JPH07319921A - 電子文書管理システムにおける組織情報管理方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 管理する文書の量に応じて負荷が増加すると
いう従来の問題点を解消した電子文書管理システムにお
ける組織情報管理方法及び装置を提供する。 【構成】 管理する総ての文書に対する所有組織情報を
持つ文書管理ファイルと、組織の名称と該組織の階層構
造を管理する組織管理ファイルと、組織の変更を行う中
央処理装置１と、組織の関連付けを行う中央処理装置１
とを備え、組織に対する各種の変更が行われた時には、
その変更内容に基づいて、変更対象組織と別の組織を１
対１に対応付けする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の電子文書を、組
織の階層構造を構成する所有組織情報等の付帯情報を付
けて、コンピュータ上で集中管理する電子文書管理シス
テムにおいて、組織の変更が行われた時の組織情報を管
理する、電子文書管理システムにおける組織情報管理方
法及び装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、複数の計算機をネットワークに接
続し、各々の計算機上に存在する電子文書を１台の計算
機により集中管理することで、電子文書の共有化を実現
する電子文書管理システムが利用され始めている。この
種の電子文書管理システムでは、只単に文書を保管して
おくだけでなく、所有する組織情報等も一緒に持たせる
ことで、参照許可を制限する等の高度な管理を実現して
いる。

【０００３】ところで、従来この種の電子文書管理シス
テムにおいては、総ての文書情報を文書管理ファイルに
持たせ、組織情報の変更が発生した時は、文書管理ファ
イルの各文書に対する組織情報を総て変更するという方
法が採用されていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の電子文書管理システムにあっては、総ての情報
を文書管理ファイルに持たせ、組織情報の変更が発生し
た時は、文書管理ファイルの各文書に対する組織情報を
総て変更する必要があったため、管理する文書の量に応
じて負荷が増加するという問題点があった。

【０００５】本発明は上述した従来の技術の有するこの
ような問題点に鑑みてなされたものであり、その目的と
するところは、管理する文書の量に応じて負荷が増加す
るという従来の問題点を解消した電子文書管理システム
における組織情報管理方法及び装置を提供しようとする
ものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の電子文書管理システムにおける組織情報管理
方法は、複数の電子文書を、組織の階層構造を構成する
所有組織情報等の付帯情報を付けて、コンピュータ上で
集中管理する電子文書管理システムにおいて、管理する
総ての文書に対する所有組織情報を持つ文書管理ファイ
ルと、組織の名称と該組織の階層構造を管理する組織管
理ファイルとを備え、組織に対する各種の変更が行われ
た時には、その変更内容に基づいて、変更対象組織と別
の組織とを１対１に対応付けすることで、前記組織管理
ファイルの変更を、前記文書管理ファイルにも同時に反
映させることを特徴とするものである。

【０００７】同じ目的を達成するために本発明の電子文
書管理システムにおける組織情報管理装置は、複数の電
子文書を、組織の階層構造を構成する所有組織情報等の
付帯情報を付けて、コンピュータ上で集中管理する電子
文書管理システムにおいて、管理する総ての文書に対す
る所有組織情報を持つ文書管理ファイルと、組織の名称
と該組織の階層構造を管理する組織管理ファイルと、組
織の変更を行う組織変更手段と、組織の関連付けを行う
組織関連付け手段とを具備し、前記組織変更手段により
組織に対する各種の変更が行われた時には、その変更内
容に基づいて、前記組織関連付け手段により変更対象組
織と別の組織を１対１に対応付けすることで、前記組織
管理ファイルの変更を、前記文書管理ファイルにも同時
に反映させることを特徴とするものである。

【０００８】

【作用】本発明の電子文書管理システムにおける組織情
報管理方法及び装置は、管理する総ての文書に対する所
有組織情報を持つ文書管理ファイルと、組織の名称と該
組織の階層構造を管理する組織管理ファイルと、組織の
変更を行う組織変更手段とを備えることにより、文書の
管理と組織の管理とを別々に取り扱うことができる。ま
た、組織に対する各種の変更が行われた時に、前記組織
管理ファイルの変更を、前記文書管理ファイルにも同時
に反映させることができる。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面に基づき説明す
る。

