JPH11195031A - 文書管理装置、方法および記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 処理装置の稼働率が低い時に処理コストの高
い処理を行って記憶コストを下げ、トータルコストの低
い文書登録および検索を実現する文書管理装置を提供す
る。 【解決手段】 文書管理装置では、文書登録イベントで
あった場合、文字索引の作成処理を行い、単語索引未処
理キューに処理中の文書のポインタを挿入し、２次記憶
装置６に対して文書格納処理を行う。一方、文書検索イ
ベントがあった場合、文字索引から検索を行った後、単
語索引から検索を行う。これらの検索結果の和集合を求
め、検索結果をディスプレイ２に出力する。また、イベ
ントがない場合、オペレータの入力がなく装置が稼動し
ていない状態であり、このとき、単語索引作成未処理キ
ューがあると、単語索引作成処理を行う。処理を終えた
文書の文字索引を削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を検索するた
めの索引を作成して文書を管理する文書管理装置、方法
および記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理装置では、大量の文書か
ら所望の文書を検索するために、文書の全文を対象に検
索を実行するので、検索に時間がかかりすぎていた。

【０００３】そこで、文書に含まれる文字とその文字が
含まれる文書とを対応づける文字索引や、文書に含まれ
る単語とそれが含まれる文書とを対応づける単語索引を
用いて検索を行うことにより、検索効率を向上させてい
た。

【０００４】また、スペースによって明確に単語が区切
られた欧文とは違って、日本語文書のように単語の区切
りが明確でない言語では、形態素解析を行って単語に分
解していた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、文書検
索の効率を向上させるために、オペレータが文書を登録
する際、文字索引は短時間で作ることができる反面、多
大な記憶領域を必要とするので、処理コストは低いが、
記憶コストが高いという問題があった。

【０００６】また、単語索引は文字索引に比べて記憶コ
ストが低いが、単語分解を行う形態素解析の処理コスト
が高いという問題があった。

【０００７】そこで、本発明は、かかる問題に鑑みなさ
れたものであり、処理装置の稼働率が低い時に処理コス
トの高い処理を行って記憶コストを下げ、トータルコス
トの低い文書登録および検索を実現する文書管理装置、
方法および記憶媒体を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の請求項１に記載の文書管理装置は、文書を
検索するための索引を作成して文書を管理する文書管理
装置において、装置の稼動率を検出する稼動率検出手段
と、管理される文書の文字から文字索引を作成する文字
索引作成手段と、該作成された文字索引を記憶する文字
索引記憶手段と、管理される文書を解析して得られる単
語から単語索引を作成する単語索引作成手段と、該作成
された単語索引を記憶する単語索引記憶手段と、前記文
字索引および単語索引を使って文書を検索する検索手段
と、前記稼動率検出手段で検出される稼動率が少ない場
合、前記単語索引作成手段を起動する起動手段とを備え
たことを特徴とする。

【０００９】請求項２に記載の文書管理装置は、請求項
１に係る文書管理装置において前記単語索引が記憶され
た文書の文字索引を削除する削除手段を備えたことを特
徴とする。

【００１０】請求項３に記載の文書管理装置では、請求
項１に係る文書管理装置において前記稼動率検出手段
は、イベントの有無によって稼動率を検出することを特
徴とする。

【００１１】請求項４に記載の文書管理方法は、文書を
検索するための索引を作成して文書を管理する文書管理
方法において、管理される文書の文字から文字索引を作
成し、該作成された文字索引を記憶し、文書管理装置の
稼動率を検出し、該検出される稼動率が少ない場合、前
記管理される文書を解析して得られる単語から単語索引
を作成し、該作成された単語索引を記憶し、前記記憶さ
れた文字索引および単語索引を使って文書を検索するこ
とを特徴とする。

【００１２】請求項５に記載の記憶媒体には、文書を検
索するための索引を作成して文書を管理するために文書
管理装置内のコンピュータによって読み出されるプログ
ラムが格納された記憶媒体において、管理される文書の
文字から文字索引を作成する手順と、該作成された文字
索引を記憶する手順と、前記文書管理装置の稼動率を検
出する手順と、該検出される稼動率が少ない場合、前記
管理される文書を解析して得られる単語から単語索引を
作成する手順と、該作成された単語索引を記憶する手順
と、前記記憶された文字索引および単語索引を使って文
書を検索する手順とを前記コンピュータに実行させるプ
ログラムが格納されたことを特徴とする。

