JPH0816578A

JPH0816578A - 情報管理装置

Info

Publication number: JPH0816578A
Application number: JP6144751A
Authority: JP
Inventors: Wataru Funakoshi; 亘舟越; Ayumi Nakabayashi; 歩中林; Hirokuni Fuku; 浩邦福; Reiko Kawamura; 玲子川村; Motohiro Hanabusa; 基弘花房
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1994-06-27
Filing date: 1994-06-27
Publication date: 1996-01-19

Abstract

(57)【要約】【目的】本発明は情報管理装置に関し、情報作成過程
を入手して利用でき、情報の再利用性を促進し情報を参
照する際に漏れが生じるおそれを削減できることを目的
とする。【構成】情報保持手段Ｍ１は文書等の作成された情報
を保持する。作成過程保持手段Ｍ２は、情報の作成過程
を作成された情報と対応付けて保持する。情報出力手段
Ｍ３は情報保持手段Ｍ１に保持された情報を出力する。
作成過程図示手段Ｍ４は作成過程保持手段Ｍ２に保持さ
れた作成過程を図形化して表示出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は情報管理装置に関し、情
報の再利用を有効に行う情報管理装置に関する。

【０００２】情報管理は、情報作成に必要な情報の入
手、情報（文書等）の作成とその入力、作成された情報
の保持及び利用に分けることができる。近年、情報が複
雑化及び多量化することにより、情報入手と情報保持に
大きな労力を割かれ、情報作成に充分な時間を注ぎ込め
なくなっており、情報入手と情報保持を支援する必要が
ある。

【０００３】

【従来の技術】従来の情報管理装置は、作成した情報を
保持すると共に、この情報の内容を表わすタイトル又は
概要を情報と連携して保持し、このタイトルや概要等を
キーワードを用いて検索し、検索した情報を参照してい
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の情報管理装置で
は、他の人が作成した情報を再利用しようとする場合、
内容しか保持していないため、その情報を作成した背景
や前提、作成の際に行われた意思決定などの、情報作成
過程が入手できず、情報を十分に理解するためには情報
作成者に問い合わせなければならない。このような問題
は他の人が作業を受け継ぐ場合などにも発生する。ま
た、保持されている情報の対象が、最終的な結果に当た
るものだけであるため、作成途中の段階で作成された情
報は、情報作成者の中に留まっており共有できず、同様
な情報作成作業を一からやり直してしまうことがある。
更に、情報を共有するためには、情報の概要やキーワー
ドなどを入力保持する作業が必要であるため、この作業
にかなりの労力が割かれてしまい、情報作成作業にかけ
る時間が減少する。また、保持されている情報を参照す
るに当たっては、キーワード検索で行うため、キーワー
ドが入力されてない場合必要な情報が入手できない危険
性がある等の問題点があった。

【０００５】本発明は、上記の点に鑑みなされたもの
で、情報作成過程を入手して利用でき情報の再利用性を
促進し、情報を参照する際に漏れが生じるおそれを削減
でき、情報管理に関する作業の労力を削減できる情報管
理装置を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、図１（Ａ）の原理図に示す如く、文書等の作成され
た情報を保持する情報保持手段Ｍ１と、上記情報の作成
過程を作成された情報と対応付けて保持する作成過程保
持手段Ｍ２と、情報保持手段Ｍ１に保持された情報を出
力する情報出力手段Ｍ３と、上記作成過程保持手段Ｍ２
に保持された作成過程を図形化して表示出力する作成過
程図示手段Ｍ４とを有する。

【０００７】請求項２に記載の発明は図１（Ｂ）の原理
図に示す如く、情報の作成過程で得られる中間情報を作
成過程と対応付けて保持する中間情報保持手段Ｍ５と、
上記中間情報保持手段Ｍ５に保持された中間情報を出力
する中間情報出力手段Ｍ６とを有する。

【０００８】請求項３に記載の発明では、前記中間情報
出力手段Ｍ６は、作成過程図示手段Ｍ４の表示する作成
過程内の指示された位置に対応する中間情報を出力す
る。

【０００９】

【作用】請求項１に記載の発明においては、情報の作成
過程を作成された情報と対応付けて保持する作成過程保
持手段と、作成過程保持手段Ｍ２に保持された作成過程
を図形化して表示出力する作成過程図示手段とを有する
ため、情報の作成過程を図形により一見して知ることが
でき、作成情報と作成過程が対応しているので管理が簡
単である。

