JPH1021375A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 記録媒体をコードデータ入力手段にセットし
なくても、どの記録媒体にどのような文書データ（ファ
イル）が記録されているかを容易に把握し検索できる電
子ファイリング装置を提供する。 【解決手段】 スキャナ２により画像データが取り込
み、ＦＤＤ４によりＦＤからコードデータが読み出し、
スキャナ２より供給された画像データ及びＦＤＤ４から
供給されたコードデータを処理し、そのデータをＦＤ、
光ディスクなどの記録媒体に記録文書データとして記録
するとともに、記録媒体に付加されている識別情報を識
別情報読取手段２３により取得し、この識別情報に基づ
いて、文書データとそのコードデータが記録されている
記録媒体とが関連付けられてファイリング処理部２２に
より管理される。ファイリング処理部２２は、更にユー
ザー情報と記録媒体及びコードデータとを関連付けて管
理する機能を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、光ディスクやフロ
ッピーディスク等の記録媒体を用いて文書情報の記録、
保管、管理を行う電子ファイリング装置に関し、特にイ
メージスキャナ等で読み取った原稿の画像データ（イメ
ージデータ）の他、ワードプロセッサやＣＡＤなどで作
成されたコードデータも管理することが可能な電子ファ
イリング装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、多量に発生する文書などの画像を
スキャナ等の画像データ入力手段によって読み取り、こ
の読み取った画像情報を光ディスクなどの情報記憶媒体
に記録し、この記録されている任意の画像情報を検索し
て読み出し、それをＣＲＴディスプレイなどの表示手段
やページプリンタなどの印刷手段などに出力する電子フ
ァイリング装置が実用化されている。しかし、この種の
装置は、スキャナ等によって読み取ったイメージデータ
しか取り扱えないため、ワードプロセッサで作成した文
書や、パーソナルコンピュータやＣＡＤなどで作成した
図形等のようにコードデータとしてフロッピーディスク
等の磁気記録媒体に記憶されているデータを光ディスク
などに記録する場合には、一旦紙に印刷してからスキャ
ナで読み取る必要がある。そこで、スキャナ等の画像デ
ータ入力手段と磁気記憶装置、光ディスク装置とを備
え、それぞれの記録媒体からファイルを読み込んで画像
データの他、フロッピーディスクなどの磁気記録媒体に
記録されている文書や図形などのコードデ−タをファイ
ルごと取り込んでファイリングできるようにした電子フ
ァイリング装置が提案された（特開昭６４−７２２６５
号〜７２２７４号公報、平１−２９１３６８号公報等参
照）。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上述した公報
に記載の電子ファイリング装置は、フロッピーディスク
や光ディスクなどの個々の記録媒体を識別して管理する
手段を具備していないため、希望する文書（ファイル）
が入っているであろうと思われる記録媒体をユーザーが
判断し、磁気記憶装置や光ディスク装置等のコードデー
タ入力手段にセットして検索を行い、記録媒体が違って
いた場合には他の記録媒体にセットし直して、再び検索
する必要があった。そのため、文書デ−タが登録されて
いる記録媒体の数が増えるに従い、どの記録媒体にどの
ような文書を登録したのか判らなくなり混乱を招くとい
う欠点があった。この発明の課題は、上記従来の技術の
欠点を解消し、記録媒体をコードデータ入力手段にセッ
トしなくても、どの記録媒体にどのような文書データ
（ファイル）が記録されているかを容易に把握し検索で
きる電子ファイリング装置を提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、請求項１記載の電子ファイリング装置は、文書原稿
を読み取ってその画像データを入力するスキャナ等の画
像データ入力手段と、光ディスクやフロッピーディスク
等の記録媒体からコードデータを読み出して入力するコ
ードデータ入力手段と、前記画像データ入力手段より入
力された画像データと前記コードデータ入力手段より入
力されたコードデータとを処理する処理手段と、この処
理手段で処理したデータを記録媒体に記録する記録手段
とを備えた装置において、更に、記録媒体に付加されて
いる識別情報を取得する識別情報読取手段と、この識別
情報読取手段により取得した識別情報に基づいて、コー
ドデータとそのコードデータが記録されている記録媒体
とを関連付けて管理する媒体情報管理手段とを備えたこ
とを特徴とする。上記請求項１記載の電子ファイリング
装置では、画像データ入力手段により原稿画像が画像デ
ータとして取り込まれ、コードデータ入力手段により記
録媒体からコードデータが読み出され、画像データ入力
手段より供給された画像データ或いはコードデータ入力
手段より供給されたコードデータが処理手段で処理さ
れ、この処理されたデータが記録手段により記録媒体に
記録されるとともに、記録媒体に付加されている識別情
報が識別情報読取手段により取得され、この取得された
識別情報に基づいて、コードデータとそのコードデータ
が記録されている記録媒体とが関連付けられて媒体情報
管理手段により管理される。したがって、上記請求項１
記載の電子ファイリング装置によれば、画像データ入力
手段により取り込んだ画像データの他、光ディスクやフ
ロッピーディスクなどの記録媒体に記録された文書や図
形などのコードデ−タも紙の文書、図面を読み取った場
合と同じようにファイリングでき、しかも、コードデー
タとそのコードデータが記録されている記録媒体とを関
連付けて管理する媒体情報管理手段を備えたことによ
り、記録媒体をコードデータ入力手段にセットしなくて
も、どの記録媒体にどのような文書データ（ファイル）
が記録されているか、また各記録媒体のどの文書データ
が登録されているのかを把握でき、記録媒体に記録され
ている文書データの検索を容易に行うことができる。

