JPH1145256A - 文書管理支援装置およびその装置としてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 記憶媒体とは独立にディレクトリを作成し、
作成したディレクトリに該当する文書を検索技術を用い
て収集し、分類・管理することができるようにするこ
と。 【解決手段】 管理対象となる文書を格納した文書ＤＢ
１０１と、検索条件を入力し、入力した検索条件をディ
レクトリとして設定し、設定したディレクトリを画面表
示すると共に、表示したディレクトリを選択し、選択し
たディレクトリに基づいて、検索条件を出力するクライ
アント１００と、クライアント１００から入力した検索
条件に基づいて、文書ＤＢ１０１から該当する文書を検
索する検索サーバ１０３と、からなり、クライアント１
００は、検索サーバの検索結果に基づいて、該当する文
書の文書名をディレクトリに対応づけて表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、記憶媒体とは独立
にディレクトリを作成し、作成したディレクトリに該当
する文書を検索技術を用いて収集し、分類・管理するこ
とができるようにした文書管理支援装置およびその装置
としてコンピュータを機能させるためのプログラムを記
録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ハードディスク等の記憶媒体に保存され
た文書は、ディレクトリ（またはフォルダ）と呼ばれる
論理的区分に従って分類されて管理されるのが一般的で
ある。このディレクトリは、文書管理を簡便に行うため
に、ユーザが好みに応じて作成することができるもので
あり、作成したディレクトリに関連のある複数の文書を
まとめるために利用することができる。

【０００３】具体的には、ユーザは、おおもとのルート
ディレクトリに対して、サブディレクトリと呼ばれるデ
ィレクトリを作成することができ、作成したサブディレ
クトリに名称を付け、その下にワードプロセッサ等で作
成した文書を所属させることができる。作成したサブデ
ィレクトリの下には、さらにサブディレクトリを作成す
ることができるため、様々なレベルのディレクトリを作
成することによって階層構造で文書を管理することがで
きる。また、文書を読み出す際には、ディレクトリを指
定することによってそのディレクトリ内の文書名の一覧
を表示し、一覧表示した文書名のいずれかを選択するこ
とによって所望の文書を読み出すことができる。

【０００４】上述したディレクトリに関する情報はファ
イルにまとめられて記憶媒体中に保存される。このファ
イルには、ディレクトリに関連づけられて保存された文
書の文書名，記憶媒体中の位置等が記録され、記憶媒体
中の文書は、ディレクトリ名と文書名とによって管理さ
れることになる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術においては、ディレクトリを用いることによっ
て簡単に文書管理を行うことができるが、その反面、デ
ィレクトリを中心にして文書を分類して管理を行うた
め、文書を固定的にしか分類することができないという
問題点があった。換言すれば、ディレクトリを中心にし
て文書を分類して管理を行うため、文書の分類方法を変
更する場合には、新たなディレクトリを作成し、作成し
たディレクトリに文書を移動させる等の煩雑な作業が必
要であって、文書の分類・管理の利便性に欠けるという
問題点があった。

【０００６】また、ディレクトリを中心にして文書の分
類・管理を行うため、作成した文書を保存する場合に
は、文書を所属させるディレクトリを指定する必要があ
るという問題点があった。すなわち、適切なディレクト
リを指定する作業を怠った場合には、文書を後に読み出
す際にどのディレクトリに保存されたかを探し出す作業
が必要であった。

【０００７】また、ディレクトリは記憶媒体と一対一対
応であり、新たな記憶媒体を用いる場合には、他の記憶
媒体で作成したディレクトリをそのまま用いることはで
きないため、その記憶媒体用のディレクトリを新たに作
成しなければならないという問題点があった。

【０００８】さらに、ディレクトリを中心にして文書を
管理するため、誤った操作でディレクトリが壊れてしま
ったような場合には、そのディレクトリの中の文書を読
み出すことができないという問題点があった。

【０００９】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、記憶媒体とは独立にディレクトリを作成し、作成し
たディレクトリに該当する文書を検索技術を用いて収集
し、分類・管理することができるようにすることによ
り、文書の分類方法を変更する場合の処理の簡便性の向
上を図ることを目的とする。

【００１０】また、本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって、記憶媒体とは独立にディレクトリを作成し、
作成したディレクトリに該当する文書を検索技術を用い
て収集し、分類・管理することができるようにすること
により、文書を保存する際に、文書を所属させるディレ
クトリを指定する作業を省略することができるようにし
て、保存操作の簡素化を図ることを目的とする。

