JPH0962665A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 利用者が簡単な操作で文書に対する様々な情
報を登録でき、それらの情報を文書管理に利用すること
ができる文書管理装置を提供する。 【構成】 文書情報表示生成部２３は、文書情報管理部
１１で管理されている文書情報をリストにして表示制御
部２２を介して表示部２に表示する。利用者が表示され
た文書に付加情報を入力する場合、コメントタグ生成部
２４は、タグテンプレート管理部１２で管理されている
タグテンプレートの情報に従ってコメントタグを生成す
る。生成されたコメントタグは、文書タグ間関連定義部
２６で文書データと関連づけられる。利用者は、コメン
トタグに対して、評価情報設定部２５で評価データを設
定する。コメントタグに設定された評価データに基づ
き、文書評価情報更新部２７は、文書評価情報管理部１
３で管理している評価情報を更新する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、付加情報を利用し
た文書の管理を行なう文書管理装置に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】一般に、調査活動では、文献の収集、各
文献の評価、評価結果の利用、という一連の手順が行な
われる。評価結果として文献に与えられる情報には、要
不要の判断、重要度など価値の評価、内容についてのコ
メント、などがある。与えられた評価情報を利用して、
文献の選別、分類、図表化が行なわれる。

【０００３】文献に対する評価情報は、本来、文献に付
随する情報ではなく、評価者独自の視点や尺度を反映し
た情報である。すなわち、評価の基準や目的があって、
それに応じた形で評価情報は付与される。また、評価者
や評価日時の違いなどでも評価が変わってくることもあ
る。したがって、評価情報を用いて、文献の選別、分類
などを行なうときには、評価の基準、目的、評価者、評
価日時など、評価する視点に関する情報が明らかになっ
ていることが望ましい。

【０００４】多くの調査では、特定の種類の文献だけを
対象とするだけでは十分ではない。限定されない多種多
様な情報ソースの文献が対象となる。例えば、特許の公
知情報を調査する場合にも、特許公報の資料だけでな
く、論文、新聞や雑誌の記事、製品カタログなどの情報
が対象となる。

【０００５】近年では、文書を管理することのできるデ
ータベース装置と、データベースに格納されているデー
タを用いた図表作成を行なう装置が開発されている。し
たがって、データベースに文献データと評価情報を適切
に入力することができれば、文献の収集から評価情報の
利用までの一連の手順を支援することができる。しかし
ながら、この一連の作業を円滑に行なうためには次に示
す課題がある。 （１）文献に対して簡易かつ自由に評価情報を付与でき
ること。 （２）評価を加える視点を簡易に定義し利用できるこ
と。 （３）多種多様の文献を評価の対象にできること。 それぞれの課題について従来の技術および運用による方
法とそれらの問題点について述べる。

【０００６】まず、文献データに評価情報を簡易かつ自
由に付与するための従来の手法について説明する。文献
に対する評価という作業の特徴からくる困難さは、電子
的に情報を入力する場合だけではなく、紙を用いて行な
う場合にも共通な本質的な課題である。まず、文献に対
する評価という作業の特徴について述べ、紙の文献を用
いたときの方法について整理する。

【０００７】文献の評価と、評価結果の利用は、必ずし
も直ちに行なわれるものではない。例えば、分類などの
ためには、ある程度まとまった数量の評価結果が蓄積さ
れなければならない。また、複数名で評価を行なう場合
には、それぞれの担当者の評価結果をとっておき、比較
検討する必要がある。このように、調査活動において、
文献の評価から、評価結果の利用まで、文献とその評価
情報の関係が維持されなければならないことは多い。

【０００８】紙の文献を用いた調査の場合には、文献へ
の評価情報の付与方法の一つとして、文献や文献名のリ
ストに、特定の意味を持つメモや、評価情報を書き込ん
だメモを添付するものがある。これ以外の方法には、例
えば、別の管理台帳に文献と評価情報を記録する方法
や、評価情報を直接文献に記入する方法がある。しか
し、管理台帳を用いる方法では、文献とその評価情報と
をいちいち対応づけて参照しなければならず、煩雑であ
る。また、評価情報は本質的に文献の情報とは別異のも
のであり、例えば、評価情報を変更することも考えら
れ、評価情報を直接記入することは好ましくない。

【０００９】図４３ないし図４６は、メモ添付の一例の
説明図である。図４３ないし図４５は、文献へのメモ添
付のイメージを示している。図４３（Ａ）、（Ｂ）は、
同じ文献に対して異なる評価を与えるメモを添付する例
を示している。図４４（Ａ）は、１つの文献に同時に複
数のメモを添付する例を示している。図４４（Ｂ）は、
文献に添付するメモ用紙に各種の欄を予め設けておき、
評価方法をガイドするように構成した例を示している。
さらに、図４５は、異なるメモ用紙を用いて、複数の部
門で評価情報を共有する例を示している。

【００１０】メモの添付は、文献に直接行なわれるもの
に限定されない。例えば、図４６（Ａ）、（Ｂ）に示し
た例では、文献のリストにメモを添付する例を示してい
る。この場合には、メモは対応する文献が特定できる位
置に添付することで、文献とメモとの関連付けが行なわ
れる。このように、メモの添付は、種々の目的、形態に
よって行なわれる。

【００１１】メモを添付する方法では、文献とメモとは
独立した媒体であり、文献とメモとの関連付けが両者の
結合によって行なわれるという特徴から、次のような利
点がある。

【００１２】まず、文献とメモとは独立した媒体である
ので、評価情報の有無が、文献を一見することでわか
る。そのため、評価情報の紛失や忘却を防止できる。ま
た、評価情報と元の文献の内容とを、容易に区別でき
る。さらに、評価情報の有無が、評価者以外の人にも一
見してわかるので、複数名の間で評価情報の共有ができ
る。

【００１３】さらに、文献を読んだ結果として与える評
価情報を、管理台帳などを参照することなく、直接文献
へ添付することで行なえる。また、直接記入するのとは
異なり、文献とメモとの結合を解消すれば、関連付けを
取り消すことができるので、気楽に評価情報を付与でき
るなどの利点がある。

【００１４】このような、文献データと独立の媒体によ
るメモの添付によれば、容易かつ自由に評価情報を付与
することができる。しかしながら、この作業は、紙をベ
ースにして行なわれてきたものである。したがって、電
子的に情報が入力されないので、付与した評価情報を利
用した計算機処理を行なうことはできない。

【００１５】このようなメモの有効活用を図るために、
メモを電子化することが考えられる。例えば、特公平１
−１８４７０号公報では、特定の文書データベースに格
納される文書に対して、画像形式でメモ情報を付与する
方法について述べられている。また、特開平６−２３６
４０９号公報に記載された文書画像ファイリング装置で
は、利用者が文書画像に手書きのメモを書き入れること
ができる。そして、後でメモの有無を条件にして、メモ
を加えた文書画像を検索できる。しかしながら、これら
の装置において、メモを添付したことによって可能にな
る検索は、メモの有無によるもののみに限定されてい
る。また、メモの情報として、手書きの画像情報を用い
ているので、メモの内容、例えば上述の評価情報などを
高度に利用した検索を可能にすることは、原理的に難し
い。

【００１６】メモの情報を画像ではなく、テキストとし
て保持できる装置も開発されている。特開平５−２５８
４号公報では、文書内にテキストによるコメントを含む
様々な形状のメモを貼ることができる。また、特開平５
−１６５８２９号公報では、文書内の編集の必要な部分
に、テキスト情報で記述された編集コメントを記したメ
モを付けたり外したりすることによって、共同での編集
を支援するものである。いずれの装置も、メモがテキス
ト情報を保持することは入力時の便宜を図っているにす
ぎず、メモに記入された情報は、文書画像情報と一緒に
表示されるという目的にしか使われない。

【００１７】付箋を利用する技術として、データベース
の中から付箋を付けたデータを順次呼び出す、いわゆる
付箋めくりを目的にするものもある。中でも、特開平７
−５６９３４号公報では、複数の種類の付箋を用いるこ
とで、それぞれの種類ごとに異なる付箋めくりを可能に
している。この方式では、付箋情報に種類だけでなく、
順序などを設定できる属性情報を持たせることができ、
それらの情報を用いて、データベースのアクセスを制御
するものである。しかし、この発明で用いている付箋は
単純な構造しか持っておらず、単純な検索機能しか提供
することができない。独自の視点で文献データを整理す
る目的には不十分である。

【００１８】次に、文献データに対して、評価を加える
視点を簡易に定義し、利用するための従来の手法につい
て説明する。文献に対する評価情報は、本質的に文献に
付随する情報ではなく、評価者の視点や尺度を反映する
ものである。言いかえると、元の文献にはない新しい価
値を持った情報を生み出すことである。評価情報の付与
自体は、上述のように、例えば、メモの添付などによっ
て行なうことができる。このメモに記述された評価情報
を有効に活用することが望まれる。

【００１９】文献とメモとは独立した媒体であるので、
メモ用紙に所定の欄を設けて評価方法をガイドできる。
同じメモ用紙を用いることで、文献の種類に関わらず、
評価方法を統一することができる。逆に、メモとして複
数の異なる種類のものを用いることで、複数の評価方法
での評価情報を付与することができる。

【００２０】上述のようなメモの添付は、調査活動以外
にも広くオフィスにおける活動に利用されている。例え
ば、メモに作業指示を記述して文書に添付しておくこと
が行なわれている。この場合にも、メモの内容は、本質
的に文書に付随する情報ではなく、別の情報ではある
が、文書と切り離されて存在する情報ではない。

【００２１】評価情報は本質的に、評価者の視点から付
けられる情報であって、元の文書自体に付随するもので
はない。したがって、評価者のもっている独自の価値観
を反映する、メモの欄の与え方は重要である。メモの欄
を適切に作っておくことによって、目的、分類、評価
者、評価日時など、評価を行なったときの視点を記述す
るための情報を保持することができる。このように、文
献データと独立の媒体によるメモの構造が共有化されて
いれば、一次情報ソースの種類や場所が様々に分散して
いても、統一した評価基準で評価を与えることが可能に
なる。

【００２２】しかしながら、メモの欄についての情報の
構造は、紙の媒体の上に表現されたものである限り、評
価者に入力情報をガイドする役割しか果たすことができ
ない。また、評価者などの情報をいちいち記入するのは
わずらわしいという欠点もある。

【００２３】特開平４−８０８７１号公報に記載されて
いる文書作成・管理システムでは、利用者が、文書に付
随するフィールド内に、文書の種類を示す情報と、属性
データを記入することによって、文書をデータベースに
登録できる。このシステムによれば、利用者はデータベ
ースの操作を意識せずに、文書に対して所定のデータを
記入するだけで、データベースの登録ができる。この属
性情報をメモの代わりに用いることも可能である。しか
し、このシステムでは、利用者が行なえることは、文書
の種類ごとに管理方法が決まっているデータベースに、
必要なデータを入力することだけである。それぞれの文
書には、その文書に付随する情報を登録するための属性
フィールドが、一組あるにすぎない。利用者が、その文
書に対して、様々な評価情報を登録することはできな
い。

