JPH11120049A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 表示された文書を見て容易に改訂箇所とその
改訂部分の改訂前の内容が容易に知ることができ、改訂
前文書を保管しなくても改訂前文書を閲覧できる文書管
理装置を提供する。 【解決手段】 複数の文書を保管する文書管理装置にお
いて、複数の文書のそれぞれの文書内容を記憶・保管し
ておく文書記憶部２と、改訂部分の改訂前内容を含む改
訂履歴情報を記憶・保管しておく履歴情報記憶部３とを
備え、文書記憶部２内の改訂された文書の内容が表示装
置４に表示された状態のとき、制御部１は上記文書中の
改訂部分を反転表示させ、反転表示された一つの改訂部
分が指示されたとき、上記改訂部分の改訂履歴情報を履
歴情報記憶部３から読み出し表示する構成にした。ま
た、文書記憶部２から読み出した改訂された文書内容と
履歴情報記憶部３から読み出した改訂履歴情報とから改
訂前文書内容を復元する構成にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は複数の文書を保管
し、所望の文書の閲覧及び改訂が可能な文書管理装置に
関し、特に改訂箇所の改訂前の内容などを容易に見るこ
とができ、且つ、改訂前の文書を保管しておかなくても
改訂前の文書を見ることができるようにした文書管理装
置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】電子化された文書を自動的に分類して保
管し、保管されている中から所望の文書を容易に検索し
て閲覧することができる文書管理装置が従来より提供さ
れている。例えば、特開平2-188873号公報に示された文
書検索システムでは、文書に付記された表題および資料
種別にしたがって文書を自動的に分類して保管するよう
にしている。上記文書検索システムでは、文書が改訂さ
れると保管文書は改定後の文書に置換され、改訂前の文
書は廃棄されるか、版番号が付加されて改訂前の文書も
残らず保管されるか、あるいは、改訂履歴がわかるよう
にした印刷文書を残すようにしている。つまり、文書が
改訂された場合、改訂履歴表を添付すると共に、改訂箇
所にサフィックスなどを付けた改訂ページを改訂前のペ
ージと差し替え、改訂前のページは破棄するようにして
いる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術では、利用者が印刷された文書を一つ一つ探し
て見るという作業を行わなければ改訂履歴がわからない
し、印刷された文書を見ても改訂前の文書を閲覧するこ
とはできない。また、文書管理装置内に改訂前の文書を
残らず保管しておくことは記憶装置の容量を無駄に使用
することになり装置資源を有効に活用する上で問題であ
る。本発明の課題は、上記のような従来の技術の問題を
解決し、文書管理装置の表示手段を用いて容易に改訂箇
所とその改訂部分の改訂前の内容を容易に知ることがで
きる文書管理装置、さらには改訂前の文書を残らず保管
しておかなくても改訂前の文書を復元してそれを閲覧す
ることができる文書管理装置を提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明は、複数の文書のそれぞれの
文書内容を入力し保管する文書管理装置において、複数
の文書のそれぞれの文書内容を記憶・保管しておく文書
記憶手段と、上記文書記憶手段内の改訂された文書の内
容が表示された状態のとき、上記文書中の改訂部分を見
分け可能に表示させる表示手段と、上記改訂部分の改訂
前の内容を含む改訂履歴情報を記憶・保管しておく履歴
情報記憶手段と、上記表示手段により表示された一つの
改訂部分が指示されたとき、上記改訂部分の改訂履歴情
報を上記履歴情報記憶手段から読み出し表示する履歴情
報読み出し手段とを備えたことを特徴としている。ま
た、請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明におい
て、文書記憶手段から読み出した改訂された文書内容と
履歴情報記憶手段から読み出した改訂履歴情報とから改
訂前文書内容を復元する文書復元手段をさらに備えたこ
とを特徴としている。また、請求項３記載の発明は、請
求項１または２記載の発明において、改訂履歴情報に含
まれている指示されたワードから改訂前文書の版番号を
特定し、特定された版番号の改訂前文書を復元する文書
復元手段をさらに備えたことを特徴としている。また、
請求項４記載の発明は、請求項１〜３のいずれかに記載
の発明において、文書記憶手段に保管されているそれぞ
れの文書に対応付けられた文書管理情報に、文書が改訂
中か否かを示す改訂中フラグおよび改訂者識別符号を付
加し、文書出力時、改訂中フラグの立っている文書は上
記文書に対応付けられた改訂者識別符号を指示した場合
のみ出力させるように構成したまた、請求項５記載の発
明は請求項４記載の発明において、改訂者識別符号を指
示せずに改訂中フラグの立っている文書の出力を指示す
ると、改訂開始直前の文書内容を出力させるよいう構成
にしたことを特徴としている。