【００１３】

【発明の実施の形態】本発明の文書管理装置、方法およ
び記憶媒体の実施の形態について説明する。図１は実施
の形態における文書管理装置の構成を概略的に示すブロ
ック図である。

【００１４】図において、１は文書管理装置全体の制御
を司るＣＰＵであり、バス８を介して、ディスプレイ
２、コマンド入力装置３、ＲＯＭ４、ＲＡＭ５、２次記
憶装置６、記憶媒体読取装置７と接続され、相互にデー
タの送受信が可能である。

【００１５】ディスプレイ２はＣＲＴまたは液晶などか
ら構成され、文書情報や選択肢などを表示する。

【００１６】コマンド入力装置３は、キーボードやマウ
スなどから構成され、各種処理の指令、注目点の移動、
選択操作、文字、記号の入力などを行うために使用され
る。

【００１７】ＲＯＭ４はＣＰＵ１が実行する各種処理プ
ログラムなどを記憶する読み出し専用メモリであり、そ
の一部の領域４ａには、文書を登録したり単語を抽出し
たりディスプレイ２に表示するプログラムやデータが記
憶されている。

【００１８】ＲＡＭ５は各種演算結果や入力された情報
を一時的に格納する読み書き可能なメモリであり、その
一部の領域５ａはＣＰＵ１により出力された文字分解結
果や単語分解結果、イベントキューなどを一時的に格納
する領域として使用される。

【００１９】２次記憶装置６はハードディスクや光磁気
ディスク（ＭＯ）等から構成され、１次情報である文書
６ａ、２次情報である文字索引６ｂ、単語索引６ｃなど
を記憶する。

【００２０】記憶媒体読取装置７はＣＤ−ＲＯＭドライ
ブやＦＤドライブなどから構成され、プログラムコード
を格納した記憶媒体からプログラムを読み出すために使
用される。

【００２１】上記構成を有する文書管理装置における情
報の蓄積および検索処理動作について説明する。図２は
情報の蓄積および検索を行う処理プログラムの処理手順
を示すフローチャートである。この処理プログラムはＲ
ＯＭ４に格納されており、ＣＰＵ１によって実行され
る。

【００２２】まず、システムの電源を投入すると、必要
な初期化処理を行う（ステップＳ１）。つづいて、イベ
ントの有無を判別する（ステップＳ２）。イベントはコ
マンド入力装置３からのキーボードの押下、マウス移
動、マウスクリックなどにより後述する割り込みプログ
ラムで発生するコマンドである。イベントがあった場
合、文書登録イベントであるか否かを判別し（ステップ
Ｓ３）、文書登録イベントであった場合、文字索引の作
成処理を行う（ステップＳ４）。

【００２３】図３はステップＳ４における文字索引作成
処理の様子を示す図である。文字索引作成処理では、文
書内容が「住所：東京都大田区下丸子３丁目３０番２号
…… 」である場合、「住所，所，：，：東，東京，
京都，都大，大田，田区，区下，下丸，丸子 …… 」
からなる文字分解結果が得られる。したがって、文字索
引には、文字分解結果である見出し語に対応する文書内
部コードが挿入される（同図中の１４参照）。

【００２４】そして、単語索引未処理キューに処理中の
文書のポインタを挿入する（ステップＳ５）。２次記憶
装置６に対して文書格納処理を行い（ステップＳ６）、
ステップＳ２に戻って次のイベントの処理を行う。この
結果、２次記憶装置６には原文である文書６ａおよび文
字索引６ｂが記憶される。

【００２５】一方、ステップＳ３で文書登録イベントで
なかった場合、文書検索イベントであるか否かを判別す
る（ステップＳ７）。文書検索イベントであった場合、
文字索引検索処理を行う（ステップＳ８）。文字索引検
索処理では、文字索引から検索を行う。

【００２６】図４はステップＳ８における文字索引検索
処理の様子を示す図である。文字索引検索処理では、検
索語が「大田区」である場合、「大田，田区」からなる
文字分解結果が得られる。そして、文字索引を検索し、
「大田」、「田区」の見出し語に対応する文書内部コー
ドの積集合を求める。この場合、「大田」の見出し語に
対応する文書内部コードは１２，１４であり、「田区」
の見出し語に対応する文書内部コードは１，２，３，１
４であり、その積集合は文書内部コード１４となる。

【００２７】つづいて、単語索引から検索を行う（ステ
ップＳ９）。図５はステップＳ９における単語索引検索
処理の様子を示す図である。単語索引検索処理では、検
索語「大田区」で単語索引を検索し、「大田区」の見出
し語に対応する文書内部コード１４，２５，３０を得
る。

