JPH10177603A

JPH10177603A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JPH10177603A
Application number: JP8336544A
Authority: JP
Inventors: Katsuaki Sakai; 克彰酒井; Takashi Kobayashi; 小林　　隆
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1996-12-17
Filing date: 1996-12-17
Publication date: 1998-06-30

Abstract

(57)【要約】【課題】ユーザごと、かつ該ユーザが割り当てられた
役割ごとに、案件の受付状態の設定と代行者の指定を行
うことができるワークフローシステムを提供すること。【解決手段】ユーザが割り当てられたロールごとの受
付状態と代行者を管理するテーブルをユーザごとに持
ち、このテーブルの情報は運用時にユーザが更新可能で
ある。ワークフローサーバは、ユーザへ案件を送付する
際、当該ユーザの前記テーブルを参照して、当該ユーザ
へ案件を送付するか否か、また送付できない場合の新た
な送付先を決定する制御手段を有することを特徴とする
ワークフローシステムである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローシス
テムに関し、特にワークフローシステムの運用時(文書
回覧など)に設定したユーザごと、かつ、役割ごとの受
付可否状態と代行者に応じて、文書の送付先を決定可能
としたワークフローシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】オフィスにおける文書の回覧業務の効率
を向上させるインフラの一つとして、ワークフローシス
テムがある。ここで、ワークフローシステムとは、例え
ば、日経コンピュータ1994年5月2日号(日経BP社)57〜60
頁に記載されている通り、複数の人が係る業務の流れを
予め定義しておけば、それに従って処理が進むシステム
であり、文書を電子化し、ネットワーク上で回覧を行う
ものである。ワークフローシステムは、ロールまたはユ
ーザという個人の単位で回覧者を設定し、回覧者間の文
書の回覧順序を予めワークフローサーバに登録しておく
ことで、この順序に従って自動的に文書を回覧すること
ができる。なお、ここで、ロールとは、同一の役割をも
つユーザを一つにまとめたものであり、回覧者をロール
で定義しておくことで、運用時にロール内の任意の一人
のユーザに文書を回覧することができる。

【０００３】また、運用時にユーザの案件の受付状態を
禁止に設定することで、予め登録しておいた回覧順序を
変更することなく、当該ユーザに案件が送付されないよ
うにすることができる。ここで、案件とは、業務の一つ
の実例を指す。更に、自分の処理を代行する代行者を指
定することができる。従来、ワークフローシステムで
は、運用時にユーザの受付状態を許可から禁止に変更す
ることで、該ユーザに送付される案件を、該ユーザが属
するロールや別のユーザへ送付することができる。ロー
ルに送付された案件は、該ロールに属するすべてのユー
ザが処理できる。また、これに加え、代行者を指定して
おくことで、該ユーザに送付される案件を代行者として
指定した特定のユーザへ送付することができる。これは
主に、長期の離席などのため、ワークフローシステムで
の処理が不可能になる場合、自分が特定した(または不
特定の)ユーザに処理を代行してもらい、業務を停滞さ
せないようにすることを目的として行われる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
従来方法においては、次のような問題がある。すなわ
ち、ユーザの案件の受付状態を禁止にすると、当該ユー
ザが行うすべてのビジネスプロセスのすべてのノードに
おける案件の受付が禁止され、当該案件が送付されたノ
ードの作業者として指定されたロールまたは別のユーザ
へ送付される。ここで、ビジネスプロセスとは業務の流
れを指し、ノードとはビジネスプロセス中の個々の作業
を指す。また、ユーザの受付状態を禁止にした際、代行
者を指定すると、この代行者は当該ユーザが行うすべて
のビジネスプロセスのすべてのノードにおける案件の処
理の代行者として設定され、当該ユーザに送付される案
件はすべてこの代行者へ送付される。

