JPH09128381A - 電子化文書における承認印取込装置 - Google Patents
電子化文書における承認印取込装置Info
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- JPH09128381A JPH09128381A JP7303636A JP30363695A JPH09128381A JP H09128381 A JPH09128381 A JP H09128381A JP 7303636 A JP7303636 A JP 7303636A JP 30363695 A JP30363695 A JP 30363695A JP H09128381 A JPH09128381 A JP H09128381A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】ワープロを用いて作成された文書への承認印の
押印作業、氏名及び/又は所属部門名称の入力作業を軽
減することができる電子化文書における承認印取込装置
を提供する。 【解決手段】ワープロ文書を作成した後、印刷設定の一
部として承認印、氏名及び/又は所属部門名称の取り込
みを指示する。具体的には、印刷オプションのメニュー
を用いて所定の項目を選択、指示すると共にパスワード
を入力する。このような指示を行った後、ワープロ文書
を実際に印刷すると、パスワードの一致を前提として承
認印管理DB10に格納されている承認印データ、氏名
データ及び/又は所属部門名称データがワープロ文書中
の所定の位置に取り込まれる。
押印作業、氏名及び/又は所属部門名称の入力作業を軽
減することができる電子化文書における承認印取込装置
を提供する。 【解決手段】ワープロ文書を作成した後、印刷設定の一
部として承認印、氏名及び/又は所属部門名称の取り込
みを指示する。具体的には、印刷オプションのメニュー
を用いて所定の項目を選択、指示すると共にパスワード
を入力する。このような指示を行った後、ワープロ文書
を実際に印刷すると、パスワードの一致を前提として承
認印管理DB10に格納されている承認印データ、氏名
データ及び/又は所属部門名称データがワープロ文書中
の所定の位置に取り込まれる。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、ワードプロセッ
サ、パーソナルコンピュータ等(以下単に「ワープロ」
という)を用いて作成された電子化文書における承認印
取込装置に関する。
サ、パーソナルコンピュータ等(以下単に「ワープロ」
という)を用いて作成された電子化文書における承認印
取込装置に関する。
【0002】
【従来の技術】近年、ワープロを用いて電子化文書(以
下単に「文書」ともいう)を作成することが一般化して
きているが、関係者間で回覧して承認を得なければなら
ないような文書の場合には、通常、氏名、所属部門名称
等を所定の位置に入力し、さらに文書を紙上に印刷出力
した後、所定の箇所に承認印又は署名(サイン)(単に
「承認印」とも総称する)を押印するようにしている。
下単に「文書」ともいう)を作成することが一般化して
きているが、関係者間で回覧して承認を得なければなら
ないような文書の場合には、通常、氏名、所属部門名称
等を所定の位置に入力し、さらに文書を紙上に印刷出力
した後、所定の箇所に承認印又は署名(サイン)(単に
「承認印」とも総称する)を押印するようにしている。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな人手による作業では、同一のユーザであれば入力す
べき氏名、所属部門名称は同一であるにも拘わらず、毎
回同じ氏名、所属部門名称等を入力しなければならない
という問題がある。
うな人手による作業では、同一のユーザであれば入力す
べき氏名、所属部門名称は同一であるにも拘わらず、毎
回同じ氏名、所属部門名称等を入力しなければならない
という問題がある。
【0004】また、承認印については、文書の内容に修
正が生じる度に、その都度紙に印刷出力して承認印を押
印しなければならないという問題がある。
正が生じる度に、その都度紙に印刷出力して承認印を押
印しなければならないという問題がある。
【0005】さらに、近年、企業等において社内のネッ
トワーク化が急速に進んでいるため、文書の作成だけで
なく、回覧、承認等も電子化文書上で行いたいという要