【０００５】また、請求項２記載の電子ファイリング装
置は、請求項１記載の構成に加えて、ユーザー情報を取
得する手段をさらに備え、前記媒体情報管理手段は、ユ
ーザー情報と記録媒体及びコードデータとを関連付けて
管理する機能を備えていることを特徴としている。上記
請求項２記載の電子ファイリング装置によれば、ユーザ
ー情報に基づいて、ユーザーの所有する記憶媒体及びフ
ァイルのみ検索することができるので、個人の所有する
記録媒体及び文書を管理することが容易にでき、第１の
実施の形態の場合よりも能率良く文書検索を行うことが
できる。また、ユーザー情報をパスワード（ユーザーＩ
Ｄ）などに使用とすることにより、登録されている文書
を他人に見られないようにする等のセキュリティ管理も
行うことができる。また、請求項３記載の発明は、請求
項１又は２記載の装置構成を前提にして、前記媒体情報
管理手段は、記憶媒体から他の記憶媒体にコードデータ
を移動するとともに、前記識別情報読取手段により取得
した当該他の記憶媒体の識別情報に基づいて、コードデ
ータとそのコードデータが記録されている記録媒体とを
関連付けて管理することを特徴とする。上記請求項３記
載の電子ファイリング装置によれば、記録媒体に記録さ
れているコードデータを他の記録媒体に移し替えた場合
でも、識別情報と記録媒体及びコードデータとの関連性
に矛盾が生じることがなく、記録媒体に記録されている
文書データの検索を正確に行うことができるので、安心
してデータの移動処理を行うことができる。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て説明する。 [ 第１の実施の形態]図１は本発明の電子ファイリング
装置の第１の実施の形態の一例を示す機能ブロック図で
ある。図中、１はキ−ボ−ド、２はイメ−ジスキャナ、
３はポインティングデバイス、４はＦＤＤ（フロッピ−
・ディスク・ドライブ）ユニット、５はＨＤＤ（ハ−ド
・ディスク・ドライブ）ユニット、６は光ディスクドラ
イブユニット、７はキ−ボ−ド処理モジュ−ル、８はス
キャナ処理モジュ−ル、９はポインティングデバイス処
理モジュ−ル、１０はＦＤＤ処理モジュ−ル、１１はＨ
ＤＤ処理モジュ−ル、１２は光ディスク処理モジュ−
ル、１３はＣＰＵ、１４はＲＯＭ、１５はＲＡＭ、１６
はＣＲＴ処理モジュ−ル、１７はＶＲＡＭ（ビデオメモ
リ）、１８はプロッタ処理モジュ−ル、１９はＣＲＴデ
ィスプレイユニット、２０はプロッタ、２１はシステム
バス、、２２はファイリング処理部、２３は媒体情報読
取り部であり、ＣＰＵ１３がＲＯＭ１４に格納されたプ
ログラムに従って各部１〜２２の動作を制御し、ファイ
リング処理部２２が本装置のファイリング処理及び入出
力デ−タを制御している。キ−ボ−ド１は、システムの
機動その他の命令や、必要な文字情報等を入力する入力
手段である。このキーボード１から入力された情報は、
キーボード処理モジュール７、システムバス２１を経て
ＣＰＵ１３へ入力される。イメ−ジスキャナ２は、原稿
画像を読み取ってその画像データを入力する画像データ
入力手段であり、このイメ−ジスキャナ２により入力さ
れたは画像データはＲＡＭ１５に一時記憶され、その記
憶されたデータに縮小、拡大等の加工が施された後、或
いは加工が施されず、ＣＲＴディスプレイユニット１９
により表示されあるいはＦＤ（フロッピーディスク）、
光ディスク等の記録媒体（外部記録媒体）に記録され
る。

