JPH09297790A - 文書処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書の配布先に対応した文書配布の期限によ
る督促メッセージの生成と、複数のユーザからの文書配
布の同期処理の自動制御を可能にする。 【解決手段】 ユーザ端末Ｂ４６は、ユーザ端末Ｃ４８
とユーザ端末Ｄ５０との複数のユーザ端末に非同期的に
文書を配布する。ユーザ端末Ｂ４６から文書を配布され
たユーザ端末Ｃ４８とユーザ端末Ｄ５０とは、ユーザ端
末Ｅ５４に対して同期的に文書を配布する必要がある。
そのため文書配布の同期をとるために疑似ユーザ端末Ｅ
５２が設定されている。ユーザ端末Ｃ４８及びユーザ端
末Ｄ５０は、それぞれ、非同期的に疑似ユーザ端末Ｅ５
２に文書を配布する。疑似ユーザ端末Ｅ５２は、ユーザ
端末Ｃ４８とユーザ端末Ｄ５０とからの文書配布の同期
をとって、ユーザ端末Ｅ５４に文書を配布する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書処理システム
に関し、例えば、文書を配布する文書管理システムや、
電子メールシステムなどに好適なものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子メールシステムの利用が盛ん
になっている。例えば、従来のデータ処理システムにお
ける文書配布を自動的に制御する文書管理システムの技
術として、特公平７−２７４９８号公報の「データ処理
システムにおける文書管理方法」に記載の技術がある。

【０００３】このシステムは、データ処理システムで、
文書配布シーケンス情報を含む配布プロファイルデータ
のオブジェクト、即ち、配布構造化データ・実行可能形
式を生成し、配布シーケンスに制御が必要な各文書の配
布構造化データと実行可能形式を関連付けることによ
り、文書配布の制御を行うというものである。

【０００４】文書の配布先のアドレスが配布構造化デー
タ内に格納されており、これらの配布先のアドレスの記
載順序に従って文書が配布される。また、配布構造化デ
ータには、指定された文書の配布シーケンスの終了後に
実行すべき特定の動作を定義することができる。更に、
指定された配布シーケンスを実行できないデッドロック
状況を解決するための指示も定義することができる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
従来の方法によれば、ユーザはデータ処理システム内に
おいて、複数の配布宛の文書配布順序を指定して、文書
配布をすることができるが、配布された文書に対する承
認処理の完了に対する終了期限を設定し、所定の終了期
限までに処理を完了させるために督促処理を行うこと
で、並びに、複数のユーザから承認処理終了を取りまと
めることによって、複数のユーザの承認処理の同期を図
った文書配布を行うことができないという問題があっ
た。

【０００６】このようなことから、文書の配布シーケン
スと配布先に対応した文書配布の期限による督促メッセ
ージの生成と、複数のユーザからの文書配布の同期処理
の自動制御が可能な文書処理システムの実現が要請され
ている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】そこで、第１の発明は、
複数の文書処理ユーザ端末を備え、これらの文書処理ユ
ーザ端末間で文書を転送するシステムであって、いずれ
かの上記文書処理ユーザ端末から文書を発行するとき
に、その文書に少なくとも配布宛名及び配布順序を規定
して、この配布順序に従ってシステム内を転送する文書
処理システムであって、上記文書処理ユーザ端末が、発
行文書に配布期限情報を設定すると共に、この配布期限
に接近した場合に所定のアラーム情報を出力させるため
のアラーム出力制御情報を設定する配布期限情報設定手
段を備え、いずれかの上記文書処理ユーザ端末から文書
を発行するときに、上記配布期限情報設定手段によって
発行文書に上記配布期限情報及びアラーム出力制御情報
を明示してシステム内を転送し、発行文書を受けた他の
文書処理ユーザ端末は、上記配布期限情報を表示すると
共に、上記アラーム出力制御情報に基づき、上記配布期
限に接近すると所定の上記アラーム情報を出力する。

【０００８】このような構成によって、転送文書を受信
した文書処理ユーザ端末は、配布期限を表示すると共に
配布期限に近付くと自動的にアラームを出力するので、
ユーザに配布を促せることができ、文書転送の効率を向
上させることができる。

