JPH07334527A

JPH07334527A - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH07334527A
Application number: JP6185033A
Authority: JP
Inventors: Tomoki Gojo; 知己五條
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1994-04-14
Filing date: 1994-08-05
Publication date: 1995-12-22

Abstract

(57)【要約】【目的】光磁気ディスク等のメディアに登録された文
書データの文書名，備考等の文書管理情報のなかから類
似する文書管理情報を短時間で探し出せるようにする。【構成】複数のメディアに登録された文書データの文
書名，備考等の文書管理情報を文書管理情報記憶部４に
記憶し、検索処理部３によって、検索制御部２から指定
された文書管理情報と類似する文書管理情報を文書管理
情報記憶部４の文書管理情報のなかから検索して検索制
御部２へ送り、検索制御部２によってその検索結果の一
覧を類似文書管理情報として表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、ワードプロセッサ，
電子ファイリング装置等の文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書データを作成編集する機能を
有し、それによって作成編集された文書データに文書
名，備考，最終作成日，頁数等の文書管理情報（「文書
台帳情報」とも称する）を付加して光磁気ディスク，フ
レキシブルディスク（「フロッピディスク」とも称す
る），ハードディスク等のメディアに登録し、その登録
された文書データを文書管理情報に基づいて検索して表
示又は印刷するワードプロセッサ，電子ファイリング装
置等の文書管理装置が多用されている。

【０００３】このような文書管理装置では、既に登録さ
れている文書名で新たな文書データを登録しようとする
と、その文書名では登録できないことを示すメッセージ
を表示して、同一メディアに対して同一文書名による複
数の文書データを登録できないようにしていた。

【０００４】この場合、同一文書名によって新たな文書
データを登録すると、既に登録されている文書データに
上書きされてしまう。そこで、同一メディアに対して同
一文書名による複数の文書データを登録できる文書管理
装置も提案されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たような従来の文書管理装置では、文書編集，文書検
索，文書登録，及び文書印刷などのとき、類似（同一も
含む）する文書名，備考等の文書管理情報を探し出す作
業が煩雑であるという問題があった。また、同一文書名
の複数の文書データのなかから最新に登録された文書デ
ータを探し出す場合、各文書データの最終作成日に基づ
いて探し出さなくてはならないので、その探索作業が煩
雑になるという問題があった。

【０００６】さらに、複数のメディアに亘って類似する
文書名，備考等の文書管理情報を探し出す場合、各メデ
ィア毎に探し出す作業を繰り返さなければならない。例
えば、メディアが光磁気ディスクの場合、各メディアを
文書管理装置に対して抜き差ししながら各メディアに登
録されている全文書データのなかから類似する文書名，
備考を探し出したり、最新に登録された文書データを探
し出したりしなければならないので、その探索作業が煩
雑になるという問題があった。

【０００７】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、光磁気ディスク等のメディアに登録された文書
データの文書名，備考等の文書管理情報のなかから類似
する文書管理情報を短時間で探し出せるようにすること
を目的とする。また、同一文書名の文書データのうち最
も新しく登録された文書データを短時間で探し出せるよ
うにすることも目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、上述のような文書管理装置において、上
記メディアに登録されている各文書データの文書管理情
報のなかから指定された文書管理情報と類似する文書管
理情報を検索する類似文書管理情報検索手段と、その手
段によって検索された文書管理情報を表示する手段を設
けたものである。

【０００９】また、上記類似文書管理情報検索手段によ
って検索された文書管理情報中に文書名及び／又は備考
が一致する複数の文書データの文書管理情報がある場
合、その各文書管理情報に対して版数を表示する版数表
示手段を設けるとよい。

【００１０】さらに、上記類似文書管理情報検索手段に
よって検索された文書管理情報中に文書名及び／又は備
考が一致する複数の文書データの文書管理情報がある場
合、最新に登録された文書データの文書管理情報に対し
て最新マークを表示する最新マーク表示手段を設けると
よい。

【００１１】さらにまた、複数のメディアの文書データ
の文書管理情報を記憶する文書管理情報補助記憶手段
と、上記類似文書管理情報検索手段に対して上記文書管
理情報補助記憶手段に記憶された文書管理情報に基づい
て複数のメディアに亘る類似文書管理情報の検索を同時
に行なわせる手段とを設けるとよい。

【００１２】また、上記類似文書管理情報検索手段によ
る検索対象のメディアを指定する検索対象メディア指定
手段を設けるとよい。

【００１３】さらに、上記いずれかのメディアに登録さ
れている文書データと同一文書名の文書データが同一メ
ディア又は異なるメディアに登録されたとき、上記文書
補助記憶手段に記憶するその文書データの文書管理情報
に対して最新に作成された文書データであることを示す
情報を付加する手段を設けるとよい。

【００１４】さらにまた、挿着されたメディアの文書管
理情報のデータ内容と上記文書管理情報補助記憶手段に
記憶されているそのメディアの文書管理情報のデータ内
容とが異なるとき、上記文書管理情報補助記憶手段の文
書管理情報を更新する文書管理情報更新手段を設けると
よい。

【００１５】そして、上記データ内容を文書管理情報の
チェックサム用のサム値にするとなおよい。

【００１６】

【作用】この発明による文書管理装置は、メディアに登
録されている各文書データの文書管理情報のなかから指
定された文書管理情報と類似する文書管理情報を検索し
て表示するので、オペレータは全文書管理情報から類似
する文書管理情報を探し出す煩雑な作業を行なう必要が
無い。そして、文書登録時に類似する文書管理情報を持
った文書データの文書管理情報を参照できるので、検索
時に紛らわしい文書名，備考等の文書管理情報をうっか
り設定してしまう可能性が少なくなる。

【００１７】また、その検索された文書管理情報のうち
文書名又は備考が一致する文書管理情報に対して版数を
表示するようにすれば、同一文書名又は備考の複数の文
書データについては版数に基づいて登録順を判断するこ
とができ、最も新しく登録された文書データを簡単に見
出すことができる。

【００１８】さらに、その検索された文書管理情報に文
書名又は備考が一致する文書管理情報がある場合、最新
に登録された文書データの文書管理情報に対して最新マ
ークを表示するようにすれば、同一文書名又は備考の複
数の文書データについては最も新しく登録された文書デ
ータを一目で簡単に見出すことができる。

