するデータ抽出手段と、文書サイ
ズを表示すべき順序に従って並べた文書サイズ別表示順
序データを保持し、この文書サイズ別表示順序データか
ら順に取り出した文書サイズに基づいて、抽出手段によ
って抽出された文書の文書サイズを検索し、一致した文
書サイズを有する文書イメージデータを順次取り出す文
書データ選択手段と、文書データ選択手段によって選択
された文書イメージデータを受け取り、順に表示する表
示手段とを備えている。

【０００９】請求項２の発明に係る文書ファイリング装
置は、請求項１の発明に加えて、さらに、文書を読み取
り文書イメージデータに変換する文書読取手段と、文書
読取手段によって得られた文書イメージデータを用いて
読み取られた文書のサイズを判定する文書サイズ判定手
段と、文書の属性情報を入力するための文書属性入力手
段と、文書イメージデータと、文書サイズ判定手段によ
って判定された文書サイズと、文書属性入力手段によっ
て入力された文書属性とを関連付けて格納手段に登録す
るデータ登録手段とを備えている。

【００１０】請求項３の発明に係る文書ファイリング方
法は、検索すべき文書の属性情報を入力する検索情報入
力ステップと、入力された属性情報を用いて、文書の属
性と文書サイズと文書データとを関連付けて格納された
格納手段を検索し、属性情報に該当する文書属性を有す
る文書イメージデータと文書サイズとを抽出するデータ
抽出ステップと、文書サイズを表示すべき順序に従って
並べた文書サイズ別表示順序データを保持し、この文書
サイズ別表示順序データから順に取り出した文書サイズ
に基づいて、抽出された文書の文書サイズを検索し、一
致した文書サイズを有する文書データを取り出す文書デ
ータ選択ステップと、選択された文書イメージデータを
受け取り、順に表示する表示ステップとを備えている。

【００１１】請求項４の発明に係る文書ファイリング方
法は、請求項３の発明に加えて、さらに、文書を読み取
り文書イメージデータに変換する文書読取ステップと、
文書イメージデータを用いて読み取られた文書のサイズ
を判定する文書サイズ判定ステップと、文書の属性情報
を入力するための文書属性入力ステップと、文書イメー
ジデータと、文書サイズ判定ステップにおいて判定され
た文書サイズと、文書属性入力ステップにおいて入力さ
れた文書属性とを関連付けて格納手段に登録するデータ
登録ステップとを備えている。

【００１２】

【作用】請求項１及び請求項３の発明において、格納手
段は、文書の属性と文書サイズと文書イメージデータと
を関連付けて格納している。そして、検索情報入力手段
及びステップにおいて検索すべき文書の属性情報が入力
されると、データ抽出手段及びステップでは、入力され
た属性情報を用いて格納手段を検索し、属性情報に該当
する文書属性を有する文書の文書イメージデータと文書
サイズとを抽出する。さらに、文書データ選択手段及び
ステップでは、文書サイズを表示すべき順序に従って並
べた文書サイズ別表示順序データが保持されている。そ
して、この文書サイズ別表示順序データから順に取り出
した文書サイズに基づいて、先に抽出された文書の文書
サイズを検索し、一致した文書サイズを有する文書イメ
ージデータを順次取り出す。その後、表示手段及びステ
ップでは、選択された文書イメージデータを受け取り、
順に表示する。

【００１３】また、請求項２及び請求項４の発明におい
て、文書読取手段及びステップでは、文書を読み取り文
書イメージデータに変換する。そして、文書サイズ判定
手段及びステップでは、得られた文書イメージデータを
用いて読み取られた文書のサイズを判定する。また、文
書属性入力手段及びステップでは、文書の属性情報が入
力される。そして、データ登録手段及びステップでは、
文書イメージデータと、文書サイズと、文書属性とが関
連付けて格納手段に登録される。

【００１４】

【実施例】以下、本発明の実施例について図を用いて詳
細に説明する。図１は、本発明の実施例による文書ファ
イリング装置の構成を示すブロック図である。この文書
ファイリング装置は、大別して、文書を光学的に読み取
り電子化して格納する文書登録部と、格納された文書デ
ータの中から所望の文書データを検索して使用者に提示
させるための文書検索部とを有している。

