JPH0537554A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 このシステムでは、メールボックス４から取
り出された電子メールについて、受信人あるいは発信人
による返信要求があるか否かを、返信要求認識手段１１
が認識する。そして、返信要求があれば、受信した電子
メールの付加情報１３を読み出し、その受信人と発信人
を交換して返信用の付加情報を自動的に生成する。 【効果】 返信の準備がすみやかにでき、返信用の電子
メールの宛先等を誤って記入するといった問題が解消さ
れ、電子メール取扱者の負担が軽減される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、紙を用いることなく電
子的に作成された通信文を交換する電子メールシステム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】通信線を介してコンピュータを多数接続
した例えばローカルエリアネットワークなどに於て、各
端末間で相互に通信文を交換するために、電子メールシ
ステムと呼ばれるシステムが採用されている。図２に、
従来の電子メールシステム構成ブロック図を示す。図に
於て、電子メール１は、例えば、ある端末から別の端末
に対し送信するべき通信電文から成る本文２と、そのメ
ールの受信人と発信人及び各種の属性を表示する付加情
報３から構成されている。この付加情報３としては、例
えばメールの重要度や秘密度あるいは返信を必要とする
か否かの情報などが含まれる。メールボックス４は、電
子メール１を格納しておく記憶装置から構成される。こ
のメールボックス４は、特定の端末専用に設けられるも
のもあれば、いくつかの端末で共用される場合もある。
メールボックス４に受信された電子メール１は、受信人
がその端末５を操作して取り出し、内容を読取ることが
できる。メールボックス４からその電子メールが端末５
に取り出されると、メールボックス４に格納された電子
メール１は自動的にメールボックス４から消去される。
端末５に於て、受信人は電子メールの内容を読み、必要
に応じて返信用電子メールを作成する。この返信用電子
メールは、再びメールボックス４或は図示しない他の端
末用のメールボックスに向け送信される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
な電子メールシステムに於て、発信人から返信要求があ
る場合、或は、受信人が自発的に返信を必要とすると判
断した場合、受信人は端末５を使用して返信用電子メー
ルの作成を行う。この場合、例えば、予め作成しておい
たアドレス帳６を基に、先に受け取った電子メールの発
信人の名称や宛先などを検索し、これを参照して付加情
報３を作成する。このような新たな返信文の作成が完了
すると、端末５を操作して返信用電子メールを送信す
る。また、上記のようなアドレス帳６を参照しなくて
も、先に受信した電子メール１の付加情報３を端末５に
表示し、これを参照しながらエデイタによる返信文の作
成を行うこともできる。このようなエデイタによる返信
文作成を行った後も、先に説明したと同様の要領で端末
５を操作し返信文の送信を行う。

【０００４】しかしながら、以上のような従来システム
に於いては、例えば新たな返信文の作成を行う場合に
は、アドレス帳６の検索作業等が必要となり、検索に時
間が掛かり、また返信の宛先等の誤りも生じ易い。ま
た、エデイタによる返信文作成を行う場合には、受け取
った電子メールを参照しながら返信用電子メールを作成
するため、アドレス帳の検索作業等は不要であるが、受
信した電子メール１を端末５で読取り、その後端末５の
スイッチをオフすれば電子メール１もその付加情報３も
消滅してしまうため、電子メール１を受信した後直ちに
返信用電子メールを作成しなければならないという問題
があった。本発明は以上の点に着目してなされたもの
で、返信用電子メールの作成を容易にした電子メールシ
ステムを提供することを目的とするものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メールシス
テムは、通信電文から成る本文と、そのメールの受信人
と発信人とを含むメールの属性を表示する付加情報とか
ら成る電子メールを取り扱うものであって、前記電子メ
ールを受信するためのメールボックスから、所定の電子
メールを取り出し、その電子メールについての返信要求
を認識する返信要求認識手段と、前記受信された電子メ
ールの付加情報を使用して、その付加情報中の受信人と
発信人とを交換し、返信用電子メールの付加情報を生成
する付加情報生成手段とを備えたことを特徴とするもの
である。

