JPH0765083A

JPH0765083A - 施設予約システム

Info

Publication number: JPH0765083A
Application number: JP23534493A
Authority: JP
Inventors: Akihiro Okumura; 晃弘奥村; Hidehiko Kita; 英彦北; Masahiko Suzaki; 昌彦須崎; Atsuko Yamaguchi; 温子山口; Takuya Takahashi; 卓也高橋; Kazuhiko Shudo; 和彦首藤; Takashi Ito; 隆司伊藤
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 1993-08-27
Filing date: 1993-08-27
Publication date: 1995-03-10

Abstract

(57)【要約】【構成】予約情報格納部１１１には、各々の施設利用
毎の予約済情報を示す予約済情報テーブルが格納されて
いる。利用者情報格納部１１２には、任意の利用者が施
設を利用できるか否かを識別するための利用者識別情報
が格納されている。予約装置１２を介して任意の利用者
から、例えば、新規予約コマンドが入力された場合、予
約情報管理部１１３は予約情報格納部１１１の内容に基
づき、予約済情報テーブルへの登録の可否を判定する。
また、利用者から参加する旨のコマンド入力があった場
合、予約情報管理部１１３は、その利用者が他の施設利
用に参加していないかといったことを調べ、参加が可能
であれば、予約済情報テーブルに登録する。【効果】施設利用への参加希望者の把握が容易にでき
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の利用者が利用可
能な施設の利用に対して予約を受け付ける施設予約シス
テムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年では、会議室や体育館といった施設
の予約を自動的に行うために施設予約システムが用いら
れている。従来、このような施設予約システムとして
は、例えば、特開平４−２３３０７８号、同４−２３３
０７６号公報に示すものがあった。上記のような施設予
約システムは、利用者が予約できなかった場合は、その
予約順序を記憶し、予約可能になった場合は、予約順序
に基づき順次予約希望者に割り当てたり、あるいは予約
の再確認手段を設けたものであった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ような従来の施設予約システムでは、予約対象の施設を
「いつ」「誰が」使用するかを管理することだけが目的
であり、施設予約システム側が行うサービスもそれらの
管理に留まっていた。しかも、ここでいう「誰か」は予
約を行った者を指すだけであって、複数の人間が施設を
利用する場合では、実際には代表者一人を指すに過ぎな
かった。

【０００４】そのため、例えば、企業において、社内で
自由参加の講演会を会議室で行う場合、その会議室の予
約は施設予約システムを使って行うことができるが、管
理は予約した者のみであるため、それ以外の参加人数等
の把握は別の方法を用いる必要があった。その方法とし
ては、関係者全員に案内を出し、参加希望者に連絡して
もらう方法が一般的である。しかしながら、この方法
は、参加希望者の集計作業が必要なだけではなく、現在
の参加希望者数の問い合わせへの対応等、必要な作業が
多く、担当者への負担が大きいという問題点を有してい
た。

【０００５】本発明は、上記従来の問題点を解決するた
めになされたもので、施設利用の予約に付随する雑多な
作業の省力化を行うことのできる施設予約システムを提
供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】第１発明の施設予約シス
テムは、複数の利用者が参加可能な施設利用の予約受付
を行う施設予約システムであって、施設利用毎の利用者
の予約済情報を格納する予約情報格納部と、任意の利用
者が施設を利用可能か否かを識別するための利用者識別
情報を格納する利用者情報格納部と、任意の予約済情報
に対して、任意の利用者から参加または不参加の希望が
あった場合、前記利用者情報に基づき、前記予約済情報
の利用希望者を変更する予約情報管理部とを備えたこと
を特徴とするものである。

【０００７】第２発明の施設予約システムは、第１発明
において、任意の利用者が施設利用予約者に対して電子
メールを送信する電子メール管理部を備えたことを特徴
とするものである。

【０００８】第３発明の施設予約システムは、第１また
は第２発明において、施設利用開始時刻の所定時間前
に、当該施設利用の開始を、その施設利用予約者に対し
て通知する開始通知管理部を備えたことを特徴とするも
のである。

