JPS6257341A

JPS6257341A - 資料回らんシステム

Info

Publication number: JPS6257341A
Application number: JP60198212A
Authority: JP
Inventors: Masaru Iwai; 岩井　優; Hidemi Nakamura; 秀美中村; Koji Kihara; 木原　孝治
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 1985-09-05
Filing date: 1985-09-05
Publication date: 1987-03-13

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】〔産業上の利用分野〕この発明は図書、特許公報等の資料を回らんするための
回らん用紙作成・改訂等を行う資料回らんシステムに関
するものである。

〔従来の技術〕

第９図は例えば特開昭５７−１１１６４８号公報に示さ
れた従来の文書回らんシステムを示すブロック図であり
、図において、１はネットワークで、このネットワーク
１には回覧文書を入力するための文書入力端末２、回覧
される文書の管理を行なう回覧管理センター８および回
覧されてきた文書を出力するとともに認証を行なうため
の複数台の認証端末４を接続している。

文書入力端末２は例えばワードプロセッサ機能を備えキ
ーボード等を介して入力したコード情報によって回覧文
書を入力する手段あるいはファクシミリのように紙に記
入された回覧文書をイメージ情報として入力する手段な
どからなる文書入力手段２１、キーボードあるいは音声
認識技術、または文字認識技術などを用いて入用した回
覧文書の回覧順序をコード情報として入力するための回
覧順序入力手段２２および入力された回覧文書および回
覧順序を確認のため表示する表示手段２８を有している
。

また、回覧管理センター８は文書入力端末２より入力さ
れた回覧順序を記憶するための回覧順序記憶手段８１、
回覧文書をコード情報あるいはイメージ情報として記憶
しておくための回覧文書記憶手段８２、認証端末４での
認証状況を監視するための回覧監視手段８８および回覧
文書を認証端末４に送付するための回覧起動手段８４を
有している。

更に認証端末４は回覧（送付）されてきた文書を出力す
るための例えばＣＲＴによるソフトコピーあるいはプリ
ンタ又はファクシミリ等のハードコピーからなる出力手
段４１および出力された回覧文書をチェックした結果認
証するか否かを入力するための認証入力手段４２を有し
ている。

次にこのような文書回覧システムの作用を説明する。

まず、回覧して認証を受けるべき文口が文書入力端末２
よりコード情報、又はイメージ情報として回覧順序情報
とともに入力される。するとこれら情報は回覧管理セン
ター３に送られ同センター８の回覧文書記憶手段８２お
よび回覧順序記憶手段Ｓ１に夫々一旦記憶される。そし
て、これら手段３１゜８２への記憶が完了すると、回覧
起動手段ｓ４が作動し、回覧順序記憶手段８１の内容が
参照され最初に回覧しなければならない認証者を決定し
、これに対応する認証端末４に回覧文書記憶手段８２に
記憶された回覧文書が送付される。

回覧文書が送付された認証端末４では回覧文書出力手段
４１に回覧文書が再生して出力される。これによって回
覧文書は認証者によって内容がチェックされる。この結
果仮に内容に問題がなければ認証した旨が認証入力手段
４２より入力される。すると管理センター８の認証監視
手段８Ｂにて上記認証が検知される。そして、この認証
監視手段８８で認証が確認されると、再び回覧起動手段
８４が作動し、回覧記憶手段３１の内容が参照され次に
回ゼしなければならない認証者を探し出し決定し、該当
する認証者に対応する認証端末４に再び回覧文書が送付
される。以下、同様にして全ての認証端末４に対して所
定の順序に従って回覧文書が送付され認証を受けるよう
になる。

一方、認証者のうちあるものにより回覧文書の内容が不
適当として証認を拒否する旨が認証入力手段４２より入
力されると、回覧管理センタ−８認証監視手段８８にて
この入力が検知される。これにより文書入力端末２を通
じて回覧文書の発行元にその旨が何らかの処置をとるよ
うな指示とともに報知され、同時にこれ以後の回覧も停
止される。

したがって、このようなシステムによれば入力端末より
入力された回覧文書を所定の回覧順序にしたがって認証
端末に出力し順次認証を受けながら各認証端末間を回覧
させることができるので従来の文書回覧を入手にたよっ
ているのに比べ紛失、回覧の間違などを防止でき速みや
かで且つ効率的な文書回覧を行なうことができる。また
、入手が介入することができないので第３者への文書内
容の洩れもなく機密保持のためにも有効である。更に各
認証端末での認証は認証監視手段にて濫視されつつ次の
認証端末に回覧されていくので回覧状況を直に把握する
ことができる。