【０００９】また、第２の発明の文書処理システムは、
文書処理ユーザ端末が、システム内で複数の文書処理ユ
ーザ端末からの転送文書を待ち合わせさせて、次の配布
宛に転送させるための待ち合わせ情報を発行文書に設定
する待ち合わせ情報設定手段を備え、複数の上記文書処
理ユーザ端末から転送されてくる文書を一端溜め込み、
これらの上記文書処理ユーザ端末からの文書に設定され
ている待ち合わせ情報に基づき、所定の文書処理ユーザ
端末からの転送文書が揃うと、次の配布宛のユーザ端末
に転送する待ち合わせ転送手段をシステム内に備える。

【００１０】このような構成によって、例えば、文書処
理ユーザ端末Ａから発行した文書を文書処理ユーザ端末
ＢとＣとで並行して文書に対する内容確認を行った後、
待ち合わせ情報設定手段で文書処理ユーザ端末ＢとＣか
らの転送文書を非同期に受けとり、両方の文書処理ユー
ザ端末からの転送文書が揃ったところで次の文書処理ユ
ーザ端末へ文書を同期転送することができるようにな
る。従って、承認用文書の下位の職制から上位の職制へ
の転送などにおいて、非同期転送と同期転送とを併用し
て効率的な文書転送処理を行うことができる。

【００１１】

【発明の実施の形態】次に本発明の好適な実施の形態を
図面を用いて説明する。そこで、本実施の形態では、上
述の従来の問題を考慮して、文書承認に従った期限と複
数のユーザからの文書配布の同期条件に関した、配布先
に応じた固有の情報を、配布文書に付加して配布するこ
とを保証するために、データ処理システムを通じて文書
の配布順序及び配布先に対応した文書配布の期限と複数
のユーザからの文書配布の同期の情報を指定するための
手段を準備する。

【００１２】具体的には、複数のユーザ端末が参照可能
な複数の文書を扱うデータ処理システムにおいて、複数
の文書を管理する方法であって、（１）選択された文書
に関連した配布構造化データ・実行可能形式をデータ処
理システム内で生成する手段と、（２）配布構造化デー
タ・実行可能形式中に、選択された文書の配布に関し
て、宛先人のアドレスリスト及び配布シーケンス並びに
配布シーケンスの終了後に実行される特定の動作及び配
布期限条件及び同期配布先の宛先人のアドレスリストを
含む指定情報を記憶する手段と、（３）配布構造化デー
タ・実行可能形式に、記憶された指定情報に従って、選
択された文書の次配布先への配布期限を判別し、自動的
に文書承認動作を対象ユーザに督促するメッセージを生
成する手段と、（４）配布構造化データ・実行可能形式
に、記憶された指定情報に従って、選択された文書の
『配布の同期条件』を判別して、自動的に複数のユーザ
からの文書配布の『同期処理』を行う手段と、（５）配
布構造化データ・実行可能形式に、記憶された指定情報
に従って、データ処理システムを通じて選択された文書
を自動的に配布する手段と、（６）配布シーケンス終了
後にユーザに許可された特定の動作を実行する手段とを
備えて、文書管理を行うように構成する。

【００１３】また、本実施形態のデータ処理システム
で、文書配布構造化データの実行可能形式を生成し、制
御が必要とされる各文書の配布構造化データに、実行可
能形式を関連づけることによって、文書配布及び配布期
限によって督促メッセージ生成並びに複数のユーザ端末
からの文書配布の同期の制御に利用するように構成す
る。

【００１４】更に、文書の予定配布先が、配布構造化デ
ータ内に記載されており、記載の順序に従って、文書が
配布されるように制御する。配布構造化データ内には、
指定された配布シーケンスが終了すると、実行される特
定の動作に関する情報を記載するように構成する。

【００１５】更にまた、配布構造化データには、指定さ
れた配布シーケンスを実行できない「デッドロック状
況」を解決するための指示も記載するように構成する。

【００１６】また、文書の承認及び次の配布先への配布
期限が、配布構造化データ内に記載されており、記載の
期限に従って、配布先に督促メッセージを示すように制
御する。また、複数のユーザからの文書同期条件が、配
布構造化データ内に記載されており、記載の複数のユー
ザからの文書配布に従って、文書配布の同期を図り、所
定の配布先に文書が配布されるように制御する。

【００１７】更に、配布構造化データ内には、配布され
た文書を承認し、次の配布先に送付するまでの時間的な
期限と複数のユーザからの文書配布を同期させるための
疑似ユーザ端末に関する情報を記載するように構成す
る。