【００２４】最後に、大量で多様な文献データに対して
コメントなどの評価情報を関連付けて管理する従来の技
術について説明する。文書や画像データに評価情報を付
与する従来の技術では、いずれも、評価の対象となる文
書は、固有に用意している文書管理データベース中の文
書データだけが評価対象となる。この点では上述した、
特公平１−１８４７０号公報、特開平６−２３６４０９
号公報、特開平５−２５８４号公報、特開平５−１６５
８２９号公報、特開平７−５６９３４号公報、特開平４
−８０８７１号公報のいずれに記載されている構成も事
情は同じである。しかし、このような構成は、多様な情
報ソースから得られる大量で多種類の文献データを対象
にする調査活動には向いていない。利用可能なデータの
すべてを固有データベースに格納することができないか
らである。

【００２５】一方、インターネットに代表される計算機
ネットワークの発達に伴い、手元の計算機からネットワ
ークを通じて世界中の様々な情報資源にアクセスするこ
とが可能になった。このような環境下で、様々な情報ソ
ースで分散して管理されている文献データを扱う技術と
して、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）と呼ば
れるハイパーテキストに基づく広域情報システムが開発
されている。ＷＷＷではサーバ・クライアントモデルに
基づき、文書を管理するサーバと、利用者の要求にした
がってサーバから文書を取り出すクライアントとの間で
データのやり取りが行なわれる。

【００２６】サーバに格納される文書にはネットワーク
上でデータをやり取りするための取り決めにしたがっ
て、文書を特定するための一意な識別子であるＵＲＬ
（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔ
ｏｒ）が付与される。ＵＲＬには文書が格納されている
サーバの情報が含まれているため、クライアントはＵＲ
Ｌのみを指定すれば、サーバを特定してアクセスし、文
書を取り寄せることが可能である。

【００２７】ＷＷＷで扱う文書は、一般にＨＴＭＬ（Ｈ
ｙｐｅｒＴｅｘｔ ＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）と
いう書式で記述されるハイパーテキストである。ＨＴＭ
Ｌでは、特殊な文字列で構成されるタグを文書内に埋め
込むことによって、文書フォーマット形式やハイパーテ
キストのリンクを表現する。ＵＲＬを用いてリンクを表
現することにより、リンクの参照先として他のサーバに
格納されている文書を指定することも可能である。した
がって、ＷＷＷの枠組みにおいては、複数のサーバにま
たがったハイパーテキストネットワークを構築できる。

【００２８】このような様々な情報ソースで管理されて
いる文献データである、ＨＴＭＬで記述された文書にコ
メントを付与する機能を持つ既存のＷＷＷのクライアン
トとして、イリノイ大学のＮＣＳＡで開発されたＭｏｓ
ａｉｃがある。Ｍｏｓａｉｃについては、例えば、“Ｎ
ＣＳＡ Ｍｏｓａｉｃ Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ Ｓｕｍｍ
ａｒｙ ２．１”，１９９３などを参照されたい。利用
者がＭｏｓａｉｃを使ってＷＷＷサーバ上の文書にアク
セスし、コメントの付与を指示すると、コメントの内容
と文書のＵＲＬを対応付けたファイルが作成される。そ
して、次にＭｏｓａｉｃでその文書を表示する際に、文
書の最後尾に元の文書には存在しないコメントを表わす
リンクが表示される。利用者がコメントを表わすリンク
を指定すると、対応するファイルからコメントの内容が
読み込まれ、元の文書とは別の画面に表示される。

【００２９】この方法では、多種多様な文献データに対
応したコメントを与えることができても、与えたコメン
トは、まず文献データにアクセスし、それに関係のある
コメントを表示するという手順でしか参照できない。す
なわち、多種多様な文献データに独自の視点でコメント
を与え、そのコメントに基づいて元の文書を管理するこ
とはできない。

【００３０】以上まとめると、多種多様の文献データに
対して、独自に定義した視点に基づいた評価情報を、簡
易かつ自由に関連付けることができ、関連付けた評価情
報を利用して文献データを管理する従来技術はなかっ
た。

【００３１】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、メモ添付による方法の利点
を生かし、利用者が簡単な操作で文書に対する様々な情
報を登録でき、それらの情報を、例えば、文書の整理、
分析、検索など、文書管理に利用することができる文書
管理装置を提供することを目的とするものである。

【００３２】より一般には、元の情報を一次情報、評価
情報などの新たに付与する情報を二次情報としたとき
に、本発明は一次情報として管理されている文書に対
し、二次情報として独自の視点からの関連情報を付与し
ておき、蓄積した二次情報を用いて一次情報を管理する
という一連の作業を円滑に支援することを目的とするも
のである。

【００３３】本発明は、一次情報と二次情報を対応付け
ることによって、簡易かつ自由に評価情報を関連付けら
れるようにすることを目的とする。また、本発明は、評
価者の独自の視点を表現する、一次情報に付与する二次
情報の構造が、利用者によって自由に定義できるように
することを目的とする。さらに、本発明は、様々な情報
源で管理されている一次情報を、対応付けた二次情報を
利用することによって、評価者独自の観点から統一的に
管理できようにすることを目的とする。

【００３４】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、文書管理装置において、文書データを記憶し管理す
るデータベースと、該データベースから前記文書データ
を獲得する文書獲得手段と、該文書獲得手段によって獲
得した少なくとも１つの文書データを表示する文書表示
手段と、前記文書データに対する評価を記述した評価デ
ータを規定するフォーマットであって識別子と複数の属
性種とを有する評価フォーマットを少なくとも１つ記憶
するフォーマット記憶手段と、前記フォーマット管理手
段に管理されている前記評価フォーマットの１つを選択
するフォーマット選択手段と、該フォーマット選択手段
によって選択された評価フォーマットの有する各属性種
に対応して前記文書データを評価した値である属性値を
入力する属性値入力手段と、前記評価データとして前記
フォーマット選択手段によって選択された評価フォーマ
ットの有する識別子と該評価フォーマットが有する属性
種と該属性種に対応して前記属性値入力手段によって入
力された属性値とを対応づけて記憶する評価データ記憶
手段と、前記文書データと前記評価データ記憶手段に記
憶されている評価データとを関連付ける関連情報を生成
するとともに該関連情報を記憶する関連情報記憶手段を
有することを特徴とするものである。

【００３５】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の文書管理装置において、前記属性種と該属性種に対応
する属性値を組み合わせて検索条件として入力する検索
条件入力手段と、該検索条件入力手段によって入力され
た検索条件と前記評価データ記憶手段に記憶された評価
データ及び前記関連情報記憶手段に記憶された関連情報
に基づいて前記文書データを検索する文書データ検索手
段を有することを特徴とするものである。

【００３６】請求項３に記載の発明は、請求項２に記載
の文書管理装置において、前記文書データは予め該文書
データに付属する付属データを持ち、前記検索条件入力
手段は前記属性種および該属性種に対応する属性値と前
記付属データを組み合わせて検索条件として入力するも
のであることを特徴とするものである。

【００３７】請求項４に記載の発明は、請求項１に記載
の文書管理装置において、前記文書表示手段によって表
示された文書データに関連付けられた評価データを該評
価データを規定する評価フォーマットに基づいた付箋オ
ブジェクトとして前記文書表示手段によって表示された
文書データに近接させて表示する評価データ表示手段を
有することを特徴とするものである。

【００３８】請求項５に記載の発明は、請求項１に記載
の文書管理装置において、前記データベースはネットワ
ーク上に接続されており、前記文書獲得手段は、前記デ
ータベースに管理されている文書データを前記ネットワ
ークを介してアクセスすることを特徴とするものであ
る。

【００３９】請求項６に記載の発明は、請求項１に記載
の文書管理装置において、ユーザの入力する複数の属性
種を受け取る属性種受入手段と、該属性種受入手段によ
り受け取った複数の属性種に識別子を組み合わせて前記
評価フォーマットを生成し前記評価フォーマット記憶手
段に格納する評価フォーマット生成手段を有することを
特徴とするものである。

【００４０】請求項７に記載の発明は、文書管理装置に
おいて、文書データを記憶し管理するデータベースと、
前記文書データに対する評価を記述した評価データを規
定するフォーマットであって識別子と複数の属性種を有
する評価フォーマットを少なくとも１つ記憶するフォー
マット記憶手段と、該フォーマット記憶手段に記憶され
た評価フォーマットのいずれかに基づいて該評価フォー
マットが有する識別子と該評価フォーマットが有する属
性種と該属性種に対応して前記文書データを評価した値
である属性値とを対応づけた評価データを記憶する評価
データ記憶手段と、前記データベースに記憶されている
文書データと前記評価データ記憶手段に記憶されている
評価データとを関連付ける関連情報を記憶する関連情報
記憶手段と、前記属性種および該属性種に対応する属性
値を検索条件として入力する検索条件入力手段と、前記
評価データ記憶手段より該検索条件に適合する評価デー
タを検索する評価データ検索手段と、前記関連情報記憶
手段に記憶された関連情報に基づいて前記評価データ検
索手段により検索された評価データに関連付けられた文
書データを検索する文書データ検索手段を有することを
特徴とするものである。

【００４１】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の文書管理装置の
第１の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示し
たブロック構成図である。図中、１は入力部、２は表示
部、３は記憶部、４は制御部、１１は文書情報管理部、
１２はタグテンプレート管理部、１３は文書評価情報管
理部、２１は入力制御部、２２は表示制御部、２３は文
書情報表示生成部、２４はコメントタグ生成部、２５は
評価情報設定部、２６は文書タグ間関連定義部、２７は
文書評価情報更新部である。以下の説明では、付加情報
は、ここでは一例として文書の評価に関する評価情報で
あるものとするが、これに限らず、種々の情報であって
よい。また、以下の説明では、電子付箋をコメントタグ
と呼ぶことにする。

【００４２】入力部１は、ユーザが文書処理コマンドや
文書データを入力する。例えば、キーボードやマウスな
どで構成することができる。表示部２は、文書データ、
文書データに付随する情報、コメントタグなどを表示す
る。例えば、ディスプレイ装置などで構成される。

【００４３】記憶部３は、処理の対象となるデータを記
憶する。例えば、半導体メモリや磁気記憶装置など、種
々の記憶装置で構成される。記憶部３は、文書情報管理
部１１、タグテンプレート管理部１２、文書評価情報管
理部１３等を有する。文書情報管理部１１は、文書デー
タを、文書に付随する情報とともに管理する。タグテン
プレート管理部１２は、コメントタグの生成に必要な情
報を持つタグテンプレートを管理する。文書評価情報管
理部１３は、文書に対する評価情報を管理する。

