JPH09311805A - 文書処理方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 新規文書を保持するのに適したファイルの選
択作業及び所望の検索条件に一致する文書を探すのに適
したフォルダの選択作業を容易にする。 【解決手段】 新規文書を保存するのに適したフォルダ
を検索する保存する保存候補検索部１０３を有し、ここ
で検索された保存候補のフォルダをユーザに報知する。
また、検索条件に一致するフォルダを検索するフォルダ
検索部１０８を有し、ここで検索されたフォルダをユー
ザに報知する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば電子新聞、
電子出版、電子回覧などで用いられる電子化文書の収集
と収集した文書の管理を行なう文書処理装置に関するも
のである。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子新聞、電子出版、電子回覧と
いった電子化文書による情報流通が広まってきている。
こうした文書を収集して管理するために文書処理装置が
用いられる。

【０００３】従来この種の文書処理装置では、新たに到
着した文書を列挙し、それらを利用者が閲覧して必要な
文書を収集する方法が採られている、収集した文書の保
存先としてはフォルダが用意され、利用者は列挙されて
いるフォルダから、保存先を選び、当該文書を保存する
方法が採られている。保存した文書を利用する場合に
は、列挙されている中からフォルダを選び、フォルダ中
の文書を利用する方法が採られている。ここで、フォル
ダを階層的に保持して、階層を辿ってフォルダを選べる
ようにする方法が採られることもある。

【０００４】この文書処理装置を利用する場合、利用者
は自らの視点からみて関連する文書を同一のフォルダに
入れて保存し、利用時に自らの視点に沿ってフォルダを
選択し、所望の文書を利用することになる。

【０００５】フォルダを利用せずに収集した文書を管理
する文書処理装置としては、文書の属性を用いて検索を
行なうデータベースマネージメントシステムや文書にキ
ーワードを付与して検索を行なう情報検索システム、あ
るいは文書の本文中の検索語の有無を調べて検索を行な
う全文検索システムなどがある。

【０００６】

【発明が解決する課題】しかしながら、上記従来例の装
置では、収集時に保存先のフォルダを探すことや、利用
時に適切なフオルダを探すことが困難となり文書の収集
および利用の効率が低下するという問題点がある。こう
した現象は、一つにはフォルダが多数になる場合に起き
る、フォルダが多数になった場合、列挙されたフォルダ
を一覧して適切なフォルダを探し出すことは困難にな
る、フォルダを階層的に保持することで、この問題点は
ある程度緩和されるが、利用者の視点は時間推移と共に
変化することが多く、以前に作成した階層構造がその後
の視点に合わなくなって、階層を辿ることが難しくな
り、フォルダを探し出すことが困難になる、あるいは、
あるフォルダを最後に利用してから時間が相当に経過し
ている場合には、そのフォルダが何であったか、あるい
はそのフォルダの存在そのものを利用者が忘れているこ
とが多い、こうした場合も、フォルダを探すことが困難
になる。フォルダを探すことが困難になると、収集時に
おいては、フォルダ数を少なく抑えたり、不適当なフォ
ルダに入れたり、複数のフォルダに保存することを減ら
したり、保存を止めたりすることになる。こうした場
合、フォルダが視点を正しく反映しなくなり、利用時に
フォルダから所望の文書を探すのが困難になるという問
題点も生じる。

【０００７】一方、データベースマネージメントシステ
ムや情報検索システムなどを使って文書を管理しようと
すると、文書の収集時に属性値やキーワードなどを付与
する必要があり、収集時の負荷が高い。この種の文書処
理装置は、個人が日常的に用いることが多いので、収集
時の負荷が高いことは問題である。

【０００８】文書に予め付与されている属性やキーワー
ドだけを用いてデータベースマネージメントシステムや
情報検索システムを利用したり、全文検索システムを利
用して文書を管理する方法では、利用者の視点に沿った
検索が困難になるという問題点がある。

【０００９】本発明は上記の問題に鑑みてなされたもの
であり、利用者の視点に沿って文書を管理するととも
に、文書の収集と利用を容易に行なうことを可能とする
文書処理方法及び装置を提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決する為の手段】上記課題を解決する為に、
本発明は好ましくはフォルダ及びフォルダに属する文書
を保持し、新規文書に適した保持先フォルダを、該新規
文書を解析することにより前記文書保持手段に保持され
ているフォルダより判定し、前記判定された保存先フォ
ルダを報知する文書処理方法及び装置を提供する。

【００１１】上記課題を解決する為に、本発明はフォル
ダ及びフォルダに属する文書を保持し、新規文書を保持
し、前記保持されている文書の保存先として適するフォ
ルダを検索し、前記検索された保存先の候補を出力し、
前記保持されている新規文書の保存先を選択し、前記新
規文書を前記選択された保存先のフォルダに属するよう
保持する文書処理方法及び装置を提供する。