【００１８】図２は、本発明を適用する一例のデータ処
理システムの構成図である。この図２のデータ処理シス
テム８には、複数のネットワーク、例えば、ローカルエ
リアネットワーク（ＬＡＮ）１０、３２が含まれてい
る。個々のネットワークには、複数のコンピュータ１２
及び３０が接続されている。

【００１９】一般にデータ処理システム８では、個々に
各コンピュータが記憶装置１４や印刷装置／出力装置１
６と接続されている。本実施の形態の文書配布方法に従
って、データ処理システム８内のユーザが定期的に配布
することができる文書を格納しておくために、１個以上
の記憶装置１４が利用される。例えば、個々のコンピュ
ータ１２又は３０から、文書を指定のユーザ端末に転送
することによって、記憶装置１４内に格納されている文
書をデータ処理システム８内で自由に交換させることが
可能である。

【００２０】データ処理システム８のネットワークに
は、メインフレームコンピュータ１８が複数接続される
こともよい。メインフレームコンピュータ１８は、専用
の通信リンク２２によってＬＡＮ１０と接続されてい
る。更に、このメインフレームコンピュータ１８では、
独自の記憶装置２０を備えている。この記憶装置２０
は、ＬＡＮ１０のリモートファイルとして利用すること
ができる。

【００２１】また、ＬＡＮ１０及びＬＡＮ３２は、ゲー
トウエイサーバ２８に接続することが可能である。この
ゲートウエイサーバ２８は、ＬＡＮ３２とＬＡＮ１０の
２つの独立したＬＡＮを相互接続させるための専用コン
ピュータである。ＬＡＮ３４及びＬＡＮ１０のリモート
ファイルとして利用可能な記憶装置２０に、複数の文書
を格納しておき、メインフレームコンピュータ１８に装
備されている文書配布サービス機能によって、データ処
理システム８内の所定のユーザ端末に対して、文書を配
布することが可能である。メインフレームコンピュータ
１８がＬＡＮ１０から地理的に離れた場所に設置されて
いたり、ＬＡＮ１０とＬＡＮ３２との間が、地理的に相
当な距離がある場合も十分に適用できる。

【００２２】データ処理システム８内のユーザ端末は、
データ処理システム８を構成する複数のＬＡＮ１０やＬ
ＡＮ３２及び通信リンク２２、３４を経由して文書を配
布することが可能である。

【００２３】データ処理システム８内での文書配布は、
複数の配布先に対して複製した同一文書を同時に転送す
ることによって実現される。各配布先に対する文書配布
のシーケンスは、単にデータ処理システム８の物理的及
び論理的な構成に依存している。

【００２４】即ち、データ処理システム８内で物理的及
び論理的に離れて位置する配布先には、一般に、配布者
の近くに位置する配布先よりも文書の配布が遅延する。
これは、データ処理システム８内における文書の転送処
理による時間損失の大小に起因するものである。この方
法は、配布順序を意識せず、単に複数の文書配布先に対
して、文書を配布する場合には有効である。

【００２５】しかしながら、配布シーケンスに特定の制
約を必要としたり、文書の配布に時間的な制約を必要と
したり、複数のユーザ端末から文書配布に関する同期の
制約を必要としたりする場合には、十分でない。

【００２６】つまり、特定の配布シーケンスを必要とす
るときには、多くの場合、文書を第１の配布先に配布
し、配布先が文書を受け取ったことと文書の再配布を承
認したことを確認した後に、文書を第２の配布先又は第
３の配布先に配布する必要があるからである。

【００２７】また、文書の配布に時間的な制限を必要と
するときには、文書を配布した配布元が、配布先の文書
配布の配布期限を監視し、配布先からの文書配布の完了
の情報を確認する必要がある。また、配布先において
も、配布元に対して文書配布の完了の情報を伝達する必
要がある。更に、複数のユーザ端末からの文書配布の同
期を必要とするときには、配布元自身が、複数のユーザ
端末からの文書配布を受けて同期処理を行い、再度、所
定の送付先に文書を配布する必要がある。

【００２８】図１は、本実施の形態の特徴である文書配
布方法の機能説明図である。この図１において、あるユ
ーザ端末（ＰＣ：パーソナルコンピュータ）４１の文書
４０は、データ処理システム８内の任意の記憶装置１４
又は２０に格納される。この文書４０に関連した配布構
造化データ４２が生成されている。配布構造化データ４
２は、データ処理システム８内で文書４０を配布する順
序及び配布期限並びに複数のユーザ端末（ＰＣ）からの
配布の同期条件を指定した配布構造化データ・実行可能
形式を含んでいる。