【００４４】制御部４は、処理の制御を行なう。例えば
ＣＰＵなどで構成される。制御部４は、入力制御部２
１、表示制御部２２、文書情報表示生成部２３、コメン
トタグ生成部２４、評価情報設定部２５、文書タグ間関
連定義部２６、文書評価情報更新部２７を有する。入力
制御部２１は、利用者からの指示を取り込むために、入
力部１を制御する。例えば、標準的なウィンドウシステ
ムによる入力制御を行なうように構成することができ
る。表示制御部２２は、文書情報やタグを表示するため
に、表示部２を制御する。例えば、標準的なウィンドウ
システムによる表示制御を行なうように構成することが
できる。文書情報表示生成部２３は、文書情報を表示す
るための表示情報を生成し、表示制御部２２に引き渡
す。この実施の形態では、文書情報をリストにして表示
するための表示情報が生成される。

【００４５】コメントタグ生成部２４は、タグテンプレ
ート管理部１２で管理されているタグテンプレートの情
報に従ってコメントタグを生成する。コメントタグの生
成は、評価情報の全部あるいは一部をまとまりとして扱
うための単位として、利用者に提示することを意味す
る。このことは、個々のコメントタグごとに評価情報を
保持するための独立したデータ構造を生成することを必
ずしも意味しない。例えば、組み合わせる評価情報の組
を定義する条件式を生成しておき、コメントタグの表示
が必要になったときに仮想的に構成したビューとして、
利用者に提示するものであってもよい。

【００４６】評価情報設定部２５は、コメントタグ生成
部２４で生成したコメントタグに、評価データを設定す
る。文書タグ間関連定義部２６は、コメントタグ生成部
２４で生成したコメントタグと、文書情報管理部１１内
の文書データを関連づける。文書評価情報更新部２７
は、コメントタグに設定された評価データに基づいて、
関連づけられている文書データについての評価情報を更
新する。

【００４７】図２は、文書情報管理部と文書評価情報管
理部で管理している情報の関連を示す概念図である。文
書情報管理部１１は、文書データと、文書データに付随
する情報である文書付随情報を管理する。文書データ
は、文書を構成するデータであって、例えば、文書の画
像イメージデータ、テキストデータ、チャートデータ、
テーブルデータなどである。文書付随情報は、文書デー
タに関連する管理データであって、例えば、著者、作成
日時、名称などである。文書付随情報は、一般に、文書
の種類によって異なる。例えば、特許文献であれば、出
願日、出願人、要約などの情報が文書付随情報に含まれ
ることが考えられる。いずれにしても、文書付随情報
は、文書データ本体に付随する普遍的な情報であり、全
ての文書データに一組付随し、その内容が評価者ごとの
視点などによって、差異の生じるものではない。

【００４８】文書評価情報管理部１３は、上述のように
評価情報を管理する。評価情報は、評価する人の視点や
尺度に基づいて、文書データに関連づけられる情報であ
る。評価情報は、一般に、文書データ本体とは、関係の
ない情報である。例えば、特定の業務における重要性、
関連する部門、誰が読んだか、などが評価情報となる。
評価情報の与えられていない文書データがあってもよい
し、同一の文書データに複数の評価情報が与えられても
よい。例えば、上述の特開平４−８０８７１号公報によ
って代表される従来の文書管理システムは、文書情報管
理部１１を有してはいるが、文書評価情報管理部１３は
持っていない。

【００４９】図２に示した概念図では、説明を容易にす
るために、文書評価情報管理部１３と、文書情報管理部
１１が分かれており、さらに、文書情報管理部１１が、
文書データと文書付随情報を別々に管理するように図示
している。本発明は、実施にあたって、このような構成
に限定されるものではない。文書評価情報管理部と文書
情報管理部とが実際には同一のものであってよい。ま
た、文書付随情報が文書データ中に埋め込まれているよ
うに構成してもよい。

【００５０】ここでは、文書付随情報と文書評価情報
は、共に関係データベース中のリレーションとして、文
書データとは別に管理される。図３は、文書付随情報と
文書評価情報を記述したリレーションの一具体例の説明
図である。文献管理リレーションは、文書付随情報を管
理する。技術企画部リレーション、知的財産部リレーシ
ョンは、それぞれの部署の観点からの文献の評価情報を
管理する。文書データは別に管理されており、関係デー
タベース中の文書付随情報および文書評価情報に対応す
るリレーションと文書データとの関連は、文書データの
識別子である文献番号によって示されている。なお、こ
こでリレーションと呼んでいるのは関係データベース内
部で扱っている表のデータ構造のことである。

【００５１】この例では、文書評価情報と文書付随情報
は、データベース中では、リレーションの違いでしかな
いが、それぞれの性質を満たすように管理される。すな
わち、文書付随情報は、その性質から、文書データに必
ず付随され、かつ、普遍的な内容を持っていることを前
提として構成しておかなければならない。このような設
定をするためには、例えば、特開平４−８０８７１号公
報に示されているように、文書の登録時に利用者が付随
する属性情報を記入するように構成すればよい。なお、
利用するデータベースは、関係データベースに限定する
ものではない。少なくとも、属性名と属性値の組合せを
用いてデータ管理をするシステムであれば、利用でき
る。

【００５２】タグテンプレート管理部１２は、上述のよ
うにタグテンプレートを管理する。タグテンプレート
は、タグ名とフィールドリストから構成される。タグ名
はタグテンプレートの名前である。フィールドリスト
は、フィールド情報のリストで構成される。フィールド
情報は、属性名、属性値デフォルト、表示フラグ、入力
フラグ等で構成される。属性名は属性の名前である。表
示フラグは、タグ表示を行なう際に、当該フィールドを
表示するか否かを指定する。入力フラグは、評価情報を
入力する際に、当該フィールドへ利用者に入力させるか
否かを指定する。属性値デフォルトは、評価情報を入力
する際に、デフォルト値として表示される値を定義す
る。デフォルト値として、評価情報の入力時に、評価さ
れる変数を定義することもできる。例えば、％ＤＡＴＥ
を日付、％ＵＳＥＲを利用者名を示す変数とし、これら
を値として指定すれば、評価情報入力時に、これらの変
数を評価した値をフィールド値として設定することがで
きる。

【００５３】コメントタグには様々な評価情報を属性名
と属性値の組として規定できる。このとき、表示スペー
スの制限や理解のしやすさから、評価情報のすべてを表
示しないほうがよい場合がある。また、いくつかの属性
値は自動的に計算できるものであって、利用者がすべて
の属性に値を入力する必要があるわけではない。上述の
表示フラグ、入力フラグ、属性値デフォルトは、これら
の制御を行なうためのものである。

【００５４】図４は、タグテンプレートの一具体例の説
明図である。図４に示したタグテンプレートの具体例
は、図３（Ｂ）に示した技術企画部の評価情報に対応し
ている。図４に示したタグテンプレートの例では、タグ
テンプレートの名前は「技術企画部」であり、５つのフ
ィールド情報のリストが続いている。例えば、最初のフ
ィールド情報は、属性名が「調査日」であり、このフィ
ールドのデフォルト値として日付が与えられる。また、
評価情報を入力する際に、このフィールドの値を入力す
る必要はなく、また、コメントタグとして表示されるこ
ともないことを示している。このタグテンプレートで
は、評価情報の入力は技術分野とコメントのフィールド
のみでよい。調査日、担当、評価の各フィールドにはデ
フォルト値が設定される。また、コメントタグとして表
示されるのは、コメントのフィールドのみである。

【００５５】タグテンプレートが定義する情報には、関
係データベースがリレーションのスキーマとして定義す
る情報を含んでいる。この実施の形態では、タグテンプ
レートの定義とリレーションのスキーマが一致している
ことを前提としている。この実施の形態では、これらの
関係を常時維持する方法について、特に規定していない
が、例えば、タグテンプレートの定義ができるようにデ
ータベースシステムを拡張するなどして、定義情報を一
箇所で保持させることにすれば、定義間の一貫性を維持
するのが容易になる。もちろん、利用するデータベース
は関係データベースに限定されるものではない。

【００５６】この実施の形態では、タグテンプレートの
定義時に、対応する関係データベースのスキーマが定義
され、評価情報の入力時に対応するデータベースへのデ
ータ登録が行なわれるように実現している。本発明は、
特に関係データベースによって実現されることに限定す
るものではないし、また、テンプレートの定義と評価情
報の入力がこの手順でなされることに限定するものでも
ない。例えば、コメントタグの入力時に、フィールドを
自由に追加、削除できるようにしてもかまわない。この
ような機能を実現するデータベースとしては、例えば、
準構造化メッセージを扱うようなデータベースを用いる
ことで実現できる。また、スキーマやクラスの定義のな
いデータベースを採用するときには、新しいコメントタ
グは、常にコメントタグの実例をコピーして使うように
することで、過去に生成したコメントタグをタグテンプ
レートとして利用する方法を採ることもできる。また、
複数のコメントタグの共通部分を抽出するなどの処理に
よってテンプレートを仮想的に定義するようにしてもよ
い。

【００５７】次に、本発明の文書管理装置の第１の実施
の形態における動作の一例を説明する。図５は、タグテ
ンプレートを定義するためのツールの表示画面の一例の
説明図である。タグテンプレートは、例えば、図５に示
すようなエディタを用いて作成することができる。図５
に示した画面では、タグ名を入力する領域６ａと、各種
のボタンと、各フィールドの定義を行なう領域６ｂが並
んでいる。ボタンとしては、他のタグテンプレートを読
み込む“ｌｏａｄ”ボタン、定義したタグテンプレート
を保存するための“ｓａｖｅ”ボタン、フィールドを削
除するための“ｄｅｌｅｔｅ ｆｉｅｌｄ”ボタン、新
たなフィールドを追加挿入する“ｃｒｅａｔｅ ｆｉｅ
ｌｄ”ボタンが用意されている。また、各フィールドの
定義を行なう領域には、属性名を入力する属性名入力領
域６ｃと、表示フラグおよび入力フラグの状態を切り替
えるための表示ボタン６ｄおよび入力ボタン６ｅと、属
性値デフォルトを入力するための領域６ｆが設けられて
いる。表示ボタンおよび入力ボタンは、表示フラグおよ
び入力フラグの状態に応じて、その表示形態が変化す
る。図５では、一例として、表示するあるいは入力する
状態に設定されたボタンは太線で示している。表示ボタ
ンおよび入力ボタンはユーザがマウスなどによって指示
することができ、指示のたびに表示フラグまたは入力フ
ラグの状態を変更することができる。