【０００７】ポインティングデバイス３は、機械的な変
位量を電気的信号に変換し、ＣＲＴ１９の画面上の座標
位置を指示する入力装置である。このポインティングデ
バイス３から入力された信号は、ポインティングデバイ
ス処理モジュ−ル９、システムバス２１を経てＣＰＵ１
３へ入力される。ＦＤＤユニット４は、記録媒体である
ＦＤＤにコードデータとして記録されている文書データ
（ファイル）の読み出し及びこの電子ファイリング装置
で作成した文書データの書込みを行うコードデータ入出
力手段である。このＦＤＤユニット４は、ＦＤＤ処理モ
ジュ−ル１０、システムバス２１を介して、ファイリン
グ処理部２２、媒体情報読取り部２３等と文書データの
授受を行う。ＨＤＤユニット５は、ＨＤ（ハードディス
ク）に対してデータの書込み読み出しを行う装置であ
り、ＨＤＤ処理モジュ−ル１１、システムバス２１を介
して、ファイリング処理部２２、媒体情報読取り部２３
等とデータの授受を行う。ＨＤＤには、後述するよう
に、文書情報テーブル及び媒体情報テ−ブルが保管され
る。

【０００８】光ディスクドライブユニット６は、記録媒
体である光ディスクにコードデータとして記録されてい
る文書データ（ファイル）の読み出し及びこの電子ファ
イリング装置で作成した文書データの書込みを行うコー
ドデータ入出力手段である。この光ディスクドライブユ
ニット６は、光ディスクドライブ処理モジュ−ル１２、
システムバス２１を介して、ファイリング処理部２２、
媒体情報読取り部２３等と文書データの授受を行う。Ｃ
ＰＵ１３、ＲＯＭ１４、及びＲＡＭ１５は、この電子フ
ァイリング装置のシステム制御部を構成している。すな
わち、ＲＯＭ１４には、システムを制御するプログラム
やキャラクタバターンデータが格納されている。また、
ＲＡＭ１５は、システムを制御する際に必要なデータを
一時的に格納するシステムメモリであり、画像データ等
を処理するために使用されるワーキングメモリでもあ
る。ＣＰＵ１３は、電子ファイリング装置のシステム全
体を制御する。例えば、入力装置１からのキー情報若し
くはポインティングデバイス３からの指示情報を受け取
り、それに対応した処理動作や制御命令の出力等を行
う。

【０００９】ＣＲＴディスプレイユニット１９は、登録
作業中や登録中の文書の画像や、文字・数字情報や、イ
メ−ジスキャナ２で読み取った画像、さらに、操作に必
要なガイダンス画面、検索画面等をパターンで可視表示
する表示手段である。このＣＲＴディスプレイユニット
１９には、ＣＲＴ処理モジュ−ル１６が接続されてお
り、ＶＲＡＭ１７上に展開された画像データが画面表示
されるようになっている。プロッタ２０は、作成された
文書や伝票、画像等をドットパターンによって印字する
出力手段である。このプロッタ２０には、システムバス
２１、プロッタ処理モジュール１８を介して、作成され
た文字や画像、その他の情報が与えられる。媒体情報読
取り部２３は、ＦＤＤユニット４または光ディスクドラ
イブユニット６により読み出された記録媒体の識別子を
読み取る。識別子には、記録媒体をフォ−マットすると
きにＯＳ（ＯＳ／２、ＤＯＳなど）が作成するボリュ−
ム・シリアル番号を利用する。ファイリング処理部２２
は、媒体情報読取り部２３によって取得された識別子に
基づいて、後述する文書情報テーブル及び媒体情報テ−
ブルの作成を行い、さらに、作成したテーブル（データ
ベース）の管理、ＨＤへの格納、読み出し等を制御す
る。