【００２９】文書４０は、最初にユーザ端末Ａ４４に配
布されるか又はユーザ端末Ａ４４の所有文書で始まる。
ユーザ端末Ａ４４は、文書４０を検査し、その先への配
布許可を確認した後、ユーザ端末Ｂ４６に文書４０を配
布することができる。このようにして、データ処理シス
テム８内の多数のユーザ端末を経由する文書４０の配布
シーケンスによって効率的に処理することができる。

【００３０】ユーザ端末Ｂ４６は、ユーザ端末Ｃ４８と
ユーザ端末Ｄ５０との複数のユーザ端末に非同期的に文
書を配布する。ユーザ端末Ｂ４６から文書を配布された
ユーザ端末Ｃ４８とユーザ端末Ｄ５０とは、ユーザ端末
Ｅ５４に対して同期的に文書を配布する必要がある。そ
のため文書配布の同期をとるために疑似ユーザ端末Ｅ５
２が設定されている。ユーザ端末Ｃ４８及びユーザ端末
Ｄ５０は、それぞれ、非同期的に疑似ユーザ端末５２に
文書を配布する。疑似ユーザ端末５２は、ユーザ端末Ｃ
４８とユーザ端末Ｄ５０とからの文書配布の同期をとっ
て、ユーザ端末Ｅ５４に文書を配布する。

【００３１】図３は、本実施の形態によって生成されて
いる配布構造化データ・実行可能形式６０の構成図であ
る。この図３において、配布構造化データ・実行可能形
式６０は、複数の項を含んでいる。しかし、本実施の形
態を実現する上で、図３の全ての項が必要になるとは限
らない。動作コード６２は、許可されることが要求され
ている動作（内容）種別を規定する数値が格納されるも
ので、格納される数値は配布シーケンスの各配布先と相
互に取り決めを行って決める必要がある。例えば、要求
される動作として、配布文書の公的機関への公表に関す
る承認を希望していることなども表すことができる。

【００３２】この動作コード６２で利用するために、所
定の動作を表す特定の数値コードを割り振って、データ
処理システム８内のユーザが利用することも可能であ
る。

【００３３】次に、配布構造化データ・実行可能形式６
０の「要求されたシーケンス」６４は、要求されている
配布シーケンスを表す数値が格納される。この項の情報
を利用することで、指定された文書配布の順番が、有効
なシーケンスでるか否かを判定することができる。この
項は、文書配布シーケンスを規定する権限を持っている
ユーザだけしか値を設定することができない。

【００３４】次に、配布構造化データ・実行可能形式６
０の「許可されたシーケンス」６６には、特定の動作又
は文書に対して許可されたシーケンスを表す数値が、各
ユーザ端末が認知した時点で設定される。配布構造化デ
ータ・実行可能形式６０の項目に書き込まれた数値は、
「要求されたシーケンス」６４の要求シーケンスに記載
されている特定のユーザ端末によって指定された動作内
容を許可したことを表現することができる。

【００３５】配布構造化データ・実行可能形式６０の
「許可されたユーザ」６８は、要求シーケンス上の各順
番に対応するユーザ端末の文書配布先を表すために利用
する。この項目には、文書配布先のアドレスが記載され
る。配布構造化データ・実行可能形式６８の任意選択項
であるシーケンス条件７０は、特定の文書にシーケンス
条件がある場合に、どの動作を選択するべきか否かを指
定するために利用する。

【００３６】上記条件は、一般に「デッドロック」条件
と呼ばれ、最初の配布元ユーザ端末の所有する文書が、
異なるユーザ端末によって配布開始がなされた場合に発
生することがある。このデッドロックが発生すると、該
当するユーザ端末は、最初の配布元ユーザ端末の配布処
理を永遠に持ち続けることになる。このような状況の発
生を想定し、問題を解決するため、いずれかに誤りメッ
セージを送信するべきかの情報を、配布構造化データ・
実行可能形式６０のシーケンス条件の項７０に設定す
る。

【００３７】構造化データ・実行可能形式６０の「時間
的デッドライン」７４は、配布された文書を承認し、次
の配布先に配布するまでの時間的なデッドラインを表す
ために利用される。例えば、配布された文書が指定され
た時間内に処理される必要がある場合、時間的デッドラ
イン７４に制限時間を設定しておくことで、配布先のユ
ーザ端末が指定の制限時間を過ぎても処理を行わなけれ
ば、ユーザ端末に対して処理の督促を促すメッセージを
送付することが可能である。