〔発明が解決しようとする問題点〕

従来のシステムは文書ごとに回らん先および回らん順序
を決めて端末を通じて回らんする場合には効゛率的でま
た機密保持を保つ上でよいが、特許公告や、技術・経済
などの月刊雑誌のように定められた書籍をそれぞれ定め
られた回らん先へ回らんする場合には適切でない。即ち
、従来のシステムは文書の内容そのものを記憶し、その
文書に対して回らん先順序を記憶させ両者を合せて端末
を通じて回らんするようにしているので、特許公報を回
らんする場合その文書の内容の記憶は不要であり、一方
文書の種類は特許公報の日本のものだけでも、特・実と
公開・公告で２８Ｘ４＝１０４　　皿があり、この半分
を購入し回らんするとしても５２種、外国の公報や雑誌
を含めると１００〜１５０穏の回らんが必要となりこれ
らの文書に対してそれぞれ回らん先を指定して所定の回
らん順序を決めて回らんする必要がある。しかし回らん
先は一度決めておけばすむものではなく回らん先の追加
、削除、回らん先名称の変更などは会社内の組織変更が
あるとその都度行う必要があり、また部門内の職務内容
の変更、例えば新しい機種の開発により新しい公報を必
要としたり、現在の機種の生産打切りによって現在回ら
んの公報が不要になったりして常に回らん部門の変更が
あり、さらに公報自身の新規購入、また購入取り消しな
ども伴うものである。また、このような組織や職務の変
更に伴なって職場が移動すると大量の公報や雑誌を効率
的に回らんするため回らん順序の変更も要する。組織や
職務の変更がなくても事務所や工場の新設・増設・旧建
屋の廃止等によって職務移動がありこれに伴う回らん順
序の変更も多い。さらに最近では特命のプロジェクトチ
ームの新設・改廃等組織の柔軟化、ダイナミックな組織
化で現在の急変する社会状勢に対応する組織となってい
る。したがって回らん文書と回らん先１回らん順序等の
変更はその頻度が多くなって来ている。

従来のシステムではこのような変化に対応することが簡
単にできないという問題点があった。

また一般に回らん用紙を作成する場合手書きやワードプ
ロセッサなどで作成するのが通常で、例えば回らん順を
一つ変えるにしてもその部門に関する資料のすべての回
らん用紙を抜き出して古き直す作業は大変なものであり
、回らん部門の追加、削除や資料の追加、削除に対応す
るには１００梗以上の回らん用紙を一つ一つチェックし
ながら改訂する必要があり非常に繁雑で作業性が悪いと
いう問題点があった。

この発明はこれらの改訂を効率的に行なう資料回らんシ
ステムを提供することを目的とするものである。

〔問題を解決するための手段〕

この発明に係る資料回らんシステムは資料コード資料名
など資料情報をメモリした資料ファイルと１回らんする
部門の部門コード部門名称回らん順等の部門情報をメモ
リした部門ファイルと、各資料の資料コードとその資料
に対応する回らん部門の部門コードとをメモリする回ら
んファイルと、端末等の入力手段、プリンタ等の出力手
段を備えた賀算機のシステムで構成されている。

〔作用〕

この発明においては、入力手段で回らんする資料の資料
コードを指定すると回らんファイルの資料コードとその
回らん先の部門コードとを抽出し、それに対応した資料
ファイル内の資料６祢、部門ファイルの部門名称とを抽
出して回らんフォーマットを出力する。

第１図はこの発明の資料回らんシステムの一実施例とし
て、この発明を特許公報の同らんに適用した場合の一例
を示す構成図で、（１００）は資料ごとに付与した資料
コード、資料各、その他の資料情報をメモリした資料フ
ァイル、（２００）は回らんする部門全体に対しそれぞ
れ付与した部門コード、部門名称回らん順序等部門情報
をメモリした部門ファイル、（８００）は資料コードと
その資料コードに対応した部門コードをメモリした回ら
んファイル、（ａＯＯ）はｃｐｕ　（５００）は入力手
段でここでは端末キーボードを示すが、ＯＣＲや外部か
らの通信入力を授受する端末、また音声や音響入力など
であってもよい。（６００）はプリンタＣＲＴ、ＦＡＸ
などの出力手段を示す。第２図は各ファイルの内容を示
し、（イ）はプリントアウト指令、α・は回らん用紙の
フォーマットの一例、（７）は回らん先−らん表の一例
である。また第３図は回らん用紙フォーマットプリント
アウトのフローチャートを示す。第４図は特許公報・回
らん部門等の変更に対するファイル更新の構成図を示す
。

