JPH1139345A - データ表示入力方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】データベースにおいて、レコードの呼出し、表
示を迅速かつ容易に行うこと、データの入力を誤りなく
正確に行うこと、オペレータの操作の負担を軽減できる
ようにすること。 【解決手段】 外部文書ファイルを指定し、それに含ま
れるキー項目のデータを抽出する。抽出したキーデータ
により対応するデータベース中のレコードを検索する。
検索の結果、該当するレコードがあったときには、その
レコードの内容と外部文書ファイルの内容を比較し、両
者の異なるところを調べ、異なっているデータがあれば
その部分がわかるようにディスプレイに表示する。オペ
レータは表示を見てレコードの修正が必要か否かを判断
すると共に、異なるデータがあるときには登録ボタンを
押すなどして差分データをレコードに登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、データベースにお
けるデータの表示入力方式に関する。更に詳細には、オ
ペレータの操作を軽減できるデータベースにおけるデー
タの表示入力方式に関する。

【０００２】

【従来の技術及びその問題点】各種団体、政府機関等へ
提出した書類あるいは、行った手続き等を管理するデー
タベース等にあっては、提出した書類の書類名、書類番
号等の他にその内容等も入力し、記録する必要がある。
書類名等は一覧から選んで入力することも可能である
が、内容においては一般にキーボードから手入力するこ
とが多い。専用の提出書類作成装置等を用いて提出書類
を作成すると同時にデータベースの入力データとするこ
とも考えられるが、装置の用途が限定されてしまう。特
許出願を例にすれば、願書、手続補正書、審査請求書、
年金納付書等の非常に多くの手続書類があり、また、管
理しなければならない期間も１０年以上に亙るので、こ
れを出願端末のような専用の装置で一括して管理するの
は難しい。また、このような装置は高額である。このた
め、ワープロ等の専用端末装置以外の手段で作成した政
府機関、公共団体、民間機関等への手続のデータベース
入力および表示を迅速かつ容易に行えるデータの表示入
力方式が望まれている。

【０００３】特に、特許出願管理システムのような特許
手続に関するデータベースにおいては、必要な種々の手
続が逐次的に何度も発生する。すなわち、一つの事件に
ついて、特許願、手続補正書、意見書等の特許庁に対す
る手続書類の提出、各種料金の納付、あるいは願書番号
通知、補正指令書、拒絶理由通知書、特許査定書等の特
許庁からの通知文書の受理などがそれぞれ異なる時点で
生じ、これらの手続の発生ごとに必要なデータを対応す
る事件のレコードに登録しなければならない。また、デ
ータに基づいて次になすべき手続の期限が決まる項目が
あり、手続を期限までに完遂しなければ権利の消長に大
きな影響を及ぼす。従って、データは絶対に誤りのない
ようにデータベースに入力する必要がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、データベー
スにおいて、レコードの呼出し、表示を迅速かつ容易に
行うことができるようにすることを課題とする。また、
本発明は、データの入力を誤りなく正確に行うことがで
きるようにすることを課題とする。また、本発明はオペ
レータの操作の負担を軽減できるようにすることを課題
とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、手続例えば各
種団体や政府機関、民間機関等に行った手続に関する種
々の項目のデータからなるレコードを保持し手続の管理
等を行うデータベースにおいて、レコードを一意的に識
別するためのキーとなる項目例えば特許管理の場合の整
理番号や出願番号等のキー項目を設定しておき、そのキ
ー項目の内容を指定してレコードを呼び出しディスプレ
イに表示するデータ表示方式である。そして、前記手続
遂行のために作成した外部文書ファイルをデータベース
の入力用ファイルとして指定するステップと、指定され
た外部文書ファイルにおけるキー項目にデータが存在す
るか否かを判別するステップと、その判別の結果、前記
キーとなる項目にデータが存在するとき、そのキー項目
のデータにより前記データベースを検索するステップ
と、その検索の結果、該当するレコードが存在するとき
には、そのレコードを呼び出して表示し、該当するレコ
ードが存在しないときには、前記外部文書ファイルを表
示するステップとを備えている。