【００３８】構造化データ・実行可能形式６０の時間的
デッドライン７４に指定されている時間に接近している
ことを判定するためのワーニングレベルの情報が付随し
ている。この情報は、時間的デッドラインが過ぎる前
に、制限時間の接近を示すワーニングメッセージをユー
ザ端末に送付するための判定に利用される。

【００３９】構造化データ・実行可能形式６０の「待ち
合わせユーザ」７６は、複数のユーザ端末からの文書配
布の同期をとる待ち合わせユーザ端末となる疑似ユーザ
のアドレスを表すために利用される。文書配布に同期を
とる必要のないユーザ端末の場合には、待ち合わせユー
ザ端末は無しと指定される。待ち合わせユーザ端末とな
る疑似ユーザ端末には、同期をとるべき文書が、複数の
ユーザ端末から非同期的に配布される。疑似ユーザ端末
は、待ち合わせユーザ端末にユーザ端末のアドレスが指
定されているユーザ端末からの文書配布を全て受信後、
本来の次の文書配布先に文書を配布する。

【００４０】図４は、本実施の形態の方法に従って生成
された配布構造化データ・実行可能形式の一例の表示例
８０の図である。この図４において、許可動作の項８２
は、特定の文書に関して許可が要求される特定の動作を
示すために使用する。この例では、要求された許可動作
として、「論文の学会発表」の承認が設定されている。
配布構造化データ・実行可能形式の一例である８０で
は、許可ユーザ端末８４、当該ユーザ端末が要求されて
いる動作許可の順序８６、ユーザ端末が対象とする文書
に許可を与えたか否かの表示８８、当該ユーザ端末が処
理を終了させるまでの制限時間及び処理を督促するワー
ニングを出すレベルを判定するための制限時間に対する
割合９０、当該ユーザ端末が文書配布の待ち合わせユー
ザ端末を持っているか否かの表示９２を示す。

【００４１】以上によって、許可動作の項８２、許可ユ
ーザ端末８４、動作許可の順序８６、表示８８、割合９
０、表示９２は、それぞれ図３の動作コード６２、許可
されユーザ端末６８、要求されたシーケンス６４、許可
されたシーケンス６６、時間的デッドライン７４、待ち
合わせユーザ端末７６に対応している。

【００４２】この図４の例では、許可ユーザ端末の項８
４に各ユーザ端末のネットワーク上のアドレスが指定さ
れている。図示のように、配布構造化データ・実行可能
形式を作成したユーザ端末は、許可動作として、「論文
の学会発表の承認」を規定している。

【００４３】この許可動作に対する最初の許可は、許可
ユーザｔａｎｔｏｕから要求されていることを意味して
いる。図４に示された情報を参照することで、ｔａｎｔ
ｏｕの許可が与えられた後、次に許可を要求される者
は、ｋａｔｙｏｕであることがわかる。ｋａｔｙｏｕか
ら許可を与えられた後、ｂｕｔｙｏｕ及びｓｙｏｔｙｏ
ｕの２人は、列８６において、同一のレベル３の要求と
して設定されているので、ｋａｔｙｏｕから上記２人に
対して文書を配布する必要がある。

【００４４】文書が配布されたｂｕｔｙｏｕ及びｓｙｏ
ｔｙｏｕにおいては、それぞれに許可を与えて、次の配
布先に文書を配布することになる。しかしながら、ｋａ
ｎｒｉに対しては、ｂｕｔｙｏｕとｓｙｏｔｙｏｕの許
可の同期をとって文書を配布する必要があるために、待
ち合わせユーザ端末の項９２に、同期をとるための疑似
ユーザのネットワーク上のアドレスが設定されている。
そのため、ｂｕｔｙｏｕとｓｙｏｔｙｏｕは、文書に許
可を与えた後、個々に疑似ユーザ端末に対して文書を配
布する。疑似ユーザ端末は、ｂｕｔｙｏｕとｓｙｏｔｙ
ｏｕの両方からの文書配布を待って、同期をとり、次の
配布先であるｋａｎｒｉに対して文書を配布する。