【００１２】上記課題を解決する為に、本発明はフォル
ダ及びフォルダに属する文書を保持し、新規文書を保持
し、前記保持されている文書の保存先として適するフォ
ルダ毎に前記新規文書を分類し、前記分類された結果を
出力し、前記分類された結果の変更を指示し、前記新規
文書を前記変更された保存先のフォルダに属するよう保
持する文書処理方法及び装置を提供する。

【００１３】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記分類結果出力手段により出力された分類結果を
削除することにより前記保存先の変更を指示する。

【００１４】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは新しいフォルダを作成する。

【００１５】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記フォルダは、当該フォルダに属して保持されて
いる文書の文書特徴の代表値の情報を含む。

【００１６】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記文書特徴の代表値は、前記フォルダに属して保
持されている文書の文書特徴の平均値とする。

【００１７】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記新規文書の文書特徴と、前記フォルダに含まれ
る文書特徴の代表値とを比較し、類似していると判定さ
れるフォルダを該新規文書の保存先として適すると判定
する。

【００１８】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記文書の保存先として適するフォルタを複数判定
し、前記複数判定されたフォルダに関して前記分類を出
力する。

【００１９】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記分類結果出力手段は表示器とする。

【００２０】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは検索条件を保持し、前記保持されている検索条件に
従って、前記保持されているフォルダを検索し、前記検
索されたフォルダを報知する。

【００２１】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記フォルダの検索は、前記保持された検索条件に
一致する文書を保持しているフォルダを検索する。

【００２２】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記検索条件は文字列とする。

【００２３】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記検索結果は、検索されたフォルダの名称を報知
する。

【００２４】上記課題を解決する為に、本発明は好まし
くは前記検索結果の報知は前記検索条件との一致スコア
が高い順に行なう。

【００２５】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を詳細に説明する。

【００２６】図１は、本発明の一実施の形態に係る装置
の基本構成を示すブロック図である。

【００２７】同図において、１０１は、フォルダ及びフ
ォルダに属する文書を保持する文書保持部である。１０
２は、新たに到着した文書を保持する新規文書保持部で
ある。１０３は新規文書保持部１０２に保持されている
文書の保存先として適するフォルダを検索する保存候補
検索部である。１０４は、保存候補検索部１０３により
検索された保存先の候補を保持する保存候補保持部であ
る。１０５は、保存候補保持部１０４に保持されている
保存候補の中から利用者により選択された保存先を保持
する保存先保持部である。１０６は、新規文書保持部１
０２に保持されている文書を保存先保持部１０５に保持
されている保存先のフォルダに属するよう文書保持部１
０１に保持する処理を行なう保存処理部である。１０７
は、フォルダに対する検索条件を保持する検索条件保持
部である。１０８は、検索条件保持部１０７に保持され
ている検索条件に従って、文書保持部１０１に保持され
ているフォルダを検索するフォルダ検索部である。１０
９は、フォルダ検索部１０８により検索されたフォルダ
を保持する検索結果保持部である。

【００２８】図２は、本実施例の文書処理装置の具体的
構成を示す図である。同図において、２０１はＣＰＵで
あり、ＲＯＭ２０３に保持されたプログラムに従って動
作する。

【００２９】２０２はＲＯＭであり、新規文書保持部１
０２と保存候補保持部１０４と保存先保持部１０５と検
索条件保持部１０７と検索結果保持部と上記プログラム
の動作に必要な記憶領域とを提供する。２０３はＲＯＭ
であり、後述するフローチャートの手順を実現するプロ
グラムを保持する。２０４はディスク装置であり、文書
保持部１０１を実現する。２０５はバスである。２０６
は文字や画像等を表示し得る表示器であり、ＣＲＴや液
晶表示器等である。２０７はキーボードやポインティン
グデバイス等の入力手段である。

【００３０】本実施例では、文書保持部１０１は、文書
のリストとフォルダのリストを保持する構造になってい
る。文書ｄは次のようなデータから構成される。

【００３１】ｄ＝（ｔ，ｖ（ｄ）） ここで、ｔは文書のテキストデータであり、ｖ（ｄ）は
ベクトル空間モデルに基づきテキストｔの特徴を表現し
たベクトルである。また、フォルダｆは次のようなデー
タから構成される。

【００３２】ｆ＝（１，Ｄ，ｖ（ｆ）） ここで、１はラベルであり、利用者がフォルダを視認す
るための文字列であって、利用者がキーボード等の入力
手段２０７により入力したものや、或いは自動的に付加
されたものであっても良い。Ｄは、フォルダに保存され
る文書の集合であり、Ｄは空でもよい。ｖｆは、そのフ
ォルダｆに格納されている全ての文書ｄについてのベク
トルｖ（ｄ）（ｄ∈Ｄ）の平均をとったベクトルであ
る。以下、文書保持部１０１に保持されているフォルダ
の数をＮで表す。新規文書保持部１０２は、一つの文書
を保持する構造になっている。保存候補保持部１０４及
び保存先保持部１０５及び検索結果保持部１０９は、フ
ォルダの番号を保持するリストとなっている。検索条件
保持部１０７は、検索語とその論理関係を示す検索式を
保持する構造になっている。

