JPH08320899A - 業務フロー把握方法及びシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 オフィスにおける業務フローを把握すると同
時に、その業務管理を行うことができる業務フロー把握
方法及びシステムを提供すること。 【構成】 処理担当者別の端末装置を配置しておき、帳
票等に処理内容を記入する際に、どの帳票に、誰が、ど
のような内容の処理を加えたかを実際の処理担当者に入
力させ、最終プロセスに至るすべての処理担当者が入力
した情報を、適宜の時期に収集し、その収集情報に基づ
き業務実態に即した帳票等の流れを示す業務フロー図と
して編集して出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、オフィスにおいて帳票
等の処理対象物の流れを把握するための業務フロー把握
方法及びシステムに関し、特に、帳票等の事務処理に関
する現状業務把握作業と、帳票等の処理プロセスの表記
及びそのプロセスの管理に用いて好適な業務フロー把握
方法及びシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】オフィス等における事務は、１枚の帳票
に対して多数の事務処理担当者が処理を加える定型業務
と、例外処理時に発生する非定型業務とが混在してい
る。

【０００３】このような事務の業務フローを第３者（事
務担当者以外の人物）が把握する場合、従来において
は、既作成済みの旧業務フローの参照や、事務処理担当
者への事務内容に関するインタビューなどの情報収集を
通した現状業務調査を行い、業務の実態をワープロなど
を用いて業務フローとして表記することによって明確に
していた。

【０００４】また、オフィスにおける特定プロセス上に
おける帳票などの流れを管理する場合、帳票を電子化
し、その帳票が流れるプロセスを予め設定しておくこと
で、ワークフローソフトなどを利用した管理を行うこと
ができる。

【０００５】一方、電子化せずに管理する方法として、
例えば特開平５−２３３６４１号公報に示されているよ
うに、製造工程において、製造物にバーコードを添付し
ておくと共に、事前にその製造物が処理されるプロセス
を明確にしておき、製造物が決められた管理対象プロセ
スの特定位置を通過した時、その製造物に添付したバー
コードを読み取ることによって、その製造物のプロセス
上における処理の進捗状況を管理する方法がある。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、帳票等に処
理を順次加えて業務を進行する業務部門にあっては、組
織変更、作業場所の変更等により、以前に把握していた
業務フローと異なる流れに変容してしまうことがある。

【０００７】しかしながら、上記従来技術のように、既
作成済みの旧業務フローの参照や、事務処理担当者への
事務内容に関するインタビューなどの情報収集を通した
現状業務調査を行い、業務の実態を把握する方法を採っ
た場合、情報収集作業等の作業時間が多大なものとな
り、迅速に業務実態を把握することができないばかり
か、インタビューによって業務実態を把握するため、正
確度が低いという問題がある。

【０００８】また、第３者がオフィスなどにおける業務
管理をしようとする場合には、業務フローが明確になっ
ていることを前提条件としているため、管理対象の業務
プロセスが明確になっていなければ、そのプロセス上に
おける処理対象物に関する管理を実現することが不可能
であるといった問題がある。

【０００９】本発明の目的は、オフィスにおける業務フ
ローを把握すると同時に、その業務管理を行うことがで
きる業務フロー把握方法及びシステムを提供することに
ある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の業務フロー把握方法は、基本的には、帳票
等の処理対象物の識別情報および処理担当者の識別情報
を処理担当者に対応付けて設けた端末装置から入力する
第１のステップと、処理対象物に対する処理内容を示す
情報を前記端末装置から入力する第２のステップと、処
理対象物を次の処理担当者に伝達する前に、次の処理担
当者の識別情報を前記端末装置から入力する第３のステ
ップと、上記各ステップで入力された情報を記憶装置に
記憶する第４のステップとから成る処理プロセスを処理
担当者別に備え、さらに、処理担当者別の処理プロセス
において前記記憶装置に記憶された情報を収集し、処理
担当者相互間における処理対象物の流れを示すフロー図
として編集し、出力する第５のステップを備えることを
特徴とするものである。

【００１１】また、本発明の業務フロー把握システム
は、基本的には、帳票等の処理対象物の処理担当者に対
応して設けられた複数の端末装置と、これらの端末装置
に入力された情報を収集するセンタ装置とから成り、前
記端末装置は、帳票等の処理対象物の識別情報および処
理担当者の識別情報を入力する第１の手段と、処理対象
物に対する処理内容を示す情報を入力する第２の手段
と、次の処理担当者の識別情報を入力する第３の手段
と、入力された情報を記憶装置に記憶する第４の手段と
を備え、また前記センタ装置は、処理担当者別の端末装
置における記憶装置に記憶された情報を収集し、処理担
当者相互間における処理対象物の流れを示すフロー図と
して編集し、出力する第５の手段を備えることを特徴と
するものである。

【００１２】

【作用】上記手段によれば、帳票等に担当者が処理内容
（あるいは作業内容）を記入する際に、帳票等の処理対
象物の識別情報（例えば、帳票名称、帳票番号など）お
よび処理担当者の識別情報（例えば担当者名）を処理担
当者に対応付けて設けた端末装置から入力させる。