【００１０】請求項２に記載の発明においては、情報の
作成過程で得られる中間情報を作成過程と対応付けて保
持する中間情報保持手段と、上記中間情報保持手段に保
持された中間情報を出力する中間情報出力手段とを有す
るため、作成過程で得られた中間情報を参照して利用す
ることができる。中間情報が作成過程と対応しているの
で管理が簡単である。

【００１１】請求項３に記載の発明においては、中間情
報出力手段は、作成過程図示手段の表示する作成過程内
の指示された位置に対応する中間情報を出力するため、
中間情報を簡単な操作で入手でき、作業労力を削減でき
る。

【００１２】

【実施例】図２は本発明の情報管理装置の一実施例の機
能構成図を示す。この装置は報告書作成や企画書作成等
を対象としており、ワークステーション等のコンピュー
タで構成されている。

【００１３】同図中、入力機能１０は文書作成過程入力
機能１１と、文書入力機能１２とよりなる。文書作成過
程入力機能１１はアクティビティ入力ウィンドウ１１
ａ、コメント入力ウィンドウ１１ｂ、新規アクティビテ
ィ入力ウィンドウ１１ｃ、メモ入力ウィンドウ１１ｄ、
プロジェクト属性入力ウィンドウ１１ｅ、ミーティング
メモ入力ウィンドウ１１ｆを有している。文書入力機能
１２はドキュメントタイトル入力ウィンドウ１２ａを有
している。

【００１４】ここで、文書とは報告書から企画書等の最
終文書から、このような最終文書に至るまでに作成され
た中間文書までを含む。また、文書作成過程とは、文書
作成に関する議論や指摘事項、意思決定等を指す。

【００１５】上記の入力機能１０で入力された文書作成
過程及び文書は連携機能１４で互いに連携されて保持機
能１５に供給される。保持機能１５は文書作成過程保持
機能１６と、情報保持手段Ｍ１に対応する文書保持機能
１７とよりなる。文書作成過程保持機能１６は作成過程
保持手段Ｍ２に対応するプロジェクトテーブル１６ａ、
担当者テーブル１６ｂ、それと中間情報保持手段Ｍ５に
対応するミーティングテーブル１６ｃ、コメントテーブ
ル１６ｄ、アクティビティテーブル１６ｅとを有してい
る。文書保持機能１７はドキュメントテーブル１７ａ、
ツールテーブル１７ｂを有している。

【００１６】また、保持機能１５より取り出された文書
作成過程及び文書は連携機能１４から表示機能２０に供
給される。表示機能２０は作成過程図示手段Ｍ４に対応
する文書作成過程図示機能２１と、中間情報出力手段Ｍ
６に対応する文書作成過程表示機能２２と、情報出力手
段Ｍ３に対応する文書表示機能とよりなる。文書作成過
程図示機能２１はプロジェクトビューウィンドウ２１ａ
を有している。文書作成過程表示機能２２とはログウィ
ンドウ２２ａ、ヒストリーウィンドウ２２ｂ、ミーティ
ングウィンドウ２２ｃ、アクティビティー覧ウィンドウ
２２ｄを有している。文書表示機能２３はドキュメント
ウィンドウ２３ａを有している。

【００１７】文書作成作業は、会議等の集団で行う作業
と、個人作業との繰り返しで行われることに着目し、文
書作成過程を記号を用いて可視化したのが図３に示すプ
ロジェクトビューウィンドウ２１ａである。図３におい
て、ミーティングボックス３０，３１は会議を表わす長
方形のボックスである。過去のミーティングボックス３
０は枠有りの水色で表示され、次回のミーティングボッ
クス３１は枠無しのクリーム色で表示され、全てのミー
ティングボックスには会議の回数と日付が記入されてい
る。

【００１８】アクティビティ３２，３３は作業を表わす
矢印である。実線のアクティビティ３２は完了した作業
を表わし、破線のアクティビティ３３は未完の作業を表
わす。

【００１９】ミーティングボックス３０内に表示される
デシジョン３４は、会議において議論された作業に対し
て、まだ煮詰ってないから今後も継続する、又はこれ以
上続けても無意味なので中止する等の意思決定を表わ
す。デシジョンとしては図４に示す如く、実線の正方形
で表わす継続のデシジョン３５、正方形内にＸ印で表わ
す中止のデシジョン３６、複数のアクティビティの起点
となる分岐のデシジョン３７、実線の正方形の上下に破
線の正方形を隣接させて表わす合流のデシジョン３８、
円で表わす完了のデシジョン３９が用意されている。な
お、次回のミーティングボックス３１内ではデシジョン
に代えてクエスチョンマークを表示する。図３に示す旗
４０は、プロジェクトの納期を表わす。プロジェクトが
現在進行中であれば、旗４０を風になびいた形状とし、
プロジェクトが終了していれば、旗を静止した形状とし
て表示する。

