JPH1115874A

JPH1115874A - スケジュール調整方法およびその装置

Info

Publication number: JPH1115874A
Application number: JP16446397A
Authority: JP
Inventors: Motohiro Sakurai; 基宏櫻井
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1997-06-20
Filing date: 1997-06-20
Publication date: 1999-01-22

Abstract

(57)【要約】【課題】会議開催要求の申込みに基づき最適な会議
を、自動的に、更に複数の集団からの参加者かつ異なる
関連度の参加者にも効果的に設定できる。【解決手段】会議開催要求の申込みを音声案内部１２
により受けた会議内容受付部１４が、データベース１６
を参照して会議設定素案を作成し、音声案内部１２によ
り開催担当者に承認を得た後、会議設定部１８がデータ
ベース１６から収集した出席予定者の個人スケジュール
を分析し、共通空き時間情報に基づき整合をとることに
より、自動的に最適な会議を設定している。データ網発
信部１９はデータネットワークを介して別の集団のデー
タベースから出席予定者の個人スケジュールを収集して
おり、また、出席予定メンバーのこの会議への関連度に
基づき重み付け演算することにより、関連度の異なる出
席予定メンバーでも、主要メンバーがより多数出席でき
るように会議を効果的に設定することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、会議開催の要求を
受け、出席予定者の個人スケジュールを調整して会議設
定するスケジュール調整方法およびその装置に関し、特
に、最適な会議設定を自動的に決定できるスケジュール
調整方法およびその装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種のスケジュール調整方法お
よびその装置では、例えば、特開昭６３−８５９６６号
公報に記載されているように、外部の任意の場所から文
字コードまたは画像データに加えて利用者の電話音声に
より問合わせするなどの種々のメディアを介する情報交
換を行いながら個人スケジュールにおける行事の設定、
変更を実行している。

【０００３】すなわち、この公開公報によるスケジュー
ル調整装置では、会議の設定に際して、新規予約または
予定変更を個人に電話音声により確認し、確認または承
認が得られたときにデータベースの個人スケジュールに
その行事を登録している。しかし、会議設定のため、デ
ータベースの個人スケジュールを総合的に整合する点に
ついての説明はない。

【０００４】上記公開公報以外のスケジュール調整にお
いても、各データベースから個人スケジュールを取出し
て整合を行うことが基本となっている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来のスケジ
ュール調整方法およびその装置では、各データベースか
ら個人スケジュールを取出して整合を行うことが基本と
なっているので、会議出席予定者の個人スケジュールが
複数のデータベースにわたる場合、必要な個人情報を複
数のデータベースから得ることおよび多種データの整合
ためにはオペレータの介在が必要であるという問題点が
ある。特に、広範囲にわたるデータベースを一か所に持
つということは機密保持または障害対策の点から危険で
あるため、複数の拠点に分散することが多いので、上記
問題点の解決が望まれている。

【０００６】本発明の課題は、上記問題点を解決し、会
議開催要求の申込みに基づいて最適な会議設定を自動的
に決定できるスケジュール調整方法およびその装置を提
供することである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明によるスケジュー
ル調整方法では、基本として、会議の開催スケジュール
を調整する装置が、所属メンバーの個人スケジュールを
記録格納するデータベースと、当該会議の出席予定者を
電話回線を介して呼出す電話機部と、この電話機部を介
して接続先と所定の音声案内および音声認識により対話
しデータを得る音声案内部とを備え、前記電話機部を介
して会議開催の要求を受付けた際、前記音声案内部を駆
動し所定の音声案内および音声認識による対話で会議開
催内容を受付け、この会議開催内容に基づき前記データ
ベースから出席予定者の個人スケジュールを参照して少
くとも一つの会議設定素案を作成し、前記電話機部を介
して前記会議開催の要求者を呼出すと共に前記音声案内
部を駆動し、所定の音声案内および音声認識による対話
で前記会議設定素案の承諾を得た後、前記データベース
から出席者のスケジュール情報を得る一方、このデータ
ベースに含まれない出席予定者に対しては前記電話機部
を介して呼出すと共に前記音声案内部を駆動し所定の音
声案内および音声認識による対話で個人スケジュール情
報を得ることにより収集し、次いで、会議出席の可否を
整理して分析整合することにより最適な会議設定を決定
したのち、出席者に関するデータベースに個人スケジュ
ールの記録を行い、かつ前記電話機部を介して会議出席
者それぞれを逐次呼出すと共に前記音声案内部を駆動し
所定の音声案内および音声認識による対話により、決定
した会議設定を伝えることである。