次にこのシステムの動作を説明する。第１図で最初に（
１００）（２００）（８０Ｇ）各ファイルを作成してお
く、第２図にこのファイルの内容を示す。資料ファイル
（１００）では特許をｒＰＪ、実用新案をｒＵＪで表わ
し、公開をｒＡＪ、公告をｒＢＪ、区分子（１）をｒ７
１　Ｊ　７　（４）を「７４」と表わし、ほかに区分内
容を付加情報としている。部門ファイル（２００）は部
門コード「０１．０２．・・・・・・　」と対応する部
門名称「Ｅ課、Ｄ課、Ａ課・・・・・・」を表わし、ま
た部門コード０１．０２　　は回らん順序を示すコード
も兼用している。回らん順序のコードは部門コードと別
に付与してもよい。回らんファイル（８００）は資料コ
ード例えば（ＲＡ７１）とその資料コードに対応する部
門コード（ｏｓ、　０１．０４．１０）及び回らん順序
を表わしている。なお回らん順が逆のばあいはＲ（リバ
ース）を付与しておき、この場合例えば資料コードｕＢ
７４ついては０２．０５．０８．１２とは逆順の１２、
０８．０５．０２の順で回らんする。回らん順のスター
ト点を変更する場合は回らんファイル（８００）にスタ
ート部門を指定するこの例では資料コードＰＢ７Ｂに対
し１０をスタート点として１０．１１．０６゜０８　　
と回らんする。また「正逆」と「スタート」と両者を合
せて用いることもできる。

ここでプリントアウト指令（ト）として資料コードＰＡ
７１を与えると回らん用紙α・のように資料（特許公報
）の内容表示と共に回らん順で各部門名称がプリントア
ウトされる。このように各資料毎に出力ができる。また
、回らん先−らん表αηのように各資料と回らん先を示
した表をプリントアウトすることもできる。第３図にこ
のプリントアウトの動作フローを示し、第２図を参照し
ながら説明する。ステップ（１０１）のプリントアウト
を指令で一括指令すると全ての資料の回らん用紙がプリ
ントアウトされまた、特許公報のみであれば資料コード
のＰを、公開公報のみであればＡを指定するとその分の
総ての回らん用紙がプリントアウトされる。また一つの
資料コードを指定するとその回らん用紙のみがプリント
アウトされる。例えば［ＰＡ７１Ｊを指定すると、ステ
ップ（１０２）で回らんファイル（ａＯＯ）より資料コ
ード「ＰＡ７１Ｊと回らん先部間コードｒ　０８．０１
．０４．　ｔｏ・・・」を抽出、ステップ（１０８）で
資料ファイル（１００）よりｒＰＡ７１Ｊに対する資料
詳細情報「特開７（１）電気部品」を抽出、ステップ（
１０４）で部門ファイル（２００）よりステップ（１０
２）で抽出された部門コードに対応する部門名称「Ａ味
、ＦＥ課、Ｃ課・・・・・・」を抽出し、ステップ（１
０５）で部門名をｒｏｌ、　０８．０４・・・」の回ら
ん順に並べかえて（１０６）で第２図回らん用紙（１１
をプリントアウトする。指定されたプリントアウトが完
了すればＥＮＤ、さらにあればステップ（１ｏ２）へ帰
って次の指定資料の処理を行う。このようにプリントア
ウトした回らん用紙は特許公報の表紙に取付けられ回ら
んされるか、また公報の上に白紙等をはりつけておいて
その上に直接プリントアウトしてもよいし書籍等では裏
表紙の印刷していない所に直接プリントアウトして回ら
んするようにしてもよい。

このように回らん用紙を効率的にプリントできるが、さ
らに回らん先の変更等があった場合を説明する。第４図
にその構成例を示す。（８０１）（８０２）（８０８）
はその変更のケースを示すもので第５図はこれらのケー
スに対してファイルの更新を示すフローチャートである
。特許公報を追加する場合は資料ファイル（１００）に
資料コード、資料名などを登録しその回らんする部門コ
ードを入力する。回らん順序は部門ファイル２００に指
定された順番にプリントアウトされるのでここでは何ら
入力を必要としない。もし逆順で回らんしたり、回らん
のスタート部門を変更する場合であっても回らんファイ
ル（ａｏＯ）にそれを指定すればよい。回らん不要とな
り公報を削除する場合は第５図（ｂ）の如く削除する資
料コードを入力すれば資料ファイル（１ｏｏ）と回らん
ファイル（８００）からその資料コードを抽出して削除
される。回らん部門を追加のときはその部門が既に部門
ファイル（２００）に登録されていなければ部門ファイ
ル（２００）に登録してから回らんファイル（３００）
に登録し、登録されていれば直接回らんファイル（ａＯ
Ｏ）に登録する。回らん部門の削除の場合は第５図１ｄ
ｌのようにその部門自体がなくなったのであれば部門フ
ァイル（２００）かちその部門情報全体を回らんファイ
ル（８００）から削除する部門コードを抽出してそのコ
ードを削除する。