【００２０】アクティビティ３２，３３には担当者を付
加して表示する。完了したアクティビティ３２には担当
者名及びアクティビティ番号４１を付加して表示し、未
完のアクティビティ３３には担当者の顔を表わすアイコ
ン４２を付加して表示する。アイコン４２には笑顔と通
常の顔との２種類がある。

【００２１】従来、クレーム処理や契約処理などの定型
作業の作業過程はワークフロー等で可視化され蓄積して
再利用されているが、報告書作成や企画書作成等の非定
型作業についてはこのような可視化が行われていなかっ
た。しかし、上記のプロジェクトビューウィンドウ２１
ａにより非定型作業の一例である文書作成過程を可視化
及び保存することができ、文書作成過程の再利用が可能
となる。

【００２２】本発明装置は、文書作成作業の一連の流れ
を支援する。一連の作業とは、メンバーが集まって行う
会議、会議で出された課題を解決する個人作業、会議外
で行われるメンバーの情報のやり取りなどである。当装
置を起動すると、プロジェクトビューウィンドウ２１ａ
が自動的に表示され、このウィンドウからすべての操作
を行うことになる。会議では、プロジェクトビューウィ
ンドウ２１ａからミーティングで使用するミーティング
ウィンドウ２２ｃを表示して、このウィンドウをベース
として使用し、作成過程で得られる中間情報としての議
題やメンバーが作成した文書を見たり、各議題に対して
コメントなど議論した内容や意思決定などを入力するこ
とができる。個人作業では、プロジェクトビューウィン
ドウ２１ａを見てプロジェクトの流れやメンバーの作業
の進捗状況を見たり、過去の会議の議事録や次回の会議
の議題を見たり、使用したいツールを起動して文書を作
成したりすることができる。また、会議外でメンバーと
情報のやり取りを行うことができ、これらはすべて保存
される。

【００２３】図５は表示機能２０が実行するミーティン
グボックス表示処理のフローチャートを示す。なお、こ
の処理を実行する操作は会議において行う。図５におい
て、ステップＳ１０では図３に示すプロジェクトビュー
ウィンドウのミーティングボタン４５を押す。これによ
ってステップＳ１２では図６に示す如きミーティングウ
ィンドウ２２ｃが表示される。ステップＳ１４で表示さ
れたミーティングウィンドウにおいて、次回の欄４６に
次回会議の日付を入力して終了ボタン４７を押す。ミー
ティングウィンドウ２２ｃは会議の項目、日付、担当
者、内容等を一覧表示する。

【００２４】ステップＳ１６では図７に示すプロジェク
トテーブル１６ａの該当するプロジェクトＩＤのミーテ
ィングカウントに１を加える。プロジェクトテーブル１
６ａにはプロジェクトＩＤ毎にミーティングカウンタ及
びプロジェクト内容等が登録されている。次にステップ
Ｓ１８で図８に示すミーティングテーブル１６ｃの該当
するプロジェクトＩＤの今回のミーティングに対応する
状態の欄を次回から終了に変更し、次のミーティング番
号に対応する状態の欄を次回とする。ミーティングテー
ブル１６ｃはプロジェクトＩＤ及びミーティング番号毎
に状態及びミーティング内容等が登録されている。

【００２５】この後、ステップＳ２０で図３に示す如き
プロジェクトビューウィンドウ２１ａの今回のミーティ
ングに対応するミーティングボックス３１を枠無しのク
リーム色から枠有りの水色に変更し、次回のミーティン
グボックス３１を追加し、開催日とミーティングカウン
トを付加して表示する。

【００２６】図９は表示機能２０が実行するアクティビ
ティ表示処理のフローチャートを示す。アクティビティ
を表示するための操作は図９に示す如く会議で行う場合
と、個人作業中に、新しい作業を始める場合とがある。
図９において、ステップＳ２２では図６に示す如きミー
ティングウィンドウにおいて、次回の会議までに行う作
業（アクティビティ）に関する情報を入力して、終了ボ
タン４７を押す。