【００２８】そして、ステップＳ８およびステップＳ９
で得られた検索結果の和集合を求め（ステップＳ１
０）、検索結果をディスプレイ２に出力する（ステップ
Ｓ１１）。この場合、文書内部コード１４、２５、３０
がディスプレイ２に出力される。

【００２９】一方、ステップＳ７で文書検索イベントで
なかった場合、その他のイベント処理を行い（ステップ
Ｓ１２）、ステップ２の処理に戻る。

【００３０】また一方、ステップＳ２でイベントがない
場合、オペレータの入力がなく装置が稼動していない状
態である。イベントがない場合、単語索引作成未処理キ
ューの有無を判別する（ステップＳ１３）。

【００３１】単語索引作成未処理キューが空でなくある
場合、単語索引作成処理を行う（ステップＳ１４）。作
成された単語索引はステップＳ６と同様に２次記憶装置
６に格納される。

【００３２】図６はステップＳ１４における単語索引作
成処理の様子を示す図である。単語索引作成処理では、
文書内容が「住所：東京都大田区下丸子３丁目３０番２
号…… 」である場合、「住所，東京都，大田区，下丸
子 …… 」からなる単語分解結果が得られる。そし
て、単語索引には、見出し語に対応する文書内部コード
が挿入される（同図中の１４参照）。

【００３３】そして、単語索引作成未処理キューから処
理が終了した文書を削除し（ステップＳ１５）、処理を
終了した文書の文字索引を削除する（ステップＳ１
６）。

【００３４】なお、ステップＳ１４からステップＳ１６
までの処理を行っている間にイベントが発生した場合、
直ちに処理を中断し、必要なイベント処理を行った後、
再開する。あるいは、ステップＳ１６までの処理を終了
してから必要なイベント処理を行うようにしてもよい。

【００３５】図７は割り込み処理手順を示すフローチャ
ートである。この割り込み処理プログラムはＲＯＭ４に
格納されており、ＣＰＵ１によって実行される。コマン
ド入力装置３でキーボードの押下やマウスの移動、クリ
ックを行うと、バス８に割り込み信号が発生し、割り込
み処理プログラムが起動される。

【００３６】割り込み処理プログラムが起動されると、
それまで処理中だったプログラムの中断処理を行う（ス
テップＳ２１）。

【００３７】そして、コマンド入力装置３からマウスの
位置、押下されているキーの文字を読み取る（ステップ
Ｓ２２）。読み取った情報を、ディスプレイ２に表示し
ている内容に対応させて文書の登録や検索を表すイベン
トに変換し、イベントキューに追加する（ステップＳ２
３）。そして、ステップＳ２１で中断した処理を再開し
（ステップＳ２４）、割り込み処理を終了して処理の流
れを元に戻す。

【００３８】尚、本実施形態では、装置の稼動率が少な
いか否かをステップＳ２におけるイベントの有無によっ
て判別していたが、イベントキューが所定数以上あるか
否かにより判別するようにしてもよい。また、イベント
の優先度を考慮して判断するようにしてもよい。

【００３９】また、イベントキューにイベントを追加す
る処理を、割り込み処理で行うだけでなく、イベント処
理プログラムによって行うことも可能である。

【００４０】さらに、本発明は複数の機器から構成され
るシステムに適用してもよいし、１つの機器からなる装
置に適用してもよい。また、本発明はシステムあるいは
装置にプログラムを供給することによって達成される場
合にも適用できることはいうまでもない。この場合、本
発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプ
ログラムを格納した記憶媒体をシステムあるいは装置に
読み込ませることによって、そのシステムあるいは装置
が予め定められた方法で動作し、そのシステムあるいは
装置が本発明の効果を享受することが可能となる。

【００４１】また、本実施の形態では、記憶媒体として
ＲＯＭが用いられているが、これに限らず、例えばフロ
ッピーディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気
ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、磁気テー
プ、不揮発性のメモリカードなどにプログラムを記憶し
ておき、そのプログラムを記憶媒体読み取り装置７によ
り読み出してＲＡＭ５に記憶させるようにしてもよい。

