JPH03149651A - 電子文書承認装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 　［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は、ワードプロセッサあるいはデスクトップパブ
リッシング装置等の電子化文書上にて捺印・サイン等の
承認行為を行う技術に関する。

（従来の技術と課題） 近年のオフィスオートメーション技術の進展に伴って、
文書の電子化技術が進歩している。すなわち、（１）キ
ーボードから英文、和文等の文字情報を入力し、編集す
る技術、（２）この文字情報とイメージ情報を合成する
技術、（３）数値データに基づき表示される複数のグラ
フの組合せ・編集技術等の文書情報ハンドリング技術は
、急速に進歩し、一般化して来た。

（発明が解決使用とする課題） しかし、従来、作成された文書の承認行為（捺印、サイ
ン等）に関しては、被承認文書を−度印刷し、承認者が
紙に捺印やサインを行うという処理が行なわれている。

すなわち、文書電子化技術は文書を作る技術のみが進展
し、でき上がった文書を電子情報のままで運用管理して
行く技術が欠けている。

この発明の目的は、作成された文書を印刷することなく
、電子化された状態のままで、承認行為を行うことを可
能とすることである。

この発明の他の目的は、作成された文書を、電子化され
た状態のままで、セキュリティを確保しつつ、運用、管
理する技術を提供することである。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 上記目的を達成するため、この発明にかかる電子文書承
認装置は、 文書を記憶する文書記憶手段と、 文書記憶手段から文書を読み出し、表示する表示手段と
、 文書を承認したことを示す承認イメージを記憶する承認
イメージ記憶手段と、 表示手段に表示された文書を承認することを指示する指
示手段と、 個人識別情報を入力する入力手段と、 入力手段により入力された個人識別情報のチェックを行
うチェック手段と、 チェック手段により、入力された個人識別情報が正当と
判断されれ、かつ、指示手段により文書を承認すること
が指示されたとき、承認イメージ記憶一手段に記憶され
た承認イメージを表示手段に表示された文書に合成する
手段と、 を備えることとした。

（作用） 上記構成とすることにより、作成された電子文書を印刷
することなく、承認（サイン、捺印等）することが可能
となる。

従来は、承認後の文書はもう一度イメージスキャナから
イメージとして全体を読み込ませなければ保存できなか
った。しかし、本発明によれば、元の文書データはテキ
ストデータのままで、印章やサインのイメージのみをイ
メージ情報として文書に組込むことができる。このよう
な処理によれば、文書本体をキャラクタ情報として編集
、保存でき、承認済の文書の保存容量が少なくてすみ、
文書本体の修正や再利用も簡単に行うことができる。

また、個人識別情報のチェックを行うことにより、印章
、サインの盗用防止を図れ、セキュリティの高い装置を
提供できる。

（実施ｆｌ） 以下、この発明の一実施例を第１図を参照して説明する
。

第１図はこの実施例の電子文書承認装置の全体構成を示
す。第１図の電子文書承認装置は種々のデータファイル
を備えるファイル部Ａと、ファイール部Ａに接続され、
データ処理を行うデータ処理部Ｂと、データ処理部Ｂに
接続された端末装置５から構成される装 プアイル部Ａは、文書管理データベース１、データベー
ス１と関連付けられている文書データファイル２、承認
イメージファイル３、パスワードファイル４を鍮える。

文書管理データベース１は、様々な検索条件を設定して
、望む文書を取り出したり、承認者名、日付等を記録・
管理するためのファイルである。

具体的には、文書管理データベース１は、第２図に示さ
れるように検索キーとしての文書名で特定される複数の
レコードを備える。各レコードには、文書データの存在
するファイル名、承認者名、承認日付は等のデータ等が
保持される。

文書データファイル２は複数文書の文書データ（テキス
トデータ、画像データ）を記憶する。文書データファイ
ル２に記憶されたデータは、後述する文書データハンド
リング装置１００で処理可能な構造を有する。