【００２７】これによってステップＳ２４では図１０に
示すアクティビティテーブル１６ｅの今回の会議で議論
したアクティビティに該当するアクティビディ番号の状
態の欄を未完から完了に更新し、次回の会議までに行な
うアクティビティのアクティビティ番号を追加して、そ
の状態の欄を未完とする。アクティビティテーブル１６
ｅはプロジェクトＩＤ及びミーティング番号及びアクテ
ィビティ番号毎に状態及びアクティビティ内容及び関連
するアクティビティ番号等が登録されている。次にステ
ップＳ２６で今回の会議で議論したアクティビティを破
線から実線に変更して表示し、次回の会議までに行うア
クティビティを破線で今回のミーティングボックスから
次回のミーティングボックスに向けて表示し、処理を終
了する。個人作業中の場合には、図３のプロジェクトビ
ューの新規タスクボタン４８を押すと、アクティビティ
入力ウィンドウが表示されるので、ここに必要な情報を
入力すると、矢印が前回のミーティングボックスと次回
のミーティングボックスの間から次回のミーティングボ
ックスに向けて表示される。

【００２８】図１１は表示機能２０が実行する未完のア
クティビティ３３から完了のアクティビティ３３へのア
クティビティ変更処理のフローチャートを示す。同図
中、ステップＳ３０では図３に示す如きプロジェクトビ
ューウンィドウ２１ａにおいて、所望の未完（破線）の
アクティビティを指示する。これによってステップＳ３
２で図１２に示す如きヒストリーウィンドウ２２ｂが開
き、表示される。次にステップＳ３４でヒトスリーウィ
ンドウの作業内容が書かれている所望の行を指示する
と、ステップＳ３６で図１３に示す如きドキュメントウ
ィンドウ２３ａが開き表示される。

【００２９】次にステップＳ３８でドキュメントウィン
ドウのアクティビティ完了ボタンを押して、このアクテ
ィビティの完了を指示する。これによって、ステップＳ
４０では図１４に示すドキュメントテーブル１７ａの指
示したアクティビティに該当するアクティビティ番号の
状態の欄を未完から完了にする。ドキュメントテーブル
１７ａはフロジェクトＩＤ及びアクティビティ番号毎
に、状態及び完了日及びドキュメントの内容等が登録さ
れている。次に、ステップＳ４２でプロジェクトビュー
ウィンドウ上で指示した未完のアクティビティ（破線）
を完了のアクティビティ（実線）に変更して処理を終了
する。

【００３０】図１５は表示機能２０が完了するデシジョ
ン表示処理のフローチャートを示す。デシジョンを表示
するための操作は会議において行う。図１５において、
ステップＳ５０では図６に示す如きミーティングウィン
ドウ２２ｃで議論する項目を指示し、コメントボタン５
１を押して指示する。これによってステップＳ５２で図
１６に示す如きコメント入力ウィンドウ１１ｂが開き表
示される。次にステップＳ５４で議論した内容（コメン
ト）を入力し、適用ボタン５２を押して指示する。

【００３１】これによって図６に示す如きミーティング
ウィンドウが表示され、ここで、デシジョンボタンを押
して指示して図１７に示す如きデシジョン選択用のミー
ティングウィンドウを表示させ、適切なデシジョンを選
択する。ここでは例えば、継続ボタン５４を押して指示
する。これによって、ステップＳ５８では入力したコメ
ントに関する継続等を表わす情報を図１８に示すコメン
トテーブル１６ｄの該当するコメント番号のデシジョン
番号の欄に追加する。コメントテーブル１６ｄはプロジ
ェクトＩＤ及びアクティビティ番号及びコメント番号毎
に、コメントの内容及びデシジョン番号が登録されてい
る。ステップＳ６０では図１０に示すアクティビティテ
ーブル１６ｅの該当するアクティビティの状態の欄を選
択したデシジョンに変更する。

【００３２】次にステップＳ６２でミーティングウィン
ドウ２２ｃの指示した項目の下の行に入力したコメント
と選択したデシジョンを表示する行を追加する。例えば
図６において第１項を指示している場合、第１項の日付
１０／３０の行と日付１１／２の行との間に例えば、
「３／１５」第２回継続する
〔２〕」等の行が追加される。

【００３３】更にステップＳ６４でミーティングウィン
ドウで終了ボタン４７を押す。これによってステップＳ
６６では図３のプロジェクトビューウィンドウにおい
て、指示したアクィビティの矢印の先にあるデシジョン
をクエスチョンマークから選択したデシジョンの形状に
変更して表示し、処理を終了する。

【００３４】図１９は表示機能２０が実行する旗表示処
理のフローチャートを示す。同図中、ステップＳ７０で
本発明装置を起動する。これによって、ステップＳ７２
では起動した日時と図２０に示すプロジェクトテーブル
１６ａの各プロジェクトＩＤの納期の欄の日時とを比較
する。プロジェクトテーブル１６ａはプロジェクトＩＤ
毎に、プロジェクト名、納期、プロジェクトの内容等が
プロジェクトの開始時に登録されている。この登録はプ
ロジェクト属性入力ウィンドウ１１ｅを用いて行われ
る。

