JPH11288417A

JPH11288417A - ドキュメント管理システム

Info

Publication number: JPH11288417A
Application number: JP10088601A
Authority: JP
Inventors: Makoto Hojo; 誠北條
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1998-04-01
Filing date: 1998-04-01
Publication date: 1999-10-19

Abstract

(57)【要約】【課題】本発明は電子化したドキュメントの管理シス
テムに関し、ドキュメントの収納フォルダを各従業員毎
に割り当てている場合の定義データの作成と保守・管理
にかかわる煩雑な作業を大幅に逓減する手段を提供する
ことを課題とする。【解決手段】電子化したドキュメントをそのドキュメ
ント属性に基づいて仕分けし、仕分けした属性毎に設け
たフォルダに格納する際、前記属性を定めるデータを複
数の副属性のデータに分解して階層付け、それぞれの副
属性のデータを入力する入力手段１と、前記階層付けら
れた複数の副属性のデータ間を連携し、仕分け先フォル
ダに対応させる編集手段３と、前記入力された複数の副
属性のデータを階層化状態で格納する属性データの保持
領域２と、前記編集手段によって編集された属性データ
を格納する保持領域４とを備えて構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子化したドキュメ
ントの管理システムに関し、特にドキュメントの所定位
置に記載されている所定の文字列によって当該ドキュメ
ントを振り分け、収納先のフォルダ等の領域を決定する
振り分け用文字列の入力手段に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子化ドキュメントをフォルダに受信し
た際に、ドキュメントの属性やドキュメント内に記載さ
れている文字列／符号／数字等のデータからなる連鎖条
件データをキーとしてドキュメントを分類し、収納先フ
ォルダ（宛て先のフォルダ）を決定する。

【０００３】図９は従来の振分情報（定義データ）の説
明図であり、同図Ａはドキュメントであり、同図Ｂは定
義データである。ドキュメント１００は、社内での連絡
文書であり、発信部署に併記して、宛て先部署およびメ
モに授業員名が記載されている。そして、ドキュメント
１００の第１行目は、宛て先「開発部開発課山田プロジ
ェクト殿」であり、「開発部」，「開発課」，「山田プ
ロジェクト」の３個の単位となる文字列が連鎖して記載
され、末行のメモ欄には「原田」が付記されている。

【０００４】一般に、企業体での組織単位には固有のコ
ード系が設定され、それぞれの「部」，「課」，「プロ
ジェクト」等毎に固有のコードが付与され、更に授業員
「原田」にも固有の従業員番号が付与されている。

【０００５】例えば、「開発部；７２３」，「開発課；
７２３２」，「山田プロジェクト；７２３２−ＹＰ」，
「原田；３７１３２３：」であり、上記のような連絡文
書では、発信手段に応じて、漢字の「開発部」を用いた
り、コードの「７２３」を用いる場合がある。

【０００６】従って、受信側は受け取った社内文書を配
送する時の宛て先仕分標記として、漢字／コードのいず
れにも対処できるようにする必要がある。同図Ｂの定義
データ１０１は、上記のドキュメント１００における
「開発部開発課山田プロジェクト殿」およびメモ欄の
「原田」を仕分け条件として、これら４個の仕分け単位
に，漢字とコードを組み合わせた条件キーを設定したも
のであり、図示するように、それぞれの文字列「開発部
／開発課／山田プロジェクト／原田」毎に、漢字で定義
した条件文（・・・に文字列「・・・を含む）とコード
で定義した条件文（・・・が文字列・・・で始まる）を
論理和「または」で結び、さらにこの二つの条件文同士
を論理積「かつ」で結合している。

【０００７】つまり、定義データ１０１では、一つ目の
中括弧内で「部」を定義し、二つ目の中括弧内で「課」
を定義し、三つ目の中括弧内で山田プロジェクトが開発
中の商品名「ＬＩＳＴＷＡＲＥ」と山田プロジェクトの
コードを定義し、最後の中括弧内で「従業員」をコード
または氏名で定義している。