【００１０】図２は上記電子ファイリング装置のＨＤＤ
に格納される文書情報テーブルの構成例を表し、図３は
同じく媒体情報テ−ブルの構成例を表している。図２に
示す文書情報テーブルに含まれる媒体の主キ−（ＩＤ）
２−１と図３に示す媒体情報テ−ブルに含まれる主キー
３−１には同じ値が登録され、文書情報テ−ブル中の媒
体の主キ−（ＩＤ）２−１の値から媒体情報テ−ブル中
の主キ−３−１を参照することで媒体のボリュ−ム名を
知ることができる。このようなテ−ブルの関係を「リレ
−ションシップ（あるいはリレーション）」または「関
係」と呼び、このようなデ−タモデルを扱うデ−タベ−
ス管理システムをリレ−ショナル型デ−タベ−スと呼
ぶ。このリレ−ショナル型デ−タベ−スの特徴の１つと
して結合（ジョイン）機能がある。これは２つ以上のテ
−ブルを結合して１つのテ−ブルを作成できることを意
味しており、図２、図３の各テ−ブルは「主キ−」が同
値ならば図４のように結合できる。したがって「主キ
−」の値には各媒体毎に固有の値が設定される。本発明
は、このリレ−ショナル型デ−タベ−スを使って、媒体
情報を作成・管理するものであり、図３の媒体情報テ−
ブルすなわち記録媒体を管理するためのデ−タベ−スを
作成、管理する媒体情報管理手段としての機能をファイ
リング処理部２２に持たせることにより、コードデータ
として作成された文書データ（ファイル）とそのコード
データが記録されている記録媒体とを関連付けて管理す
るようになしたものである。

【００１１】次に、この第１の実施の形態の動作につい
て図５〜図８を参照して説明する。図５は第１の実施の
形態における電子ファイリング装置の要部を示す機能ブ
ロック図、図６は第１の実施の形態における登録処理の
内容を示すフローチャート、図７は登録後の文書情報テ
ーブルの例を示す構成図、図８は操作画面の表示例を示
す図である。図５において、光ディスクユニット６に挿
入された光ディスクには、文書のイメ−ジデ−タ及び登
録デ−タが記憶されている。そしてファイリング処理部
２２が光ディスクドライブ処理モジュ−ル１２を通して
その文書情報を読み取り、その内容に基づいてＲＡＭ１
５上に図２の文書情報テ−ブルを作成する。その際、Ｒ
ＡＭ１５の記憶容量の限界またはファイリング処理の効
率化のために、処理や文書情報の一部を必要に応じてＨ
ＤＤ５に待避させる。そして、記録媒体に記録されてい
るファイルを文書として登録する場合は、図６のフロー
に従って動作し、まず、タイトル情報が入力されると
（ステップＳ１）、それがＦＤＤ４又は光ディスクドラ
イブユニット６からの入力であるかどうかを判別し（ス
テップＳ２）、ＦＤＤ４からの入力でも光ディスクドラ
イブユニット６からの入力でもなければ（ステップＳ２
でＮＯ）、イメージスキャナ２から画像データを読み込
み（ステップＳ８）、ＦＤＤ４又は光ディスクドライブ
ユニット６からの入力であれば（ステップＳ２でＹＥ
Ｓ）、媒体識別子読取り部２３によりその記録媒体の識
別子を読み込む（ステップＳ３）。この媒体の識別子に
は、記録媒体をフォ−マットするときにＯＳが作成する
ボリュ−ム・シリアル番号（図３でのボリュ−ム名）を
利用する。

【００１２】その後、読み込まれた識別子をＲＡＭ１５
に記憶し、その識別子が媒体情報テ−ブルに既に登録さ
れているかどうかを調べ（ステップＳ４）、もしその識
別子が登録されていなければ（ステップＳ４でＮＯ）、
媒体情報テ−ブルにその識別子を追加した後（ステップ
Ｓ６）、登録されていればそのまま（ステップＳ４でＹ
ＥＳ）、ステップＳ５に進む。なお、媒体情報テ−ブル
はファイリング処理部２２が、ＨＤＤ処理モジュ−ル１
１を通してＨＤＤ５に保管する。ステップＳ５では、Ｆ
ＤＤ処理モジュ−ル１０又は光ディスクドライブユニッ
ト６を通して、ファイリング処理部２２が記録媒体から
「ファイル名（パス名含む）」、「文書名」、「作成
日」などを読み込み、ＨＤＤ５内の文書情報テ−ブルに
登録する。以上の処理により、例えば図７に示すように
文書データとその文書データが記録されている記録媒体
とを関連付けたデータベースが作成される。その後は、
図８に例示した検索画面をＣＲＴディスプレイユニット
１９に表示して、キーボード１及びポインティングデバ
イス３により検索入力操作を行うことにより文書検索を
行うことができる。