【００３３】以下、図３のフローチャートを参照して、
本実施の形態の文書処理装置における保存候補検索処理
の手順を説明する。

【００３４】ステップＳ３０１では、新規文書保持部１
０２に新たに到着した文書のテキストｔ（ｎ）が保持さ
れたか否かを調べ、文書が保持された場合はステップＳ
３０２に移る。保持されていない場合は、ステップＳ３
０１を繰り返し、新たな文書のテキストｔｎが新規文書
保持部１０２に保持されるのを待つ。ここで新たな文書
のテキストｔ（ｎ）は、ユーザの入力指示のタイミン
グ、或いはテキスト供給元からの自動供給のタイミング
で新規文書保持部１０２に到着する。

【００３５】ステップＳ３０２では、テキストｔ（ｎ）
に対して特徴ベクトルｖ（ｄ_n ）を作成し、ｔ（ｎ）と
共に新規文書保持部１０２に保持する。そして、ステッ
プＳ３０３に移る。

【００３６】ステップＳ３０３では文書保持部１０１に
保持されているフォルダの情報に順次アクセスするため
のフォルダ番号のカウンタｘの値を初期値の１に設定す
る。そして、ステップＳ３０４に移る。

【００３７】ステップＳ３０４では、Ｓ３０５〜Ｓ３０
７の処理が文書保持部１０１に保持されている全てのフ
ォルダに対して行なわれたか判定すべく、カウンタｘの
値と文書保持部１０１中のフォルダの数Ｎを比較し、ｘ
≦ＮであればステップＳ３０５に移る。ｘ＞Ｎであれば
図３のフローチャートに示す保存候補検索処理を終了す
る。

【００３８】ステップＳ３０５では、文書保持部１０１
中のｘ番目のフォルダｆ（ｘ）と新規文書ｄ（ｎ）に対
してスコアｓ＝ｇ（ｖ（ｄ_n ），ｖ（ｆｘ））を計算す
る。ここで、関数ｇは以下に示すものである。

【００３９】ｇ（ｖ（１），ｖ（２））＝（ｖ（１）・
ｖ（２））／（｜ｖ（１）｜｜ｖ（２）｜） スコアＳを求めた後ステップＳ３０６に移る。

【００４０】ステップＳ３０６では、ステップＳ３０５
に求めたスコアｓの昇順になるよう保存候補保持部１０
４にＳ３０５でスコアを求めたフォルダの番号ｘをスコ
アＳとともに保持する。そして、ステップＳ３０７に移
る。

【００４１】ステップＳ３０７では、カウンタｘの値を
１増やす。そして、ステップＳ３０４に戻る。

【００４２】図３のフローチャートにより説明した保存
候補検索処理により求められ、保存候補保持部１０４に
保持された保存先の候補フォルダに関する情報（フォル
ダのラベル等）は、表示器２０６に保持された順（スコ
アＳの昇順）に新規文書保持部１０２に保持されている
文書を対応づけて表示し、ユーザに報知される。

【００４３】尚、この表示器に表示するフォルダは、保
存候補保持部１０４に保持された全フォルダでも良い
し、或いはスコアＳや個数Ｍにより選択される上位のフ
ォルダのみでも良い。

【００４４】次に、図４のフローチャートを参照して、
本実施の形態の文書処理装置における文書の保存処理の
手順を説明する。

【００４５】ステップＳ４０１では、保存先保持部１０
５に保存先フォルダのリストＦが保持されているか否か
を調べ、保持されている場合はステップＳ４０２に移
る。保持されていない場合は、ステップＳ４０１を繰り
返し、保存先保持部１０５にリストＦが保持されるのを
待つ。このリストＦは、ユーザによりキーボード等の入
力手段によって入力されるフォルダ列であり、ユーザは
保存候補保持部１０４に保持されたデータに基づいて報
知される保存先の候補フォルダ情報を考慮した上でリス
トＦを入力する。

【００４６】ステップＳ４０２では、その時点でアクセ
スするフォルダがリストＦの何番目のフォルダであるか
を示す。カウンタｘの値を初期値の１に設定する。そし
て、ステップＳ４０３に移る。

【００４７】ステップＳ４０３では、カウンタｘの値と
保存先の個数｜Ｆ｜を比較し、ｘ≦｜Ｆ｜であればステ
ップＳ４０４に移る。ｘ＞｜Ｆ｜であれは図４のフロー
チャートに示す文書の保存処理を終了する。

【００４８】ステップＳ４０４では、保存先保持部１０
５中のｘ番目に対応するフォルダｆ（Ｆｘ）の文書リス
トＤ（Ｆｘ）に新規文書ｄ（ｎ）を加える。さらに、こ
のｄ（ｎ）が加えられた新たなＤ（Ｆｘ）に対して、ベ
クトルｖ（ｄ）（ｄ∈Ｄ（Ｆｘ）の平均を計算し、新た
なｖ（ｆ（Ｆｘ））とする。そして、ステップＳ４０５
に移る。