【０００９】

【作用】第１発明の施設予約システムにおいては、任意
の利用者が各種のコマンド入力を行う場合、先ず、予約
装置の予約処理部は、予約管理装置の利用者情報格納部
に格納されている利用者識別情報に基づき、その利用者
が施設利用を行える人物であるか否かを判定する。この
利用者判定によって施設利用が可能な人物であった場合
は、各コマンドの処理を行う。例えば、新規予約コマン
ドの場合は、予約装置で予約情報を作成して予約管理装
置に送る。予約管理装置では、予約情報格納部に格納さ
れている予約済情報テーブルに基づき、この予約情報を
登録できるか否かを判定し、その可否を予約装置に通知
する。

【００１０】また、参加不参加コマンドの場合、予約装
置から変更した予約済情報を予約管理装置に送る。予約
管理装置では、予約済情報テーブルに基づき、例えば参
加希望した利用者が他の施設利用と重複していないかと
いったことを調べ、重複等がない場合は、予約済情報テ
ーブルを更新すると共に、予約装置に対して変更が可能
である旨の通知を出す。これにより、予約装置は、予約
処理部が記憶している予約済情報テーブルを更新する。
一方、変更不可である場合、予約装置はその旨の表示を
行うと共に、予約管理装置より最新の予約済情報テーブ
ルを取出して記憶する。

【００１１】第２発明の施設予約システムにおいては、
参加希望者への連絡コマンドを実行する場合、先ず、電
子メール管理部における文書作成部で連絡文書を作成す
る。次に、どの施設利用の参加者に対して電子メールを
送るかを選択し、選択した施設利用の参加者の社員ＩＤ
等の情報から、利用者情報格納部に格納されている電子
メールアドレスを取得する。その後は、取得した電子メ
ールアドレスに基づき、作成した電子メールを発信す
る。

【００１２】第３発明の施設予約システムにおいては、
開始通知部は、予約情報格納部の開始時刻の項目と連絡
済フラグの項目とを常に検索している。例えば、連絡済
フラグが、未連絡でかつ５分以内に施設利用開始時刻の
予約済情報があった場合、開始通知部は、連絡済フラグ
を連絡済とすると共に、予約済情報と利用者識別情報か
ら、開始通知用の文面を作成する。更に、利用者識別情
報から電子メールアドレスを取出し、各参加希望者に対
して電子メールを送信する。

【００１３】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて詳細に
説明する。《第１実施例》図１は本発明の施設予約システムの第１
実施例を示すブロック図である。図のシステムは予約内
容を管理保存するための予約管理装置１１と、利用者か
らの予約作業を受け付ける予約装置１２と、これらを接
続するネットワーク１３により構成される。尚、図１で
は、一つの予約装置１２のみを示したが、実際には、複
数の予約装置１２がネットワーク１３を介して予約管理
装置に接続されている。また、本実施例では、予約を行
う施設として会議室を例にとって説明する。

【００１４】予約管理装置１１は、予約情報格納部１１
１、利用者情報格納部１１２、予約情報管理部１１３、
通信管理部１１４から構成されている。予約情報格納部
１１１は、各々の施設利用毎の利用者の予約済情報を格
納するための磁気ディスク装置等からなる記憶装置であ
る。

【００１５】図２に予約情報格納部１１１の格納構成を
示す。このように、予約情報格納部１１１は、各レコー
ドが１回の施設利用毎になっており、その項目として、
どの施設かを示す「会議室コード」、施設利用日を示す
「日付」、「開始時刻」、「終了時刻」、予約希望者の
識別番号である「社員ＩＤ」、施設利用の目的である
「用件」、および施設利用の全参加希望者を示す「参加
希望者」がある。例えば、会議室コード１の予約状況
は、６／１２の１１：００〜１２：００までが参加希望
者「１７０、１７１、１７２、１７３、１８１」で予約
され、１３：００〜１６：００が参加希望者「１２０、
１２１、１２２、１２３、１２５、１２６、１３３、１
３４」で予約されている。

