JPH08129544A

JPH08129544A - 電子化ドキュメントの参照関係情報表示装置及び表示方法

Info

Publication number: JPH08129544A
Application number: JP6270006A
Authority: JP
Inventors: Hiroshi Koya; 博小屋
Original assignee: Hitachi Engineering Co Ltd Ibaraki
Current assignee: Hitachi Industry and Control Solutions Co Ltd
Priority date: 1994-11-02
Filing date: 1994-11-02
Publication date: 1996-05-21

Abstract

(57)【要約】【目的】着目した電子化ドキュメントに関係する電子化
ドキュメントを過不足なく、検索時間を必要とせずに提
示できる電子化ドキュメントの参照関係情報表示装置及
び表示方法を提供する。【構成】電子化ドキュメント間の参照関係情報を取り込
む参照関係情報入力手段５０と、格納する参照関係情報
記憶手段５１と、参照関係情報を表示する時の表示モー
ドを、選択した表示モードで取り込む表示モード入力手
段５２と、格納する表示モード記憶手段５３と、着目し
た電子化ドキュメントを選択する着目ドキュメント選択
手段５４と、選択された電子化ドキュメントの参照関係
明示を指示する着目ドキュメント参照関係指示手段５５
と、参照関係明示の指示に基づいて参照関係情報を、選
択された表示モードで、参照関係にある電子化ドキュメ
ントとして表示する参照関係表示手段５６で構成され
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ＣＡＤシステム、ワー
ドプロセッサ、コンピュータ装置等によって管理される
電子化ドキュメントの参照関係情報表示装置及び表示方
法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、パーソナルコンピュータ、ワーク
ステーション、ワードプロセッサ等で管理される電子化
ドキュメント間の関係を表示する方法としては、図７に
示すように、作成される電子化ドキュメントをバインダ
２９や着目の電子化ドキュメント３０といった事務のフ
ァイリングを電子的に比喩した階層構造で表現するのが
一般的である。

【０００３】そして、管理する電子化ドキュメントが大
量になり、階層構造で電子化ドキュメント間の関係を表
示することが困難な場合には、階層構造のほかに利用者
が電子化ドキュメントに対応した検索キーを登録した電
子化ドキュメント管理データベースを構築し、前記検索
キーを利用して電子化ドキュメント管理データベースに
登録された電子化ドキュメントを検索する方法も実用化
されている。例えば、特開昭６３−８５９３３号公報に
記載されているファイル管理システムがこの実施例とし
て挙げられる。

【０００４】また、一方では、お互いに関連が深い複数
の電子化ドキュメントを電子ボードにまとめて管理し、
表示する方法も実用化されている。例えば、特開平１−
１４２８５９号公報に記載されているワークステーショ
ンにおける電子文書管理方式がこの実施例として挙げら
れる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、階層構
造で表現され表示する従来の方法では、図７に示すよう
に、着目の電子化ドキュメント（着目文書）３０とそれ
に参照関係３２を持った参照される電子化ドキュメント
（報告書）３１のように階層をまたいで関連する電子化
ドキュメント間の関係を利用者に表示することは行われ
ていない。

【０００６】また、上記特開昭６３−８５９３３号公報
に記載されているファイル管理システムでは、着目し必
要とする電子化ドキュメントを必ず検索することが前提
となっているために検索もれ及び冗長性が発生し、必ず
しも利用者が望む電子化ドキュメントを検索し表示でき
るとは限らず、検索に時間を要するという問題があっ
た。

【０００７】また、上記特開平１−１４２８５９号公報
に記載されているワークステーションにおける電子文書
管理方式では、着目し必要とする電子化ドキュメントを
必ず電子ボードへひとまとめにすることが前提となって
おり、このまとめ作業は利用者にまかされているため、
利用者にドキュメント管理のための作業を増やすという
問題があった。