【０００８】図８は従来のシステム構成図であり、図に
おいて、１０は振分情報入力手段、４０は振分情報保有
領域、８０は振分フォルダ、９０は受信フォルダ、６０
は振分処理部であって、ドキュメント読出部６１と振分
情報読出部６２と振分先判定部６３とドキュメント書込
部６４を含んでいる。

【０００９】振分情報入力手段１０から入力した定義デ
ータ１０１（図９）は振分情報保有領域４０内に振分フ
ォルダ８０の個別対応に分類して格納される。また、種
々の部門で作成された各ドキュメントが配信されてくる
と受信フォルダ９０で保持される。

【００１０】振分処理部６０は振分情報保有領域４０か
ら読み出した振分情報に基づいて、配信されてきた各種
ドキュメント中に記載されている振り分け用の文字列等
を判定し、その判定結果に応じた振分先の振分フォルダ
（１乃至ｎ）にドキュメントを書き込む。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】ドキュメントの収納フ
ォルダを各従業員毎に割り当てている場合、前記の定義
データ１０１は従業員毎に用意される。

【００１２】従って、前記定義データ１０１を原田用に
作成した際に、同一のプロジェクトに属している担当者
が何人もいる場合、単にメモ欄の氏名部分が異なるだけ
であるにもかかわらず、全く同一の定義データを再び、
「部」，「課」，「プロジェクト」・・・のように作成
する作業が必要であった。

【００１３】また、結婚等による改姓があれば当人の定
義データを再作成し、或いは、組織変更や人事移動があ
れば、該当社員全員の定義データを初手から作成すると
いう保守・管理にかかわる煩雑な作業を要求される問題
があった。

【００１４】本発明はこのような点にかんがみて発明し
たものであり、定義データ作成の手間を大幅に逓減する
ことが出来る手段を提供することを課題とする。

【００１５】

【課題を解決するための手段】上記の課題は下記の如く
に構成された本発明によるドキュメント管理システムに
よって解決される。

【００１６】図１は、本発明の請求項１記載の原理構成
図であり、電子化した文書（ドキュメント）をそのドキ
ュメント属性に基づいて仕分けし、仕分けした属性毎に
設けたフォルダに格納するドキュメント管理システムで
あって、前記属性を定めるデータを複数の副属性のデー
タに分解して階層付け、それぞれの副属性のデータを入
力する入力手段１と、前記階層付けられた複数の副属性
のデータ間を連携し、仕分け先の領域に対応させる編集
手段３と、前記入力された複数の副属性のデータを階層
化状態で格納する属性データの保持領域２と、前記編集
手段によって編集された属性データを格納する保持領域
４と、を備えた構成とする。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、図面を併用して本発明の実
施の形態を詳細に説明する。図２は本発明の実施の形態
のシステム構成図であり、同図において、１１は入力
部、２０はソースの振分情報２１と編集済振分情報４１
を含む保有領域、であり、図８における符号と同一符号
は同一物を示す。

【００１８】本発明の実施の形態による構成を説明する
前に、本発明による操作及びこの操作がもたらす作用を
説明する。本発明における定義データは図９Ｂに示した
従来の定義データ１０１内の中括弧毎に個別に入力し階
層付けて保持するものである。そして、図４は実施の形
態の振分情報（定義データ）の説明図であり、２０１は
基準レベルフォルダ（受信フォルダ対応）内にセットす
る定義データ、２０２は第１レベルフォルダ（部対応フ
ォルダ）内にセットする定義データ、２０３は第２レベ
ルフォルダ（課対応フォルダ）内にセットする定義デー
タ、２０４は第３レベルフォルダ（プロジェクト対応フ
ォルダ）内にセットする定義データ、２０５は同じく第
３レベルフォルダ（プロジェクト対応フォルダ）内にセ
ットする定義データをそれぞれ示している。

