JPH1115899A - 統合文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 利用者が文書形態を意識することなく、必要
な文書を即座に入手することが可能な、また、文書管理
者の負担を軽減するとともに大量に保管されている不要
な文書を廃棄することが可能な統合文書管理システムを
提供すること。 【解決手段】 サーバ１は、クライアント２ａからの文
書検索の要求を受け、条件に合う文書名をクライアント
２ａの表示部２１へ表示し、該当文書である場合は、共
通文書情報管理テーブル１８に格納された文書形態を取
得する。文書形態が紙文書である場合は、紙文書情報管
理テーブル１９に格納された保管場所、問合せ先、貸出
に関する情報といった紙文書独自の管理情報を取り出し
クライアント２ａの表示部２１ａへ表示し、文書形態が
電子文書の場合は該当する電子文書自体をクライアント
２ａの表示部２１ａへ表示する。また、共通文書情報管
理テーブル１８に廃棄予定日を保持し、これに基づいて
文書廃棄を行なう。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システム
に係り、利用者が文書を検索する場合に、文書の形態
（紙文書か電子文書か）に拘わらず、同一のインターフ
ェースで検索することが可能な、また、文書の廃棄処理
管理を円滑に行なうことが可能な統合文書管理システム
に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書管理システムは、電子化した
文書については電子文書自体およびその管理情報（文書
名、キーワード等）をサーバーのハードディスク等の記
憶媒体に保存し、文書名やキーワード等の管理情報より
文書を検索し、クライアント側に表示していた。一方、
紙文書については管理情報（文書名、キーワード等）を
サーバーのハードディスク等の記憶媒体に保存し、文書
名やキーワード等の管理情報より該当する文書情報を検
索し、クライアント側に文書の所在等の情報を表示して
いた。本発明に関連する文書管理システムの特許は、以
下のものが挙げられる。特開平８−６９４７３号公報、
特開平７−１４６８５４号公報、特開平７−９３５１８
号公報、特開平７−８４８５８号公報。これらの従来技
術では、電子文書と紙文書を別個に管理している。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】かかる従来の方法にお
いては、以下のような課題がある。 （１）システム内で文書形態（紙文書、電子文書）の違
いを考慮していなく、紙文書と電子文書は別々のシステ
ム下（管理下）において管理されていた。文書形態毎に
検索方式が異なるため、必要な文書を検索するのに時間
・手間がかかる。 （２）管理者にとって、文書形態（紙文書、電子文書）
により別々に管理しているため、管理するのに手間がか
かる、また、文書の登録・検索の仕組みに関しては、あ
る程度、コンピュータによりサポートされているが、文
書の廃棄に関しては、あまりサポートされていなく、文
書の廃棄が適切に行われていないため、不要な文書が大
量に保管されてしまうようになってしまう。

【０００４】本発明は、上記の課題を解決するため、
（１）利用者が文書形態を意識することなく、必要な文
書を即座に入手することが可能な、（２）紙文書および
電子文書を統合的に管理し、適切な廃棄処理を行えるよ
うな仕組みを提供することにより、文書管理者の負担を
軽減するとともに大量に保管されている不要な文書を廃
棄することが可能な、統合文書管理システムを提供する
ことを目的としている。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成するために、文書の保管および検索を実行するサーバ
（１）と、該サーバ（１）に通信回線（ＬＡＮ３）を介
して接続されたクライアント（２ａ，２ｂ）とを備えた
文書管理システムにおいて、前記サーバ（１）は、文書
毎に、当該文書が紙文書か電子文書かを表す文書形態情
報（１２２）、および当該文書の文書形態特有の各種管
理情報（属性情報，保管場所情報，貸出情報など）を保
持し（共通文書情報管理テーブル１８，紙文書情報管理
テーブル１９）、クライアント（２ａ）からの文書の検
索要求に応じて、文書形態情報（１２２）および管理情
報を参照して該当する文書を検索し（処理部１３）、該
検索結果を前記クライアント（２ａ）に通知するように
したことを特徴としている。これにより、クライアント
（２ａ）は、文書形態が紙文書か電子文書かを意識する
ことなく即座に文書を入手することが可能になる。