【００１０】（第一実施例）まず、本発明の一実施例を
図１乃至図１４に基づき説明する。図１は、本発明の一
実施例に係る組織情報管理装置を備えた電子文書管理シ
ステムの構成を示すブロック図であり、同図中、１は電
子文書管理システムで、中央処理装置２と、外部記憶装
置３と、コンソール装置４とからなる。中央処理装置２
は、処理の判別や、組織管理ファイル及び文書管理ファ
イルの情報の更新（変更）処理等のアプリケーションで
の様々な制御処理を行うものである。中央処理装置２
は、組織の変更を行う組織変更手段と、組織の関連付け
を行う組織関連付け手段とを有している。外部記憶装置
３は、前記組織管理ファイル及び文書管理ファイル等を
記憶するものである。コンソール装置４は、アプリケー
ションインターフェースの表示及び処理の入力制御等を
行うものである。

【００１１】次に、上記構成の電子文書管理システム１
全体の制御動作を、図２のフローチャートに基づいて説
明する。

【００１２】まず、ステップＳ２０１で中央処理装置２
は初期設定、即ち、ワークエリアの初期化、組織管理フ
ァイル及び文書管理ファイルのオープン処理等を行う。
次いでステップＳ２０２へ進み中央処理装置２は、コン
ソール装置３上に組織変更のインターフェースを表示す
る等して、そこでの組織情報変更処理要求を獲得した
後、次のステップＳ２０３へ進む。このステップＳ２０
３で中央処理装置２は、前記ステップＳ２０２において
獲得した組織情報変更処理要求の内容を判別する。そし
て、前記組織情報変更処理要求の内容が「組織名称変更
処理」の場合はステップＳ２０４へ、「組織削除処理」
の場合はステップＳ２０５へ、「組織追加処理」の場合
はステップＳ２１０へそれぞれ進む。

【００１３】ステップＳ２０４で中央処理装置２は、名
称変更が指定された組織のレコードを変更名称に更新す
る処理である組織管理ファイル更新処理を行う。また、
ステップＳ２０５で中央処理装置２は、削除を指定され
た組織が文書管理ファイル中に含まれているか否かを判
別する。更に、ステップＳ２１０で中央処理装置２は、
削除が指定された組織のレコードを削除する処理である
組織管理ファイル更新処理を行う。

【００１４】前記ステップＳ２０４及び前記ステップＳ
２１０において組織管理ファイル更新処理を行った後
は、それぞれステップＳ２１１へ進み、このステップＳ
２１１で中央処理装置２は、コンソール装置３からの終
了要求があるか否かを判別し、終了要求があれば本処理
動作を終了し、終了要求がなければ前記ステップＳ２０
２へ戻る。また、前記ステップＳ２０５において削除を
指定された組織が文書管理ファイル中に含まれていれば
ステップＳ２０６へ進んで中央処理装置２は、コンソー
ル装置３上に削除が指定された組織を新しい組織に１対
１に対応付けるインターフェースを表示する等して、そ
こでの新旧組織の関連付け処理要求を獲得する。

【００１５】次いでステップＳ２０７へ進んで中央処理
装置２は、削除が指定された組織のレコードを削除する
処理である組織管理ファイル更新処理を行う。次に、ス
テップＳ２０８へ進み中央処理装置２は、文書管理ファ
イル中で削除が指定された組織の情報を前記ステップＳ
２０６において指定された組織に更新する処理である文
書管理ファイル更新処理を行った後、前記ステップＳ２
１１へ進む。更に、前記ステップＳ２０５において削除
を指定された組織が文書管理ファイル中に含まれていな
ければステップＳ２０９へ進んで中央処理装置２は、削
除が指定された組織のレコードを削除する処理である組
織管理ファイル更新処理を行った後、前記ステップＳ２
１１へ進む。

【００１６】図３乃至図１４は、実際の組織構成変更処
理における組織管理ファイル及び文書管理ファイルのレ
コードの更新シミュレーションを説明するための図であ
る。図３、図６、図９及び図１２は、組織構成（ツリー
構造）の概略図であり、各図において、「ａａａａ
ａ」、「ｂｂｂｂｂ」、「ｃｃｃｃｃ」、「ｄｄｄｄ
ｄ」、「ｅｅｅｅｅ」、「ｆｆｆｆｆ」、「ｇｇｇｇ
ｇ」、「ｈｈｈｈｈ」、「ｉｉｉｉｉ」は、組織の名称
である。図４、図７、図１０及び図１３は、組織管理フ
ァイルの一例を示す図、図５、図８、図１１及び図１４
は、文書管理ファイルの一例を示す図である。