【００１９】この定義データの入力を図５の振分条件キ
ーの入力画面説明図に併用して説明する。入力画面３０
０上には３０１乃至３１２で示される各種のフィールド
及びアイコンが設定されている。

【００２０】図４における定義データ２０１の入力例で
説明する。最初、基準レベルフォルダ内に下位の第１レ
ベルフォルダ（ＤＥＶ−ＦＯＬＤＥＲ）への連携を示す
条件データを設定する。

【００２１】フィールド３０１に「ＤＥＶ−ＦＯＬＤＥ
Ｒ」なる名称の下位階層の定義キーフォルダ名を入力す
る。この入力にはアイコン「参照」３０２をクリックし
て、新ウインドウを開き、ドキュメント管理システムに
存在するフォルダの一覧（図示せず）が表示されるの
で、その中から上記の「ＤＥＶ−ＦＯＬＤＥＲ」を選択
する。

【００２２】フィールド３０３には「ドキュメントのタ
イトル」なる条件キー（ドキュメントの属性）が入力さ
れている。この入力はフィールド３０３の右端の逆三角
マークをクリックして、プルダウンの新ウインドウを開
き、ドキュメント管理システムが予め用意してあるキー
の一覧（ユーザＩＤ，ジョブ名，ドキュメントのタイト
ル，ジョブ番号，コメント等）を表示させ、その中から
選択するか、適切なキーがリストにない場合はアイコン
「キー編集」３０８をクリックすることで図６に示す入
力画面を開いて、後述する手順で適切な条件キーを入力
する。

【００２３】フィールド３０４には、「開発部」なる条
件文字列を図示しないキーボード等から入力する。この
フィールド３０４に文字列を入力し、フィールド３０５
に表示されている結び文節が（」を含む）でよければ、
アイコン「追加」３０６をクリックして、条件文字列入
力用のフィールド３０４への入力に戻る。

【００２４】ここまでの入力が完了すると、フィールド
３０９内に、設定した条件データ（ドキュメントのタイ
トルが文字列「開発部」を含む）が表示される。更に、
図４の定義データ２０１は論理和（または）を設定し、
更に、部コード「７２３」をセットしているので、アイ
コン論理条件３０７の（ＯＲ）をクリックし、再度、フ
ィールド３０４に、「７２３」なる条件文字列を図示し
ないキーボード等から入力する。このフィールド３０４
に文字列を入力してから、フィールド３０５に表示され
ている結び文節を替えるため、フィールド３０５の右端
の逆三角マークをクリックして、プルダウンの新ウイン
ドウを開き、予め用意してある結び文節一覧（」で始ま
る，」で終わる，」を含む，」と一致する）等の中から
（」で始まる）を選択する。

【００２５】以上の操作で図４における定義データ２０
１が完了するので、アイコン「ＯＫ」３１１をクリック
する。次に同様の手順で、第１レベルフォルダ内に下位
の第２レベルフォルダ（ＳＥＣ−ＦＯＬＤＥＲ）への連
携を示す条件データを設定し、また、第２レベルフォル
ダ内に下位の第３レベルフォルダ（ＰＲＯ−ＦＯＬＤＥ
Ｒ）への連携を示す条件データを設定し、また、第３レ
ベルフォルダ内に下位の第４レベルフォルダ（ＰＥＲ−
ＦＯＬＤＥＲ）への連携を示す条件データを設定する。

【００２６】上記の設定を完了すると、図３に示す定義
データの階層化が完成する。即ち、図３はソース振分情
報の階層展開図であり、同図において、４００は基準レ
ベルフォルダ、４１１と４１２は第１レベルフォルダ、
４２１乃至４２３は第２レベルフォルダ、４３１乃至４
３４は第３レベルフォルダ、４４１乃至４４５は第４レ
ベルフォルダ、をそれぞれ示し、また、４５１乃至４５
７はドキュメントフォルダである。