【０００６】また、サーバー（１）に、文書毎の廃棄予
定日（１２７）を保持させ、クライアント（２ｂ）から
の廃棄予定文書情報の表示要求に応じて、前記廃棄予定
日（１２７）を参照して、廃棄予定日が近づいてきた廃
棄予定文書情報を検索し（処理部１３）、検索結果を前
記通信回線（ＬＡＮ３）を介してクライアント（２ｂ）
に通知するようにしている。これにより、文書の廃棄が
円滑に行うことができる。さらに、サーバー（１）に、
文書毎の検索実績情報（検索履歴情報）を保持させてお
き、クライアント（２ｂ）からの検索実績情報の表示要
求に応じて、前記検索実績情報を参照して、前記廃棄予
定日が近づいてきた廃棄予定文書に対応する検索履歴情
報を検索し、検索結果を前記通信回線を介して前記クラ
イアントに通知するようにしている。これにより、廃棄
予定日がきた文書であっても、利用頻度の高い文書や、
最近利用されている文書については廃棄日を延長するこ
とが可能になる。

【０００７】

【発明の実施の形態】本発明においては、サーバとクラ
イアントで構成する文書管理システムにおいて、サーバ
に、記憶装置の中に文書の登録、管理、検索、廃棄に関
する文書管理プログラムおよびメールの作成、送信、受
診に関するメール管理プログラムを入れておき、そのプ
ログラムの実行を行うための処理部と、表示部と、入力
部と、廃棄予定文書情報や文書検索実績情報（検索履歴
情報）を格納するためのメモリと、文書を蓄積しておく
文書蓄積部、また、記憶装置の中に電子文書および紙文
書の情報を管理するための共通文書情報管理テーブル、
紙文書の情報を管理するための紙文書情報管理テーブル
を設け、クライアントに、文書の登録・検索・廃棄を行
うための処理部と、文書の検索結果情報・廃棄情報等を
表示する表示部と、文書検索情報の入力を行う入力部を
設ける。

【０００８】本発明によるそれぞれの手段の機能は、次
の通りである。電子文書の管理情報だけでなく、紙文書
の保管場所、問合せ先、貸出情報といった紙文書独自の
情報を含めた紙文書の管理情報もサーバに電子的に記録
しておき、サーバはクライアントからの文書検索の要求
を検出したとき、これらの管理情報を参照し、紙文書お
よび電子文書の中で該当する文書を検索し、紙文書の場
合には、保管場所、問合せ先、貸出情報といった紙文書
の入手に必要な情報を、電子文書の場合には該当する文
書自体を表示する。

【０００９】また、紙文書および電子文書の両方の最近
の検索日や文書の検索回数といった文書検索実績（検索
履歴情報）の情報や文書の廃棄予定日をサーバに電子的
に記録しておき、サーバはクライアントからの廃棄予定
情報表示要求を検出したとき、紙文書および電子文書の
中で該当する文書を検索し、廃棄予定情報の一覧を表示
する。そして、文書の廃棄処理を行うが、紙文書の場合
は、紙文書の管理者のメールアドレスを紙文書情報管理
テーブルより取り出し、その宛先へ廃棄要求情報をメー
ル等で送信し、紙文書の管理情報を削除する。電子文書
の場合は電子文書自体を削除し、管理情報を削除する。

【００１０】このことにより、利用者は紙文書か電子文
書かといった文書形態を意識することなく、同一のイン
ターフェースにて文書の検索を行えるようになり、紙文
書の場合は紙文書自体が現在どこにあるのかといった保
管場所、問合せ先、貸出先の情報を得られることによ
り、文書検索の迅速化、手間の軽減を図れる。また、紙
文書および電子文書情報の両方を統合的に管理でき、ま
た、文書の適切な廃棄処理を行えるようになり、文書管
理に関する管理者の負担を軽減できる。

【００１１】以下、本発明の一実施例を図面を用いて詳
細に説明する。本実施例は、文書管理に係わる機能を備
えた１つ以上の情報処理装置（以下、“サーバ”とい
う）と、該情報処理装置に文書管理に係わる処理の要求
を行う１つ以上の情報処理装置（以下、“クライアン
ト”という）からなる情報処理システムを具備してい
る。