【００１５】文書登録部は、文書生成部１０と、文書登
録処理部２０と、データ記録部３０と、文書属性入力部
４１とを備えている。文書生成部１０は、スキャナから
構成され、文書を光学的に読み取り、文書の内容をイメ
ージデータに変換する。イメージデータは、文書の紙面
の範囲内、例えばＡ４サイズの文書ではＡ４の範囲内で
生成される。そして、文書のイメージデータは、文書登
録処理部２０に出力される。

【００１６】文書属性入力部４１は、文書生成部１０か
ら読み込まれた文書の属性情報を入力する。文書の属性
情報としては、文書が文章、図形、画像あるいはこれら
の任意の組合せのいずれかを含むものであることを示す
情報が用いられる。文書登録処理部２０は、読み取った
文書のサイズを判定する文書サイズ判定部２１と、文書
のイメージデータに文書属性情報と文書サイズ情報とを
対応付けてデータ記録部３０に記録させるためのデータ
登録部２２とを備える。

【００１７】文書サイズ判定部２１は、文書生成部１０
から文書のイメージデータを受け取り、このイメージデ
ータから文書の縦横のサイズを決定する。例えば、文書
サイズ判定部５５は、図２に示すような、各文書の縦横
の大きさとサイズとの対応表を保持している。そして、
この対応表を参照して、イメージデータの縦方向の画素
数と横方向の画素数から文書のサイズを判定する。いず
れの画素数にも当てはまらない場合、例えばフリーサイ
ズであった場合は、その縦方向の大きさか横方向の大き
さのいずれかの大きさと最も近いサイズのものとする。

【００１８】また、文書生成部１０のスキャナを用いて
文書をイメージデータとして読み込んだ場合には、読み
込み時の解像度別に縦横の大きさを管理し、イメージデ
ータと一緒に解像度を受け取ることにより、読み込んだ
文書の文書サイズを判定する。文書サイズを判定する
と、文書サイズ判定部２１は、サイズデータをデータ登
録部２２に出力する。この場合、サイズデータは、例え
ばＡ３なら１、Ａ４なら２といった定数を用いてもよ
い。

【００１９】データ登録部２２は、文書生成部１０から
受け取ったイメージデータと文書サイズ判定部２１から
受け取った文書サイズデータと文書属性情報とを相互に
関連付けてデータ記録部３０に格納する。データ記録部
３０は、データ登録部から与えられるイメージデータ、
文書サイズデータ、文書属性情報とを関連付けた文書デ
ータを格納する。このデータ記録部３０に格納された文
書データの一例が図３に示されている。

【００２０】また、文書検索部は、検索条件入力部４２
と、操作入力部４３と、文書検索処理部５０と、表示部
６０とを備えている。検索条件入力部４２は、検索キー
ワードとなる文書名あるいは検索対象の文書属性情報等
を入力する。この文書名と文書属性情報とは、検索の方
法によって使い分けることができる。例えば、検索対象
の文書名が特定できる場合は、文書名を検索キーワード
として入力し、また、同種の文書分類名等が特定できる
場合には、その分類名を検索キーワードとして入力す
る。さらに、文書名等が不明の場合、「文章のみ」、
「文章と図形」等の文書属性情報を入力する。文書属性
情報を入力した場合には、複数の文書が抽出され、後述
する連続頁めくり等の検索方法を使用して特定の文書を
検索することができる。

【００２１】操作入力部４３は、「連続正方向めく
り」、「連続逆方向めくり」、「停止」等の検索操作条
件を入力する。文書検索処理部５０は、さらにデータ読
出部５１と、表示制御部５２と、出力記憶部５３と、サ
イズ出力部５４と、サイズ判定部５５とから構成されて
いる。データ読出部５１は、検索条件入力部４２から入
力された検索条件を用いてデータ記録部３０を検索し、
検索条件に該当する文書データを抽出する。例えば、検
索条件として文書属性情報「文章のみ」が入力された場
合、データ読出部５１は、データ記録部３０に格納され
た文書データの文書属性項目を検索し、「文章のみ」の
情報が付されている各文書データを抽出する。