【０００５】上述の問題を従来の方法において解決する
には、すべてのビジネスプロセスのすべてのノードごと
にユーザＩＤを設定し、個々のユーザＩＤの受付状態を
変更したり、個々のユーザＩＤに対して代行者を指定す
る必要がある。ここでユーザＩＤとは、ワークフローサ
ーバがユーザを識別するための番号である。従って、
「ユーザＩＤを複数設定する」とは、たとえそれを利用す
るユーザが１人であっても、ワークフローサーバは、そ
れぞれユーザＩＤごとに別のユーザとして認識するよう
にすることである。ワークフローサーバは、ユーザに送
付された案件をユーザＩＤごとに管理するため、ユーザ
は案件の到着を確認する、あるいは、処理するために
は、それぞれのユーザＩＤを用いてログインし直す必要
がある。また、１ユーザに対してユーザＩＤを複数設定
すると、各ユーザＩＤの役割やユーザＩＤごとのパスワ
ードといった情報の管理も複雑で難しくなり、それを利
用するユーザとそれを管理する管理者の両者とも、作業
の効率が低下する。

【０００６】上述の如く、従来の方法では、個々のユー
ザに対して１つずつのユーザＩＤを割り当てて、ノード
ごとに受付状態や代行者を指定することは不可能であ
り、また、１人のユーザに対して複数のユーザＩＤを割
り当てた場合は、運用や管理の面で非常に非効率的であ
るという問題があった。本発明は上記事情に鑑みてなさ
れたもので、その目的とするところは、従来の技術にお
ける上述の如き問題を解消し、１つのユーザＩＤに対し
て、そのユーザＩＤを利用するユーザごと、かつ該ユー
ザが割り当てられた役割ごとに、案件の受付状態の設定
と代行者の指定を行うことのできるワークフローシステ
ムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の上記目的は、業
務や文書の流れを予め定義しておき、それに従って処理
が進むワークフローシステムにおいて、ユーザごとに、
更にユーザが割り当てられた役割ごとに文書の受付の可
否を設定可能とし、該設定に応じて文書の送付先を決定
する制御手段を有することを特徴とするワークフローシ
ステムにより達成される。より詳細には、本発明に係る
ワークフローシステムにおいては、当該ワークフローシ
ステム上のユーザに対して、ユーザごと、かつ該ユーザ
が割り当てられたロールごとに受付状態と代行者を記録
するユーザ管理テーブルを設け、案件を送付する際、ワ
ークフローサーバは送付先候補として指定したユーザ用
の上記テーブルから受付状態の情報を参照することによ
り、当該ユーザへ案件を送付するか否かを決定する。

【０００８】この際、案件を送付できない、すなわち案
件の送付に失敗した場合には、ワークフローサーバは上
記テーブルの代行者の情報を参照し、代行者が指定され
ている場合は代行者として指定されているユーザを新た
に送付先候補のユーザとして指定し、また、代行者が指
定されていない場合はロール内の別のユーザを新たに送
付先候補のユーザとして指定して、新たに指定したユー
ザのユーザ管理テーブルの受付状態の情報を参照する。
ワークフローサーバはこの操作を繰り返し、送付先を決
定する。このように、ロール別の受付状態と代行者の情
報を記録し、これをワークフローサーバが参照すること
で、同一のユーザであっても、案件に対して行う役割に
よって該案件を受け付けるか否かを設定することがで
き、更に案件を受け付けない場合に、役割別に処理の代
行者を指定できる。

【０００９】また、代行者が送付先候補のユーザとして
指定され、当該ユーザのユーザ管理テーブルの受付状態
が受付禁止の場合、たとえ当該ユーザに代行者が指定さ
れていても該代行者を新たに送付先候補とせず、案件の
送付を失敗とする。このように案件の送付を失敗とする
ことで、代行者指定の矛盾により、ワークフローサーバ
が無限ループに陥ることを回避することができる。ま
た、ワークフローシステム上で定義されているビジネス
プロセスごとに、ノード別に、案件送付失敗時の送付種
別を記録するプロセス管理テーブルを設け、案件の送付
に失敗した際、ワークフローサーバは上記テーブルの失
敗時送付種別の情報を参照して、ロール内の別のユーザ
を新たに送付先候補として設定して上述の操作を繰り返
すか、またはロールに対して案件を送付するかを決定す
る。