【００３５】ステップＳ７２の比較によって、起動日時
が選択されているプロジェクトの納期前であればステッ
プＳ７４に進んで図３のプロジェクトビューウィンドウ
２１ａになびいている旗を表示し、また、納期後であれ
ばステップＳ７６に進んで図３のプロジェクトビューウ
ィンドウ２１ａに静止している旗を表示して処理を終了
する。

【００３６】図２１は表示機能２１が実行するアイコン
表示処理のフローチャートを示す。同図中、ステップＳ
８０で本発明装置を起動する。このとき起動した人の名
前も入力する。ステップＳ８２では図２２に示すドキュ
メントテーブル１７ａの各アクティビティに対して起動
した人の最終閲覧時間と、アクティビティ担当者の最終
更新時間を比較する。ドキュメントテーブル１７ａはプ
ロジェクトＩＤ及びアクティビティ番号毎に担当者名と
最終更新時間とプロジェクトに関係する人夫々の最終閲
覧時間が登録されている。

【００３７】ステップＳ８２で起動した人の閲覧後に担
当者がドキュメントを更新している場合にはステップＳ
８４に進んでプロジェクトビューウィンドウ２１ａの該
当する未完のアクティビティに担当者の笑顔のアイコン
を表示して処理を終了する。また閲覧後に更新がなけれ
ばステップＳ８６に進んでプロジェクトビューウィンド
ウの該当する未完のアクティビティに担当者の普通の表
情のアイコンを表示して処理を終了る。

【００３８】このアイコンの表情から起動した人は自分
が閲覧した後に各プロジェクト担当者の作業に何か進捗
があったかどうかを一目で知ることができ、効果的であ
る。本発明装置では、各会議の議事録にその会議に加え
て前回の会議の議事録内容も表示する。この議事録を、
ログと呼び、図２３示す如きログウィンドウ２２ａに表
示する。

【００３９】図２４は表示機能２０が実行するログ表示
処理のフローチャートを示す。同図中、ステップＳ９０
で図３に示すプロジェクトビューウィンドウ２１ａで所
望のミーティングボックスを指示する。これにより、ス
テップＳ９２で図１０に示す如きアクティビティテーブ
ル１６ｅから該当するミーティング番号とその前のミー
ティング番号に対応するアクティビティに関する情報
（アクティビティ番号）を取り出す。次にステップＳ９
４で取り出したアクティビティ番号及びプロジェクト番
号によって図１８に示すコメントテーブル１６ｄを参照
して上記アクティビティに関するコメント情報を取り出
し、ステップＳ９６で図２３に示すログウウィンドウを
開き、上記取り出したコメント情報を表示する。

【００４０】これまでの議事録には、一回の会議での議
事内容しか記述されていない。しかし、たった１回の会
議で完了する作業は少なく、通常の作業は何回か会議を
重ねた上で完了する。このため、会議の議事録を参照し
て、どういう理由で今回この作業を行うことになったの
かなどということをチェックすることが多々ある。この
ように前回の議事内容も同時に見ることができると作業
の経緯を容易に把握することができ効率が上がる。例え
ば、図２３は第２回の会議の議事録であることから、今
回の議事内容に加えて、その前の会議である第１回の会
議の議事内容も表示されている。

【００４１】これまで、ある作業に対してどのような経
緯を経て行われてきたかを知りたいときには、過去の議
事録をその作業が始まった時点までさかのぼって見てい
かなければならなかった。これは議事録がある時点での
履歴であるためである。本発明では、ある時点での履歴
である議事録に加えて、作業単位の履歴（ヒストリー）
を表示する。

【００４２】図２５は表示機能２０が実行するヒトスリ
ー表示処理のフローチャートを示す。同図中、ステップ
Ｓ１００で図３に示すプロジェクトビューウィンドウ２
１ａで所望のアクティビティを指示する。これにより、
ステップＳ１０２で図１０に示す如きアクティビティテ
ーブル１６ｅから該当するミーティング番号及びアクテ
ィビティ番号の関連するアクティビティ番号の欄から全
てのアクティビティ番号を取り出す。この関連するアク
ティビティ番号の欄には該当するアクティビティに連な
る全てのアクティビティの番号が登録されている。例え
ば図３における未完のアクティビティ３３ａに対して、
関連するアクティビティ番号の欄には完了のアクティビ
ティ３２ａ，３２ｂの番号が順に登録されている。