【００２２】表示制御部５２は、表示すべき文書が複数
検索された場合に、文書のサイズ毎に分類して順次表示
させるための表示順序データを保持している。この表示
順序データの一例としては、「Ａ４→Ａ３→Ａ２→Ａ１
・・・」のようなものがある。この表示順序データの文
書サイズデータを表示順序サイズデータと称する。この
表示順序サイズは、現在表示すべき文書のサイズを示す
ものとして順次サイズ出力部５４に出力される。

【００２３】また、表示制御部５２は、データ読出部５
１から文書データを受け取り、操作入力部４３から検索
動作条件を受け取り、出力記憶部５３、サイズ出力部５
４、サイズ判定部５５による文書データの表示順序設定
動作を制御する。出力記憶部５３は、データ読出部５１
が抽出した検索対象の文書データの中から文書サイズデ
ータとイメージデータとを関連付けて、図４に示すよう
な出力文書リストを格納する。

【００２４】サイズ出力部５４は、表示制御部５２から
与えられた表示順序サイズデータを保持する。そして、
該当するサイズの文書の表示が終了すると、次の表示順
位にある表示順序サイズデータが表示制御部５２から与
えられ、サイズ出力部５４が表示順序サイズデータを更
新する。また、このサイズ情報は、サイズ判定部５５か
らの要求に応じて、随時サイズ判定部５５に出力され
る。

【００２５】サイズ判定部５５は、出力記憶部５３にサ
イズ要求信号を送り、現在表示すべき表示順序サイズデ
ータ情報を出力記憶部５３から獲得する。また、表示制
御部５２が出力記憶部５３から格納順に読み出した各文
書のサイズデータを受け取り、この文書のサイズが表示
順序サイズと一致するか否かを判定する。一致すれば、
表示すべき文書であると判定し、一致しなければ表示す
べき文書でないと判定する。この判断結果を示す情報が
表示制御部５２に引き渡される。

【００２６】表示制御部５２は、サイズ判定部５５から
の判定結果が「表示すべき文書」である場合には、出力
記憶部５３からその文書のイメージデータを読み出して
表示部６０に出力する。さらに、出力記憶部５３中の出
力文書リストの出力済みを示す欄にその旨を示すフラグ
を記録する。また、判定結果が「表示すべき文書でな
い」である場合には、次の格納順位にある文書のサイズ
データを読み出し、上記のサイズ判定動作とイメージデ
ータの読み出し動作を繰り返し行う。

【００２７】表示部６０は、表示制御部５２から引き渡
されるイメージデータに基づいて、画面上に文書を表示
する。この場合、表示制御部５２からは、表示順序サイ
ズデータに設定されたサイズ順に検索された文書が表示
される。例えば、検索条件として入力した文書属性が
「文章のみ」であり、かつ表示順序が「Ａ４→Ａ３→Ａ
２→Ａ１」であった場合、文章のみの文書がサイズの表
示順序に従って画面上に表示される。

【００２８】上記のような構成を有する文書ファイリン
グ装置において、文書属性入力部４１、検索条件入力部
４２、操作入力部４３はキーボード、マウス等の入力装
置によって実現され、データ記録部３０は、磁気記録装
置、光ディスク記録装置、フロッピィディスク、ハード
ディスク等で実現され、表示部６０はＣＲＴ、液晶ディ
スプレイ装置等で実現される。また、文書登録処理部２
０及び文書検索処理部５０は、ＣＰＵの制御の元に動作
する文書ファイリング処理プログラム等によって実現さ
れる。

【００２９】次に、本実施例の文書ファイリング装置の
文書検索部の動作について図５及び図６に示すフローチ
ャートに従って説明する。操作者は、検索条件入力部４
２から検索キーワードとして文書属性あるいは文書名を
入力する（Ｓ１０）。データ読出部５１は、検索条件を
受け取り、データ記録部３０中から検索条件に合致する
文書データを抽出する。ここで、説明の便宜上、複数の
文書の文書データが抽出されたものとする（Ｓ２０）。