【０００６】また、本発明は、上記構成のデータの表示
方式において、前記データベースは工業所有権関係の手
続のデータを登録し、検索、表示するものであり、前記
外部文書ファイルは特許庁に提出する文書ファイルある
いは特許庁からの諸通知の文書ファイルであることを特
徴とする。

【０００７】また、本発明は、前記外部文書ファイルは
表示画面上に、アイコンとして表示され、前記外部文書
ファイルのアイコンをデータベースのアイコンまたはウ
ィンドウへドラッグアンドドロップ操作をすることによ
り、外部文書ファイルを指定することを特徴とする。

【０００８】また、本発明は、外部文書ファイルの内容
と、レコードに存在する内容を比較するステップと、前
記外部文書ファイルの内容と前記レコードの内容の差分
のデータをディスプレイに表示するステップとを有する
ことを特徴とする。

【０００９】また、本発明は、手続に関する種々の項目
のデータからなるレコードを保持するデータベースにお
いて、レコードを一意的に識別するためのキーとなるキ
ー項目を設定しておき、そのキー項目の内容を指定して
レコードを呼び出しディスプレイに表示し、データの入
力を行うデータベースのデータ表示入力方式であって、
前記手続の遂行のために作成した外部文書ファイルをデ
ータベースの入力用ファイルとして指定するステップ
と、指定された外部文書ファイルにおけるキー項目にデ
ータが存在するか否かを判別するステップと、判別の結
果、前記キー項目にデータが存在するとき、そのキー項
目のデータにより前記データベースを検索するステップ
と、検索の結果、該当するレコードが存在するときに
は、外部文書ファイルの内容と、レコードに存在する内
容を比較して、前記外部文書ファイルの内容と前記レコ
ードの内容との差分を求めるステップと、その差分のデ
ータをディスプレイに表示するステップと、入力の指示
に応じて、該当レコードに前記差分のデータを追加入力
するステップとを備えたことを特徴とする。

【００１０】また、本発明は、外部文書ファイルのキー
項目にデータが存在しない時には、データベースに新た
なレコードを作成し、前記外部文書ファイルの内容をそ
のレコードの入力データとすることを特徴とする。

【００１１】

【作用】本発明のデータベースの表示方式においては、
まず、手続のために作成しあるいは手続において受け取
った外部文書ファイルをデータベースの入力用ファイル
として指定する。外部文書ファイルとしては、例えば特
許出願手続の場合には特許願、手続補正書、審査請求
書、特許庁からの諸通知書、…などがある。指定の方法
としては例えば外部文書ファイルのアイコンをデータベ
ースのアイコンまたはウィンドウへドラッグアンドドロ
ップ操作するというグラフィカルで分かり易いインター
フェースを用いるとよい。次に、指定された外部文書フ
ァイルにおけるキー項目にデータが存在するか否かを判
別する。例えば、キー項目として「整理番号」を設定し
ているときには、外部文書ファイル中の「整理番号」と
いうキー項目の内容データを検索用の質問データとして
抽出し、この抽出した質問データにより前記データベー
スを検索する。その検索の結果、該当するレコードが存
在するときには、そのレコードをデータベースから呼び
出してディスプレイに表示する。表示に際しては、外部
文書ファイルとレコードとの内容の差分を求め、この差
分を表示してもよい。該当するレコードが存在しないと
きには、前記外部文書ファイルを表示する。これによ
り、ある外部文書ファイルに関するデータベースの登録
されたレコードを見たいときに、その既に作成されてい
る外部文書ファイルを指定するだけで検索用の質問デー
タをキー項目から自動的に取得して検索を行うので、オ
ペレータがキーボード等を用いて質問データを入力する
という煩わしい操作をすることなく対応するレコードを
データベースから容易に取り出すことができる。また、
オペレータのキーボード操作によって生ずる入力ミスが
生ずる状況はなくなるので、迅速で誤りのない検索が可
能となる。また、該当するレコードが存在しないときに
は、前記外部文書ファイルを表示するので、データベー
スに対応するレコードが登録されていない場合にこれを
確認することができる。

