JPH11250075A - 文書管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の電子ファイリングシステムから文書デ
ータ管理システムに保管された文書データを取り出す
際、文書データ管理システムでの記録媒体の重複使用を
発生させることなく効率のよい文書検索を実現すること
ができる。 【解決手段】 複数の電子ファイリングシステムＡ、Ｂ
から文書データ管理システムＣに文書登録要求を行っ
て、電子ファイリングシステムＡ、Ｂの文書データを文
書データ管理システムＣに保管し、保管した文書データ
を管理する文書データ管理システムＣの文書データ管理
情報ファイルの管理情報を更新し、更新した文書データ
管理情報ファイルの文書データ識別番号に対応する電子
ファイリングシステムＡ、Ｂの文書検索情報ファイルを
更新する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数の電子ファイ
リングシステムと、複数の電子ファイリングシステムに
接続された文書管理システムとを有する文書管理方式に
係り、詳しくは、複数の電子ファイリングシステムから
文書管理システムに保管された文書データを取り出す
際、記録媒体の重複使用を発生させることなく、効率の
よい文書検索を行うことができる文書管理方式に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理方式では、電子ファイリ
ングシステムとその専用の文書データ管理システム（フ
ァイルベース）が１対１に対応して構成されている。こ
のため、異なる複数の電子ファイリングシステムを有す
る場合、複数の電子ファイリングシステムから文書デー
タ管理システム（ファイルベース）に電子ファイリング
システムの文書データを登録する際、システム毎に閉じ
ているため、それぞれの文書データ管理システムに登録
しなくてはならない。たとえば、電子ファイリングシス
テムＡは、電子ファイリングシステムＡの文書データを
その専用の文書データ管理システムＣに保管し、電子フ
ァイリングシステムＢは、電子ファイリングシステムＢ
の文書データをその専用の文書データ管理システムＤに
保管する構成をとっている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記したような従来の
文書管理方式では、各電子ファイリングシステム毎に専
用の文書データ管理システムに文書データを登録するよ
うにシステム構成していたため、複数の電子ファイリン
グシステムから文書データ管理システムに保管した文書
データを取り出す場合、それぞれシステム毎の専用の文
書データ管理システムから取り出さなければならない。
このため、システム全体として見た場合、記憶媒体の重
複使用が発生し、また、文書データ管理システムに保管
された文書データを電子ファイリングシステム間で共有
できたとしても、使用目的の異なる電子ファイリングシ
ステムが複数存在する場合、効率的な文書検索を行い難
いという問題があった。文書検索情報はそれぞれのシス
テムで独立して管理し、必要最小限のものを保管して、
効率的かつ性能的に見ても有効な情報管理を行いたいと
いう要求に応えることができなかった。

【０００４】そこで、本発明は、複数の電子ファイリン
グシステムから文書データ管理システムに保管された文
書データを取り出す際、文書データ管理システムでの記
録媒体の重複使用を発生させることなく効率のよい文書
検索を実現することができる文書管理方式を提供するこ
とを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
文書登録情報入力手段と、第１の文書データ記憶手段
と、文書検索情報管理手段と、文書検索情報記憶手段と
を有する複数の電子ファイリングシステムと、複数の電
子ファイリングシステムに接続され、かつ文書データ管
理手段と、第２の文書データ記憶手段と、文書データ管
理情報記憶手段とを有する文書データ管理システムとか
らなる文書管理方式において、文書登録情報入力手段
が、入力された文書登録要求情報を文書データ管理手段
に送信して文書登録要求を行い、文書データ管理手段
が、受信した文書登録要求情報に該当する文書データの
送信要求を文書登録情報入力手段に行い、文書登録情報
入力手段が、入力された文書登録要求情報に基づいて、
第１の文書データ記憶手段から該当する文書データを読
み出して文書データ管理手段に送信し、文書データ管理
手段が、受信した文書データを第２の文書データ記憶手
段に記憶するとともに、受信した文書登録要求情報の文
書管理情報に基づいて文書データ管理情報記憶手段にお
ける文書データ管理情報ファイルを更新し、更新する文
書データ管理情報ファイルに所定の文書データ識別番号
を設定し、その設定した文書データ識別番号を文書登録
情報入力手段に返信し、文書登録情報入力手段が、受信
した文書データ識別番号、保管先の文書データ管理シス
テムの識別番号からなる文書格納情報、入力された文書
登録要求情報の文書属性情報を文書検索情報管理手段に
送信して文書検索情報記憶手段の文書検索情報ファイル
の更新要求を行い、文書検索情報管理手段が、受信した
文書格納情報と文書属性情報に基づいて文書検索情報フ
ァイルを更新することを特徴とするものである。

【０００６】請求項２記載の発明は、請求項１に記載の
文書管理方式において、文書共有情報入力手段を有し、
文書共有情報入力手段が、入力された文書データ管理シ
ステムの識別番号に該当する文書データ管理システムの
文書データ管理手段に文書データ管理システムの識別番
号と入力された文書データ識別番号、及び電子ファイリ
ングシステムが共有するための登録情報を送信して文書
データの共有を要求し、文書データ管理手段が、受信し
た文書データ識別番号と共有のための登録情報に基づい
て、該当する文書データ識別番号の文書データ管理情報
記憶手段における文書データ管理情報ファイルの共有情
報を更新し、更新した文書データ管理情報ファイルの文
書データ識別番号を文書共有情報入力手段に返信し、文
書共有情報入力手段が、受信した文書データ識別番号と
共有先の文書データ管理システムの識別番号からなる文
書格納情報、及び入力された検索情報となる文書属性情
報の登録情報を文書検索情報管理手段に送信して更新依
頼を行い、文書検索情報管理手段が、受信した文書格納
情報及び文書属性情報に基づいて文書検索情報記憶手段
の文書検索情報ファイルを更新することを特徴とするも
のである。

【０００７】請求項３記載の発明は、請求項１、２の何
れかに記載の文書管理方式において、文書検索手段を有
し、文書検索手段が、入力された検索情報を文書検索情
報管理手段に送信して検索要求を行い、文書検索情報管
理手段が、受信した検索情報に基づいて文書検索情報記
憶手段における文書検索情報ファイルを検索して検索結
果を文書検索手段に返信し、文書検索手段が、検索結果
を表示部に表示することを特徴とするものである。