【００１３】この場合、帳票等の識別情報は、帳票等に
付されたバーコードを端末装置に設けた読み取り手段に
よって読み取って入力するようにすることにより、入力
ミスを未然に防止でき、かつ入力作業の軽減を図ること
ができる。

【００１４】次に、処理対象物に対する処理内容（ある
いは作業内容）を示す情報を端末装置から入力させ、さ
らに処理対象物を次の処理担当者に伝達する前に、次の
処理担当者の識別情報を端末装置から入力させる。

【００１５】この間に入力された情報は各処理担当者に
対応した記憶装置に記憶される。

【００１６】そして、最終の処理担当者の入力作業が終
了したならば、例えばセンタ装置が処理担当者別の処理
プロセスにおいて前記記憶装置に記憶された情報を収集
し、処理担当者相互間における処理対象物の流れを示す
フロー図として編集し、出力する。

【００１７】すなわち、本発明は、帳票等に処理内容を
記入する際に、どの帳票に、誰が、どのような内容の処
理を加えたかを実際の処理担当者に入力させ、最終プロ
セスに至るすべての処理担当者が入力した情報を、適宜
の時期に収集し、その収集情報に基づき業務実態に即し
た帳票等の流れを示す業務フロー図として編集して出力
するものである。

【００１８】従って、業務実態の把握のために第３者が
インタビュー等の作業を行う必要が全くなくなるうえ、
正確、かつ迅速に業務フローを把握することができる。

【００１９】これにより、処理プロセスが未解明の業務
部門等の業務実態をインタビュー無しに解明し、処理プ
ロセスの合理化案を提案することも可能になる。

【００２０】また、第３者が各部署に立ち入って調査し
ないため、第３者に知られたくない機密の保持も可能に
なる。

【００２１】また、業務フロー図が出力されるため、こ
の業務フロー図に基づき、例えば処理の停滞部署に対す
る対策、指示等の業務管理に役立てることができる。さ
らに、各処理担当者が入力した情報を最終プロセスに至
る途中の段階で収集し、業務フロー図に編集して出力す
ることにより、帳票等の処理対象物の現在位置を確認し
たり、その位置に至るまでの経過を確認し、必要な対策
を立てることもできる。

【００２２】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面に基づき詳細
に説明する。

【００２３】図１は、本発明を適用した業務フロー把握
システムの一実施例における業務フロー把握処理手順を
示すフローチャート、図２は本発明を適用した業務フロ
ー把握システムの一実施例を示すブロック図である。図
３は、図２の携帯情報端末の機器構成及び表示器に表示
される画面イメージの一例を示す図である。さらに、図
４は、バーコードが付された帳票として、旅費伝票を例
示した図である。図５は、図２のセンタ装置に設置され
た表示器において、旅費伝票の処理プロセスを業務フロ
ー図として表示した例を示す図である。

【００２４】図２に示すシステムは、図４に示す旅費伝
票４０の処理をすべき処理担当者別に配置された複数の
携帯情報端末２００と、これら複数の携帯情報端末２０
０とネットワーク回線４００を通じて接続された１つの
センタ装置３００とで構成されている。

【００２５】なお、図２において、携帯情報端末２００
は１つのみを代表して図示し、他は省略している。ま
た、携帯情報端末２００は、処理担当者別に配置すると
は限らず、例えば１つの業務部門に属する複数の者のう
ち任意の１人が処理するような処理プロセスでは、その
部門に１台配置されるものである。

【００２６】この携帯情報端末２００は、バーコードリ
ーダ２１０、表示器２２０、サーモセンサ２３０、制御
装置２４０、通信装置２５０、画面表示情報蓄積部２６
０、処理情報蓄積部２７０、バーコード情報蓄積部２８
０とから構成されている。

【００２７】バーコードリーダ２１０は、帳票種類や帳
票Ｎｏなどの区別するために図４の旅費伝票４０に付さ
れたバーコード４１、処理担当者名や所属部署などを区
別するために処理担当者の机などの作業位置に添付され
たバーコードを読み取ると共に、事務処理内容や帳票伝
達手段などを区別するために表示器２２０に表示された
バーコード２２２の読み取りを行うものである。

【００２８】表示器２２０は、図３に示すように、入力
手順のガイダンス２２１や処理担当者が簡単に入力でき
るような処理内容などに対応するバーコード２２２を表
示するものである。この表示器２２０には、入力手順が
違った時に警告音を発する発音機２２３が取付けられて
いる。

【００２９】サーモセンサ２３０は、処理担当者が記入
する筆記具２３１に取り付けられており、処理担当者の
体温を感知することにより、処理担当者が筆記具２３１
を使って処理をしたかどうか、筆記具２３１の使用時間
等の情報などを収集するために設けられたものである。

【００３０】制御装置２４０は、バーコードリーダ２１
０が読み取ったバーコードデータおよびサーモセンサ２
３０のオン信号を取り出し、処理情報蓄積部２７０に記
憶させたり、読み取ったバーコードが誤っているかどう
かをバーコード情報蓄積部２８０に予め記憶されたバー
コードデータと比較することによって検査すると共に、
センタ装置３００からの要求に応じて、あるいは作業終
了に伴って処理情報蓄積部２７０に蓄積された情報を通
信装置２５０を通じてセンタ装置３００に転送するなど
の制御処理を行うものであり、内部に格納されたプログ
ラムに従ってその制御処理を実行する。