【００１１】また、本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって、記憶媒体とは独立にディレクトリを作成し、
作成したディレクトリに該当する文書を検索技術を用い
て収集し、分類・管理することができるようにすること
により、異なる記憶媒体毎にディレクトリを作成する必
要をなくし、同一の環境で文書の分類・管理を行うこと
ができるようにすることを目的とする。

【００１２】さらに、本発明は上記に鑑みてなされたも
のであって、記憶媒体とは独立にディレクトリを作成
し、作成したディレクトリに該当する文書を検索技術を
用いて収集し、分類・管理することができるようにする
ことにより、ディレクトリに関するファイルが破損した
場合に文書の読み出しが不可能となるような事態が起き
ないようにすることを目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の文書管理支援装置は、管理対象となる文
書を格納した格納手段と、検索条件を入力する検索条件
入力手段と、前記検索条件入力手段で入力された検索条
件を分類項目として設定する分類項目設定手段と、前記
分類項目設定手段で設定した分類項目を画面表示する分
類項目表示手段と、前記分類項目表示手段で表示した分
類項目を選択する選択手段と、前記選択手段で選択した
分類項目に基づいて、前記格納手段から該当する文書を
検索する検索手段と、前記検索手段の検索結果に基づい
て、該当する文書の文書名を表示する文書名表示手段
と、を備えたものである。

【００１４】また、請求項２の文書管理支援装置は、請
求項１に記載の文書管理支援装置において、さらに、前
記分類項目表示手段で画面表示されている分類項目の中
からアンド条件の対象となる分類項目を指定する指定手
段を備え、前記指定手段で前記アンド条件の対象となる
分類項目が指定された場合、前記分類項目設定手段が、
前記検索条件入力手段で入力された検索条件を入れ子の
分類項目として前記アンド条件の対象となる分類項目の
下位に配置するものである。

【００１５】また、請求項３の文書管理支援装置は、請
求項１または２に記載の文書管理支援装置において、さ
らに、前記格納手段に格納された文書をベクター表現に
変換して記憶する記憶手段と、前記分類項目設定手段で
分類項目として設定した検索条件をベクター表現に変換
する変換手段と、を備え、前記検索手段が、前記検索条
件のベクター表現と前記文書のベクター表現との類似度
を求め、求めた類似度が所定の閾値を超える文書を選択
し、選択した文書を類似度に応じて配列した文書リスト
を検索結果として出力し、前記文書名表示手段が、前記
検索手段から文書リストを入力し、入力した文書リスト
に基づいて、前記文書名を類似度順に画面表示するもの
である。

【００１６】さらに、請求項４のコンピュータ読み取り
可能な記録媒体は、前記請求項１〜３のいずれか１つに
記載の文書管理支援装置の各手段としてコンピュータを
機能させるためのプログラムを記録したものである。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理支援装置
およびその装置としてコンピュータを機能させるための
プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
媒体の一実施の形態について、添付の図面を参照しつつ
詳細に説明する。

【００１８】図１は、本実施の形態の文書管理支援装置
のシステム構成図である。図１に示す文書管理支援装置
は、後に詳細に説明する検索技術を用いて文書を管理す
る機能を有する複数のクライアント１００と、文書ＤＢ
（データベース）１０１から転置ファイル１０２を生成
すると共に、ベクトル空間検索を行うことができる検索
エンジン（例えば、ＣＬＡＲＩＴＥＣＨ社のＣＬＡＲＩ
Ｔ等）を備え、クライアント１００から検索条件を入力
し、入力した検索条件に基づいて、転置ファイル１０２
を用いて該当する文書を検索する検索サーバ１０３と、
上記クライアント１００や検索サーバ１０３等を接続す
るネットワーク１０４と、から構成されている。

【００１９】図１において、文書ＤＢ１０１は、複数の
文書、例えば、新聞記事等の文書を格納したものであ
る。本実施の形態においては、文書ＤＢ１０１に格納さ
れた文書として新聞記事を例とし、この新聞記事をクラ
イアント１００による文書管理の対象とする。ただし、
管理対象の文書を新聞記事や文書ＤＢ１０１中の文書に
限定するものではない。