【０００８】請求項４記載の発明は、請求項１〜３の何
れかに記載の文書管理方式において、文書取り出し情報
入力手段を有し、文書取り出し情報入力手段が、文書デ
ータ管理システムの識別番号及び文書データ識別番号が
指定されない場合、入力された検索情報を文書検索情報
管理手段に送信して、文書データ管理システムの識別番
号及び文書データ識別番号を要求し、文書検索情報管理
手段が、受信した検索情報に基づいて文書検索情報記憶
手段における文書検索情報ファイルを検索し、検索条件
に該当する文書検索情報ファイルに登録されている文書
データ管理システムの識別番号と文書データ識別番号を
読み出して文書取り出し情報入力手段に返信し、文書取
り出し情報入力手段が、受信した文書データ管理システ
ムの識別番号と文書データ識別番号を、受信した文書デ
ータ管理システムの識別番号に該当する文書データ管理
システムの文書データ管理手段に送信して文書データの
複写要求を行い、文書データ管理手段が、受信した文書
データ識別番号に基づいて文書データ管理情報記憶手段
における文書データ管理情報ファイルを検索し、該当す
る第２の文書データ記憶手段における文書格納位置を読
み出し、この文書格納位置に基づいて第２の文書データ
記憶手段から該当する文書データを読み出して、電子フ
ァイリングシステムの第１の文書データ記憶手段に記憶
することを特徴とするものである。

【０００９】請求項５記載の発明は、請求請１〜３に何
れかに記載の文書管理方式において、文書取り出し情報
入力手段と文書データ分割手段を有し、文書取り出し情
報入力手段が、文書データ管理システムの識別番号と文
書データ識別番号が指定されない場合、入力された検索
情報を文書検索情報管理手段に送信して文書データ管理
システムの識別番号と文書データ識別番号を要求し、文
書検索情報管理手段は、受信した検索情報に基づいて文
書検索情報記憶手段における文書検索情報ファイルを検
索し、検索条件に該当する文書検索情報ファイルに登録
されている文書データ管理システムの識別番号と文書デ
ータ識別番号を読み出して文書取り出し情報入力手段に
返信し、文書取り出し情報入力手段が、受信した文書デ
ータ管理システムの識別番号と文書データ識別番号を、
文書データ管理システムの識別番号に該当する文書デー
タ管理システムの文書データ管理手段に送信し、文書デ
ータ分割要求があった場合、その文書データ分割要求を
文書データ管理手段に送信して、分割した文書データの
複写要求を行い、文書データ管理手段が、受信した文書
データ識別番号に基づいて、文書データ管理情報記憶手
段における文書データ管理情報ファイルを検索し、第２
の文書データ記憶手段の文書データ格納位置を読み出
し、受信した文書データ分割要求に基づいて文書データ
分割手段に文書データを分割して複写させる要求を依頼
するとともに、読み出した文書データ格納位置を文書デ
ータ分割手段に送信し、文書データ分割手段が、受信し
た文書データ格納位置に基づいて第２の文書データ記憶
手段から該当する文書データを分割して読み出して、電
子ファイリングシステムの第１の文書データ記憶手段に
記憶することを特徴とするものである。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。 実施の形態１．図１は本発明に係る実施の形態１の文書
管理方式の構成を示すブロック図である。ここでは、例
えば２つの電子ファイリングシステムが存在する場合の
本発明の基本構成を示している。電子ファイリングシス
テムは、２つには限らず、３つ以上で構成してもよい。
電子ファイリングシステムＡ、Ｂはそれぞれ、文書検索
情報管理手段（データベース）１，４および文書検索情
報記憶手段３，６、文書データアクセス手段２，５を有
する。また、文書データ管理システムＣ（ファイルベー
スＸ）は、文書データ管理手段７、文書データ記憶手段
８を有する。文書検索情報管理手段１，４、文書データ
アクセス手段２，５及び文書データ管理手段７は、Ｓ／
Ｗで実現される。

【００１１】図２は図１に示す文書管理方式において、
文書の登録手順を説明するための文書管理方式の構成を
示すブロック図である。電子ファイリングシステムＡに
おいては、登録する情報を入力する端末９、文書登録情
報入力手段１０、文書検索情報管理手段１１、登録する
文書データの文書データ記憶手段１２、文書検索情報記
憶手段１３を有し、文書データ管理システムＣ（ファイ
ルベースＸ）においては、文書データ管理手段１４、文
書データ記憶手段１５および文書データ管理情報記憶手
段１６を有する。文書登録情報入力手段１０、文書検索
情報管理手段１１及び文書データ管理手段１４は、Ｓ／
Ｗで実現される。

【００１２】次に、図２を用いて、端末９より指定され
た登録情報に基づき、指定された文書データを登録し、
文書検索情報を更新する例について説明する。図３は登
録時における文書登録情報入力手段１０から文書データ
管理手段１４へ渡す情報の例を示す図、図４は文書デー
タ管理情報の例を示す図、図５は文書検索情報として保
管される情報の例を示す図である。まず、ユーザは、電
子ファイリングシステムＡの端末９から登録情報を入力
する。登録情報としては、図３に示すように、文書デー
タ名、文書データファイルの所有者の名前、文書データ
ファイルの属するグループの名前、文書データに設定さ
れているアクセス権利、文書データサイズ、文書データ
種別等が挙げられる。文書データサイズ、文書データ種
別は、このようにユーザが端末９から入力するように構
成してもよいが、文書登録情報入力手段１０により自動
判別して、文書データ管理手段１４へ自動的に送信する
ように構成してもよい。

【００１３】文書登録情報入力手段１０は、端末９から
入力された図３に示す登録情報を所定の宛先の文書デー
タ管理システムＣの文書データ管理手段１４へ送信して
文書登録要求を行う。文書データ管理システムＣの送信
先は、端末９から入力して設定してもよいし、文書登録
情報入力手段１０が自動判別して設定するように構成し
てもよい。文書登録要求は、電子ファイリングシステム
Ａの文書データ登録手段１２に登録されている文書デー
タを文書データ管理システムＣの文書データ記憶手段１
５に保管させる要求を意味する。文書データ管理手段１
４は、文書登録情報入力手段１０から文書登録要求を受
信すると、その文書データ名などの登録情報に該当する
文書データの送信を文書登録情報入力手段１０に要求す
る。文書登録情報入力手段１０は、文書データ管理手段
１４から文書データ送信要求を受信すると、その文書デ
ータ名などの登録情報に基づいて、文書データ記憶手段
１２から該当する文書データを読み出して文書データ管
理手段１４に送信する。

