JPH11289347A - 電子メール・システムおよび電子メール配信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メール・システムにおいて、文書承認機
能を容易に実現する。 【解決手段】 電子メールの送受信を行う複数の端末装
置１ａ，１ｂ，１ｃ…と、これらと接続するサーバ装置
２とからなる電子メール・システムにおいて、各端末装
置１ａ，１ｂ，１ｃ…には、前記電子メールのヘッダ内
に複数の送信先アドレスを設定するアドレス設定手段と
（Ｓ１０１，Ｓ１０２）、各送信先アドレスの間での転
送可否情報となる承認フラグを設定または更新するフラ
グ設定手段と（Ｓ１０８〜Ｓ１１０）を設け、前記サー
バ装置２には、複数の送信先アドレスが設定された電子
メールを各送信先アドレスに所定の順で配信する配信制
御手段と（Ｓ１０６，Ｓ１１４）、前記承認フラグを基
にその電子メールを次の順の端末装置に配信するか否か
を判断する転送判断手段と（Ｓ１１３）を設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの授受
を行う電子メール・システムに関するものであり、また
電子メール・システムを構成するコンピュータにて用い
られる電子メール配信プログラムを記録した記録媒体に
関するものである。

【０００２】

【従来の技術】電子メール・システム（ＥＭＳ；Electr
onic Mail System）とは、電子メールの授受のために複
数のコンピュータによって構成されるシステムであり、
例えば図７に示すように、電子メールの送受信端末とし
て機能する複数のメール・クライアント１０ａ，１０
ｂ，１０ｃ…と、これらに接続して電子メールの配信を
行うメール・サーバ２０とを備えているものである。さ
らに、メール・サーバ２０は、インターネットやイント
ラネットと呼ばれるネットワーク３０等を介して、他の
メール・サーバ２０およびメール・クライアント１０
ｄ，１０ｅ…（他の電子メール・システム）と接続して
いる。

【０００３】また、電子メール・システムでは、一般
に、予め定められたメッセージ・フォーマットに基づい
て電子メールの授受を行うようになっている。例えば、
上述のようにインターネット等のネットワークを介して
電子メールの授受を行う場合には、ＲＦＣ＃８２２（St
andard for ARPA Internet Text Messages）で規定され
ているメッセージ・フォーマットをベースにしている。
なお、ＲＦＣ＃８２２のメッセージ・フォーマットで
は、電子メールの送信先、日付、発信元等に関する情報
をメッセージ・ヘッダと呼び、電子メールの本文をメッ
セージ・ボディと呼んでいる。また、メッセージ・ヘッ
ダ内には、メッセージ・ヘッダの送信先（destination)
を特定する情報のための領域として、“to”，“cc”，
“bcc ”等のフィールド（以下、これらを“to”フィー
ルドと称す）が含まれている。

【０００４】このようなＲＦＣ＃８２２をベースにする
ことにより、上述のように構成された電子メール・シス
テムでは、例えば、あるメール・クライアント１０ａか
らメール・サーバ２０へ電子メールの送信があると、メ
ール・サーバ２０がその電子メールのメッセージ・ヘッ
ダを解析し、そのメッセージ・ヘッダ内に記述された送
信先を特定する情報に基づいて、送信された電子メール
をメール・サーバ２０が他のメール・クライアント１０
ｂ，１０ｃ…に配信するようになっている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、近年では、
企業内等においても文書の電子化が進み、従来の紙ベー
スの文書交換に代わって、電子メール・システムを利用
した電子文書の交換が行われている。しかしながら、上
述した従来の電子メール・システムを利用した場合に
は、企業内等の文書交換で頻繁に行われる文書内容の承
認に容易に対応することができない。例えば、ＲＦＣ＃
８２２をベースとする電子メール・システムでは、紙ベ
ースの文書交換時に行われているような文書内容の承認
機能が実現されていない。これは、ＲＦＣ＃８２２が、
テキスト形式の電子メールを発信元から送信先へ配信す
る仕組みを規定するものであり、その電子メールに対す
る承認等の概念を含んでいないためである。

【０００６】したがって、従来の電子メール・システム
を利用した場合に、電子メールのメッセージ・ボディの
内容を承認するためには、例えば、発信元のメール・ク
ライアント１０ａから一旦承認者が操作するメール・ク
ライアント１０ｂへ電子メールを送信し、承認者が電子
メールのメッセージ・ボディの内容を確認した後、その
メール・クライアント１０ｂから目的の送信先へ電子メ
ールを転送することが必要になってしまう。つまり、承
認者のメール・クライアント１０ｂにおいて、電子メー
ルを転送するための設定操作（承認者による手動のオペ
レーション）が必要となってしまい、結果として承認者
の負担が大きくなってしまう。