【０００８】本発明の目的は、表示装置上で、着目した
電子化ドキュメントに関係がある他の電子化ドキュメン
トを検索する場合に、検索のための探索処理や管理作業
を行うことなく、電子化ドキュメント間での複写により
発生する参照関係情報を用いて関係がある電子化ドキュ
メントを表示することができる電子化ドキュメントの参
照関係情報表示装置及び表示方法を提供することにあ
る。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、各種書類、図面を電子化ドキュメントと
して格納し、前記電子化ドキュメント間の参照関係情報
を管理制御する制御部と前記参照関係情報を表示する表
示部を有する電子化ドキュメントの参照関係情報表示装
置において、前記制御部に、前記電子化ドキュメント間
の参照関係情報を取り込む参照関係情報入力手段と、前
記取り込んだ参照関係情報を格納する参照関係情報記憶
手段と、着目した電子化ドキュメントを選択する着目ド
キュメント選択手段と、前記選択された電子化ドキュメ
ントの参照関係明示を指示する着目ドキュメント参照関
係指示手段と、前記参照関係明示の指示に基づいて、前
記参照関係情報を前記着目した電子化ドキュメントと参
照関係にある電子化ドキュメントとして前記表示部に表
示する参照関係情報表示手段とを備えることを特徴とす
る。

【００１０】また、本発明の他の特徴は、各種書類、図
面を電子化ドキュメントとして格納し、前記電子化ドキ
ュメント間の参照関係情報を管理制御する制御ステップ
と前記参照関係情報を表示する表示ステップを有する電
子化ドキュメントの参照関係情報表示方法において、前
記制御ステップに、前記電子化ドキュメント間の参照関
係情報を取り込む参照関係情報入力ステップと、前記取
り込んだ参照関係情報を格納する参照関係情報記憶ステ
ップと、着目した電子化ドキュメントを選択する着目ド
キュメント選択ステップと、前記選択された電子化ドキ
ュメントの参照関係明示を指示する着目ドキュメント参
照関係指示ステップと、前記参照関係明示の指示に基づ
いて、前記参照関係情報を前記着目した電子化ドキュメ
ントと参照関係にある電子化ドキュメントとして表示す
る参照関係情報表示ステップとを備えることにある。

【００１１】

【作用】本発明によれば、一般に電子化ドキュメントを
作成する場合、既に作成されている電子化ドキュメント
の一部分を複写、すなわち参照して新しい電子化ドキュ
メントを作ることが多く行われている。

【００１２】参照関係情報入力手段は、電子化ドキュメ
ントを生成、編集する場合に複写により発生する参照関
係情報を入力する。参照関係情報記憶手段は、入力され
た参照関係情報を格納する。表示モード入力手段は、参
照関係情報を表示する時の表示モードを、利用者が選択
した表示モードで入力する。表示モード記憶手段は、入
力された表示モードを格納する。

【００１３】着目ドキュメント選択手段は、利用者が着
目した電子化ドキュメントを選択し、着目ドキュメント
参照関係指示手段は、選択された電子化ドキュメントの
参照関係明示を指示する。参照関係明示が指示される
と、参照関係情報表示手段は、参照関係記憶手段５１に
格納されている参照関係情報を取り出し、表示モード記
憶手段５３に格納されている表示モードで、利用者に参
照関係にある電子化ドキュメントとして表示を行なう。

【００１４】これにより、利用者が着目している既存の
電子化ドキュメントを再利用する場合には、着目してい
る電子化ドキュメントの情報と、着目している電子化ド
キュメントから作り出された新しい電子化ドキュメント
の情報とが提示されることになり、利用者は着目してい
る電子化ドキュメントに直接関係する全ての電子化ドキ
ュメントの存在を自動的に漏れなく把握することができ
る。

【００１５】

【実施例】以下、本発明の一実施例に係る電子化ドキュ
メントの参照関係情報表示装置及び表示方法を図を用い
て説明する。

【００１６】図１は、本発明の一実施例に係る電子化ド
キュメントの参照関係表情報示装置の機能構成を示す。
図１において、５は、電子化ドキュメント間のテキス
ト、図形、イメージ等の参照関係情報を管理制御する制
御部で、６は管理制御された参照関係情報を表示する表
示部である。

【００１７】制御部５は、利用者による電子化ドキュメ
ント間のテキスト、図形、イメージ等の複写操作によっ
て参照関係情報を取り込む参照関係情報入力手段５０
と、取り込んだ参照関係情報を格納する参照関係情報記
憶手段５１と、参照関係情報を表示する時の表示モード
を、利用者が選択した表示モードで取り込む表示モード
入力手段５２と、取り込んだ表示モードを格納する表示
モード記憶手段５３と、利用者が着目した電子化ドキュ
メントを選択する着目ドキュメント選択手段５４と、選
択された電子化ドキュメントの参照関係明示を指示する
着目ドキュメント参照関係指示手段５５と、参照関係明
示が指示されることで、参照関係記憶手段５１に格納さ
れている参照関係情報を取り出し、表示モード記憶手段
５３に格納されている表示モードで、利用者に参照関係
にある電子化ドキュメントとして表示を行なう参照関係
表示手段５６で構成されている。