【００１４】文書データ管理手段１４は、文書データ記
憶手段１２から受け取った文書データを文書データ記憶
手段１５に保管するとともに、文書登録情報入力手段１
０から送信された登録情報に基づいて、図４に示すよう
に、文書データ管理情報記憶手段１６における文書デー
タ管理情報ファイルの文書データファイルサイズ、文書
データ所有者、文書データグループ、文書データアクセ
ス権、文書データ種別の文書データ管理情報を更新す
る。文書データ管理情報は、文書データ記憶手段１５に
登録される文書データを管理するために必要な情報が格
納されている。文書データ管理手段１４は、この文書デ
ータ管理情報更新時に、更新する文書データ管理情報フ
ァイルにユニークな文書データ識別番号を設定し、その
設定した文書データ識別番号を文書登録情報入力手段１
０に返信する。文書データ管理情報のうち、文書データ
識別番号は、重複を許さないものとし、文書データ管理
情報の中で唯一ユニークなものである。

【００１５】そして、文書登録情報入力手段１０は、返
信された文書データ識別番号を受信すると、電子ファイ
リングシステムＡの登録文書が文書データ管理システム
Ｃに正常に保管されたと判断し、受信した文書データ識
別番号と保管先の文書データ管理システムＣの識別番号
からなる文書格納情報、及び端末９から登録時入力され
た文書属性情報の登録情報を文書検索情報管理手段１１
に対し送信して、文書検索情報記憶手段１３の文書検索
情報ファイルの更新依頼を行う。文書属性情報には、文
書タイトル、登録日、最終参照日、検索項目などが挙げ
られる。文書格納情報に関しては、全ての電子ファイリ
ングシステムで共通の情報を持つ。この文書格納情報
は、文書データ管理システムＣ（ファイルベースＸ）の
識別番号と、文書データ識別番号からなる。

【００１６】文書検索情報管理手段１１は、図５に示す
ように、受信した文書格納情報及び文書属性情報を基に
文書検索情報記憶手段１３の文書検索情報ファイルを更
新する。文書検索情報ファイルに記憶される文書属性情
報部分は、電子ファイリング装置ごとに異なる構成を持
つことができる。

【００１７】このように、本実施の形態では、複数（こ
こでは２つ）の電子ファイリングシステムＡ、Ｂと、複
数の電子ファイリングシステムＡ、Ｂに接続された文書
管理システムＣを有する文書管理方式において、文書登
録情報入力手段１０により、端末９から入力された文書
登録要求情報を文書データ管理手段１４に送信して文書
登録要求を行い、文書データ管理手段１４により、受信
した文書登録要求情報に該当する文書データの送信要求
を文書登録情報入力手段１０に行い、文書登録情報入力
手段１０により、端末９から入力された文書登録要求情
報に基づいて、文書データ記憶手段１２から該当する文
書データを読み出して文書データ管理手段１４に送信
し、文書データ管理手段１４により、受信した文書デー
タを文書データ記憶手段１５に記憶するとともに、受信
した文書登録要求情報の文書管理情報に基づいて文書デ
ータ管理情報記憶手段１６における文書データ管理情報
ファイルを更新し、更新する文書データ管理情報ファイ
ルに所定の文書データ識別番号を設定し、その設定した
文書データ識別番号を文書登録情報入力手段１０に返信
し、文書登録情報入力手段１０により、受信した文書デ
ータ識別番号、保管先の文書データ管理システムＣの識
別番号からなる文書格納情報、端末９から入力された文
書登録要求情報の文書属性情報を文書検索情報管理手段
１１に送信して文書検索情報記憶手段１３の文書検索情
報ファイルの更新要求を行い、文書検索情報管理手段１
３により、受信した文書格納情報と文書属性情報に基づ
いて文書検索情報ファイルを更新するように構成したた
め、複数の電子ファイリングシステムＡ、Ｂから文書デ
ータ管理システムＣに文書登録要求を行って、電子ファ
イリングシステムＡ、Ｂの文書データを文書データ管理
システムＣに保管することができるとともに、保管した
文書データを管理する文書データ管理情報ファイルの管
理情報を更新することができ、更新した文書データ管理
情報ファイルの文書データ識別番号に対応する文書検索
情報ファイルを更新することができる。

【００１８】このため、複数の電子ファイリングシステ
ムＡ，Ｂから文書検索情報ファイルの文書検索情報を基
に文書データ管理システムＣに保管された文書データを
取り出すことができる。従って、複数の電子ファイリン
グシステムＡ，Ｂから文書データ管理システムＣに保管
された文書データを取り出す際、従来のような文書デー
タ管理システムでの記録媒体の重複使用を発生させるこ
となく効率のよい文書検索を行って、所望の文書データ
を取り出すことができる。

【００１９】実施の形態２．図６は本発明に係る実施の
形態２の文書データの共有手順を説明するための文書管
理方式の構成を示すブロック図である。本実施の形態
は、図１に示す実施の形態１の文書管理方式に適用させ
ることができるので、図１も参照して説明する。電子フ
ァイリングシステムＡにおいては、電子ファイリングシ
ステムＡ、Ｂが共有する情報を入力する端末１７、文書
共有情報入力手段１８、文書検索情報管理手段１９、文
書検索情報記憶手段２０を有する。文書データ管理シス
テムＣ（ファイルベースＸ）においては、文書データ管
理手段２１、文書データ記憶手段２２及び文書データ管
理情報記憶手段２３を有する。文書共有情報入力手段１
８、文書検索情報管理手段１９及び文書データ管理手段
２１は、Ｓ／Ｗで実現される。

【００２０】次に、図６を用いて、端末１７より指定さ
れた共有情報に基づき、指定された文書データを共有
し、文書検索情報を更新する例について説明する。ま
ず、電子ファイリングシステムＡの端末１７から、電子
ファイリングシステムＡ、Ｂが共有するための登録情報
を入力する。共有する電子ファイリングシステムＡ、Ｂ
は、このように２つで共有する場合でもよいが、３つ以
上の電子ファイリングシステムで共有するように構成し
てもよい。登録情報には、文書データファイルサイズ、
文書データ所有者、文書データグループ、文書データア
クセス権、文書データ種別などが挙げられる。

【００２１】通常の登録情報の場合は、登録する文書デ
ータの格納位置を指定するが、既に文書データ管理シス
テムＣの文書データ管理情報記憶手段２３の文書データ
管理情報ファイルに登録されている文書データ識別番号
を指定する場合は、文書データ管理システムＣの識別番
号と、文書データ識別番号を端末１７から指定する。文
書共有情報入力手段１８は、端末１７から文書データ管
理システムＣの識別番号と文書データ識別番号が指定さ
れると、文書データ管理システムＣの識別番号を基に該
当する文書データ管理システムＣにある文書データ管理
手段２１に対して、文書データ管理システムＣの識別番
号と文書データ識別番号、及び電子ファイリングシステ
ムＡ、Ｂが共有するための登録情報を送信して文書デー
タの共有を要求する。