【００１６】また、図１において、利用者情報格納部１
１２は、磁気ディスク装置等で構成され、利用者識別情
報を格納するための記憶装置である。また、利用者識別
情報とは、任意の利用者が施設を利用可能な否かを識別
するための情報を予め設定したものである。図３に、そ
の利用者識別情報を示す。この利用者識別情報では、各
レコードが、利用者毎になっており、「社員ＩＤ」、
「所属」、「所属の略記」「氏名」「内線番号」「電子
メールアドレス」「パスワード」といった項目から構成
されている。

【００１７】予約情報管理部１１３は、任意の予約済情
報に対して、任意の利用者から参加または不参加の希望
があった場合、利用者情報格納部１１２に格納されてい
る利用者情報に基づき、予約希望の利用者が予約希望の
施設を利用できるか否かを判定し、この判定結果に基づ
いて、予約済情報の利用希望者を変更するためのモジュ
ールである。また、通信管理部１１４は、ネットワーク
１３を介して予約管理装置１１と予約装置１２との情報
の受渡しを行うモジュールである。

【００１８】予約装置１２は、予約処理部１２１、利用
者判定部１２２、ユーザインタフェース部１２３、出力
部１２４、入力部１２５、通信管理部１２６からなる。
予約処理部１２１は、利用者の指示に従って予約情報の
作成および変更を行うモジュールである。利用者判定部
１２２は、利用者が誰であるかを判定するモジュールで
ある。ユーザインタフェース部１２３は、予約処理部１
２１と利用者判定部１２２および出力部１２４および入
力部１２５とのインタフェースであり、利用者が使いや
すい情報の表示方法や入力方法を提供するためのモジュ
ールである。

【００１９】また、出力部１２４はディスプレイ等から
なり、予約状況等の結果を出力するための出力装置であ
る。入力部１２５は、キーボードやマウス等からなり、
利用者が予約入力等を行うための入力装置である。更
に、通信管理部１２６は、ネットワーク１３を介して情
報の受渡しを行うためのモジュールである。

【００２０】尚、予約管理装置１１および予約装置１２
は、それぞれ各モジュールの機能をソフトウェアで実現
することによって一般の計算機上に構築することができ
る。また、同一の計算機上に、予約管理装置１１と予約
装置１２との機能を構成してもよい。

【００２１】次に、上記構成の施設予約システムの動作
を説明する。図４は、予約装置１２の動作を示すフロー
チャートである。尚、以後の説明で、予約情報、予約済
情報、予約済情報テーブルを以下のように定義する。予約情報：予約装置１２で作成する予約依頼の情報予約済情報：予約管理装置１１によって既に予約情報格
納部１１１に登録された個々の予約情報予約済情報テーブル：予約情報格納部１１１に格納され
ている予約済情報全体

【００２２】利用者が入力部１２５から任意のサービス
要求を行うと、予約処理部１２１は、先ず、通信管理部
１２６およびネットワーク１３を介して予約管理装置１
１が動作中であるかどうかを調べる（ステップＳ１）。
予約管理装置１１が動作している場合は、次のステップ
Ｓ２に進み、動作していない場合は、サービスが不可能
なため、その旨の表示を行い（ステップＳ３）、予約動
作を終了する。

【００２３】ステップＳ２においては、利用者が誰であ
るかを判定する。これは、利用者判定部１２２が行うも
ので、その判定の方法としては、次のようないくつかの
方法がある。先ず、利用者が社員ＩＤと、予め利用者情
報格納部１１２に登録されているパスワードを入力す
る。これにより、利用者判定部１２２は、ネットワーク
１３を介して、利用者情報格納部１１２からその社員Ｉ
Ｄと、これに対応するパスワードを取出す。そして、利
用者が入力したパスワードと、利用者情報格納部１１２
から取出したパスワードが等しいか否かを判定し、等し
い場合はその利用者は社員ＩＤで示される人物であると
判定する。尚、この方法の場合、実際にはパスワードを
利用者情報格納部１１２で保存する際に、暗号化してお
くのが望ましい。

【００２４】また、別の方法としては、予約装置１２が
マルチユーザのオペレーティングシステムを利用してい
る場合は、そのオペレーティングシステムが利用者の管
理を行っているため、このオペレーティングシステムに
問い合わせることによって利用者を判定することができ
る。尚、この場合は、利用者情報格納部１１２はオペレ
ーティングシステムが持っていることになる。