特定の資料に対して回らんを取り消す場合は回らんファ
イル（８００）のみ削除部門コードを入力して削除する
。削除された部門は回らん用紙のプリントアウトから自
動的に削除され作成されることになる。部門名称が変更
になったときは第５図（ｅｌの如く、その部門コードの
部門名称を変更するのみで、この部門に関連する回らん
用紙のプリントアウトはすべて新しい部門名称でプリン
トアウトされる。職場移動等で回らん順を変更する場合
は例えば第２図の部門ファイル（２００）の「０１．Ｅ
課」とｒ　０４．　Ｃ課」の回らん順を変更する場合は
Ｅ課を「０４Ｊ、Ｃ課を「０１」と変更するのみで、こ
れに関連する資料の回らん順序が自動的に変更される。

このように回らん用紙の作成、特に変更に対する対称が
非常に効率的に行なえる。

上記の例で各ファイルを計算センター等の中央に置き、
離れた１台または複数の端末からアクセスするようにし
てもよい。また回らんファイルを各端末側で持ってその
端末に応じた回らんファイルの内容としてもよい。上記
例では特許公報の例を示したが、例えば技術・経済関係
の雑誌の資料ファイルを別ファイルとして公報のファイ
ルと取替えるようにしてもよい。部門ファイルも資料に
応じて別ファイルにしたり、社内と社外、事務所内と営
業所とを別ファイルにしてもよい。

また、これに応じて回らんファイルも別ファイ　　　ｉ
ルにしてもよい。このばあい、ファイルをＥＰＲＯＭの
カートリッジ形式としゲーム用カートリッジのように取
り換えてるようにしてもよい。　　　　　　　　ｌまた
、資料ファイル（１００）、部門ファイル（２００）、
　　　。

回らんファイル（８００）の三つのファイルに分けて説
明したが、これは一つのファイルにまとめても　　　（
よい。また、資料ファイルと部門ファイルのみで回らん
ファイルを設けず端末から資料コード、と　　　□部門
コードとを入力するようにしてもよい。この場合回らん
順序は部門ファイル中の順序に従って　　　）【プリントアウトされる。このケースは小規模なシ　　　
−ステムに適用可能である。また人力をコープイン　　
　ニゲカードや磁気カード、ＩＣカード等を用いて行　
　　１うことより便利になる。

また、回らんファイルと部門ファイルの二つを設けて資
料ファイルを設けず端末から資料名を入力してその資料
名と部門コードから抽出し、その　　　□部門コードに
対応すく部門名称を抽出してプリントアウトするように
してもよい。この場合回らんファイルに資料名と資料コ
ードとを併記しておけば端末からは資料コードのみの入
力でよく効率的である。また資料名自身をコード化略名
称化しておくようにしてもよい。

さらに、資料ファイルと回らんファイルの二つを設けて
部門ファイルを設けず、端末から資料コードを入力し資
料ファイルから資料コード資料名を抽出し、回らんファ
イルからその資料コードとその回らん部門名称を抽出し
プリントアウトすることもできる。この場合、回らんフ
ァイルには部門名称を直接入れておかないといけないが
、仁こでも部門名称をできるだけ短かく略号化したり（
実際課名は略称で呼ばれることが多い）して入力作業を
簡単にできる。

これらの二つのファイルを使用する場合でも正逆の指定
、回らんスタート部門の指定を端末からまた回らんファ
イルの中で指定することができる。

上記の実施例では部門ファイル（２００’）内の部門コ
ードと回らん順序と一体化した例を示したが、回らん順
序は部門コードとは別は回らん類コードを設けてもよい
。例えばＥ課の部門コードをｒＥＪと回らん類コードを
「０１」としてもよい。また、回らん類コードを建屋コ
ードとこの建屋のフロア−（階）を表わすコードと一つ
のフロア内での回らん順序を表わすフロア内順序コード
とで構成させ、例えば建屋コードをｌ’−Ａ、Ｂ、Ｃ・
・・Ｊフロアコードを「ｌＦ、２Ｆ、・・・」フロア内
順序コードを「ｏｌ、０２，０８・・・」とするとｒＡ
ＩＦＯＩ　ＡｌＰＯ４・・・Ａ２ＦＯ１・・・ＢＩＦＯ
Ｉ・・・」等となり自然と回らん順を指定することがで
き便利である。