【００５８】図５では、一例として図４に示したタグテ
ンプレートを定義する画面を示している。タグ名を入力
する領域には、「技術企画部」と入力されている。そし
て、調査日、担当、評価、技術分野、コメントの各フィ
ールドの定義がなされている。例えば、調査日のフィー
ルドでは、属性値デフォルトとして、「％ＤＡＴＥ」が
入力されている。また、技術分野のフィールドでは、入
力フラグが入力する状態に設定されている。

【００５９】図５に示した状態で“ｓａｖｅ”ボタンを
押下することによって、表示されている内容を有するタ
グテンプレートデータがタグテンプレート管理部１２に
格納される。それとともに、関係データベースのスキー
マ定義コマンドが発行される。図５に示すタグテンプレ
ートの定義のときには、例えば以下に示すようなコマン
ドを発行することによってデータベースのリレーション
が定義される。なおこの例では、それぞれの属性のデー
タ型の宣言など、記述するべき他の詳細な情報は省略し
ている。 ＣＲＥＡＴＥ ＴＡＢＬＥ 技術企画部 （調査日，担
当，評価，技術分野，コメント）

【００６０】図６は、本発明の文書管理装置の第１の実
施の形態におけるタグテンプレートの定義処理の一例を
示すフローチャートである。このフローチャートは、図
５に示したタグテンプレートエディタ上で、タグ名の設
定および各フィールドの属性名、フラグの設定を行な
い、“ｓａｖｅ”ボタンを押下したときに呼び出され
る。定義されたタグテンプレートは、例えば、上述の図
４に示されるようなタグテンプレートデータとして、タ
グテンプレート管理部１２によって管理される。その際
に、対応する文書評価情報管理部１３のデータベースの
スキーマが定義される。

【００６１】Ｓ３１において、タグテンプレートを記述
するデータ構造を生成し、初期化する。また、Ｓ３２に
おいて、スキーマを定義するためのスキーマ定義情報の
データ構造を生成し、初期化する。データ構造は、属性
名のリストになる。さらに、Ｓ３３において、例えばタ
グテンプレートの定義ツール等から入力されるタグ名を
取得し、Ｓ３４において、取得したタグ名をタグテンプ
レートデータのタグ名の値として設定する。

【００６２】Ｓ３５において、全フィールドに対して処
理が終了したか否かを判断し、終了した場合にはＳ４３
に移る。Ｓ３６において未処理のフィールドを選択す
る。Ｓ３７において追加するフィールド情報に対応する
属性名をスキーマ定義情報に追加する。また、Ｓ３８に
おいて、フィールド情報を生成し、タグテンプレートデ
ータに追加する。そして、生成したフィールド情報に対
して、Ｓ３９において属性名を設定し、Ｓ４０において
属性値としてデフォルト値を設定し、Ｓ４１において表
示フラグとしてデフォルト値を設定し、Ｓ４２において
入力フラグとしてデフォルト値を設定する。これで新た
なフィールド情報がタグテンプレートのリストとして追
加された。

【００６３】全フィールドの処理が終了した場合には、
Ｓ４３において、タグテンプレートデータをタグテンプ
レート管理部１２に格納する。また、Ｓ４４において、
関係データベースのスキーマ定義コマンドを発行する。
これにより、データベースのリレーションが定義され
る。以上の処理によって、新たなタグテンプレートデー
タが定義された。もちろん、以前に定義したタグテンプ
レートデータを修正することも可能であるし、以前に定
義したタグテンプレートデータを用いて新たなタグテン
プレートを定義することも可能である。

【００６４】次に、生成したタグテンプレートを用い
て、評価情報を入力する処理について説明する。評価情
報の入力は、例えば評価情報入力ツールなどを用いるこ
とができる。評価情報入力ツールでは、ユーザからのタ
グ名の指示を受け、タグ名に対応するタグテンプレート
に基づき、フィールド情報に対応した評価情報を入力す
るための領域を設ける。そして、その領域に入力された
データを評価情報として取得する。

【００６５】図７は、評価情報を入力するための評価情
報入力ツールの表示画面の一例の説明図である。文書評
価情報管理部１３に格納され、管理される評価情報の生
成は、タグテンプレート管理部１２で管理されるタグテ
ンプレートに従って行なうことができる。例えば、図４
に示したようなタグテンプレートが定義されていると
き、タグテンプレート中の各フィールドについて、値を
設定することによって、評価情報を生成することができ
る。このとき、タグテンプレート中の入力フラグが入力
する状態に設定されているフィールド、すなわち、利用
者が入力すべき属性のみを利用者に提示するように構成
すればよい。

【００６６】図８は、本発明の文書管理装置の第１の実
施の形態における評価情報入力ツールの起動時の処理の
一例を示すフローチャートである。Ｓ５１において、評
価情報入力ウィンドウを生成し、共通に表示されるボタ
ンなどを表示する。Ｓ５２において、ユーザからタグ名
等によって指示されたタグテンプレートのデータをタグ
テンプレート管理部１２から取得する。一方、Ｓ５３に
おいて、コメントタグを表現するデータ構造を生成す
る。データ構造は、フィールド情報のリストになる。Ｓ
５４において、タグテンプレートのデータからタグ名を
取得し、評価情報入力ウィンドウに表示する。

【００６７】Ｓ５５において、タグテンプレートのデー
タに未処理のフィールド情報が残っているか否かを判定
する。すべてのフィールド情報について処理が済んだ時
点で評価情報入力ツールの起動時の処理が終了する。未
処理のフィールド情報が残っている場合には、Ｓ５６に
おいてタグテンプレートのデータから未処理のフィール
ド情報を選択する。Ｓ５７において、選択したフィール
ド情報に対応するフィールド情報を生成し、コメントタ
グデータに追加する。そして、Ｓ５８において、タグテ
ンプレートのフィールド情報から属性名を取り出し、コ
メントタグデータのフィールド情報に設定する。

【００６８】ここで、Ｓ５９において、設定した属性名
に対応する属性値デフォルトの値がコマンドであるか否
かを判定する。属性値デフォルトの値がコマンドである
場合には、Ｓ６０においてコマンドを実行し、その結果
の値をコメントタグのフィールド情報の属性値として設
定する。属性値デフォルトの値がコマンドでない場合に
は、Ｓ６１において、属性値デフォルトの値をそのまま
コメントタグのフィールド情報の属性値として設定す
る。

【００６９】Ｓ６２において、タグテンプレートのフィ
ールド情報の入力フラグの値を判定し、入力フラグの値
が「する」である場合に限って、Ｓ６３において属性値
を保持したフィールド入力領域を生成し、評価情報入力
ウィンドウに表示する。そしてＳ５５に戻り、他の未処
理のフィールド情報についての処理を繰り返す。このよ
うにしてすべてのフィールド情報について処理を行なう
ことによって、指示されたタグテンプレートについて、
入力フラグの値が「する」のフィールド情報に対応する
評価情報の入力領域が評価情報入力ウィンドウに表示さ
れる。ユーザは表示されている入力領域に評価情報を入
力すればよい。

【００７０】図７に示した例では、図４に示したタグテ
ンプレートの定義に基づき、タグ名と、利用者が入力す
べき技術分野とコメントの２つのフィールドを表示して
いる。図７（Ａ）に示すような画面を表示し、利用者
は、例えば、図７（Ｂ）に示すように入力する。“ｏ
ｋ”ボタンをクリックすることによって評価情報が文書
評価情報管理部１３に格納される。

【００７１】図９は、評価情報を入力するための評価情
報入力ツールの表示画面の別の例の説明図である。図７
では入力すべきフィールドのみを表示したが、これに限
らず、種々の変形が可能である。図９（Ａ）では、すべ
てのフィールドを表示し、情報を入力できるように構成
している。この例では、属性値デフォルトが設定されて
いるフィールド“担当”、“調査日”、“評価”の値
は、評価情報入力ツールの起動時に値が設定されてい
る。“評価”のフィールドは、重要な文書に対してメモ
を添付するであろうという前提から、評価の属性値デフ
ォルトの値を“重要”としている。また、利用者が入力
すべき領域は、この例では太枠で示している。

【００７２】また、評価情報入力ツールは、タグテンプ
レートのデータ構造を反映させたものである必要はな
い。例えば、図９（Ｂ）に示すような、付箋の表示を用
いて入力を行なうように構成してよい。さらに、後述す
るような文書に添付した付箋の表示に直接情報を入力す
るように構成してもよい。

【００７３】図１０は、本発明の文書管理装置の第１の
実施の形態におけるコメントタグと定義するデータの構
成の一例の説明図である。上述のように、コメントタグ
は独立したデータ構造として記憶部に管理される形では
存在しない。コメントタグは、選択した文書に関連づけ
られている評価情報を、タグテンプレートに従って表示
する仮想的なビューあるいは一時的に生成されるデータ
構造である。

【００７４】図１０に示したコメントタグは、評価情報
として保持される属性名と属性値の組に加え、タグ名に
よるタグテンプレートとの関連と、対応する文書との関
連を維持する。属性名と属性値の組は、例えば、属性名
“調査日”と属性値“９４．１０．１０”の組である。
タグ名は、タグテンプレートに付されているタグ名であ
る。この実施の形態では、タグ名は、評価情報の更新処
理において更新されるリレーション名を兼ねる。対応文
書は、文書情報管理部１１に保持されている対応文書の
名前である。対応文書名は、評価情報の更新処理におい
て、リレーション中の属性“文献番号”に対応する属性
値として設定される。

【００７５】もちろん、実際に図１０に示したデータ構
造を用いて、コメントタグを表現するようにしてもかま
わない。あるいは、タグテンプレート、文書データ、評
価情報へのポインタの組として構成してもよい。コメン
トタグは、後述するように、メモの添付と同様に表示す
るので、表示形態を規定する情報を定義しておいてもよ
い。

【００７６】図１１は、本発明の文書管理装置の第１の
実施の形態における文書リスト表示処理の一例を示すフ
ローチャートである。まず、Ｓ７１において、文書情報
管理部１１から表示文書のリストを取り込む。例えば、
図３（Ａ）に示す文献管理リレーションから、表示する
文書の文献番号と、その文書に付随する情報のリストを
取り出す。

【００７７】Ｓ７２において、表示していない未処理の
文書を選択する。Ｓ７３において、選択された文書に付
随する情報を表示する。Ｓ７４において、文書に対応す
る評価情報のリストを取り込む。例えば、図３（Ｂ）や
（Ｃ）に示すようにデータベースのリレーションに評価
情報が登録されているとき、技術企画部リレーションお
よび知的財産部リレーションから、選択された文書に対
応する評価情報のリストを取り込む。

【００７８】Ｓ７５において、表示していない未処理の
評価情報を選択を選択する。Ｓ７６において、選択され
た評価情報と、評価情報に対応するタグテンプレートの
定義から、タグ図形を生成する。そして、Ｓ７７におい
て、生成したタグ図形を、対応する文書情報に隣接して
表示する。