【００３０】表示制御部５２は、抽出された文書データ
に基づいて、出力記憶部５３に文書のイメージデータと
サイズデータを関連付けて記録した出力文書リストを格
納する（Ｓ３０）。操作者は、さらに操作入力部４３か
ら検索操作条件を入力する（Ｓ４０）。検索操作条件が
「停止」であれば、検索処理を終了する。 また、例え
ば、「連続正方向めくり」等のが入力されれば、その指
示に従って次の表示順位設定処理を行う（Ｓ５０）。

【００３１】表示制御部５２は、予め定めた表示順序の
ｉ番目にある表示順序サイズデータを取り出してサイズ
出力部５４に保持させる（Ｓ６０、Ｓ７０）。次に、表
示制御部５２は、出力記憶部５３中の出力文書リスト中
からｊ番目の出力済フラグの有無を検索し（Ｓ８０、Ｓ
９０、１００）、出力済フラグが存在すればｊの値を１
増加させ（Ｓ１５０）、出力文書リストの次の文書の出
力済フラグの有無を検索する。

【００３２】未出力であれば、出力文書リストからＪｊ
番目のサイズデータを読み出し、サイズ判定部５５に出
力する（Ｓ１２０）。サイズ判定部５５は、サイズ出力
部５４から表示順序サイズデータを獲得して、サイズデ
ータと表示順序サイズデータとを比較して、出力文書リ
ストのｊ番目に格納された文書が表示すべき文書か否か
を判定する（Ｓ１３０）。

【００３３】出力すべき文書の場合には、表示制御部５
２が出力記憶部５３からその文書のイメージデータを読
み出し、表示部６０に出力する（Ｓ１４０）。また、出
力対象外の文書の場合には、出力文書リストから、ｊ値
をさらに次の順位に設定し（Ｓ１５０）、ステップ１０
０の処理に戻る。そして、同様のサイズ判定動作が繰り
返される。

【００３４】さらに、ｉ番目の表示順序サイズに対する
文書の選択表示処理が終了すると、ｉ値を１増加させ
（Ｓ１７０）、次の順位の表示順序サイズを設定して、
上記と同様の動作が繰り返し行われる。そして、出力文
書リストの出力済欄の全てに終了フラグが記録される
と、一連の検索処理を終了する。

【００３５】なお、上記の実施例においては、複数の抽
出文書をサイズ毎に分類して出力するために出力文書リ
ストのサイズデータを逐次判定して同一サイズの文書を
まとめて表示するようにしたが、例えば、出力文書リス
トを予め表示順序サイズデータに従って並び換えた後、
リストの先頭からイメージデータを順次抽出して表示さ
せるように構成してもよい。

【００３６】また、データ記録部３０に登録される文書
のサイズデータは、例えば文書属性入力部４１等を用い
て操作者が入力するように構成してもよい。この場合に
は、文書サイズ判定部２１の構成を省略することができ
る。

【００３７】

【発明の効果】以上の説明のように、請求項１及び請求
項３の発明においては、所定の文書属性情報を入力して
検索した該当文書が複数存在する場合に、その文書をサ
イズ毎に分類し、予め定めたサイズ順にまとめて文書を
順に表示するように構成されているので、例えば連続頁
めくり方式により検索文書を表示させた場合でも、文書
のサイズ変動による画面のちらつき感を感じることなく
検索操作を行うことができる。

【００３８】また、請求項２及び請求項４の発明におい
ては、文書イメージデータを登録する際に、文書サイズ
を判定し、判定結果をサイズ情報として文書イメージデ
ータと関連付けて登録するように構成されているので、
操作者が別途サイズ情報を入力する必要がなく、データ
登録時の操作を容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書ファイリング装置のシステム構成
図である。