【０００８】この方法では、会議開催の担当者が会議開
催内容を所定の手順で入力することにより、最適な会議
設定が自動的に決定されている。

【０００９】また、上記スケジュール調整方法では、ス
ケジュール調整装置が、所属外メンバーの個人スケジュ
ールを有する外部データベースをデータネットワークを
介して呼出すデータ網発信部を更に備え、前記出席予定
者が所属外メンバーの場合には前記データベースを検索
する代わりに、前記データ網発信部を駆動して前記外部
データベースを呼出しこの外部データベースから該当出
席予定者の個人スケジュールを収集し、一方、最適な会
議設定を決定した際にはデータ網発信部を駆動して前記
外部データベースを呼出し前記出席者に関する個人スケ
ジュールの記録を行っている。

【００１０】この構成により、複数のデータベースに対
しても、会議開催担当者の所属するグループ以外のデー
タベースに自動的に接続してスケジュール情報を得るこ
とができる。

【００１１】また、上記スケジュール調整方法では、ス
ケジュール調整装置が出席予定者それぞれの会議の内容
への関連度合いを示す重み付けを含む前記会議開催要求
の会議開催内容を受け、最適な会議設定における出席者
の決定は、会議出席の可否を整理して分析整合した後、
前記重み付けを加味して演算した結果に基づいて行って
いる。

【００１２】従って、全員の会議参加ができない場合で
も、最適な会議設定として主要なメンバーの全てを参加
させることができる。

【００１３】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１４】図１は本発明の実施の一形態を示す機能ブ
ロック図である。

【００１５】図１に示されたスケジュール調整装置１０
では、キー操作部１１、音声案内部１２、データ入力部
１３、会議内容受付部１４、電話機部１５、データベー
ス１６、出席者呼出部１７、会議設定部１８、およびデ
ータ網発信部１９が設けられているものとする。また、
スケジュール調整装置１０は、電話回線およびデータネ
ットワークそれぞれが接続されており、電話回線を介し
て会議出席者または出席予定者を自動発信により呼出
し、または、データネットワークを介して他のデータベ
ースと情報交換できるものとし、総合制御部の図示は省
略されている。

【００１６】キー操作部１１は、操作によりデータまた
は操作コマンドをデータ入力部１３へ出力する。従っ
て、キー操作部１１はデータベースへデータを登録する
のみではなく会議開催要求を入力することもできる。

【００１７】音声案内部１２は、会議内容受付部１４ま
たは会議設定部１８から駆動され、所定の音声の出力に
応答されるＰＢ（押しボタン）音または音声を認識して
データに生成し、データ入力部１３へ出力するものとす
る。音声案内には、会議設定に必要な情報を受けるため
の会議内容受付け、作成した素案を開催担当者に確認す
る担当者承諾取付け、電話回線を介して個人スケジュー
ルを尋ねるスケジュール問合せ、および設定された会議
開催を少くとも出席者に通知する会議開催通知などがあ
る。

【００１８】データ入力部１３は、キー操作部１１また
は音声案内部１２から受けるデータを、会議開催要求の
場合には会議内容受付部１４へ送り、これ以外の場合に
は会議設定部１８へ送るものとする。

【００１９】会議内容受付部１４は、データ入力部１３
を介してキー操作部１１または音声案内部１２から会議
開催要求を受けた場合、音声案内部１２の会議内容受付
けを駆動し、要求元の開催担当者から、出席予定者の氏
名・連絡先・データベースアドレス、会議開催場所の範
囲、開催時間の範囲など、会議開催内容を受付けるもの
とする。

【００２０】会議開催内容を受付けた会議内容受付部１
４は、受付けた会議開催内容およびデータベース１６に
基づいて複数の会議設定素案を作成した後、開催担当者
の電話番号により出席者呼出部１７を駆動し、次いで、
音声案内部１２の担当者承諾取付けを駆動し、開催担当
者の承諾を得て作成した複数の会議設定素案を会議設定
部１８へ送るものとする。

【００２１】電話機部１５は、電話回線を接続してお
り、電話回線からの着呼を会議開催要求と見做し、音声
案内部１２の会議内容受付けを駆動して発呼元電話回線
を音声案内部１２に接続する一方、出席者呼出部１７を
介して接続先ダイヤル番号を受けた際に自動発信して接
続先を呼出し、音声案内部１２との相互接続を行うもの
とする。

【００２２】データベース１６は、スケジュール調整装
置１０に所属するメンバーの個人スケジュール情報を登
録してあるものとする。

【００２３】出席者呼出部１７は、会議内容受付部１４
または会議設定部１８から接続先ダイヤル番号を受けて
電話機部１５を駆動し、電話機部１５と協同してダイヤ
ル番号に基づく開催担当者、出席予定者、または出席決
定者を呼出すものとする。