【０００５】上記のように構成したので、請求項１記載
の発明によれば、改訂された文書内容が表示された状態
のとき、改訂部分が見分け可能に表示手段により表示さ
れ、そのなかの一つの改訂部分を指示すると、上記改訂
部分の改訂前の内容を含む改訂履歴情報が表示されるの
で、利用者は改訂箇所とその改訂部分の改訂前の内容を
容易に知ることができる。また、請求項２記載の発明で
は、文書記憶手段から読み出された改訂された文書内容
と履歴情報記憶手段から読み出された改訂履歴情報とか
ら改訂前文書内容が復元されるので、改訂前文書を記憶
手段に保管しておかずに、改訂前文書を復元して見せる
ことができる。また、請求項３記載の発明では、改訂履
歴情報に含まれているワードを指示することにより、所
望の版番号の改訂前文書が復元されるので、改訂前文書
のいずれの版も保管しておかずに、つまり、文書記憶手
段を効率よく使用して、且つ、所望の版の改訂前文書を
見ることができる。また、請求項４および請求項５記載
の発明では、文書出力時、改訂中フラグの立っている文
書は上記文書に対応付けられた改訂者識別符号を指示し
た場合のみ出力され、改訂者識別符号を指示せずに改訂
中の文書の出力を指示すると、改訂開始直前の文書内容
が復元・出力されるので、改訂前文書のコピーを取らず
に改訂作業を行うことができ、且つ、改訂者以外は改訂
中に改訂開始直前の文書を見ることができる。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施の形
態における文書管理装置の構成を示すブロック図であ
る。図示するように、この実施の形態の文書管理装置
は、装置全体を制御・管理する制御部１、複数の文書の
文書内容を記憶・保管しておくための文書記憶部２、こ
の文書記憶部２に保管された複数の文書の改訂履歴情報
を記憶・保管しておくための履歴情報記憶部３、文書内
容などを表示する表示装置４、文書を作成したり改訂箇
所を指示したり他の装置で作成された文書を入力する入
力部５、文書を用紙にプリントしたりするプリンタ６な
どを備えている。なお、上記制御部１はＣＰＵ、プログ
ラムを内蔵したＲＯＭ、文書データ（文書内容）などが
一時的に格納されるＲＡＭなどから構成される。また、
文書記憶部２および履歴情報記憶部３は、共通または個
別のハードディスク装置などから構成される。また、入
力部５は、キーボードやマウスやフロッピーディスク装
置（ＦＤＤ）などからなる。また、上記の改訂履歴情報
とは、改訂日、改訂者、改訂前内容、改訂理由などのこ
とである。

【０００７】以下、図２に示す動作フローなどに従っ
て、文書改訂時の動作を説明する。まず、表示装置４上
に表示されたメニューなどにより、改訂者は入力部５に
より改訂者識別符号（以下、改訂者ＩＤと称す。）を入
力し、改訂を指示する（Ｓ１）。すると制御部１がこの
指示を認知し、取得した改訂者ＩＤをＲＡＭ内の所定領
域に記憶し、上記改訂者ＩＤと同一の登録者ＩＤの保管
文書リストを表示装置４に表示させる。なお、この保管
文書リストには、図３に示すような文書管理テーブルに
基づいて、例えば文書名，登録日，改訂日のみを表示す
る。このようして、改訂者は改訂対象の文書を選択し、
その選択情報を取得した制御部１は制御部１内のファイ
ル管理手段を介して文書記憶部２から選択された文書を
読み出す（Ｓ２）。続いて、制御部１は文書番号毎にま
とめられた図４に示すような改訂履歴情報テーブルを履
歴情報記憶部３から読み出す。そして、このとき改訂が
行われようとしている文書番号に対応付けて図５(a) の
ように記入欄を付加すると共に（この例では文書番号00
3 の欄として示されている。）、取得した改訂者ＩＤを
書き込み、また、制御部１内の時計回路から取得したそ
のときの年月日を改訂日として書き込む（Ｓ３）。さら
に、制御部１は、改訂箇所を指示するように求めるメッ
セージを表示装置４に表示させ、改訂者がそれに応じて
入力部５に属するマウスなどを用いて表示された文書内
の改訂箇所を指示すると（Ｓ４）、ページ番号と行番号
からなる改訂部分情報（図４，図５(b) 参照）を求め、
また、上記文書内の改訂箇所に記載された改訂前内容を
取得する。そして、上記改訂部分情報と改訂前内容を改
訂履歴情報テーブルの対応する欄に書き込む（Ｓ５）。
続いて、改訂者が入力部５により改訂内容を入力すると
（Ｓ６）、制御部１は改訂しようとしている文書の改訂
部分を上記改訂内容に置換するとともに、改訂履歴情報
テーブルの改訂後内容欄に上記改訂内容を書き込む（Ｓ
７）。また同様にして、改訂者が入力した改訂理由を改
訂理由欄に書き込む（Ｓ８）。このようにして、一つの
改訂箇所の改訂処理が終わるが、他にも改訂箇所がある
と（Ｓ９でＮｏ）ステップＳ４からの処理をくり返す。
そして、改訂が終了すると（Ｓ９でＹｅｓ）、更新され
た改訂履歴情報テーブルを履歴情報記憶部３に格納する
（Ｓ１０）。なお、図５(b) は改訂箇所が２箇所場合の
例である。