【００２５】ステップＳ２において利用者が判定される
と、予約処理部１２１は、ネットワーク１３を介して予
約情報格納部１１１から予約済情報テーブルを取出す
（ステップＳ４）。また、この取出した内容は、予約処
理部１２１が一時的に記憶する。そして、予約処理部１
２１は、この予約状況をユーザインタフェース部１２３
に送り、ユーザインタフェース部１２３は、これを利用
者が利用しやすいような形式に変更し、出力部１２４に
表示する（ステップＳ５）。図５にその表示例を示す。
図の例では、第１会議室の予約状況について、縦軸に日
付、横軸に時間を取り、予約された部分を矩形の領域を
使って表し、更にその矩形の内部に、用件等の予約済情
報を可能な範囲で表示している。

【００２６】このような表示が行われることにより、利
用者は、入力部１２５よりコマンドを入力し、これがユ
ーザインタフェース部１２３を介して予約処理部１２１
で受け取られる（ステップＳ６）。このコマンドとして
は、「新規予約」、「予約情報の変更」、「予約解除」
「予約情報の確認」、「参加、不参加の入力」、「予約
状況の表示方法の変更」、「終了」等がある。ステップ
Ｓ６でコマンドが入力されると、予約処理部１２１は、
このコマンドが終了コマンドであるかを判定し（ステッ
プＳ７）、終了であった場合は、予約動作を終了させ
る。また、それ以外のコマンドであった場合は、次のス
テップＳ８に進んで各コマンドの処理を行い、ステップ
Ｓ５に戻る。

【００２７】尚、ここでは全てのサービスを開始する前
に利用者の判定を行うようにしたが、例えば「予約情報
の確認」コマンド等、予約情報格納部１１１の内容を変
更しないコマンドだけを使っている間は利用者の判定を
せずに、予約情報格納部１１１の内容を変更するコマン
ド、即ち、「新規予約」や「予約情報の変更」コマンド
を使う時になって初めて利用者の判定を行うよう構成し
てもよい。

【００２８】次に、コマンド毎の処理について説明す
る。図６は、「新規予約」コマンドを実行する際の予約
装置１２の動作を示すフローチャートである。「新規予
約」コマンドを実行する場合、先ず予約情報を対話的に
作成する（ステップＳ１）。尚、ここで、対話的に作成
とは、システム側のメッセージに従って利用者が予約に
必要な入力を順次行うことにより作成することを指して
いる。

【００２９】予約情報を作成すると、予約処理部１２１
は、作成した予約情報を予約管理装置１１に送出する
（ステップＳ２）。予約管理装置１１で受信された予約
情報は通信管理部１１４によって予約情報管理部１１３
に渡される。予約情報管理部１１３は、受け取った予約
情報と予約情報格納部１１１に格納されている予約済情
報テーブルから、この予約情報を予約済情報テーブルに
登録できるかどうかを調べる。そして、登録できる場
合、即ち予約可能な場合は登録を行って、この予約情報
を送出してきた予約装置１２に「ＯＫ」を返却し、登録
できない場合、即ち、既に予約されていた場合等では
「ＮＧ」を返却する。

【００３０】予約装置１２では、予約管理装置１１から
の返答待ちを行い、ステップＳ３において、その返答が
「ＯＫ」であった場合は、予約処理部１２１が記憶して
いる予約済情報テーブルに先の予約情報を予約済情報と
して加えて更新する（ステップＳ４）。それ以外の場合
は、予約に失敗したことを表示し（ステップＳ５）、更
に、予約管理装置１１の予約情報格納部１１１から最新
の予約済情報テーブルを取出し、予約処理部１２１に記
憶する（ステップＳ６）。

【００３１】次に、「参加不参加の入力」コマンドの実
行する際の予約装置１２の動作を説明する。図７は、そ
のフローチャートである。利用者が参加不参加の入力を
行う場合は、先ず、予約済情報の選択を行う（ステップ
Ｓ１）。即ち、利用者が参加不参加を入力する会議を選
択する。これは、予約処理部１２１が予約管理装置１１
の予約情報格納部１１１から予約済情報を取出し、これ
に基づき図５に示したような表示を行い、この予約状況
から一つの矩形の領域を選択することによって行う。