【００７９】Ｓ７８において、選択された文書に対応す
る、全ての評価情報を表示したか否かを判定する。表示
していない評価情報が残っている場合は、Ｓ７５〜Ｓ７
７の処理を繰り返し行なう。Ｓ７９において、全ての文
書を処理したか否かを判定する。未処理の文書が残って
いる場合には、その文書について、Ｓ７２〜Ｓ７８の処
理を行なう。

【００８０】図１２は、本発明の文書管理装置の第１の
実施の形態におけるタグ図形生成処理の一例を示すフロ
ーチャートである。この処理は、図１１のＳ７６におい
て行なわれる処理である。また、評価情報を入力する時
にもこの処理を利用してタグ図形を表示させることもで
きる。

【００８１】Ｓ８１において、コメントタグデータを取
得する。評価情報の入力時にこの処理を利用する際に
は、入力処理中に作られるコメントタグのデータを利用
する。文書情報を表示するときには、データベースを検
索することによって関連するコメントタグのデータを取
得する。Ｓ８２において、タグ図形を表示するための情
報を保持するデータ構造を生成して初期化し、Ｓ８３に
おいて、タグ名を表示するラベル図形を表示するための
データを、タグ図形データに追加する。Ｓ８４におい
て、コメントタグに対応するタグテンプレートデータ
を、タグ名を利用してタグテンプレート管理部１２から
取得する。

【００８２】Ｓ８５において、タグテンプレートのデー
タに未処理のフィールド情報が残っているか否かを判定
する。未処理のフィールド情報が残っている場合には、
Ｓ８６において、未処理のフィールド情報を選択する。
Ｓ８７において、フィールド情報の表示フラグを判定
し、表示フラグの値が「する」の場合には、Ｓ８８にお
いて、フィールド情報の属性値として設定されているテ
キストを表示するためのデータをタグ図形データに合成
する。

【００８３】タグテンプレートのすべてのフィールド情
報について処理を終了した時点で、表示すべきタグ図形
が生成されている。このタグ図形は、上述の図１１のＳ
７７において表示される。

【００８４】図１３は、表示された文書リストとタグテ
ンプレートフォルダの一例の説明図である。上述の図１
１に示すような処理によって、文書リストが表示され
る。ここでは、文書リストは、図３（Ａ）に示すような
文献管理リレーションで管理されている文書付随情報を
リストにして表示している。そして、評価情報を添付さ
れている文書の位置に、評価情報を表示したコメントタ
グが表示される。この例では、１つの文書について、評
価情報が添付されている。このコメントタグの表示は、
例えば、上述の図１０に示すようなデータの構成に基づ
いて生成される。

【００８５】また、図１３に示した表示例では、文書リ
ストとともにタグテンプレートフォルダが表示されてい
る。タグテンプレートフォルダは、コメントタグを生成
するのに必要な情報であるタグテンプレートを、付箋の
ような図形として表示している。この付箋のような表示
を、以下、タグ表示と呼ぶ。このタグテンプレートフォ
ルダには、次のようなコメントタグを生成するためのタ
グテンプレートがタグ表示されている。 （１）技術企画部の評価のためのコメントタグ コメントを示すために用いられる。 （２）再チェックが必要であることを示すためのコメン
トタグ コメントタグの有無のみを示すために用いられる。 （３）チェックしたことを示すためのコメントタグ コメントではなく、チェックを行なった者の名前を示す
ために用いられる。 このほか、タグはコメントを記入する以外にも様々な利
用方法が考えられる。いずれも構造としては共通である
ので、以下では（１）のタグについて詳しく説明する。

【００８６】図１４は、複数のタグ図形を表示する場合
の表示例の説明図である。上述のようにタグ表示を行な
う場合に、１つの文書データに複数の評価情報が存在す
るとき、複数のタグ図形を表示することになる。複数の
タグ図形を表示することができる場合には、各タグ図形
を並べて表示する。しかし、並べて表示するのに十分な
表示スペースがない場合には、例えば、図１４に示すよ
うに重ねて表示することもできる。この場合、マウスに
よるクリックなどによって、下に表示されているタグ図
形を上に表示するように構成すればよい。

【００８７】図１５、図１６は、文書データの表示の一
例の説明図である。図１３に示した例では、文書データ
に付随する文書付随情報をリストとして表示し、そのリ
ストに対してタグを添付している。しかし、本発明はこ
れに限らず、例えば、図１５に示すように、個々の文書
データのイメージを表示し、その文書データのイメージ
にタグ図形を添付するように構成してもよい。また、図
１５では文書ビューワという文書データのイメージを表
示するツールのウィンドウ内のみでタグの添付を行なっ
ているが、これ以外にも、例えば、図１６に示すよう
に、ウィンドウから飛び出してタグを添付するように、
標準のウィンドウシステムを拡張して構成してもよい。

【００８８】次に、文書データに対して評価情報を付与
するための一連の操作の流れを示す。図１７は、本発明
の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ添付お
よび評価情報更新処理の一例を示すフローチャートであ
る。以下の説明において、利用者は入力装置の一つとし
てマウスを用いている。マウスの制御は標準的なウィン
ドウシステムによって行なわれるものとする。

【００８９】まず、Ｓ９１において、タグテンプレート
フォルダでマウスボタンが押されたか否かを判定する。
タグテンプレートフォルダでマウスボタンが押された場
合には、Ｓ９２において、カーソルがタグテンプレート
の上か否かを判定する。カーソルがタグテンプレートの
上に存在する場合には、さらに、Ｓ９３において、マウ
スボタンを押したままカーソルが移動されているか否か
を判定する。これらの判定によって、タグテンプレート
フォルダ中のタグテンプレートがドラッグされたか否か
を判定している。これらの条件を満たさない場合には、
ウィンドウシステムに制御を戻す。

【００９０】Ｓ９４において、タグテンプレートの図形
を複製し、Ｓ９５において、タグ図形をカーソルに追随
して移動させる。Ｓ９６において、マウスボタンが放さ
れたか否かを判定し、マウスボタンが押され続けている
限り、Ｓ９５の処理を続ける。

【００９１】マウスボタンが放されると、Ｓ９７におい
てタグ図形を消去し、Ｓ９８において、カーソル位置は
文書リスト内か否かを判定する。カーソルが文書リスト
内である場合には、さらに、Ｓ９９において、カーソル
位置で文書を特定できるか否かを判定する。この判定
は、文書リストのツールに問い合わせることによって行
なってもよい。Ｓ９８，Ｓ９９の判定で条件を満たさな
い場合には、ウィンドウシステムに制御を戻す。

【００９２】カーソル位置で文書を特定できる場合に
は、Ｓ１００において、その文書を特定する。そして、
Ｓ１０１において、例えば評価情報入力ツールを起動
し、利用者からの入力を受け付け、評価情報を取得す
る。Ｓ１０２において、データベースに評価情報を登録
するコマンドを生成し、コマンドを発行する。これによ
り、取得した評価情報はデータベースに登録される。そ
の後、Ｓ１０３において、特定された文書について、文
書リストを再表示する。すなわち、図１１に示したよう
な文書リストの表示処理のＳ７３〜Ｓ７８に該当する処
理を行ない、新しく加わった評価情報に対応するタグ図
形を表示する。

【００９３】図１８は、文書に対する評価情報の付与の
具体的な操作の一例の説明図である。ここでは、タグテ
ンプレートフォルダに表示されている技術企画部の評価
のためのコメントタグを選択して文書に添付する例を示
す。

【００９４】まず、タグテンプレートフォルダ内の技術
企画部の評価のタグテンプレートを示すタグ表示の上に
カーソルを移動し、マウスボタンを押す。これによっ
て、技術企画部の評価のタグテンプレートを選択するこ
とができる。この状態を図中（Ａ）で示している。ここ
では、選択されたタグテンプレートの枠を太線で示して
いる。

【００９５】次に、マウスボタンを押したまま、カーソ
ル位置を動かす（ドラッグする）。これによって、図中
（Ｂ）に示すように、タグ表示が複製され、カーソルに
追随して動く。さらに図中（Ｃ）を経て、（Ｄ）の位置
まで、マウスボタンを押しながら、文書リストウィンド
ウ内にタグ表示をドラッグする。そして、文書リスト中
の評価の対象となる文書に対応する、図中（Ｄ）の位置
で、マウスボタンを離す。

【００９６】この一連の操作の結果、図１８の文書リス
トに示した１番目の文書データにコメントタグを付与す
ることができる。引き続いて、例えば評価情報入力ツー
ルが起動し、図７（Ａ）に示すようなウィンドウが開
く。そこで、例えば、図７（Ｂ）に示すように、太枠で
示された領域に入力を行なうことによって、必要な属性
が定義される。そして、“ｏｋ”ボタンをマウスで押す
ことによって評価情報が確定し、データベースを更新す
る。データベースの更新の後、図１３に示されるよう
に、文書リストの表示が更新される。

【００９７】ここでは、評価情報入力ツールは、タグ添
付操作の直後に起動されるものとしたが、タグの添付時
に評価情報を入力することに限定されるものではない。
例えば、ドラッグアンドドロップによってタグを添付し
た後、評価情報入力ツールを別途起動してもよい。さら
に、タグ図形上で直接評価情報を入力できようにしても
よい。また、評価情報の入力が、添付の後でなければな
らないわけでもない。評価情報を入力したコメントタグ
を保存しておき、それを添付するように構成してもよ
い。

【００９８】評価情報の登録、更新処理は、例えば、Ｓ
ＱＬなどの検索言語におけるコマンドを生成し、発行す
ることによって行なうことができる。例えば、図１８に
示したようにしてコメントタグを添付した後、図７に示
したような評価情報入力ツールを用いて評価情報を入力
し、更新を指示した場合、以下に示すようなコマンドを
生成し、発行すればよい。 ＩＮＳＥＲＴ ＩＮＴＯ 技術企画部（文献番号，調査
日，担当，技術分野，評価，コメント） ＶＡＬＵＥＳ（’平○−○○○’，’‘９４．１０．１
０’，’明石’，’データベース’，’重要’，’商品
Ｘが抵触する可能性あり。’） このコマンドによって、例えば、図３（Ｂ）に示した技
術企画部リレーションに、入力した評価情報が追加され
る。タグ名がリレーションとして用いられ、文書との関
連付けのために、文献番号という属性が追加されてい
る。

【００９９】上述の例では、文書にコメントタグを添付
する際に評価情報を入力し、入力終了直後にデータベー
スの更新を行なっているが、これに限定するものではな
い。いくつかのコメントタグを添付し、評価情報の入力
を行なっておき、まとめてデータベースの更新を指示す
るように構成してもよい。