【０００８】次に、図６に示す動作フローに従って文書
閲覧時の動作を説明する。まず、制御部１は表示装置４
に保管文書リストを表示させ、それに応じて閲覧者がマ
ウスなどにより一つの文書を指示すると、指示された上
記文書を文書記憶部２から読み出し、表示装置４に表示
させる（Ｓ１１）。そして、メニュー選択などにより、
改訂部分表示が指示されると（Ｓ１２でＹｅｓ）、制御
部１は改訂履歴情報テーブルを履歴情報記憶部３から読
み出し、当該文書番号に対応付けられた一つまたは複数
箇所の改訂部分情報およびその部分情報で示された箇所
を先頭位置とする改訂後内容を取得し、改訂後内容が表
示された部分を例えば反転表示させる（Ｓ１３）。な
お、このとき最新の改訂履歴情報の表示か全ての改訂履
歴情報の表示かを必要に応じて閲覧者に指定させ、指定
に応じた改訂箇所表示のみを行うことができる。そし
て、上記のようにして表示された改訂部分の一つが閲覧
者により指示されると（Ｓ１４でＹｅｓ）、制御部１は
読み出されている改訂履歴情報テーブルを参照して指示
された改訂部分の改訂履歴情報をテーブルから読み出
し、表示装置４により例えば図７のような表示形態でさ
せる（Ｓ１５）。なお、図７において、符号Ａは反転表
示されている改訂箇所の文字列、符号Ｂは改訂箇所Ａの
改訂履歴情報、符号Ｃは表示装置４の画面１１に表示さ
れた文書の文字列をそれぞれ示している。

【０００９】複数の改訂箇所が表示されている場合、そ
のうちの他の改訂箇所が指示されると（Ｓ１４でＹｅ
ｓ）、その改訂箇所についても同様にして改訂履歴情報
が表示される（Ｓ１５）。それに対して、例えばリター
ンキーなどが押されると、制御部１は改訂箇所表示終了
が指示されたと判断し（Ｓ１４でＮｏ）、改訂箇所の反
転表示を終了させ（Ｓ１６）、この動作フローを終了さ
せる。また、ステップＳ１２において改訂部分表示指示
でないと判定された場合は（Ｓ１２でＮｏ）、直ちにこ
の動作フローを終了させる。なお、上記改訂箇所の表示
方法としては、反転表示の代わりに、カラー表示させた
り、サフィックスを付加させたりすることなども可能で
ある。以上のように、第１の実施の形態によれば、文書
の改訂部分が表示装置４により見分け可能に表示され、
そのなかの一つの改訂部分を指示することにより、改訂
部分の改訂前内容を含む改訂履歴情報が表示されるの
で、印刷された文書によらずに、しかも閲覧者が見たい
ときだけ、改訂前文書内容を含む改訂履歴情報を画面上
で容易に見ることができる。