【００２０】転置ファイル１０２は、文書ＤＢ１０１中
の複数の文書（新聞記事）と、これら複数の文書それぞ
れから後述する方法で抽出した複数の索引語との関係を
規定し、ある索引語が各文書それぞれにおいてどの程度
重要な語彙であるかをベクター表現を用いて示したもの
であって、この索引語を用いて該当する文書を検索する
ことができるようにしたものである。

【００２１】具体的には、１つの文書を予め定め複数の
センテンスからなるサブドキュメント単位に区切り、サ
ブドキュメントから上記索引語となる名詞句を抽出し
て、抽出した名詞句それぞれについて、サブドキュメン
ト中の出現頻度，文書ＤＢ１０１全体における分布等の
統計情報を求め、求めた名詞句毎の統計情報を用いて各
サブドキュメントをベクター表現に変換する。そして、
変換したサブドキュメントのベクター表現に基づいて、
文書のベクター表現を生成する。転置ファイル１０２
は、このようにしてベクター表現された文書ＤＢ１０１
中の文書を格納するものである。

【００２２】なお、各索引語には、対応する文書中の重
要度に応じた重み付けを行うことができる。また、文書
のベクター表現については、実際の検索を行う際に、サ
ブドキュメントのベクター表現に基づいて生成すること
にしても良い。

【００２３】クライアント１００および検索サーバ１０
３は、パーソナルコンピュータやワークステーション等
によって構成される。図２は、クライアント１００のブ
ロック構成図である。クライアント１００は、検索条件
を入力するキーボードおよびマウス等からなる入力装置
２００と、入力装置２００で入力した検索条件をディレ
クトリとして設定し、設定したディレクトリをディレク
トリ情報としてディレクトリ情報格納部２０１に格納す
ると共に、設定したディレクトリ情報に基づいて、検索
条件を検索サーバ１０３に出力し、検索サーバ１０３に
よる検索処理を利用して、文書ＤＢ１０１中の文書を設
定したディレクトリに分類することによって、文書ＤＢ
１０１中の文書を管理する文書管理部２０２と、文書管
理部２０２で設定したディレクトリを画面表示すると共
に、検索サーバ１０３で検索した文書の文書名を該当す
るディレクトリに表示するＣＲＴ等の出力装置２０３
と、を備えている。なお、図２において、２０４は、入
力装置２００，出力装置２０３およびネットワーク１０
４と文書管理部２０２とのインターフェイスとなる入出
力部を示している。

【００２４】また、図３は、検索サーバ１０３の処理を
示す概略ブロック図である。検索サーバ１０３は、文書
ＤＢ１０１中の文書を転置ファイル１０２に登録する処
理と、ベクトル空間検索を利用した検索処理とを行うも
のである。

【００２５】検索サーバ１０３において、転置ファイル
１０２に登録する処理は、自然言語処理モジュール３０
０と、データベース・ビルド・コンポーネント３０４と
によって行われる。具体的に、自然言語処理モジュール
３００は、文書ＤＢ１０１から文書（新聞記事）を入力
し、文書のフォーマットの認識処理や、品詞情報等を格
納した辞書３０１および各単語の係り受け等を解析する
ための文法辞書３０２を用いて形態素解析，構文解析，
名詞句抽出等の解析処理を行い、上述したサブドキュメ
ント毎の名詞句リストを含むドキュメント・セット３０
３を生成する。データベース・ビルドコンポーネント３
０４は、自然言語処理モジュール３００で生成したドキ
ュメント・セット３０３を入力し、入力したドキュメン
ト・セット３０３中の各サブドキュメントをベクター表
現に変換すると共に、サブドキュメントのベクター表現
に基づいて、文書のベクター表現を生成して転置ファイ
ル１０２に登録する。

【００２６】一方、検索処理は、自然言語処理モジュー
ル３００と、クエリー・ビルド・コンポーネント３０５
と、検索エンジン３０７とによって行われる。具体的
に、自然言語処理モジュール３００は、クライアント１
００から検索条件２０６を入力し、品詞情報等を格納し
た辞書３０１および各単語の係り受け等を解析するため
の文法辞書３０２を用いて形態素解析，構文解析，名詞
句抽出等の解析処理を行い、検索条件２０６中の名詞句
のリストを含むドキュメント・セット３０３を生成す
る。クエリー・ビルド・コンポーネント３０５は、ドキ
ュメント・セット３０３を入力し、検索条件２０６を構
成する各名詞句について、検索条件２０６中の出現頻
度，文書ＤＢ１０１全体における分布等の統計情報を求
め、求めた統計情報を用いて検索条件２０６をベクター
表現に変換したクエリー・ドキュメント３０６を生成す
る。検索エンジン３０７は、クエリー・ビルド・コンポ
ーネント３０５で生成したクエリー・ドキュメント３０
６を入力し、転置ファイル１０２中の各文書のベクトル
とクエリー・ドキュメント３０６のベクトルとを比較し
て、クエリー・ドキュメント３０６との類似度に応じた
スコアを各文書に付与し、所定の閾値を超えるスコアが
付与された文書リスト３０８を検索結果として出力す
る。