【００４５】各ユーザ端末に指定されているデッドライ
ン及びワーニングレベル９０の情報を利用することによ
って、文書がユーザ端末に配布されてから文書に許可を
与えるまでの時間に制約を与えることができる。例え
ば、許可ユーザ端末ｋａｔｙｏｕの場合は、文書の配布
を受けてから許可を与えるまでの時間として２週間が設
定されている。ましも、文書の配布後、２週間を過ぎて
も文書に関する処理が行われていなかった場合、ｋａｔ
ｙｏｕに対して許可処理終了のデッドラインのタイムア
ウトのメッセージを送信する。また、許可処理終了のデ
ッドラインのタイムアウトのメッセージを送信する前
に、許可処理終了の督促を行うワーニングメッセージを
送信することも可能である。ワーニングメッセージを送
信させるためには、ワーニングレベルとしてデッドライ
ンまでの制限時間の消費パーセントを設定する必要があ
る。

【００４６】上述のｋａｔｙｏｕの場合には、デッドラ
インまでの制限時間として２週間、ワーニングレベルと
して８０％が設定されており、文書配布から約２６８時
間経過した時点で、ワーニングメッセージがｋａｔｙｏ
ｕに送信される。

【００４７】上述のように、配布構造化データの生成に
よって、データ処理システム８内のユーザ端末は、文書
が配布される個人及び配布が行われるシーケンスを明確
に規定することができる。配布文書に関する許可を与え
るまでの制限時間の設定及びワーニングを発する条件を
規定することができる。また、配布が行われるシーケン
ス上において、同期処理を行うべき配布対象の許可ユー
ザを規定することができる。更に、文書に関する動作
は、指定された順序で全て許可がなされた後の処理に関
しても指定することが可能である。

【００４８】（動作）： 次に本実施の形態の動作を
説明する。図５は、配布構造化データ・実行可能形式の
生成の動作フローチャートである。この図５において、
処理は処理ステップ１００から始まり、配布構造化デー
タ・実行可能形式を生成（処理ステップ１０２）し、次
に対象の文書に関連した配布構造化データ・実行可能形
式が記憶され（処理ステップ１０４）、処理を終了す
る。

【００４９】図６、図７は、本実施の形態の文書の配布
処理の処理フローチャートである。この図６において、
先ず、文書を配布するコマンドを受けとり（処理ステッ
プ１１２）、次に、対象となる文書に関連した配布構造
化データ・実行可能形式があるか否かを判定する（処理
ステップ１１４）。この判定でもし無ければ、文書が配
布され（処理ステップ１１６）、処理は終了する。

【００５０】対象となる文書に関連した配布構造化デー
タ・実行可能形式がある場合、つまり、配布される文書
に関した配布構造化データ・実行可能形式が生成され、
記憶されている場合には、次に配布シーケンスが有効か
否かを判定する（処理ステップ１１８）。この判定で有
効なシーケンスが存在しない場合として、例えば、上述
のように、対象の文書が、文書を所有していないユーザ
端末から配布が指定されることがある。ここでもしも、
指定されたシーケンスが有効でなければ、誤りメッセー
ジが生成され（処理ステップ１２０）、処理は終了す
る。

【００５１】また、上述の配布シーケンスが有効か否か
の判定（処理ステップ１１８）で、もしも配布構造化デ
ータ・実行可能形式内で指定されたシーケンスが、配布
の時点で有効であれば、配布シーケンスが開始される
（処理ステップ１２４）。次に、配布シーケンスの最初
の処理ステップが、既に完了しているか否かを判定する
（処理ステップ１３０）。この判定で、既に完了してい
る場合には、次に、対象の許可ユーザ端末に設定されて
いる許可動作終了までのデッドライン時間とワーニング
レベル時間の計測開始の設定を行う。時間を計測するこ
とによって、それぞれの時間に設定された値を超過した
場合に、許可ユーザ端末に対する許可動作の督促を指示
するメッセージを生成し、時間計測の開始後（処理ステ
ップ１３２）、次の処理ステップ１３８に進む。

【００５２】一方、配布シーケンスの最初の処理ステッ
プが、既に完了しているか否かの判定で（処理ステップ
１３０）、最初のステップが既に完了していない場合、
次に文書の配布シーケンス上で配布手順に同期が必要な
ものがあるか否か、待ち合わせがあるか否かを判定する
（処理ステップ１２６）。この判定で、同期が必要な配
布手順が含まれていなければ、次の処理ステップ１３２
に進む。また、同期が必要な配布手順が含まれていれ
ば、同期の手順を処理するための疑似ユーザ端末として
振る舞うデーモンを生成し（処理ステップ１２８）、次
の処理ステップ１３２に進む。この疑似ユーザ端末のデ
ーモンは、配布文書の待ち合わせ処理を行い、文書配布
の同期をとる。