【００３１】なお、この制御装置２４０は、現在時刻を
計時するタイマを内蔵している。

【００３２】画面表示情報蓄積部２６０は、図３に示す
ような次の作業を指示するガイダンス２２１や処理内容
などに対応するバーコード２２２を表示するためのデー
タを予め記憶したものである。

【００３３】一方、センタ装置３００は、表示器３１
０、制御装置３２０、通信装置３３０、バーコード情報
蓄積部３４０、収集情報蓄積部３５０、表記項目蓄積部
３６０、表記部品蓄積部３７０、業務フロー蓄積部３８
０とから構成されている。

【００３４】表示器３１０は、複数の携帯情報端末２０
０から収集したデータを図５に示すような業務フロー図
として表示するものである。

【００３５】制御装置３２０は、携帯情報端末２００に
蓄積されたデータを通信装置３３０を通じて収集する収
集処理、その収集したデータの蓄積、加工及び表示、業
務フロー図の作成に必要な編集処理等を行うものであ
り、内部に格納されたプログラムに従ってこれらの処理
を実行する。

【００３６】バーコード情報蓄積部３４０は、図７に示
すように、帳票テーブル７３、処理内容テーブル７４、
伝達手段テーブル７５、伝達距離テーブル７６、担当者
テーブル７７を備え、携帯情報端末２００から収集した
バーコードデータを対応する項目等に変換するためのも
のである。

【００３７】すなわち、制御装置３２０は、携帯情報端
末２００からバーコードデータを収集した場合、その収
集したバーコードデータに一致するバーコードデータが
登録されているテーブルを検出し、帳票テーブル７３内
に登録されていれば、この帳票テーブル７３を参照して
収集したバーコードデータを「旅費伝票Ｎｏ．１」等の
項目データに変換する。

【００３８】同様に、収集したバーコードデータに一致
するバーコードデータが処理内容テーブル７４内に登録
されていれば、この処理内容テーブル７４を参照して収
集したバーコードデータを「押印」等の項目データに変
換する。

【００３９】同様に、収集したバーコードデータに一致
するバーコードデータが伝達手段テーブル７５内に登録
されていれば、この伝達手段テーブル７５を参照して収
集したバーコードデータを「手渡し」等の項目データに
変換する。

【００４０】同様に、収集したバーコードデータに一致
するバーコードデータが伝達距離テーブル７６内に登録
されていれば、この伝達距離テーブル７６を参照して収
集したバーコードデータを「１ｍ」等の伝達距離データ
に変換する。

【００４１】さらに同様に、収集したバーコードデータ
に一致するバーコードデータが担当者テーブル７７内に
登録されていれば、この担当者テーブル７７を参照して
収集したバーコードデータを「氏名＝佐藤、所属部署＝
営業」等の担当者データに変換する。

【００４２】次に、収集情報蓄積部３５０は、携帯情報
端末２００から収集したバーコード等のデータを蓄積し
ておくためのものであり、表記項目蓄積部３６０は図１
０に示すような業務フロー図の「レイアウトＮｏ」１０
１０別の表記項目１０２０および計算式１０３０を記憶
したものである。

【００４３】表記部品蓄積部３７０は、業務フロー図を
表記する際に必要な矢印等の部品データを記憶したもの
であり、図１１に示すように、表記部品の識別子１１１
０別に、座標１１２０と部品１１３０のデータを記憶し
ている。

【００４４】業務フロー蓄積部３８０は、制御装置３２
０が作成した業務フロー図を蓄積するものである。

【００４５】次に、図１のフローチャートに基いて図２
の各部の動作を説明する。

【００４６】（１）ステップ１０１ まず、処理担当者は、直前の処理担当者より受け付けた
旅費伝票４０への記入作業を開始する前に、表示器２２
０に表示された“帳票に添付されているバーコードを読
み取ってください”とのガイダンス２２１に従って、図
４に示す旅費伝票４０に添付されたバーコード４１をバ
ーコードリーダ２１０で読み取ることによって作業を開
始する。

【００４７】また、自分の机の上に添付された担当者名
および所属部署名のバーコードをバーコードリーダ２１
０によって読み取る。

【００４８】読み取られたバーコード４１および担当者
名および所属部署名のバーコードのデータは、各処理担
当者が所持する携帯情報端末２００の処理情報蓄積部２
７０に、図６に示すような形式で、帳票名６１、処理担
当者の氏名６２、所属部署６３として順次蓄積されて行
く。

【００４９】しかし、処理担当者が旅費伝票４０に添付
されているバーコード４１を読み取るのを忘れて、ある
いは机の上のバーコードを読み取るのを忘れ、サーモセ
ンサ付の筆記具２３１で旅費伝票４０への記入処理を開
始した場合、制御装置２４０はバーコード４１等のデー
タが入力される前にサーモセンサ２３０がオン信号を出
力することを利用して入力順序が誤っていることを検出
し、発音機２２３より警告音を発生させると共に、表示
器２２０には“帳票に添付されているバーコードを読み
取ってください”とのガイダンス２２１を表示する。