承認イメージファイル３は、被承認文書（この実施例で
は、端末装置の画面に表示された文書）上へ捺印される
べき印章、あるはサイン等の画像を保持する。この承認
イメージファイル３は、例えば、実際に紙等の上に捺印
された印章等のイメージをイメージスキャナを用いて取
込んだラスクイメージ情報を保持する。パスワードファ
イル４は、例えば、第３図に示されるように、ロゲイン
名で検索され得るレコードに、パスワード、個人名、そ
の人の印章またはサインのイメージを保持する承認イメ
ージファイルの名称（先頭アドレス等でもよい）を保持
する。

データ処理部Ｂは文書データハンドリング装置１００と
承認装置２００から構成される。データ処理部Ｂは、表
示・会話用の端末装置ｉｔ５を介して、マンマシンイン
ターフェースヲ行つ。

端末装置５は表示装置、キーボード、周辺装置等を備え
る。表示装置は承認されるべき文書を表示する。さらに
、端末装置ｆ５は承認イメージが合成され文書を表示す
る。キーボードはこの装置に種々の情報を入力する。

次に、文書データハンドリング装置ｔｌｏＯと承認装置
２００の内部機能構成を第４．５図を参照して説明する
。

文書データハンドリング装置１００は、取出し・解析回
路１１０、文書表示回路１３０、画面会話回路１４０、
外部ファイル取込み回路１５０、通信回路１６０、保存
回路１７０を備える。

取出し・解析回路１００は文書データファイル２から文
書データを取出す。取出し・解析回路１００は、取出し
た文書データを画面上の文書情報１２０に変換する。文
書表示回路１３０は画面上の文書情報１２０を端末装置
ｆ５の画面に表示する。画面会話回路１４０は端末装置
Ｆ５の画面からの入力を受付けて必要な回路を動作させ
る。なお、画面会話回路１４０は端末装置５に配置され
てもよい。外部ファイル取込み回路１５０は画面会話回
路２２０からの指示に従って承認イメージファイル３か
ら所望の承認イメージを読出す。外部ファイル取込み回
路１５０は、画面上の文書情報１２０の指示された位置
に読み出した承認イメージを組込む。通信回路１６０は
他の装置との通信を行う。第４図では、通信回路１６０
は承認装置２００からの指示を受信する。保存回路１７
０は、画面上の文書情報１２０を、文書データファイル
２へ保存する形式のデータに変換する。保存回路１７０
は変換された文書データを文書データファイル２に保存
する。

承認装置２００は、パスワード間合せ画面表示回路２１
０、画面会話回路２２０、チェック回路２３０、承認指
示間合せ画面表示２４０、承認指示回路２５０、保存指
示回路２６０、設定回路２７０を備える。

パスワード間合せ画面表示２１０はパスワード入力を要
求する画面を端末装Ｎ５に表示する。画面会話回路２２
０は端末画面からの入力を受付けて、必要な処理系を動
作させる。画面会話回路２２０は、例えば、末上装置５
内に配置される。

チェック回路２３０は入力されたパスワードと予めパス
ワードファイル４に登録されているパスワードを比較し
、一致するか否かを示す信号を出力する。承認指示間合
わせ画面表示回路２４０は承認イメージ位置指示要求画
面と承認実行要求画面を端末装置５に表示する。承認指
示回路２５０は文書データハンドリング装置１００へ承
認指示信号を出力する共に、その後に必要な処理系を動
作させる。保存指示回路２６０は承認後の文書の保存を
指示する信号を文書データハンドリング装置１００に出
力する。設定回路２７０は承認者名と承認の日付を文書
管理データベース１に設定する。

次に、上記構成の電子文書承認装置の動作を図面を参照
して説明する。

オペレータの承認動作に先立ち、通常のワープロ処理、
ＣＡＤ処理等により電子文書が作成され、文書データフ
ァイル２に堡存される。この電子文書は、文書が文字だ
けから構成される場合にはテキストデータと制御データ
の組み合せで表わされ、文書が図面等の場合には、例え
ば、ビットマツプパターンで表わされる。文書の形式は
これらに限定されず、例えば、テキストデータとビット
マツプパターンデータの組み合せの形式でもよい。文書
データは文書バンドリング装置１００で処理できるフォ
ーマットを有する。