【００１０】このようにロールに案件を送付すること
で、別のユーザが処理していなければ、受付状態を禁止
に設定していて案件の受付を拒否したユーザが、受付状
態を許可に戻した後、ロールに送付された案件を処理す
ることができる。また、該当するビジネスプロセス管理
テーブルの失敗時の送付種別の情報により、ロール内の
別のユーザを送付先候補に指定して上記操作を繰り返
し、ロール内の全ユーザに対して案件の送付が失敗した
場合、ワークフローサーバはロールに対して案件を送付
する。このように最終的にロールに対して案件を送付す
ることにより、確実に次ノードに案件を送付することが
できる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施例を図面に基
づいてより詳細に説明する。図２は、本発明に係るワー
クフローシステムの一実施例を示す、クライアント２０
２とサーバ２０１およびデータベース３００，４００，
５００から構成されるシステムの全体ブロック図であ
る。また、図１は、本発明に係るワークフローシステム
において適用した案件送付方法の処理手順の実施形態を
示すフローチャートであり、図３は、ビジネスプロセス
ごとにビジネスプロセスの情報を管理するプロセス管理
テーブル、図４は、ロールごとにロールの情報を管理す
るロール管理テーブル、図５は、ユーザごとにユーザの
情報を管理するユーザ管理テーブルを示している。

【００１２】図２に示したシステムにおいては、管理者
がワークフロークライアント２０２からビジネスプロセ
スを登録することよって、ワークフローサーバ２０１は
プロセス管理テーブル３００を作成し、ビジネスプロセ
ス情報を格納する。また、管理者がワークフロークライ
アント２０２からロールを登録することによって、ワー
クフローサーバ２０１はロール管理テーブル４００を作
成してロール情報を格納し、管理者がワークフロークラ
イアント２０２からロールにユーザを追加または削除す
ることでワークフローサーバ２０１はロール管理テーブ
ル４００を更新する。また、管理者がワークフロークラ
イアント２０２からユーザを登録することによって、ワ
ークフローサーバ２０１はユーザ管理テーブル５００を
作成してユーザ情報を格納し、管理者がワークフローク
ライアント２０２からロールにユーザを追加または削除
することでワークフローサーバ２０１はユーザ管理テー
ブル５００を更新し、操作者がワークフロークライアン
ト２０２から各ロールまたはユーザの受付状態または代
行者を変更することでワークフローサーバ２０１はユー
ザ管理テーブル５００を更新する。

【００１３】図３において、プロセスＩＤ３０１はビジ
ネスプロセスを識別するための番号であり、プロセス名
３０２はビジネスプロセスの名称であり、ノードＩＤ３
０３はビジネスプロセス上のノードを識別するための番
号であり、ノード名３０４はノードの名称であり、作業
者３０５はノードの作業者として登録されたロールのロ
ールＩＤである。初期送付種別３０６は案件が送付され
る際、ユーザに送付を試みるかロールに送付するかを示
す項目であり、ユーザに送付を試みる場合は“ユーザ”
が入り、ロールに送付する場合は“ロール”が入る。ま
た、失敗時送付種別３０７は初期送付種別３０６の値が
“ユーザ”の場合で、最初の送付先候補のユーザへの案
件送付に失敗した際、再度ユーザに送付を試みるかロー
ルに送付するかを示す項目であり、初期送付種別３０６
と同様にして値が設定され、初期送付種別３０６の値が
“ロール”の場合はＮＵＬＬが入る。送付元３０８は直
前のノードのノードＩＤであり、直前のノードがない、
つまりビジネスプロセスの開始ノードではＮＵＬＬが入
る。送付先３０９は直後のノードのノードＩＤであり、
直後のノードがない、つまりビジネスプロセスの終了ノ
ードではＮＵＬＬが入る。