【００２２】文書データ管理手段２１は、受信した文書
データ識別番号と共有のための登録情報を基に、該当す
る文書データ識別番号の文書データ管理情報手段２３に
おける文書データ管理情報ファイルの文書データファイ
ルサイズ、文書データ所有者、文書データグループ、文
書データアクセス権、文書データ種別などの文書データ
管理情報を更新して共有情報を更新する。更新後、文書
データ管理手段２１は、更新した文書データ管理情報フ
ァイルの文書データ識別番号を文書共有情報入力手段１
８に返信する。

【００２３】文書共有情報入力手段１８は、返信された
文書データ識別番号を受信すると、文書データ管理情報
ファイルに電子ファイリングシステムＡ、Ｂが共有でき
る文書データ管理情報が正常に更新されたと判断し、受
信した文書データ識別番号と共有先の文書データ管理シ
ステムＣの識別番号からなる文書格納情報、及びその他
の端末１７から入力された検索情報となる文書属性情報
の登録情報を文書検索情報管理手段１９に送信して、文
書検索情報記憶手段２０における文書検索情報ファイル
の更新依頼を行う。文書検索情報管理手段１９は、この
受信した文書格納情報及び文書属性情報を基に、文書検
索情報ファイルを更新する。

【００２４】このように、本実施の形態では、文書共有
情報入力手段１８により、端末１７から入力された文書
データ管理システムＣの識別番号に該当する文書データ
管理システムＣの文書データ管理手段２１に文書データ
管理システムＣの識別番号と端末１７から入力された文
書データ識別番号、及び電子ファイリングシステムＡ、
Ｂが共有するための登録情報を送信して文書データの共
有を要求し、文書データ管理手段２１により、受信した
文書データ識別番号と共有のための登録情報に基づい
て、該当する文書データ識別番号の文書データ管理情報
記憶手段２３における文書データ管理情報ファイルの共
有情報を更新し、更新した文書データ管理情報ファイル
の文書データ識別番号を文書共有情報入力手段１８に返
信し、文書共有情報入力手段１８により、受信した文書
データ識別番号と共有先の文書データ管理システムＣの
識別番号からなる文書格納情報、及び端末１７から入力
された検索情報となる文書属性情報の登録情報を文書検
索情報管理手段１９に送信して更新依頼を行い、文書検
索情報管理手段１９により、受信した文書格納情報及び
文書属性情報に基づいて文書検索情報記憶手段２０の文
書検索情報ファイルを更新するように構成したため、電
子ファイリングシステムＡから文書管理システムＣに保
管された文書データを電子ファイリングシステムＢが共
有することができる。このため、文書データの管理を文
書管理システムＣに行わせることにより、文書データの
管理を一元化することができるので、文書データを重複
して登録しないで済ませることができ、記録媒体の資源
を有効に使用することができる。

【００２５】実施の形態３．図７は本発明に係る実施の
形態３の文書データの検索手順を説明するための文書管
理方式の構成を示すブロック図である。本実施の形態
は、実施の形態１、２に適用させることができる。電子
ファイリングシステムＡにおいては、検索情報を入力す
る端末２４、文書検索手段２５、文書検索情報管理手段
２６、文書検索情報記憶手段２７を有する。文書検索手
段２５、文書検索情報管理手段２６は、Ｓ／Ｗで実現さ
れる。

【００２６】次に、図７を用いて、端末２４より指定さ
れた検索条件に基づき、情報を検索する例について説明
する。まず、電子ファイリングシステムＡの端末２４か
ら、検索するための検索情報を入力する。検索情報に
は、文書データ管理システムＣの識別番号、文書データ
識別番号からなる文書格納情報や、文書タイトル、登録
日、最終参照日、検索項目などからなる文書属性情報が
挙げられる。文書検索手段２５は、端末２４から入力さ
れた検索情報を文書検索情報管理手段２６へ送信して検
索要求する。

【００２７】文書検索情報管理手段２６は、受信した検
索条情報を基に文書検索情報記憶手段２７における文書
検索情報ファイルの内部を検索する。文書検索情報管理
手段２６は、文書検索情報ファイルを検索した結果、検
索条件に合致する情報が検索情報ファイルに存在する場
合、その検索結果を文書検索手段２５に返信する。文書
検索手段２５は、文書検索情報管理手段２６から送信さ
れる検索結果を受信すると、その検索結果の情報を端末
２４の表示部に表示する。

【００２８】このように、本実施の形態では、文書検索
手段２５により、端末２４から入力された検索情報を文
書検索情報管理手段２６に送信して検索要求を行い、文
書検索情報管理手段２６により、受信した検索情報に基
づいて文書検索情報記憶手段２７における文書検索情報
ファイルを検索して検索結果を文書検索手段２５に返信
し、文書検索手段２５により、検索結果を端末２４の表
示部に表示するように構成したため、電子ファイリング
システムＡから文書データ管理システムＣに保管された
文書データを取り出す際、取り出したい該当する文書デ
ータが文書データ管理システムＣに保管されているかを
電子ファイリングシステムＡの端末２４側で知ることが
できる。また、電子ファイリングシステムＡ、Ｂが共有
する文書データが文書データ管理システムＣに保管され
ているかを電子ファイリングシステムＡの端末２４側で
知ることができる。

【００２９】実施の形態４．図８は本発明に係る実施の
形態４の文書データの取り出し手順を説明するための文
書管理方式の構成を示すブロック図である。本実施の形
態は、実施の形態１〜３に適用させることができる。電
子ファイリングシステムＡにおいては、取り出しのため
の情報を入力する端末２８、文書取り出し情報入力手段
２９、文書検索情報管理手段３０、文書検索情報記憶手
段３１、及び取り出された後の文書データ記憶手段３５
を有する。また、文書データ管理システムＣ（ファイル
ベースＸ）においては、文書データ管理手段３２、文書
データ管理情報記憶手段３３、文書データ記憶手段３４
を有する。文書取り出し情報入力手段２９、文書検索情
報管理手段３０、文書データ管理手段３２はＳ／Ｗで実
現される。

【００３０】次に、図８を用いて、端末２８より指定さ
れた取り出しのための情報に基づき、文書データ管理シ
ステムＣに登録されている文書データを取り出す例につ
いて説明する。まず、電子ファイリングシステムＡの端
末２８から取り出しのための取り出し情報を入力する。
この取り出し情報は、文書データ管理システムＣの文書
データ記憶手段３４に保管されている文書データを電子
ファイリングシステムＡの文書データ記憶手段３５に複
写する要求をするための情報である。