作成された文書に関連して、第２図に示されるように文
書名、文書ファイル名等を保持したデータ群が生成され
、文書管理データベース１に保持される。なお、文書が
未承認の状態では、承認者名、承認口付等のデータは作
成されない。

印章、サイン等の承認イメージはイメージスキャナ等を
用いて、承認者毎に、承認イメージファイル３に予め取
り込まれている。

また、この装置の使用を認められたオペレータ毎に、ロ
ゲイン名、パスワード、個人名、存在する場合には、承
認ファイル名（または承認イメージが記憶された記憶エ
リアのアドレス）を保持したパスワードファイル４が作
成される。

文書に捺印、サイン等を行うために、オペレータは、ロ
ゲイン名を端末装置に入力し、端末装置５を起動し、所
望の文書を表示させるよう端末装置５を操作する。オペ
レータの操作に応答して端末装置５は文書データハンド
リング装置１００に文書表示要求を出力する。この文書
表示要求に従　って、取出し・解析回路１１０は、文書
データファイル２から所望の文書の文書データを読み出
す。

取出し・解析回路１１０は読み出した文書データを解析
し、画面上の文書情報１２０を生成する。

この文書情報１２０は、一般的には、ビットマツプパタ
ーンに展開されており、さらに、元のデータの何が、ど
の位置にどう展開されているかを示す関連情報も合せ持
つ。文書情報１２０の作成完了後、取り出し・解析回路
１１０．は表示要求を文書表示回路１３０へ出力する。

文書表示回路１３０は、文書情報１２０を読出し、これ
を画面上へ文書として表示する。以上で画面に文書を表
示するステップＳ１の処理が完了する。

オペレータは表示された文書の内容をチェックし、表示
された文書を承認する場合には、第７（ａ）図に示され
るように、−メニューを表示させる。オペレータはメニ
ューから承認機能を選択する。この選択に応答して、パ
スワード間合せ画面表示回路２１０は、第７（ｂ）図に
示されるようにパスワードの入力を促す画面を端末装置
５に表示する（ステップＳ２）。

画面上の指示に従って、オペレータがパスワードを端末
装置５に入力すると、入力されたパスワードは画面会話
回路２２０に供給される。画面会話回路２２０はパスワ
ードとパスワードチェック要求をチェック回路２３０に
出力する。チェック回路２３０はパスワード間合せ画面
を消去し、パスワードファイル４の内容を読み込む。チ
ェック回路２３０はオペレータのロゲイン名に基づいて
、あらかじめ登録されているパスワードと入力されたパ
スワードを比較し、オペレータの正当性をチェックする
（ステップＳ３）。なお、ロゲイン名は、オペレータが
端末を使用する際の手続きとして、一般に入力されるも
ので、オペレーティングシステム（以下ＯＳと省略する
）で管理されている。ＯＳ下で動作する承認装置等のア
プリケーションプログラムは、オペレータのロゲイン名
をＯＳに間合せて得ることができる。ステップ３２゜Ｓ
３の処理において、ロゲイン名とは別に、パスワードを
入力させる理由はこの承認作業のセキュリティを高める
ことにある。例えば、オペレータが一時的に稼動中の端
末から離れたような場合にも、個人毎に違ったデータと
して管理されているパスワードを入力しない限り、承認
行為が行えなくすることで、安全性を確保するためであ
る。

入力されたパスワードが予めパスワードファイル４に保
持されているパスワードに一致しない場合、即ち、誤っ
たパスワードの場合、パスワードチェック回路２３０は
パスワード問い合せ画面表示回路２１０を制御して、再
度パスワードの入力をオペレータに促す。なお、安全管
理のため、再入力を促す回数は所定回数、例えば、２回
を限度とされる。