【００１９】さらにまた、複数のメディアの文書データ
の文書管理情報を内部の文書管理情報補助記憶手段によ
って記憶して、その記憶した文書管理情報に基づいて複
数のメディアに亘る類似文書管理情報の検索を同時に行
なうようにすれば、複数のメディアに登録されている文
書データの文書管理情報のなかから類似する文書管理情
報を一度に検索できるので、オペレータはメディアを１
つづつ抜き差ししながら各メディア毎に類似文書管理情
報を探さなくても済む。そして、目的の文書データがど
のメディアに登録されているかを容易に探し出すことが
できる。

【００２０】また、検索対象のメディアを指定するよう
にすれば、その指定した特定のメディア（複数でもよ
い）に対して上記文書管理情報補助記憶手段に記憶して
いる文書管理情報のなかから類似する文書管理情報を検
索できる。そのため、文書登録時に、編集対象のメディ
アのなかの類似文書管理情報を必要とする場合や、複数
のメディアのなかの類似文書管理情報を必要とする場合
に、類似文書管理情報を検索する対象メディアを任意に
選択して指定した文書管理情報と類似する文書管理情報
を容易に探し出すことができる。

【００２１】さらに、いずれかのメディアに登録されて
いる文書データと同一文書名の文書データが同一メディ
ア又は異なるメディアに登録されたとき、その文書デー
タの文書管理情報に対して最新に作成された文書データ
であることを示す情報を付加するようにすれば、複数の
メディアの中から同一文書名の文書管理情報を検索した
とき、その検索した文書管理情報のなかから最も新しく
登録されたものを、他の文書管理情報と区別して表示す
ることができ、複数のメディアに亘って同一文書名の文
書データのうち最新に登録された文書データの文書管理
情報を容易に探し出すことができる。

【００２２】さらにまた、挿着されたメディアの文書管
理情報のデータ内容とこの文書管理装置に記憶している
そのメディアの文書管理情報のデータ内容とが異なると
き、文書管理装置内の文書管理情報補助記憶手段に記憶
しているそのメディアに対する文書管理情報を自動的に
更新するようにすれば、オペレータはメディアに対する
文書登録毎にその文書管理情報の更新作業を行なわずに
済み、メディアの持ち出し及び持ち込み処理を行なわな
くても、文書管理装置内の文書管理情報とメディアの文
書管理情報が一致しない状態を極力減らすことができ
る。

【００２３】そして、上記データ内容を文書管理情報の
チェックサム用のサム値にすれば、文書管理装置内の文
書管理情報とメディアの文書管理情報が一致するか否か
を素早く判断することができる。

【００２４】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図２はこの発明の一実施例である文書
管理装置のシステム構成を示すブロック図である。この
文書管理装置は、キーボードやマウス等の入力装置Ａ
と、ＣＲＴやＬＣＤ等の表示装置Ｂと、レーザプリンタ
やインクジェットプリンタ等の印刷装置Ｃと、光磁気デ
ィスク装置（ＭＯＤ），フロッピディスク装置（ＦＤ
Ｄ），ハードディスク装置（ＨＤＤ）等の記憶装置Ｄ
と、ＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭからなるマイクロコン
ピュータを内蔵した制御処理装置Ｅ等からなる。

【００２５】そして、その制御処理装置Ｅは、図１に機
能ブロック図で示すように、文書登録処理部１，検索制
御部２，検索処理部３，文書管理情報記憶部４，文書フ
ァイル記憶部５，文書印刷制御部６，文書表示制御部
７，文書選択処理部８，文書作成制御部９，及び文書編
集処理部１０の各機能を備えている。

【００２６】文書登録処理部１は、文書編集処理部９に
よって呼ばれ、文書作成制御部９及び文書編集処理部１
０によって作成編集された文書データにその文書データ
の文書名，備考，最終作成日，頁数等の文書管理情報を
付加して、記憶装置Ｄの光磁気ディスク，フロッピディ
スク，ハードディスク等のメディアに登録する文書登録
処理を行なう。

【００２７】さらに、複数のメディアのうちのいずれか
のメディアに登録されている文書データと同一文書名又
は備考の文書データを同一メディア又は異なるメディア
に登録したとき、文書管理情報記憶部４に記憶するその
文書データの文書管理情報に対して最新に作成された文
書データであることを示す情報（最新マーク）を付加す
る処理を行なう。さらにまた、文書データ更新時にその
文書データが登録されているメディアの文書管理情報更
新，文書データ更新，文書管理情報記憶部４の文書管理
情報の更新の処理も行なう。

【００２８】検索制御部２は、文書登録処理部１，文書
選択処理部７から呼ばれて文書データ及び類似文書管理
情報の検索時の検索条件入力，検索結果一覧表示の制御
処理を行なう部分であり、検索処理部３によって検索さ
れた文書管理情報を表示装置Ｂに表示する制御処理も行
なう。

【００２９】また、検索処理部３によって検索された文
書管理情報のうち文書名又は備考が一致する文書管理情
報に対して版数を表示する処理を行なう。この処理で
は、文書管理情報記憶部４に記憶されているその文書名
又は備考が一致する文書管理情報に付加されている版数
を呼び出して表示する。

【００３０】さらに、検索処理部３によって検索された
文書管理情報に文書名又は備考が一致する文書管理情報
がある場合には最新に登録された文書データの文書管理
情報に対して最新マークを表示する最新マーク表示処理
を行なう。この処理では、文書名又は備考が一致する文
書管理情報の最終作成日又は版数に基づいて最も新しく
登録された文書管理情報に対して最新マークを表示す
る。

【００３１】そして、検索処理部３に対して文書管理情
報記憶部４に記憶された文書管理情報に基づいて複数の
メディアに亘る類似文書管理情報の検索を同時に行なわ
せる処理と、入力装置からの指定入力に基づいて、検索
処理部３による文書管理情報記憶部４に記憶された文書
管理情報の検索対象のメディアを指定する検索対象メデ
ィア指定処理を行なう。