望が強く、承認の度にいちいち文書を紙上に印刷出力し
なければならないこと自体が煩雑であるという問題があ
る。
トワーク化が急速に進んでいるため、文書の作成だけで
なく、回覧、承認等も電子化文書上で行いたいという要
望が強く、承認の度にいちいち文書を紙上に印刷出力し
なければならないこと自体が煩雑であるという問題があ
る。
【0006】従って、本発明は前記問題点に鑑みてなさ
れたものであり、ワープロを用いて作成された電子化文
書における承認印の押印作業を軽減し、さらに氏名及び
/又は所属部門名称の入力作業を軽減することができる
電子化文書における承認印取込装置を提供することを目
的とする。
れたものであり、ワープロを用いて作成された電子化文
書における承認印の押印作業を軽減し、さらに氏名及び
/又は所属部門名称の入力作業を軽減することができる
電子化文書における承認印取込装置を提供することを目
的とする。
【0007】
【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明は、電子化文書への承認印の取り込みを指示
する指示手段と、複数の承認印データを保持するデータ
ベースと、を含み、ID番号と暗証番号とを入力とし、
前記指示手段からの指示に基づいて前記ID番号と一致
し、かつ前記暗証番号との照合がとれた承認印データを
前記データベースから読み出し、前記電子化文書中の所
定の位置へ取り込むようにしたことを特徴とする電子化
文書における承認印取込装置を提供する。
め、本発明は、電子化文書への承認印の取り込みを指示
する指示手段と、複数の承認印データを保持するデータ
ベースと、を含み、ID番号と暗証番号とを入力とし、
前記指示手段からの指示に基づいて前記ID番号と一致
し、かつ前記暗証番号との照合がとれた承認印データを
前記データベースから読み出し、前記電子化文書中の所
定の位置へ取り込むようにしたことを特徴とする電子化
文書における承認印取込装置を提供する。
【0008】また、本発明の電子化文書における承認印
取込装置は、前記データベースが複数の氏名データをさ
らに保持し、前記ID番号と一致する氏名データを前記
承認印データと共に前記データベースから読み出し、前
記電子化文書中の所定の位置へ取り込むようにするとよ
い。
取込装置は、前記データベースが複数の氏名データをさ
らに保持し、前記ID番号と一致する氏名データを前記
承認印データと共に前記データベースから読み出し、前
記電子化文書中の所定の位置へ取り込むようにするとよ
い。
【0009】さらに、本発明の電子化文書における承認
印取込装置は、前記データベースが複数の所属部門名称
データをさらに保持し、前記ID番号と一致する所属部
門名称データを前記承認印データと共に前記データベー
スから読み出し、前記電子化文書中の所定の位置へ取り
込むようにするとよい。
印取込装置は、前記データベースが複数の所属部門名称
データをさらに保持し、前記ID番号と一致する所属部
門名称データを前記承認印データと共に前記データベー
スから読み出し、前記電子化文書中の所定の位置へ取り
込むようにするとよい。
【0010】さらにまた、本発明の電子化文書における
承認印取込装置は、前記ID番号と前記暗証番号以外に
部門番号を入力とし、該部門番号と一致する所属部門名
称データを前記承認印データと共に前記データベースか
ら読み出すようにするとよい。
承認印取込装置は、前記ID番号と前記暗証番号以外に
部門番号を入力とし、該部門番号と一致する所属部門名
称データを前記承認印データと共に前記データベースか
ら読み出すようにするとよい。
【0011】なお、本発明の電子化文書における承認印
取込装置においては、前記指示手段が、前記電子化文書
の印刷設定の一部として承認印の取り込みを指示できる
ようにするとよい。
取込装置においては、前記指示手段が、前記電子化文書
の印刷設定の一部として承認印の取り込みを指示できる
ようにするとよい。
【0012】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。
て図面を参照して説明する。
【0013】図1は、本発明の一実施形態に係る電子化
文書における承認印取込装置の構成を説明するためのブ
ロック図である。
文書における承認印取込装置の構成を説明するためのブ
ロック図である。
【0014】図1を参照すると、本実施形態に係る電子
化文書における承認印取込装置は、文書登録部1と、印