入力されたパスワードが予めパスワードファイル４に保
持されているパスワードと一致した場合、即ち、正しい
パスワードの場合、パスワードチェック回路２３０は一
致信号を承認指示間合せ画面表示回路２４０に出力する
。一致信号に応答して、承認指示間合せ画面表示回路２
４０は第７（Ｃ）図に示される承認指示間合せ画面を表
示する（ステップＳ４）。オペレータはこの画面の指示
に従って、キーボードのカーソル移動キーあるいはマウ
ス等を操作して、文書の捺印すべき位置を指定する（ス
テップＳ５）。第７図の例では、予め作成されている文
書中に、承認用の枠構造を″文書データハンドリング装
！！１００が認識できる定義情報として準備している。

オペレータは任意の枠を、例えば、カーソルキー、マウ
ス、ライトペン等で指定することにより、承認イメージ
の組み込み場所を指定する。文書上の指定位置を示す位
置情報は、文書データハンドリング装置１００の画面会
話回路１４０に受付けられ、外部ファイル取込み回路１
５０に供給される。外部ファイル取込み回路１５０はこ
の位置情報を記憶する。この後、オペレータは第７（ｃ
）図の画面上で、承認実行要求を入力する（ステップ５
６）。この入力は承認装′ｆｌ！２００の画面会話回路
２２０で受付けられる。

画面会話回路２２０は、承認指示を捺印指示回路２５０
に供給する。捺印指示回路２５０は承認間合せ画面を消
去し、取込まれているパスワードファイル２からオペレ
ータのロゲイン名に対応してあらかじめ登録されている
承認イメージファイル名を取出す。承認指示回路２５０
はこの承認イメージファイル名と承認指示信号を文書デ
ータハンドリング装置１００へ出力する。

通信回路１６０は、承認イメージファイル名と承認指示
信号を、外部ファイル取込み回路１５０へ転送する。外
部ファイル取込み回路１５０は、指定された承認イメー
ジを承認イメージファイル４から読み出す。外部ファイ
ル取込み回路１５０は読み出した承認イメージを文書情
報１２０中の承認イメージの場所として指示された位置
に組込む。組み込みの具体的な方法については後述する
。

この後、外部ファイル取り込み回路１５０は文書表示回
路１３０へ表示要求を出力する。文書表示回路１３０は
承認イメージが合成された文書を端末装置５に表示する
。これにより、第７（ｄ）図に示されるように、画面上
に、承認された文書が表示される（ステップＳ７）。

画面上の文書情報１２０は、一般的には、主メモり上の
データとして持たれる一時的なデータである。このため
、この文書情報１２０を元のデータファイルへ書戻す必
要がある。従って、承認指示回路２５０は、承認指示信
号出力後、保存指示回路２６０へ保存要求信号を出力す
る。保存指示回路２６０は、文書データハンドリング装
置１００へ、保存信号を出力する。この保存信号は通信
回路１６０を介して、文書保存回路１７０に供給される
。文書保存回路１７０は、この保存信号に応答して文書
情報１２０を取込み、保存用のデータ構造へ変換し、文
書データファイル２に保存する（ステップＳ８）。

捺印指示回路２５０は、保存要求信号の出力後、設定回
路２７０に、データベース更新指示信号を出力する。設
定回路２７０は、読込まれているパスワードファイルか
らオペレータのロゲイン名に対応する個人名を取出し、
かつ、ＯＳへ日付を間合せる（ＯＳは一般にシステム日
付を管理しており、アプリケーションからの間合せに応
じて、システム日付を与える。）。設定回路２７０は得
られた個人名、日付を承認者名、承認日付として文書管
理データベース１の該当レコード内に設定する（ステッ
プＳ９）。以上で、一連の承認動作が完了する。

次に承認されるべき文書に承認イメージを組み込む（合
成する）具体的方法について説明する。　　−承認イメ
ージは、一般に、ラスクスキャンイメージである。従っ
て、被承認イメージがビットマツプパターンイメージの
場合、第８図２に示されるように、両画像の対応するビ
ットデータのオアを取ることにより、両画像を合成する
ことができる。