【０００７】そこで、本発明は、文書承認機能の実現を
容易にするために、承認者のメール・クライアントを自
動的に経由して電子メールの送信を行う回覧機能と、そ
の承認者による承認が得られなければ送信元のメール・
クライアントに電子メールを返送する承認（転送可否判
断）機能とを有している電子メール・システムを提供す
ることを目的とする。また、本発明は、電子メール・シ
ステムを構成するコンピュータ上において、文書承認機
能の実現容易化のために、回覧機能および承認機能の実
現を可能にするための電子メール配信プログラムを記録
した記録媒体を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成するために案出されたもので、請求項１記載の電子メ
ール・システムは、電子メールの送信および受信を行う
複数の端末装置と、各端末装置と接続するサーバ装置と
からなり、ある端末装置から前記サーバ装置へ電子メー
ルの送信があると、その電子メールのヘッダ内に記述さ
れた送信先アドレスに基づいて、前記サーバ装置がその
電子メールを他の端末装置に配信するように構成された
ものにおいて、前記端末装置が、前記ヘッダ内に複数の
送信先アドレスを設定するアドレス設定手段と、前記複
数の送信先アドレスの間での転送可否情報となる承認フ
ラグを前記ヘッダ内に設定または更新するフラグ設定手
段とを備えており、一方、前記サーバ装置が、前記ヘッ
ダ内に複数の送信先アドレスが設定されていると、これ
ら複数の送信先アドレスが設定された電子メールを、こ
れら複数の送信先アドレスによって特定される各端末装
置に所定の順で配信する配信制御手段と、前記配信制御
手段が配信する電子メールのヘッダ内に承認フラグが設
定されていると、その承認フラグを基にその電子メール
を次の順の端末装置に配信するか否かを判断して前記配
信制御手段に指示する転送判断手段とを備えていること
を特徴とするものである。

【０００９】請求項１記載の電子メール・システムによ
れば、ある端末装置からサーバ装置へ電子メールの送信
があると、サーバ装置は、その電子メールをヘッダ内に
記述された送信先アドレスによって特定される端末装置
に配信する。このとき、ヘッダ内に複数の送信先アドレ
スが設定されていると、サーバ装置では、各送信先アド
レスによって特定されるそれぞれの端末装置に対して、
電子メールを所定の順で配信する。しかも、電子メール
を所定の順で配信するのにあたって、その電子メールの
ヘッダ内に承認フラグが設定されていると、その承認フ
ラグを基に電子メールを次の順の端末装置に配信するか
否かを判断する。そのため、この電子メール・システム
では、端末装置からサーバ装置に電子メールの配信を依
頼する際に、その電子メールのヘッダ内に複数の送信先
アドレスを設定することで、その電子メールを各端末装
置の間を順に回覧することとなる。しかも、電子メール
の回覧先の端末装置での承認フラグの設定により、その
電子メールを次の回覧先に転送させるか否かを指示する
ことが可能となる。つまり、この電子メール・システム
を用いれば、発信元からの電子メールが、複数の回覧先
に順に配信され、しかも各回覧先において次の回覧先へ
の転送可否（承認の有無）判断のための指示が行われる
こととなる。

【００１０】また、請求項２記載の電子メール・システ
ムは、端末装置が、サーバ装置へ送信しようとする電子
メールのヘッダ内の送信先領域にその電子メールの送信
先アドレスを設定するとともに、そのヘッダ内に回覧先
アドレスを格納するための回覧先領域を確保して、この
回覧先領域内に回覧先アドレスを設定するアドレス設定
手段と、前記ヘッダ内に、前記送信先アドレスと前記回
覧先アドレスとの間での転送可否情報となる承認フラグ
を格納するためのフラグ領域を確保して、そのフラグ領
域内への承認フラグの設定または更新を行うフラグ設定
手段と、前記サーバ装置へ電子メールを送信する際に、
前記フラグ領域内の承認フラグの有無またはその承認フ
ラグの設定内容に基づいて、前記送信先領域内に設定さ
れた送信先アドレスと前記回覧先領域内に設定された回
覧先アドレスとを置き換える送信先制御手段とを備えて
いることを特徴とするものである。

【００１１】請求項２記載の電子メール・システムによ
れば、電子メールの配信依頼のため、ある端末装置がサ
ーバ装置へ電子メールを送信しようとすると、その端末
装置のアドレス設定手段が、その電子メールのヘッダ内
の送信先領域および回覧先領域に送信先アドレスおよび
回覧先アドレスを設定する。そして、送信先制御手段
は、その電子メールのヘッダ内のフラグ領域における承
認フラグの有無に基づいて、送信先領域内に設定された
送信先アドレスと回覧先領域内に設定された回覧先アド
レスとを置き換えた後に、その電子メールをサーバ装置
へ送信する。電子メールが送信されると、サーバ装置
は、その電子メールを、その電子メールの送信先領域内
に設定されたアドレスによって特定される端末装置へ配
信する。また、電子メールが配信された端末装置では、
フラグ設定手段が、配信された電子メールのフラグ領域
内に承認フラグを設定または更新する。そして、送信先
制御手段は、フラグ領域内の承認フラグの設定内容に基
づいて、送信先領域内に設定された送信先アドレスと回
覧先領域内に設定された回覧先アドレスとを置き換えた
後に、その電子メールをサーバ装置へ送信する。電子メ
ールが送信されると、サーバ装置は、その電子メール
を、その電子メールの送信先領域内に設定されたアドレ
スによって特定される端末装置へ配信する。したがっ
て、この電子メール・システムを用いれば、発信元から
の電子メールが、送信先アドレスおよび回覧先アドレス
によって特定される端末装置へ所定の順に配信され、し
かも端末装置において次の送信先への転送可否（承認の
有無）判断のための指示が行われることとなる。