【００３２】検索処理部３は、検索制御部２から呼ばれ
て記憶装置Ｃ内のメディアに登録されている文書データ
及び対象メディアあるいは文書管理情報記憶部４に記憶
されている類似文書管理情報を検索する時の文書名，備
考等の文書管理情報の完全一致，先頭文字から所定数が
一致する前方一致，後尾文字から所定数が一致する後方
一致などの文字列検索による検索を行なう部分である。

【００３３】そして、文書管理情報記憶部４又はメディ
アに記憶されている文書管理情報のなかから入力装置に
よって指定された文書名や備考等の文書管理情報と類似
する文書管理情報を検索する類似文書管理情報検索処理
と、メディアに登録されている文書データをその文書管
理情報に基づいて検索する文書検索処理を行なう。

【００３４】文書管理情報記憶部４は、複数のメディア
に登録された文書データの管理データ（複数メディア管
理情報）である文書名，備考，最終作成日，頁数，版数
等の文書管理情報を記憶するメモリであり、複数のメデ
ィアに登録されている文書データの文書管理情報を記憶
する文書管理情報補助記憶手段に相当する。

【００３５】文書ファイル記憶部５は、記憶装置Ｄに挿
着された検索対象メディアに登録されている文書データ
を一時的に記憶するメモリであるが、これを省略して、
直接検索対象メディアの文書ファイルを検索するように
してもよい。

【００３６】文書印刷制御部６は、表示装置Ｂに表示さ
れる作業メニューの指示入力に基づいて呼ばれ、文書フ
ァイル記憶部５に記憶された文書データのなかから文書
選択処理部７によって選択された印刷対象文書データを
印刷装置Ｃに印刷させる制御を行なう部分である。

【００３７】文書表示制御部７は、文書ファイル記憶部
５に記憶された文書データのなかから文書選択処理部８
によって選択された表示対象文書データを表示装置に表
示させる制御を行なう部分であり、検索処理部３によっ
て検索された文書データを表示する文書表示手段に相当
する。

【００３８】文書選択処理部８は、文書印刷制御部６，
文書表示制御部７，文書作成制御部９から呼ばれて対象
メディア内の文書一覧表示を行ない、印刷対象文書デー
タ，表示対象文書データ，編集対象文書データをオペレ
ータに選択させる処理を行なう部分である。

【００３９】さらに、この文書管理装置の記憶装置Ｄに
挿着されたメディアの文書管理情報のデータ内容（例え
ば、メディアのチェックサム用のサム値）と文書管理情
報記憶部４に記憶されているそのメディアの文書管理情
報のデータ内容（例えば、メディアのチェックサム用の
サム値）が異なるときには、文書管理情報記憶部４のそ
のメディアに対する文書管理情報を更新する文書管理情
報更新処理も行なう。

【００４０】文書作成制御部９は、文書データの新規作
成，及び文書選択処理部８によって選択された文書デー
タを文書編集処理部１０に渡して更新する際の、文書作
成全体の制御を行なう部分である。文書編集処理部１０
は、文書作成制御部９から渡された文書データのファイ
ルの編集処理を行なう部分である。すなわち、この文書
作成制御部９及び文書編集処理部１０は文書データを作
成編集する文書作成編集手段に相当する。

【００４１】次に、上述した文書データの文書管理情報
について詳細に説明する。この文書管理情報は、メディ
アに文書データを登録するときにその文書データに対し
て付加される情報であり、文書データを管理したり検索
したりするときに使用され、メディア及び文書管理情報
記憶部４に記憶される。

【００４２】図３は、文書管理情報記憶部４のデータフ
ォーマットの一例を示す図である。複数のメディアを使
用する場合、例えば内蔵のハードディスク（ＨＤ）内
に、図３の（ａ）に示すようにＮｏ．１〜Ｎｏ．３２７
６７の最大３２７６７メディア分の文書データの文書管
理情報を記憶する。このデータ群を複数メディア管理情
報と称する。

【００４３】そして、この複数メディア管理情報によっ
て、各メディアに亘る文書データ及び類似文書管理情報
の同時検索を可能にしている。なお、１メディアのみを
使用する場合でも文書管理情報記憶部４にそのメディア
に登録されている文書データの文書管理情報を記憶すれ
ばよい。

【００４４】文書管理情報Ｎｏ．０は現在選択されてい
る対象メディアに登録されている文書データの文書管理
情報である。文書管理情報Ｎｏ．１はハードディスク
（ＨＤ）内の文書データの文書管理情報である。文書管
理情報Ｎｏ．２〜Ｎｏ．３２７６７は、フロッピディス
ク（ＦＤ）又は光磁気ディスク（ＭＯ）内の文書データ
の文書管理情報である。それぞれのメディア内に持って
いる文書管理情報をハードディスク（ＨＤ）にコピーす
ることによって、現在使用対象としていないメディアに
対する検索を可能にする。

【００４５】図３の（ｂ）は、文書管理情報を記憶する
ときのフォーマットの一例を示す図である。各文書管理
情報は、メディアＩＤ，メディア種，キャビネット番
号，最大文書数Ｘ，メディアサム値（メディアの文書管
理情報のチェックサム用のサム値）等の情報と共に、そ
のメディアに登録されている文書データの文書管理情報
Ｎｏ．１〜Ｎｏ．Ｘを記憶し、メディアの１キャビネッ
トに対して１つづつ存在する（ＨＤ及びＦＤは１キャビ
ネット構成のため各１つづつ、ＭＯは片面が１６キャビ
ネットで構成されているので１６個存在する）。

【００４６】メディアＩＤは、複数メディア管理情報の
各Ｎｏ．に対応するものであり、現在選択中のメディア
はメディアＩＤ＝０を記憶し、ＨＤメディアはメディア
ＩＤ＝１を記憶し、複数メディア管理情報に登録されて
いないメディアはメディアＩＤ＝−１（初期値）を記憶
する。メディア種は、対象文書メディアを示すもので、
ＨＤの場合は０を、ＦＤの場合は１を、ＭＯの場合は２
をそれぞれ設定して記憶する。