【００４３】次にステップＳ１０４で取り出したアクテ
ィビティ番号及びプロジェクト番号によって図１８に示
すコメントテーブル１６ｄを参照して上記アクティビテ
ィに関するコメント情報を取り出し、ステップＳ１０６
で図１２に示すヒストリーウィンドウ２２ｂを開き、上
記取り出したコメント情報を表示する。

【００４４】このように、ヒストリーウィンドウ２２ｂ
には、作業が過去から継続して行われている場合は、こ
の作業が始まった時点からすべての情報が表示されるた
め、作業単位に、どのような経緯を得て行われてきたか
を一目で見ることができる。また、これまで、電子メー
ルなどで行われていた情報のやり取りは、一時的なもの
であり、当事者の中にとどまっており、そこでの情報は
共有されず、必要なときに参照することができなかった
が、本発明では、会議以外での作業中に自分の作業に対
して何かメモをつけておきたい場合や、他の人の作業に
対してコメントやアドバイスをしたい場合、対象の作業
の矢印を指示し、ヒストリーウィンドウ２２ｂを表示す
る。図１２に示すヒストリーウィンドウ２２ｂのメモ追
加ボタン５９を押してメモ入力ウィンドウ１１ｄを表示
し、メモやコメントなどを入力すると、このメモが作業
内容が書かれた行の下に追加される。このように、これ
まで電子メールなどで行われていたやり取りをすべての
作業と関連づけたかたちの一覧表であるヒストリーウィ
ンドウにより見ることができるため、作業がどのような
考えの基で、またどのような情報のやり取りを経て行わ
れたか容易に把握することが可能となる。

【００４５】また、これまで、ログや作成した文書など
書類の保管に関しては、これらをどこに保存したか、ま
たどんな種類のものであるかわからなくなってしまった
り、この問題を回避するためにきちんと整理しようとす
るとかなりの時間を要するなどといった問題があった
が、本発明では、ログやヒストリーなどを、プロジェク
トビューウィンドウ２１ａに表示されるミーティングボ
ックスやアクティビティの記号にミーティング番号及び
アクティビティ番号として付加する。ログなどを入力す
る際に、記号を指示して入力するため、自動的に連携機
能１４によって整理される。ログはミーティングボック
スに、ヒストリーはアクティビティに付加されており、
これらを指示することでログとヒストリーを表示する。
ただし、これから行われる予定の会議のミーティングボ
ックス３１に対応するログには、アジェンダ（議論すべ
き内容のメモ）が付加されている。

【００４６】このようにして、保存した場所もはっきり
し、人間の直観に近いかたちでの保存が可能となる。ま
た、整理する時間がいらなくなる。また、ログやヒスト
リーなどを参照したいときには、この記号を指示するこ
とにより参照することができるため、操作が容易である
とともに効率が良い。また、これまで文書作成過程の文
書はグループの中に留まっていた。このため、共有され
ている最終成果物を再利用するために、どのような背景
でどのように作成されたものかを知るためには、作成者
に直接聞くことしか方法はなく、むだな時間がかかって
いた。しかし、本発明においては、文書作成過程をログ
及びヒストリーとして保存し共有することができるた
め、これらの問題をも解決することが可能である。

【００４７】これまで、文書を保管する場合、紙であ
れ、フロッピーであれ、各文書に文書番号をつけ、この
番号と文書のタイトルを一覧表にした索引を作成したり
して保管し、かなりの時間をかけていた。本発明では図
１５に示す如く入力しようとするコメントはミーティン
グウィンドウ２２ｃからコメント入力ウィンドウ１１ｂ
を開けた時点で連携機能１４によって、人力された文書
の作成過程（プロジェクトＩＤ，アクティビティ番号）
と連携する。つまり、文書はその文書が作成された文書
作成過程によって整理することになる。従って、文書を
作成しながら自動的に文書整理されていくことになるの
で、文書整理に関する作業が必要なくなり、文書整理の
効率が向上する。

【００４８】会議においては提出文書を参照する場合、
ミーティングウィンドウ２２ｃを表示し、議事項目を指
示すると、その作業のために作成された文書一覧表が表
示される。参照したい文書のタイトルを指示すると、自
動的に文書作成に用いたツールが起動し文書が表示され
る。また、個人作業において、個人で文書を作成する場
合や他人の文書を参照する場合の参照方法は、プロジェ
クトビューウィンドウ２１ａでミーティングボックスを
指示して表示するミーティングウィンドウ２２ｃと、ア
クティビティを指示して表示するヒストリーウィンドウ
２２ｂを用いる方法がある。ミーティングウィンドウや
ヒストリーウィンドウに表示されている作業内容を指示
すると、会議における場合と同様にその作業のために作
成された文書一覧表が表示されるので、その後の操作は
同じである。