【００１２】また、請求項３記載の電子メール配信プロ
グラムを記録した記録媒体は、電子メールを配信するサ
ーバ装置と接続したコンピュータにて用いられる電子メ
ール配信プログラムを記録したものであって、前記サー
バ装置に配信を依頼する電子メールのヘッダ内に複数の
送信先アドレスを設定してこれを前記サーバ装置に送信
し、その電子メールを前記複数の送信先アドレスによっ
て特定される各端末装置へ所定の順で配信させ、前記サ
ーバ装置から電子メールが配信されると、その電子メー
ルのヘッダ内に前記複数の送信先アドレスの間での転送
可否情報となる承認フラグを設定または更新してこれを
前記サーバ装置へ返送し、その電子メールを次の順の端
末装置に配信するか否かを前記承認フラグを基に前記サ
ーバ装置に判断させるようになっている。

【００１３】請求項３記載の電子メール配信プログラム
を記録した記録媒体を、サーバ装置と接続したコンピュ
ータに読み取らせ、そのコンピュータに電子メール配信
プログラムを実行させると、そのコンピュータは、上述
した請求項１記載の発明における端末装置と同様に機能
する。したがって、上記手順による電子メール配信プロ
グラムをそのコンピュータに実行させれば、発信元から
の電子メールが、複数の回覧先に順に配信され、しかも
各回覧先において次の回覧先への転送可否（承認の有
無）判断のための指示が行われることとなる。

【００１４】また、請求項４記載の電子メール配信プロ
グラムを記録した記録媒体は、サーバ装置に配信を依頼
する電子メールのヘッダ内に、その電子メールの送信先
アドレスを格納するための送信先領域と、その電子メー
ルの回覧先アドレスを格納するための回覧先領域と、そ
の電子メールの転送可否情報となる承認フラグを格納す
るためのフラグ領域を確保して、各領域内に前記送信先
アドレスおよび前記回覧先アドレスの設定並びに前記承
認フラグの設定または更新をし、前記サーバ装置への電
子メールの送信にあたって、前記フラグ領域内の承認フ
ラグの有無またはその承認フラグの設定内容に基づい
て、前記送信先領域内の送信先アドレスと前記回覧先領
域内の回覧先アドレスとの置き換えを行い、その後に前
記電子メールを前記サーバ装置へ送信して、その電子メ
ールを前記サーバ装置に前記送信先領域内のアドレスに
よって特定される端末装置へ配信させるようになってい
る。

【００１５】請求項４記載の電子メール配信プログラム
を記録した記録媒体を、サーバ装置と接続したコンピュ
ータに読み取らせ、そのコンピュータに電子メール配信
プログラムを実行させると、そのコンピュータは、上述
した請求項２記載の発明における端末装置と同様に機能
する。したがって、上記手順による電子メール配信プロ
グラムをそのコンピュータに実行させれば、発信元から
の電子メールが、送信先アドレスおよび回覧先アドレス
によって特定される端末装置へ所定の順に配信され、し
かも端末装置において次の送信先への転送可否（承認の
有無）判断のための指示が行われることとなる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づき本発明に係わ
る電子メール・システムおよび電子メール配信プログラ
ムを記録した記録媒体について説明する。

【００１７】〔第１の実施の形態〕図１は、本発明の第
１の実施の形態における電子メール授受の処理動作例を
示すフローチャートであり、図２は、本発明の第１の実
施の形態における電子メール・システムの概略構成を示
すシステム構成図である。

【００１８】本実施の形態における電子メール・システ
ムは、図２に示すように、複数のメール・クライアント
１ａ，１ｂ…と、これらに接続するメール・サーバ２と
を備えているものである。さらに、メール・サーバ２
は、インターネットやイントラネットと呼ばれるネット
ワーク３０等を介して、他のメール・サーバ２およびメ
ール・クライアント１ｃ…（他の電子メール・システ
ム）と接続している。そのため、この電子メール・シス
テムでは、従来のもの（図７参照）と同様に、ＲＦＣ＃
８２２のメッセージ・フォーマットをベースにして電子
メールの授受を行うようになっている。なお、各メール
・クライアント１ａ，１ｂ，１ｃ…には、予め個別のメ
ールアドレスが付されているものとする。

【００１９】ただし、本実施の形態の電子メール・シス
テムでは、従来のもの（図７参照）とは異なり、各メー
ル・クライアント１ａ，１ｂ，１ｃ…とメール・サーバ
２とが、それぞれ以下に述べるような機能を有してい
る。

【００２０】各メール・クライアント１ａ，１ｂ，１ｃ
…は、電子メールのメッセージ・ヘッダを拡張し、承認
用のフィールドを追加するようになっている。承認用フ
ィールドとしては、メッセージ・ヘッダ内でユーザが任
意に使用可能な機能拡張用フィールドとして規定されて
いる“user-defined-field”を用いる。具体的には、図
３に示すように、“user-defined-field”内に、“Appr
oval-Flag ”，“Date-of-Approval”，“Approval-by
”の各フィールドを確保して、それぞれのフィールド
内に承認フラグ（０：拒否、１：承認），承認日および
承認者のメールアドレスを設定する。