【００４７】キャビネット番号は、メディア種がＦＤ又
はＨＤの場合は０を、ＭＯの場合には０〜１５を記憶す
る。最大文書数Ｘは、メディア種がＦＤの場合は１２５
を、ＨＤ／ＭＯの場合には２０００をそれぞれ記憶す
る。メディアサム値は、文書サム値の合計値（最大文書
数Ｘ分の文書管理情報の合計値）である。文書情報Ｎ
ｏ．１〜Ｎｏ．Ｘは、各文書データの文書管理情報であ
る。

【００４８】図３の（ｃ）は、文書管理情報（文書情報
Ｎｏ．１〜Ｎｏ．Ｘ）を記憶するときのフォーマットの
一例を示す図である。各文書管理情報は、文書名，備
考，版数，最終作成日，文書ファイルサイズ，その他の
情報，及び文書サム値から構成されている。

【００４９】文書名は、文書登録時にオペレータが登録
する文書データの文書名として入力した文字列である。
備考は、文書登録時にオペレータが登録する文書データ
の備考として入力した文字列である。版数は、文書登録
時に複数メディア管理情報に登録されている文書管理情
報から同一文書名又は備考の文書を探し、そのなかでの
最大の版数に「１」を加算した版数であり、文書データ
が登録される度に設定される。

【００５０】最終作成日は、文書登録時にこの文書管理
装置のシステム内蔵のカレンダから読み込んだ年月日で
あり、文書データが登録される度に設定される。文書フ
ァイルサイズは、対象メディア内にある文書データのフ
ァイルサイズをバイト長で設定する。

【００５１】その他の情報は、文書データの頁数などの
その他の文書管理情報である。文書サム値は、文書登録
時に上記文書名〜その他の情報の各データ内容の合計値
が格納され、例えば、各項目の文字（数字，記号等も含
む）のデータ内容を合計した値が格納される。

【００５２】次に、この文書管理装置における文書登録
処理について説明する。図４は文書登録処理を示すフロ
ーチャートである。この処理は、文書登録時に実行さ
れ、ステップ（Ｓ）１で編集対象文書が新規作成された
ものかをチェックする。新規作成ではなく文書更新の場
合、ステップ２で編集対象元文書を書き換えるか否かを
オペレータに尋ねる。このステップ２で編集対象元文書
の書き換えの場合には、ステップ３〜９の処理をスキッ
プする。ステップ１で新規作成の場合にはステップ２の
処理をスキップする。

【００５３】ステップ３で登録先のドライブ（メディ
ア）の選択を行ない、登録先ドライブが決定したら、ス
テップ４で登録文書の検索項目（文書名，備考）の設定
画面を表示する。この設定画面に文書名，備考が入力さ
れると、ステップ５で検索条件変更が指示されたか否か
をチェックし、検索条件変更が指示されたらステップ６
で検索条件変更処理を行なう。また、検索条件変更の指
示がない場合にはステップ６の処理をスキップする。

【００５４】その後、ステップ７で文書検索が指示され
たか否かをチェックし、文書検索が指示された場合には
ステップ８の文書検索処理を行ない、文書検索が指示さ
れない場合にはステップ８の処理をスキップする。

【００５５】そして、ステップ９で文書登録が指示され
たか否かのチェックを行ない、文書登録が指示された場
合には、ステップ１０で対象メディアの文書管理情報更
新処理を行ない、ステップ１１で対象メディアの文書デ
ータファイル更新処理を行ない、ステップ１２で文書管
理情報記憶部４の複数メディア管理情報更新処理を行な
って、この処理を終了する。文書登録が指示されない場
合にはステップ４の文書名，備考の入力処理に戻る。

【００５６】なお、ステップ８の文書検索時に、ステッ
プ４又はステップ６で指定された文書管理情報と類似す
る文書管理情報を指定された検索対象メディアから検索
し、その検索した文書管理情報を表示する。

【００５７】ステップ１０では、文書データに文書名，
備考，最終作成日，頁数等の文書管理情報を付加して対
象メディアに登録する。また、メディアに登録されてい
る文書データと同一文書名の文書データが登録されたと
き、その文書データの文書管理情報に対して最新に作成
された文書データであることを示す情報を付加する。こ
の情報は、類似文書管理情報検索処理時に最新マークを
表示する際の情報にも使用される。ステップ１２では、
文書データの登録に伴うその文書データの文書名，備考
等の文書管理情報を文書管理情報記憶部４に記憶する文
書管理情報更新処理を行なう。

【００５８】次に、図４における文書検索処理について
説明する。図５はその文書検索処理のフローチャートで
ある。文書登録時、あるいは文書編集，文書印刷等の文
書選択時に、文書検索が指示されるとこの処理を開始
し、ステップ（Ｓ）２１でメディアＩＤの指定がされて
いるかをチェックする。

【００５９】メディアＩＤの指定がない場合には、ステ
ップ２２でＳｔａｒｔ・ＩＤ（開始メディア）＝Ｅｎｄ
・ＩＤ（終了メディアＩＤ）＝０をセットする。また、
メディアＩＤの指定がされている場合には、ステップ３
１でＳｔａｒｔ・ＩＤ（開始メディアＩＤ）とＥｎｄ・
ＩＤ（終了メディアＩＤ）をそれぞれ指定されたメディ
アＩＤに設定（セット）する。すなわち、検索対象範囲
のメディアを指定する。

【００６０】その後、ステップ２３でメディアＩＤ，文
書番号，文書名，備考，版数，最終作成日，最新マーク
等の情報からなる類似文書管理情報の検索結果リストの
初期化を行ない、ステップ２４で検索（メディア）ＩＤ
にＳｔａｒｔ・メディアＩＤを設定する。

【００６１】そして、ステップ２５で現在設定されてい
る検索（メディア）ＩＤ，文書番号，文書名，備考，版
数，最終作成日等の情報で検索処理を行なう。その際、
検索（メディア）ＩＤによって複数メディア管理情報の
どのＩＤ（Ｎｏ．）の文書管理情報を検索対象にするか
を決定する。

【００６２】その検索の結果、ステップ２６で類似文書
管理情報を検索結果リストに追加し、ステップ２７で検
索（メディア）ＩＤを更新（＋１）し、ステップ２８で
更新後の検索（メディア）ＩＤとＥｎｄ・ＩＤとを比較
して、検索（メディア）ＩＤの方が小さい場合にはステ
ップ２５〜２８の処理を繰り返し、それ以外の場合には
ステップ２９で類似文書管理情報を検索結果リストを表
示する。そして、確認の指示があればこの処理を終了す
る。