【００５０】このガイダンス表示は、旅費伝票４０に添
付されているバーコード４１および机の上のバーコード
の読み取りが実行されるまで継続される。

【００５１】一方、バーコードは読み取ったものの、そ
の読み取ったバーコードデータとバーコード情報蓄積部
２８０に予め記憶されているバーコードデータと比較し
た結果、旅費伝票４０に添付さているものでない誤った
バーコードデータであった場合、制御装置２４０は発音
機２２３より警告音を発すると共に、表示器２２０には
同様のガイダンス２２１を表示させる。この場合のガイ
ダンス表示も旅費伝票４０に添付されている正規のバー
コード４１および机の上の正規のバーコードの読み取り
が実行されるまで継続される。

【００５２】一方、旅費伝票４０に添付された正規のバ
ーコードデータおよび机の上の正規のバーコードデータ
が入力された場合には、図３に示すように、表示器２２
０に“これから行なう処理内容を以下のバーコードより
選択してください”とのガイダンス２２１の表示を行
い、さらに処理項目及びそれに相当するバーコード２２
２を表示する。

【００５３】（２）ステップ１０２ 処理担当者は、表示器２２０に表示されたガイダンス２
２１に従い、表示された処理項目及びそれに相当するバ
ーコード２２２より、該当するものをバーコードリーダ
２１０で読み取った後に、筆記具２３１を用いて旅費伝
票４０に対する記入処理に取りかかる。

【００５４】しかし、処理担当者が表示器２２０に表示
されたバーコード２２２を読み取るのを忘れて、そのま
ま記入処理に取りかかってしまった場合には、制御装置
２４０は上記と同様にして発音機２２３より警告音を発
すると共に、表示器２２０には“これから行なう処理内
容を以下のバーコードより選択してください”とのガイ
ダンス２２１を表示する。この場合のガイダンス２２１
の表示は、表示器２２０に表示されたバーコード２２２
の読み取りが実行されるまで継続される。

【００５５】また、バーコード２２２は読み取ったもの
の、その読み取ったバーコードデータとバーコード情報
蓄積部２８０に予め記憶されているバーコードデータと
比較した結果、表示器２２０に表示されたバーコード２
２２ではない誤ったバーコードデータであった場合、制
御装置２４０は発音機２２３より警告音を発すると共
に、表示器２２０には同様のガイダンス２２１を表示さ
せる。

【００５６】一方、表示器２２０に表示された処理内容
に関する正しいバーコードデータが入力された場合に
は、内蔵タイマの現在時刻データを読出し、これを図６
の形式のファイルに作業開始時刻６４として格納する。
さらに、表示器２２０には“選択した処理内容を実行し
てください”とのガイダンス２２１を表示し、筆記具２
３１による旅費伝票４０への記入処理を促す。

【００５７】この段階で、旅費伝票４０に筆記具２３１
を用いて必要な情報が記入される。

【００５８】例えば、図４に示すような内容の情報を記
入する場合、処理担当者「佐藤」は、「担当欄記入」の
バーコード２３２をバーコードリーダ２１０で読み取っ
た後、日付４２、行先４３、目的４４、金額４５を筆記
具２３１で記入し、次に、「押印」のバーコード２３３
をバーコードリーダ２１０で読み取った後、「担当印」
の欄４６に押印する。

【００５９】制御装置２４０は、「担当欄記入」のバー
コード２３２および「押印」のバーコード２３３を図６
の処理内容６５のフィールドに蓄積する。

【００６０】（３）ステップ１０３ 処理担当者は旅費伝票４０への記入処理が終了したなら
ば、「記入終了」のバーコード（図示せず）をバーコー
ドリーダ２１０で読み取らせる。

【００６１】すると、制御装置２４０は、「記入終了」
のバーコードデータが入力されたことにより、表示器２
２０に対し“次担当者までの帳票の伝達手段を入力して
ください”というガイダンス２２１を表示させると共
に、伝達手段項目及びそれに相当するバーコードを表示
器２２０に表示させる。

【００６２】そこで、処理担当者が「手渡し」，「郵
送」などの伝達手段のうち「手渡し」のバーコードをバ
ーコードリーダ２１０で読み取ると、制御装置２４０は
そのバーコードデータを処理情報蓄積部２７０における
図６の形式のファイルの伝達手段６６のフィールドに蓄
積する。

【００６３】この場合、バーコード情報蓄積部２８０に
予め蓄積してあるバーコードデータと比較した結果、処
理担当者が誤ったバーコードを読み取った場合には、発
音器２２３より警告音を発すると共に、表示器２２０に
“次担当者までの帳票の伝達手段を選択してください”
とのガイダンス２２１を表示する。

【００６４】しかし、表示器２２０に表示された伝達手
段に関する正しいバーコードデータが入力された場合に
は、内蔵タイマから現在時刻を読み出し、これを処理情
報蓄積部２７０の作業終了時刻６７のフィールドに蓄積
する。