【００２７】そして、基準レベルフォルダ４００内には
定義データ２０１（図４）が保持されて、第１レベルフ
ォルダ４１１への連携を示し、第１レベルフォルダ４１
１内には定義データ２０２（図４）が保持されて、第２
レベルフォルダ４２１への連携を示し、第２レベルフォ
ルダ４２１内には定義データ２０３（図４）が保持され
て、第３レベルフォルダ４３１への連携を示し、第３レ
ベルフォルダ４３１内には定義データ２０４と２０５
（図４）が保持されて、第４レベルフォルダ４４１への
連携を示している。

【００２８】一方、上述した図５の入力画面３００にお
いて、アイコン「キー編集」３０８をクリックした時の
操作を説明する。図６はアイコン「キー編集」３０８を
クリックした時に開かれる新ウインドウであり、振分条
件ユーザ定義キー入力画面説明図である。

【００２９】図において、５００は入力画面であり、５
０１は条件キーの入力フィールド、５０２ａは「頁」，
５０２ｂは「行目」，５０２ｃ乃至５０２ｄは「桁」を
それぞれ入力するフィールド、５０４は設定済条件キー
の確認をとる表示フィールドである。

【００３０】この画面から条件キーを入力する際には、
予めユーザがレイアウトした文書が対象となる。フィー
ルド５０１内に図示しないキーボード等によって文字
列、例えば「顧客名」や「開発元部署」等を入力し、当
該文字列が前記文書の何頁，何行目，何桁乃至何桁に記
載されているとして定義入力する。この入力データは表
示フィールド５０４によって確認できる。

【００３１】以下は図２及び図７を併用して構成と作用
を説明する。図３のソース振分情報の階層展開図は、図
２におけるソースの振分情報２１の格納形態の説明であ
る。そして、入力部１１の詳細な機能ブロックは図７で
開示する。

【００３２】図７は入力手段の機能ブロック図であり、
図において、６００は入力画面処理部であって、図５の
入力画面３００内のフィールド／アイコンを操作するも
のである。

【００３３】即ち、ウインドウ管理部６６０はディスプ
レイに開かれているウインドウ、およびその中で現在の
アクティブなウインドウを認知している。カーソル管理
部６５０はディスプレイ上を移動するカーソル（例え
ば，マウス）の位置とクリックの状態を検出する。クリ
ック信号が発生するとカーソル管理部６５０はその位置
を属性判定部６０１に通知する。

【００３４】属性判定部６０１はクリックがフィールド
位置またはアイコン位置かを判定し、判定に応じていず
れかの管理部（フィールド管理部６０２，アイコン管理
部６１２）を起動する。

【００３５】フィールド管理部６０２が起動された場合
は、４種のフィールドのいずれかを判定し、該当する入
力部に制御を移す。例えば、カーソル位置が図５のフィ
ールド３０１であればフォルダ名入力部６０３を起動
し、カーソル位置が図５のフィールド３０３であれば条
件キー入力部６０４を起動するように管理する。

【００３６】また、アイコン管理部６１２が起動された
場合は、９種のアイコン（参照，論理条件，キー編集，
追加，削除，ＯＫ，キャンセル，二つの逆三角マーク）
のいずれかを判定し、該当するアイコン処理部に制御を
移し、且つウインドウ管理部６６０に依頼して新ウイン
ドウを開かせる。例えば、カーソル位置が図５のキー編
集３０８であれば、キー編集処理部６２３を起動し、且
つウインドウ管理部６６０に依頼して図６に示す入力画
面５００を開かせる。

【００３７】入力部１１によってソースの振分情報２１
が図３に示すような階層付けでそれぞれのレベルフォル
ダに保持された後に、編集処理部３０を起動する。編集
処理部３０はソースの振分情報２１を読み出し、編集し
て編集済振分情報４１を格納する。例えば、図３におけ
る従業員「原田」の用のドキュメントフォルダ４５２で
あれば、最上位の基準レベルフォルダ４００から逐次定
義データの連携を手繰り、第１レベルフォルダ４１１，
第２レベルフォルダ４２１，第３レベルフォルダ４３１
から第４レベルフォルダを介してドキュメントフォルダ
４５２までの定義データが編集される。