【００１２】図１は、本実施の形態に適用される情報処
理装置間の関係および該情報処理装置のハードウェア構
成を示す図である。同図において、１はサーバ、２ａお
よび２ｂはクライアント、３はＬＡＮ（Ｌocal Ａrea
Ｎetwork）であり、サーバ１およびクライアント２ａお
よび２ｂは、ＬＡＮ３を介してデータを送受信する。な
お、クライアントＡ，Ｂを区別しない場合は２ａ，２ｂ
を単に２で表す。また本例では、クライアント２ａを利
用者側クライアントＡ、クライアント２ｂを管理者側ク
ライアントＢとする。

【００１３】サーバ１は、処理部１３と、表示部１４
と、入力部１５と、メモリ１６と、文書蓄積部１７から
なり、処理部１３が利用する記憶装置の中に、文書の登
録，管理，検索，廃棄などの処理のための文書管理プロ
グラム１０と、メールの作成，送信，受信を行なうため
のメール管理プログラム１１と、電子文書と紙文書に共
通している管理情報を登録する共通文書情報管理テーブ
ル１８、紙文書の管理情報を登録する紙文書情報管理テ
ーブル１９とを備えている。図１では、文書管理プログ
ラム１０、メール管理プログラム１１、共通文書情報管
理テーブル１８、紙文書情報管理テーブル１９を別々の
記憶装置に分けて格納しているように示しているが、必
ずしも別々の記憶装置に分ける必要がなく、共通の記憶
装置に格納してよい。

【００１４】また、クライアント２ａは、処理部２０ａ
と、表示部２１ａと、入力部２２ａとからなり、クライ
アント２ｂは、処理部２０ｂと、表示部２１ｂと、入力
部２２ｂとからなっている。なお、クライアントＡ，Ｂ
を区別しない場合は、処理部２０ａおよび２０ｂを単に
２０で、表示部２１ａおよび２１ｂを単に２１で、入力
部２２ａ，２２ｂを単に２２で表す。また、利用者クラ
イアント２ａは文書を入力するためのスキャナ３０等の
文書入力装置を備えている。

【００１５】処理部１３は、文書管理プログラム１０お
よびメール管理プログラム１１の実行を行う。クライア
ントの入力部２２より、文書の文書名や属性情報（作成
者、責任者，登録日付けなど）等の文書情報が利用者に
よって入力される。さらに電子文書の場合は、属性情報
の入力時に、スキャナ３０等の文書入力装置等を介して
文書自体も登録される。入力した各文書情報は、共通文
書情報管理テーブル１８と紙文書情報管理テーブル１９
の２つのテーブルに分けて管理しており、電子文書およ
び紙文書に共通している情報は前者で、紙文書独自の情
報は後者で管理している。

【００１６】次に、共通文書情報管理テーブル１８と紙
文書情報管理テーブル１９に記録しておく項目例を説明
する。図２に共通文書情報管理テーブル１８の記録項目
の一例を、図３に紙文書情報管理テーブル１９の記録項
目の一例を示す。なお、図２および図３のテーブルは２
つに分けて記述しているが、実際は１つのテーブルであ
る。

【００１７】まず、共通文書情報管理テーブル１８を説
明する。図２に示すように、共通文書情報管理テーブル
１８には、文書を区別する文書番号１２０と、文書のタ
イトルである文書名１２１と、紙文書か電子文書かを区
別する文書形態１２２と、文書の作成者１２３と、保管
している文書の責任者１２４と、文書が登録された年月
日を示す登録日付１２５と、文書の保管期間１２６と、
廃棄予定日１２７と、文書を検索する際のキーワードと
なる階層情報１２８と、キーワード１２９と、文書検索
が行われた最新の年月日である最近の検索日１３０と、
登録されてから今までに検索された回数を示す検索回数
１３１の各情報が入っている。このうち、作成者１２３
と責任者１２４と登録日付１２５と保管期間１２６と廃
棄予定日１２７は属性情報であり、階層情報１２８とキ
ーワード１２９は保管場所情報であり、最近の検索日１
３０と検索回数１３１は検索実績情報（検索履歴情報）
である。なお、上記の他に文書の属性、保管場所、検索
実績に関する他の情報を記録しておくことも可能であ
る。

【００１８】これらの記録項目中、文書の登録時に登録
者がクライアントの入力部２２より入力する項目は、文
書名１２１、文書形態１２２、属性情報である作成者１
２３，責任者１２４，保管期間１２６、保管場所情報で
ある階層情報１２８，キーワード１２９である。