【０００６】

【作用】このシステムでは、メールボックスから取り出
された電子メールについて、受信人あるいは発信人によ
る返信要求があるか否かを返信要求認識手段が認識す
る。そして、返信要求があれば受信した電子メールの付
加情報を読み出し、その受信人と発信人を交換して返信
用の付加情報を自動的に生成する。これにより、返信の
準備がすみやかにでき、返信用の電子メールの宛先等を
誤って記入するといった問題が解消され、電子メール取
扱者の負担が軽減される。

【０００７】

【実施例】以下、本発明を図の実施例を用いて詳細に説
明する。図１は本発明の電子メールシステム実施例を示
す構成ブロック図である。図に於いて、電子メール１
は、通信電文から成る本文２とそのメールの受信人と発
信人を含むメールの属性を表示する付加情報３とから構
成される。このような電子メール１は、先に説明したよ
うに受信側の端末５の使用するメールボックス４に受信
される。ここで、本発明の電子メールシステムに於いて
は、受信側の端末５に、返信要求認識手段１１と付加情
報生成手段１２と付加情報記憶部１４を設けている。返
信要求認識手段１１は、端末５がメールボックス４から
所定の電子メールを取り出した場合に、その表示を行う
制御を実行する一方、例えばその電子メール１の付加情
報３を参照し、その電子メールが返信を要求するもので
あるか否かを認識する処理を行う部分である。

【０００８】なおこのような返信要求は、例えば電子メ
ール１の付加情報３中に所定の形式で記載されている。
また、受信人が返信を必要と判断した場合には、受信人
が端末５のキーボードを操作して返信要求を入力する。
即ち、返信要求認識手段１１は、付加情報中の返信要求
１５或は受信人の返信要求１６を受け入れ、そのような
要求があった場合、付加情報生成手段１２を動作させる
よう構成された回路等から成る。付加情報記憶部１４
は、電子メール１がメールボックス４から取り出された
場合に、その付加情報を記憶しておく記憶装置から構成
される。また付加情報生成手段１２は、このような付加
情報記憶部１４や端末５の表示用バッファメモリから先
に受信した付加情報１３を取り出し、その中の受信人と
発信人とを交換して新たな返信用の付加情報を生成する
装置から成る。

【０００９】図１に示すように、受信された付加情報１
３は、例えば受信人、発信人、重要度、優先度、秘密
度、有効期限、返信要否、返信期限といった各種の属性
を含む情報から成る。この情報のうち、発信人と受信人
は電子メールシステムに於ける電子メールの送受信制御
のために使用される。従って、このような付加情報１３
が電子メール１と共に図示しない通信線に送り出される
と、付加情報１３中の受信人や発信人の内容に従って、
電子メール１が相手方へ伝送される。本発明の付加情報
生成手段１２は、このような付加情報１３の性質を利用
して、受信して得た付加情報１３の受信人と発信人を交
換することによって、そのまま返信用の付加情報にして
しまう点に特徴がある。

【００１０】このような動作は、受信人が返信用電文を
作成しようと端末５を操作した場合に自動的に生成され
る。従って、受信人は付加情報を意識することなく、必
要な本文を作成し、直ちに返信を実行できる。また、こ
のような返信用電子メールの作成は、電子メール１を受
け取った時、直ちに実行することができる。また付加情
報記憶部１４にそのような付加情報を一時的に格納して
おけば、その後付加情報記憶部１４から付加情報を取り
出し、付加情報生成手段１２を動作させて返信用の付加
情報を作成すればよい。以下本発明のシステムの動作
を、発信人の返信要求があった場合と受信人の判断によ
り返信要求を行う場合とに分けて具体的に説明する。

【００１１】図３は発信人の返信要求時動作説明図であ
る。まず図３のステップＳ１に於いて、電子メール１を
メールボックス４から取り出す。この作業は一般に端末
５を電子メール取り出しモードに設定すると、画面上に
受信日や発信人タイトルなどを並べたメニューが表示さ
れる。受信人はその中から目的とする電子メールを指定
し取り出せばよい。先に説明したように、メールボック
ス４から電子メールを取り出すと、メールボックス４の
中に格納されていた電子メールは自動的に消去される。
そしてこの電子メールは受信人の操作する端末５のバッ
ファメモリなどに一時格納される。その内容は端末５の
画面に表示される。