【００２７】なお、図１においては、文書ＤＢ１０１お
よび転置ファイル１０２をネットワーク１０４に単独に
接続した構成を示したが、これらを検索サーバ１０３に
直接接続する構成としても良い。また、図１において
は、本実施の形態の文書管理支援装置をネットワーク１
０４を介したシステムで構成するように示したが、クラ
イアント１００と検索サーバ１０３の処理を１つのコン
ピュータで行うようにすることもできる。

【００２８】次に、上述した構成を備えた文書管理支援
装置の動作について、（１）転置ファイルの生成処理，
（２）ディレクトリの設定処理，（３）ディレクトリへ
の分類処理の順で詳細に説明する。

【００２９】（１）転置ファイルの生成処理 図４は、転置ファイルの生成処理を示すフローチャート
である。検索サーバ１０３は、新たな文書（新聞記事）
が文書ＤＢ１０１に登録された場合（Ｓ４０１）、この
文書を入力して転置ファイル１０２に登録するための処
理を開始する（Ｓ４０２）。

【００３０】検索サーバ１０３において、自然言語処理
モジュール３００は、ステップＳ４０２で入力した文書
を解析する処理を行う（Ｓ４０３）。具体的には、入力
した文書がワープロ文書，ＨＴＭＬ等の構造化文書等、
いかなるフォーマットの文書であるかを判定する処理を
行う。その後、辞書３０１および文法辞書３０２を用い
て形態素解析，係り受け等の構文解析を行い、文書を複
数のサブドキュメントに区分すると共に、区分したサブ
ドキュメントから名詞句を抽出する等の処理を行う。

【００３１】そして、自然言語処理モジュール３００
は、ステップＳ４０３における処理の結果に基づいて、
サブドキュメント毎に名詞句リストを生成し、生成した
名詞句リストを含むドキュメント・セット３０３を生成
する（Ｓ４０４）。

【００３２】その後、データベース・ビルド・コンポー
ネント３０４は、自然言語処理モジュール３００で生成
したドキュメント・セット３０３を入力し、文書のベク
ター表現を生成して転置ファイル１０２に登録する処理
を行う（Ｓ４０５）。

【００３３】具体的には、ドキュメント・セット３０３
中のサブドキュメントの各名詞句を転置ファイル１０２
の索引語として、サブドキュメント中の出現頻度，文書
ＤＢ１０１全体における分布等の統計情報を求め、求め
た名詞句毎の統計情報を用いてサブドキュメントをベク
ター表現に変換する。この処理をドキュメント・セット
３０３中の全てのサブドキュメントについて行い、変換
したサブドキュメントのベクター表現に基づいて、文書
のベクター表現を生成して転置ファイル１０２に登録す
る。

【００３４】（２）ディレクトリの設定処理 続いて、文書ＤＢ１０１中の文書を管理するためのディ
レクトリを設定する処理について説明する。図５は、デ
ィレクトリの設定処理を説明するための説明図である。

【００３５】ユーザは、クライアント１００の入力装置
２００を用いて文書管理部２０２に指示を出し、出力装
置２０３で画面表示された様子を確認しつつ、ディレク
トリを設定していく。まず、ルートディレクトリ５００
の下に、サブディレクトリ５０１を作成し、ディレクト
リ名「スポーツ」を付す。そして、サブディレクトリ５
０１に、文書ＤＢ１０１中の該当する文書を検索して、
その文書名を表示するための検索条件２０６を関連づけ
る。この検索条件２０６は、検索式，検索文，キーワー
ドの集合，例示用文書等のいずれであっても良い。ま
た、検索条件２０６として、サブディレクトリ５０１に
付したディレクトリ名を用いることにしても良い。した
がって、ユーザがサブディレクトリ５０１を選択する
と、関連づけられた検索条件２０６が検索サーバ１０３
に出力された後、文書ＤＢ１０１からスポーツに関する
新聞記事が検索され、その文書名、即ち記事の見出し等
がサブディレクトリ５０１に表示されることになる。ま
た、設定されたディレクトリに関する情報は、ディレク
トリ情報格納部２０１に格納される。