【０１００】また、一つのコメントタグを添付する対象
が必ず一つの文書であるとは限らない。利用者によって
選択された文書の集合に対して、一つのコメントタグを
添付することによって、その集合に含まれるすべての文
書に共通の評価情報を与えるように構成してもよい。あ
るいは、既にある文書に添付されているコメントタグ
を、別の文書にも添付するように指示してもよい。

【０１０１】上述のようにして、簡単な操作によって、
コメントタグを添付し、評価情報を入力することができ
る。また、例えば、添付されているコメントタグにカー
ソルを合わせてマウスボタンを押し、文献外でボタンを
放すといった簡単な操作によって、コメントタグをはず
すことも可能である。この場合、評価情報は削除しても
よいし、そのまま残しておいてもよい。

【０１０２】このように、本発明の情報管理装置によっ
て、評価情報のような高度な文書管理のためのデータの
登録を、データベースを意識することなく、メモを添付
するのと同様に、タグを添付する操作だけで行なうこと
ができるようになる。

【０１０３】このようにしてコメントタグが添付され、
入力された評価情報は、上述のようにデータベースに格
納される。そのため、様々に変形して利用することがで
きる。図１９は、評価情報を利用した検索結果の一例の
説明図である。例えば、図３に示したように、文書付随
情報と評価情報がデータベースに格納されているとき、
例えばＳＱＬなどの検索言語を用いることによって、図
３に示したリレーションを結合して図１９に示すような
検索結果を得ることができる。この例では、技術企画部
における評価が“重要”であるような文献について、文
献に付随する情報に加えて、技術企画部でのコメント
と、知的財産部の対応の情報を一覧表にしたものであ
る。

【０１０４】例えば、次のようなコマンドを発行するこ
とによって得られる。なお、表やカードに適切な項目を
記入することで、検索コマンドを生成する従来技術を用
いることによって、このような検索コマンドは利用者が
直接入力する必要はない。 ＳＥＬＥＣＴ 文献番号，出願日，出願人，技術分野，
技術企画部．コメント，知的財産部．対応 ＦＲＯＭ 文献管理，技術企画部，知的財産部 ＷＨＥＲＥ 技術企画部．評価＝”重要” この検索式の中には、文書固有の付随情報として、文書
管理リレーションに属する文献番号と出願人が使用され
ている。文書に対する評価情報として、技術企画部リレ
ーションに属する‘調査日’，‘技術分野’，‘コメン
ト’，‘評価’と知的財産部に属する‘対応’の属性が
用いられている。

【０１０５】この例では、検索の条件を一つの評価の視
点である技術企画部リレーションの要素だけで規定して
いるが、知的財産部リレーションなど、他の評価の視点
の要素と組み合わせたり、文書固有の付随情報である文
書管理リレーションの要素と組み合わせた、もっと複雑
な条件を記述しても構わない。いずれにしても、文書に
対する評価としてコメントタグを添付した結果として、
それらのコメントタグの構造とコメントタグへの入力デ
ータを利用して、評価した文書を独自の視点で整理する
ことが可能になる。

【０１０６】もちろん、データベース中に格納した評価
情報の利用方法は、データベースの検索やその結果から
なる表の作成にとどまらない。より高度な表の作成プロ
グラムや、各種のグラフやチャート作成プログラムなど
を利用してもよい。

【０１０７】このように、評価情報を文書データとは独
立した情報として管理することによって、評価情報を有
効に利用することが可能になる。上述の説明では、評価
情報を用いたが、これに限らず、例えば作業指示など、
種々の情報をタグとして文書データに添付し、利用する
ことが可能である。

【０１０８】次に、本発明の文書管理装置の第２の実施
の形態について説明する。上述の第１の実施の形態で
は、利用者が管理する文書データに対して評価情報を添
付する例を示したが、この第２の実施の形態によれば、
ネットワークを介して参照可能な外部の文書データベー
スによって管理される文書データに対しても評価情報を
関連づけて管理することが可能である。

【０１０９】この第２の実施の形態では、ＷＷＷ（Ｗｏ
ｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）サーバに格納される文書デ
ータを参照し、利用者が参照した文書データにコメント
タグを添付する機能を有する文書管理装置を示す。

【０１１０】図２０は、本発明の文書管理装置の第２の
実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロ
ック構成図である。図中、図１と同様の部分には同じ符
号を付して説明を省略する。５はＷＷＷサーバ、６はネ
ットワーク、２８は文書情報取得部である。この実施の
形態では、記憶部３は、文書情報管理部１１を有してお
らず、タグテンプレート管理部１２と文書評価情報管理
部１３を含んでいる。文書情報は、ネットワーク６で接
続されているＷＷＷサーバ５に格納されている。

【０１１１】制御部４には、文書情報取得部２８が追加
されている。文書情報取得部２８は、利用者の指示した
ＵＲＬ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏ
ｃａｔｏｒ）にしたがって、ネットワーク６で接続され
ているＷＷＷサーバ５から文書データを獲得する。

【０１１２】図２１は、文書評価情報管理部が管理して
いる情報とＷＷＷサーバに格納されている文書データの
関連を示す概念図である。この第２の実施の形態では、
文書評価情報を添付する対象は、複数のＷＷＷサーバ５
に格納される様々な種類の文書データである。これらの
文書データは、例えば文献情報、特許情報、新聞記事な
どである。文書評価情報管理部１３が管理する文書評価
情報には、その文書評価情報が添付される対象を示す情
報が含まれている。

【０１１３】図２２ないし図２４は、文書情報とタグテ
ンプレートの表示の一例の説明図である。図２２ないし
図２４には、利用者が現在参照している文書にコメント
タグを添付する様子を示している。文書情報表示ウィン
ドウには、利用者が指示したＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘ
ｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に
基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データが表示さ
れているものとする。

【０１１４】文書情報表示ウィンドウを作成する処理
は、Ｍｏｓａｉｃなどの既存のＷＷＷクライアントと同
様である。まず利用者がＵＲＬを入力すると、文書情報
取得部２８がＵＲＬを解析して接続するＷＷＷサーバ５
を特定し、ＷＷＷサーバ５に接続して文書データを取得
する。次に、文書情報表示生成部２３が、取得した文書
データに基づいて表示情報を生成し、表示制御部２２が
文書情報表示ウィンドウを作成してその中に表示情報を
表示する。

【０１１５】図２２に示す表示の例では、文書情報表示
ウィンドウのメニューに「タグを添付」という項目を用
意し、利用者がメニューからこの項目を選択することに
よってコメントタグを添付する例を示したものである。
図２２に示すように、利用者が「タグを添付」という項
目を選択すると、タグテンプレートの名前の一覧を表示
するメニューがポップアップする。さらに、添付するタ
グテンプレートを選択すると、第１の実施の形態と同様
に図７に示すような評価情報入力ツールを起動し、利用
者が必要な項目を記入することによって、コメントタグ
を添付する。タグテンプレートの一覧メニューは、タグ
テンプレート管理部１２からタグテンプレートの名前を
取得することにより作成できる。

【０１１６】図２３に示す表示の例では、タグテンプレ
ートの一覧をボタンによって表示した例である。利用者
は、タグテンプレートの名前を表示するボタンを選択す
ることにより、添付するコメントタグの種類を決定す
る。タグテンプレートを表わすボタンは、文書情報表示
ウィンドウ内に常に表示するようにしてもよいし、利用
者がコメントタグの添付操作を行なう間のみ表示するよ
うにしてもよい。

【０１１７】図２４に示す表示の例では、タグテンプレ
ートの一覧を第１の実施の形態と同様に、タグを表わす
図形とそれを内包するタグテンプレートフォルダによっ
て表示した例である。利用者は、上述の第１の実施の形
態と同様に、タグテンプレートフォルダ上で特定のコメ
ントタグのテンプレートを選択し、文書情報表示ウィン
ドウ上にドラッグアンドドロップすることによってコメ
ントタグを添付する。タグテンプレートを文書情報表示
ウィンドウにドラッグアンドドロップする代わりに、タ
グテンプレートフォルダ上でタグテンプレートを選択し
た後に、メニュー項目またはボタンで指示することによ
って、コメントタグの添付を行なうようにしてもかまわ
ない。

【０１１８】図２５は、本発明の文書管理装置の第２の
実施の形態におけるコメントタグを定義するデータの構
成の一例の説明図である。図１０に示した第１の実施の
形態とは異なり、対応文書のフィールドには、文書デー
タを示すＵＲＬが格納される。これによって、評価情報
を添付する対象となる文書データを特定することにな
る。

【０１１９】図２６は、文書付随情報と文書評価情報を
記述したリレーションの別の具体例の説明図である。こ
の第２の実施の形態においても、上述の第１の実施の形
態と同様に、コメントタグの内容をリレーションとして
文書評価情報管理部１３で管理することができる。図２
６に示したリレーションでは、図３に示した具体例とは
異なり、各コメントタグの内容を文献ＵＲＬで関係づけ
ている。

【０１２０】図２７は、文書付随情報と文書評価情報を
記述したリレーションのさらに別の具体例の説明図であ
る。図２７に示した例では、図３に示した文献番号を用
いたリレーションと図２６に示した文献ＵＲＬによるリ
レーションを一元化し、異なる種類の文書に対する評価
情報を、一つのリレーションで一元管理することも考え
られる。

【０１２１】図２８、図２９は、文書情報とコメントタ
グの表示の一例の説明図である。図２８に示した表示の
例では、文書情報表示ウィンドウと、文書データに添付
されたコメントタグを表示する評価情報ウィンドウを表
示している。文書情報表示ウィンドウと、評価情報ウィ
ンドウは互いに連動しており、文書情報表示ウィンドウ
に表示している文書データが変更されると、変更された
文書データに対応したコメントタグが評価情報ウィンド
ウに表示される。文書データに対応したコメントタグが
複数存在する場合は、評価情報ウィンドウ内に複数のコ
メントタグを並置するように表示してもよいし、上述の
第１の実施の形態の図１４で示すように複数のコメント
タグを重ね合わせて表示してもよい。また、図２９は、
コメントタグを対応する文書データと同一のウィンドウ
内に表示した例である。

【０１２２】これまでは、コメントタグを添付すること
によって文書に対する評価情報を関連づける例を示した
が、コメントタグによって文書に関連づけることの出来
る情報は、評価に関する情報に限るものではない。次に
示す例では、コメントタグの添付によって、文書と各部
門における備品購入に関する情報を関連づけている。こ
の例では、すでに「技術企画部」というタグが添付され
た文書データに対して、文書内で紹介されている製品を
備品として購入することを示す「備品購入」タグを添付
している。