【００１８】ここで、参照関係情報とは、利用者が着目
している電子化ドキュメントが参照している関係にある
電子化ドキュメントと参照される関係にある電子化ドキ
ュメントの名称と所在位置のことである。

【００１９】また、表示モードとして、電子化ドキュメ
ントの参照関係情報を作成日付順、サイズ順、名称順、
リンク生成日付順、属性順、参照順に表示するモードを
有する。

【００２０】作成日付順に参照関係情報を表示すること
は、利用者に参照関係のある電子化ドキュメントの中で
最新の電子化ドキュメントを容易に提示でき、サイズ順
に表示することは、利用者に参照関係のある電子化ドキ
ュメントの中で最も情報量が多い電子化ドキュメントを
容易に提示できる。

【００２１】名称順に表示することは、利用者に参照関
係のある電子化ドキュメントの中で似かよった名称を持
つ電子化ドキュメントを容易に提示でき、参照関係情報
のリンク生成日付順に表示することは、利用者に参照関
係のある電子化ドキュメントの中で最も新しい参照関係
を持つ電子化ドキュメントを容易に提示できる。

【００２２】次に、属性順に表示することは、利用者に
参照関係のある電子化ドキュメントの種別を容易に提示
でき、着目している電子化ドキュメント内部で参照関係
のある電子化ドキュメントを参照順に表示することは、
利用者に着目している電子化ドキュメント内部のどのペ
ージに参照されているかを容易に提示できる。

【００２３】図２は、電子化ドキュメントの参照関係情
報を入力操作する際のフローチャートを示す。参照関係
情報を記憶する場合には、始めにステップ６で電子化ド
キュメント間でのテキスト、図形、イメージ等の複写が
発生したかを調べ、複写があった場合は、複写元の電子
化ドキュメントの名称とその所在位置を取り出す（ステ
ップ７）。次に、取り出した複写元の電子化ドキュメン
トの名称とその所在位置が既に参照関係記憶手段５１に
記憶されているかを調べ（ステップ８）、記憶されてい
ない場合は、複写元の電子化ドキュメントの名称とその
所在位置を参照関係記憶手段５１に複写先の電子化ドキ
ュメントの参照関係の参照される電子化ドキュメントと
して記憶する（ステップ９）。次に、複写先の電子化ド
キュメントの名称とその所在位置を取り出し（ステップ
１０）、取り出した複写先の電子化ドキュメントの名称
とその所在位置が既に参照関係記憶手段５１に記憶され
ているかを調べ（ステップ１１）、記憶されていない場
合は、複写先の電子化ドキュメントの名称とその所在位
置を参照関係記憶手段５１に複写元の電子化ドキュメン
トの参照関係の参照している電子化ドキュメントとして
記憶する（ステップ１２）ことで、着目の電子化ドキュ
メントと参照される電子化ドキュメントの間で相互参照
の関係が築かれる。

【００２４】図３は、表示モードを操作する際のフロー
チャ−トを示す。表示モードを記憶する場合には、始め
にステップ１３で表示モード操作が行われたかを調べ、
前記操作が行われた場合は、次に表示モードが表示モー
ド記憶手段５３に格納されている表示モードと表示モー
ド操作で入力された表示モードを比較して変更があれば
（ステップ１４）、表示モード記憶手段５３に入力され
た表示モードが格納される（ステップ１５）。

【００２５】図４は、利用者が着目している電子化ドキ
ュメントの参照関係を表示操作する際のフローチャ−ト
を示す。利用者が着目している電子化ドキュメントの参
照関係を表示する場合には、始めにステップ１６で参照
関係の表示操作が行われたかを調べ、前記操作が行われ
た場合は、着目している電子化ドキュメントに対して参
照される関係にある電子化ドキュメントの名称と所在位
置を取り出す（ステップ１７）。次に着目している電子
化ドキュメントに対して参照している関係にある電子化
ドキュメントの名称と所在位置を取り出し（ステップ１
８）、前記表示モードに従って表示を行う（ステップ１
９）。