【００３６】上述したようにして、ディレクトリ名が
「科学」であるサブディレクトリ５０２，ディレクトリ
名が「経済」であるサブディレクトリ５０３についても
同様に設定する。

【００３７】また、設定したサブディレクトリの下位
に、さらにサブディレクトリを設定することによってア
ンド条件を設定することができる。例えば、サブディレ
クトリ５０３を指定した後、その下位にディレクトリ名
が「金融」であるサブディレクトリ５０４およびディレ
クトリ名が「産業」であるディレクトリ５０５を作成す
る。そして、これらに検索条件２０６を関連づける。そ
の結果、サブディレクトリ５０３を選択した場合には、
「経済」に関する記事が文書ＤＢ１０１から検索され
て、その見出し（文書名）が表示される。また、サブデ
ィレクトリ５０４が選択された場合には、「経済」に関
する記事で、かつ、「金融」に関する記事が文書ＤＢ１
０１から検索されて、その見出しが表示される。

【００３８】図６は、上述したようにしてディレクトリ
の設定処理を行った結果の一例を示す説明図である。図
６に示すようにディレクトリを設定することにより、文
書ＤＢ１０１中の文書を分類して画面表示することがで
きる準備が整ったことになる。

【００３９】（３）ディレクトリへの分類処理 続いて、上述したようにして設定したディレクトリに基
づいて、文書ＤＢ１０１中の文書を分類して管理するた
めの処理について説明する。図７はディレクトリへの分
類処理を示すフローチャートである。

【００４０】ユーザは、クライアント１００を操作し
て、図６に示したようにして作成したディレクトリを画
面表示し、任意のディレクトリを指定する。文書管理部
２０２は、ディレクトリの指定があると（Ｓ７０１）、
指定されたディレクトリに基づいて、該当する検索条件
２０６を検索サーバ１０３に出力する（Ｓ７０２）。

【００４１】本実施の形態を説明するにあたっては、図
６に示した「交通事故」というサブディレクトリが指定
されたものとする。したがって、文書管理部２０２は、
検索条件２０６として、予め関連づけられた「交通事
故」に関する検索式，検索文，キーワードの集合または
例示用の文書を出力する。

【００４２】検索サーバ１０３は、クライアント１００
から検索条件２０６を入力し、自然言語処理モジュール
３００が検索条件２０６の解析処理を行う（Ｓ７０
３）。具体的には、辞書３０１および文法辞書３０２を
用いて形態素解析，係り受け等の構文解析処理を行う。

【００４３】そして、自然言語処理モジュール３００
は、ステップＳ７０３での解析結果に基づいて、検索条
件２０６から転置ファイル１０２中の索引語に対応する
名詞句を抽出し、名詞句からなるドキュメント・セット
３０３を生成する（Ｓ７０４）。

【００４４】続いて、クエリー・ビルド・コンポーネン
ト３０５は、自然言語処理モジュール３００からドキュ
メント・セット３０３を入力し、入力したドキュメント
・セット３０３を構成する各名詞句について、検索条件
２０６中の出現頻度，文書ＤＢ１０１全体における分布
等の統計情報を求め、求めた統計情報を用いてドキュメ
ント・セット３０３をベクター表現に変換したクエリー
・ドキュメント３０６を生成する（Ｓ７０５）。

【００４５】検索エンジン３０７は、クエリー・ビルド
・コンポーネント３０５で生成したクエリー・ドキュメ
ント３０６を入力し、転置ファイル１０２中の各文書の
ベクトルとクエリー・ドキュメント３０６のベクトルを
比較して、クエリー・ドキュメント３０６との類似度に
応じたスコアを各文書に付与する（Ｓ７０６）。

【００４６】なお、類似度に応じたスコアは、各文書と
クエリー・ドキュメント３０６との類似度を余弦距離に
基づいて表現したものであり、スコアが大きい文書がよ
りクエリー・ドキュメント３０６と類似していることを
表している。