【００４９】ステップＳ４０５では、カウンタｘの値を
１増やす。そして、ステップＳ４０３に戻る。

【００５０】次に、図５のフローチャートを参照して、
本実施の形態の文書処理装置におけるフォルダ検索処理
の手順を説明する。

【００５１】ステップＳ５０１では、検索条件保持部１
０７に検索条件ｃが保持されたか否かを調べ、保持され
た場合はステップＳ５０２に移る。保持されていない場
合は、ステップＳ５０１を繰り返し、検索条件ｃが、保
持されるのを待つ。この検索条件ｃは、ユーザによりキ
ーボード等の入力手段から入力される語或いは文章の文
字列である。

【００５２】ステップＳ５０２では、その時点でアクセ
スするフォルダが文書保持部１０１に保持されている全
フォルダの中で何番目のフォルダであるかを示すカウン
タｘの値をデフォルトの１に設定する。そして、ステッ
プＳ５０３に移る。

【００５３】ステップＳ５０３では、カウンタｘの値と
文書保持部１０１中のフォルダの全数Ｎを比較し、ｘ≦
ＮであればステップＳ５０４に移る。ｘ＞Ｎであれば図
５のフローチャートに示すフォルダ検索処理を終了す
る。

【００５４】ステップＳ５０４では、文書保持部１０１
中のｘ番目のフォルダｆ（ｘ）と検索条件ｃに対してス
コアｓを次の式により計算する。

【００５５】

【外１】

【００５６】なお、関数ｆは、パターンマッチングによ
り文書中に検索語ｃがあるか否かを調べ、ｃが文書中に
ある場合にはその文書についてはｆ（ｃ，ｄ）＝１と
し、Ｃが文書中にない場合はｆ（ｃ，ｄ）＝０とするも
のである。この判断をｘ番目のフォルダ内の全文書Ｄ
（ｘ）について行う。従って、上述のスコアｓは、ｘ番
目のフォルダ内に、検索語ｃがある文書がいくつあっ
て、全体の文書数｜Ｄ（ｘ）｜で割ることによって割合
を求めたものである。

【００５７】Ｓ５０５でｘ番目のフォルダについての検
索スコアＳを求めた後、ステップＳ５０５に移る。

【００５８】ステップＳ５０５では、ステップＳ５０４
で求めたスコアｓの昇順になるよう検索結果保持部１０
９にＳ５０４でスコアＳを求めたフォルダの番号ｘをス
コアＳとともに保持する。そして、ステップＳ５０６に
移る。

【００５９】ステップＳ５０６では、カウンタｘの値を
１増やす。そして、ステップＳ５０３に戻る。

【００６０】図５のフローチャートにより説明したフォ
ルダ検索処理により求められ、検索結果保持部１０９に
保持された検索結果のフォルダに関する情報（フォルダ
のラベル等）は、表示器２０６に保持された順（スコア
ｓの昇順）に検索語ｃと対応づけて表示し、ユーザに報
知される。尚、この表示器２０６に表示されるフォルダ
は、検索結果保持部１０９に保持された全フォルダでも
良いし、或いはスコアＳや個数Ｍにより選択される上位
フォルダのみでも良い。

【００６１】本実施の形態の文書処理装置を用いると、
文書の収集時においては、新規文書の保存先として最適
なフォルダが保存候補保持部１０４の先頭に保持され
る。

【００６２】そこで、例えば、保存候補保持部１０４に
保持されている順に従ってフォルダのラベルを表示する
ことにより利用者は表示の先頭周辺を見ることで、保存
先を容易に選ぶことができる。文書の利用時には、検索
条件を指定すると、その検索条件に良く合う文書が集ま
るフォルダを検索することができるので、文書を捜すフ
ォルダを絞り込むことが可能となり、検索処理を効率的
に行える。

【００６３】以上のように本実施例の文書処理装置を用
いることで、視点に沿って文書をフォルダに保持すると
共に、文書の収集と利用が容易になる。

【００６４】尚、本実施の形態においては、文書の収集
と検索利用の双方における処理を容易にする機能を実現
する場合について説明したが、本発明はこれに限定され
るものではない。収集もしくは利用のみを容易にする機
能を実現したものでもよい。この場合の実施例のブロッ
ク図を図６と図７に示す。なお、前述の図１の構成と比
較すると明らかなように、図６の構成６０１から６０７
は、図１の１０１から１０７に対応している。また、図
７の構成７０１から７０４は、図１の１０１、１０７、
１０８、１０９に対応している。

【００６５】（他の実施例１）上記実施例においては、
一つの文書ごとに保存先のフォルダの候補を検索して当
該文書に対する保存先のフォルダの候補を提示すること
で収集に要する作業を容易ならしめる場合について説明
したが、本発明はこれに限定されるものではない。本実
施の形態では、新たに到着する文書の保存先として適し
ていると判断されるフォルダごとに分類し、フォルダご
とに対応した文書を提示することで収集に要する作業を
容易にする例について説明する。