【００２４】会議設定部１８は、会議内容受付部１４か
ら受けた複数の会議設定素案に基づき、出席予定者の個
人スケジュールを自己のデータベース１６から取得し、
自己のデータベース１６にない場合には出席者呼出部１
７へ対象のダイヤル番号を送ると共に音声案内部１２の
スケジュール問合せを駆動し、出席予定者の個人スケジ
ュールが外部データベースにある場合にはデータ網発信
部１９へアクセスし、該当するアドレスに基づいてデー
タネットワークを介し外部データベースから個人スケジ
ュールを収集し、収集結果を分析整合するものとする。

【００２５】また、会議設定部１８は、会議開催内容に
基づいて会議内容受付部１４から出席予定者の重み付け
情報を受けた場合、全員の出席予定者が出席できない条
件でも、主要なメンバーの欠席を避けた最適な会議設定
ができるように重み付け処理を行うものとする。例え
ば、収集結果から複数の出席予定者に共通の空き時間情
報を検索し、得られた共通空き時間情報における各個人
の出席可否情報を関連度情報により重み付けして得られ
るデータの総和を各時間帯毎に算出し、このデータの総
和が最大となる空き時間帯を会議開催時間帯に選択する
ことができる。

【００２６】会議設定部１８は、最適な会議設定が決定
した際、決定された会議設定内容、例えば、会議開催時
間帯、会議内容、出席者、欠席者、開催場所等に基づい
て、データベース１６に書込み、外部データベースに対
してはデータ網発信部１９を介して書込む一方、出席者
全員および一部の欠席者それぞれのダイヤル番号により
出席者呼出部１７を駆動すると共に、音声案内部１２の
会議開催通知を駆動して通知するものとする。

【００２７】データ網発信部１９は会議設定部１８から
アドレスおよび必要な情報を得て所定のプロトコルによ
りデータネットワークとインタフェースするものとす
る。

【００２８】次に、図１に図２を併せ参照し、主要動作
手順の一例につて説明する。

【００２９】まず、電話回線から電話機部１５が着呼を
うけ、会議開催要求を受付けたものとする（手順Ｓ０
１）。電話機部１５は音声案内部１２の会議内容受付け
を駆動して発呼元の電話回線を接続し、駆動された音声
案内部１２は、データ入力部１３を介して会議内容受付
け部１４と接続する。

【００３０】次いで、音声案内部１２の会議内容受付け
は発呼元の開催担当者と対話により会議開催内容、例え
ば、主催者情報、会議開催時間帯範囲、会議内容、出席
予定者情報、開催場所範囲等、の音声入力を受ける（手
順Ｓ０２）。音声案内部１２は、音声入力を音声認識に
よりデータに形成してデータ入力部１３へ送出するの
で、これらデータを会議内容受付け部１４が受付ける一
方、この受付け終了で、データ入力部１３、音声案内部
１２、および電話機部１５は解放される。

【００３１】会議内容受付け部１４は、受けた会議開催
内容に基づきデータベース１６を参照して会議設定に関
する複数の素案を作成した後（手順Ｓ０３）、開催担当
者情報に基づき出席者呼出部１７を駆動して電話機部１
５から電話回線を介して開催担当者を呼出す（手順Ｓ０
４）と共に、音声案内部１２の担当者承諾取付けを駆動
する。

【００３２】音声案内部１２の担当者承諾取付けは開催
担当者と対話により作成した会議設定素案を音声案内し
（手順Ｓ０５）、会議内容受付部１４は、開催担当者の
承諾を得て（手順Ｓ０６のＹＥＳ）、承諾を得た複数の
会議設定素案を会議設定部１８へ送る。手順Ｓ０６が
“ＮＯ”で承諾が得られない場合、手順は、音声案内部
１２の会議内容受付けが発呼元の開催担当者と対話して
会議開催内容を受ける手順Ｓ０２に戻る。

【００３３】複数の会議設定素案を受けた会議設定部１
８は、出席予定者それぞれの個人スケジュールを調査す
る（手順Ｓ０７）。個人スケジュールが自己装置内のデ
ータベース１６にある場合（手順Ｓ０８のＹＥＳ、Ｓ０
９のＹＥＳ）、データベース１６からスケジュール情報
を索引してデータ収集記録する（手順Ｓ１０）。