【００５３】このデーモンとは、事象駆動型手続きの管
理システムをいう。フォートランやコボルなどの手続き
型プログラミング言語では名前によって手続きを呼び出
すが、事象駆動型手続きは、事象の進行によって必要と
なったときに呼び出される。このデーモンプロセスは、
ＯＳによって自動的にバックグラウンドで実行されるプ
ロセスである。

【００５４】次に、図７において、先ず、配布シーケン
スの最初のステップが終了したか否かを判定する（処理
ステップ１３８）。この判定で終了していなければ、配
布シーケンスの最初のステップが終了するまで引き続い
て、処理は反復される。尚、ステップという用語は、個
々の許可ユーザ端末による許可要求に関する動作の完了
又は配布構造化データ・実行可能形式で識別される処理
の完了を意味している。

【００５５】最初のステップが終了すると、次に配布シ
ーケンス中の最後のステップであるか否かを判定する
（処理ステップ１４０）。この判定で最終ステップであ
ると判定すると、次に配布シーケンスが終了したときに
実行する動作が指定されているか否かを判定する（処理
ステップ１４２）。この判定で、指定されていない場合
は、処理を終了する。しかしながら、配布シーケンスが
正常に終了した場合に実行する動作が指定されていれ
ば、当該動作、例えば、対象文書の保存、廃棄などを実
行し（処理ステップ１４８）、処理を終了する。

【００５６】また、終了したばかりのステップが配布シ
ーケンス中の最後のステップでなければ、次に配布シー
ケンス中の次のステップが終了したか否かを判定する
（処理ステップ１４６）。この処理ステップで、次のス
テップが終了していなければ、次のステップが終了する
まで引き続いて処理は反復される。もしも、配布シーケ
ンスの次のステップが終了していれば、処理はステップ
１４０に戻り、指定された配布シーケンス中の最後のス
テップが終了したか否かを再び判定する。その後、処理
は上述のように続けられる。

【００５７】また、処理ステップ１３２で計測を開始し
た許可動作終了までのデッドライン時間を経過した場合
に、次に許可ユーザ端末に対する許可処理終了のデッド
ライン時間のタイムアウトメッセージを生成する（処理
ステップ１３４）。このメッセージは、許可ユーザ端末
に与えられた許可処理終了までの時間が既に過ぎてしま
ったことを、許可ユーザ端末に通知するための情報であ
る。

【００５８】更に、処理ステップ１３２で計測を開始し
た許可動作終了までのワーニングレベル時間を超過した
場合に、次に許可ユーザ端末に対する許可処理終了のワ
ーニングレベル時間のワーニングメッセージを生成する
（処理ステップ１３６）。このメッセージは、許可ユー
ザ端末に与えられた許可処理終了までの時間が残り少な
いことを、許可ユーザ端末に通知するための情報であ
る。

【００５９】上述のように、データ処理システム内の文
書配布は正確に指定され、且つ指定された順序に従って
自動的に処理される。また、指定された配布順序の中
に、同期して配布を行う必要がある場合でも、疑似ユー
ザ端末を利用することによって、自動的に文書配布の待
ち合わせを行うことができる。

【００６０】更に、文書の配布先ユーザ端末が、文書を
許可するまでの時間に制限を設けることによって、自動
的にユーザ端末に対して許可動作の督促を行うことがで
き、時間的制約を受けるような文書配布に関する作業を
効率的に行うことができる。

【００６１】このように、配布文書に対する各ユーザ端
末からの許可を、データ処理システム内のそれぞれのユ
ーザ端末から取り付けるため、時間的制約の中で、同期
を必要とするような配布順序に従い文書を配布する処理
は、本実施の形態の方法を使用することによって容易に
実現することができる。

【００６２】（本発明の実施の形態の効果）： 以上
の本発明の実施の形態によれば、文書の配布シーケンス
と配布先に対応した固有の配布期限及び文書の配布同期
条件に従って、督促メッセージの生成及び複数のユーザ
端末からの文書配布の同期を自動制御することが可能な
データ処理システム内における文書配布システムを実現
することができる。