【００４９】このように、文書を作成した過程で整理す
るという、人間の記憶に基づいた整理を行っているた
め、文書を容易に参照でき効率が上がる。また、このよ
うな方法ですべての文書を保持することから、これまで
最終成果物として共有されていなかった文書、つまり個
人や集団の中に留まっていた文書が再利用可能になる。
これまで、プロジェクトチームを編成する場合など、あ
る業務に精通した作業者を探したいとき、人づてに聞い
て回るといった属人的な方法しかないため、部門内や課
内などのメンバーを中心に編成してしまうことがあり、
このため、作業者の適材適所が実現されていなかった。

【００５０】図２６は表示機能２０が実行する人材情報
登録処理のフローチャートを示す。同図中、ステップＳ
１１０で新プロジェクト開始かどうかを判別し、新プロ
ジェクト開始であればステップＳ１１２に進み、プロジ
ェクトビューウィンドウ２１ａにおいて新規タスクボタ
ンを押して新規プロジェクトであることを指示する。次
にステップＳ１１４でプロジェクト属性入力ウィンドウ
１１ｅを開き、ステップＳ１１６ではこのプロジェクト
属性入力ウィンドウ１１ｅにおいてプロジェクト属性を
入力し、かつその運用を指示する。

【００５１】ステップＳ１１０で新規プロジェクトの開
始ではなく、プロジェクト属性を更新する場合はステッ
プＳ１１８に進み、プロジェクトビューウィンドウ２１
ａにおいてプロジェクト属性の更新であることを指示す
る。次にステップＳ１２０でプロジェクト属性入力ウィ
ンドウ１１ｅを開き、ステップＳ１２２ではこのプロジ
ェクト属性入力ウィンドウ１１ｅにおいて、プロジェク
ト属性を更新し、かつその運用を指示する。

【００５２】ステップＳ１１６又はＳ１２２の終了後は
ステップＳ１２４に進み、入力したプロジェクト属性を
プロジェクトテーブル１６ａに保存する。更にステップ
Ｓ１２６で入力したプロジェクト属性を担当者つまり作
業者に関する情報と共に担当者テーブル１６ｂに登録し
て保存して処理を終了する。なお、担当者テーブル１６
ｂには担当者の笑顔及び普通の表情のアイコンも登録さ
れる。

【００５３】図２７は人材情報検索処理のフローチャー
トを示す。同図中、ステップＳ１３０では人材検索ウィ
ンドウ２２ｅを開く。次にステップＳ１３２で人材検索
ウィンドウ２２ｅにおいてキーワードを入力する。これ
によりステップＳ１３４で担当者テーブル１６ｂからキ
ーワードと一致する情報を検索し、ステップＳ１３６で
人材検索ウィンドウ２２ｅに検索した情報を表示する。

【００５４】このように、全ての作業者の情報が保存さ
れるため、適材適所が実現可能となる。また、作業者に
関する情報は入力するだけで自動的に保存されるので、
保存するための作業を行う必要がなく、無駄な時間がか
からない。

【００５５】また、本発明では図２８に示す如く、ツー
ル（アプリケーションソフト）で作成された文書，図，
画，表計算，メール等のファイル７０ａ〜７０ｅを保存
すると共に、ファイル７０ａ〜７０ｅ夫々を異なるツー
ル夫々に対応した変換プログラム７１ａ〜７１ｅ夫々を
通すことによりテキスト（文書）部分だけを抽出したテ
キストファイル７２ａ〜７２ｅを作成して保存する。上
記のファイル７０ａ〜７０ｅ夫々を作成したツール名と
変換プログラム７１ａ〜７１ｅは図２９に示すツールテ
ーブル１７ｂに対応をとって登録されている。

【００５６】文書検索時には上記のテキストファイル７
２ａ〜７２ｅが入力されたキーワードで検索される。つ
まり文書を作成したアプリケーションの種類に拘らず、
保存している全てのファイルを検索対象とすることがで
きる。

【００５７】上記実施例では報告書や企画書等の文書作
成を例にとって説明したが、文書作成に限ることなく、
例えば映像の作成又は音声の作成等においてもその作成
過程を保存するという意味で利用することができ、ドキ
ュメントを映像情報又は音声情報と置き換えるだけで済
み、上記実施例に限定されない。

【００５８】

【発明の効果】上述の如く、請求項１に記載の発明によ
れば、情報の作成過程を作成された情報と対応付けて保
持する作成過程保持手段と、作成過程保持手段に保持さ
れた作成過程を図形化して表示出力する作成過程図示手
段とを有するため、情報の作成過程を図形により一見と
して知ることができ、作成情報と作成過程が対応してい
るので管理が簡単となる。