【００６３】すなわち、ステップ３１で、検索対象のメ
ディアを指定すると、ステップ２５〜２８で、登録され
ている文書データの文書管理情報のなかから指定された
文書管理情報と類似する文書管理情報を複数のメディア
に亘って同時に検索する。

【００６４】ステップ２９で、検索された文書管理情報
のうち文書名又は備考が一致する文書管理情報に対して
は版数を表示し、検索された文書管理情報に文書名又は
備考が一致する文書管理情報があるときには最新に登録
された文書データの文書管理情報に対して最新マークを
表示する。

【００６５】なお、この実施例では検索対象メディアを
指定するときにメディアＩＤの範囲で指定するようにし
たが、メディアＩＤを１つづつ指定するようにしてもよ
い。その場合、メディアの更新処理は指定されたメディ
アＩＤで更新する。

【００６６】次に、この文書管理装置における文書選択
時の処理について説明する。この文書選択処理では、対
象メディアが挿着されてその文書データが選択されたと
き、文書作成制御部９から文書選択処理部８が呼ばれ、
この文書選択処理部８によって文書選択処理が行なわれ
る。

【００６７】この文書選択処理部８における文書選択処
理について説明する。図６は文書更新処理を示すフロー
チャートである。この処理は、ステップ４１で対象メデ
ィアの文書管理情報のメディアＩＤが初期値「−１」で
あるか否かをチェックし、「−１」の場合にはステップ
４２で対象メディアの文書管理情報のメディアＩＤを設
定する。つまり、複数メディア管理情報の文書管理情報
内のメディアＩＤが「−１」のものを探し、そのＮｏ．
を設定すべきメディアＩＤとする。

【００６８】メディアＩＤが「−１」でない場合には、
ステップ４２の処理をスキップし、ステップ４３で対象
メディア内にある文書管理情報のメディアサム値と複数
メディア管理情報の文書管理情報内のメディアサム値と
が同一であるか否かを判断して、同一の場合にはステッ
プ４４の処理をスキップする。

【００６９】しかし、同一でない場合には、ステップ４
４で対象メディア内の文書管理情報を複数メディア管理
情報の該当するメディアＩＤ（Ｎｏ．）の文書管理情報
にコピーして、文書管理情報記憶部４の複数メディア管
理情報を更新し、ステップ４５で文書選択画面を表示し
てこの処理を終了する。

【００７０】すなわち、ステップ４２〜４４で挿着され
たされたメディアの文書管理情報のデータ内容（メディ
アのチェックサム用のサム値）と文書管理情報記憶部４
に記憶されているそのメディアの文書管理情報のデータ
内容（メディアのチェックサム用のサム値）とが異なる
ときに文書管理情報記憶部４の文書管理情報を更新す
る。

【００７１】上記挿着されたされたメディアの文書管理
情報のデータ内容と文書管理情報記憶部４に記憶されて
いるそのメディアの文書管理情報のデータ内容が異なる
か否かを判断するとき、双方のメディアのチェックサム
用のサム値を比較し、一致するか否かによって判断すれ
ば、その判断処理を素早く行なえる。

【００７２】次に、そのメディアのチェックサム用のサ
ム値の算出例について説明する。まず、文書サム値につ
いて説明する。例えば、文書管理情報が、文書名「文書
管理方式」，備考「９３特許出願文書」，版数「１」，
最終作成日「９３年９月１日」，文書ファイルサイズ
「５１２（バイト）」の場合の文書サム値（チェックサ
ム用のサム値）の算出例を示す。

【００７３】文書名，備考，版数，最終作成日，文書フ
ァイルサイズは、それぞれ１６バイト（８ワード），１
６バイト（８ワード），２バイト（１ワード），６バイ
ト（３ワード），４バイト（２ワード）とすると以下の
ようなコードで表せる。

【００７４】「文書名」：95B6H,8F91H,8AC7H,979DH,95
FBH,8EAEH,8140H,8140H 「備考」：8258H,8252H,93C1H,8B96H,8F6FH,8AE8H,95B6
H,8F91H 「版数」：0001H 「最終作成日」：3933H,3039H,3031H 「文書ファイルサイズ」：0000H,0200H

【００７５】文書名，備考は、それぞれ文字コードが格
納され、その文字コードはシフトＪＩＳで表現されてい
る。文書名については、文字コード：95B6Hが「文」を,
文字コード：8F91Hが「書」を,文字コード：8AC7Hが
「管」を,文字コード：979DHが「理」を,文字コード：9
5FBHが「方」を,文字コード：8EAEHが「式」をそれぞれ
表し、文字コード：8140H及び文字コード：8140Hがスペ
ース（文字無し）を表している。

【００７６】また、備考については、文字コード：8258
Hが「９」を,文字コード：8252Hが「３」を,文字コー
ド：93C1Hが「特」を,文字コード：8B96Hが「許」を,文
字コード：8F6FHが「出」を,文字コード：8AE8Hが
「願」を,文字コード：95B6Hが「文」を,文字コード：8
F91Hが「書」をそれぞれ表している。

【００７７】版数は、コード：0001Hが第１版であるこ
とを表している。最終作成日には文字コードが格納さ
れ、その文字コードはＡＳＣＩＩコードで表現されてお
り、30H〜39Hは半角数字の0〜9を表している。文書ファ
イルサイズは、文書ファイルのバイト数を２ワードで表
現し、最初のワードに上位ワードを格納し、次のワード
に下位ワードを格納する。

【００７８】そして、この場合の文書サム値は、文書名
の８ワード，備考の８ワード，版数の１ワード，最終作
成日の３ワード，及び文書ファイルサイズの２ワードを
すべてワード単位で加算して、95B6H＋8F91H＋8AC7H＋
………＋3031H＋0000H＋0200H＝96E11Hとなる。