【００２６】図５は、前記参照関係表示方法を用いて電
子化ドキュメントの参照関係をアイコン形式の表示モー
ドで表示したものである。ディスプレイ２０上に開かれ
たウィンドウ２１の中に着目の電子化ドキュメント２３
とその他の電子化ドキュメント２４が存在している。利
用者が着目の電子化ドキュメント２３の参照関係を調べ
たい場合は、ポインティングデバイス２５を用いて着目
の電子化ドキュメント２３を指示することで参照される
関係にある電子化ドキュメント２２と参照している関係
にある電子化ドキュメント２６を前記表示モードのアイ
コン形式で表示することができる。

【００２７】また、前記表示モードを名称順形式の表示
モードで表示した場合は、着目の電子化ドキュメント２
３が参照される関係にある電子化ドキュメント２７と参
照している関係にある電子化ドキュメント２８を、図６
のように、表示することができる。

【００２８】

【発明の効果】本発明によれば、利用者が着目している
電子化ドキュメントに最も深い関係を持つところの参照
関係にある電子化ドキュメントを過不足なく、しかも検
索時間を必要とせずに利用者に提示することにより、電
子化ドキュメントの管理効率を大幅に向上させることが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る電子化ドキュメントの
参照関係表示装置の機能構成図である。

【図２】参照関係入力操作時の制御フローチャート図で
ある。

【図３】表示モード操作時の制御フローチャート図であ
る。

【図４】参照関係表示操作時の制御フローチャート図で
ある。

【図５】本発明の本発明の一実施例に係わる電子化ドキ
ュメントの参照関係をアイコン形式の表示モードで表示
した例を示す図である。

【図６】本発明の本発明の一実施例に係わる電子化ドキ
ュメントの参照関係を名称順形式の表示モードで表示例
を示す図である。

【図７】事務のファイリングを電子的に比喩した階層構
造を示す図である。

【符号の説明】

５…制御部、５０…参照関係情報入力手段、５１…参照
関係情報記憶手段、５２…表示モード入力手段、５３…
表示モード記憶手段、５４…着目ドキュメント選択手
段、５５…着目ドキュメント参照関係指示手段、５６…
参照関係情報表示手段、６表示部、２０…ディスプレ
イ、２１…ウィンドウ、２２…アイコン表示形式で表示
中の参照される電子化ドキュメント、２３…着目した電
子化ドキュメント、２４…その他の電子化ドキュメン
ト、２５…ポインティングデバイス、２６…アイコン表
示形式で表示中の参照している電子化ドキュメント、２
７…名称順表示形式で表示中の参照される電子化ドキュ
メント、２８…名称順表示形式で表示中の参照している
電子化ドキュメント、２９…バインダ、３０…着目の電
子化ドキュメント、３１…参照される電子化ドキュメン
ト、３２…参照関係