【００３２】参加不参加の入力を行う会議が入力される
と、予約処理部１２１は、対応する会議の予約済情報の
内容を表示する（ステップＳ２）。図８に、その表示例
を示す。この例は、第一会議室の６月１２日、１３：０
０〜１６：００の予約内容を示すもので、代表者や連絡
先と共に、参加希望者が表示される。利用者は、この表
示に基づき参加不参加の入力を行い、予約処理部１２１
はこの入力内容に従って予約済情報を変更する（ステッ
プＳ３）。

【００３３】図９に変更例を示す。この変更例は、社員
ＩＤ１３６番の利用者が出席すると入力した場合であ
り、このような場合、予約処理部１２１は予約済情報の
参加希望者の項目に利用者の社員ＩＤを追加することに
よって行う。尚、欠席（不参加）の場合は、参加希望者
の項目から、欠席を入力した社員ＩＤを削除する。次
に、上記ステップＳ３において変更した予約済情報を予
約管理装置１１に送出する（ステップＳ４）。そして、
この予約済情報は、通信管理部１１４によって予約情報
管理部１１３に渡される。

【００３４】予約情報管理部１１３では、受け取った予
約済情報と予約情報格納部１１１の内容から、この予約
済情報の変更が可能であるかどうかを調べる。例えば、
時間的に重複する他の会議にその利用者が参加すること
になっている場合等では、変更不可能とする。予約情報
管理部１１３は、可能な場合は変更を行い、この予約済
情報を送出してきた予約装置１２に「ＯＫ」を応答とし
て返却し、不可能な場合は「ＮＧ」と変更不可能な理由
を返却する。

【００３５】予約装置１２では、予約済情報送出に対す
る応答待ちを行い、応答があった場合は、その応答が
「ＯＫ」であるか否かを調べる（ステップＳ５）。「Ｏ
Ｋ」であった場合は、予約処理部１２１が記憶している
予約済情報テーブルを先の予約済情報の変更に沿って更
新する（ステップＳ６）。それ以外の場合は、変更不可
能な理由を表示し（ステップＳ７）、また、予約管理装
置１１の予約情報格納部１１１から最新の予約済情報テ
ーブルを取出し、予約処理部１２１に記憶する。

【００３６】尚、上述したコマンドの他に、「予約情報
の変更」「予約情報の確認」「予約削除」「予約状況の
表示方法の変更」等がある。ここで、「予約情報の変
更」は、「参加不参加の入力」の処理において、ステッ
プＳ３で参加希望者以外の項目を変更すればよいためそ
の説明は省略する。また、「予約情報の確認」は、「参
加不参加の入力」処理において、ステップＳ２で終了す
ればよいため省略する。更に、「予約削除」と「予約状
況の表示方法の変更」は、従来のシステムと同様である
ため、これも説明は省略する。

【００３７】以上のように、上記第１実施例では、予約
の管理だけでなく、参加者の管理も同時にできるため、
予約に付随する雑多な作業を省力化することができる。
具体的には、参加不参加の入力ができ、現在の参加希望者の確認が
できるため、代表者は参加不参加を関係者に問い合わせ
る必要がない。それぞれの利用者が参加者の確認をすることができる
ため、予約を行った代表者は、他の利用者からの現在の
参加希望者数の問い合わせ等の作業から解放される。利用者が不注意に時間的に重複した施設の利用に参加
しようとするのを防止することができる。予約の日時を変更する際に、参加希望者のうち誰かが
他の施設の利用に参加することになっていて変更できな
い日時が、当人に問い合わせしなくても分かる。

【００３８】《第２実施例》この第２実施例は、任意の
利用者が施設利用予約者に対して電子メールを送信する
電子メール管理部を備えるようにしたものである。図１
０は第２実施例の構成を示すブロック図である。図のシ
ステムは、予約管理装置１１、予約装置１２、ネットワ
ーク１３および計算機１４からなる。予約管理装置１１
およびネットワーク１３の構成は、上記第１実施例と同
様であるため、対応する部分に同一符号を付してその説
明を省略する。