【００２１】つまり、各メール・クライアント１ａ，１
ｂ，１ｃ…では、電子メールを送信するのにあたって、
その電子メールのメッセージ・ヘッダ内の“to”フィー
ルドおよび“Approval-by ”を用いて複数のメールアド
レスを設定するとともに、メッセージ・ヘッダ内の“Ap
proval-Flag ”フィールドを用いて各メールアドレスの
間での転送可否情報となる承認フラグを設定または更新
する機能を有している。なお、これらの機能は、各メー
ル・クライアント１ａ，１ｂ，１ｃ…における所定プロ
グラムの実行により実現されるものとする。

【００２２】一方、図２において、メール・サーバ２
は、メール・クライアント１ａ，１ｂ，１ｃ…からの電
子メールを受信すると、その電子メールのメッセージ・
ヘッダ内の承認用フィールドを検査し、メッセージ・ヘ
ッダ内に複数のメールアドレスが設定されていれば、詳
細を後述するように、これらのメールアドレスによって
特定される各メール・クライアントに所定の順で電子メ
ールを配信する機能を有している。さらに、メール・サ
ーバ２は、受信した電子メールのメッセージ・ヘッダ内
に承認フラグが設定されていると、その承認フラグを基
に、電子メールを次の順のメール・クライアントに配信
するか否かを判断する機能を有している。なお、これら
の機能は、メール・サーバ２における所定プログラムの
実行により実現されるものとする。

【００２３】次に、以上のように構成された電子メール
・システムにおいて、メール・クライアント１ａ，１
ｂ，１ｃ…およびメール・サーバ２が拡張されたメッセ
ージ・ヘッダに対応して電子メールの配信を行う場合の
処理動作例について、図１のフローチャートを参照しな
がら説明する。ただし、ここでは、メール・クライアン
ト１ａが電子メールの発信元となるメッセージ作成者の
操作端末であり、メール・クライアント１ｂがメッセー
ジの承認者の操作端末であり、メール・クライアント１
ｃがメッセージの送信先となる操作端末である場合を例
に挙げて説明する。

【００２４】電子メールを発信するのにあたって、メー
ル・クライアント１ａでは、メッセージ作成者の操作に
従って、メッセージ・ヘッダ内の“to”フィールドに送
信先のメールアドレス（メール・クライアント１ｃのメ
ールアドレス）を設定するとともに（ステップ１０１、
以下ステップをＳと略す）、承認用フィールド内の“Ap
proval-by ”に承認者のメールアドレス（メール・クラ
イアント１ｂのメールアドレス）を設定する（Ｓ１０
２）。その後、メール・クライアント１ａは、作成した
電子メールをメール・サーバ２に送信する（Ｓ１０
３）。

【００２５】メール・サーバ２は、メール・クライアン
ト１ａからの電子メールを受信すると（Ｓ１０４）、受
信した電子メールのメッセージ・ヘッダ内を検査して、
承認用フィールドの設定があるか否かを判断する（Ｓ１
０５）。この判断の結果、承認用フィールドが存在する
場合（“Approval-by ”にメールアドレスが設定されて
いる場合）、メール・サーバ２は、受信した電子メール
を“Approval-by ”に設定されているメールアドレス
（メール・クライアント１ｂ）へ転送する（Ｓ１０
６）。なお、承認用フィールドが存在していなければ、
後述するように、受信した電子メールを“to”フィール
ドに設定されているメールアドレス（メール・クライア
ント１ｃ）へ転送する（Ｓ１１４）。

【００２６】メール・サーバ２がメール・クライアント
１ｂへ電子メールを転送すると、メール・クライアント
１ｂでは、転送された電子メールを受信するとともに
（Ｓ１０７）、その電子メールをメール・クライアント
１ｂのユーザである承認者に対して表示し、その内容を
承認させる。ここで、承認者がその電子メールによるメ
ッセージの内容を承認すると（Ｓ１０８）、メール・ク
ライアント１ｂは、承認者の操作に従って、メッセージ
・ヘッダ内の“Approval-Flag ”に“１”を設定し（Ｓ
１０９）、さらには“Date-of-Approval”に承認した日
付を記録する。また、承認者が承認しなければ、“Appr
oval-Flag ”に“０”を設定し（Ｓ１１０）、“Date-o
f-Approval”にその日付を記録する。そして、承認用フ
ィールドへの記述が完了すると、メール・クライアント
１ｂは、その電子メールをメール・サーバ２へ返送する
（Ｓ１１１）。

【００２７】メール・サーバ２は、メール・クライアン
ト１ｂから返送された電子メールを受信すると（Ｓ１１
２）、その電子メールのメッセージ・ヘッダを調べ、
“Approval-Flag ”が“１”であるか否かを確認する
（Ｓ１１３）。この判断の結果、“Approval-Flag ”が
“１”であれば、メール・サーバ２は、メール・クライ
アント１ｂでの承認（次の送信先への転送許可）があっ
たと判断し、その電子メールをメッセージ・ヘッダ内の
“to”フィールドに設定されているメールアドレス（メ
ール・クライアント１ｃ）へ配信する（Ｓ１１４）。

【００２８】その後、メール・クライアント１ｃは、メ
ール・サーバ２からの電子メールを受信すると（Ｓ１１
５）、その電子メールのメッセージ・ヘッダ内の承認用
フィールドを参照し、“Approval-Flag ”が“１”に設
定されていることを認識することで、そのメッセージが
承認者によって承認されていることを確認し（Ｓ１１
６）、その旨をメール・クライアント１ｃのユーザに通
知する。