【００３１】文書取り出し情報入力手段２９は、取り出
し情報が端末２８から入力されると、端末２８から文書
データ管理システムＣの識別番号及び文書データ識別番
号が指定されない場合、文書検索情報管理手段３０に対
して、入力された文書タイトルなどの検索情報を送信し
て、文書データ管理システムＣの識別番号と文書データ
識別番号を要求する。端末２８から文書データ管理シス
テムＣの識別番号及び文書データ識別番号が指定される
場合、文書取り出し情報入力手段２９は、文書検索情報
管理手段３０に検索要求することなく、直接該当する文
書データ管理システムＣに文書データの複写要求を行
う。

【００３２】文書検索情報管理手段３０は、受信した文
書タイトルなどの検索情報に基づいて、文書検索情報記
憶手段３１における文書検索情報ファイルの文書検索情
報を検索する。このとき、文書検索情報管理手段３０
は、文書タイトルなどの検索条件に一致するものがあれ
ば、その該当する文書検索情報ファイルに登録されてい
る情報のうち、文書データ管理システムＣの識別番号と
文書データ識別番号を読み出して文書取り出し情報入力
手段２９に返信する。

【００３３】文書取り出し情報入力手段２９は、受信し
た文書データ管理システムＣの識別番号と文書データ識
別番号を、文書データ管理システムＣの識別番号に該当
する文書データ管理システムＣに送信して文書データの
複写要求を行う。文書データ管理手段３２は、受信した
文書データ識別番号を基に文書データ管理情報記憶手段
３３における文書データ管理情報ファイルを検索し、文
書データ記憶手段３４における文書データ格納位置情報
を読み出す。文書データ管理手段３２は、読み出された
文書格納位置情報に基づいて文書データ記憶手段３４か
ら該当する文書データを読み出して、電子ファイリング
システムＡの文書データ記憶手段３５に複写する。

【００３４】このように、本実施の形態では、文書取り
出し情報入力手段２９により、文書データ管理システム
Ｃの識別番号及び文書データ識別番号が指定されない場
合、端末２８から入力された検索情報を文書検索情報管
理手段３０に送信して、文書データ管理システムＣの識
別番号及び文書データ識別番号を要求し、文書検索情報
管理手段３０により、受信した検索情報に基づいて文書
検索情報記憶手段３１における文書検索情報ファイルを
検索し、検索条件に該当する文書検索情報ファイルに登
録されている文書データ管理システムＣの識別番号と文
書データ識別番号を読み出して文書取り出し情報入力手
段２９に返信し、文書取り出し情報入力手段２９によ
り、受信した文書データ管理システムＣの識別番号と文
書データ識別番号を、受信した文書データ管理システム
Ｃの識別番号に該当する文書データ管理システムＣの文
書データ管理手段に送信して文書データの複写要求を行
い、文書データ管理手段３２により、受信した文書デー
タ識別番号に基づいて文書データ管理情報記憶手段３３
における文書データ管理情報ファイルを検索し、該当す
る文書データ記憶手段３４における文書格納位置を読み
出し、この文書格納位置に基づいて文書データ記憶手段
３４から該当する文書データを読み出して、電子ファイ
リングシステムＡの文書データ記憶手段３５に記憶する
ように構成したため、文書データ管理システムＣから複
写したい文書データを取り出して電子ファイリングシス
テムＡに複写する際、電子ファイリングシステムＡ側で
検索して検索条件に該当する検索結果が得られた場合、
その検索結果を基に文書データ管理システムＣに複写し
たい文書データが登録されているかを検索することがで
き、複写したい文書データが文書データ管理システムＣ
に登録されている場合、その該当する文書データを読み
出して電子ファイリングシステムＡに複写することがで
きる。

【００３５】実施の形態５．図９は本発明に係る実施の
形態５の文書データを分割して取り出す手順を説明する
ための文書管理システムの構成を示すブロック図であ
る。本実施の形態は、実施の形態１〜３に適用させるこ
とができる。電子ファイリングシステムＡにおいては、
取り出しのための情報を入力する端末３６、文書取り出
し情報入力手段３７、文書検索情報管理手段３８、文書
検索情報記憶手段３９、及び分割して取り出された後の
文書データを記憶する文書データ記憶手段４４を有す
る。また、文書データ管理システムＣ（ファイルベース
Ｘ）においては、文書データ管理手段４０、文書データ
管理情報記憶手段４１、文書データ分割手段４２、文書
データ４３を有する。文書取り出し情報入力手段３７、
文書検索情報管理手段３８、文書データ管理手段４０、
文書データ分割手段４２は、Ｓ／Ｗで実現される。

【００３６】次に、図９を用いて、端末３６より指定さ
れた取り出しのための情報のうち、文書データを分割す
る要求があった場合に基づき、文書データ管理システム
Ｃに登録されている文書データを分割して取り出す例に
ついて説明する。まず、電子ファイリングシステムＡの
端末３６から取り出しのための取り出し情報を入力す
る。この取り出し情報は、文書データ管理システムＣの
文書データ記憶手段４１に保管されている文書データを
分割して電子ファイリングシステムＣの文書データ記憶
手段４４に複写する要求をするための情報である。

【００３７】文書取り出し情報入力手段３７は、取り出
し情報が端末３６から入力されると、端末３６から文書
データ管理システムＣの識別番号及び文書データ識別番
号が指定されない場合、文書検索情報管理手段３８に対
して、入力された文書タイトルなどの検索情報を送信し
て、文書データ管理システムＣの識別番号と文書データ
識別番号を要求する。端末３６から文書データ管理シス
テムＣの識別番号と文書データ識別番号が指定される場
合、文書取り出し情報入力手段３７は、文書検索情報管
理手段３８に検索要求することなく、直接該当する文書
データ管理システムＣに分割した文書データの複写要求
を行う。

【００３８】文書検索情報管理手段３８は、受信した文
書タイトルなどの検索情報に基づいて、文書検索情報記
憶手段３９における文書検索情報ファイルの文書検索情
報を検索する。このとき、文書検索情報管理手段３８
は、文書タイトルなどの検索条件に一致するものがあれ
ば、その該当する文書検索情報ファイルに登録されいて
いる情報のうち、文書データ管理システムＣの識別番号
と文書データ識別番号を読み出して文書取り出し情報入
力手段３７に返信する。

【００３９】文書取り出し情報入力手段３７は、受信し
た文書データ管理システムＣの識別番号と文書データ識
別番号を、文書データ管理システムＣの識別番号に該当
する文書データ管理システムＣの文書データ管理手段４
０に送信するとともに、文書取り出し情報の中に文書デ
ータ分割の要求があった場合、その文書データ分割要求
情報を文書データ管理手段４０に送信して、分割した文
書データの複写要求を行う。