【００１９】図３を用いて紙文書情報管理テーブル１９
を説明する。次に、紙文書情報管理テーブル１９を説明
する。図３に示すように、紙文書情報管理テーブル１９
には、文書を区別する文書番号１４０と、文書のタイト
ルである文書名１４１と、どのキャビネットに保管して
いるかを示すキャビネットＮＯ１４２と、キャビネット
の何段目かを示す何段目１４３と、文書を保管している
バインダーの名前を示すバインダー名１４４と、文書の
ボリュームを示すページ数１４５と、紙文書を管理して
いる担当者名１４６と、担当者の電話等の連絡先を示す
連絡先１４７と、担当者へのメールの宛先を示すメール
アドレス１４８と、貸出された文書の返却年月日を示す
返却日１４９と、文書を借りた人の氏名を示す氏名１５
０と、借りた人の電話等の連絡先を示す連絡先１５１の
各情報が入っている。このうち、キャビネットＮＯ１４
２と何段目１４３とバインダー名１４４とページ数１４
５は紙文書自体の保管場所情報であり、担当者名１４６
と連絡先１４７とメールアドレス１４８は文書の問合せ
先情報であり、返却日１４９と氏名１５０と連絡先１５
１は文書の貸出情報である。なお、上記の他に文書の保
管場所、問合せ先、貸出に関する他の情報を記録してお
くことも可能である。

【００２０】これらの記録項目中、文書の登録時に登録
者がクライアントの入力部より入力する項目は、キャビ
ネットＮＯ１４２、何段目１４３、バインダー名１４
４、ページ数１４５、担当者名１４６、連絡先１４７、
メールアドレス１４８である。

【００２１】なお、紙文書情報管理テーブル１９内の文
書番号１４０と文書名１４１は、共通文書情報管理テー
ブル１８と連動しており、共通文書情報管理テーブル１
８に格納された文書番号１２０と文書名１２１への入
力、書換えが発生した場合に自動的に紙文書情報管理テ
ーブル１９に格納された文書番号１４０と文書名１４１
は書き換えられる。また、文書の貸出時に、貸出者又は
借りた人がクライアントの入力部２２より入力する項目
は、文書の貸出情報である返却日１４９、氏名１５０、
連絡先１５１である。

【００２２】次に、図１に示したハード構成，図２に示
した共通文書情報管理テーブル１８，図３に示した紙文
書情報管理テーブル１９を参照し、本発明の文書管理シ
ステムにおけるサーバ１とクライアント２の処理を詳細
に説明する。 （ａ）登録処理時 図４は、クライアント２（２ａまたは２ｂ）からの文書
登録の要求を検出したときのサーバ１の文書登録処理２
００の流れを示す図である。まず、サーバ１は、クライ
アント２（２ａまたは２ｂ）から入力された文書の登録
要求を検出すると（ステップ２０１）、前述の共通文書
情報管理テーブル１８に格納された文書番号１２０に通
し番号（文書を区別する番号）を記録した後、クライア
ント２から入力された文書名１２１、文書形態１２２、
属性情報である作成者１２３、責任者１２４、保管期間
１２６、保管場所情報である階層情報１２８、キーワー
ド１２９等の共通文書情報を共通文書情報管理テーブル
１８に記録する（ステップ２０２）。次いで、共通文書
情報管理テーブル１８に格納された文書形態１２２を取
得し、登録された文書が紙文書であるか否かを判別する
（ステップ２０３）。

【００２３】ステップ２０３における判別の結果、登録
された文書が紙文書である場合は（ステップ２０３：
Ｙ）、クライアント２から入力されたキャビネットＮＯ
１４２、何段目１４３、バインダー名１４４、ページ数
１４５、担当者名１４６、連絡先１４７、メールアドレ
ス１４８等の紙文書情報を紙文書情報管理テーブル１９
に記録した後（ステップ２０４）、現在年月日を取得す
る（ステップ２０５）。ステップ２０３における判別の
結果、登録された文書が紙文書でない場合は（ステップ
２０３：Ｎ）、クライアント２から登録要求があった電
子文書自体を文書蓄積部１７に記録した後（ステップ２
２１）、現在年月日を取得する（ステップ２０５）。次
に、取得した現在年月日を登録日付として共通文書情報
管理テーブル１８内の登録日付１２５に記録し（ステッ
プ２０６）、登録日付１２５および保管期間１２６より
廃棄予定日を算出し、共通文書情報管理テーブル１８内
の廃棄予定日１２７に記録し（ステップ２０７）、文書
登録処理２００を終了する。