【００１２】ここで例えば図１に示す返信要求認識手段
１１は、受信された電子メール１の付加情報３を読取る
（図３ステップＳ２）。そして、発信人から返信要求が
あるか否かを判断する（図３ステップＳ３）。ここで、
発信人から返信要求がある場合には、先に説明した要領
で図１に示す返信要求認識手段１１が付加情報生成手段
１２を動作させ、付加情報生成手段１２は付加情報をバ
ッファメモリから取り出し、受信人と発信人の位置を交
換する（図３ステップＳ４）。このような付加情報の加
工による返信用付加情報の自動生成が終了すると、端末
５を操作し受信人は必要な本文を作成する。その後、端
末５から電子メールの返信が行われる（図３ステップＳ
５）。

【００１３】図４に受信人の返信要求があった場合の動
作フローチャートを示す。図に於いて、受信人が端末５
を操作し電子メールに対する返信要求を行った場合（図
４ステップＳ１）、返信要求認識手段１１はこの要求を
認識し、付加情報生成手段１２を動作させる。この場
合、付加情報生成手段１２は付加情報記憶部１４を検索
し、受信人が要求する付加情報が記憶されているか否か
を判断する（図４ステップＳ２）。ここで該当する付加
情報が存在する場合、付加情報生成手段１２は付加情報
記憶部１４からその付加情報を読取り、これを先に説明
した要領で加工し、返信用付加情報の自動生成を行う
（図４ステップＳ３）。

【００１４】一方、付加情報記憶部１４に該当する付加
情報が見当たらない場合には、付加情報生成手段１２は
付加情報の生成を拒絶する。受信人は、この場合従来方
法と同様にして図４ステップＳ４に示すように、アドレ
ス帳などを参照して付加情報の新規作成を行う。そして
その後本文等の作成を経て電子メールの返信を行う（図
４ステップＳ５）。以上何れの場合に於いても、電子メ
ール１を受信した受信人は、返信を必要とする場合、従
来のように新たに付加情報を作成するといった手間を省
くことが可能となる。また、アドレス帳の検索なども必
要とせず、その負担が軽減される。

【００１５】本発明は以上の実施例に限定されない。電
子メール１の構成は、本文２と付加情報３の他、各種の
情報が含まれていて差し支えない。またメールボックス
４や端末５のシステム構成については、従来よく知られ
た電子メールシステムと置き換えて差し支えない。さら
に、返信要求認識手段１１や付加情報生成手段１２、付
加情報記憶部１４などは、同等の機能を有する各種のブ
ロックに置き換えて差し支えなく、例えば端末５に組み
込まれたプロセッサによる一連のプログラムに含めてし
まって差し支えない。

【００１６】

【発明の効果】以上説明した本発明の電子メールシステ
ムによれば、受信された電子メールの付加情報をそのま
ま利用し、或は一旦保存した上で、返信要求があった場
合にこれを使用し、受信人と発信人の位置を交換するこ
とによって返信用の付加情報を自動的に生成するので、
受信人による返信用電子メールの作成作業を容易にし、
その負担を軽減する。また、アドレス帳を検索したり受
信した付加情報を参照して返信用の付加情報を作成する
場合に比べて、誤りの発生も減少し、受信人の負担をよ
り一層軽減する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールシステム実施例を示す構成
ブロック図である。

【図２】従来の電子メールシステム構成ブロック図であ
る。

【図３】本発明による発信人の返信要求時動作フローチ
ャートである。

【図４】本発明による受信人の返信要求時動作フローチ
ャートである。

【符号の説明】

１ 電子メール ２ 本文 ３ 付加情報 ４ メールボックス ５ 端末 １１ 返信要求認識手段 １２ 付加情報生成手段 １３ 付加情報 １４ 付加情報記憶部 １５ 付加情報中の返信要求 １６ 受信人の返信要求

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 【請求項１】 通信電文から成る本文と、そのメールの
   受信人と発信人とを含むメールの属性を表示する付加情
   報とから成る電子メールを取り扱うものであって、 前記電子メールを受信するためのメールボックスから、
   所定の電子メールを取り出した後、その電子メールにつ
   いての返信要求を認識する返信要求認識手段と、 前記受信された電子メールの付加情報を使用して、その
   付加情報中の受信人と発信人とを交換し、返信用電子メ
   ールの付加情報を生成する付加情報生成手段とを備えた
   ことを特徴とする電子メールシステム。