【００４７】そして、検索エンジン３０７は、予め設定
されたスコアの閾値に基づいて、閾値を超えるスコアが
付与された文書を選択し、選択した文書に基づいて、文
書リスト３０８を生成して、検索結果として出力する
（Ｓ７０７）。

【００４８】図８は、文書リスト３０８の一例を示す説
明図である。図８に示すように、文書リスト３０８に
は、クエリー・ドキュメント３０６との類似度に応じた
スコアのランキング，文書名等が表示される。

【００４９】クライアント１００は、検索エンジン３０
７から文書リスト３０８を入力し、入力した文書リスト
３０８に基づいて、上位のランキングの文書から順に、
該当するディレクトリに関連づけて文書名を画面表示す
る（Ｓ７０８）。したがって、ディレクトリに関連づけ
られた検索条件２０６に最も近い文書から順に表示する
ことができ、ユーザが文書を選択する際の基準を提供す
ることができる。

【００５０】図９は、指定したディレクトリに関連づけ
て文書名を一覧表示した様子の一例を示す説明図であ
る。図９に示すように、ステップＳ７０１で指定された
サブディレクトリ「交通事故」に該当する文書が検索サ
ーバ１０３によって文書ＤＢ１０１から検索され、その
文書名が画面表示されている。この図９に示した状態
で、その下位のサブディレクトリ「人身事故」を指定す
ると、「交通事故」に関する記事で、かつ「人身事故」
に関する記事が検索されて画面表示されることになる。

【００５１】なお、ここでは類似度に応じて文書名を表
示することにしたが、もちろん、日付順，五十音順等で
文書名を表示することにしても良い。

【００５２】このように、本実施の形態の文書管理支援
装置によれば、記憶媒体とは独立にディレクトリを作成
し、作成したディレクトリに該当する文書を検索技術を
用いて収集し、分類・管理することができるようにする
ことにより、予め文書ＤＢ１０１中の文書が複数のディ
レクトリに分類されていたかのように、文書ＤＢ１０１
中の文書を分類して表示することができる。

【００５３】また、ユーザの操作自体は、ディレクトリ
で文書を管理する通常の文書管理支援装置と同様である
ため、ユーザに文書を検索して表示しているということ
を意識させることなく、文書を分類し、管理することが
できる。

【００５４】なお、本実施の形態においては、管理対象
となる文書を文書ＤＢ１０１の文書としたが、複数の文
書ＤＢが用意されている場合においては、ディレクトリ
の指定を行う前に、いずれの文書ＤＢを対象とするかを
選択することができるようにしても良い。いずれの文書
ＤＢを選択したとしても、文書の管理はユーザが設定し
たディレクトリに基づいて行われるため、どの文書ＤＢ
を対象としても同様な文書の分類および管理を行うこと
ができる。したがって、１９９６年の新聞記事を格納し
たデータベースと１９９５年の新聞記事を格納したデー
タベースのいずれを選択しても、同一のディレクトリで
新聞記事の分類・管理を行うことができる。また、文書
ＤＢを他のものにそっくり入れ替えたとしても、新たに
ディレクトリを作成することなく、予め作成しておいた
ディレクトリを利用して新たな文書ＤＢ中の文書を分類
し、管理することができる。

【００５５】また、文書ＤＢ１０１とは独立にディレク
トリを作成し、作成したディレクトリに該当する文書を
検索技術を用いて収集し、分類・管理することができる
ようにしたため、文書ＤＢ１０１中の文書をディレクト
リで分類して管理しておく必要をなくすことができる。
したがって、文書ＤＢ１０１に文書を新たに保存する場
合にあっては、保存先のディレクトリの指定が不要とな
る。

【００５６】また、文書ＤＢ１０１とは独立にディレク
トリを作成し、作成したディレクトリに該当する文書を
検索技術を用いて収集し、分類・管理することができる
ようにしたため、ディレクトリに関するファイルを文書
ＤＢ１０１中に作成する必要をなくすことができる。し
たがって、ディレクトリに関するファイルが破損した場
合に文書の読み出しが不可能となるような事態の発生を
なくすことができる。

【００５７】また、ユーザが作成したディレクトリのい
くつかに当てはまるような文書については、検索サーバ
１０３による検索によって、該当する全てのディレクト
リに表示されることになる。