【００２４】（ｂ）検索処理時 図５は、クライアント２ａから入力された文書検索の要
求を検出したときのサーバ１の文書検索処理３００の流
れを示す図である。まず、サーバ１は、クライアント２
ａから入力された文書の検索要求を検出すると（ステッ
プ３０１）、クライアント２ａから入力された情報を元
に共通文書情報管理テーブル１８または紙文書情報管理
テーブル１９内に条件に合う文書がないか検索し（ステ
ップ３０２）、条件に合う文書名１２１をクライアント
２ａ側の表示部２１ａに表示し（ステップ３０３）、該
当文書であるか否かを利用者に問う（ステップ３０
４）。

【００２５】表示された文書名は該当文書でないと利用
者が回答した場合は、文書検索処理３００を終了する。
表示された文書名は該当文書であると利用者が回答した
場合は、次に、共通文書情報管理テーブル１８に格納さ
れた文書形態１２２を取得し、当該文書が紙文書である
か否かを判別する（ステップ３０５）。文書形態が紙文
書であると判別された場合は（ステップ３０５：Ｙ）、
紙文書情報管理テーブル１９に格納された該当する文書
のキャビネットＮＯ１４２、何段目１４３、バインダー
名１４４、ページ数１４５といった紙文書の保管場所情
報、担当者名１４６、連絡先１４７、メールアドレス１
４８といった紙文書入手の際の問合せ先情報、返却日１
４９、氏名１５０、連絡先１５１といった貸出に関する
情報を取得し、クライアント２ａ側の表示部２１ａに表
示した後（ステップ３０６）、現在日付を取得する（ス
テップ３０７）。

【００２６】一方、文書形態が紙文書でない場合は（ス
テップ３０５：Ｎ）、該当する電子文書をクライアント
２ａ側の表示部２１ａに表示した後（ステップ３２
１）、現在日付を取得する（ステップ３０７）。次に、
取得した現在日付を検索日として共通文書情報管理テー
ブル１８内の最近の検索日１３０に記録し（ステップ３
０８）、検索回数１３１の値に１を加算し（ステップ３
０９）、文書検索処理３００を終了する。

【００２７】（ｃ）廃棄予定情報表示要求検出時 図６は、クライアント２ｂから廃棄予定情報表示の要求
を検出したときのサーバ１の廃棄予定文書情報等の表示
処理４００の流れを示す図である。まず、サーバ１は、
クライアント２ｂから入力された廃棄予定文書情報表示
要求を検出すると（ステップ４０１）、クライアント２
ｂから入力された表示要求した文書の該当期間を元に、
共通文書情報管理テーブル１８に格納された廃棄予定日
１２７を参照して該当する文書情報があるか否か検索す
る（ステップ４０２）。検索の結果、該当する文書情報
がない場合は（ステップ４０２：Ｎ）、該当する文書情
報がない旨をクライアント２ｂ側の表示部２１に表示し
（ステップ４２１）、廃棄予定文書情報表示処理４００
を終了する。

【００２８】検索の結果、該当する文書情報がある場合
は（ステップ４０２：Ｙ）、該当する文書情報を１件取
得し（ステップ４０３）、共通文書情報管理テーブル１
８に格納された文書形態１２２を取得し、当該文書が紙
文書であるか否かを判別する（ステップ４０４）。文書
形態が紙文書である場合は（ステップ４０４：Ｙ）、紙
文書情報管理テーブル１９に格納された、廃棄予定が近
い紙文書の文書番号１４０、文書名１４１、およびキャ
ビネットＮＯ１４２、何段目１４３、バインダー名１４
４、ページ数１４５といった保管場所情報、共通文書情
報管理テーブル１８に格納された廃棄予定日１２７等の
情報を取得し（ステップ４０５）、その情報をメモリ１
６に格納する（ステップ４０６）。