【００１３】すなわち図８の例では、（ａ）に示す検索
画面の表示状態で、キーボード１により文書名の欄
（）に検索したい文書名（この例では「会社案内」）
を入力した後、ポインティングデバイス３により検索キ
ー（）をクリック（指定操作）すると、（ｂ）に示す
ような検索結果画面が表示される。この表示状態で、ポ
インティングデバイス３により媒体情報キー（）をク
リックすると、（ｃ）に示すような媒体情報画面に切り
替わり、媒体情報テーブルに登録されている記録媒体の
ボリューム名が一覧表示される。この表示状態で、ポイ
ンティングデバイス３によりボリューム名を選択し、検
索キー（）をクリックすると、（ｄ）に示すようなフ
ァイル情報画面に切り替わり、選択した記録媒体に登録
されているファイル名（この例では「annai.txt 」）が
一覧表示される。このように、第１の実施の形態の電子
ファイリング装置によれば、文書データ（ファイル）と
その文書データが記録されている記録媒体とを関連付け
たデータベースを容易に作成でき、データベース作成後
は検索操作画面上で検索項目（この例では文書名、ファ
イル名）を入力した後、画面の表示に従って入力操作を
行うことにより、所望の文書データがどの記録媒体に記
録されているか、どの記録媒体にどのような文書データ
が登録されているのかを把握でき、記録媒体に記録され
ている文書データの検索を容易に行うことができる。 [ 第２の実施の形態]次に、第２の実施の形態について
説明する。図９は第２の実施の形態における電子ファイ
リング装置の要部を示す機能ブロック図である。図示す
ように、第２の実施の形態における電子ファイリング装
置は、第１の実施の形態の構成にユーザー入力手部２４
を付加してなる。ユーザー入力部２４は、キーボード１
から入力されたユーザーの名前をユーザー情報として取
得するための手段である。このユーザー入力部２４で取
得されたユーザー情報はシステムバス２１を経てファイ
リング装置２２へ渡されるようになっている。図１０は
第２の実施の形態における文書情報テーブルの例を示す
構成図、図１１は第２の実施の形態における媒体情報テ
ーブルの例を示す構成図である。図１０に示すように第
２の実施の形態における文書情報テーブルの構成は第１
の実施の形態における構成と同じであるが、図１１に示
すように第２の実施の形態における媒体情報テーブルの
構成は第１の実施の形態における構成にユーザー名を登
録する領域が付加されている。第１の実施例の場合と同
様、光ディスクユニット６に挿入された光ディスクに
は、文書のイメ−ジデ−タ及び登録デ−タが記憶されて
いる。そしてファイリング処理部２２が光ディスクドラ
イブ処理モジュ−ル１２を通してその文書情報を読み取
り、その内容に基づいてＲＡＭ１５上に図１０の文書情
報テ−ブルを作成する。その際、ＲＡＭ１５の記憶容量
の限界またはファイリング処理の効率化のために、処理
や文書情報の一部を必要に応じてＨＤＤ５に待避させ
る。

【００１４】図１２は第２の実施の形態における起動時
の処理内容を示すフローチャート、図１３は第２の実施
の形態における登録処理の内容を示すフローチャート、
図１４は第２の実施の形態における操作画面の表示例を
示す図である。図１２に示す起動時の処理では、装置の
電源をＯＮにすると初期化処理を行った後（ステップＳ
２１）、キ−ボ−ド１から入力された名前をユ−ザ−入
力部２４によりユーザー情報として取得しファイリング
処理部２２に送る（ステップＳ２２）。ファイリング処
理部２２はそのユ−ザ−名をＲＡＭ１５に記憶させる
（ステップＳ２３）。記録媒体に記録されているファイ
ルを文書として登録する場合は、図１３のフローに従っ
て動作し、まず、タイトル情報が入力されると（ステッ
プＳ３１）、それがＦＤＤ４又は光ディスクドライブユ
ニット６からの入力であるかどうかを判別し（ステップ
Ｓ３２）、ＦＤＤ４からの入力でも光ディスクドライブ
ユニット６からの入力でもなければ（ステップＳ３２で
ＮＯ）、イメージスキャナ２から画像データを読み込み
（ステップＳ３９）、ＦＤＤ４又は光ディスクドライブ
ユニット６からの入力であれば（ステップＳ３２でＹＥ
Ｓ）、ファイリング処理部２２によりＲＡＭ１５からユ
ーザー名を読み込んだ後（ステップＳ３３）、媒体識別
子読取り部２３によりその記録媒体の識別子を読み込む
（ステップＳ３４）。この媒体の識別子には、記録媒体
をフォ−マットするときにＯＳが作成するボリュ−ム・
シリアル番号（図１１でのボリュ−ム名）を利用する。