【００３４】全員のデータが収集された場合（手順Ｓ１
１のＹＥＳ）、会議設定部１８は、収集データを分析し
出席可能情報を整理し（手順Ｓ１２）、上述のように共
通空き時間を検索して関連度情報により重み付け演算を
行う（手順Ｓ１３）。

【００３５】例えば、出席予定メンバーＡ，Ｂ，Ｃそれ
ぞれに対して関連度が８０％，４０％，３０％の場合、
「メンバーＡが出席、メンバーＢ，Ｃは欠席」の方が
「メンバーＡが欠席、メンバーＢ，Ｃは出席」よりデー
タの総和が大きく、結果として出席人数は減少するが会
議内容を充実することが期待できる。

【００３６】このようにして、最適な会議設定が決定し
た際（手順Ｓ１４）、会議設定部１８は、少くとも出席
者の全員および必要な欠席者それぞれに対して逐次出席
者呼出部１７を駆動して電話回線に自動ダイヤルすると
共に、音声案内部１２の会議開催通知を駆動し、接続先
と音声の対話により会議開催を通知する一方それぞれの
データベースにおける個人スケジュールに予定を登録す
る（手順Ｓ１５）ことにより、手順を終了する。

【００３７】上記手順Ｓ０８が“ＮＯ”でデータベース
に個人スケジュールがない場合、会議設定部１８は、出
席者呼出部１７および音声案内部１２のスケジュール問
合せによりスケジュール情報を収集して（手順Ｓ２
１）、上記手順Ｓ１１へ進む。

【００３８】また、上記手順Ｓ０９が“ＮＯ”で外部装
置のデータベースに個人スケジュールがある場合、会議
設定部１８はデータ網発信部１９を介してデータネット
ワークからスケジュール情報を収集し（手順Ｓ２２）、
上記手順Ｓ１１へ進む。

【００３９】また、上記手順Ｓ１１が“ＮＯ”で、まだ
データ収集が残っている場合、手順Ｓ０７に戻り、次の
出席予定者のスケジュール調査を行う。

【００４０】上記説明では、機能ブロックおよびフロー
チャートを参照して説明したが、機能の分離併合等によ
る構成の変更、または手順の前後入替え等による変更
は、上記機能を満たす限り自由であり、上記説明が本発
明を限定するものではない。

【００４１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、会
議開催スケジュールを調整する装置が会議開催の要求を
受付けた際、音声案内による対話で会議開催の内容を受
付け、この会議開催内容に基づきデータベースから出席
予定者の個人スケジュールを参照して少くとも一つの会
議設定素案を作成し、電話機部を介して会議開催の要求
者を呼出し、会議設定素案の承諾を得た後、データベー
スから出席者個人のスケジュール情報を得ることにより
収集し、整理し、分析整合することにより最適な会議設
定を決定している。

【００４２】この方法では、会議開催の担当者が会議開
催内容を所定の手順で入力することにより、最適な会議
設定が自動的に決定されるという効果が得られる。

【００４３】また、上記スケジュール調整方法では、ス
ケジュール調整装置が、所属外メンバーの個人スケジュ
ールを有する外部データベースを、データ網発信部によ
りデータネットワークを介して呼出し、この外部データ
ベースから該当出席予定者の個人スケジュールを収集
し、最適な会議設定を決定している。

【００４４】この構成により、複数の集団におけるデー
タベースに対しても、会議開催担当者の所属するグルー
プ以外のデータベースに自動的に接続してスケジュール
情報を得ることができる。

【００４５】また、上記スケジュール調整方法では、ス
ケジュール調整装置が出席予定者それぞれの会議内容へ
の関連度合いを示す重み付けを含む前記会議開催要求の
会議開催内容を受け、最適な会議設定における出席者の
決定は、会議出席の可否を整理して分析整合した後、前
記重み付けを加味して演算した結果に基づいて行ってい
る。

【００４６】従って、全員の会議参加ができない場合で
も、最適な会議設定として主要なメンバーの全てを参加
させることができるという効果もある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の一形態を示す機能ブロック図で
ある。