【００２９】ただし、Approval-Flag ”が“０”であれ
ば、メール・サーバ２は、メール・クライアント１ｂで
の承認がなかったと判断し、その電子メールをメッセー
ジ・ヘッダ内の“From”フィールド（発信元のメールア
ドレスを記述するためのフィールド）に設定されている
メールアドレス（メール・クライアント１ａ）へ返信す
る（Ｓ１１７）。この返信されたメールの受信により
（Ｓ１１８）、メッセージ作成者は、メール・クライア
ント１ａにおいて、メッセージが承認されなかったこと
を知ることとなる。

【００３０】以上のように、本実施の形態の電子メール
・システムによれば、電子メールのメッセージ・ヘッダ
を拡張し、承認用のフィールドを追加することにより、
文書内容の承認機能を実現する場合であっても、その承
認プロセスのうち、電子メールの回覧および転送を自動
化することができる。しかも、メッセージ・ヘッダの承
認用フィールドに承認フラグが設定されることで、電子
メールが承認されているか否かを容易に判断することが
できる。したがって、本実施の形態の電子メール・シス
テムでは、文書内容の承認機能を実現する場合であって
も、従来のように承認者へ電子メールを送信し、その後
に承認者が目的の宛先へ電子メールを転送するといった
ことが必要なくなるので、電子メールの転送のための手
動のオペレーション等が不要となり、承認者を始めとし
た各ユーザにとって非常に便利なものとなる。つまり、
本実施の形態の電子メール・システムを用いれば、電子
メールによる承認プロセスを容易に実現することができ
るようになる。

【００３１】また、本実施の形態の電子メール・システ
ムでは、ＲＦＣ＃８２２のメッセージ・フォーマットを
ベースにして、電子メールのメッセージ・ヘッダを拡張
することで承認機能の追加に対応しているので、電子メ
ールの配信経路に含まれるメール・サーバに従来と同様
のものを使用することも可能となる。すなわち、既存メ
ール・システムとの互換性を確保しているので、インタ
ーネット等のネットワークとの接続性が高い。

【００３２】〔第２の実施の形態〕次に、本発明の第２
の実施の形態について説明する。ただし、ここでは、上
述した第１の実施の形態との相違点についてのみ説明す
る。

【００３３】本実施の形態における電子メール・システ
ムは、図４に示すように、複数のメール・クライアント
１ｄ，１ｅ，１ｆ…と、これらに接続するメール・サー
バ２０とを備えているものである。なお、メール・サー
バ２０は、従来のもの（図７参照）と同様のものであ
る。

【００３４】各メール・クライアント１ｄ，１ｅ，１ｆ
…は、電子メールのメッセージ・ヘッダ内の“user-def
ined-field”を用いて、承認用のフィールドを追加し、
さらには送信先を保存するためのフィールドを追加する
ようになっている。送信先を保存するためのフィールド
としては、図５に示すように“orig-destination”（図
中における“orig-to ”，“orig-cc ”，“orig-bcc”
等；以下、これらを“orig-to ”フィールドと称す）が
ある。この“orig-to ”フィールドを利用して、各メー
ル・クライアント１ｄ，１ｅ，１ｆ…は、詳細を後述す
るように、“to”フィールド内のメールアドレスと“Ap
proval-by ”内のメールアドレスとを、必要に応じて置
き換えるようになっている。なお、承認用フィールドに
ついては、第１の実施の形態の場合と同様である。ま
た、これらの機能は、各メール・クライアント１ｄ，１
ｅ，１ｆ…における所定プログラムの実行により実現さ
れるものとする。

【００３５】次に、以上のように構成された電子メール
・システムにおいて、拡張されたメッセージ・ヘッダに
対応して電子メールの配信を行う場合の処理動作例につ
いて、図６のフローチャートを参照しながら説明する。
ただし、ここでは、メール・クライアント１ｄが電子メ
ールの発信元となるメッセージ作成者の操作端末であ
り、メール・クライアント１ｅがメッセージの承認者の
操作端末であり、メール・クライアント１ｆがメッセー
ジの送信先となる操作端末である場合を例に挙げて説明
する。

【００３６】電子メールを発信するのにあたって、メー
ル・クライアント１ｄでは、メッセージ作成者の操作に
従って、メッセージ・ヘッダ内の“to”フィールドに送
信先のメールアドレス（メール・クライアント１ｆのメ
ールアドレス）を設定するとともに（Ｓ２０１）、承認
用フィールド内の“Approval-by ”に承認者のメールア
ドレス（メール・クライアント１ｅのメールアドレス）
を設定する（Ｓ２０２）。

【００３７】ここで、メール・クライアント１ｄは、メ
ッセージ・ヘッダ内の承認用フィールドを参照し、“Ap
proval-Flag ”が設定されているか否かを判断し（Ｓ２
０３）、“Approval-Flag ”に何も設定されていなけれ
ば（承認者に配信されていなければ）、“to”フィール
ドからメールアドレスを取り出して、そのメールアドレ
スを“orig-to ”フィールドにコピーする（Ｓ２０
４）。このとき、“toフィールドはクリアされる。