【００６６】図８は、本実施の形態に係る装置の基本構
成を示すブロック図である。同図において、８０１は、
フォルダに及びフォルダに属する文書を保持する文書保
持部である。８０２は、新たに到着した文書を保持する
新規文書保持部である。８０３は、新規文書保持部８０
２に保持されている文書の保存先として適するフォルダ
に文書を分類する文書分類部である。８０４は、文書分
類部８０３により分類された結果を保持する分類結果保
持部である。８０５は、保存処理の対象とする文書を保
持する保存対象文書保持部である。８０６は、分類結果
保持部８０４に保持されている分類結果から保存対象文
書保持部８０５に保持されている保存対象文書の保存先
を作成する保存先作成部である。８０７は、保存先作成
部８０６により作成された保存先を保持する保存先保持
部である。８０８は、利用者により保存先保持部８０７
に保持されている保存先を変更する保存先変更部であ
る。８０９は、保存対象文書保持部８０５に保持されて
いる文書を保存先保持部８０７に保持されている保存先
のフォルダに属するよう文書保持部８０１に保持する処
理を行なう保存処理部である。

【００６７】本実施の形態ては、分類結果保持部８０４
は、フォルダｆごとに分類された文書の集合を保持する
構造になっている。保存対象文書保持部は、保存前の文
書を一つ保持する構造になっている。文書保持部８０
１、新規文書保持部８０２、保存先保持部８０７は、先
に説明した図１の構成１０１、１０２、１０５と同様で
ある。

【００６８】本実施例における装置構成は先に説明した
図２と同様であり、ここでは説明を省略する。

【００６９】以下、図９のフローチャートを参照して、
本実施の形態の文書処理装置における文書分類処理の手
順を説明する。

【００７０】ステップＳ９０１では、新規文書保持部８
０２に新たに到着した文書のテキストｔ（ｎ）が保持さ
れたか否かを調べ、文書が保持された場合はステップＳ
９０２に移る。保持されていない場合は、ステップＳ９
０１を繰り返し、新たに到着した文書のテキストｔ
（ｎ）が保持されるのを待つ。

【００７１】ステップＳ９０２では、テキストｔ（ｎ）
に対して特徴ベクトルｖ（ｄ_n）を作成しｔ（ｎ）と共
に新規文書保持部８０２に保持する。そして、ステップ
Ｓ９０３に移る。

【００７２】ステップＳ９０３では、その時アクセスし
ているフォルダが文書保持部８０１に保持されているフ
ォルダの何番目であるかを示すカウンタｘの値を初期値
の１に設定する。そして、ステップＳ９０４に移る。

【００７３】ステップＳ９０４では、カウンタｘの値と
文書保持部８０１中のフォルダの数Ｎを比較し、ｘ≦Ｎ
であればステップＳ９０５に移る。ｘ＞Ｎであれば処理
を終了する。

【００７４】ステップＳ９０５では、文書保持部８０１
中のｘ番目のフォルダｆ（ｘ）と新規文書ｄ（ｎ）に対
してスコアｓ＝ｇ（ｖ（ｄ_n ），ｖ（ｆｘ））を計算す
る。そして、ステップＳ９０６に移る。

【００７５】ステップＳ９０６では、ステップＳ９０５
で求めたスコアｓと予め設定されている閾値Ｓｃとを比
較し、ｓ＞ＳｃであればステップＳ９０７に移る。ｓ≦
ＳｃであればステップＳ９０８に移る。

【００７６】ステップＳ９０７では、分類結果保持部８
０４において、フォルタｆ（ｘ）に相当する集合に新規
文書ｄ（ｎ）を追加する。そして、ステップＳ９０８に
移る。

【００７７】ステップＳ９０８では、カウンタｘの値を
１増やす。そして、ステップＳ９０４に戻る。

【００７８】また、保存先作成処理は、保存対象文書保
持部８０５に保持された文書が、分類結果保持部８０４
において属しているフォルダ全てを保存先保持部８０７
に保持する。保存先変更処理は、利用者の指示に従っ
て、保存先保持部８０７に保持されている保存先のリス
トにフォルダの追加もしくは削除を行なう。保存処理
は、図４のフローチャートに示した先の実施例の保存処
理と同様である。

【００７９】本実施例の文書処理装置を用いると、文書
の収集時に、各フォルダへ保存すべきと判断される文書
がフォルダごとに分類されて分類結果保持部８０４に保
持される。そこで、例えば分類結果保持部８０４に保持
されている分類に従って、フォルダごとに文書を閲覧す
れば、利用者は自らの視点に沿って関連する文書をまと
めて閲覧することができる。また、保存先保持部８０７
にデフォルトの保存先が保持されており、変更の必要が
なく、変更の指示が入力手段２０７から入力されなけれ
ば利用者が保存先を改めて指示することなく、保存の指
示のみで保存処理を行なうことも可能である。以上のよ
うに、本実施の形態の文書処理装置を用いることで、文
書を視点に沿って閲覧し視点に沿った保存先が得られる
ので、文書の収集に要する作業が容易になる。