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号庁内整理番号ＦＩ技術表示箇所 9191−5ＨＧ０６Ｆ 15/60 ６１４Ａ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】各種書類、図面を電子化ドキュメントとし
て格納し、前記電子化ドキュメント間の参照関係情報を
管理制御する制御部と前記参照関係情報を表示する表示
部を有する電子化ドキュメントの参照関係情報表示装置
において、前記制御部に、前記電子化ドキュメント間の参照関係情
報を取り込む参照関係情報入力手段と、前記取り込んだ
参照関係情報を格納する参照関係情報記憶手段と、着目
した電子化ドキュメントを選択する着目ドキュメント選
択手段と、前記選択された電子化ドキュメントの参照関
係明示を指示する着目ドキュメント参照関係指示手段
と、前記参照関係明示の指示に基づいて、前記参照関係
情報を前記着目した電子化ドキュメントと参照関係にあ
る電子化ドキュメントとして前記表示部に表示する参照
関係情報表示手段とを備えることを特徴とする電子化ド
キュメントの参照関係情報表示装置。
【請求項２】請求項１において、前記制御部に、前記参
照関係情報を表示する時の表示モードを、選択した表示
モードで取り込む表示モード入力手段と、前記取り込ん
だ表示モードを格納する表示モード記憶手段と、を備
え、前記参照関係情報を前記選択された表示モードで前
記表示部に表示することを特徴とする電子化ドキュメン
トの参照関係情報表示装置。
【請求項３】請求項１において、前記参照関係情報入力
手段は、利用者が前記電子化ドキュメントを作成、編集
する場合に複写処理によって発生する、複写元の電子化
ドキュメント側から見た参照される関係情報と複写先の
電子化ドキュメント側から見た参照する関係情報との両
方を取り込むことを特徴とする電子化ドキュメントの参
照関係情報表示装置。
【請求項４】請求項１において、前記参照関係情報は、
参照関係にある電子化ドキュメントのアドレス，属性，
参照ページ数，参照行数，複写サイズと、参照関係情報
生成日付とを持つことを特徴とする電子化ドキュメント
の参照関係情報表示装置。
【請求項５】請求項１または請求項２において、前記表
示モードは、参照関係にある電子化ドキュメントを作成
日付順，サイズ順，名称順，リンク生成日付順，属性順
に表示するモードと、着目している電子化ドキュメント
内部で参照関係にある電子化ドキュメントを参照順に表
示するモードを有することを特徴とする電子化ドキュメ
ントの参照関係情報表示装置。
【請求項６】請求項１ないし請求項３において、前記表
示モード入力手段が、前記利用者が前記着目した電子化
ドキュメントのアイコン表示を選択し、前記着目ドキュ
メント参照関係指示手段が参照関係明示を指示すること
で、前記参照関係情報入力手段は、前記参照関係にある
電子化ドキュメントを前記表示部にアイコン表示するこ
とを特徴とする電子化ドキュメントの参照関係情報表示
装置。
【請求項７】各種書類、図面を電子化ドキュメントとし
て格納し、前記電子化ドキュメント間の参照関係情報を
管理制御する制御ステップと前記参照関係情報を表示す
る表示ステップを有する電子化ドキュメントの参照関係
情報表示方法において、前記制御ステップに、前記電子化ドキュメント間の参照
関係情報を取り込む参照関係情報入力ステップと、前記
取り込んだ参照関係情報を格納する参照関係情報記憶ス
テップと、着目した電子化ドキュメントを選択する着目
ドキュメント選択ステップと、前記選択された電子化ド
キュメントの参照関係明示を指示する着目ドキュメント
参照関係指示ステップと、前記参照関係明示の指示に基
づいて、前記参照関係情報を前記着目した電子化ドキュ
メントと参照関係にある電子化ドキュメントとして表示
する参照関係情報表示ステップとを備えることを特徴と
する電子化ドキュメントの参照関係情報表示方法。
【請求項８】請求項７において、前記制御ステップに、
前記参照関係情報を表示する時の表示モードを、選択し
た表示モードで取り込む表示モード入力ステップと、前
記取り込んだ表示モードを格納する表示モード記憶ステ
ップと、を備え、前記参照関係情報を前記選択された表
示モードで前記表示ステップに表示することを特徴とす
る電子化ドキュメントの参照関係情報表示方法。
【請求項９】請求項７において、前記参照関係情報入力
ステップは、利用者が前記電子化ドキュメントを作成、
編集する場合に複写処理によって発生する、複写元の電
子化ドキュメント側から見た参照される関係情報と複写
先の電子化ドキュメント側から見た参照する関係情報と
の両方を取り込むことを特徴とする電子化ドキュメント
の参照関係情報表示方法。
【請求項１０】請求項７ないし請求項９において、前記
表示モード入力ステップが、前記利用者が前記着目した
電子化ドキュメントのアイコン表示を選択し、前記着目
ドキュメント参照関係指示ステップが参照関係明示を指
示することで、前記参照関係情報入力ステップは、前記
参照関係にある電子化ドキュメントをアイコン表示する
ことを特徴とする電子化ドキュメントの参照関係情報表
示方法。
【請求項１１】請求項７ないし請求項１０に記載した電
子化ドキュメントの参照関係情報表示方法を、ＣＡＤシ
ステム装置に用いることを特徴とする電子化ドキュメン
トの参照関係情報表示方法。
【請求項１２】請求項７ないし請求項１０に記載した電
子化ドキュメントの参照関係情報表示方法を、ワードプ
ロセッサ装置に用いることを特徴とする電子化ドキュメ
ントの参照関係情報表示方法。
【請求項１３】請求項７ないし請求項１０に記載した電
子化ドキュメントの参照関係情報表示方法を、電子化ド
キュメント管理装置に用いることを特徴とする電子化ド
キュメントの参照関係情報表示方法。
【請求項１４】請求項７ないし請求項１０に記載した電
子化ドキュメントの参照関係情報表示方法を、コンピュ
ータ装置に用いることを特徴とする電子化ドキュメント
の参照関係情報表示方法。