【００１０】図８は本発明の第２の実施の形態を示す動
作フロー図である。以下、図８などに従って、この実施
の形態の動作を説明する。この実施の形態では、まず、
制御部１が閲覧者の指定した文書を文書記憶部２から読
み出す（Ｓ２１）。そして、表示されたメニューなどに
より、閲覧者が改訂前文書の表示を指示すると（Ｓ２２
でＹｅｓ）、制御部１は履歴情報記憶部３から改訂履歴
情報テーブルを読み出す（Ｓ２３）。続いて、制御部１
はメッセージを表示装置４に表示させて何版の改訂前文
書を表示するのかを閲覧者に指定させ（Ｓ２４）、例え
ば直前の改訂前文書であるならば、当該文書番号の文書
の最新の改訂日の改訂前内容、改訂部分情報、及び改定
後内容を上記改訂履歴情報テーブルから読み出す。そし
て、上記改訂部分情報で示された箇所から始まる上記改
定後内容を読み出されている改定後文書から検索し、上
記改定後内容を上記改定前内容に置換する。このとき最
新の改訂日の改訂箇所が複数あれば上記の動作を複数回
くり返して改訂前文書を復元し（Ｓ２５）、復元した文
書を表示させる（Ｓ２６）。上記において、指定の版が
例えば初版であるならば、当該文書番号の文書の全ての
改訂日の改訂箇所を改訂前内容に置換する。また、改訂
前文書を表示させる際、その後に改訂が行われた箇所を
反転表示させたりすることも可能である。また、版指定
機能を備えずに、改訂前文書表示が指示されたならば、
自動的に直前の改訂前文書を表示するようにしてもよ
い。

【００１１】また、図９に示すように、検索部７を加え
た装置構成とし、版指定の際、何版かを指定する代わり
に一つまたは複数のキーワードを指定することによっ
て、改訂履歴情報内に指定されたキーワードを含む版を
検索部７に検索させて版を自動的に特定できるようにす
ることも可能である。例えば図５に示した例の場合、閲
覧者がキーワードとして“キロビット”と“記載ミス”
とをＡＮＤ条件で指定すると、それらのキーワードを取
得した検索部７は当該文書番号に対応付けられた改訂履
歴情報を検索して該当する版を特定し、その版番号を制
御部１に通知するのである。そうすると、制御部１は前
記のようにしてその版の改訂前文書を復元する。以上の
ように、第２の実施の形態によれば、改訂前文書の全文
をそのまま保管しておかなくても直前の版または所望の
版の改訂前文書を閲覧することができる。

【００１２】次に、図１１に示す動作フローに従って第
３の実施例の動作を説明する。この実施の形態では、図
１０に示すように、文書管理テーブルに改訂中フラグ欄
（フィールド）を設け、改訂中の文書は改訂者（文書登
録者）だけしか見ることができないようにする。文書管
理装置は、未使用中、入力部５からの入力待ち状態（イ
ベント待ち状態）にあり（Ｓ３１）、そのようなときに
何らかの入力があると、制御部１はその入力が文書出力
（表示）要求か否かを判定する（Ｓ３２）。そして、文
書出力要求であるならば（Ｓ３２でＹｅｓ）、図１０に
示したような文書管理テーブルを参照し、指定の文書が
改訂中か否かを判定する（Ｓ３３）。そして、改訂中と
判定されたならば（Ｓ３３でＹｅｓ）、出力要求時に入
力された識別符号が改訂者ＩＤ（登録者ＩＤ）か否かを
文書管理テーブルにより判定し（Ｓ３４）、改訂者ＩＤ
ならば（Ｓ３４でＹｅｓ）、改訂中の指定の文書を文書
記憶部２から読み出し（Ｓ３５）、文書内容を表示（出
力）させる（Ｓ３９）。それに対して、改訂者ＩＤでな
いならば（Ｓ３４でＮｏ）、改訂中の指定の文書を読み
出し（Ｓ３６）、さらに、履歴情報記憶部３から改訂履
歴情報を読み出し（Ｓ３７）、途中まで改訂された改訂
箇所を当該文書番号の改訂履歴情報により直前の改訂前
文書の文書内容に戻して改訂前の文書を復元する（Ｓ３
８）。そして、復元した文書内容を表示装置４に表示さ
せる（Ｓ３９）。なお、ステップＳ３３において文書改
訂中でないと判定されたならば（Ｓ３３でＮｏ）、指定
されたの文書を読み出し（Ｓ３５）、そのまま表示させ
る（Ｓ３９）。従来は、改訂前文書とそのコピーとを文
書記憶部２に保管することにより、その一方に改訂を加
え、改訂者以外には改訂前文書を閲覧させていたが、こ
の実施の形態によれば、コピーを取らずに従来と同様の
文書出力（表示）ができるので、文書記憶部２の記憶容
量を有効活用することができる。