【００３８】そして、承認用フィールドの“Approval-b
y ”から承認者のメールアドレスを取り出して、そのメ
ールアドレスを“to”フィールドにコピーする（Ｓ２０
５）。このとき、“Approval-by ”内に設定されている
メールアドレスについては、そのままで変更しない（ク
リアしない）。その後、メール・クライアント１ｄは、
作成した電子メールをメール・サーバ２０に送信する
（Ｓ２０６）。

【００３９】メール・サーバ２０は、メール・クライア
ント１ｄからの電子メールを受信すると、受信した電子
メールを“to”フィールドに設定されているメールアド
レスへ転送する（Ｓ２０７）。このとき、“to”フィー
ルドには、“Approval-by ”内に設定された承認者のメ
ールアドレスがコピーされているので、メール・サーバ
２０は、受信した電子メールをメール・クライアント１
ｅへ転送することとなる。

【００４０】メール・サーバ２０がメール・クライアン
ト１ｅへ電子メールを転送すると、メール・クライアン
ト１ｅでは、転送された電子メールを受信するとともに
（Ｓ２０８）、その電子メールのメッセージ・ヘッダ内
の承認用フィールドを調べ、承認用フィールド内の“Ap
proval-by ”のメール・アドレスと“to”フィールドに
設定されているメール・アドレスが同じで、かつ、“Ap
proval-Flag ”がクリア状態（何も設定されていない状
態）であるか否かを判断する（Ｓ２０９）。

【００４１】この判断の結果、“Approval-by ”と“t
o”フィールドのメール・アドレスが同じで、かつ、“A
pproval-Flag ”がクリア状態であれば、メール・クラ
イアント１ｅは、承認機能を有効にする（Ｓ２１０）。
この承認機能とは、受信した電子メールをメール・クラ
イアント１ｅのユーザである承認者に対して表示し、そ
の承認者に電子メールの内容を承認させるための機能で
ある。ただし、“Approval-by ”と“to”フィールドの
メール・アドレスが同一でなく、または、“Approval-F
lag ”がクリア状態でなければ、メール・クライアント
１ｅでは、承認機能を有効にせず、通常の電子メール受
信処理（本発明の拡張機能を使用しない電子メールとし
ての処理）を行うものとする（Ｓ２１１）。

【００４２】ここで、有効にした承認機能により、承認
者がその電子メールによるメッセージの内容を承認した
場合には（Ｓ２１２）、メール・クライアント１ｅは、
承認者の操作に従って、メッセージ・ヘッダ内の“orig
-to ”フィールドからメールアドレスを取り出して、そ
のメールアドレスを“to”フィールドにコピーする（Ｓ
２１３）。このとき、“orig-to ”フィールドに設定さ
れていたメールアドレスはクリアされる。さらに、承認
用フィールドの“Approval-Flag ”に“１”を設定し
（Ｓ２１４）、“Date-of-Approval”に承認した日付を
記録する。そして、承認用フィールドへの記述が完了す
ると、メール・クライアント１ｅは、その電子メールを
メール・サーバ２０へ返送する（Ｓ２１５）。

【００４３】メール・サーバ２０は、メール・クライア
ント１ｅから返送された電子メールを受信すると（Ｓ２
１６）、その電子メールを“to”フィールドに設定され
ているメールアドレスへ転送する（Ｓ２１７）。このと
き、“to”フィールドには、“orig-to ”フィールド内
に設定された送信先のメールアドレスがコピーされてい
るので、メール・サーバ２０は、受信した電子メールを
メール・クライアント１ｆへ配信することとなる。

【００４４】メール・サーバ２０がメール・クライアン
ト１ｆへ電子メールを配信すると、メール・クライアン
ト１ｆでは、配信された電子メールを受信するとともに
（Ｓ２１８）、その電子メールのメッセージ・ヘッダ内
の承認用フィールドを参照し、“Approval-Flag ”が
“１”に設定されていることを認識することで、そのメ
ッセージが承認者によって承認されていることを確認し
（Ｓ２１９）、その旨をメール・クライアント１ｆのユ
ーザに通知する。

【００４５】一方、承認者が電子メールによるメッセー
ジの内容を承認しなかった場合には（Ｓ２１２）、メー
ル・クライアント１ｅは、承認者の操作に従って、メッ
セージ・ヘッダ内の“From”フィールドからメールアド
レスを取り出して、そのメールアドレスを“to”フィー
ルドにコピーする（Ｓ２２０）。さらに、承認用フィー
ルドの“Approval-Flag ”に“０”を設定し（Ｓ２２
１）、“Date-of-Approval”に承認した日付を記録す
る。そして、承認用フィールドへの記述が完了すると、
メール・クライアント１ｅは、その電子メールをメール
・サーバ２０へ返送する（Ｓ２２２）。

【００４６】メール・サーバ２０は、メール・クライア
ント１ｅから返送された電子メールを受信すると（Ｓ２
２３）、その電子メールを“to”フィールドに設定され
ているメールアドレスへ転送する（Ｓ２２４）。このと
き、“to”フィールドには、“From”フィールド内に設
定された発信元のメールアドレスがコピーされているの
で、メール・サーバ２０は、受信した電子メールをメー
ル・クライアント１ｄへ返信することとなる。