【００４０】文書データ管理手段４０は、受信した文書
データ識別番号を基に文書データ管理情報記憶手段４１
における文書データ管理情報ファイルを検索し、文書デ
ータ記憶手段４３における文書データ格納位置情報を読
み出す。文書データ管理手段４０は、受信した文書デー
タ分割要求情報を基に文書データ分割手段４２に文書デ
ータを分割して複写させる要求を依頼するとともに、読
み出した文書データ格納位置情報を文書データ分割手段
４２に送信する。文書データ分割手段４２は、受信した
文書データ格納位置情報を基に文書データ記憶手段４３
から該当する文書データを分割して読み出して、電子フ
ァイリングシステムＣの文書データ記憶手段４４に複写
する。

【００４１】このように、本実施の形態では、文書取り
出し情報入力手段３７により、文書データ管理システム
の識別番号と文書データ識別番号が指定されない場合、
入力された検索情報を文書検索情報管理手段３８に送信
して文書データ管理システムの識別番号と文書データ識
別番号を要求し、文書検索情報管理手段３８により、受
信した検索情報に基づいて文書検索情報記憶手段３９に
おける文書検索情報ファイルを検索し、検索条件に該当
する文書検索情報ファイルに登録されている文書データ
管理システムＣの識別番号と文書データ識別番号を読み
出して文書取り出し情報入力手段３７に返信し、文書取
り出し情報入力手段３７により、受信した文書データ管
理システムＣの識別番号と文書データ識別番号を、文書
データ管理システムＣの識別番号に該当する文書データ
管理システムＣの文書データ管理手段４０に送信し、さ
らに文書データ分割要求があった場合、その文書データ
分割要求を文書データ管理手段４０に送信して、分割し
た文書データの複写要求を行い、文書データ管理手段４
０により、受信した文書データ識別番号に基づいて、文
書データ管理情報記憶手段４１における文書データ管理
情報ファイルを検索し、第２の文書データ記憶手段４３
の文書データ格納位置を読み出し、受信した文書データ
分割要求に基づいて文書データ分割手段４２に文書デー
タを分割して複写させる要求を依頼するとともに、読み
出した文書データ格納位置を文書データ分割手段４２に
送信し、文書データ分割手段４２により、受信した文書
データ格納位置に基づいて第２の文書データ記憶手段４
３から該当する文書データを分割して読み出して、電子
ファイリングシステムＡの第１の文書データ記憶手段４
４に記憶するように構成したため、文書データ管理シス
テムＣから複写したい文書データを分割して取り出して
電子ファイリングシステムＡに複写する際、電子ファイ
リングシステムＡ側で検索して検索条件に該当する結果
が得られた場合、その検索結果を基に文書データ管理シ
ステムＣに複写したい文書データが登録されているかを
検索することができ、複写したい文書データが文書デー
タ管理システムＣに登録されている場合、その該当する
文書データを分割して読み出して電子ファイリングシス
テムＡに複写することができる。このため、必要な複写
したい文書データの部分だけ取り出して複写することが
できるので、文書データ全体を取り出して複写しないで
済ませることができる。従って、文書データを取り出す
までの時間を短縮することができるとともに、通信コス
トを削減することができる。

【００４２】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、複数の電
子ファイリングシステムと、複数の電子ファイリングシ
ステムに接続された文書管理システムを有する文書管理
方式において、文書登録情報入力手段により、入力され
た文書登録要求情報を文書データ管理手段に送信して文
書登録要求を行い、文書データ管理手段により、受信し
た文書登録要求情報に該当する文書データの送信要求を
文書登録情報入力手段に行い、文書登録情報入力手段に
より、入力された文書登録要求情報に基づいて、文書デ
ータ記憶手段から該当する文書データを読み出して文書
データ管理手段に送信し、文書データ管理手段により、
受信した文書データを文書データ記憶手段に記憶すると
ともに、受信した文書登録要求情報の文書管理情報に基
づいて文書データ管理情報記憶手段における文書データ
管理情報ファイルを更新し、更新する文書データ管理情
報ファイルに所定の文書データ識別番号を設定し、その
設定した文書データ識別番号を文書登録情報入力手段に
返信し、文書登録情報入力手段により、受信した文書デ
ータ識別番号、保管先の文書データ管理システムの識別
番号からなる文書格納情報、入力された文書登録要求情
報の文書属性情報を文書検索情報管理手段に送信して文
書検索情報記憶手段の文書検索情報ファイルの更新要求
を行い、文書検索情報管理手段により、受信した文書格
納情報と文書属性情報に基づいて文書検索情報ファイル
を更新するように構成することにより、複数の電子ファ
イリングシステムから文書データ管理システムに文書登
録要求を行って、電子ファイリングシステムの文書デー
タを文書データ管理システムに保管することができると
ともに、保管した文書データを管理する文書データ管理
情報ファイルの管理情報を更新することができ、更新し
た文書データ管理情報ファイルの文書データ識別番号に
対応する文書検索情報ファイルを更新することができる
ため、複数の電子ファイリングシステムから文書データ
管理システムに保管された文書データを取り出す際、従
来のような文書データ管理システムでの記録媒体での重
複使用を発生させることなく、効率のよい文書検索を行
って所望の文書データを取り出すことができるという効
果がある。また、いずれかの電子ファイリングシステム
から文書データ管理システムに登録された文書データを
それ以外の電子ファイリングシステムが共有することが
できるため、文書データの管理を一元化することができ
るという効果がある。

【００４３】請求項２記載の発明によれば、文書共有情
報入力手段により、入力された文書データ管理システム
の識別番号に該当する文書データ管理システムの文書デ
ータ管理手段に文書データ管理システムの識別番号と入
力された文書データ識別番号、及び共有のための登録情
報を送信して文書データの共有を要求し、文書データ管
理手段により、受信した文書データ識別番号と共有のた
めの登録情報に基づいて、該当する文書データ識別番号
の文書データ管理情報記憶手段における文書データ管理
情報ファイルの共有情報を更新し、更新した文書データ
管理情報ファイルの文書データ識別番号を文書共有情報
入力手段に返信し、文書共有情報入力手段により、受信
した文書データ識別番号と共有先の文書データ管理シス
テムの識別番号からなる文書格納情報、及び入力された
検索情報となる文書属性情報の登録情報を文書検索情報
管理手段に送信して更新依頼を行い、文書検索情報管理
手段により、受信した文書格納情報及び文書属性情報に
基づいて文書検索情報記憶手段の文書検索情報ファイル
を更新するように構成することにより、電子ファイリン
グシステムから文書管理システムに保管された文書デー
タを電子ファイリングシステムが共有することができる
ため、文書データの管理を文書管理システムに行わせる
ことにより、文書データの管理を一元化することがで
き、文書データを重複して登録しないで済ませることが
でき、記録媒体の資源を有効に使用することができると
いう効果がある。