【００１３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば以
下のような優れた効果を発揮できる。請求項１記載の発
明では、改訂された文書内容が表示された状態のとき、
改訂部分が見分け可能に表示され、そのなかの一つの改
訂部分を指示すると、上記改訂部分の改訂前内容を含む
改訂履歴情報が表示されるので、印刷された文書によら
ずに、容易に改訂前内容を含む改訂履歴情報を見ること
ができる。また、請求項２記載の発明では、文書記憶手
段から読み出された改訂された文書内容と履歴情報記憶
手段から読み出された改訂履歴情報とから改訂前文書内
容が復元されるので、改訂前文書を保管しておかずに、
つまり、文書記憶手段を効率良く使用して、且つ、改訂
前文書を見ることができる。また、請求項３記載の発明
では、改訂履歴情報に含まれているワードを指示するこ
とにより、所望の版番号の改訂前文書が復元されるの
で、改訂前文書のいずれの版も保管しておかずに、つま
り、文書記憶手段を効率よく使用して、且つ、所望の版
の改訂前文書を見ることができる。また、請求項４およ
び請求項５記載の発明では、文書出力時、改訂中フラグ
の立っている文書は上記文書に対応付けられた改訂者識
別符号を指示した場合のみ出力され、改訂者識別符号を
指示せずに改訂中の文書の出力を指示すると、改訂開始
直前の文書内容が復元・出力されるので、改訂前文書の
コピーを取らずに改訂作業を行うことができ、且つ、改
訂者以外は改訂中に改訂開始直前の文書を見ることがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の構成ブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の動作フロー図である。

【図３】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の要部のデータ構成図である。

【図４】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の要部の他のデータ構成図である。

【図５】(a) 及び(b) は本発明の第１の実施の形態を示
す文書管理装置の要部の他のデータ構成図である。

【図６】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の他の動作フロー図である。

【図７】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の画面図である。

【図８】本発明の第２の実施の形態を示す文書管理装置
の動作フロー図である。

【図９】本発明の第２の実施の形態を示す文書管理装置
の構成ブロック図である。

【図１０】本発明の第３の実施の形態を示す文書管理装
置の要部のデータ構成図である。

【図１１】本発明の第３の実施の形態を示す文書管理装
置の動作フロー図である。

【符号の説明】

１ 制御部、２ 文書記憶部、３ 履歴情報記憶部、４
表示装置、５ 入力部、７ 検索部

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書のそれぞれの文書内容を入力
   し保管する文書管理装置において、複数の文書のそれぞ
   れの文書内容を記憶・保管しておく文書記憶手段と、上
   記文書記憶手段内の改訂された文書の内容が表示された
   状態のとき、上記文書中の改訂部分を見分け可能に表示
   させる表示手段と、上記改訂部分の改訂前内容を含む改
   訂履歴情報を記憶・保管しておく履歴情報記憶手段と、
   上記表示手段により表示された一つの改訂部分が指示さ
   れたとき、上記改訂部分の改訂履歴情報を上記履歴情報
   記憶手段から読み出し表示する履歴情報読み出し手段
   と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 上記文書記憶手段から読み出した改訂さ
   れた文書内容と履歴情報記憶手段から読み出した改訂履
   歴情報とから改訂前文書内容を復元する文書復元手段を
   更に備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理装
   置。
3. 【請求項３】 上記改訂履歴情報に含まれている指示さ
   れたワードから改訂前文書の版番号を特定し、特定され
   た版番号の改訂前文書を復元する文書復元手段を更に備
   えたことを特徴とする請求項１または２記載の文書管理
   装置。
4. 【請求項４】 上記文書記憶手段に保管されているそれ
   ぞれの文書に対応付けられた文書管理情報に、文書が改
   訂中か否かを示す改訂中フラグおよび改訂者識別符号を
   付加し、文書出力時、改訂中フラグの立っている文書は
   上記文書に対応付けられた改訂者識別符号を指示した場
   合のみ出力させるように構成したことを特徴とする請求
   項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 上記改訂者識別符号を指示せずに改訂中
   フラグの立っている文書の出力を指示すると、改訂開始
   直前の文書内容を出力させるように構成したことを特徴
   とする請求項４記載の文書管理装置。