【００６５】また、表示器２２０に“次処理担当者まで
の距離を選択してください”とのガイダンス表示と、伝
達距離項目及びそれに相当するバーコードを表示する。

【００６６】（４）ステップ１０４ 処理担当者は表示器２２０に表示された“次担当者まで
の距離を選択してください”とのガイダンスに従い、表
示器２２０に表示された次担当者までの距離項目に対応
するバーコードをバーコードリーダ２１０で読み取る。

【００６７】この場合、バーコード情報蓄積部２８０に
予め蓄積してあるバーコードデータと比較した結果、処
理担当者が誤ったバーコードを読み取った場合には、発
音器２２３より警告音を発すると共に、表示器２２０に
は“次担当者までの距離を選択してください”とのガイ
ダンス２２１を表示する。

【００６８】（５）ステップ１０５ しかし、次担当者までの距離に相当するバーコードが読
み取られると、制御装置２４０はそのバーコードデータ
を図６の伝達距離６８のフィールドに蓄積する。さら
に、表示器２２０に“作業を終了しますか”とのガイダ
ンス２２１と、終了確認項目及びそれに相当するバーコ
ードを表示する。

【００６９】（６）ステップ１０６ 作業終了確認のバーコードが読み取られた場合には、制
御装置２４０は通信装置２５０をネットワーク回線４１
０に接続し、図６に示すようなファイル形式で処理情報
蓄積部２７０に蓄積された情報をセンタ装置３００に送
信する。

【００７０】この場合、センタ装置３００に送信される
のは、バーコードデータである。

【００７１】（７）ステップ１０７ しかし、作業続行に関するバーコードが読み取られた場
合には、表示器２２０に“次担当者のバーコード、又
は、帳票に添付されているバーコードを入力してくださ
い”とのガイダンス２２１を表示させる。

【００７２】ここで、担当者が処理後の旅費伝票４０を
次担当者に持参せずに、次の帳票の処理に取りかかる場
合には、次に処理する帳票に添付されているバーコード
を読み取り、ステップ１０２からの作業を繰り返す。

【００７３】しかし、入力されたバーコードが次担当者
の机に添付されているものでも、帳票に添付されている
ものでもない誤ったバーコード情報であった場合には、
警告音を出すと共に、表示器２２０に“次担当者のバー
コード、又は、帳票に添付されているバーコードを入力
してください”とのガイダンス２２１を表示する。

【００７４】（８）ステップ１０８ 一方、処理担当者が処理後の旅費伝票４０を次処理担当
者へ持参する場合には、携帯情報端末２００と旅費伝票
４０を次処理担当者の机の位置まで持参し、その位置で
次処理担当者の机に添付されているバーコードをバーコ
ードリーダ２１０で読み取る。制御装置２４０は、この
次処理担当者に関するバーコードデータを図６の次作業
者６９のフィールドに蓄積すると共に、内蔵タイマから
現在時刻を読み出し、これを次担当者の受付時刻７１の
フィールドに蓄積する。

【００７５】しかし、入力された情報が次担当者の机に
添付されているものでも、帳票に添付されているもので
もない誤ったバーコード情報であった場合には、ステッ
プ１０７と同様のエラー処理を施す。

【００７６】なお、「手渡し」以外の伝達手段として例
えば「郵送」を用いた場合、集配業務を行う者が次の担
当者に該当する。

【００７７】（９）ステップ１０９ そして、表示器２２０には“作業を終了しますか”との
ガイダンスが表示され、作業続行に関するバーコードデ
ータが入力された場合にはステップ１０１からの作業を
繰り返し、作業終了に関するバーコードデータが入力さ
れた場合にはステップ１０６の処理を行う。

【００７８】（１０）ステップ１１０ 各処理担当者の携帯情報端末２００からセンタ装置３０
０に送られた情報（バーコードデータ）は、図７に示し
たバーコード情報蓄積部３４０を参照することによって
対応する項目データに変換され、収集情報蓄積部３５０
に作成された図８に示すような帳票種類別の帳票ファイ
ル８０内に蓄積される。

【００７９】図８の帳票ファイル８０は、旅費伝票４０
を複数の担当者間で手渡しで渡しながら次々に処理した
場合の過程を、氏名、所属部署、作業開始時刻、処理内
容、伝達手段、作業終了時刻、伝達距離、次作業者、所
属部署、受付時刻の各フィールドに順次蓄積したもので
あり、これは、旅費伝票４０の処理に関わった複数の処
理担当者が携帯する携帯情報端末２００から収集したバ
ーコードデータに基づいて制御装置３２０が処理情報蓄
積部３５０内に作成するものである。

【００８０】（１１）ステップ１１１ 制御装置３２０は、帳票ファイル８０を構成するレコー
ドｎに、ｆ（ｎ）＝（ｘ，ｙ）なる番地を、図９（ａ）
のように初期設定する。この番地ｆ（ｎ）は、図５の表
示器３１０に表示された所定フォーマット５１の各マト
リクスに対応付けられたものである。