【００８０】（他の実施例２）前記実施の形態において
は、分類結果から保存先を作成し、この保存先だけを利
用者が見て変更する場合について説明したが、本発明は
これに限定されるものではなく、図１に示した保存候補
作成処理と組み合わせて保存候補も利用しながら保存先
を変更することで収集を容易にする例について説明す
る。

【００８１】図１０は、本実施の形態に係る装置の基本
構成を示すブロック図である。同図において、１００１
は、フォルダ及びフォルダに属する文書を保持する文書
保持部である。１００２は、新たに到着した文書を保持
する新規文書保持部である。１００３は、新規文書保持
部１００２に保持されている文書の保存先として適する
フォルダに文書を分類する文書分類部である。１００４
は、文書分類部１００３により分類された結果を保持す
る分類結果保持部である。１００５は、保存処理の対象
とする文書を保持する保存対象文書保持部である。１０
０６は、分類結果保持部１００４に保持されている分類
結果から保存対象文書保持部１００５に保持されている
保存対象文書の保存先を作成する保存先作成部である。
１００７は、保存先作成部１００６により作成された保
存先を保持する保存先保持部である。１００８は、保存
対象文書保持部１００５に保持されている文書の保存先
として適するフォルダを検索し、その中から保存先保持
部１００７に保持されているフォルダを除いたものを保
存先の候補とする保存候補作成部である。１００９は、
保存候補作成部１００８により作成された保存先の候補
を保持する保存候補保持部である。１０１０は、利用者
により保存先保持部１００７に保持されている保存先と
保存候補保持部１００９に保持されている保存候補を変
更する保存先変更部である。１０１１は、保存対象文書
保持部１００５に保持されている文書を保存先保持不１
００７に保持されている保存先のフォルダに属するよう
文書保持部１００１に保持する処理を行なう保存処理部
である。

【００８２】本実施例では、文書保持部１００１、新規
文書保持部１００２、分類結果保持部１００４、保存先
保持部１００７は、先に説明した図９の構成９０１、９
０２、９０４、９０７と同様である。また、保存候補保
持部は、先に説明した図１の構成１０４と同様である。
各処理も先に説明した処理と同様であるが、保存先変更
処理は一部異なる。本実施例における保存先変更処理で
は、保存先保持部１００７から削除された保存先は、保
存候補保持部１００９に保持される。また、保存候補保
持部１００９に保持されている保存先候補が、保存先保
持部１００７に追加された場合は、それを保存候補保持
部１００９から削除する。

【００８３】本実施例の文書処理装置を用いると、保存
先の決定にあたって分類結果を修正する場合に追加する
フォルダを容易に探すことかできるようになり、文書の
収集がより容易になる。

【００８４】尚、ここまで説明した全ての実施の形態に
おいては、保存候補検索処理及び文書分類処理において
特徴ベクトルの距離関係を用いてスコアを計算する場合
について説明したが、本発明はこれに限定されるもので
はない。文書がフォルダに属する度合いを示すスコアを
得られる他の手法を用いてもよい。例えば、フォルダの
データに、利用者が与えるキーワードとその論理関係に
よる検索条件ｃを加えて、 ｆ＝（１，Ｄ，ｃ，ｖ（ｆ）） とし、スコアをｓ＝ｆ（ｃ（ｘ），ｄ（ｎ））により計
算する方法やｓ＝ｆ（ｃ（ｘ），ｄ（ｎ）） ＊ Ｃ＋
ｇ（ｖ（ｆｘ），ｖ（ｄ_n ））により計算する方法など
がある（Ｃは任意の定数である）。

【００８５】また、フォルダ検索処理においてキーワー
ドとその論理関係による検索条件を用いて検索する場合
について説明したが、本発明はこれに限定されるのもの
ではない。フォルダを検索できる他の手法を用いてもよ
い。例えば、検索したいフォルダに近い別のフォルダｆ
（ｔ）を検索条件として、スコアｓをｓ＝ｇ（ｖ（ｆ
ｘ），ｖ（ｆｔ））として計算する方法がある。あるい
は、検索したフォルダの内容に近い文書ｄ（ｔ）を検索
条件として、スコアｓをｓ＝ｇ（ｖ（ｆｘ），ｖ（ｄ
ｔ））として計算する方法がある。

【００８６】尚、先の実施の形態においては、利用時の
検索を実現する構成としてフォルダ検索部だけを持つ場
合について説明したが、本発明はこれに限定されるもの
ではなく、文書を検索する文書検索部を設けてもよい。

【００８７】尚、先の実施の形態においては、文書分類
処理で全てのフォルダに対応した分類を行なう場合につ
いて説明したが、本発明はこれに限定されるものではな
く、特定のフォルダに限って分類を行なってもよい。例
えば、利用者が指定したフォルダだけに限定したり、一
定期間内に利用されたフォルダだけに限定したりする。