【０１２３】図３０は、タグテンプレートを定義するた
めのツールの表示画面の別の例の説明図である。図３０
に示した例は、図５に示したような第１の実施の形態に
おけるタグテンプレートエディタによって、「備品購
入」のためのタグテンプレートを作成した例である。こ
の「備品購入」のためのタグテンプレートでは、「申請
日」、「担当」、「種別」、「納入部門」、「コメン
ト」の各フィールド情報が定義されている。タグを付与
する際には、付与者は納入部門とコメントの欄を記入す
る。タグの添付の際には申請日と納入部門がコメントタ
グ内に表示される。

【０１２４】図３０に示すようにして定義したタグテン
プレートは、タグテンプレート管理部１２に格納され
る。そして、備品を購入しようとする際に、このタグテ
ンプレートを用いてタグを付与する。図３１は、備品購
入に関する情報をリレーションとして表わす場合の具体
例の説明図である。ここでは２つのコメントタグがそれ
ぞれ別の文書データに付与されている。例えば１つ目の
コメントタグのデータは、上述のＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／
／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍ
ｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データに
対して、「備品購入」のタグを添付したものである。

【０１２５】図３２は、文書情報とコメントタグの表示
のさらに別の例の説明図である。図３２では、図２９に
示した文書データと「技術企画部」タグの表示に、さら
に「備品購入」タグを表示した例である。「備品購入」
タグは、図３１に示すようなデータとして文書評価情報
管理部１３に格納しておけばよい。利用者が文書データ
を見る際に「技術企画部」タグと「備品購入」タグが同
時に表示されることにより、利用者は、技術企画部によ
って「商品Ｘの競合商品」とコメントされている製品
を、第１開発部が備品として購入しようとしていること
を知ることが出来る。

【０１２６】別の例として、コメントタグの添付によっ
て、文書と利用者のスケジュールに関する情報を関連づ
ける例を示す。以下の例では、すでに「技術企画部」と
いうタグが添付された文書データに対して、利用者が文
書に記述された情報に関連する業務活動のスケジュール
を記述した「スケジュール」タグを添付する。

【０１２７】図３３は、タグテンプレートを定義するた
めのツールの表示画面のさらに別の例の説明図である。
この例では、「スケジュール」というタグのテンプレー
トを作成している。「スケジュール」タグは、「登録
日」、「担当」、「作業内容」、「納期」、「コメン
ト」のフィールド情報を有している。タグの付与者は
「作業内容」、「納期」、「コメント」について入力す
る。コメントタグ内には「作業内容」と「納期」が表示
される。

【０１２８】図３３に示すようにして定義した「スケジ
ュール」タグのタグテンプレートは、タグテンプレート
管理部１２に格納される。そして、このタグテンプレー
トを用いてスケジュールに関するタグを付与する。図３
４は、スケジュールに関する情報をリレーションとして
表わす場合の具体例の説明図である。この例でも２つの
コメントタグがそれぞれ別の文書データに付与されてい
る。例えば１つ目のコメントタグのデータは、上述のＵ
ＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏ
ｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得
した文書データに対して、「スケジュール」タグを添付
している。

【０１２９】図３５は、文書情報とコメントタグの表示
のさらに別の例の説明図である。図３５では、文書デー
タと、その文書データに付与されている「技術企画部」
タグおよび「スケジュール」タグを表示している。利用
者が文書データを見る際に「技術企画部」タグと「スケ
ジュール」タグが同時に表示されることにより、利用者
は、技術企画部によって「商品Ｘの競合商品」とコメン
トされている製品に関して、展示会に参加し報告所を作
成するというスケジュールがあることを確認することが
出来る。

【０１３０】なお、上述の備品購入やスケジュールに関
する情報も、評価に関する情報と同様に管理し、コメン
トタグとして付与することができ、また表示させること
ができる。このような意味から、この明細書では備品購
入やスケジュールなど、内容が評価に関する情報以外で
あっても評価情報という言葉で示している。

【０１３１】一般に、ＷＷＷサーバで管理される文書デ
ータのうち、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋ
ｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記述された文書は、他の文
書を参照するハイパーリンクを埋め込むことが出来る。
図３６は、ＨＴＭＬ文書の一例の説明図である。図３６
に示したＨＴＭＬ文書の内容を、ここではＵＲＬ「ｈｔ
ｔｐ：／／ｘｘｘ／ｗｈａｔｓ−ｎｅｗ．ｈｔｍｌ」で
示されるＨＴＭＬ文書の内容であるとする。この文書の
中には、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅ
ｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文
書を参照するハイパーリンクとして、「＜ａ ｈｒｅｆ
＝”ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄ
ｕｃｔ．ｈｔｍｌ”＞新製品リリース開始＜／ａ＞」と
いう記述が含まれている。ここで「＜ａ ｈｒｅ
ｆ．．．＞」や「＜／ａ＞」などの記述は通常「タグ」
と呼ばれているが、本明細書ではコメントタグとの区別
をするためにこれらをＨＴＭＬタグと呼ぶことにする。

【０１３２】図３７は、図３６に示したＨＴＭＬ文書を
文書情報表示ウィンドウに表示した例の説明図である。
文書情報表示ウィンドウ上では、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／
／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍ
ｌ」で示されるＨＴＭＬ文書を参照するハイパーリンク
は、「新製品リリース開始」という文字列で示されるア
ンカーとして表示される。この例では、アンカーを示す
文字列にアンダーラインを表示することによって、アン
カーでない文字列との区別をしている。

【０１３３】既存のＷＷＷクライアントでは、利用者が
マウスなどの装置によってアンカーを指定することによ
って、アンカーに対応するハイパーリンクが保持するＵ
ＲＬに基づいて文書データをＷＷＷサーバから取得し、
表示する機能を備えている。例えば、図３７に示す文書
情報表示ウィンドウ上で、「新製品リリース開始」とい
うアンカーをマウスでクリックすると、図２２ないし図
２４に示すように、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙ
ｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示される
文書データが文書情報表示ウィンドウに表示される。

【０１３４】この第２の実施の形態では、評価情報が文
書データに対応するＵＲＬを保持しているので、ＨＴＭ
Ｌ文書の表示処理を行なう際に、文書中にハイパーリン
クが含まれていた場合、ハイパーリンクが保持するＵＲ
Ｌに対応する評価情報を検索することによって、ハイパ
ーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されてい
るか否かを知ることが出来る。

【０１３５】図３８は、ハイパーリンクが参照する文書
にコメントタグが添付されている場合の表示例の説明図
である。ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグ
が添付されている場合、例えば、図３８に示すように、
ハイパーリンクを表わすアンカーに、コメントタグが添
付されていることを表すマークを付けて表示することが
できる。図３８では、対応する文書データにコメントタ
グが添付されているアンカーと、そうでないアンカーを
区別するために、対応する文書データにコメントタグが
添付されているアンカーに隣接してコメントタグが添付
されていることを表すマークを表示している。この他に
も、アンカーのフォント、色、線の太さを変える、また
はアンカーを枠で囲む、アンカーを点滅させるなど、種
々の表示方法を用いて区別することが考えられる。

【０１３６】図３９、図４０は、本発明の文書管理装置
の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグ
が添付されていることを示すマークを付けるようにした
文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対
応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフロ
ーチャートである。Ｓ１１１において、利用者がキーボ
ードで入力するか、またはアンカーをマウスでクリック
することによって、ＵＲＬを指定する。Ｓ１１２におい
て、文書情報取得部２８がＵＲＬを解析することによっ
てＷＷＷサーバ５を特定し、ＷＷＷサーバ５に接続して
ＵＲＬで示される文書データを取得し、文書情報表示生
成部２３に渡す。Ｓ１１３において、文書データに未処
理の部分が残っているか否かを判定し、残っていればＳ
１１４に進む。残っていなければ、Ｓ１２２に進む。

【０１３７】Ｓ１１４において、文書データから取り出
した文字列がＨＴＭＬタグであるか否かを判定し、ＨＴ
ＭＬタグであればＳ１１６に進む。タグでなければ、Ｓ
１１５において、文字列を表示情報に加えて、Ｓ１１３
に進む。

【０１３８】Ｓ１１５において、ＨＴＭＬタグがハイパ
ーリンクを示すタグであるか否かを判定し、ハイパーリ
ンクを示すタグであれば、Ｓ１１８に進む。ハイパーリ
ンクを示すタグでなければ、Ｓ１１７において、ハイパ
ーリンク以外のＨＴＭＬタグの処理を行ない、Ｓ１１３
に進む。

【０１３９】Ｓ１１８において、ハイパーリンクを示す
ＨＴＭＬタグからＵＲＬを取り出し、文書評価情報管理
部１３に渡す。Ｓ１１９において、ＵＲＬを対応文書と
して含む評価情報を検索し、評価情報があればＳ１２１
に進む。評価情報が無ければ、Ｓ１２０において、アン
カーを作成して表示情報に追加し、Ｓ１１３に進む。評
価情報がある場合には、Ｓ１２１において、アンカーを
作成して表示情報に追加し、さらにあらかじめ用意され
ているコメントタグを示す図形データを表示情報に追加
し、Ｓ１１３に進む。

【０１４０】文書データについてすべての処理が終了す
ると、Ｓ１２２において、文書情報表示ウィンドウが作
成されているか否かを判定し、作成されていなければＳ
１２３において、文書情報表示ウィンドウを作成する。
そして、Ｓ１２４において、文書情報表示ウィンドウ中
に表示情報を表示する。

【０１４１】Ｓ１２５において、Ｓ１１１で得たＵＲＬ
を対応文書として含む評価情報を検索し、評価情報があ
ればＳ１２８に進む。評価情報が無ければ、Ｓ１２６に
おいて、評価情報ウィンドウが作成されているか否かを
判定し、作成されていればＳ１２７においてステップ１
４に進み、評価情報ウィンドウを消去して処理を終了す
る。評価情報ウィンドウが作成されていなければ、その
まま処理を終了する。Ｓ１２５において評価情報が検索
された場合、Ｓ１２８において、ＵＲＬを対応文書とし
て含む評価情報の集合を文書情報表示生成部２３に渡
し、文書情報表示生成部２３が評価情報用の新たな表示
情報を作成する。

【０１４２】Ｓ１２９において、まだ処理してない評価
情報があるか否かを判定し、あればＳ１３０において、
評価情報の内容と評価情報に対応するタグテンプレート
の定義からタグ図形を生成し、表示情報に加え、Ｓ１２
９に戻る。すべての評価情報が処理された後、Ｓ１３１
において評価情報ウィンドウが作成されているか否かを
判定し、作成されていない場合にはＳ１３２において評
価情報ウィンドウを作成し、Ｓ１３３において評価情報
ウィンドウ中に表示情報を表示し、処理を終了する。