【００７９】ここで、オーバーフローした分は無視して
下位の１ワードをチェックサム用のサム値として扱う。
すなわち、この場合の文書サム値は「６Ｅ１１Ｈ」とな
る。

【００８０】上記算出例では、文書情報中の未定義部分
のデータ内容については加算しない場合について説明し
たが、その未定義部分のデータ内容を加算してもよい。

【００８１】また、メディアサム値についても、上述の
処理と同様に行ない、１ワードで構成される文書サム値
を全文書分についてワード単位で加算して合計値を求め
る。例えば、図３に示した文書管理情報ならば文書情報
Ｎｏ．１〜Ｎｏ．Ｘまでを加算した合計値を求める。そ
して、その合計値でオーバーフローした分を無視し、１
ワード分をメディアサム値として採用する。

【００８２】こうして求めたメディアサム値に基づい
て、挿着されたされたメディアの文書管理情報のデータ
内容と文書管理情報記憶部４に記憶されているそのメデ
ィアの文書管理情報のデータ内容が異なるか否かを判断
する。

【００８３】なお、上述の処理ではチェックサム用のサ
ム値を用いてメディアの文書管理情報のデータ内容が異
なるか否かを判断したが、文書管理情報のデータ内容を
比較するようにしてもよい。

【００８４】次に、上述した文書登録，文書検索，文書
更新時に表示される画面について説明する。図７は、文
書登録時の登録メディア選択画面の一例を示す図であ
る。この登録メディア選択画面は、文書データの登録先
のメディアドライブを選択する作業画面であり、３．５
インチフロッピディスク３０，ハードディスク３１，光
磁気ディスク３２の選択項目と、登録の実行を指示する
実行ボタン３３と、登録取消しを指示する取消ボタン３
４が表示される。

【００８５】オペレータは、キー入力またはマウスカー
ソルの指定によってこれらのいずれかを選択して指定す
ることができる。なお、文書更新時の登録メディアドラ
イブ選択画面もこの選択画面と同様である。

【００８６】図８は、文書登録時の文書名，備考等の文
書管理情報を設定する文書登録画面の一例を示す図であ
る。この文書登録画面は、登録する文書データに対する
文書名，備考等の文書管理情報を入力すると共に、この
発明による類似文書管理情報検索を含む文書検索などを
行なわせる作業画面である。

【００８７】文書番号欄３５には、文書データを登録す
るときに文書管理情報から未登録の文書番号を選択して
表示される。文書名欄３６は、オペレータが登録する文
書データに対する文書名を任意に入力する項目であり、
ここでは一例として文書名として「文書管理方式」が入
力されている。備考欄３７はオペレータが登録する文書
データに対する備考を任意に入力する項目であり、ここ
では一例として備考として「特許出願文書」が入力され
ている。

【００８８】文書検索ボタン３８は、文書名欄３６の文
書名と備考欄３７の備考と類似する（同一も含む）文書
管理情報を検索する類似文書管理情報検索を実行させる
ための指示ボタンである。検索条件変更ボタン３９は、
類似文書管理情報を検索する際の検索条件を変更するた
めの検索条件入力画面を表示させるための指示ボタンで
ある。

【００８９】この場合の実行ボタン３３は設定した文書
名，備考で文書データの登録を指示するための指示ボタ
ンである。この場合の取消ボタン３４は文書データ登録
を止め、文書編集画面に戻すための指示ボタンである。

【００９０】図９は、文書管理情報の検索条件を設定又
は変更するための検索条件入力画面の一例を示す図であ
る。この検索条件入力画面は、文書番号欄４０，文書名
欄４１，備考欄４２，版数欄４３，最終作成日欄４４，
メディアＩＤ欄４５が表示される。これらは、オペレー
タが入力（設定）する項目である。

【００９１】文書番号欄４０には、検索対象の文書番号
を入力する。文書名欄４１及び備考欄４２には、検索対
象の文書管理情報である文書名と備考をそれぞれ入力す
るが、この画面が表示されたとき、図８の文書登録画面
で入力された文字列の前後に「＊」（この記号は前方一
致，後方一致を意味する検索制御文字である）を付加し
た文字列が初期値として設定される。

【００９２】版数欄４３には、検索対象の文書データの
版数（版数が大きいほど新しく登録された文書データで
あることがわかる）を入力する。最終作成日欄４４に
は、検索対象の文書データの最終作成日を範囲で入力す
る。メディアＩＤ欄４５には、検索対象のメディアに付
されているメディア毎に固有の識別子であるメディアＩ
Ｄを入力する。この場合の実行ボタン３３は、検索条件
入力終了の指示ボタンである。この場合の取消ボタン３
４は、検索条件入力（変更）をやめる指示ボタンであ
る。

【００９３】これらの各入力欄によって入力されたすべ
ての検索条件項目はＡＮＤ条件となり、全ての検索条件
が合致する文書管理情報が検索される。また、文書名と
備考に関しては、全ての文字が同一の文書管理情報と、
先頭から所定数の文字が一致する前方一致の文書管理情
報と、後方から所定数の文字が一致する後方一致の文書
管理情報などを検索するようにし、同一文書管理情報を
含む類似文書管理情報を検索する。

【００９４】なお、類似文書管理情報の検索処理につい
ては、ＡＩ機能を用いて単に文字が一致するものだけで
なくその意味などが類似する文書管理情報を検索するよ
うにしても良い。また、メディアＩＤ以外の項目はすべ
て未入力状態では検索条件無しとして扱われる。また、
メディアＩＤの未入力状態は現在選択されているメディ
ア（ドライブ）を意味する。

【００９５】図１０は、類似文書管理情報の検索結果の
文書一覧を表示する検索結果一覧画面の一例を示す図で
ある。この検索結果一覧画面には、検索条件に当てはま
ったメディアＩＤ，そのメディアでの文書番号，文書
名，備考，版数（同一文書名の中で何番目に作成された
ものかを示す），最終作成日，最新マーク４６（同一文
書名の中で版数が一番大きいものに付き、最も新しく登
録されたものを示す）として「ＮＥＷ」が表示される。
確認ボタン４７は、この画面が呼び出された文書登録画
面か文書選択画面のいずれかに戻るための指示ボタンで
ある。