【００３９】予約装置１２は、第１実施例と同様に、予
約処理部１２１〜通信管理部１２６を備えると共に、電
子メール管理部１２７を備えている。この電子メール管
理部１２７は、任意の利用者が施設利用の予約者に対し
て電子メールを送信する機能を有するもので、文書作成
部１２８と電子メール送信部１２９から構成されてい
る。文書作成部１２８は、連絡すべき文書の作成を行う
モジュールであり、電子メール送信部１２９は、文書作
成部１２８で作成された文書を電子メールとして発信す
るモジュールである。

【００４０】また、複数の計算機１４（１４−１〜１４
−ｎ）は、それぞれ電子メールの受信機能を有する計算
機であり、任意の利用者はこれらの計算機１４を用いて
電子メールを受け取り、読むことができる。尚、上記第
１実施例と同様、同一計算機上に予約管理装置１１と予
約装置１２とを構成してもよく、更には、計算機１４上
に予約装置１２を構成するようにしてもよい。

【００４１】次に、予約装置１２の動作について説明す
る。予約装置１２の基本的な動作は、上記第１実施例と
同様であるため、そのフローチャートは図示省略する
が、図４のステップＳ６のコマンド入力において、第１
実施例のコマンド以外に「参加希望者への連絡」が加わ
る点が異なっている。以下、コマンド毎の処理について
説明する。

【００４２】図１１に、「参加希望者への連絡」コマン
ド実行時の動作フローチャートを示す。ある利用者が参
加希望者への連絡を行おうとする場合、先ず、連絡すべ
き文書を作成する（ステップＳ１）。この文書作成は、
連絡希望者が入力部１２５より所定の入力を行い、文書
作成部１２８で作成する。その後は、参加希望者への連
絡を行う予約済情報を決定する。即ち、利用者が参加希
望者への連絡を行う会議を選択する（ステップＳ２）。
尚、この選択方法は、第１実施例における参加不参加入
力時の予約済情報の選択（図７のステップＳ１）と同
様、図５の表示状況から一つの矩形領域を選択すること
で行う。

【００４３】上記ステップＳ２において、利用者が特定
の予約済情報を選択すると、電子メール送信部１２９
は、通信管理部１２６およびネットワーク１３を介して
予約管理装置１１にアクセスし、予約済情報の参加希望
者の項目中の社員ＩＤに基づき、利用者情報格納部１１
２から、その社員ＩＤに対応する電子メールアドレスを
取出す（ステップＳ３）。その後、電子メール送信部１
２９は、上記ステップＳ３で得た電子メールアドレスを
使って、ステップＳ１で作成した文書を電子メールとし
て各参加者宛に発信する（ステップＳ４）。これによ
り、発信された電子メールは、ネットワーク１３を経由
して電子メールアドレスで指定された計算機１４に送ら
れて、各参加希望者に届けられる。

【００４４】尚、上記ステップＳ３で利用者情報格納部
１１２から各参加希望者の情報を得た後、指定した予約
済情報の参加希望者名等を表示し、電子メールを送信す
る参加希望者を選択するようにしてもよい。また、他の
コマンドの動作は上記第１実施例と同様であるため、そ
の説明は省略する。

【００４５】以上のように、第２実施例では、施設の利
用に参加を希望する利用者全員あるいは任意の利用者に
対して容易に文書を送ることができるため、例えば予約
の変更等が生じた場合でも、その連絡をスムーズに行う
ことができる。

【００４６】《第３実施例》この第３実施例は、施設利
用の開始を、参加者に対して通知するための開始通知管
理部を設けたものである。図１２は第３実施例の構成を
示すブロック図である。図のシステムは、予約管理装置
１１、予約装置１２、ネットワーク１３および計算機１
４からなり、予約装置１２およびネットワーク１３の構
成は、上記第１実施例と同様であり、計算機１４の構成
は第２実施例と同様であるため、対応する部分に同一符
号を付してその説明を省略する。