【００１２】本発明のデータベースの表示入力方式にお
いては、外部文書ファイルを指定し、それに対応するデ
ータベース中のレコードを検索し、ディスプレイに表示
するまでは、上述の表示方式と同様の動作を行う。検索
の結果、該当するレコードがあったときには、そのレコ
ードの内容と外部文書ファイルの内容を比較し、両者の
異なるところを調べ、異なっているデータがあればその
部分がわかるようにディスプレイに表示する。オペレー
タは表示を見てレコードの修正が必要か否かを判断する
と共に、異なるデータがあるときには登録ボタンを押す
などして差分の入力を行う。データを追加登録したり、
更新したりする前に、オペレータは表示を見て誤りがな
いか確認することができるので、誤入力を大幅に減少さ
せることができ、誤りデータの少ないデータベースを構
築することができる。また、データの追加登録、更新に
おいて、外部文書ファイルからレコードとの差分のデー
タを自動的に抽出して、登録や更新を行うので、オペレ
ータの操作負担を軽減することができるとともに、入力
ミスも防ぐことができる。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下に本発明の実施の形態を、添
付図面を参照して説明する。図１は、本発明の一実施例
のデータの表示入力方式のフロー図である。図中、参照
番号Ｓ１００は外部ファイル１０の読込み指定を行うス
テップを示す。読込みの指定方法は種々のものがある
が、図２に示すようにファイルを示すアイコン２１をデ
ータベース管理ソフト等のアプリケーションのアイコン
２２にドラッグアンドドロップする方法、図３に示すよ
うにファイルを示すアイコン３１を起動したアプリケー
ションのフォーム３２上にドラッグアンドドロップする
方法、図４に示すようにアプリケーションのメニューか
らファイルの一覧４１を表示して選択させる方法等があ
る。

【００１４】選択されたファイルは、ステップＳ１０１
にてアプリケーションに読込まれる。読込まれたファイ
ルは図示せぬチェックルーチンによりファイル形式等が
確認され、必要によりファイル形式の変換が行われる。
例えば内部処理をテキスト形式で行っている場合は、入
力ファイルがＨＴＭＬ形式やワープロの固有の形式等の
ファイルであれば、これをテキスト形式に変換してから
処理する。ファイル形式の変換はこの発明を特に構成す
るものではないが、選択されるファイルとして形式が予
め予想されるものについては、変換ルーチンを用意して
おいた方が利用に便利である。

【００１５】読込まれるファイルの内容は例えば特許手
続き関係のものであれば、図５ないし図７に示すものが
ある。図５は特許出願願書の形式を示すものであり、各
項目の表題がすみ付括弧による識別子で括られ、その直
後にその表題の内容が続く形式となっている。特許出願
願書５０には、後に変更されないキーとして利用できる
項目「整理番号」がある。特許以外のどのようなドキュ
メントであっても、手続きとキーとが対を成しているも
のであれば本発明の方法が適用できるのが明らかであ
る。項目「整理番号」がアプリケーション側でキーの項
目として設定されている場合、ステップＳ１０２で、読
み込まれた外部ファイル１０中に設定されたキーの項目
と同じ項目が有るか無いか、即ちキー項目「整理番号」
を外部ファイルの識別子で囲まれた項目名を探索し、対
応する内容を取出す。図５に示す例では項目「整理番
号」の内容は「Ｐ１２３４５６７」となっている。

【００１６】次いでステップＳ１０３にて、データベー
ス中にファイルから取り出した内容「Ｐ１２３４５６
７」と一致する「整理番号」を持つレコードがあるか検
索を行う。検索は通常インデックスファイル１１を用い
て行う。ステップＳ１０４で、該当するレコードの有無
の確認を行い、該当するレコードがあれば、ステップＳ
１０５にてデータベース１２のマスターファイルからそ
れを読み出す。読み出された内容はステップＳ１０６に
て、ディスプレイの画面１３上に表示される。例示で
は、ディスプレイ１３の項目１から項目３までが既に入
力済みになっていることが示される。この状態は、同じ
整理番号をキーとするデータがデータベース１２に蓄積
され、項目１から項目３までが入力されていることを示
す。特許事務所等で分類は後に付与するとして整理番号
と、名称と出願人名までを先に入力しておくような利用
の形態がこのレコードの状態である。