【図２】図１に示す文書ファイリング装置の文書サイズ
判定部が保持する各種文書の縦横の大きさとサイズとの
対応表の一例を示す説明図である。

【図３】本発明の文書ファイリング装置のデータ記録部
に格納された文書データの一例を示すデータ説明図であ
る。

【図４】本発明の文書ファイリング装置の出力記憶部に
記憶された出力文書リストの一例を示すリスト説明図で
ある。

【図５】本発明の文書ファイリング装置の動作を示すフ
ローチャートである。

【図６】図４に示すフローチャートのサブフローを示す
サブフローチャートである。

【図７】従来の文書ファイリング装置のシステム構成図
である。

【符合の説明】

１０ 文書生成部 ２０ 文書読取処理部 ２１ 文書サイズ判定部 ２２ データ登録部 ３０ データ記録部 ４０ 入力部 ４１ 文書属性入力部 ４２ 検索条件入力部 ４３ 操作入力部 ５０ 文書検索処理部 ５１ データ読出部 ５２ 表示制御部 ５３ 出力記憶部 ５４ サイズ出力部 ５５ サイズ判定部 ６０ 表示部

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9194−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/403 ３８０ Ｄ 9071−5Ｌ 15/62 ３３０ Ｇ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 種々の文書サイズを有する文書群の各文
   書を文書サイズ毎に分類して順次表示させる文書ファイ
   リング装置であって、 文書の属性と文書サイズと文書イメージデータとを関連
   付けて格納する格納手段と、 検索すべき文書の属性情報を入力する検索情報入力手段
   と、 前記検索情報入力手段から入力された前記属性情報を用
   いて前記格納手段を検索し、前記属性情報に該当する文
   書属性を有する文書の文書イメージデータと文書サイズ
   とを抽出するデータ抽出手段と、 文書サイズを表示すべき順序に従って並べた文書サイズ
   別表示順序データを保持し、この文書サイズ別表示順序
   データから順に取り出した文書サイズに基づいて、前記
   抽出手段によって抽出された文書の文書サイズを検索
   し、一致した文書サイズを有する文書イメージデータを
   順次取り出す文書データ選択手段と、 前記文書データ選択手段によって選択された前記文書イ
   メージデータを受け取り、順に表示する表示手段とを備
   えたことを特徴とする、文書ファイリング装置。
2. 【請求項２】 該文書ファイリング装置は、さらに、 文書を読み取り文書イメージデータに変換する文書読取
   手段と、 前記文書読取手段によって得られた前記文書イメージデ
   ータを用いて読み取られた前記文書のサイズを判定する
   文書サイズ判定手段と、 前記文書の属性情報を入力するための文書属性入力手段
   と、 前記文書イメージデータと、前記文書サイズ判定手段に
   よって判定された文書サイズと、前記文書属性入力手段
   によって入力された前記文書属性とを関連付けて前記格
   納手段に登録するデータ登録手段とを備えたことを特徴
   とする、請求項１記載の文書ファイリング装置。
3. 【請求項３】 種々の文書サイズを有する文書群の各文
   書を文書サイズ毎に分類して順次表示させる文書ファイ
   リング方法であって、 検索すべき文書の属性情報を入力する検索情報入力ステ
   ップと、 入力された前記属性情報を用いて、文書の属性と文書サ
   イズと文書データとを関連付けて格納された格納手段を
   検索し、前記属性情報に該当する文書属性を有する文書
   イメージデータと文書サイズとを抽出するデータ抽出ス
   テップと、 文書サイズを表示すべき順序に従って並べた文書サイズ
   別表示順序データを保持し、この文書サイズ別表示順序
   データから順に取り出した文書サイズに基づいて、抽出
   された文書の文書サイズを検索し、一致した文書サイズ
   を有する文書データを取り出す文書データ選択ステップ
   と、 選択された前記文書イメージデータを受け取り、順に表
   示する表示ステップとを備えたことを特徴とする、文書
   ファイリング方法。
4. 【請求項４】 該文書ファイリング方法は、さらに、 文書を読み取り文書イメージデータに変換する文書読取
   ステップと、 前記文書イメージデータを用いて読み取られた前記文書
   のサイズを判定する文書サイズ判定ステップと、 前記文書の属性情報を入力するための文書属性入力ステ
   ップと、 前記文書イメージデータと、前記文書サイズ判定ステッ
   プにおいて判定された文書サイズと、前記文書属性入力
   ステップにおいて入力された前記文書属性とを関連付け
   て格納手段に登録するデータ登録ステップとを備えたこ
   とを特徴とする、請求項３記載の文書ファイリング方
   法。