【００９６】図１１は、編集又は印刷等を行なう文書デ
ータを選択する文書選択画面の一例を示す図である。こ
の文書選択画面は、選択対象の文書データの番号を選択
するために、対象メディア（ドライブ）の文書一覧を表
示する画面である。番号，文書名，備考，版数，最終作
成日は図１０と同じものである。文書検索ボタン３８と
文書検索条件変更ボタン３９は図８と同じボタンであ
る。

【００９７】メディアＩＤは現在選択中の対象メディア
（ドライブ）を表示しており、ここではメディアＩＤ
「１」を表示している。この場合の実行ボタン３３は、
入力された番号の文書ファイルを対象メディアから読み
出し、呼び出された処理（例えば、編集処理，印刷処理
等）に渡すための指示ボタンである。この場合の取消ボ
タン３４は、この画面が呼び出されたメインメニューに
戻るための指示ボタンである。

【００９８】次に、図７乃至図１１によって文書登録，
文書検索，文書更新の各操作例について説明する。例え
ば、文書登録時にオペレータは図７に示した登録メディ
ア選択画面の項目欄３２の光磁気ディスクをマウスカー
ソルで指定し、文書データの登録先のメディア（ドライ
ブ）を選択して、実行ボタン３３を指示する。

【００９９】すると、図８に示した文書登録画面が表示
されるので、文書名欄３６と備考欄３７にそれぞれ文書
名「文書管理方式」と備考「特許出願文書」を入力し、
実行ボタン３３を指示すると、文書名「文書管理方式」
と備考「特許出願文書」で文書データが登録される。

【０１００】また、文書名と備考を入力した後、文書検
索ボタン３８を指示すると、類似文書管理情報検索処理
が実行されてその検索結果が、図１０に示した検索結果
一覧画面によって表示される。この画面において、文書
番号１，４，８の文書データについては文書名「文書管
理方式」が検索条件として入力された文書名と完全一致
し、備考「９３特許出願文書」が検索条件として入力さ
れた備考「特許出願文書」と後方一致しており、各文書
データには版数が表示され、最も新しく登録された文書
番号８の文書データに対しては最新マークの「ＮＥＷ」
４６が表示される。

【０１０１】文書番号２５，１３の文書データは文書名
「文書管理方式２」が検索条件の文書名と前方一致して
おり、各文書データの版数が表示され、最新に登録され
た文書番号１３の文書データに対しては最新マークの
「ＮＥＷ」４６が表示される。

【０１０２】文書番号２１の文書データは文書名「新文
書管理方式」が検索条件の文書名と後方一致しており、
この文書データについては同一文書名による他の文書デ
ータが登録されていないが、唯一登録され最も新しいも
のとして最新マークの「ＮＥＷ」４６が表示される。そ
して、確認ボタン４７が入力されると、この画面が表示
される前の文書登録画面や文書選択画面に戻る。

【０１０３】さらに、図８の文書登録画面で検索条件変
更ボタン３９を指定すると、図９に示した検索条件入力
画面が表示され、文書番号，文書名，備考，版数，最終
作成日，メディアＩＤ等の検索条件を任意に設定するこ
とができる。

【０１０４】例えば、メディアＩＤ欄４５に特定のメデ
ィアＩＤを範囲指定し、実行ボタン３３を指定すると、
図８の文書登録画面に戻る。その後、文書検索ボタン３
８を指定すると、その指定した特定のメディアＩＤのメ
ディアに対してのみ類似文書管理情報検索処理が実施さ
れ、その検索結果が図１０に示したような検索結果一覧
画面によって表示される。

【０１０５】あるいは、文書選択時、例えば挿着された
光磁気ディスクに登録されている文書データの文書管理
情報のデータ内容（例えば、メディアのチェックサム用
のサム値）と文書管理装置に記憶されているその光磁気
ディスクの文書管理情報のデータ内容（例えば、メディ
アのチェックサム用のサム値）とが一致しないときに
は、その光磁気ディスクに登録されている文書管理情報
を、その文書管理装置に記憶されている光磁気ディスク
の文書管理情報に自動的に書き直して更新する。

【０１０６】そして、図１１に示した文書選択画面が表
示され、オペレータはその画面の下側に表示された当該
光ディスクの文書データの文書管理情報から更新対象の
文書データを選択する。例えば、番号入力欄４８に
「８」を入力すると、画面下側に表示されている文書番
号８の文書名「文書管理方式」を更新対象の文書データ
として呼出し、文書更新作業の画面に移行する。また、
この文書選択画面においても、文書検索ボタン３８の指
定により類似文書管理情報検索作業や、検索条件変更ボ
タン３９の指定により検索条件設定，変更作業を行なえ
る。

【０１０７】なお、上記の実施例では文書登録時の類似
文書管理情報検索について説明したが、文書データの新
規作成，更新，文書印刷等の作業時にもこの類似文書管
理情報検索処理を行なわせることができる。

【０１０８】この実施例の文書管理装置は、文書登録時
に入力した文書名等の文書管理情報と類似する文書管理
情報を検索して一覧表示するので、その表示内容に基づ
いて文書検索時に紛らわしい文書名，備考等の文書管理
情報を設定しなくて済む。

【０１０９】また、同一文書名によって複数の文書デー
タを登録した場合、検索時に各文書データに版数が表示
され、最新登録（又は更新）の文書データには最新マー
クが表示されるので、いずれの文書データが最後に登録
（又は更新）されたものであるかを版数又は最新マーク
によって素早く見極めることができる。

【０１１０】さらに、複数のメディアに文書データを登
録して管理する場合、全メディアの文書データの文書管
理情報について類似文書管理情報検索を行なうので、メ
ディア毎にその検索を行なわずに済む。

【０１１１】また、文書登録時に、類似文書管理情報を
持った文書データの文書管理情報を参照する場合、文書
名などの一意性の範囲を決めるために編集対象のメディ
アの中で類似する文書管理情報を必要とするときと、複
数のメディアの中で類似する文書管理情報を必要なとき
があるが、その類似文書管理情報の検索対象範囲のメデ
ィアを自由に選択することができる。