また、承認イメージが文書のために見えなくなる可能性
がある場合には、対応するビットデータのイックスクル
ーシブオアを取ればよい。一方、文書データがテキスト
データと制御データから構成される場合、文書を一旦ビ
ットマツプパターンに展開しく画面上の文書情報１２０
を利用できる）、このビットマツプパターンと承認イメ
ージのビットマツプパターンのオアまたはイックスクル
シブオアを取ればよい。− また、保存状態では、物理的に文書データと承認イメー
ジデータを合成することなく、文書ファイルと承認イメ
ージのファイルを関連付けられてはいるが、別々とし、
印刷または表示等の出力の際に両イメージを合成しても
よい。例えば、電子文書がテキストデータと制御データ
から構成される場合、第９（ａ）図に示されるように、
該文書の制御データに承認イメージのファイルを呼び出
し、合成する旨の合成指示コード、承認イメージが記憶
されているエリアの先頭アドレス、合成位置Ｌｌ、Ｌ２
を示す制御コードを含めてもよい。

この場合、テキストデータをイメージデータに展開する
際に、文書と承認イメージは物理的に合成され、例えば
、第９（ｂ）図に示されるような文書が得られる。この
ような構成にすると、承認後も文書の訂正が容品にでき
、また、文書データファイルの容量も通常のままでよい
。承認後の文書の訂正を制限または禁止したい場合には
、追加訂正のために文書を呼び出す際に文書管理データ
ベース１の関連レコードの承認者名、承認日付をチェッ
クする構成（またはステップ）と、承認済みの文書の場
合に、訂正を禁止する構成（またはステップ）を装置に
追加すれば良い。また、第１０−　　図に示されるよう
に、文書管理データベース１の内容を拡張し、承認後の
訂正の場合には、訂正者名、訂正日時等を記録してもよ
−い。この場合、訂正の入力を受は付けるためには、訂
正者のパスワードの入力を必要とするようにしてもよい
。

第１１（ａ）、（ｂ）図に示されるように承認イメージ
と共に承認日付を文書に付したい場合がある。この場合
は、承認イメージファイル３は日付を除いた印章、サイ
ンのイメージを記憶する。

外部ファイル取り込み回路１５０は、通信回路１６０を
介して承認指示回路２５０から供給される承認信号に応
答して、ＯＳに現在日時を間合わせる。外部ファイル取
込み回路１５０は得られた現在日時をフォントメモリを
参照して、所定の大きさのビットマツプイメージに変換
する。外部ファイル取り込み回路１５０は承認イメージ
ファイル３から読み出した承認イメージの所定位置に日
付のイメージを合成する。その後、外部ファイル取り込
み回路１５０は画面上の文書情報１２０と日付が合成さ
れた承認イメージを合成する。また、保存状態では、日
付を示すテキストファイルを承認イメージのファイルと
は別に保持し、印刷時または表示時に承認イメージと日
付情報を合成するようにしてもよい。

第１図、第４図、第５図では、この実施例にかかる電子
文書承認装置は多数の回路から構成される。しかし、こ
のような構成に限定されず、各回路をコンピュータの対
応するステップで置き換えてもよい。

コンピュータを主要部とする電子文書承認装置の構成の
一例を第１２図に示す。第１２図では、電子文書承認装
置は各装置（アプリケーションプログラム）が動作する
コンピュータ５１と、各種ファイル、データベースが記
憶される補助記憶装置５２、画面が表示される端末装置
！５３とキー入力を行うためのキーボード５４、位置指
定や機能指定のためのボインティンイブデバイスとして
のマウス５５で構成される。これらの装置は、通常のワ
ードプロセッシングシステムを構成する設備のソフトウ
ェアを一部改良または追加することにより構成される。