【図２】本発明の実施の一形態を示すフローチャートで
ある。

【符号の説明】

１０スケジュール調整装置１１キー操作部１２音声案内部１３データ入力部１４会議内容受付部１５電話機部１６データベース１７出席者呼出部１８会議設定部１９データ網発信部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】会議の開催スケジュールを調整する装置
が、所属メンバーの個人スケジュールを記録格納するデ
ータベースと、当該会議の出席予定者を電話回線を介し
て呼出す電話機部と、この電話機部を介して接続先と所
定の音声案内および音声認識により対話しデータを得る
音声案内部とを備え、前記電話機部を介して会議開催の
要求を受付けた際、前記音声案内部を駆動し所定の音声
案内および音声認識による対話で会議開催内容を受付
け、この会議開催内容に基づき前記データベースから出
席予定者の個人スケジュールを参照して少くとも一つの
会議設定素案を作成し、前記電話機部を介して前記会議
開催の要求者を呼出すと共に前記音声案内部を駆動し、
所定の音声案内および音声認識による対話で前記会議設
定素案の承諾を得た後、前記データベースから出席者の
スケジュール情報を得る一方、このデータベースに含ま
れない出席予定者に対しては前記電話機部を介して呼出
すと共に前記音声案内部を駆動し所定の音声案内および
音声認識による対話により個人スケジュール情報を収集
し、次いで、会議出席の可否を整理して分析整合するこ
とにより最適な会議設定を決定したのち、出席者に関す
るデータベースに個人スケジュールの記録を行い、かつ
前記電話機部を介して会議出席者それぞれを逐次呼出す
と共に前記音声案内部を駆動し所定の音声案内および音
声認識による対話により、決定した前記会議設定による
開催を伝えることを特徴とするスケジュール調整方法。
【請求項２】請求項１において、所属外メンバーの個
人スケジュールを有する外部データベースをデータネッ
トワークを介して呼び出すデータ網発信部を更に備え、
前記出席予定者が所属外メンバーの場合には前記データ
ベースを検索する代わりに、前記データ網発信部を駆動
して前記外部データベースを呼出し、この外部データベ
ースから該当出席予定者の個人スケジュールを収集し、
一方、最適な会議設定を決定した際にはデータ網発信部
を駆動して前記外部データベースを呼出し、前記出席者
に関する個人スケジュールの記録を行うことを特徴とす
るスケジュール調整方法。
【請求項３】請求項１または請求項２において、前記
会議開催要求の会議開催内容には出席予定者それぞれの
会議の内容への関連度合いを示す重み付けを含み、最適
な会議設定の決定は、会議出席の可否を整理して分析整
合した後、前記重み付けを加味して演算した結果に基づ
いて行うことを特徴とするスケジュール調整方法。
【請求項４】所属メンバーの個人スケジュールを記録
格納するデータベースと、電話回線に接続し、必要に応
じて発信により相手先を呼出す電話機部と、この電話機
部を介して接続された相手先からの音声を認識する一
方、所定の音声を送出し対話することにより所定のデー
タを得る音声案内部と、この電話機部を介して会議開催
の要求を受けた後、前記音声案内部により会議開催内容
を受け、この会議開催内容に基づき前記データベースか
ら出席予定者の個人スケジュールを参照して少くとも一
つの会議設定素案を作成し、前記会議開催の要求者の呼
出しを前記電話機部へ、かつ作成素案の承諾を得るため
の音声案内を前記音声案内部へ、それぞれ要求し、承諾
を得る会議内容受付部と、少くとも一つの前記会議設定
素案に承諾を得た場合、承諾された会議設定素案をこの
会議内容受付部から得て、出席予定者それぞれの個人ス
ケジュール情報を前記データベースおよび電話の少くと
も一方により収集分析して出席可能情報を整合し、最適
会議設定を決定した後、出席者に関するデータベースに
個人スケジュールの記録を行うと共に少くとも出席決定
者を前記電話機部を介して逐次呼出し、呼出した前記出
席決定者に前記決定の会議設定内容を音声案内するため
に前記音声案内部を駆動する会議設定部とを備えること
を特徴とするスケジュール調整装置。
【請求項５】請求項４において、所属外メンバーの個
人スケジュールを有する外部データベースをデータネッ
トワークを介して呼び出すデータ網発信部を更に備え、
少くとも前記会議設定部は、前記出席予定者が所属外メ
ンバーの場合には、前記データベースを検索する代わり
に、前記データ網発信部を駆動して前記外部データベー
スを呼出し、この外部データベースから該当出席予定者
の個人スケジュールを収集し、かつ前記会議設定部は、
最適な会議設定を決定した際に前記データ網発信部を駆
動して前記外部データベースを呼出し、前記出席者に関
する個人スケジュールの記録を行うことを特徴とするス
ケジュール調整装置。
【請求項６】請求項４または請求項５において、前記
会議設定部は、前記会議開催要求の会議開催内容の中の
出席予定者それぞれの会議内容への関連度合いを示す重
み付け情報を受け、会議出席の可否を整理して分析整合
する際に前記重み付けを加味して演算することにより最
適な会議設定を決定することを特徴とするスケジュール
調整装置。