【００８１】なお、このフォーマット５１は業務フロー
を表記するため、便宜的に区画されたマトリクスで構成
したものである。また、ｎは各レコードの作業開始時刻
８３を基にし、整数値が「１」から昇順に付与されたも
のとする。そして、この番地の座標が意味するところ
は、ｙにはレコードの構成情報である所属部署８２を意
味する整数値（図９では、１：総務、２：経理、３：営
業としている）を対応付け、ｘにはその所属部署毎にレ
コードの作業開始時刻８３をキーとして、「１」から昇
順に整数値を付与する。但し、ここでは作業開始時刻８
３をキーとしてレコードの順序付けをしているが、作業
終了時刻８４などでも構わない。

【００８２】番地付けされたレコードは、レコード
「１」から順番に表示器３１０に表示される。初めに、
「レコード１」の構成情報は、図１０に示した表記項目
蓄積部３６０を参照し、表記項目１０２０として必要な
計算が計算式１０３０に従ってなされる。そして、「レ
イアウトＮｏ．」１０１０の“〜”に対応する表記
項目１０２０（氏名、処理内容、前滞留時間、処理時
間、後滞留時間）が、図１１の表記部品蓄積部３７０に
おける識別子１１１０の“０”に対応する部品１１３０
の所定個所に割り当てられ、それがｆ（１）と対応する
図５の表示器３１０に表示されたフォーマット５１にお
ける対応マトリクスの位置に表示される。

【００８３】この場合、ｆ（１）に対応する「レコード
１」の所属部署８２が“営業”であり、また、“営業”
を属性情報として持つレコードの中で作業開始時刻８３
が最も早いため、ｆ（１）＝（３，１）となり、この座
標に対応するマトリクス５２へ表示されたことになる。

【００８４】つまり、表示器３１０に表示されたフォー
マット５１の各マトリクスには、ｆ（ｎ）と同様に番地
が付与されているので、「レコード１」の番地（３，
１）をフォーマット５１上の対応マトリクス５２に対応
付けることができる。

【００８５】（１２）ステップ１１２ 次に、制御装置３２０はレコード（ｎ＋１）が存在する
かどうか検査する。

【００８６】検査した結果、存在しない場合には処理は
終了し、その帳票の処理プロセスの表記はそこで終了す
る。但し、表記された帳票の処理プロセスは業務フロー
図として、業務フロー蓄積部３８０に蓄積される。

【００８７】（１３）ステップ１１３ 一方、存在する場合には、まず、ｆ（ｎ）とｆ（ｎ＋
１）のｙの値が同一であるか判定する。

【００８８】そして、同一値であると判定した場合に
は、ステップ１１４からの処理を行う。

【００８９】同一値でないと判定された場合には、ｆ
（ｎ）のｙからｆ（ｎ−１）のｙを減算した値の符号
と、ｆ（ｎ＋１）のｙからｆ（ｎ）のｙを減算した値の
符号とを比較判定する。但し、ｎ＝１の場合、又は、減
算した一方の値が「０」であった場合には、符号が同一
であると見なす。

【００９０】そして、符号が異なっていると比較判定し
た場合には、ｆ（ｎ＋１）のｘはｆ（ｎ）のｘに「１」
加算した値に更新し、ステップ１１４からの処理を行
う。

【００９１】一方、符号が同一であると比較判定した場
合には、ｆ（ｎ＋１）のｘはｆ（ｎ）のｘに更新する。

【００９２】更新されたレコードの番地は図９（ｂ）に
示す通りである。そして、ステップ１１４からの処理を
行う。

【００９３】（１４）ステップ１１４ レコード（ｎ＋１）の構成情報は、図１０の表記項目蓄
積部３６０を参照し、表記項目１０２０として必要な計
算が計算式１０３０によってなされる。そして、「レイ
アウトＮｏ．」１０１０の“〜”に対応する表記項
目１０２０が、図１１の表記部品蓄積部３７０における
識別子１１１０の“０”に対応する部品１１３０の所定
個所に割り当てられ、それがｆ（ｎ＋１）と対応する表
示器３１０に表示されたフォーマット上の対応マトリク
スに表示される。

【００９４】（１５）ステップ１１５ 同時に、制御装置３２０では「ｆ（ｎ＋１）−ｆ
（ｎ）」なる計算を実行し、その計算結果に対応する部
品を表記部品蓄積部３７０より選択する。

【００９５】これは、図１１に示す表記部品蓄積部３７
０における識別子１１１０の“１”に対応する部品１１
３０の中より、計算結果の座標（ｉ，ｊ）の種類に対応
した座標１１２０の部品１１３０になる。

【００９６】但し、ｆ（ｎ＋１）−ｆ（ｎ）＝（ｉ，
ｊ）とする。この際、前記のようにして計算されたレコ
ードｎにおける「レイアウトＮｏ．」１０１０の“〜
”に対応する表記項目１０２０が、選択された部品１
１３０の所定個所に割り当てられる。

【００９７】そして、選択された部品１１３０は制御装
置３２０によって、

【００９８】

【数１】√ｉ²＋ｊ² ………（１） なる計算が施され、この値を部品の拡大倍率として、表
示器３１０に表示されているレコードｎとレコード（ｎ
＋１）の表示部品の間へ、図５に示すように、その部品
の矢印部５３が拡大されて表示される。