【００４７】予約管理装置１１は、上記各実施例と同様
に、予約情報格納部１１１、利用者情報格納部１１２、
予約情報管理部１１３、通信管理部１１４を備えると共
に、開始通知部１１５を備えている。この開始通知部１
１５は、施設利用開始時刻の所定時間前に、当該施設利
用の開始を、その施設利用予約者に対して通知する機能
を有しており、検索部１１６と電子メール送信部１１７
とから構成されている。検索部１１６は、予約情報格納
部１１１内の情報と現在の時刻から、電子メール作成の
タイミングを電子メール送信部１１７に知らせるための
モジュールであり、電子メール送信部１１７は、検索部
１１６からの指示により、予約管理装置１１と利用者情
報格納部１１２との情報に基づき、電子メールを作成
し、送信するためのモジュールである。

【００４８】また、本実施例では、予約情報格納部１１
１の予約済情報テーブルに連絡済フラグを備えている。
図１３に、その予約済情報テーブルを示すこのように、
各レコード毎に、連絡済フラグの項目が設けられ、その
施設利用毎の連絡の有無を示すようになっている。

【００４９】次に、第３実施例の動作について説明す
る。尚、予約管理装置１１および予約装置１２による予
約動作は上記第１、２実施例と同様であるため、その説
明は省略し、施設利用の開始通知動作を説明する。

【００５０】図１４は、その動作フローチャートであ
る。先ず、開始通知部１１５の検索部１１６は、予約情
報格納部１１１内の予約済情報テーブルの開始時刻と連
絡済フラグを検索し、連絡済フラグが「未」でかつ５分
以内に会議開始の予約済情報を探す（ステップＳ１）。
そして、検索の結果、該当する予約済情報が存在したか
否かを判定し（ステップＳ２）、該当する予約済情報が
存在した場合は、電子メール送信部１１７にその予約済
情報を渡して次のステップＳ３の処理に移行する。一
方、ステップＳ２において、該当する予約済情報が存在
しなかった場合は、開始通知動作を終了する。

【００５１】ステップＳ３では、上記の予約済情報を受
け取った電子メール送信部１１７は、その予約済情報の
連絡済フラグの項目を「済」に変更し、予約情報格納部
１１１の予約済情報テーブルを更新する。そして、受け
取った予約済情報および利用者情報格納部１１２の利用
者情報に基づき、予め用意した規定の文章から電子メー
ルの文面を作成する（ステップＳ４）図１５に、その文面例を示す。この例では、「会議の時
間です。忘れずに参加して下さい。」といったメッセー
ジを作成すると共に、会議の時間、場所、用件および参
加予定者といった情報を電子メールとして作成する。

【００５２】電子メールが作成されると、予約済情報の
参加希望者の項目の社員ＩＤを使って、利用者情報格納
部１１２からそれぞれの参加希望者の電子メールアドレ
スを取出し、宛先アドレスを作成する（ステップＳ
５）。そして、この作成した宛先アドレスと上記ステッ
プＳ４で作成した文面とから電子メールを作成して送信
し（ステップＳ６）、ステップＳ１に戻る。これによ
り、予約情報格納部１１１の予約済情報テーブルは周期
的に検索されることになる。図１６に送信した電子メー
ルの一例を示す。

【００５３】また、発信された電子メールは、ネットワ
ーク１３を経由して電子メールアドレスで指定された計
算機１４に送られ、各参加希望者に届けられる。以上の
動作を定期的に繰り返すことにより、会議開始時間にな
ったことを自動的に参加希望者全員に連絡することがで
きる。

【００５４】以上のように、上記第３実施例では、施設
の利用に参加を希望する利用者全員に対して自動的に連
絡できるため、次のような効果がある。施設の利用に参加を希望していた利用者が、参加する
ことを忘れてしまうといった事態を防ぐことができる。参加希望者が遅れずに参加できるようになるため、従
来参加希望者が揃わないために会議を開始することがで
きずに過ごしていた無駄な時間をなくすことができる。

【００５５】尚、利用者情報格納部１１２に格納される
利用者情報に、開始通知の要不要を指定するフラグを設
け、これによって、開始通知が必要であると指定した利
用者に対してのみ開始通知を行うようにしてもよい。ま
た、上記第３実施例では、５分以内に会議開始の予約済
情報を探すようにしたが、この時間は任意に設定が可能
であり、状況に応じて適宜設定を行うことができる。