【００１５】その後、読み込まれた識別子をＲＡＭ１５
に記憶し、その識別子が媒体情報テ−ブルに既に登録さ
れているかどうかを調べ（ステップＳ３５）、もしその
識別子が登録されていなければ（ステップＳ３５でＮ
Ｏ）、媒体情報テ−ブルにその識別子を追加した後（ス
テップＳ３７）、登録されていればそのまま（ステップ
Ｓ３５でＹＥＳ）、ステップＳ３６に進む。なお、媒体
情報テ−ブルはファイリング処理部２２が、ＨＤＤ処理
モジュ−ル１１を通してＨＤＤ５に保管する。ステップ
Ｓ３６では、ＦＤＤ処理モジュ−ル１０又は光ディスク
ドライブユニット６を通して、ファイリング処理部２２
が記録媒体から「ファイル名（パス名含む）」、「文書
名」、「作成日」などを読み込み、ＨＤＤ５内の文書情
報テ−ブルに登録する。

【００１６】以上の処理により、ユーザー名と記録媒体
及び文書データ（ファイル）とを関連付けデータベース
が作成される。その後は、図１４に例示した操作画面を
ＣＲＴディスプレイユニット１９に表示して、キーボー
ド１及びポインティングデバイス３により検索入力操作
を行うことにより文書検索を行うことができる。すなわ
ち図１４の例では、（ａ）に示す検索画面の表示状態
で、キーボード１により文書名の欄（）に検索したい
文書名（この例では「会社案内」）を入力した後、ポイ
ンティングデバイス３により検索キー（）をクリック
（指定操作）すると、（ｂ）に示すような検索結果画面
が表示される。この表示状態で、ポインティングデバイ
ス３により媒体情報キー（）をクリックすると、起動
時のユ−ザ−名を読み取り、そのユ−ザ−名で保管され
た文書の検索を行う。その検索が完了すると、（ｃ）に
示すような媒体情報画面に切り替わり、そのユ−ザ−名
で媒体情報テーブルに保管されている記録媒体のボリュ
ーム名が一覧表示される。この処理は図１０と図１１の
テ−ブルを結合することによりなされる。（ｃ）に示す
表示状態で、ポインティングデバイス３によりボリュー
ム名を選択し、検索キー（）をクリックすると、
（ｄ）に示すようなファイル情報画面に切り替わり、選
択した記録媒体に登録されているファイル名（この例で
は「annai.txt 」）が一覧表示される。このように、第
２の実施の形態の電子ファイリング装置によれば、装置
起動時にユーザーが自身のユーザー名を入力しておけ
ば、文書検索時にそのユーザーの所有する記憶媒体及び
ファイルのみ検索されるので、個人の所有する記録媒体
及び文書を管理することが容易にでき、第１の実施の形
態の場合よりも能率良く文書検索を行うことができる。
また、ユーザー名をパスワードとして使用することによ
り、文書のセキュリティ管理も行うことができる。 [ 第３の実施の形態]次に、第３の実施の形態について
説明する。図１５は第３の実施の形態における電子ファ
イリング装置の要部を示す機能ブロック図である。図示
すように、第３の実施の形態における電子ファイリング
装置は、第１の実施の形態の構成に移動ファイル処理部
２５を付加することにより、ファイルを他の記録媒体に
移動した場合におけるデータベースの安全管理機能を持
たせたものである。その他の機能に関しては第１の実施
の形態の電子ファイリング装置と同じである。そこで、
第１の実施の形態の電子ファイリング装置と重複する構
成及び動作については説明を省略し、記録媒体に記録さ
れたファイルを別の記録媒体に移動する処理についての
み説明する。図１６は媒体間でのファイル移動処理の内
容を示すフローチャートであり、ファイルの移動が選択
されると（ステップＳ４１でＹＥＳ）、ファイリング処
理部２２はそのファイルを登録したときのファイル名を
文書情報テーブルから読み出すとともに識別子を読み出
し、ＲＡＭ１５に記憶させる（ステップＳ４２）。次
に、ＦＤＤ４又は光ディスクドライブ６に記録媒体がセ
ットされると（ステップＳ４３）、そのセットされた記
録媒体の識別子とＲＡＭ１５に記憶した識別子とを比較
し（ステップＳ４４）、識別子が等しければ、記録媒体
からファイルを読み込み、移動ファイル処理部２５を通
してＨＤＤ５に記憶させる（ステップＳ４５）。さらに
ＨＤＤ５から他の記録媒体へファイルを移動する場合
（ステップＳ４６でＹＥＳ）、ＦＤＤ４又は光ディスク
ドライブ６に記録媒体がセットされ（ステップＳ４
７）、実行指示がなされると、ファイリング処理部２２
がＦＤＤ処理モジュール１０又は光ディスクドライブ処
理モジュール１２を通して記憶媒体にファイルを移動す
る（ステップＳ４８）。そして、ファイル移動処理終了
後、媒体識別子読取り部２３によりその記録媒体の識別
子を読み込む（ステップＳ４９）。この媒体の識別子に
は、第１の実施の形態と同様、記録媒体をフォ−マット
するときにＯＳが作成するボリュ−ム・シリアル番号
（図３でのボリュ−ム名）を利用する。 その後、読み
込まれた識別子をＲＡＭ１５に記憶し、その識別子が媒
体情報テ−ブルに既に登録されているかどうかを調べ
（ステップＳ５０）、もしその識別子が登録されていな
ければ（ステップＳ５０でＮＯ）、媒体情報テ−ブルに
その識別子を追加した後（ステップＳ５１）、登録され
ていればそのまま（ステップＳ４でＹＥＳ）、ステップ
Ｓ５１に進む。ステップＳ５１では、ＦＤＤ処理モジュ
−ル１０又は光ディスクドライブユニット６を通して、
ファイリング処理部２２が移動先の記録媒体から「ファ
イル名（パス名含む）」、「文書名」、「作成日」など
を読み込み、移動ファイル処理部２５を通してＨＤＤ５
内の媒体情報テーブルの更新（ステップＳ５２）、及び
文書情報テーブルの更新を行う（ステップＳ５３）。以
上の処理により、媒体間でのファイル移動を行った場合
においても、デ−タベ−スの中身と実際に保管されてい
る記録媒体に矛盾（不一致）が生じるのを防ぐことがで
きる。