【００８８】尚、先の実施の形態においては、文書分類
処理でスコアを同じ方法で求めて同一の閾値と比較して
判定する場合について説明したが、本発明はこれに限定
されるものではなく、対応するフォルダによって、スコ
アを求める方法を変えてもよいし、閾値を変えてもよ
い。

【００８９】尚、先の実施の形態においては保存候補検
索処理及びフォルダ検索処理において全てのフォルダを
結果として保持する場合について説明したが、本発明は
これに限定されるものではなく、一部のフォルダだけを
結果として保持してもよい。例えば、スコアが予め設定
された閾値を越えたものだけを保持する方法や予め設定
された数や割合の範囲内で結果を保持する方法がある。

【００９０】尚、先の実施の形態においては、収集時に
新しいフォルダを作成しない場合について説明したが、
本発明はこれに限定されるものではなく、新しいフォル
ダを作成して、当該フォルダを保存先保持部に追加する
新規保存先作成部を設けてもよい。

【００９１】尚、先の実施の形態においては、分類結果
保持部に保持されている分類結果が常に保持される場合
について説明したが、本発明はこれに限定されるもので
はなく、保存処理が行なわれたときに当該文書を分類結
果から削除したり特定のフォルダに対応する分類結果を
削除するなど、分類結果削除部を設けてもよい。

【００９２】尚、先の実施の形態においては、フォルダ
検索処理において、複数のフォルダに保存されている文
書に対して関数ｆの値を求める場合について説明した
か、本発明はこれに限定されるものではなく、一つの文
書に対して関数ｆの値を１回だけ求めるような処理でも
よい。例えば、１回計算した関数ｆの値を保持しておく
方法や、文書に対するｆの値を計算した後、その値を当
該文書が属するフォルダに伝播させてフォルダをスコア
を合成していく方法がある。

【００９３】尚、先の実施の形態においては、パターン
マッチングにより関数ｆの値を求める場合について説明
したが、本発明はこれに限定されるものではなく、文書
に対するインデックスを作成しておき、インデックスを
用いて関数ｆの値を求めてもよい。

【００９４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
新規文書の保存先として適したフォルダをユーザに提示
できるので、ユーザの保存先選択処理が容易になる。

【００９５】また、利用者の視点に沿って文書を管理で
きる。

【００９６】また、文書の収集時或は利用時における適
切なフォルダの選択が容易になる。

【００９７】また、利用者の文書保持の視点が変化して
も対応できる。

【００９８】また、提示された保存先を変更する処理だ
けで保存先を指示できるので、保存先の指示操作が簡単
になる。

【００９９】また、順次新しいフォルダが作成されるの
で、新たに必要なフォルダの作成処理が不要となり、操
作性が向上する。

【０１００】また、新規文書を保存するのに適したフォ
ルダの選択を、既にフォルダに属して保持されている文
書の特徴から判断するので、適切な判断が行える。

【０１０１】また、ユーザに報知する保存先として適し
たフォルダを複数用意するので、ユーザの求めるフォル
ダが選択され損ねる危険性が低い。

【０１０２】また、表示器により正確にフォルダを確認
することができる。

【０１０３】また、検索条件に適したフォルダを提示す
るので、検索処理を効率よく行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書処理装置の基本構成例を示す
ブロック図である。

【図２】本発明に係る機能的な具体的構成を示す図であ
る。

【図３】本発明に係る保存候補検索処理の概要を示すフ
ローチャートである。

【図４】本発明に係る保存処理の概要を示すフローチャ
ートである。

【図５】本発明に係るフォルダ検索処理の概要を示すフ
ローチャートである。

【図６】本発明に係る基本構成例を示すブロック図であ
る。

【図７】本発明に係る別の基本構成例を示すブロック図
である。

【図８】本発明に係る別の基本構成例を示すブロック図
である。

【図９】本発明に係る文書分類処理を示すフローチャー
トである。

【図１０】本発明に係る別の基本構成例を示すブロック
図である。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 池田 裕治 東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノ ン株式会社内