刷処理制御部2と、印刷パラメータ管理テーブル3と、
氏名管理テーブル4と、所属管理テーブル5と、承認印
管理テーブル6と、承認印取込処理制御部7と、承認印
管理データベース(DB)読込部8と、承認印管理DB
更新部9と、承認印管理DB10と、から構成される。
化文書における承認印取込装置は、文書登録部1と、印
刷処理制御部2と、印刷パラメータ管理テーブル3と、
氏名管理テーブル4と、所属管理テーブル5と、承認印
管理テーブル6と、承認印取込処理制御部7と、承認印
管理データベース(DB)読込部8と、承認印管理DB
更新部9と、承認印管理DB10と、から構成される。
【0015】文書登録部1は、ワープロを用いて作成さ
れた文書を記憶装置(図示しない)に登録ないし更新す
る処理を行うためのものである。
れた文書を記憶装置(図示しない)に登録ないし更新す
る処理を行うためのものである。
【0016】印刷処理制御部2は、印刷オプションの設
定あるいは印刷処理の制御を行うものである。
定あるいは印刷処理の制御を行うものである。
【0017】印刷パラメータ管理テーブル3は、印刷オ
プションの設定によって得られた印刷時の用紙選択、文
字拡大、文字サイズ、余白、印刷ページ範囲、ページ付
与、印刷部数、排出方法等を管理するためのテーブルで
ある。
プションの設定によって得られた印刷時の用紙選択、文
字拡大、文字サイズ、余白、印刷ページ範囲、ページ付
与、印刷部数、排出方法等を管理するためのテーブルで
ある。
【0018】氏名管理テーブル4は、社員No.と氏名
との対応関係を管理するためのテーブルである。所属管
理テーブル5は、部門No.と所属部門名称との対応関
係を管理するためのテーブルである。承認印管理テーブ
ル6は、社員No.と承認印との対応関係を管理するた
めのテーブルである。
との対応関係を管理するためのテーブルである。所属管
理テーブル5は、部門No.と所属部門名称との対応関
係を管理するためのテーブルである。承認印管理テーブ
ル6は、社員No.と承認印との対応関係を管理するた
めのテーブルである。
【0019】なお、氏名、所属部門名称、承認印に関す
る実際のデータは、承認印管理DB10に格納されてお
り、氏名管理テーブル4、所属管理テーブル5及び承認
印管理テーブル6のそれぞれは、承認印管理DB10に
格納されているデータの位置を指し示すポインタを管理
している。
る実際のデータは、承認印管理DB10に格納されてお
り、氏名管理テーブル4、所属管理テーブル5及び承認
印管理テーブル6のそれぞれは、承認印管理DB10に
格納されているデータの位置を指し示すポインタを管理
している。
【0020】承認印取込処理制御部7は、ユーザからの
承認印の取込あるいは更新の指示に基づき、承認印管理
テーブル6を参照して、承認印管理DB10に格納され
ている承認印データの読込あるいは更新の処理を行う。
承認印の取込あるいは更新の指示に基づき、承認印管理
テーブル6を参照して、承認印管理DB10に格納され
ている承認印データの読込あるいは更新の処理を行う。
【0021】承認印管理DB読込部8は、承認印取込処
理制御部7の制御のもとで承認印管理DB10に格納さ
れている承認印データを読み込む。また、承認印管理D
B更新部9は、承認印取込処理制御部7の制御のもとで
承認印管理DB10に格納されている承認印データを更
新する。
理制御部7の制御のもとで承認印管理DB10に格納さ
れている承認印データを読み込む。また、承認印管理D
B更新部9は、承認印取込処理制御部7の制御のもとで
承認印管理DB10に格納されている承認印データを更
新する。
【0022】なお、承認印管理DB10には、複数の承
認印データが画像イメージとして格納されている。ま
た、承認印データの他、氏名データ及び/又は所属部門
名称データも併せて格納されており、承認印取込処理制
御部7のもとで、これらの氏名データ及び/又は所属部
門名称データも併せて取り込むことができるようになっ
ている。
認印データが画像イメージとして格納されている。ま
た、承認印データの他、氏名データ及び/又は所属部門
名称データも併せて格納されており、承認印取込処理制
御部7のもとで、これらの氏名データ及び/又は所属部
門名称データも併せて取り込むことができるようになっ
ている。
【0023】次に、図1を参照して、本実施形態に係る
電子化文書における承認印取込装置の動作を説明する。
電子化文書における承認印取込装置の動作を説明する。