【００２９】文書形態が紙文書でない場合は（ステップ
４０４：Ｎ）、共通文書情報管理テーブル１８に格納さ
れた廃棄予定である電子文書の文書番号１２０、文書名
１２１、廃棄予定日１２７等の情報を取得し（ステップ
４４１）、その情報をメモリ１６に格納する（ステップ
４０６）。情報をメモリ１６に格納した後、該当文書情
報が他にあるか否かを判別する（ステップ４０７）。該
当文書情報がある場合は、ステップ４０３に戻り、次の
該当文書情報に対して同様の処理を繰り返す。該当文書
情報がない場合は、メモリ１６に格納した廃棄予定文書
情報一覧をクライアント２ｂ側の表示部２１に表示し
（ステップ４０８）、文書廃棄処理を行なう（ステップ
５００）。

【００３０】（ｄ）文書廃棄処理時 図７は、文書の廃棄処理５００の流れを示す図である。
まず、メモリ１６より廃棄予定文書情報を１件取得し
（ステップ５０１）、廃棄するか否かを問う（ステップ
５０２）。回答が「廃棄しない」の場合は、保管延長期
間入力の要求をクライアント２ｂに対して行い（ステッ
プ５２１）、クライアント２ｂから延長期間を取得し
（ステップ５２２）、共通文書情報管理テーブル１８に
格納された既存の廃棄予定日１２７および取得した延長
期間より、新規廃棄予定日を算出し、共通文書情報管理
テーブル１８に格納された廃棄予定日１２７の日付を新
規廃棄予定日に書換え（ステップ５２３）、廃棄予定文
書情報が他にないか否かを判別する（ステップ５０
８）。

【００３１】回答が「廃棄する」の場合は、共通文書情
報管理テーブル１８に格納された文書形態１２２を取得
し、その文書が紙文書であるか否かを判別する（ステッ
プ５０３）。ステップ５０３の判別の結果、紙文書でな
い場合は、該当する電子文書を削除し（ステップ５４
１）、共通文書情報管理テーブル１８に格納された該当
文書の共通文書情報を削除し（ステップ５４２）、廃棄
予定文書情報が他にないか否かを判別する（ステップ５
０８）。

【００３２】ステップ５０３の判別の結果、紙文書の場
合は、紙文書情報管理テーブル１９に格納された紙文書
を管理している担当者のメールアドレス１４８を取得し
（ステップ５０４）、その担当者に紙文書自体を廃棄し
て欲しい旨を記述した廃棄要求情報を送信し（ステップ
５０５）、共通文書情報管理テーブル１８に格納された
共通文書情報を削除（ステップ５０６）した後、紙文書
情報管理テーブル１９に格納された紙文書情報を削除し
（ステップ５０７）、廃棄予定文書情報が他にないか否
かを判別する（ステップ５０８）。

【００３３】ステップ５０８における判別の結果、廃棄
予定文書情報が他になければ文書廃棄処理５００（廃棄
予定文書情報表示処理４００）を終了する。廃棄予定文
書情報が他にある場合にはステップ５０１に戻り、次の
廃棄予定文書情報に対して同様の処理を繰り返す。

【００３４】（ｅ）検索実績情報表示要求時 図８は、クライアント２ｂから検索実績情報表示の要求
を検出したときのサーバ１の検索実績情報表示処理の流
れを示す図である。まず、サーバ１は、クライアント２
ｂから検索実績情報の表示要求を検出すると（ステップ
６０１）、共通文書情報管理テーブル１８内を検索し、
該当する検索実績情報を１件取得した後（ステップ６０
２）、現在日付を取得し（ステップ６０３）、現在日付
および共通文書情報管理テーブル１８に格納された最近
の検索日１３０を元に検索されていない期間を算出、そ
の検索されていない期間および共通文書情報管理テーブ
ル１８に格納された検索回数１３１をメモリへ格納し
（ステップ６０４）、他に該当する検索実績情報がない
か否かを判別する（ステップ６０５）。他に該当する検
索実績情報がある場合は、ステップ６０２へ戻り、次の
検索実績情報に対して同様の処理を繰り返す。該当する
検索実績情報がない場合すなわち全ての検索実績情報に
ついて上記処理が終了したら、検索実績情報の一覧を表
示し（ステップ６０６）、検索実績情報表示処理６００
を終了する。