【００４７】メール・サーバ２０がメール・クライアン
ト１ｄへ電子メールを返信すると、メール・クライアン
ト１ｄでは、返信された電子メールを受信するとともに
（Ｓ２２５）、その電子メールのメッセージ・ヘッダ内
の承認用フィールドを参照して、“Approval-Flag ”の
設定を判断し（Ｓ２０３）、“Approval-Flag ”に
“０”が設定されていれば（既に承認が拒否されていれ
ば）、その旨をメール・クライアント１ｄのユーザに通
知する。これにより、メッセージ作成者は、メール・ク
ライアント１ｄにおいて、メッセージが承認されなかっ
たことを知ることとなる。

【００４８】以上のように、本実施の形態の電子メール
・システムにおいても、第１の実施の形態の場合と同様
に、電子メールのメッセージ・ヘッダを拡張し、承認用
のフィールドを追加することにより、電子メールによる
承認プロセスを容易に実現することができるようにな
る。しかも、本実施の形態の電子メール・システムで
は、各メール・クライアント１ｄ，１ｅ，１ｆ…のみが
拡張メッセージ・ヘッダを理解すればよく、メール・サ
ーバ２０は拡張メッセージ・ヘッダを解釈する必要がな
いので、各メール・クライアント１ｄ，１ｅ，１ｆ…に
対する機能追加を行うだけで、承認機能を利用すること
ができるようになる。すなわち、電子メールの配信を行
うメール・サーバ２０は、従来と同様のものを使用でき
るため、既存の電子メール・システムとの互換性が高
い。

【００４９】なお、上述した第１および第２の実施の形
態では、ＲＦＣ＃８２２のメッセージ・フォーマットを
ベースにした場合を例に挙げて説明したが、本発明はこ
れに限定されるものではなく、他のメッセージ・フォー
マットであっても、メッセージ・ヘッダ内に機能拡張用
フィールドが規定されているものであれば、同様に適用
することができる。つまり、メッセージ・ヘッダの拡張
は、ユーザ定義可能な領域を使用する（定義済みのフィ
ールドを変更しない）ため、既存のフレーム構成には影
響を与えない。したがって、承認用フィールドを含んで
いる電子メールであっても、承認機能に対応しないメー
ル・サーバを通過することができ、結果として既存の電
子メール・システムとの互換性が確保されることとな
る。

【００５０】また、第１および第２の実施の形態では、
承認者が単数である場合を例に挙げて説明したが、承認
者が複数である場合にも対応することが可能である。こ
の場合には、承認用フィールド内に複数の承認者のメー
ルアドレスを設定するとともに、これらのメールアドレ
スの間を予め登録されている順で配信するようにすれば
よい。なお、承認が拒否された場合は、既に承認済みの
承認者とメッセージ作成者へ電子メールを配信すること
が考えられる。

【００５１】さらに、第１および第２の実施の形態で
は、電子メールの発信元となるメール・クライアント１
ａ，１ｄで承認用フィールドを作成する場合について説
明したが、承認を必要としない電子メール（従来の電子
メール）についてはメッセージ・ヘッダの拡張部（承認
用フィールド）を作成しないようにすれば、従来の電子
メールと同様にして電子メールの配信を行うことも可能
となる。

【００５２】また、第１の実施の形態では、各メール・
クライアント１ａ，１ｂ，１ｃ…およびメール・サーバ
２が、予めメッセージ・ヘッダ内の承認用フィールドに
対応する機能を有している場合について説明したが、本
発明はこれに限定されるものではない。例えば、これら
の機能を実現するための電子メール配信プログラムを記
録した記録媒体を、各メール・クライアント１ａ，１
ｂ，１ｃ…とメール・サーバ２のそれぞれに読み取らせ
て実行させた場合であっても、上述の場合と同様の効果
を得ることができる。なお、この場合、電子メール配信
プログラムをそれぞれに読み取らせるのではなく、いず
れか一つに読み取らせ、他にダウンロード（アップロー
ド）するようにしてもよい。これは、第２の実施の形態
についても同様である。

【００５３】また、第１および第２の実施の形態では、
メッセージ・ヘッダを拡張することにより、文書承認機
能の実現を容易にした場合を例に挙げて説明したが、本
発明の応用例として、承認の用途以外に電子メールの配
信順を指定する回覧機能としても利用することも考えら
れる。

【００５４】

【発明の効果】以上に説明したように、本発明の電子メ
ール・システムおよび電子メール配信プログラムを記録
した記録媒体は、電子メールのヘッダを拡張することに
より、複数の送信先アドレスの間で電子メールを転送す
る回覧機能と、その転送の可否を判断する承認機能とを
実現するようになっている。したがって、この電子メー
ル・システムまたは電子メール配信プログラムを記録し
た記録媒体を用いれば、文書内容の承認機能を実現する
場合であっても、従来のように承認者へ電子メールを送
信し、その後に承認者が目的の宛先へ電子メールを転送
するといったことが必要なくなるので、電子メールの転
送のための手動のオペレーション等が不要となり、承認
者を始めとした各ユーザにとって非常に便利なものとな
り、結果として電子メール・システムにおける文書承認
機能を容易に実現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係わる電子メール・システムの第１の
実施の形態における電子メール授受の処理動作例を示す
フローチャートである。