【００５８】また、各ディレクトリに表示された文書に
おいて、ユーザが分類結果としてふさわしいと思う文書
やふさわしくないと思う文書については、その結果を検
索サーバ１０３にフィードバックすることができる。す
なわち、ユーザは、分類結果としてふさわしいと思う文
書に対して、正の重み、例えば「＋」を指定することが
でき、検索結果としてふさわしくないと思う文書に対し
て負の重み、例えば「−」を指定することができる。そ
の結果、入力した重みが正の指定である場合には、転置
ファイル１０２中の該当する文書の重みが強化され、入
力した重みが負の指定である場合には、文書の重みが弱
められる。

【００５９】また、本実施の形態においては、ベクトル
空間法による検索を例にとって説明したが、ブーリアン
検索により検索処理を行うことにしても良い。

【００６０】また、本実施の形態においては詳細な説明
を省略するが、図９のように表示された文書を削除する
等の処理は自由に行うことができる。

【００６１】また、作成したディレクトリに検索条件を
関連づける際には、ユーザが自ら作成した検索条件を関
連づけても良いし、文書ＤＢ１０１から関連語を抽出
し、抽出した関連語をディレクトリに関連づけることに
しても良い。

【００６２】また、詳細な説明は省略するが、本実施の
形態の文書管理支援装置は、ワードプロセッサ等のアプ
リケーションプログラムで文書を読み出す際にも適用可
能であることは明らかである。

【００６３】さらに、本実施の形態で説明した文書管理
支援装置は、予め用意されたプログラムをコンピュータ
やワークステーションで実行することによって実現され
る。このプログラムは、ハードディスク，フロッピーデ
ィスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ等のコンピュータ
で読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータに
よって記録媒体から読み出されることによって実行され
る。また、このプログラムは、上記記録媒体を介して、
またはネットワークを介して配布することができる。

【００６４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
支援装置（請求項１）によれば、管理対象となる文書を
格納した格納手段と、検索条件を入力する検索条件入力
手段と、検索条件入力手段で入力された検索条件を分類
項目として設定する分類項目設定手段と、分類項目設定
手段で設定した分類項目を画面表示する分類項目表示手
段と、分類項目表示手段で表示した分類項目を選択する
選択手段と、選択手段で選択した分類項目に基づいて、
格納手段から該当する文書を検索する検索手段と、検索
手段の検索結果に基づいて、該当する文書の文書名を表
示する文書名表示手段と、を備えたため、記憶媒体とは
独立に作成したディレクトリに該当する文書を検索技術
を用いて収集し、分類・管理することができ、格納手段
中の文書を分類してあったかのように扱うことができ
る。したがって、記憶媒体を入れ替えた場合等におい
て、新たに分類項目を作成する必要をなくすことができ
ると共に、文書の分類方法を変更する場合において、分
類項目を変更するのみで文書自体を移動させる等の処理
を行う必要をなくすことができ、文書管理の利便性の向
上を図ることができる。また、ユーザが作成した分類項
目に該当する文書を検索技術を用いて収集して画面表示
することができるため、文書を保存する際に、文書を所
属させる分類項目を指定する作業を省略することがで
き、保存操作の簡素化を図ることができる。さらに、分
類項目は記憶媒体に作成されないため、分類項目に関す
るファイルが破損した場合に文書の読み出しが不可能と
なるような事態を防止することができる。

【００６５】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
２）によれば、請求項１に記載の文書管理支援装置にお
いて、さらに、分類項目表示手段で画面表示されている
分類項目の中からアンド条件の対象となる分類項目を指
定する指定手段を備え、指定手段でアンド条件の対象と
なる分類項目が指定された場合、分類項目設定手段は、
検索条件入力手段で入力された検索条件を入れ子の分類
項目としてアンド条件の対象となる分類項目の下位に配
置するため、より詳細な文書の分類を可能とすることが
できる。

【００６６】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
３）によれば、請求項１または２に記載の文書管理支援
装置において、さらに、格納手段に格納された文書をベ
クター表現に変換して記憶する記憶手段と、分類項目設
定手段で分類項目として設定した検索条件をベクター表
現に変換する変換手段と、を備え、検索手段は、検索条
件のベクター表現と文書のベクター表現との類似度を求
め、求めた類似度が所定の閾値を超える文書を選択し、
選択した文書を類似度に応じて配列した文書リストを検
索結果として出力し、文書名表示手段は、検索手段から
文書リストを入力し、入力した文書リストに基づいて、
文書名を類似度順に画面表示するため、分類項目として
設定された検索条件に最も近い文書から順に表示するこ
とができ、ユーザが文書を選択する際の基準を提供する
ことができる。