【００６３】（他の実施の形態）： （１）尚、以上
の実施の形態の図２において、ＬＡＮ１０、３２は、イ
ーサネットや、インタネットや、ＴＣＰ／ＩＰなどによ
るネットワークでもよい。コンピュータ１２、３０は、
パーソナルコンピュータ、ワークステーションなどのい
ずれでもよい。

【００６４】（２）また、上述の実施の形態は、文書管
理システムとして適用することだけでなく、電子メール
システムとして適用することもできる。

【００６５】（３）更に、図１の疑似ユーザ端末（Ｐ
Ｃ）５２は、システム内のいずれかの空きユーザ端末を
利用することもできるし、他にシステム内にメインフレ
ームコンピュータに代行させるように構成してもよい。

【００６６】

【発明の効果】以上述べた様に本発明は、文書処理ユー
ザ端末が、発行する発行文書に配布期限情報を設定す
る、又はシステム内で複数の文書処理ユーザ端末からの
転送文書を待ち合わせさせ、次の配布宛に転送させるた
めの待ち合わせ情報を設定することで、文書の配布シー
ケンスと配布先に対応した文書配布の期限による督促メ
ッセージの生成と、複数の文書処理ユーザ端末からの文
書配布の同期処理の自動制御が可能な文書処理システム
を実現することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態の文書配布の機能構成図で
ある。

【図２】実施の形態のデータ処理システムの構成図であ
る。

【図３】実施の形態の生成された配布構造化データを示
す図である。

【図４】実施の形態の生成された配布構造化データの具
体的な例の説明図である。

【図５】実施の形態の配布構造化データ・実行可能形式
を生成するためのフローチャートである。

【図６】実施の形態の文書の配布を行うための処理フロ
ーチャート（１／２）である。

【図７】実施の形態の文書の配布を行うための処理フロ
ーチャート（２／２）である。

【符号の説明】

８…データ処理システム、１０、３２…ＬＡＮ、１２、
３０…コンピュータ、１４、２０…記憶装置、１６…印
刷装置／出力装置、１８…メインフレームコンピュー
タ、２２、３４…通信リンク、２８…ゲートウエイサー
バ、４０…文書、４２…配布構造化データ、４４、４
６、４８、５０、５４…ユーザ端末、５２…疑似ユーザ
端末、７４…時間的デッドライン、７６…待ち合わせユ
ーザ端末。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書処理ユーザ端末を備え、これ
   らの文書処理ユーザ端末間で文書を転送するシステムで
   あって、いずれかの上記文書処理ユーザ端末から文書を
   発行するときに、その文書に少なくとも配布宛名及び配
   布順序を規定して、この配布順序に従ってシステム内を
   転送する文書処理システムであって、 上記文書処理ユーザ端末は、上記発行文書に配布期限情
   報を設定すると共に、この配布期限に接近した場合に所
   定のアラーム情報を出力させるためのアラーム出力制御
   情報を設定する配布期限情報設定手段を備え、 いずれかの上記文書処理ユーザ端末から文書を発行する
   ときに、上記配布期限情報設定手段によって発行文書に
   上記配布期限情報及びアラーム出力制御情報を明示して
   システム内を転送し、上記発行文書を受けた他の文書処
   理ユーザ端末は、上記配布期限情報を表示すると共に、
   上記アラーム出力制御情報に基づき、上記配布期限に接
   近すると所定の上記アラーム情報を出力することを特徴
   とする文書処理システム。
2. 【請求項２】 複数の文書処理ユーザ端末を備え、これ
   らの文書処理ユーザ端末間で文書を転送するシステムで
   あって、いずれかの上記文書処理ユーザ端末から文書を
   発行するときに、その文書に少なくとも配布宛名及び配
   布順序を規定して、この配布順序に従ってシステム内を
   転送する文書処理システムであって、 上記文書処理ユーザ端末は、システム内で複数の文書処
   理ユーザ端末からの転送文書を待ち合わせさせて、次の
   配布宛に転送させるための待ち合わせ情報を発行文書に
   設定する待ち合わせ情報設定手段を備え、 複数の上記文書処理ユーザ端末から転送されてくる文書
   を一端溜め込み、これらの上記文書処理ユーザ端末から
   の文書に設定されている待ち合わせ情報に基づき、所定
   の文書処理ユーザ端末からの転送文書が揃うと、次の配
   布宛の文書処理ユーザ端末に転送する待ち合わせ転送手
   段をシステム内に備えることを特徴とする文書処理シス
   テム。