【００５９】また、請求項２に記載の発明によれば、情
報の作成過程で得られる中間情報を作成過程と対応付け
て保持する中間情報保持手段と、上記中間情報保持手段
に保持された中間情報を出力する中間情報出力手段とを
有するため、作成過程で得られた中間情報を参照して利
用することができる。中間情報が作成過程と対応してい
るので管理が簡単となる。

【００６０】また、請求項３に記載の発明によれば、中
間情報出力手段は、作成過程図示手段の表示する作成過
程内の指示された位置に対応する中間情報を出力するた
め、中間情報を簡単な操作で入手でき、作業労力を削減
でき、実用上きわめて有用である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理図である。

【図２】本発明装置の機能構成図である。

【図３】プロジェクトビューウィンドウを示す図であ
る。

【図４】プロジェクトビューウィンドウを示す図であ
る。

【図５】ミーティングボックス表示処理のフローチャー
トである。

【図６】ミーティングウィンドウを示す図である。

【図７】プロジェクトテーブルを示す図である。

【図８】ミーティングテーブルを示す図である。

【図９】アクティビティ表示処理のフローチャートであ
る。

【図１０】アクティビティテーブルを示す図である。

【図１１】アクティビティ変更処理のフローチャートで
ある。

【図１２】ヒストリーウィンドウを示す図である。

【図１３】ドキュメントウィンドウを示す図である。

【図１４】ドキュメントウィンドウを示す図である。

【図１５】デシジョン表示処理のフローチャートであ
る。

【図１６】コメント入力ウィンドウを示す図である。

【図１７】ミーティングウィンドウを示す図である。

【図１８】コメントテーブルを示す図である。

【図１９】旗表示処理のフローチャートである。

【図２０】プロジェクトテーブルを示す図である。

【図２１】アイコンテーブルを示す図である。

【図２２】プロジェクトテーブルを示す図である。

【図２３】ログウィンドウを示す図である。

【図２４】ログ表示処理のフローチャートである。

【図２５】ヒストリー表示処理のフローチャートであ
る。

【図２６】人材情報登録処理のフローチャートである。

【図２７】人材情報検索処理のフローチャートである。

【図２８】文書検索の構成図である。

【図２９】ツールテーブルを示す図である。

【符号の説明】

１０入力機能１１文書作成過程入力機能１１ａアクティビティ入力ウィンドウ１１ｂコメント入力ウィンドウ１１ｃ新規アクティビティ入力ウィンドウ１１ｄメモ入力ウィンドウ１１ｅプロジェクト属性入力ウィンドウ１１ｆミーティングメモ入力ウィンドウ１２文書作成機能１２ａドキュメントタイトル入力ウィンドウ１４連携機能１５保持機能１６文書作成過程保持機能１６ａプロジェクトテーブル１６ｂ担当者テーブル１６ｃミーティングテーブル１６ｄコメントテーブル１６ｅアクティビティテーブル１７文書保持機能１７ａドキュメントテーブル１７ｂツールテーブル２０表示機能２１文書作成過程図示機能２１ａプロジェクトビューウィンドウ２２文書作成過程表示機能２２ａログウィンドウ２２ｂヒストリーウィンドウ２２ｃミーティングウィンドウ２２ｄアクティビティ一覧ウィンドウ２３文書表示機能２３ａドキュメントウィンドウ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者川村玲子東京都千代田区丸の内一丁目６番１号株式会社富士通システム総研内 (72)発明者花房基弘東京都千代田区丸の内一丁目６番１号株式会社富士通システム総研内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書等の作成された情報を保持する情報
保持手段（Ｍ１）と、上記情報の作成過程を作成された情報と対応付けて保持
する作成過程保持手段（Ｍ２）と、情報保持手段（Ｍ１）に保持された情報を出力する情報
出力手段（Ｍ３）と、上記作成過程保持手段（Ｍ２）に保持された作成過程を
図形化して表示出力する作成過程図示手段（Ｍ４）とを
有することを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】請求項１記載の情報管理装置において、前記情報の作成過程で得られる中間情報を作成過程と対
応付けて保持する中間情報保持手段（Ｍ５）と、上記中間情報保持手段（Ｍ５）に保持された中間情報を
出力する中間情報出力手段（Ｍ６）とを有することを特
徴とする情報管理装置。
【請求項３】前記中間情報出力手段（Ｍ６）は、作成
過程図示手段（Ｍ４）の表示する作成過程内の指示され
た位置に対応する中間情報を出力することを特徴とする
情報管理装置。