【００６７】さらに、本発明のコンピュータ読み取り可
能な記録媒体（請求項４）によれば、請求項１〜３のい
ずれか１つに記載の文書管理支援装置の各手段としてコ
ンピュータを機能させるためのプログラムを記録したた
め、このプログラムをコンピュータに実行させることに
より、記憶媒体とは独立に作成したディレクトリに該当
する文書を検索技術を用いて収集し、分類・管理するこ
とができ、文書の分類・管理における利便性の向上を図
ることができる文書管理支援装置を提供することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態の文書管理支援装置のシステム構
成図である。

【図２】図１に示したクライアントのブロック構成図で
ある。

【図３】図１に示した検索サーバの処理を示す概略ブロ
ック図である。

【図４】本実施の形態の文書管理支援装置において、転
置ファイルの生成処理を示すフローチャートである。

【図５】本実施の形態の文書管理支援装置において、デ
ィレクトリの設定処理を説明するための説明図である。

【図６】本実施の形態の文書管理支援装置において、デ
ィレクトリの設定処理を行った結果の一例を示す説明図
である。

【図７】本実施の形態の文書管理支援装置において、デ
ィレクトリへの分類処理を示すフローチャートである。

【図８】本実施の形態の文書管理支援装置において、文
書リストの一例を示す説明図である。

【図９】本実施の形態の文書管理支援装置において、指
定したディレクトリに文書名を一覧表示した様子の一例
を示す説明図である。

【符号の説明】

１００ クライアント １０１ 文書ＤＢ １０２ 転置ファイル １０３ 検索サーバ １０４ ネットワーク ２００ 入力装置 ２０１ ディレクトリ情報管理部 ２０２ 文書管理部 ２０３ 出力装置 ２０４ 入出力部 ２０６ 検索条件 ３００ 自然言語処理モジュール ３０１ 辞書 ３０２ 文法辞書 ３０３ ドキュメント・セット ３０４ データベース・ビルド・コンポーネント ３０５ クエリー・ビルド・コンポーネント ３０６ クエリー・ドキュメント ３０７ 検索エンジン ３０８ 文書リスト

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 管理対象となる文書を格納した格納手段
   と、 検索条件を入力する検索条件入力手段と、 前記検索条件入力手段で入力された検索条件を分類項目
   として設定する分類項目設定手段と、 前記分類項目設定手段で設定した分類項目を画面表示す
   る分類項目表示手段と、 前記分類項目表示手段で表示した分類項目を選択する選
   択手段と、 前記選択手段で選択した分類項目に基づいて、前記格納
   手段から該当する文書を検索する検索手段と、 前記検索手段の検索結果に基づいて、該当する文書の文
   書名を表示する文書名表示手段と、 を備えたことを特徴とする文書管理支援装置。
2. 【請求項２】 さらに、前記分類項目表示手段で画面表
   示されている分類項目の中からアンド条件の対象となる
   分類項目を指定する指定手段を備え、 前記指定手段で前記アンド条件の対象となる分類項目が
   指定された場合、前記分類項目設定手段は、前記検索条
   件入力手段で入力された検索条件を入れ子の分類項目と
   して前記アンド条件の対象となる分類項目の下位に配置
   することを特徴とする請求項１に記載の文書管理支援装
   置。
3. 【請求項３】 さらに、前記格納手段に格納された文書
   をベクター表現に変換して記憶する記憶手段と、 前記分類項目設定手段で分類項目として設定した検索条
   件をベクター表現に変換する変換手段と、を備え、 前記検索手段は、前記検索条件のベクター表現と前記文
   書のベクター表現との類似度を求め、求めた類似度が所
   定の閾値を超える文書を選択し、選択した文書を類似度
   に応じて配列した文書リストを検索結果として出力し、 前記文書名表示手段は、前記検索手段から文書リストを
   入力し、入力した文書リストに基づいて、前記文書名を
   類似度順に画面表示することを特徴とする請求項１また
   は２に記載の文書管理支援装置。
4. 【請求項４】 前記請求項１〜３のいずれか１つに記載
   の文書管理支援装置の各手段としてコンピュータを機能
   させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコ
   ンピュータ読み取り可能な記録媒体。