【0024】ワープロを用いて作成された文書を文書登
録部1を用いて登録する際に、ユーザがメニューから承
認印取込キーを選択した後、社員No.とパスワードと
をキーボード(図示しない)から入力する。また、必要
に応じて部門No.も併せて入力する。
録部1を用いて登録する際に、ユーザがメニューから承
認印取込キーを選択した後、社員No.とパスワードと
をキーボード(図示しない)から入力する。また、必要
に応じて部門No.も併せて入力する。
【0025】ここで、承認印の取込指示を行うための指
示手段であるメニューは、例えば文書サイズ、文字サイ
ズ等を設定するための印刷オプションの一部としてユー
ザに提供することができる。この場合に、ユーザは、通
常の印刷オプションの設定を行うと共に、承認印の取込
の有無、氏名及び/又は所属部門名称の取込の有無、社
員No.、パスワード、部門No.、承認印等の取込頁
及び取込位置等を指定する。
示手段であるメニューは、例えば文書サイズ、文字サイ
ズ等を設定するための印刷オプションの一部としてユー
ザに提供することができる。この場合に、ユーザは、通
常の印刷オプションの設定を行うと共に、承認印の取込
の有無、氏名及び/又は所属部門名称の取込の有無、社
員No.、パスワード、部門No.、承認印等の取込頁
及び取込位置等を指定する。
【0026】承認印取込処理制御部7は、入力された社
員No.をキーとして承認印管理テーブル6を検索し、
対応する承認印が存在するか否かを調べる。
員No.をキーとして承認印管理テーブル6を検索し、
対応する承認印が存在するか否かを調べる。
【0027】対応する承認印が存在する場合には、入力
されたパスワードとの一致/不一致を判定し、パスワー
ドが登録されているものと一致すれば、承認印管理DB
読込部8を介して承認印管理DB10から対応する承認
印データを読み込み、文書中の所定の頁の所定の位置に
取り込む。なお、社員No.とパスワードとに基づいて
承認印を取り込むにあたっては、承認印管理テーブル6
において一括して社員No.と承認印とパスワードとの
対応関係を管理する他、社員No.とパスワードとの対
応関係を別途管理するようにしてもよい。
されたパスワードとの一致/不一致を判定し、パスワー
ドが登録されているものと一致すれば、承認印管理DB
読込部8を介して承認印管理DB10から対応する承認
印データを読み込み、文書中の所定の頁の所定の位置に
取り込む。なお、社員No.とパスワードとに基づいて
承認印を取り込むにあたっては、承認印管理テーブル6
において一括して社員No.と承認印とパスワードとの
対応関係を管理する他、社員No.とパスワードとの対
応関係を別途管理するようにしてもよい。
【0028】また、承認印取込処理制御部7は、承認印
の取込処理を行うと共に、入力された社員No.をキー
として氏名管理テーブル4を検索し、対応する氏名が存
在する場合には、承認印管理DB10から承認印データ
と共に氏名データを読み込み、文書中の所定の位置に取
り込む。
の取込処理を行うと共に、入力された社員No.をキー
として氏名管理テーブル4を検索し、対応する氏名が存
在する場合には、承認印管理DB10から承認印データ
と共に氏名データを読み込み、文書中の所定の位置に取
り込む。
【0029】さらに、ユーザが部門No.も併せて入力
した場合には、承認印取込処理制御部7は部門No.を
キーとして所属管理テーブル5を検索し、対応する所属
部門名称が存在する場合には、承認印管理DB10から
承認印データと共に所属部門名称データを文書中の所定
の位置に取り込む。
した場合には、承認印取込処理制御部7は部門No.を
キーとして所属管理テーブル5を検索し、対応する所属
部門名称が存在する場合には、承認印管理DB10から
承認印データと共に所属部門名称データを文書中の所定
の位置に取り込む。
【0030】なお、ユーザが部門No.を入力しない場
合でも、社員No.と所属部門名称との対応関係が保持
されていれば、社員No.とパスワードとを入力するだ
けで、所属部門名称データを文書中の所定の位置に取り
込むことができる。
合でも、社員No.と所属部門名称との対応関係が保持
されていれば、社員No.とパスワードとを入力するだ
けで、所属部門名称データを文書中の所定の位置に取り
込むことができる。
【0031】また、社員No.、部門No.に基づく氏
名データ、所属部門名称データのそれぞれを取り込むに