【００３５】（ｆ）クライアント２ａ上での文書検索画
面の遷移 図９は、クライアント２ａ側からサーバ１へ文書検索の
要求を出して、検索結果を表示するまでのクライアント
２ａの表示部２１ａに表示される文書検索画面の遷移図
の一例を示す図である。同図には、階層をたどって検索
する場合と属性情報を用いて検索する場合が示されてい
る。階層をたどって検索する場合は、まず、メニューの
中から技術動向を選択し（図示省略）、技術動向のツリ
ー表示からグループウェア中のワークフローを選択し
（イ）、＜グループウェア−ワークフロー＞を表示し
て、その中からワークフロー導入マニュアルを選択した
場合（ロ）を示している。技術動向の他に、例えば、行
政動向，・・・などに対しても同様な階層が表示され
る。なお、（イ）のツリー表示の代わりに全てを階層メ
ニューで表示し選択するようにしてもよい。

【００３６】すなわち、例えば、動向を調べる場合に、
まず各種動向（技術動向，行政動向，・・）を表示し、
その中から技術動向を選択した場合に、（インターネッ
ト，オブジェクト指向，電子マネー，グループウェア，
・・・）を表示し、その中からグループウェアを選択し
た場合に、（電子メール，ワークフロー，・・・）を表
示し、その中からワークフローを選択した場合に、（ワ
ークフローの適用事例，ワークフロー導入マニュアル，
・・・）を表示し、その中からワークフローの導入マニ
ュアルを選択した場合に、・・・の如く階層的に選択し
てもよい。

【００３７】属性情報を用いて検索する場合は、文書
名，作成者，所有者，保管日付，キーワードなどの検索
条件を入力して行われる。例えば、キーワードとして
「マニュアル」を入力し（ハ）、各種マニュアル（文書
保管の行い方，ワークフロー導入マニュアル，・・・）
を表示し、その中からワークフロー導入マニュアルを選
択する（ニ）ことによって行われる。

【００３８】検索された結果は図５のステップ３０６お
よび３２１において表示される。検索された文書が電子
文書の場合は、該当する電子文書がそのまま表示される
（ホ）。一方、検索された文書が紙文書の場合は、保管
場所として、例えば、キャビネット番号「７番目」、何
段目か「２段目」、バインダー名「グループウェア」が
表示され、問合せ先として、例えば、名前と連絡先電話
番号「ｍａｓｉｍｏ879-2111」が、貸出し情報として、
例えば、「11/16返却予定、ｓａｓａｋｉ 879-1312」
などの返却予定日、貸出先の名前と電話番号が表示され
る。

【００３９】（ｇ）クライアント２ａ上での廃棄予定文
書情報表示の要求を出した時の結果一覧画面と文書検索
実績情報表示の要求を出した時の結果一覧画面 図１０は、クライアント２ｂ側からサーバ１へ廃棄予定
文書情報表示の要求を出した時に図６のステップ４０８
で表示される結果一覧画面の一例および文書検索実績情
報表示の要求を出した時に図８のステップ６０６で表示
される検索実績情報一覧画面の一例を示す図である。

【００４０】クライアント２ｂ側からサーバ１へ、例え
ば、平成８年１２月２０日から平成８年１２月２５日に
廃棄する予定の文書表示を要求した場合には、同図
（イ）に示すように、廃棄する予定の紙文書と電子文書
に対して結果一覧画面が表示される。紙文書の場合は、
文書番号，文書名，保管場所，廃棄予定日の他に実際に
廃棄するかどうかの回答欄を、電子文書の場合は、文書
番号，廃棄予定日の他に実際に廃棄するかどうかの回答
欄を表示する。

【００４１】クライアントは、実際に廃棄するかどうか
を判断するために、必要に応じて図８に示すような手順
で検索実績情報一覧を表示して検索実績情報を参照す
る。同図（ロ）の例では、検索実績情報として、文書番
号，文書名，検索されていない期間，最近の検索日，検
索回数は表示されている。この参照の結果、例えば、非
常に最近検索されていたり、検索回数が所定値より多い
場合には廃棄しないようにする。本例では、例えば、文
書番号１の文書名「ＯＡ入門」は最近検索されており、
検索回数の１８回で多いので廃棄しないようにする（廃
棄ＮＯを選択）。