ポインティングデバイスは特にマウスである必然性は無
く、ライトペン等の他のポインティングデバイスでもか
まわない。

上記実施例では、オペレータの正当性を判断するための
識別情報に、パスワードを使用した。−個人識別情報は
パスワードに限定されない。例えば、パスワードと異な
る承認動作固有の暗唱番号が使用されてもよい。また、
個人識別情報としてＩＤカードからの情報、指紋、網膜
上の血管パターン等を用いることができる。この場合、
端末装置にＩＤカードリーダー、指紋リーダー、網膜上
の血管パターンを読みとる装置等を接続し、ＩＤカード
の識別情報、指紋、網膜の血管パターンを読み込み、予
め装置内に保持されている情報と比較することによりオ
ペレータの正当性を判断する。

上記説明では、メニューは、本実施例では、ポツプアッ
プメニューと呼ばれる形式のメニューで表現されている
。しかし、アイコンメニュ一等の他のメニューで実現す
ることもできる。

上記実施例では、文書の指定された位置に承認イメージ
を組み込んだ。しかし、承認イメージを付す部分が予め
画一的Ｉ”一定められている場合には、位置を指定する
ための構成、ステップは必要ない。

その他、この発明は上記実施例に限定されるものでなく
、種々の変更、応用が可能である。

［発明の効果］ 本発明によれば、電子文書として作成した文書を一度印
刷することなく端末上で承認（捺印、サイン等）するこ
とが可能である。さらに、従来は、承認後文書はもう一
度イメージスキャナからイメージとして全体を読み込ま
せなければ保存できなかったが、本発明によれば、元の
文書データ上に印章、サイン等のみをイメージ情報とし
て組込み、保存することも可能である。このことは、捺
印済保存文書を修正・再利用する上で、キャ′ラクタ情
報として文書部を編集できるため非常に大きなメリット
である。

また、パスワードチェックにより、印章、サインの盗用
防止を図れるとともに、文書管理データベース上に承認
者名、承認日付を同時設定しているため、たとえ文書上
に承認イメージのみを切貼りして盗用されたとしても、
文書管理データベースをチェックすることで、盗用のチ
ェックを行うことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例にかかる電子文書データハン
ドリング装置の構成を示すブロック図、第５図は承認装
置の構成を示すブロック図、第６図は第１図の構成の動
作の概要を示すフローチャート、第７図は実施例の画面
上の動きを示す図、第８図、第９図は文書と承認イメー
ジの合成方法を説明するための図、第１１図は承認イメ
ージと承認口付が組み合わされた例を示すず、第１２図
はこの発明の他の実施例の構成を示す図である。 １・・・文書管理データベース、２・−・文書実体デー
タファイル、３−・承認イメージファイル、４・・・パ
スワードファイル、５−・・端末装置、１００・・・文
書データハンドリング装置、２００・・・承認装置。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 ：（−−ゼ”−”ｌ　　　　　　　１１１１Ｂ 第１図 第　２　図 ｌ　　１１ｎａｋａｓｈｉｍａｌ　ａｂｃｄ　　　ｐ　
鳥１／ｓｔａｍｐ／ｎａｋａｌ第３図 ；肩：艷：：：二″［ 晋＝＝２１，５６ 口１進直１り外戒　ｆ １１□１１ ＋１−１万τ・れ■ ｊ　　　　　　　ｊ　　　　　　　　　　第８図 、メｔす外聞 １１１１、ＩＩＩ １１ｉ！ｔｉ１１

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文書を記憶する文書記憶手段と、 文書記憶手段から文書を読み出し、表示する表示手段と
   、 文書を承認したことを示す承認イメージを記憶する承認
   イメージ記憶手段と、 表示手段に表示された文書を承認することを指示する指
   示手段と、 個人識別情報を入力する入力手段と、 入力手段により入力された個人識別情報のチェックを行
   うチェック手段と、 チェック手段により、入力された個人識別情報が正当と
   判断され、指示手段により文書を承認することが指示さ
   れたとき、承認イメージ記憶手段に記憶された承認イメ
   ージを表示手段に表示された文書に合成する手段と、 を備え、電子化されたままの状態で文書を承認すること
   を可能とすることを特徴とする電子文書承認装置。