あたって、承認印の場合と同様にパスワードの一致/不
一致を判定するようにしてもよい。
名データ、所属部門名称データのそれぞれを取り込むに
あたって、承認印の場合と同様にパスワードの一致/不
一致を判定するようにしてもよい。
【0032】さらに、承認印の画像イメージとしては、
通常の印影の画像イメージの他に、署名(サイン)の画
像イメージを用いてもよいことはもちろんである。
通常の印影の画像イメージの他に、署名(サイン)の画
像イメージを用いてもよいことはもちろんである。
【0033】図2は、本発明の一実施形態に係る電子化
文書における承認印取込装置を用いて承認印及び氏名の
取り込みを行った様子を示す図である。
文書における承認印取込装置を用いて承認印及び氏名の
取り込みを行った様子を示す図である。
【0034】図2に示すように、文書の所定の頁の上方
に所定の承認印の押印欄を設け、この押印欄の所定の位
置、例えば「担当」欄に承認印データ(印影データ)を
取り込むようにする。また、「作成」の欄に氏名(XX
XX)を取り込むようにする。
に所定の承認印の押印欄を設け、この押印欄の所定の位
置、例えば「担当」欄に承認印データ(印影データ)を
取り込むようにする。また、「作成」の欄に氏名(XX
XX)を取り込むようにする。
【0035】なお、図2に示した承認印の押印欄におけ
る所定の罫線、「年月日」、「版」及び「承認」等の項
目名についても一括して承認印管理DB10に格納して
おき、承認印等の取込指示に基づいて所定の位置に取り
込むようにしてもよい。
る所定の罫線、「年月日」、「版」及び「承認」等の項
目名についても一括して承認印管理DB10に格納して
おき、承認印等の取込指示に基づいて所定の位置に取り
込むようにしてもよい。
【0036】また、承認印等の実際の取り込みは、文書
を印刷出力するときに行うようにし、印刷オプション等
で承認印の取込指示をした段階では承認印管理DB10
に格納されているデータとの対応付けのみを行うように
してもよい。
を印刷出力するときに行うようにし、印刷オプション等
で承認印の取込指示をした段階では承認印管理DB10
に格納されているデータとの対応付けのみを行うように
してもよい。
【0037】なお、承認印管理DB10から取り込む承
認印データ、氏名データ及び所属部門名称データについ
ては、所定の変更指示に基づいて承認印取込処理制御部
7が承認印管理DB更新部9を介して適宜変更すること
ができる。
認印データ、氏名データ及び所属部門名称データについ
ては、所定の変更指示に基づいて承認印取込処理制御部
7が承認印管理DB更新部9を介して適宜変更すること
ができる。
【0038】以上、本発明の一実施形態について説明し
たが、本発明はこのような実施の形態に限定されるもの
ではなく、本発明の原理に準ずる各種の実施の形態を含
む。
たが、本発明はこのような実施の形態に限定されるもの
ではなく、本発明の原理に準ずる各種の実施の形態を含
む。
【0039】
【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子化文
書における承認印取込装置によれば、ワープロを用いて
電子化文書を作成する際に、例えば印刷設定の一部とし
て承認印、氏名及び/又は所属部門名称の取り込みを指
示できるようにし、必要に応じて電子化文書中の所定の
位置に承認印データ等を取り込むようにするため、承認
印の押印作業、氏名及び/又は所属部門名称の入力作業
に要するユーザの負担を軽減させることができる。
書における承認印取込装置によれば、ワープロを用いて
電子化文書を作成する際に、例えば印刷設定の一部とし
て承認印、氏名及び/又は所属部門名称の取り込みを指
示できるようにし、必要に応じて電子化文書中の所定の
位置に承認印データ等を取り込むようにするため、承認
印の押印作業、氏名及び/又は所属部門名称の入力作業
に要するユーザの負担を軽減させることができる。
【図1】本発明の一実施形態に係る電子化文書における
承認印取込装置の構成を説明するためのブロック図であ
る。
承認印取込装置の構成を説明するためのブロック図であ
る。
【図2】本発明の一実施形態に係る電子化文書における
承認印取込装置を用いて承認印及び氏名の取り込みを行
った様子を示す図である。
承認印取込装置を用いて承認印及び氏名の取り込みを行
った様子を示す図である。