【００１４】図４において、ロールＩＤ４０１はロール
を識別するための番号、ロール名４０２はロールの名称
であり、ユーザＩＤ４０３はロールに割り当てられてい
るユーザのユーザＩＤである。確認フラグ４０４は案件
が送付される際、ワークフローサーバが該ユーザに対し
て案件の送付を試みたか否かを示す項目であり、試みた
場合は“１”が入り、試みていない場合は“０”が入
る。図５において、ユーザＩＤ５０１はユーザを識別す
るための番号であり、ユーザ名５０２はユーザの名称で
ある。ロール／ユーザ５０３はユーザが割り当てられて
いるロールのロールＩＤと“ユーザ”が入り、“ユー
ザ”のレコードは、ワークフローサーバが案件の送付を
試みる際、該ユーザが別ユーザの代行者として指定され
ていて送付先候補となった場合に参照するレコードであ
る。受付状態５０４はロールまたはユーザの受付状態を
示す項目であり、受付を許可する場合は“許可”が入
り、受付を禁止する場合は“禁止”が入る。代行者５０
５は受付状態５０４が“禁止”の場合で、ロールまたは
ユーザに対して代行者を指定している際、代行者として
指定されたユーザのユーザＩＤが入り、代行者が指定さ
れていない場合または受付状態５０４が“許可”の場合
はＮＵＬＬが入る。

【００１５】以下、図１に示すフローチャートに基づい
て、本実施例に係るワークフローシステムにおける各部
の動作を説明する。まず、操作者がワークフロークライ
アント２０２に対して案件の次ノードへの遷移を指示す
ると、ワークフロークライアント２０２は、ワークフロ
ーサーバ２０１へ遷移命令を伝える(ステップ１０１)。
ワークフローサーバ２０１は、前述のプロセス管理テー
ブル３００から次ノードの作業者３０５と初期送付種別
３０６を参照する(ステップ１０２，１０３)。初期送付
種別３０６が“ロール”であれば、ワークフローサーバ
２０１は、作業者３０５に指定されたロールへ案件を送
付し(ステップ１０４)、遷移処理を完了する。また、初
期送付種別３０６が“ユーザ”であれば、ワークフロー
サーバ２０１は、作業者３０５として指定されたロール
のロール管理テーブル４００を参照し、送付先候補とし
てユーザを１名選択する(ステップ１０５)。

【００１６】なお、ワークフローサーバ２０１は、ワー
クフロークライアント２０２を介して、操作者に送付先
候補のユーザを選択させても良い。操作者が送付先候補
を選定すると、ワークフローサーバ２０１は、選定した
ユーザの確認フラグ４０４を“０”から“１”に更新す
る。次に、ワークフローサーバ２０１は、送付先候補と
して選定したユーザのユーザ管理テーブル５００から作
業者３０５で指定されたロールの受付状態５０４を参照
する(ステップ１０６)。受付状態５０４が“許可”であ
れば、ワークフローサーバ２０１は、送付先候補として
選定したユーザへ案件を送付し(ステップ１０７，１０
８)、ロール管理テーブル４００の全ユーザの確認フラ
グ４０４を“０”に更新してから、遷移処理を完了す
る。また、受付状態５０４が“禁止”であれば、ワーク
フローサーバ２０１は、送付先候補として選定したユー
ザのユーザ管理テーブル５００から作業者３０５で指定
されたロールの代行者５０５を参照する(ステップ１０
９)。