【００１７】まず、組織の構成が図３に示すような構成
である時の組織管理ファイルの一例が図４である。同図
において、３０１、３０２、３０３、３０４、３０５、
３０６、３０７は、組織管理ファイルのレコードであ
り、各レコード３０１乃至３０７は、組織コード、組織
名称、親組織コード、レベルの４項目の情報で構成され
ている。一例を示すと、レコード３０３は、組織コード
「０００３」であり、組織の名称は、「ｃｃｃｃｃ」で
あり、親の組織は、親組織コード「０００１」、即ち組
織名称「ａａａａａ」であり、レベルは、「１」（この
例では、レベルは、０から始まっている）である。

【００１８】また、文書管理ファイルの一例が図５であ
る。同図において、３０８、３０９、３１０、３１１
は、文書管理ファイルのレコードであり、各レコード３
０８乃至３１１は、文書名称、所有組織コード、その他
の情報の３項目の情報で構成されている。一例を示す
と、レコード３１０は、文書名称は、「ｓａｖｅ０１」
であり、所有組織は、所有組織コード「０００７」、即
ち組織名称「ｇｇｇｇｇ」である。

【００１９】図６は、図３に示す組織構成の組織名称
「ｅｅｅｅｅ」が「ｈｈｈｈｈ」に変更された構成を示
すものである。このような変更が行われた時の組織管理
ファイルの一例が図７であり、同図において、４０１、
４０２、４０３、４０４、４０５、４０６、４０７は、
組織管理ファイルのレコードである。この変更によって
レコード４０５の組織名称が「ｈｈｈｈｈ」に変更され
ることを示している。

【００２０】図８は、文書管理ファイルの一例であり、
同図において、４０８、４０９、４１０、４１１は、文
書管理ファイルのレコードである。この変更では、文書
管理ファイルの内容は変わらないことを示している。

【００２１】図９は、図６に示す組織構成から、中央処
理装置１の関連付け手段において関連付け組織として組
織名称「ｆｆｆｆｆ」が削除された構成を示すものであ
る。このような変更が行われた時の組織管理ファイルの
一例が図１０であり、同図において、５０１、５０２、
５０３、５０４、５０５、５０６は、組織管理ファイル
のレコードである。この変更によって当該レコードが削
除されたことを示している。

【００２２】図１１は、文書管理ファイルの一例であ
り、同図において、５０７、５０８、５０９、５１０
は、文書管理ファイルのレコードである。この変更によ
って、レコード５０７の所有組織コードが関連付けて指
定された組織名称「ｈｈｈｈｈ」の組織コード「０００
５」に更新されていることを示している。

【００２３】図１２は、図９に示す組織構成に、組織名
称「ｉｉｉｉｉ」が追加された構成を示すものである。
このような変更が行われた時の組織管理ファイルの一例
が図１３であり、同図において、６０１、６０２、６０
３、６０４、６０５、６０６、６０７は、組織管理ファ
イルのレコードである。この変更によって新たにレコー
ド６０７が、組織コード「０００８」、組織名称「ｉｉ
ｉｉｉ」、親組織コード「０００２」、レベル「２」で
追加されていることを示している。

【００２４】図１４は、文書管理ファイルの一例であ
り、同図において、６０８、６０９、６１０、６１１
は、文書管理ファイルのレコードである。この変更で
は、文書管理ファイルの内容は変わらないことを示して
いる。

【００２５】上述した実施例によれば、管理する総ての
文書に対する組織情報を持つ文書管理ファイルと、組織
の名称と組織の階層構造を管理する組織管理ファイル
と、組織の変更を行う組織変更手段と、組織の関連付け
を行う組織関連付け手段とを備え、前記組織変更手段に
より組織に対する各種の変更が行われた時は、その変更
内容によって、前記組織関連付け手段により、変更対象
組織と別の組織を１対１に対応付けすることで、前記組
織管理ファイルの変更を、前記文書管理ファイルにも同
時に反映させることができるものであある。