【００１７】上記ファイル移動処理は、図１７に例示し
た操作画面をＣＲＴディスプレイユニット１９に表示し
て、キーボード１及びポインティングデバイス３により
入力操作を行うことにより行うことができる。すなわち
図１７の例では、（ａ）に示す検索画面の表示状態で、
キーボード１により文書名の欄（）に検索したい文書
名（この例では「会社案内」）を入力した後、ポインテ
ィングデバイス３により検索キー（）をクリックする
と、（ｂ）に示すような検索結果画面が表示される。こ
の表示状態で、ポインティングデバイス３により移動キ
ー（）をクリックすると、（ｃ）に示すようなファイ
ルの移動画面に切り替わり、検索したファイルを移動す
る旨のメッセージ及びそのファイルが記録されている記
録媒体のセットを促すメッセージが表示される。この表
示状態で、ポインティングデバイス３により実行キー
（）をクリックすると、（ｄ）に示すようなファイル
の移動画面に切り替わり、ファイルをＨＤＤに取り込ん
だことを示すメッセージ及びさらに移動したい媒体があ
ればその実行を促すメッセージが表示される。この表示
状態で実行キー（）をクリックすると、（ａ）に示す
検索画面に戻る。

【００１８】

【発明の効果】以上要するに、本発明によれば以下のよ
うな優れた効果を発揮することができる。請求項１記載
の電子ファイリング装置によれば、画像データ入力手段
により取り込んだ画像データの他、光ディスクやフロッ
ピーディスクなどの記録媒体に記録された文書や図形な
どのコードデ−タも紙の文書、図面を読み取った場合と
同じようにファイリングでき、しかも、コードデータと
そのコードデータが記録されている記録媒体とを関連付
けて管理する媒体情報管理手段を備えたことにより、記
録媒体をコードデータ入力手段にセットしなくても、ど
の記録媒体にどのような文書データが記録されている
か、また各記録媒体のどの文書データが登録されている
のかを把握でき、記録媒体に記録されている文書データ
の検索を容易に行うことができる。

【００１９】請求項２記載の電子ファイリング装置によ
れば、ユーザー情報に基づいて、ユーザーの所有する記
憶媒体及びファイルのみ検索することができるので、個
人の所有する記録媒体及び文書を管理することが容易に
でき、第１の実施の形態の場合よりも能率良く文書検索
を行うことができる。また、ユーザー情報をパスワード
などに使用とすることにより、登録されている文書を他
人に見られないようにする等のセキュリティ管理も行う
ことができる。