【００４４】請求項３記載の発明によれば、文書検索手
段により、入力された検索情報を文書検索情報管理手段
に送信して検索要求を行い、文書検索情報管理手段によ
り、受信した検索情報に基づいて文書検索情報記憶手段
における文書検索情報ファイルを検索して検索結果を文
書検索手段に返信し、文書検索手段により、検索結果を
端末の表示部に表示するように構成することにより、電
子ファイリングシステムから文書データ管理システムに
保管された文書データを取り出す際、取り出したい該当
する文書データが文書データ管理システムに保管されて
いるかを電子ファイリングシステムの端末側で知ること
ができる。また、電子ファイリングシステムが共有する
文書データが文書データ管理システムに保管されている
かを電子ファイリングシステムの端末側で知ることがで
きる。

【００４５】請求項４記載の発明によれば、文書取り出
し情報入力手段により、文書データ管理システムの識別
番号及び文書データ識別番号が指定されない場合、入力
された検索情報を文書検索情報管理手段に送信して、文
書データ管理システムの識別番号及び文書データ識別番
号を要求し、文書検索情報管理手段により、受信した検
索情報に基づいて文書検索情報記憶手段における文書検
索情報ファイルを検索し、検索条件に該当する文書検索
情報ファイルに登録されている文書データ管理システム
の識別番号と文書データ識別番号を読み出して文書取り
出し情報入力手段に返信し、文書取り出し情報入力手段
により、受信した文書データ管理システムの識別番号と
文書データ識別番号を、受信した文書データ管理システ
ムの識別番号に該当する文書データ管理システムの文書
データ管理手段に送信して文書データの複写要求を行
い、文書データ管理手段により、受信した文書データ識
別番号に基づいて文書データ管理情報記憶手段における
文書データ管理情報ファイルを検索し、該当する文書デ
ータ記憶手段における文書格納位置を読み出し、この文
書格納位置に基づいて文書データ記憶手段から該当する
文書データを読み出して、電子ファイリングシステムＡ
の文書データ記憶手段に記憶するように構成することに
より、文書データ管理システムから複写したい文書デー
タを取り出して電子ファイリングシステムに複写する
際、電子ファイリングシステム側で検索して検索条件に
該当する検索結果が得られた場合、その検索結果を基に
文書データ管理システムに複写したい文書データが登録
されているかを検索することができ、複写したい文書デ
ータが文書データ管理システムに登録されている場合、
その該当する文書データを読み出して電子ファイリング
システムに複写することができるという効果がある。

【００４６】請求項５記載の発明によれば、文書取り出
し情報入力手段により、文書データ管理システムの識別
番号と文書データ識別番号が指定されない場合、入力さ
れた検索情報を文書検索情報管理手段に送信して文書デ
ータ管理システムの識別番号と文書データ識別番号を要
求し、文書検索情報管理手段により、受信した検索情報
に基づいて文書検索情報記憶手段における文書検索情報
ファイルを検索し、検索条件に該当する文書検索情報フ
ァイルに登録されている文書データ管理システムの識別
番号と文書データ識別番号を読み出して文書取り出し情
報入力手段に返信し、文書取り出し情報入力手段によ
り、受信した文書データ管理システムの識別番号と文書
データ識別番号を、文書データ管理システムの識別番号
に該当する文書データ管理システムの文書データ管理手
段に送信し、文書データ分割要求があった場合、その文
書データ分割要求を文書データ管理手段に送信して、分
割した文書データの複写要求を行い、文書データ管理手
段により、受信した文書データ識別番号に基づいて、文
書データ管理情報記憶手段における文書データ管理情報
ファイルを検索し、文書データ記憶手段の文書データ格
納位置を読み出し、受信した文書データ分割要求に基づ
いて文書データ分割手段に文書データを分割して複写さ
せる要求を依頼するとともに、読み出した文書データ格
納位置を文書データ分割手段に送信し、文書データ分割
手段により、受信した文書データ格納位置に基づいて文
書データ記憶手段から該当する文書データを分割して読
み出して、電子ファイリングシステムの文書データ記憶
手段に記憶するように構成することにより、文書データ
管理システムから複写したい文書データを分割して取り
出して電子ファイリングシステムに複写する際、電子フ
ァイリングシステム側で検索して検索条件に該当する結
果が得られた場合、その検索結果を基に文書データ管理
システムに複写したい文書データが登録されているかを
検索することができ、複写したい文書データが文書デー
タ管理システムに登録されている場合、その該当する文
書データを分割して読み出して電子ファイリングシステ
ムに複写することができるため、必要な複写したい文書
データの部分だけ取り出して複写することができるの
で、文書データ全体を取り出して複写しないで済ませる
ことができ、文書データを取り出すまでの時間を短縮す
ることができるとともに、通信コストを削減することが
できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る実施の形態１の文書管理方式の
基本構成を示すブロック図である。

【図２】 実施の形態１における文書の登録手順を説明
するための文書管理方式の構成示すブロック図である。

【図３】 実施の形態１における登録時の文書登録情報
入力手段から文書データ管理手段へ渡す情報の例を示す
図である。

【図４】 実施の形態１における文書データ管理情報の
例を示す図である。

【図５】 実施の形態１における文書検索情報として保
管される情報の例を示す図である。

【図６】 本発明に係る実施の形態２の文書データ共有
の手順を説明するための文書管理方式の構成を示すブロ
ック図である。

【図７】 本発明に係る実施の形態３の文書情報の検索
手順を説明するための文書管理方式の構成を示すブロッ
ク図である。

【図８】 本発明に係る実施の形態４の文書データ取り
出し手順を説明するための文書管理方式の構成を示すブ
ロック図である。

【図９】 本発明に係る実施の形態５の文書データを分
割して取り出す手順を説明するための文書管理方式の構
成を示すブロック図である。

【符号の説明】

１，４，１１，１９，２６，３０，３８ 文書検索情報
管理手段、２，５ 文書データアクセス手段、３，６，
１３，２０，２７，３１，３９ 文書検索情報記憶手
段、７，１４，２１，３２，４０ 文書データ管理手
段、８，１２，１５，２２，３４，３５，４３，４４
文書データ記憶手段、９，１７，２４，２８，３６ 端
末、１０ 文書登録情報入力手段、１６，２３，３３，
４１ 文書データ管理情報記憶手段、１８ 文書共有情
報入力手段、２５ 文書検索手段、２９，３７ 文書取
り出し情報入力手段、４０ 文書データ管理手段、４２
文書データ分割手段。