【００４２】なお、廃棄予定文書情報については、例え
ば、廃棄日が１週間以内の文書廃棄情報を毎週月曜日に
表示するように設定しておき、その日にメール等で管理
者へ自動送信することも可能である。また、文書管理者
へ検索されていない期間が長い文書の一覧をメール等で
管理者へ自動送信することも可能である。

【００４３】

【発明の効果】上述したように本発明によれば、文書管
理システムにおいて、電子文書だけでなく紙文書を含め
管理情報をサーバで管理し、利用者が文書形態を意識す
ることなく、同一のインターフェースで検索できるよう
な仕組み、紙文書の場合は紙文書自体が現在どこにある
のかといった保管場所、問合せ先、貸出先の情報を得ら
れるような仕組みを提供されるので、文書検索の迅速
化、手間の軽減が図れる。また、文書の廃棄予定日、文
書の検索日・検索回数等の情報をサーバで管理し、管理
者が必要に応じて、廃棄予定文書情報や文書検索実績情
報を入手できる、また、廃棄処理を電子的に行えるよう
な仕組みが提供されるため、管理者にとって文書管理の
効率化が図れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における情報処理装置のハー
ドウェア構成および接続関係を示す図である。

【図２】本発明の一実施例における電子文書および紙文
書に共通な文書情報を管理する共通文書情報管理テーブ
ルを示す図である。

【図３】本発明の一実施例における紙文書単独の情報を
管理する紙文書情報管理テーブルを示す図である。

【図４】本発明の一実施例におけるサーバ側が実行する
文書登録処理を示すフローチャートである。

【図５】本発明の一実施例におけるサーバ側が実行する
文書検索処理を示すフローチャートである。

【図６】本発明の一実施例におけるサーバ側が実行する
廃棄予定文書情報表示処理を示すフローチャートであ
る。

【図７】本発明の一実施例におけるサーバ側が実行する
文書廃棄処理を示すフローチャートである。

【図８】本発明の一実施例におけるサーバ側が実行する
文書検索実績情報表示処理を示すフローチャートであ
る。

【図９】本発明の一実施例における利用者端末（クライ
アント２ａ）の文書検索の画面遷移図の一例を示す図で
ある。

【図１０】本発明の一実施例における管理者端末（クラ
イアント２ｂ）の文書廃棄の画面遷移図の一例を示す図
である。

【符号の説明】

１：サーバ ２（２ａ，２ｂ）：クライアント ３：ＬＡＮ（Ｌocal Ａrea Ｎetwork） １０：文書管理プログラム １１：メール管理プログラム １３：処理部 １４：表示部 １５：入力部 １６：メモリ １７：文書蓄積部 １８：共通文書情報管理テーブル １９：紙文書情報管理テーブル ２０（２０ａ，２０ｂ）：処理部 ２１（２１ａ，２１ｂ）：表示部 ２２（２２ａ，２２ｂ）：入力部 ３０：スキャナ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の保管および検索を実行するサーバ
   と、該サーバに通信回線を介して接続されたクライアン
   トとを備えた文書管理システムにおいて、 前記サーバは、文書毎に、当該文書が紙文書か電子文書
   かを表す文書形態情報、および当該文書の文書形態特有
   の各種管理情報を保持する手段と、前記クライアントか
   らの文書の検索要求に応じて、前記文書形態情報および
   前記管理情報を参照して該当する文書を検索する手段
   と、該検索結果を前記クライアントに通知する手段と有
   することを特徴とする統合文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の統合文書管理システムに
   おいて、 上記サーバーは、さらに、文書毎に、当該文書の廃棄予
   定日を保持する手段と、前記クライアントからの廃棄予
   定文書情報の表示要求に応じて、前記廃棄予定日を参照
   して、廃棄予定日が近づいてきた廃棄予定文書情報を検
   索する手段と、検索結果を前記通信回線を介して前記ク
   ライアントに通知する手段を有することを特徴とする統
   合文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項２記載の統合文書管理システムに
   おいて、 上記サーバーは、さらに、文書毎に、検索履歴情報を保
   持する手段と、前記クライアントからの検索実績情報の
   表示要求に応じて、前記検索履歴情報を参照して、前記
   廃棄予定日が近づいてきた廃棄予定文書に対応する検索
   履歴情報を検索する手段と、検索結果を前記通信回線を
   介して前記クライアントに通知する手段を有することを
   特徴とする統合文書管理システム。