【００５６】更に、上記各実施例では、施設として会議
室の場合を説明したが、これに限定されるものではな
く、この他にも体育館といった施設、あるいは建物以外
でも、複数の利用者が参加あるいは使用することができ
るものへの予約であれば、同様に適用することができ
る。

【００５７】

【発明の効果】以上説明したように、第１発明の施設予
約システムによれば、施設の予約管理を行うと共に、施
設利用への参加者の管理も行うようにしたので、施設利
用における参加者の把握等、予約に付随する雑多な作業
の省力化を図ることができる。また、参加者側でも、施
設利用の重複参加といった事態を未然に防ぐことができ
る。

【００５８】また、第２発明の施設予約システムによれ
ば、施設利用予約者に対して、電子メールを送信するよ
うにしたので、第１発明の効果に加えて、例えば、予約
の変更が生じた場合等でも、参加者に対する連絡を速や
かに行うことができるといった効果がある。

【００５９】更に、第３発明の施設予約システムによれ
ば、施設利用の開始を所定時間前に通知するようにした
ので、参加希望者が参加するのを忘れてしまうのを防止
することができ、また、参加希望者の参加時刻が正確に
なるため、施設利用の時間を有効に使うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の施設予約システムにおける第１実施例
の構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の第１実施例における予約情報格納部１
１１の予約済情報テーブルの説明図である。

【図３】本発明の第１実施例における利用者情報格納部
１１２の利用者識別情報の説明図である。

【図４】本発明の第１実施例における予約装置１２の動
作フローチャートである。

【図５】本発明の第１実施例における新規予約コマンド
実行時の動作フローチャートである。

【図６】本発明の第１実施例における参加不参加の入力
コマンド実行時の動作フローチャートである。

【図７】本発明の第１実施例における予約状況の表示例
の説明図である。

【図８】本発明の第１実施例における予約内容の表示例
の説明図である。

【図９】本発明の第１実施例における予約済情報の変更
例の説明図である。

【図１０】本発明の施設予約システムにおける第２実施
例の構成を示すブロック図である。

【図１１】本発明の第２実施例における参加希望者への
連絡コマンド実行時の動作フローチャートである。

【図１２】本発明の施設予約システムにおける第３実施
例の構成を示すブロック図である。

【図１３】本発明の第３実施例における予約済情報テー
ブルの説明図である。

【図１４】本発明の第３実施例における開始通知部の動
作フローチャートである。

【図１５】本発明の第３実施例における開始通知用電子
メールの文面作成例の説明図である。

【図１６】本発明の第３実施例における開始通知用電子
メールの説明図である。

【符号の説明】

１１１予約情報格納部１１２利用者情報格納部１１３予約情報管理部１１５開始通知部１２７電子メール管理部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者山口温子東京都港区虎ノ門１丁目７番12号沖電気工業株式会社内 (72)発明者高橋卓也東京都港区虎ノ門１丁目７番12号沖電気工業株式会社内 (72)発明者首藤和彦東京都港区虎ノ門１丁目７番12号沖電気工業株式会社内 (72)発明者伊藤隆司東京都港区虎ノ門１丁目７番12号沖電気工業株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の利用者が参加可能な施設利用の予
約受付を行う施設予約システムであって、施設利用毎の利用者の予約済情報を格納する予約情報格
納部と、任意の利用者が施設を利用可能か否かを識別するための
利用者識別情報を格納する利用者情報格納部と、任意の予約済情報に対して、任意の利用者から参加また
は不参加の希望があった場合、前記利用者情報に基づ
き、前記予約済情報の利用希望者を変更する予約情報管
理部とを備えたことを特徴とする施設予約システム。
【請求項２】任意の利用者が施設利用予約者に対して
電子メールを送信する電子メール管理部を備えたことを
特徴とする請求項１記載の施設予約システム。
【請求項３】施設利用開始時刻の所定時間前に、当該
施設利用の開始を、その施設利用予約者に対して通知す
る開始通知管理部を備えたことを特徴とする請求項１ま
たは２に記載の施設予約システム。