【０１４３】評価情報を利用する例として、評価情報の
内容に基づいて新たに文書データを作成する例を示す。
図４１、図４２は、評価情報を利用した文書データの作
成の一例の説明図である。図４１に示す例は、図２６に
示す「技術企画部」の評価情報の中から、評価が「重
要」である文書ＵＲＬとコメントを取得し、「重要文書
へのリンク」というタイトルを持つＨＴＭＬ文書を作成
した例である。この例では、ＵＲＬをアンカーとして表
示しており、アンカーを選択することによって対応する
文書データを参照するようになっている。これ以外にも
コメントをアンカーとして表示する方法が考えられる。
図４１に示すほか、文書評価情報が対象とする文書のＵ
ＲＬの他に、文書のタイトルを保持することにより、文
書のタイトルをアンカーとして一覧表示するといった、
様々な表示方法が考えられる。また、図４２に示す例の
ように、評価情報の一覧を文書として表示するのではな
く、図形を用いて表示する方法も考えられる。

【０１４４】以上のように、この第２の実施の形態によ
れば、コメントタグを付与する対象となる文書データま
で管理する必要はなく、外部に存在する文書データをも
対象としてコメントタグを付与することが可能である。
そして、文書データを特定して文書データとともにコメ
ントタグを表示させるほか、コメントタグの内容に対し
て検索し、対応する文書データを得ることができる。さ
らに、上述のようにコメントタグの内容から文書データ
を作成することも可能である。

【０１４５】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、利用者がメモを文書に添付するのと同様の簡
単な操作で、文書に付加情報を与えることができ、それ
らの付加情報を用いて文書の管理を行なう文書管理装置
を提供することができる。本発明の文書管理装置は、メ
モ添付による方式と同様にして付加情報を取り扱うの
で、当然、メモ添付による方式の利点を持つ。さらに、
これに加え、次の利点を有する。

【０１４６】まず、紙の文献の場合と同等な方法で、計
算機上での操作ができるので、計算機上での操作が理解
しやすくなる。利用者はデータベースへの登録であるこ
とを意識する必要がない。すなわち、表示されている文
書データに付箋を添付するという単純な操作によって、
管理対象となる文書データの選択、評価のための視点の
定義、定義された視点での文書管理データの登録が行な
われる。従来技術では、これらのそれぞれについて利用
者が意識的に操作を行なう必要があった。

【０１４７】また、評価情報のデータの入力がなされる
ので、計算機を用いた高度な評価情報の利用が行なえ
る。例えば、図表を作成するプログラムを用いて、評価
情報に基づいた図表を作成できる。また、データベース
の検索機能を用いて、文献に与えられた様々な評価情報
から、特定の種類の評価情報のみを選択したり、異なる
種類の評価情報を合成したりすることが可能になる。

【０１４８】また、評価情報の構造を定義することで、
利用者の独自の視点を自由に定義でき、それに基づく評
価を容易に行なうことができる。また、様々な情報ソー
スの情報を独自の統一的な視点に基づいて管理すること
ができるなど、種々の効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態を
適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図で
ある。

【図２】 文書情報管理部と文書評価情報管理部で管理
している情報の関連を示す概念図である。

【図３】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレ
ーションの一具体例の説明図である。

【図４】 タグテンプレートの一具体例の説明図であ
る。

【図５】 タグテンプレートを定義するためのツールの
表示画面の一例の説明図である。

【図６】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態に
おけるタグテンプレートの定義処理の一例を示すフロー
チャートである。

【図７】 評価情報を入力するための評価情報入力ツー
ルの表示画面の一例の説明図である。

【図８】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態に
おける評価情報入力ツールの起動時の処理の一例を示す
フローチャートである。

【図９】 評価情報を入力するための評価情報入力ツー
ルの表示画面の別の例の説明図である。

【図１０】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態
におけるコメントタグと定義するデータの構成の一例の
説明図である。

【図１１】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態
における文書リスト表示処理の一例を示すフローチャー
トである。

【図１２】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態
におけるタグ図形生成処理の一例を示すフローチャート
である。

【図１３】 表示された文書リストとタグテンプレート
フォルダの一例の説明図である。

【図１４】 複数のタグ図形を表示する場合の表示例の
説明図である。

【図１５】 文書データの表示の一例の説明図である。

【図１６】 文書データの表示の別の例の説明図であ
る。

【図１７】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態
におけるタグ添付および評価情報更新処理の一例を示す
フローチャートである。

【図１８】 文書に対する評価情報の付与の具体的な操
作の一例の説明図である。

【図１９】 評価情報を利用した検索結果の一例の説明
図である。

【図２０】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態
を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図
である。

【図２１】 文書評価情報管理部が管理している情報と
ＷＷＷサーバに格納されている文書データの関連を示す
概念図である。

【図２２】 文書情報とタグテンプレートの表示の一例
の説明図である。

【図２３】 文書情報とタグテンプレートの表示の別の
例の説明図である。

【図２４】 文書情報とタグテンプレートの表示のさら
に別の例の説明図である。

【図２５】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態
におけるコメントタグを定義するデータの構成の一例の
説明図である。

【図２６】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリ
レーションの別の具体例の説明図である。

【図２７】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリ
レーションのさらに別の具体例の説明図である。

【図２８】 文書情報とコメントタグの表示の一例の説
明図である。

【図２９】 文書情報とコメントタグの表示の別の例の
説明図である。

【図３０】 タグテンプレートを定義するためのツール
の表示画面の別の例の説明図である。

【図３１】 備品購入に関する情報をリレーションとし
て表わす場合の具体例の説明図である。

【図３２】 文書情報とコメントタグの表示のさらに別
の例の説明図である。

【図３３】 タグテンプレートを定義するためのツール
の表示画面のさらに別の例の説明図である。

【図３４】 スケジュールに関する情報をリレーション
として表わす場合の具体例の説明図である。

【図３５】 文書情報とコメントタグの表示のさらに別
の例の説明図である。

【図３６】 ＨＴＭＬ文書の一例の説明図である。

【図３７】 図３６に示したＨＴＭＬ文書を文書情報表
示ウィンドウに表示した例の説明図である。

【図３８】 ハイパーリンクが参照する文書にコメント
タグが添付されている場合の表示例の説明図である。

【図３９】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態
において、アンカーにコメントタグが添付されているこ
とを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成
する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表
示を作成する処理の一例を示すフローチャートである。

【図４０】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態
において、アンカーにコメントタグが添付されているこ
とを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成
する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表
示を作成する処理の一例を示すフローチャート（続き）
である。

【図４１】 評価情報を利用した文書データの作成の一
例の説明図である。

【図４２】 評価情報を利用した文書データの作成の別
の例の説明図である。

【図４３】 メモ添付の一例の説明図である。

【図４４】 メモ添付の別の例の説明図である。

【図４５】 メモ添付のさらに別の例の説明図である。

【図４６】 メモ添付のさらに別の例の説明図である。

【符号の説明】

１…入力部、２…表示部、３…記憶部、４…制御部、５
…ＷＷＷサーバ、６…ネットワーク、１１…文書情報管
理部、１２…タグテンプレート管理部、１３…文書評価
情報管理部、２１…入力制御部、２２…表示制御部、２
３…文書情報表示生成部、２４…コメントタグ生成部、
２５…評価情報設定部、２６…文書タグ間関連定義部、
２７…文書評価情報更新部、２８…文書情報取得部。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを記憶し管理するデータベー
   スと、該データベースから前記文書データを獲得する文
   書獲得手段と、該文書獲得手段によって獲得した少なく
   とも１つの文書データを表示する文書表示手段と、前記
   文書データに対する評価を記述した評価データを規定す
   るフォーマットであって識別子と複数の属性種とを有す
   る評価フォーマットを少なくとも１つ記憶するフォーマ
   ット記憶手段と、前記フォーマット管理手段に管理され
   ている前記評価フォーマットの１つを選択するフォーマ
   ット選択手段と、該フォーマット選択手段によって選択
   された評価フォーマットの有する各属性種に対応して前
   記文書データを評価した値である属性値を入力する属性
   値入力手段と、前記評価データとして前記フォーマット
   選択手段によって選択された評価フォーマットの有する
   識別子と該評価フォーマットが有する属性種と該属性種
   に対応して前記属性値入力手段によって入力された属性
   値とを対応づけて記憶する評価データ記憶手段と、前記
   文書データと前記評価データ記憶手段に記憶されている
   評価データとを関連付ける関連情報を生成するとともに
   該関連情報を記憶する関連情報記憶手段を有することを
   特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記属性種と該属性種に対応する属性値
   を組み合わせて検索条件として入力する検索条件入力手
   段と、該検索条件入力手段によって入力された検索条件
   と前記評価データ記憶手段に記憶された評価データ及び
   前記関連情報記憶手段に記憶された関連情報に基づいて
   前記文書データを検索する文書データ検索手段を有する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記文書データは予め該文書データに付
   属する付属データを持ち、前記検索条件入力手段は前記
   属性種および該属性種に対応する属性値と前記付属デー
   タを組み合わせて検索条件として入力するものであるこ
   とを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記文書表示手段によって表示された文
   書データに関連付けられた評価データを該評価データを
   規定する評価フォーマットに基づいた付箋オブジェクト
   として前記文書表示手段によって表示された文書データ
   に近接させて表示する評価データ表示手段を有すること
   を特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記データベースはネットワーク上に接
   続されており、前記文書獲得手段は、前記データベース
   に管理されている文書データを前記ネットワークを介し
   てアクセスすることを特徴とする請求項１に記載の文書
   管理装置。
6. 【請求項６】 ユーザの入力する複数の属性種を受け取
   る属性種受入手段と、該属性種受入手段により受け取っ
   た複数の属性種に識別子を組み合わせて前記評価フォー
   マットを生成し前記評価フォーマット記憶手段に格納す
   る評価フォーマット生成手段を有することを特徴とする
   請求項１に記載の文書管理装置。
7. 【請求項７】 文書データを記憶し管理するデータベー
   スと、前記文書データに対する評価を記述した評価デー
   タを規定するフォーマットであって識別子と複数の属性
   種を有する評価フォーマットを少なくとも１つ記憶する
   フォーマット記憶手段と、該フォーマット記憶手段に記
   憶された評価フォーマットのいずれかに基づいて該評価
   フォーマットが有する識別子と該評価フォーマットが有
   する属性種と該属性種に対応して前記文書データを評価
   した値である属性値とを対応づけた評価データを記憶す
   る評価データ記憶手段と、前記データベースに記憶され
   ている文書データと前記評価データ記憶手段に記憶され
   ている評価データとを関連付ける関連情報を記憶する関
   連情報記憶手段と、前記属性種および該属性種に対応す
   る属性値を検索条件として入力する検索条件入力手段
   と、前記評価データ記憶手段より該検索条件に適合する
   評価データを検索する評価データ検索手段と、前記関連
   情報記憶手段に記憶された関連情報に基づいて前記評価
   データ検索手段により検索された評価データに関連付け
   られた文書データを検索する文書データ検索手段を有す
   ることを特徴とする文書管理装置。