このように資料名の資料コード化と、部門名称の部門コ
ード化の少なくとも一方のコード化をしてファイルを設
け、回らん用紙を作成し資料の回らんをするようにした
ので、資料の増減や、回らん部門の増減等に効率よく対
処できる。

上記の実施例では、回らん用紙作成を主としたが、用紙
以外のＣＲＴ表示や、ＦＡＸ等での伝送等回らんフォー
マットとして扱うようにしてもよい。またこれに加えて
資料自身も光ディスク等に取り込んでストアしておいた
り資料内容をＯＣＲやＦＡＸ等で読み込んで回らんフォ
ーマットと資料とを出力して回らんするようにしてもよ
い。またここでは多数の部門への回らんの場合を示した
が、資料送付部門から必要な部門に並列に資料を送付す
ることも回らんに含んでいる。即ち直接に資料を送付す
るのみでなく並列にまた直並列に送付するばあいも含ま
れる。その資料とその送付部門等をコード化して本発明
の回らんシステムを用いれば、送付部門の変更や、資料
の増減等に効率的な対処ができる。このばあい、伝送シ
ステムを通して資料の送付部門へ並列に「送付資料の内
容」を伝送するようにしてもよい。

このばあい、例えば第７図のように回らんフォーマット
と資料内容とを端末（５０１）（５０２）（５０８）な
どから入力し、外部端末（７０１）（７０２）（７０８
）へ伝送し種々の形態で出力するようにしてもよい。ま
た回らんフォーマットは第８図の送り状（Ｂｏｌｎ　Ｘ
８０２ＪＬ）のようにして資料（８０１ｂ）（８０２ｂ
）　　と共に伝送してもよい。伝送手段は有線、無線、
ＬＡＮ　、光等を用いてもよい。また、資料に資料コー
ド等の資料情報を付与しておき、この資料情報を読みと
って回らんファイル（８００）から回らん部門を読みと
り伝送するようにしてもよい。

また、従来例の文書回らんシステムに本発明の回らんシ
ステムを加えて回らんするようにしてもよい。これは大
量で定形的な回らんを伝送するのに適している。

上記では資料として文書、書籍等に対して説明して来た
が、物品例えば化粧品、日用品やそのサンプル、また電
気部品等の各種資料を回らんする場合にも適用できるし
、また、全国の営業所間で製品等を回す場合等にも適用
できる。いわゆる、本発明で云う資料は文書、書籍等に
限られるものではない。特許公報のように表紙の所定の
所に特・実刑、公開・公告側、区分等が所定の位置に記
載されている場合には第６図のように０ＣＲ（２０１）
で読みとって入力するようにするとより効率化が計れる
。このばあい、公報隘の範囲（何番から何まで）も読み
とってプリントアウトできるので回らん作業の効率化が
図れる。

〔発明の効果〕

以上のようにこの発明によれば資料名、回らんする部門
名称の少なくとも一方をコード化しファイルを作成し、
資料とその資料に対する回らん部門を抽出して回らんフ
ォーマットを作成するようにしたので、資料や回らん部
門の変更に対して簡単に変更が可能となり効率よく回ら
んができる効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例による資料回らんシステム
の構成図、第２図は第１図の各ファイルの内容等を示す
図、第８図は第１図の動作を示すフローチャート、第４
図は第１図のファイル更新を示す構成図、第５図は第４
図のファイル更新のフローチャート、第６図はこの発明
の他の実施例で、ＯＣＲで読み取り人力手段を示す図、
第７図はこの発明の他の実施例による資料回らんシステ
ムの構成図、第８図は第７図の各ファイルの内容を示す
図、第９図は従来の回らんシステムの構成図である。（
１００）　９料フアイル、（２００）回らんファイル、
（ａｏＯ）部門ファイル、（４００）　ｃｐｕ　、　（
５００）端末、（６００）プリンタを示す。なお、図中、同一符号は同一、又は相当部分を示す。