Claims (20)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 フォルダ及びフォルダに属する文書を保
   持する文書保持手段と、 新規文書に適した保持先フォルダを、該新規文書を解析
   することにより前記文書保持手段に保持されているフォ
   ルダより判定する保存先判定手段と、 前記保存先判定手段により判定された保存先フォルダを
   報知する報知手段とを有することを特徴とする文書処理
   装置。
2. 【請求項２】 フォルダ及びフォルダに属する文書を保
   持する文書保持手段と、 新規文書を保持する新規文書保持手段と、 前記新規文書保持手段に保持されている文書の保存先と
   して適するフォルダを検索する保存候補検索手段と、 前記保存候補検索手段により検索された保存先の候補を
   出力する保存候補出力手段と、 前記新規文書保持手段に保持されている新規文書の保存
   先を選択する保存先選択手段と、 前記新規文書保持手段に保持されている文書を前記保存
   先選択手段により選択された保存先のフォルダに属する
   よう前記文書保持手段に保持する保存処理手段とを有す
   る事を特長とする文書処理装置。
3. 【請求項３】 フォルダ及びフォルダに属する文書を保
   持する文書保持手段と、 新規文書を保持する新規文書保持手段と、 前記新規文書保持手段に保持されている文書の保存先と
   して適するフォルダ毎に前記新規文書を分類する文書分
   類手段と、 前記文書分類手段により分類された結果を出力する分類
   結果出力手段と、 前記文書分類手段により分類された結果の変更を支持す
   る保存先変更手段と、 前記新規文書保持手段に保持されている文書を前記保存
   先変更手段により変更された保存先のフォルダに属する
   よう前記文書保持手段に保持する保存手段とを有するこ
   とを特徴とする文書処理装置。
4. 【請求項４】 前記保存先変更手段は、前記分類結果出
   力手段により出力された分類結果を削除することにより
   変更を指示することを特徴とする請求項３に記載の文書
   処理装置。
5. 【請求項５】 前記文書保持手段に保持する新しいフォ
   ルダを作成するフォルダ作成手段を有することを特徴と
   する請求項３に記載の文書処理装置。
6. 【請求項６】 前記フォルダは、当該フォルダに属して
   保持されている文書の文書特徴の代表値の情報を含むこ
   とを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
7. 【請求項７】 前記文書特徴の代表値は、前記フォルダ
   に属して保持されている文書の文書特徴の平均値とする
   ことを特徴とする請求項６に記載の文書処理装置。
8. 【請求項８】 前記新規文書の文書特徴と、前記フォル
   ダに含まれる文書特徴の代表値とを比較し、類似してい
   ると判定されるフォルダを該新規文書の保存先として適
   すると判定することを特徴とする請求項６に記載の文書
   処理装置。
9. 【請求項９】 前記文書の保存先として適するフォルダ
   を複数判定し、前記複数判定されたフォルダに関して前
   記分類を出力することを特徴とする請求項３に記載の文
   書処理装置。
10. 【請求項１０】 前記分類結果出力手段は表示器とする
    ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
11. 【請求項１１】 検索条件を保持する検索条件保持手段
    と、 前記検索条件保持手段に保持されている検索条件に従っ
    て、前記文書保持手段に保持されているフォルダを検索
    するフォルダ検索手段と、 前記フォルダ検索手段により検索されたフォルダを報知
    する検索結果報知手段とを有することを特徴とする請求
    項３に記載の文書処理装置。
12. 【請求項１２】 フォルダ及びフォルダに属する文書を
    保持する文書保持手段と、 検索条件を保持する検索条件保持手段と、 前記検索条件保持手段に保持されている検索条件に従っ
    て、前記文書保持手段に保持されているフォルダを検索
    するフォルダ検索手段と、 前記フォルダ検索手段により検索されたフォルダを報知
    する検索結果報知手段とを有することを特徴とする文書
    処理装置。
13. 【請求項１３】 前記フォルダ検索手段は、前記保持さ
    れた検索条件に一致する文書を保持しているフォルダを
    検索することを特徴とする請求項１２に記載の文書処理
    装置。
14. 【請求項１４】 前記検索条件は文字列とすることを特
    徴とする請求項１２に記載の文書処理装置。
15. 【請求項１５】 前記検索結果報知手段は、フォルダの
    名称を報知することを特徴とする請求項１２に記載の文
    書処理装置。
16. 【請求項１６】 前記検索結果報知手段は前記検索条件
    との一致スコアが高い順に検索結果を報知することを特
    徴とする請求項１２に記載の文書処理装置。
17. 【請求項１７】 フォルダ及びフォルダに属する文書を
    保持する文書保持手段を利用し、 新規文書に適した保存先ファルダを、該新規文書を解析
    することにより前記文書保持手段に保持されているフォ
    ルダより判定し、 前記判定された保存先フォルダを報知することを特徴と
    する文書処理方法。
18. 【請求項１８】 フォルダ及びフォルダに属する文書を
    保持する文書保持手段を利用し、 新規文書を保持し、 前記保持されている文書の保存先として適するフォルダ
    を検索し、 前記検索された保存先の候補を出力し、 前記保持されている新規文書の保存先を選択し、 前記保持されている文書を前記選択された保存先のフォ
    ルダに属するよう前記文書保持手段に保持することを特
    徴とする文書処理方法。
19. 【請求項１９】 フォルダ及びフォルダに属する文書を
    保持する文書保持手段を利用し、 新規文書を保持し、 前記保持されている文書の保存先として適するフォルダ
    毎に前記新規文書を分類し、 前記分類された結果を出力し、 前記分類された結果の変更を指示し、 前記保持されている新規文書を前記変更された保存先の
    フォルダに属するよう前記文書保持手段に保持すること
    を特徴とする文書処理方法。
20. 【請求項２０】 フォルダ及びフォルダに属する文書を
    保持する文書保持手段を利用し、 検索条件を保持し、 前記保持されている検索条件に従って、前記文書保持手
    段に保持されているフォルダを検索し、 前記検索されたフォルダを報知することを特徴とする文
    書処理方法。