【０１１２】さらに、複数のメディアに対して同一文書
名で複数の文書データを登録した場合、その最新登録の
文書データの文書管理情報に最新の文書データであるこ
とを示す情報が付加され、類似文書管理情報検索時に最
新マークが表示されるので、複数のメディアの中から最
後に登録（又は更新）された最新の文書データを選びだ
す作業がたやすく行なえ、非常に少ない労力で済む。

【０１１３】そして、通常の文書管理装置では、複数の
メディアの文書管理情報を１台の文書管理装置によって
管理するためには、持ち出し／持込み処理が必要にな
り、その処理を行なうと持込み中のメディアに対しては
他の文書管理装置による更新処理を行なえなくなり、そ
の更新処理を行なわないようにすると文書管理装置に記
憶した文書管理情報とメディアに記憶した文書管理情報
とが一致しなくなることがある。

【０１１４】しかし、この実施例の文書管理装置によれ
ば、内蔵のハードディスクに記憶した複数のメディアに
対する文書管理情報の更新処理を自動的に行なうので、
オペレータがメディアの持ち出し／持込みを行なわずに
文書管理装置内と各メディア内の文書管理情報を一致さ
せることができる。

【０１１５】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る文書管理装置によれば、光磁気ディスク等のメディア
に登録した文書データの類似する文書名，備考等の文書
管理情報を短時間で探し出すことができる。また、同一
文書名の文書データのうち最も新しく登録された文書デ
ータを短時間で探し出すことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図２における制御処理装置Ｅの機能構成を示す
ブロック図である。

【図２】この発明の一実施例である文書管理装置のシス
テム構成を示すブロック図である。

【図３】図１の文書管理情報記憶部４のデータフォーマ
ットの一例を示す図である。

【図４】図１の文書管理装置における文書登録処理を示
すフローチャートである。

【図５】図１の文書管理装置における文書検索処理を示
すフローチャートである。

【図６】図１の文書選択処理部８における文書選択処理
を示すフローチャートである。

【図７】この実施例の文書管理装置における文書登録時
の登録メディア選択画面の一例を示す図である。

【図８】この実施例の文書管理装置における文書登録時
の文書名，備考等の文書管理情報を設定する文書登録画
面の一例を示す図である。

【図９】この実施例の文書管理装置における文書管理情
報の検索条件を設定又は変更するための検索条件入力画
面の一例を示す図である。

【図１０】この実施例の文書管理装置における類似文書
管理情報の検索結果の文書一覧を表示する検索結果一覧
画面の一例を示す図である。

【図１１】この実施例の文書管理装置における編集又は
印刷等を行なう文書データを選択する文書選択画面の一
例を示す図である。

【符号の説明】

１：文書登録処理部２：検索制御部３：検索処理部４：文書管理情報記憶部５：文書ファイル記憶部６：文書印刷制御部７：文書表示制御部８：文書選択処理部９：文書作成制御部１０：文書編集処理部３０〜３２：メディア（ドライブ）選択項目３３：実行ボタン３４：取消ボタン３５，４０：文書番号欄３６，４１：文書名欄３７，４２：備考欄３８：文書検索ボタン３９：検索条件変更ボタン４３：版数欄４４：最終作成日欄４５：メディアＩＤ欄４６：最新マーク４７：確認ボタン４８：番号入力欄Ａ：入力装置Ｂ：表示装置Ｃ：印刷装置Ｄ：記憶装置Ｅ：制御処理装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データを作成編集する文書作成編集
手段と、該手段によって作成編集された文書データに文
書名，備考，最終作成日，及び頁数等の文書管理情報を
付加して光磁気ディスク，フレキシブルディスク，ハー
ドディスク等のメディアに登録する文書登録手段と、該
手段によって登録された文書データを前記文書管理情報
に基づいて検索する文書検索手段と、該手段によって検
索された文書データを表示又は印刷する手段とを備えた
文書管理装置において、前記メディアに登録されている各文書データの文書管理
情報のなかから指定された文書管理情報と類似する文書
管理情報を検索する類似文書管理情報検索手段と、該手
段によって検索された文書管理情報を表示する手段とを
設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】請求項１記載の文書管理装置において、
前記類似文書管理情報検索手段によって検索された文書
管理情報中に文書名及び／又は備考が一致する複数の文
書データの文書管理情報がある場合、その各文書管理情
報に対して版数を表示する版数表示手段を設けたことを
特徴とする文書管理装置。
【請求項３】請求項１又は２記載の文書管理装置にお
いて、前記類似文書管理情報検索手段によって検索され
た文書管理情報中に文書名及び／又は備考が一致する複
数の文書データの文書管理情報がある場合、最新に登録
された文書データの文書管理情報に対して最新マークを
表示する最新マーク表示手段を設けたことを特徴とする
文書管理装置。
【請求項４】請求項１乃至３のいずれか一項に記載の
文書管理装置において、複数のメディアの文書データの
文書管理情報を記憶する文書管理情報補助記憶手段と、
前記類似文書管理情報検索手段に対して前記文書管理情
報補助記憶手段に記憶された文書管理情報に基づいて複
数のメディアに亘る類似文書管理情報の検索を同時に行
なわせる手段とを設けたことを特徴とする文書管理装
置。
【請求項５】請求項４記載の文書管理装置において、
前記類似文書管理情報検索手段による検索対象のメディ
アを指定する検索対象メディア指定手段を設けたことを
特徴とする文書管理装置。
【請求項６】請求項４又は５記載の文書管理装置にお
いて、前記いずれかのメディアに登録されている文書デ
ータと同一文書名の文書データが同一メディア又は異な
るメディアに登録されたとき、前記文書補助記憶手段に
記憶する該文書データの文書管理情報に対して最新に作
成された文書データであることを示す情報を付加する手
段を設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項７】請求項４乃至６のいずれか一項に記載の
文書管理装置において、挿着されたメディアの文書管理
情報のデータ内容と前記文書管理情報補助記憶手段に記
憶されている該メディアの文書管理情報のデータ内容と
が異なるとき、前記文書管理情報補助記憶手段の文書管
理情報を更新する文書管理情報更新手段を設けたことを
特徴とする文書管理装置。
【請求項８】請求項７記載の文書管理装置において、
上記データ内容が文書管理情報のチェックサム用のサム
値であることを特徴とする文書管理装置。