【００１７】ここで、代行者５０５が指定されていない
場合には、ワークフローサーバ２０１は、プロセス管理
テーブル３００から、次ノードの失敗時送付種別３０７
を参照する(ステップ１１０，１１１)。一方、代行者５
０５が指定されている場合には、代行者として指定され
ているユーザのユーザ管理テーブル５００から“ユー
ザ”の受付状態５０４を参照する(ステップ１１３，１
１４)。そして、その受付状態５０４が“許可”であれ
ば、ワークフローサーバ２０１は、代行者として指定さ
れているユーザへ案件を送付し(ステップ１０８)、ロー
ル管理テーブル４００の全ユーザの確認フラグ４０４を
“０”に更新してから、遷移処理を完了する。なお、受
付状態５０４が“禁止”であれば、ワークフローサーバ
２０１はプロセス管理テーブル３００から、次ノードの
失敗時送付種別３０７を参照する(ステップ１１１，１
１２)。

【００１８】失敗時送付種別３０７が“ロール”であれ
ば、ワークフローサーバ２０１は、作業者３０５に指定
されたロールへ案件を送付し(ステップ１０４)、ロール
管理テーブル４００の全ユーザの確認フラグ４０４を
“０”に更新してから、遷移処理を完了する。一方、失
敗時送付種別３０７が“ユーザ”であれば、ワークフロ
ーサーバ２０１は、ロール管理テーブル４００を参照し
(ステップ１１５)、全ユーザに対して送付不可能、つま
り全ユーザの確認フラグが“１”の場合は、作業者３０
５に指定されたロールへ案件を送付し(ステップ１０
４)、ロール管理テーブル４００の全ユーザの確認フラ
グ４０４を“０”に更新してから、遷移処理を完了す
る。また、送付可能なユーザがいる、つまり確認フラグ
が“０”のユーザが存在する場合は、この確認フラグが
“０”のユーザの中から、新たに送付先候補としてユー
ザを１名選択する(ステップ１１６)。

【００１９】なお、ここでも、前述の如く、ワークフロ
ーサーバ２０１は、ワークフロークライアント２０２を
介して、操作者に送付先候補のユーザを選択させても良
い。送付先候補を選定すると、ワークフローサーバ２０
１は、選定したユーザの確認フラグ４０４を“０”から
“１”に更新する。ワークフローサーバ２０１は、新た
に送付先候補として選定したユーザのユーザ管理テーブ
ル５００から作業者３０５で指定されたロールの受付状
態５０５を参照する(ステップ１０６，１０７)。以下の
動作は、前述の動作と同様になる。なお、上記実施例は
本発明の一例を示したものであり、本発明はこれに限定
されるべきものではないことは言うまでもないことであ
る。

【００２０】

【発明の効果】本発明によれば、１つのユーザＩＤに対
して、そのユーザＩＤを利用するユーザごと、かつ該ユ
ーザが割り当てられた役割ごとに、案件の受付状態の設
定と代行者の指定を行うことのできるワークフローシス
テムを実現できるという顕著な効果を奏するものであ
る。この結果、特定の役割の案件のみの処理を行うこと
が可能となり、また、案件の受付を禁止した場合も、役
割ごとに最適なユーザへ処理を代行させることが可能と
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係るワークフローシステム
における処理手順を示すフローチャートである。

【図２】実施例に係るワークフローシステムの構成図で
ある。

【図３】実施例に係るプロセス管理テーブルの構成例を
示す図である。

【図４】実施例に係るロール管理テーブルの構成例を示
す図である。

【図５】実施例に係るユーザ管理テーブルの構成例を示
す図である。

【符号の説明】

２０１ワークフローサーバ２０１ワークフロークライアント３００プロセス管理テーブル４００ロール管理テーブル５００ユーザ管理テーブル

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】業務や文書の流れを予め定義しておき、
それに従って処理が進むワークフローシステムにおい
て、ユーザごとに、更にユーザが割り当てられた役割ご
とに文書の受付の可否を設定可能とし、該設定に応じて
文書の送付先を決定する制御手段を有することを特徴と
するワークフローシステム。
【請求項２】前記ユーザごとに、更にユーザが割り当
てられた役割ごとに処理の代行者を設定可能とし、該設
定に応じて文書の送付先を決定する制御手段を有するこ
とを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。