【００１７】次いでステップＳ１０７において、ステッ
プＳ１０１で読込まれたファイルの内容と整理番号をキ
ーとして読出されたレコードのデータの内容の比較が行
われ、両者の差分がチェックされる。差分があればその
差分はステップＳ１０８で新規入力データとしてディス
プレイの画面１４に表示される。図１の例ではディスプ
レイの画面１４の項目７から項目９で示される内容が既
に記録されたレコードのデータに無い部分、即ち追加さ
れるべき部分を示している。

【００１８】これまでのフローを要約すれば、外部ファ
イルを読み込んで、その中にあるキー項目を用いてデー
タベースの検索を行い、該当するレコードがあればこれ
を表示し、外部ファイルに更に追加データがあればこれ
を新規入力データとしてディスプレイの画面１４に表示
するのである。もちろん表示したデータは、登録ボタン
のアイコン１５をクリックする等の操作を行うことによ
りデータベース１２に保存できる。

【００１９】特許願に整理番号がないことは希有である
が、このような場合や、ステップＳ１０３の検索により
レコーがヒットしなかった場合は、新規データであるこ
とがわかる。この場合は、ステップＳ１０９においてデ
ィスプレイ１３上の項目７から項目９で示される表示位
置に外部ファイルの内容が表示される。その表示の際
に、新規のレコードの作成を要することを表す表示１７
を点滅するようにするとよい。

【００２０】ディスプレイの画面１３、１４および１６
の項目１から項目１２は、例えば、「整理番号」、「国
際特許分類」、「発明の名称」、「発明者」、「出願
人」、「代理人」などである。項目１から項目１２の実
データは、外部ファイルのすみ付括弧で括られた文字で
識別される表題（タイトル）と一致する位置に表示され
る。即ち、外部ファイル中の「国際特許分類」のタイト
ルを持つ行の実データ（この例ではＧ０２Ｆ１／３０）
は、ディスプレイ１０〜１３の国際特許分類の項目の実
データとして表示される。

【００２１】図８は、データベースのレコードの構成の
例を示す概念図である。特許庁に特許願の手続きを行っ
た場合は、例えば図５に示すような様式の外部ファイル
ができるので、このファイルからデータベースのレコー
ドを抽出すると、図８に示すように、整理番号８１、手
続名・提出日８２、分類（国際特許分類）８３、発明の
名称８４、出願人８５などのデータを登録することがで
きる。これまでの説明中で、外部ファイルとして説明し
ているのは、データベースと切り離されたファイルとい
う意味であって、同じハードディスク上に存在してもよ
く、また、フロッピーディスクのように物理的にも別個
のファイルであってもよい。

【００２２】出願後、出願番号が判明した場合は、整理
番号を用いてレコードを検索し、これを追加入力する。
出願番号の入力は、手入力でもよく、整理番号を持つ外
部ファイルに記録して上述の方法で入力してもよい。出
願番号も後に変更されないキーとして利用できるが、手
続きの最初の段階では、付与されていないので出願番号
が判明した時点で入力することとなる。出願番号の入力
後は、整理番号と同様にして、検索キーとして用いるこ
とができる。即ち、外部ファイルに整理番号がなくて
も、出願番号があれば、これをキーとして検索を行い、
差分の内容を読込んで入力データとすることができる。
このようにキーとして利用できるデータは、１つのレコ
ードを特定できる内容のものであればよく、その内容に
は制限されない。もちろん、登録番号もキーとして利用
可能である。