フロントページの続き (72)発明者 菊地 京子 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書登録情報入力手段と、第１の文書デ
   ータ記憶手段と、文書検索情報管理手段と、文書検索情
   報記憶手段とを有する複数の電子ファイリングシステム
   と、複数の電子ファイリングシステムに接続され、かつ
   文書データ管理手段と、第２の文書データ記憶手段と、
   文書データ管理情報記憶手段とを有する文書データ管理
   システムとからなる文書管理方式において、 文書登録情報入力手段は、入力された文書登録要求情報
   を文書データ管理手段に送信して文書登録要求を行い、 文書データ管理手段は、受信した文書登録要求情報に該
   当する文書データの送信要求を文書登録情報入力手段に
   行い、 文書登録情報入力手段は、入力された文書登録要求情報
   に基づいて、第１の文書データ記憶手段から該当する文
   書データを読み出して文書データ管理手段に送信し、 文書データ管理手段は、受信した文書データを第２の文
   書データ記憶手段に記憶するとともに、受信した文書登
   録要求情報の文書管理情報に基づいて文書データ管理情
   報記憶手段における文書データ管理情報ファイルを更新
   し、更新する文書データ管理情報ファイルに所定の文書
   データ識別番号を設定し、その設定した文書データ識別
   番号を文書登録情報入力手段に返信し、 文書登録情報入力手段は、受信した文書データ識別番
   号、保管先の文書データ管理システムの識別番号からな
   る文書格納情報、入力された文書登録要求情報の文書属
   性情報を文書検索情報管理手段に送信して文書検索情報
   記憶手段の文書検索情報ファイルの更新要求を行い、 文書検索情報管理手段は、受信した文書格納情報と文書
   属性情報に基づいて文書検索情報ファイルを更新するこ
   とを特徴とする文書管理方式。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理方式におい
   て、文書共有情報入力手段を有し、文書共有情報入力手
   段は、入力された文書データ管理システムの識別番号に
   該当する文書データ管理システムの文書データ管理手段
   に文書データ管理システムの識別番号と入力された文書
   データ識別番号、及び電子ファイリングシステムが共有
   するための登録情報を送信して文書データの共有を要求
   し、 文書データ管理手段は、受信した文書データ識別番号と
   共有のための登録情報に基づいて、該当する文書データ
   識別番号の文書データ管理情報記憶手段における文書デ
   ータ管理情報ファイルの共有情報を更新し、更新した文
   書データ管理情報ファイルの文書データ識別番号を文書
   共有情報入力手段に返信し、 文書共有情報入力手段は、受信した文書データ識別番号
   と共有先の文書データ管理システムの識別番号からなる
   文書格納情報、及び入力された検索情報となる文書属性
   情報の登録情報を文書検索情報管理手段に送信して更新
   依頼を行い、 文書検索情報管理手段は、受信した文書格納情報及び文
   書属性情報に基づいて文書検索情報記憶手段の文書検索
   情報ファイルを更新することを特徴とする文書管理方
   式。
3. 【請求項３】 請求項１、２の何れかに記載の文書管理
   方式において、文書検索手段を有し、文書検索手段は、
   入力された検索情報を文書検索情報管理手段に送信して
   検索要求を行い、 文書検索情報管理手段は、受信した検索情報に基づいて
   文書検索情報記憶手段における文書検索情報ファイルを
   検索して検索結果を文書検索手段に返信し、 文書検索手段は、検索結果を表示部に表示することを特
   徴とする文書管理方式。
4. 【請求項４】 請求項１〜３の何れかに記載の文書管理
   方式において、文書取り出し情報入力手段を有し、文書
   取り出し情報入力手段は、文書データ管理システムの識
   別番号及び文書データ識別番号が指定されない場合、入
   力された検索情報を文書検索情報管理手段に送信して、
   文書データ管理システムの識別番号及び文書データ識別
   番号を要求し、 文書検索情報管理手段は、受信した検索情報に基づいて
   文書検索情報記憶手段における文書検索情報ファイルを
   検索し、検索条件に該当する文書検索情報ファイルに登
   録されている文書データ管理システムの識別番号と文書
   データ識別番号を読み出して文書取り出し情報入力手段
   に返信し、 文書取り出し情報入力手段は、受信した文書データ管理
   システムの識別番号と文書データ識別番号を、受信した
   文書データ管理システムの識別番号に該当する文書デー
   タ管理システムの文書データ管理手段に送信して文書デ
   ータの複写要求を行い、 文書データ管理手段は、受信した文書データ識別番号に
   基づいて文書データ管理情報記憶手段における文書デー
   タ管理情報ファイルを検索し、該当する第２の文書デー
   タ記憶手段における文書格納位置を読み出し、この文書
   格納位置に基づいて第２の文書データ記憶手段から該当
   する文書データを読み出して、電子ファイリングシステ
   ムの第１の文書データ記憶手段に記憶することを特徴と
   する文書管理方式。
5. 【請求項５】 請求請１〜３に何れかに記載の文書管理
   方式において、文書取り出し情報入力手段と文書データ
   分割手段を有し、文書取り出し情報入力手段は、文書デ
   ータ管理システムの識別番号と文書データ識別番号が指
   定されない場合、入力された検索情報を文書検索情報管
   理手段に送信して文書データ管理システムの識別番号と
   文書データ識別番号を要求し、 文書検索情報管理手段は、受信した検索情報に基づいて
   文書検索情報記憶手段における文書検索情報ファイルを
   検索し、検索条件に該当する文書検索情報ファイルに登
   録されている文書データ管理システムの識別番号と文書
   データ識別番号を読み出して文書取り出し情報入力手段
   に返信し、 文書取り出し情報入力手段は、受信した文書データ管理
   システムの識別番号と文書データ識別番号を、文書デー
   タ管理システムの識別番号に該当する文書データ管理シ
   ステムの文書データ管理手段に送信し、文書データ分割
   要求があった場合、その文書データ分割要求を文書デー
   タ管理手段に送信して、分割した文書データの複写要求
   を行い、 文書データ管理手段は、受信した文書データ識別番号に
   基づいて、文書データ管理情報記憶手段における文書デ
   ータ管理情報ファイルを検索し、第２の文書データ記憶
   手段の文書データ格納位置を読み出し、受信した文書デ
   ータ分割要求に基づいて文書データ分割手段に文書デー
   タを分割して複写させる要求を依頼するとともに、読み
   出した文書データ格納位置を文書データ分割手段に送信
   し、 文書データ分割手段は、受信した文書データ格納位置に
   基づいて第２の文書データ記憶手段から該当する文書デ
   ータを分割して読み出して、電子ファイリングシステム
   の第１の文書データ記憶手段に記憶することを特徴とす
   る文書管理方式。