【００４２】

【発明の効果】本発明の請求項１に記載の文書管理装置
によれば、文書を検索するための索引を作成して文書を
管理する際、文字索引作成手段により管理される文書の
文字から文字索引を作成し、文字索引記憶手段により該
作成された文字索引を記憶し、稼動率検出手段で検出さ
れる稼動率が少ない場合、起動手段により単語索引作成
手段を起動し、該単語索引作成手段により管理される文
書を解析して得られる単語から単語索引を作成し、単語
索引記憶手段により該作成された単語索引を記憶し、検
索手段により前記文字索引および単語索引を使って文書
を検索するので、処理装置の稼働率が低い時に処理コス
トの高い処理を行って記憶コストを下げ、トータルバラ
ンスの良い文書登録を行うことができ、かつ検索効率を
向上させることができる。したがって、トータルコスト
の低い文書登録および検索を実現する。また、請求項４
に記載の文書管理方法においても同様の効果を得ること
ができる。

【００４３】請求項２に記載の文書管理装置によれば、
前記単語索引が記憶された文書の文字索引を削除する削
除手段を備えたので、多大な記憶領域を必要とする文字
索引の記憶コストを低減することができる。

【００４４】請求項３に記載の文書管理装置によれば、
前記稼動率検出手段は、イベントの有無によって稼動率
を検出するので、稼動率の検出を簡単に行うことができ
る。

【００４５】請求項５に記載の記憶媒体によれば、文書
を検索するための索引を作成して文書を管理するために
文書管理装置内のコンピュータによって読み出されるプ
ログラムが格納された記憶媒体において、管理される文
書の文字から文字索引を作成する手順と、該作成された
文字索引を記憶する手順と、前記文書管理装置の稼動率
を検出する手順と、該検出される稼動率が少ない場合、
前記管理される文書を解析して得られる単語から単語索
引を作成する手順と、該作成された単語索引を記憶する
手順と、前記記憶された文字索引および単語索引を使っ
て文書を検索する手順とを前記コンピュータに実行させ
るプログラムが格納されたので、文書管理装置の汎用
性、拡張性を高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態における文書管理装置の構成を概略
的に示すブロック図である。

【図２】情報の蓄積および検索を行う処理プログラムの
処理手順を示すフローチャートである。

【図３】ステップＳ４における文字索引作成処理の様子
を示す図である。

【図４】ステップＳ８における文字索引検索処理の様子
を示す図である。

【図５】ステップＳ９における単語索引検索処理の様子
を示す図である。

【図６】ステップＳ１４における単語索引作成処理の様
子を示す図である。

【図７】割り込み処理手順を示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ ディスプレイ ３ コマンド入力装置 ４ ＲＯＭ ６ ２次記憶装置 ７ 記憶媒体読取装置

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を検索するための索引を作成して文
   書を管理する文書管理装置において、 装置の稼動率を検出する稼動率検出手段と、 管理される文書の文字から文字索引を作成する文字索引
   作成手段と、 該作成された文字索引を記憶する文字索引記憶手段と、 管理される文書を解析して得られる単語から単語索引を
   作成する単語索引作成手段と、 該作成された単語索引を記憶する単語索引記憶手段と、 前記文字索引および単語索引を使って文書を検索する検
   索手段と、 前記稼動率検出手段で検出される稼動率が少ない場合、
   前記単語索引作成手段を起動する起動手段とを備えたこ
   とを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記単語索引が記憶された文書の文字索
   引を削除する削除手段を備えたことを特徴とする請求項
   １記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記稼動率検出手段は、イベントの有無
   によって稼動率を検出することを特徴とする請求項１記
   載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 文書を検索するための索引を作成して文
   書を管理する文書管理方法において、 管理される文書の文字から文字索引を作成し、 該作成された文字索引を記憶し、 文書管理装置の稼動率を検出し、 該検出される稼動率が少ない場合、前記管理される文書
   を解析して得られる単語から単語索引を作成し、 該作成された単語索引を記憶し、 前記記憶された文字索引および単語索引を使って文書を
   検索することを特徴とする文書管理方法。
5. 【請求項５】 文書を検索するための索引を作成して文
   書を管理するために文書管理装置内のコンピュータによ
   って読み出されるプログラムが格納された記憶媒体にお
   いて、 管理される文書の文字から文字索引を作成する手順と、 該作成された文字索引を記憶する手順と、 前記文書管理装置の稼動率を検出する手順と、 該検出される稼動率が少ない場合、前記管理される文書
   を解析して得られる単語から単語索引を作成する手順
   と、 該作成された単語索引を記憶する手順と、 前記記憶された文字索引および単語索引を使って文書を
   検索する手順とを前記コンピュータに実行させるプログ
   ラムが格納されたことを特徴とする記憶媒体。