1 文書登録部 2 印刷処理制御部 3 印刷パラメータ管理テーブル 4 氏名管理テーブル 5 所属管理テーブル 6 承認印管理テーブル 7 承認印取込処理制御部 8 承認印管理DB読込部 9 承認印管理DB更新部 10 承認印管理DB
Claims (5)
- 【請求項1】電子化文書への承認印の取り込みを指示す
る指示手段と、 複数の承認印データを保持するデータベースと、 を含み、 ID番号と暗証番号とを入力とし、前記指示手段からの
指示に基づいて前記ID番号と一致し、かつ前記暗証番
号との照合がとれた承認印データを前記データベースか
ら読み出し、前記電子化文書中の所定の位置へ取り込む
ようにしたことを特徴とする電子化文書における承認印
取込装置。 - 【請求項2】前記データベースが複数の氏名データをさ
らに保持し、 前記ID番号と一致する氏名データを前記承認印データ
と共に前記データベースから読み出し、前記電子化文書
中の所定の位置へ取り込むようにしたことを特徴とする
請求項1記載の電子化文書における承認印取込装置。 - 【請求項3】前記データベースが複数の所属部門名称デ
ータをさらに保持し、 前記ID番号と一致する所属部門名称データを前記承認
印データと共に前記データベースから読み出し、前記電
子化文書中の所定の位置へ取り込むようにしたことを特
徴とする請求項1又は2記載の電子化文書における承認
印取込装置。 - 【請求項4】前記ID番号と前記暗証番号以外に部門番
号を入力とし、該部門番号と一致する所属部門名称デー
タを前記承認印データと共に前記データベースから読み
出すようにしたことを特徴とする請求項3記載の電子化
文書における承認印取込装置。 - 【請求項5】前記指示手段が、前記電子化文書の印刷設
定の一部として承認印の取り込みを指示できるようにし
たことを特徴とする請求項1ないし4のいずれか一に記
載の電子化文書における承認印取込装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP7303636A JPH09128381A (ja) | 1995-10-27 | 1995-10-27 | 電子化文書における承認印取込装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP7303636A JPH09128381A (ja) | 1995-10-27 | 1995-10-27 | 電子化文書における承認印取込装置 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH09128381A true JPH09128381A (ja) | 1997-05-16 |
Family
ID=17923382
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP7303636A Pending JPH09128381A (ja) | 1995-10-27 | 1995-10-27 | 電子化文書における承認印取込装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH09128381A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2001125995A (ja) * | 1999-10-29 | 2001-05-11 | Toshiba Corp | 医用レポートシステム |
| JP2017538223A (ja) * | 2014-12-06 | 2017-12-21 | バーティカル ソフトウェア アジア ピーティーイー リミテッド | 認証方法 |
-
1995
- 1995-10-27 JP JP7303636A patent/JPH09128381A/ja active Pending
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2001125995A (ja) * | 1999-10-29 | 2001-05-11 | Toshiba Corp | 医用レポートシステム |
| JP2017538223A (ja) * | 2014-12-06 | 2017-12-21 | バーティカル ソフトウェア アジア ピーティーイー リミテッド | 認証方法 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 19980908 |