【図２】第１の実施の形態の電子メール・システムの概
略構成を示すシステム構成図である。

【図３】第１の実施の形態における承認用フィールドの
具体例を示す説明図である。

【図４】本発明に係わる電子メール・システムの第２の
実施の形態における概略構成を示すシステム構成図であ
る。

【図５】第２の実施の形態における承認用フィールドの
具体例を示す説明図である。

【図６】第２の実施の形態における電子メール授受の処
理動作例を示すフローチャートである。

【図７】従来の電子メール・システムの一例の概略構成
を示すシステム構成図である。

【符号の説明】

１ａ，１ｂ，１ｃ，１ｄ，１ｅ，１ｆ メール・クライ
アント ２ メール・サーバ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールの送信および受信を行う複数
   の端末装置と、各端末装置と接続するサーバ装置とから
   なり、ある端末装置から前記サーバ装置へ電子メールの
   送信があると、該電子メールのヘッダ内に記述された送
   信先アドレスに基づいて、前記サーバ装置が該電子メー
   ルを他の端末装置に配信するように構成された電子メー
   ル・システムにおいて、 前記端末装置は、 前記ヘッダ内に複数の送信先アドレスを設定するアドレ
   ス設定手段と、 前記複数の送信先アドレスの間での転送可否情報となる
   承認フラグを前記ヘッダ内に設定または更新するフラグ
   設定手段とを備えており、 前記サーバ装置は、 前記ヘッダ内に複数の送信先アドレスが設定されている
   と、該複数の送信先アドレスが設定された電子メール
   を、該複数の送信先アドレスによって特定される各端末
   装置に所定の順で配信する配信制御手段と、 前記配信制御手段が配信する電子メールのヘッダ内に承
   認フラグが設定されていると、該承認フラグを基に該電
   子メールを次の順の端末装置に配信するか否かを判断し
   て前記配信制御手段に指示する転送判断手段とを備えて
   いることを特徴とする電子メール・システム。
2. 【請求項２】 電子メールの送信および受信を行う複数
   の端末装置と、各端末装置と接続するサーバ装置とから
   なり、ある端末装置から前記サーバ装置に電子メールが
   送信されると、該電子メールのヘッダ内の送信先領域に
   記述されたアドレスに基づいて、前記サーバ装置が該電
   子メールを他の端末装置に配信するように構成された電
   子メール・システムにおいて、 前記端末装置は、 前記サーバ装置へ送信しようとする電子メールのヘッダ
   内の送信先領域に該電子メールの送信先アドレスを設定
   するとともに、該ヘッダ内に回覧先アドレスを格納する
   ための回覧先領域を確保して、該回覧先領域内に回覧先
   アドレスを設定するアドレス設定手段と、 前記ヘッダ内に、前記送信先アドレスと前記回覧先アド
   レスとの間での転送可否情報となる承認フラグを格納す
   るためのフラグ領域を確保して、該フラグ領域内への承
   認フラグの設定または更新を行うフラグ設定手段と、 前記サーバ装置へ電子メールを送信する際に、前記フラ
   グ領域内の承認フラグの有無または該承認フラグの設定
   内容に基づいて、前記送信先領域内に設定された送信先
   アドレスと前記回覧先領域内に設定された回覧先アドレ
   スとを置き換える送信先制御手段とを備えていることを
   特徴とする電子メール・システム。
3. 【請求項３】 電子メールを配信するサーバ装置と接続
   したコンピュータにて用いられる電子メール配信プログ
   ラムを記録した記録媒体であって、 前記サーバ装置に配信を依頼する電子メールのヘッダ内
   に複数の送信先アドレスを設定してこれを前記サーバ装
   置に送信し、該電子メールを前記複数の送信先アドレス
   によって特定される各端末装置へ所定の順で配信させ、 前記サーバ装置から電子メールが配信されると、該電子
   メールのヘッダ内に前記複数の送信先アドレスの間での
   転送可否情報となる承認フラグを設定または更新してこ
   れを前記サーバ装置へ返送し、該電子メールを次の順の
   端末装置に配信するか否かを前記承認フラグを基に前記
   サーバ装置に判断させることを特徴とする電子メール配
   信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記
   録媒体。
4. 【請求項４】 電子メールを配信するサーバ装置と接続
   したコンピュータにて用いられる電子メール配信プログ
   ラムを記録した記録媒体であって、 前記サーバ装置に配信を依頼する電子メールのヘッダ内
   に、該電子メールの送信先アドレスを格納するための送
   信先領域と、該電子メールの回覧先アドレスを格納する
   ための回覧先領域と、該電子メールの転送可否情報とな
   る承認フラグを格納するためのフラグ領域を確保して、
   各領域内に前記送信先アドレスおよび前記回覧先アドレ
   スの設定並びに前記承認フラグの設定または更新をし、 前記サーバ装置への電子メールの送信にあたって、前記
   フラグ領域内の承認フラグの有無または該承認フラグの
   設定内容に基づいて、前記送信先領域内の送信先アドレ
   スと前記回覧先領域内の回覧先アドレスとの置き換えを
   行い、 その後に前記電子メールを前記サーバ装置へ送信して、
   該電子メールを前記サーバ装置に前記送信先領域内のア
   ドレスによって特定される端末装置へ配信させることを
   特徴とする電子メール配信プログラムを記録したコンピ
   ュータ読み取り可能な記録媒体。