【００９９】また、その矢印の線の太さは、レコードｎ
における伝達距離８５の値に応じて表示する。すなわ
ち、処理担当者間の矢印の太さを変化させることで、両
者間の距離をビジュアル的に表示させている。

【０１００】また、矢印の太さは、「レイアウトＮ
ｏ．」１０１０の“”の伝達時間に対応した算出値に
よって変化させても構わない。

【０１０１】（１６）ステップ１１６ 最後に、ｎ＝ｎ＋１としてステップ１１２からの処理を
繰り返す。

【０１０２】ここで、処理内容バーコードを読み取った
場合に処理開始時刻を、次作業者への伝達手段バーコー
ドを読み取った場合に処理終了時刻を、次作業者の作業
位置に添付したバーコードを読み取った場合に次作業者
に帳票が受け付けられた時刻を自動的に入力させる機能
を設けたが、これは次の理由による。

【０１０３】すなわち、上記時刻情報を収集し、図１０
に示す表記項目蓄積部３６０の内容に従って所定の計算
をすることで、各処理担当者における帳票の処理状況を
つかむことができる。すなわち、各処理担当者における
帳票の処理状況を時系列に結合することによって、その
帳票の処理プロセス及び処理状況を同時に把握すること
ができる。

【０１０４】以上のように、本実施例においては、帳票
等の処理対象物の処理担当者別に携帯情報端末を配置し
ておき、帳票等の処理対象物に処理内容を記入する際
に、どの処理対象物に、誰が、どのような内容の処理を
加えたかを実際の処理担当者に入力させ、最終プロセス
に至るすべての処理担当者が入力した情報を、適宜の時
期に収集し、その収集情報に基づき業務実態に即した処
理対象物の流れを示す業務フロー図として編集して出力
するようにしたため、業務実態の把握のために第３者が
インタビュー等の作業を行うことなく正確、かつ迅速に
業務フローを把握することができる。

【０１０５】これにより、処理プロセスが未解明の業務
部門等の業務実態をインタビュー無しに解明し、処理プ
ロセスの合理化案を提案することも可能になる。

【０１０６】また、業務フロー図が出力されるため、こ
の業務フロー図に基づき、例えば処理の停滞部署に対す
る対策、指示等の業務管理に役立てることができる。

【０１０７】また、第３者が内部に立ち入って調査しな
いため、第３者に知られたくない機密を保持することも
できる。

【０１０８】さらに、ガイダンス表示によって次の作業
事項を順次指示するようにしているため、全ての処理担
当者間における入力手順が一律になり、収集情報の正確
度が向上するという利点がある。

【０１０９】さらに、業務フローが既に明確になってい
るプロセスであっても、各処理担当者が入力した情報を
必要な時期に収集し、業務フロー図に編集して出力する
ことにより、帳票等の処理対象物の現在位置を確認した
り、その位置に至るまでの経過を確認し、必要な対策を
立てるなどの管理を行うことができる。

【０１１０】また、処理担当者別の処理プロセス内で、
当該処理プロセス内での処理時間と次の処理担当者まで
の伝達距離を収集し、処理担当者別の処理プロセス間の
伝達時間または伝達距離を異なる矢印線で関係付けて表
記するようにした場合、業務フローの時間的および空間
的な関係を容易に把握することが可能になる。

【０１１１】なお、上記実施例は、携帯情報端末を使用
し、オンライン接続されていない端末で入力された情報
をセンタ装置で収集し、帳票等の最終段階に至るまでの
業務フローを把握するものであるが、本発明は、端末間
をオンライン接続したシステムに適用できることは言う
までもない。

【０１１２】また、上述の例においては、処理内容に関
する情報を処理担当者が保持する携帯情報端末に表示さ
れたバーコードを読み取ることによって入力していた
が、タッチパネルやキーボードによって入力する構成で
あってもよい。

【０１１３】さらに、帳票にバーコードを添付し、それ
に対して施された処理内容を各処理担当者の携帯情報端
末に蓄積しているが、帳票にＩＣカード（あるいはフロ
ッピーディスク）を添付し、そのＩＣカードに情報を蓄
積し、センタ装置側でＩＣカードの内容を読み込んで業
務フロー図を作成するようにしてもよい。

【０１１４】また、以上の説明では、オフィスにおける
帳票を対象とした基本的な業務フローを例に取って説明
したが、工場における製品の製造プロセスの把握や、物
流取引のプロセスの把握などにも適用することが可能で
ある。

【０１１５】

【発明の効果】以上述べたように本発明によれば、帳票
等の処理対象物の処理担当者別に端末装置を配置してお
き、帳票等の処理対象物に処理内容を記入する際に、ど
の処理対象物に、誰が、どのような内容の処理を加えた
かを実際の処理担当者に入力させ、最終プロセスに至る
すべての処理担当者が入力した情報を、適宜の時期に収
集し、その収集情報に基づき業務実態に即した処理対象
物の流れを示す業務フロー図として編集して出力するよ
うにしたため、業務実態の把握のために第３者がインタ
ビュー等の作業を行うことなく正確、かつ迅速に業務フ
ローを把握することができる。