【００２０】請求項３記載の電子ファイリング装置によ
れば、記録媒体に記録されているコードデータを他の記
録媒体に移し替えた場合でも、識別情報と記録媒体及び
コードデータとの関連性に矛盾が生じることがなく、記
録媒体に記録されている文書データの検索を正確に行う
ことができるので、様々な記録媒体に記憶されている文
書データを一つにまとめる等の処理を安心して行うこと
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は本発明の電子ファイリング装置の第１の
実施の形態の一例を示す機能ブロック図である。

【図２】図１に示す電子ファイリング装置のＨＤＤに格
納される文書情報テーブルの構成例を表した図である。

【図３】図１に示す電子ファイリング装置のＨＤＤに格
納される媒体情報テ−ブルの構成例を表した図である。

【図４】リレ−ショナル型デ−タベ−スにおける結合機
能の説明図である。

【図５】本発明の第１の実施の形態における電子ファイ
リング装置の要部を示す機能ブロック図である。

【図６】本発明の第１の実施の形態における登録処理の
内容を示すフローチャートである。

【図７】登録後の文書情報テーブルの例を示す構成図で
ある。

【図８】本発明の第１の実施の形態における操作画面の
表示例を示す図である。

【図９】本発明の第２の実施の形態における文書情報テ
ーブルの例を示す構成図である。

【図１０】本発明の第２の実施の形態における文書情報
テーブルの例を示す構成図である。

【図１１】本発明の第２の実施の形態における媒体情報
テーブルの例を示す構成図である。

【図１２】本発明の第２の実施の形態における起動時の
処理内容を示すフローチャートである。

【図１３】本発明の第２の実施の形態における登録処理
の内容を示すフローチャートである。

【図１４】本発明の第２の実施の形態における操作画面
の表示例を示す図である。

【図１５】本発明の第３の実施の形態における電子ファ
イリング装置の要部を示す機能ブロック図である。

【図１６】本発明の第３の実施の形態における媒体間で
のファイル移動処理の内容を示すフローチャートであ
る。

【図１７】本発明の第３の実施の形態における操作画面
の表示例を示す図である。

【符号の説明】

１ キ−ボ−ド、２ イメ−ジスキャナ（画像データ入
力手段）、３ ポインティングデバイス、４ ＦＤＤユ
ニット（コードデータ入力手段）、５ ＨＤＤユニッ
ト、６ 光ディスクドライブユニット（コードデータ入
力手段）、７ キ−ボ−ド処理モジュ−ル、８ スキャ
ナ処理モジュ−ル、９ ポインティングデバイス処理モ
ジュ−ル、１０ ＦＤＤ処理モジュ−ル、１１ ＨＤＤ
処理モジュ−ル、１２ 光ディスク処理モジュ−ル、１
３ ＣＰＵ、１４ ＲＯＭ、１５ＲＡＭ、１６ ＣＲＴ
処理モジュ−ル、１７ ＶＲＡＭ、１８ プロッタ処理
モジュ−ル、１９ ＣＲＴディスプレイユニット、２０
プロッタ、２１ システムバス、、２２ ファイリン
グ処理部（媒体情報管理手段）、２３ 媒体情報読取り
部、２４ 媒体情報読取り部、２５ 移動ファイル処理
部。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書原稿を読み取ってその画像データを
   入力する画像データ入力手段と、 記録媒体からコードデータを読み出して入力するコード
   データ入力手段と、 前記画像データ入力手段より入力された画像データと前
   記コードデータ入力手段より入力されたコードデータと
   を処理する処理手段と、 この処理手段で処理したデータを記録媒体に記録する記
   録手段と、 記録媒体に付加されている識別情報を取得する識別情報
   読取手段と、 この識別情報読取手段により取得した識別情報に基づい
   て、コードデータとそのコードデータが記録されている
   記録媒体とを関連付けて管理する媒体情報管理手段とを
   備えたことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 ユーザー情報を取得する手段を備え、 前記媒体情報管理手段は、ユーザー情報と記録媒体及び
   コードデータとを関連付けて管理することを特徴とする
   請求項１記載の電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 前記媒体情報管理手段は、記憶媒体から
   他の記憶媒体にコードデータを移動するとともに、前記
   識別情報読取手段により取得した当該他の記憶媒体の識
   別情報に基づいて、コードデータとそのコードデータが
   記録されている記録媒体とを関連付けて管理することを
   特徴とする請求項１又は２記載の電子ファイリング装
   置。