【００２３】図９は図８に示すレコード９０に出願番号
９１が追加された例を示すものである。この出願番号９
１は平成９年特許願第１２３４５号のような施行規則に
定められた形式から、冗長性を省いてデータベースに記
録するのに好適なＨ０９−００００００のような簡易な
形式に変換して記録する例を示している。この場合、形
式変換のための変換部を用意する必要がある。また、キ
ーの検索をする場合も、外部ファイルに付与された出願
番号は、データベースに記録されている出願番号とは形
式が異なるので、上記の変換部を利用する。なお、その
他の項目についても、同様に外部ファイルの項目の内容
の表現形式を形式変換してデータベースに記録するよう
構成することができる。

【００２４】次に図６に示される手続補正書を提出した
とき、そのデータをレコードに追加入力するため、手続
補正書である外部ファイル６０が読込み指定された例に
ついて説明する。この外部ファイルには、キーとなる項
目「出願番号」、「整理番号」が含まれているので、何
れか一方、または両方を用いてステップＳ１０３で検索
が行われる。一方のキー項目のデータを用いて検索を行
った結果、該当するものがない場合は、他方のキー項目
のデータを用いて検索を行うことができる。検索の結
果、該当するレコードがあった場合は、そのレコードを
データベースから呼び出し画面１３に表示する。ここで
はまだ審査請求のデータの入力は指示されていないの
で、レコードの手続名・提出日の項目には審査請求に関
しては何も表示されない。ここで検索でヒットして呼び
出されたレコードと読み込まれた手続補正書のファイル
を各項目ごとに比較する。なお、外部ファイルの書類名
の内容の表現形式とレコードの手続き名の内容の表現形
式は、「手続補正書」が「手続補正」、「審査請求書」
が「審査請求」というように省略形式に変更されるの
で、比較に際しては、外部ファイルのデータをレコード
内の表現形式に変換してから比較することはいうまでも
ない。比較の結果により、異なる項目とその内容データ
を抽出する。例示した手続補正書の場合、項目「書類
名」の内容データがレコードの項目「手続名」の項目に
あるか否かを比較し、また手続補正書の項目「提出日」
の内容データと比較する。平成９年８月３０日の手続補
正書のレコードがヒットした場合は、そのレコード中に
データが無い場合は、これを追加データとしてディスプ
レイ１３に表示する。その後、オペレータが表示を確認
して、登録ボタン１５をクリックすることにより差分の
データをデータベース中の該当レコードに登録する。

【００２５】同様にして図７に示す出願審査請求書を提
出したとき、その外部ファイル７０を読込んで追加デー
タを表示させ、更にオペレータが確認および指示して、
これを追加入力データとしてデータベースに加える。図
１０は手続補正および審査請求の手続きおよび提出日の
データを追加されたレコードの一部が示されている。

【００２６】以上に説明した実施例によれば、手続のた
めの文書即ち外部文書ファイルの情報を用いて、その外
部文書ファイルに関するレコードへのアクセスを行うの
で、アクセスのための質問データの入力操作が殆ど必要
ないため、オペレータの操作が簡単となる。また、入力
操作におけるタイピングミスがなくなるため、アクセス
対象レコードを間違って呼び出してしまうことによる検
索ミスもなくなる。また、データを追加登録したり、更
新したりする前に、オペレータは表示を見て誤りがない
か確認することができるので、誤入力を大幅に減少させ
ることができ、誤りデータの少ないデータベースを構築
することができる。また、データの追加登録、更新にお
いて、外部文書ファイルからレコードとの差分のデータ
を自動的に抽出して、登録や更新を行うので、オペレー
タの入力操作の負担を軽減することができると共に入力
ミスによる誤ったデータがレコードに登録されるのを防
止することができる。

【００２７】

【発明の効果】以上述べたように本発明によれば、ファ
イルとして作成した政府機関、民間機関等への手続のデ
ータベースにおいて、レコードの呼出し、表示を迅速か
つ容易に行うことができる。また、本発明によれば、デ
ータの入力を誤りなく正確に行うことができる。さら
に、本発明はオペレータの操作の負担を大幅に軽減する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例のデータの表示入力方式のフ
ロー図、