【００２６】（他の実施例）上述した実施例では、文書
を管理する組織の情報について説明したが、その他の階
層構造を持った情報、例えば、文書の分類毎の管理を実
現するための分類情報等に対しても、同様に適用するこ
とができる。また、上述した実施例では、文書情報や組
織情報の管理方法としてファイルを使用した場合につい
て説明したが、ファイルの記憶方法としてデータベース
システムを利用しても実現可能である。更に、本発明
は、実際の情報ファイルがネットワーク接続された遠隔
地にあっても問題なく実現することができるものでああ
る。

【００２７】

【発明の効果】以上詳述したように本発明の電子文書管
理システムにおける組織情報管理方法及び装置によれ
ば、管理する総ての文書に対する所有組織情報を持つ文
書管理ファイルと、組織の名称と該組織の階層構造を管
理する組織管理ファイルとを設けたことにより、文書の
管理と、組織の管理を別のものとして取り扱うことがで
きるという効果を奏する。

【００２８】また、組織の変更を行う組織変更手段と、
組織の関連付けを行う組織関連付け手段とにより、組織
に対する各種の変更が行われた時に、前記組織管理ファ
イルの変更を、前記文書管理ファイルにも同時に反映さ
せることができるという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施例に係る組織情報管理装置を
備えた電子文書管理システムの構成を示すブロック図で
ある。

【図２】同電子文書管理システム全体の制御動作を示す
フローチャートである。

【図３】同電子文書管理システムにおける組織構成（ツ
リー構造）の概略図である。

【図４】図３の組織構成である時の組織管理ファイルの
一例を示す図である。

【図５】文書管理ファイルの一例を示す図である。

【図６】図３に示す組織構成の組織名称「ｅｅｅｅｅ」
が「ｈｈｈｈｈ」に変更された構成を示す図である。

【図７】同電子文書管理システムにおける組織構成（ツ
リー構造）の概略図である。

【図８】同電子文書管理システムにおける文書管理ファ
イルの一例を示す図である。

【図９】図６に示す組織構成から、関連付け手段におい
て関連付け組織として組織名称「ｆｆｆｆｆ」が削除さ
れた構成を示す図である。

【図１０】同電子文書管理システムにおける組織管理フ
ァイルの一例を示す図である。

【図１１】同電子文書管理システムにおける文書管理フ
ァイルの一例を示す図である。

【図１２】図９に示す組織構成に、組織名称「ｉｉｉｉ
ｉ」が追加された構成を示す図である。

【図１３】同電子文書管理システムにおける組織管理フ
ァイルの一例を示す図である。

【図１４】同電子文書管理システムにおける文書管理フ
ァイルの一例を示す図である。

【符号の説明】

１ 中央処理装置（組織変更手段、組織関連付け手
段）

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の電子文書を、組織の階層構造を構
   成する組織情報等の付帯情報を付けて、コンピュータ上
   で集中管理する電子文書管理システムにおいて、管理す
   る総ての文書に対する所有組織情報を持つ文書管理ファ
   イルと、組織の名称と該組織の階層構造を管理する組織
   管理ファイルとを備え、組織に対する各種の変更が行わ
   れた時には、その変更内容に基づいて、変更対象組織と
   別の組織とを１対１に対応付けすることで、前記組織管
   理ファイルの変更を、前記文書管理ファイルにも同時に
   反映させることを特徴とする電子文書管理システムにお
   ける組織情報管理方法。
2. 【請求項２】 複数の電子文書を、組織の階層構造を構
   成する所有組織情報等の付帯情報を付けて、コンピュー
   タ上で集中管理する電子文書管理システムにおいて、管
   理する総ての文書に対する所有組織情報を持つ文書管理
   ファイルと、組織の名称と該組織の階層構造を管理する
   組織管理ファイルと、組織の変更を行う組織変更手段
   と、組織の関連付けを行う組織関連付け手段とを具備
   し、前記組織変更手段により組織に対する各種の変更が
   行われた時には、その変更内容に基づいて、前記組織関
   連付け手段により変更対象組織と別の組織を１対１に対
   応付けすることで、前記組織管理ファイルの変更を、前
   記文書管理ファイルにも同時に反映させることを特徴と
   する電子文書管理システムにおける組織情報管理装置。