【０１１６】これにより、処理プロセスが未解明の業務
部門等の業務実態をインタビュー無しに解明し、処理プ
ロセスの合理化案を提案することも可能になる。

【０１１７】また、業務フロー図が出力されるため、こ
の業務フロー図に基づき、例えば処理の停滞部署に対す
る対策、指示等の業務管理に役立てることができる。

【０１１８】さらに、業務フローが既に明確になってい
るプロセスであっても、各処理担当者が入力した情報を
必要な時期に収集し、業務フロー図に編集して出力する
ことにより、帳票等の処理対象物の現在位置を確認した
り、その位置に至るまでの経過を確認し、必要な対策を
立てるなどの管理を行うことができる。

【０１１９】また、処理担当者別の処理プロセス内で、
当該処理プロセス内での処理時間と次の処理担当者まで
の伝達距離を収集し、処理担当者別の処理プロセス間の
伝達時間または伝達距離を異なる矢印線で関係付けて表
記するようにした場合、業務フローの時間的および空間
的な関係を容易に把握することが可能になるなどの効果
がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の業務フロー把握処理手順の一実施例を
示すフローチャートである。

【図２】本発明の業務フロー把握システムの一実施例を
示すシステムブロック図である。

【図３】図２における携帯情報端末の機器構成及び表示
器に表示内容の例を示す図である。

【図４】バーコードを添付した旅費伝票の例を示す図で
ある。

【図５】センタ装置の表示器に表示された業務フローの
例を示す説明図である。

【図６】処理情報蓄積部に収集された収集情報の例を示
す説明図である。

【図７】センタ装置内のバーコード情報蓄積部に設けら
れたテーブル構成図である。

【図８】センタ装置の収集情報蓄積部に収集された旅費
伝票ファイルの内容を示す図である。

【図９】業務フロー図作成のためのレコードの番地を示
す説明図である。

【図１０】表記項目蓄積部のテーブル構成図である。

【図１１】表記部品蓄積部のテーブル構成図である。

【符号の説明】

４０…旅費伝票、２００…携帯情報端末、２１０…バー
コードリーダ、２２２…バーコード、２２０…表示器、
２３０…サーモセンサ、２４０…制御装置、２５０…通
信装置、２６０…画面表示情報蓄積部、２７０…収集情
報蓄積部、２８０…バーコード情報蓄積部、３００…セ
ンタ装置、３１０…表示器、３２０…制御装置、３３０
…通信装置、３４０…バーコード情報蓄積部、３５０…
収集情報蓄積部、３６０…表記項目蓄積部、３７０…表
記部品蓄積部、３８０…業務フロー蓄積部。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 帳票等の処理対象物の識別情報および処
   理担当者の識別情報を処理担当者に対応付けて設けた端
   末装置から入力する第１のステップと、 処理対象物に対する処理内容を示す情報を前記端末装置
   から入力する第２のステップと、 処理対象物を次の処理担当者に伝達する前に、次の処理
   担当者の識別情報を前記端末装置から入力する第３のス
   テップと、 上記各ステップで入力された情報を記憶装置に記憶する
   第４のステップとから成る処理プロセスを処理担当者別
   に備え、 さらに、処理担当者別の処理プロセスにおいて前記記憶
   装置に記憶された情報を収集し、処理担当者相互間にお
   ける処理対象物の流れを示すフロー図として編集し、出
   力する第５のステップを備えることを特徴とする業務フ
   ロー把握方法。
2. 【請求項２】 前記伝票等の処理対象物の識別情報は、
   処理対象物に付されたバーコードを前記端末装置に設け
   た読み取り手段によって読み取って入力し、前記処理担
   当者の識別情報は、当該処理担当者の作業位置に付した
   バーコードを前記端末装置に設けた読み取り手段によっ
   て読み取って入力することを特徴とする請求項１記載の
   業務フロー把握方法。
3. 【請求項３】 帳票等の処理対象物の処理担当者に対応
   して設けられた複数の端末装置と、これらの端末装置に
   入力された情報を収集するセンタ装置とから成り、 前記端末装置は、帳票等の処理対象物の識別情報および
   処理担当者の識別情報を入力する第１の手段と、処理対
   象物に対する処理内容を示す情報を入力する第２の手段
   と、次の処理担当者の識別情報を入力する第３の手段
   と、入力された情報を記憶装置に記憶する第４の手段と
   を備え、 前記センタ装置は、処理担当者別の端末装置における記
   憶装置に記憶された情報を収集し、処理担当者相互間に
   おける処理対象物の流れを示すフロー図として編集し、
   出力する第５の手段を備えることを特徴とする業務フロ
   ー把握システム。
4. 【請求項４】 前記端末装置は、バーコード読み取り手
   段を備え、前記帳票等の処理対象物の識別情報を、処理
   対象物に付されたバーコードを前記バーコード読み取り
   手段によって読み取って入力し、前記処理担当者の識別
   情報を、当該処理担当者の作業位置に付したバーコード
   を前記端末装置に設けた読み取り手段によって読み取っ
   て入力することを特徴とする請求項３記載の業務フロー
   把握システム。