【図２】本発明の実施例の読込み指定の方法の一例を示
す図、

【図３】本発明の実施例の読込み指定の方法の他の例を
示す図、

【図４】本発明の実施例の読込み指定の方法のさらに他
のを示す図、

【図５】本発明の実施例の外部ファイルの一例を示す
図、

【図６】本発明の実施例の外部ファイルの他の例を示す
図、

【図７】本発明の実施例の外部ファイルのさらに他の例
を示す図、

【図８】本発明の実施例のレコードの一例を示す図

【図９】本発明の実施例のレコードの他の例を示す図

【図１０】本発明の一実施例のレコードの一例を示す概
念図

【符号の説明】

１０…外部ファイル、 １１…インデックスファイル、
１２…データベース、 １３、１４、１６…表示画
面、 ２１、３１…外部ファイルを示すアイコン、 ２
２…データベースアプリケーションのアイコン、 ３２
…アプリケーションのフォーム、 ４１… ファイル選
択メニュー。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 手続に関する種々の項目のデータからな
   るレコードを保持するデータベースにおいて、レコード
   を一意的に識別するためのキー項目を設定しておき、そ
   のキー項目の内容を指定してレコードを呼び出しディス
   プレイに表示するデータベースのデータ表示方式であっ
   て、 前記手続の遂行のために作成した外部文書ファイルをデ
   ータベースの入力用ファイルとして指定するステップ
   と、 指定された外部文書ファイルにおけるキー項目にデータ
   が存在するか否かを判別するステップと、 判別の結果、前記キーとなる項目にデータが存在すると
   き、そのキー項目のデータにより前記データベースを検
   索するステップと、 検索の結果、該当するレコードが存在するときには、そ
   のレコードを呼び出して表示し、該当するレコードが存
   在しないときには、前記外部文書ファイルを表示するス
   テップとを備えたことを特徴とするデータ表示方式。
2. 【請求項２】 前記データベースは工業所有権関係の手
   続のデータを登録し、検索、表示するものであり、前記
   外部文書ファイルは特許庁に提出する文書ファイルある
   いは特許庁からの諸通知の文書ファイルであることを特
   徴とする請求項１に記載のデータの表示方式。
3. 【請求項３】 前記外部文書ファイルおよびデータベー
   スは表示画面上に、アイコンとして表示され、前記外部
   文書ファイルのアイコンをデータベースのアイコンまた
   はウィンドウへドラッグアンドドロップ操作をすること
   により、外部文書ファイルを指定することを特徴とする
   請求項１または請求項２記載のデータベース表示方式。
4. 【請求項４】 外部文書ファイルの内容と、レコードに
   存在する内容を比較するステップと、前記外部文書ファ
   イルの内容と前記レコードの内容の差分のデータをディ
   スプレイに表示するステップとを有することを特徴とす
   る請求項１または請求項２に記載のデータの表示方式。
5. 【請求項５】 手続に関する種々の項目のデータからな
   るレコードを保持するデータベースにおいて、レコード
   を一意的に識別するためのキーとなるキー項目を設定し
   ておき、そのキー項目の内容を指定してレコードを呼び
   出しディスプレイに表示し、データの入力を行うデータ
   ベースのデータ表示入力方式であって、 前記手続の遂行のために作成した外部文書ファイルをデ
   ータベースの入力用ファイルとして指定するステップ
   と、 指定された外部文書ファイルにおけるキー項目にデータ
   が存在するか否かを判別するステップと、 判別の結果、前記キー項目にデータが存在するとき、そ
   のキー項目のデータにより前記データベースを検索する
   ステップと、 検索の結果、該当するレコードが存在するときには、外
   部文書ファイルの内容と、レコードに存在する内容を比
   較して、前記外部文書ファイルの内容と前記レコードの
   内容との差分を求めるステップと、 その差分のデータをディスプレイに表示するステップ
   と、 入力の指示に応じて、該当レコードに前記差分のデータ
   を追加入力するステップとを備えたことを特徴とするデ
   ータ表示入力方式。
6. 【請求項６】 外部文書ファイルのキー項目にデータが
   存在しない時には、データベースに新たなレコードを作
   成し、前記外部文書ファイルの内容をそのレコードの入
   力データとすることを特徴とする請求項５に記載のデー
   タ表示入力方式。