【００３８】以上、本発明の理解をよりよくする実施の
形態で説明したが、本発明の対象となるドキュメントは
社内文書等に限定されるものでなく、企業体間で行なう
取引契約上発生する各種の契約書なども本発明の対象と
なる好適なドキュメントである。

【００３９】また、本発明では企業内組織の変更に伴
う、個人の転属や移動、また担当部署の発生消滅および
部門の合併や併合分離に伴うドキュメントの更新にも十
分に対応している。

【００４０】また、上で説明した機能及び処理を通常の
コンピュータ（ＣＰＵ，メモリ，入出力装置，補助記憶
装置等を備えたコンピュータ）と、その上で実行される
プログラムで実現してもよい。

【００４１】その場合、プログラムは例えばフロッピー
（登録商標）ディスク等のようなコンピュータ読み取り
可能な可搬型の記録媒体に記録され、実行時にメモリに
ロードされてＣＰＵにより実行される。

【００４２】

【発明の効果】上記した本発明の効果を箇条書きすれ
ば、１）大規模なドキュメントシステムにおける仕分け条件
の定義を容易にすることができる効果を奏する。２）大規模なドキュメントシステムにおける仕分け条件
の定義の保守・管理を簡潔にすることができる効果を奏
する。３）仕分けられるドキュメントのフローが明瞭となる効
果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】請求項１記載の原理構成図である。

【図２】本発明の実施の形態のシステム構成図である。

【図３】ソース振分情報の階層展開図である。

【図４】実施の形態の振分情報（定義データ）の説明図
である。

【図５】振分条件キーの入力画面説明図である。

【図６】振分条件ユーザ定義キー入力画面説明図であ
る。

【図７】入力手段の機能ブロック図である。

【図８】従来のシステム構成図である。

【図９】従来の振分情報（定義データ）の説明図であ
る。

【符号の説明】

１入力手段２階層付けた属性データ保持領域３編集手段４編集済の属性データ保持領域１０振分情報入力手段１１入力部２０保有領域２１ソースの振分情報３０編集処理部４０振分情報保有領域４１編集済振分情報６０振分処理部８０振分フォルダ９０受信フォルダ１００ドキュメント１０１定義データ２０１，２０２，２０３，２０４，２０５定義データ３００，５００入力画面４００基準レベルフォルダ４１１第１レベルフォルダ４２１第２レベルフォルダ４３１第３レベルフォルダ４４１第４レベルフォルダ４５１ドキュメントフォルダ６００入力画面処理部６０１属性判定部６０２フィールド管理部６１２アイコン管理部６５０カーソル管理部６６０ウインドウ管理部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子化したドキュメントをそのドキュメ
ント属性に基づいて仕分けし、仕分けした属性毎に設け
た領域に格納するドキュメント管理システムであって、前記属性を定めるデータを複数の副属性のデータに分解
して階層付け、それぞれの副属性のデータを入力する入
力手段と、前記階層付けられた複数の副属性のデータ間を連携し、
仕分け先領域に対応させる編集手段と、前記入力された複数の副属性のデータを階層化状態で格
納する属性データの保持領域と、前記編集手段によって編集された属性データを格納する
保持領域と、を備えたことを特徴とするドキュメント管
理システム。
【請求項２】電子化されたドキュメントの属性を定め
るデータを複数の副属性のデータに分解して階層付け、
それぞれの副属性のデータを入力させる入力機能と、前記階層付けられた複数の副属性のデータ間を連携し、
仕分け先の領域に対応させる編集機能と、前記入力された複数の副属性のデータを階層化状態で対
応する領域に格納させる格納機能と、を有するコンピュータプログラムを格納したコンピュー
タ読み取り可能な記録媒体。