Claims

【特許請求の範囲】

（１）少なくとも端末等の入力手段とｃｐｕとメモリと
プリンタ等の出力手段を有する電算機システムにおいて
、各資料ごとに付与した資料コード、資料名等の資料情報
をメモリした資料ファイル、上記資料を回らんする部門の部門コード、部門名称等の
部門情報をメモリした部門ファイル、上記各資料の資料
コードとこれら各資料に対応する回らん部門の部門コー
ドをメモリした回らんファイルを備え、上記回らんファ
イルから資料コードとこの資料コードに対応した部門コ
ードを抽出し、上記資料ファイルから上記資料コードに
対応する資料名と、上記部門ファイルから上記抽出され
た部門コードに対応する部門名称とを抽出して上記出力
手段で上記抽出した資料名と部門名称とを表示した回ら
んフォーマットを作成するようにしたことを特徴とする
資料回らんシステム。
（２）部門ファイルは各部門名に対応して予じめ定めた
回ら順序を部門情報内に付与し、指定された部門を上記
回らん順に表示するようにしたことを特徴とする特許請
求の範囲第１項記載の資料回らんシステム。
（３）回らん順序は部門ファイルに各部門ごとの建屋コ
ードとこの建屋コードのフロアコードと同一フロア内で
の回らん順序を示すフロア内順序コードを付与し、指定
された部門が上記建屋コード、フロアコード、フロア内
順序コードに対応して表示されるようにしたことを特徴
とする特許請求の範囲第２項記載の資料回らんシステム
。
（４）一つの資料に対する回らん先の部門名称のプリン
トアウトの順番は回らんファイルにメモリした回らん部
門の部門コードの順番であることを特徴とする特許請求
の範囲第２項記載の資料回らんシステム。
（５）資料ファイルの資料情報内または入力手段で回ら
んの先頭部門を指定すると、その先頭部門から部門ファ
イルに指定された回らん順序にしたがって表示するよう
にしたことを特徴とする特許請求範囲第２項ないし第４
項に記載の資料回らんシステム。
（６）資料ファイルの資料情報内または入力手段で「逆
回らん」の指定をすると、部門ファイルで予じめ定めた
回らん順序の逆の順序で回らん部門を表示するようにし
たことを特徴とする特許請求範囲第２項ないし第５項に
記載の資料回らんシステム。
（７）所定の資料に対する回らん部門の変更、追加、取
り消しは、上記所定の資料コードと変更・追加取り消し
を行う部門コードと変更・追加・取り消しの指示とを入
力して、回らんファイルを上記指示に従つて更新するよ
うにしたことを特徴とする特許請求範囲第１項ないし第
６項に記載の資料回らんシステム。
（８）回らん部門の取り消しはその取り消し部門コード
を入力すると、上記回らんファイル内の各資料コードに
対応する回らん部門コードの中から上記取り消し部門コ
ードを抽出して抹消し、上記回らんファイルを更新する
ようにしたことを特徴とする第１項ないし第７項記載の
資料回らんシステム。
（９）所定の資料の取り消しはこの所定の資料の資料コ
ードを入力して、資料ファイルから上記資料コードの資
料情報を抹消すると共に、回らんファイルから上記資料
コードとこの資料コードに対応した回らんコードを抹消
するようにしたことを特徴とする第１項ないし第８項記
載の資料回らんシステム。
（１０）資料ファイル、部門ファイル、回らんファイル
は、この資料ファイルが資料内部の種類別、部門ファイ
ルが社内・社外などの部門別、回らんファイルが上記資
料内容の種類別や上記部門別に応じた区分別にそれぞれ
作成され、これらのファイルを使用目的に応じて取り替
え使用するようにしたことを特徴とする特許請求の範囲
第１項ないし第９項に記載の資料回らんシステム。
（１１）少なくとも端末等の入力手段とｃｐｕとメモリ
ーと信号出力等の出力手段とを有する電算機システムに
おいて、各資料ごとに付与した資料コード資料名等の資
料情報をメモリした資料ファイル、上記資料を回らんす
る部門の部門コード、部門名称等の部門情報とをメモリ
した部門ファイル、上記各資料の資料コードとこれら各
資料に対応する回らん部門の部門コードをメモリした回
らんファイル、上記資料内容を読み込む入力手段、を備
え、上記回らんファイルから資料コードとこの資料コー
ドに対応した部門コードを抽出し、上記資料ファイルか
ら上記資料コードに対応する資料名と上記部門ファイル
から入力された部門コードに対応する部門名称とを抽出
し、この抽出した情報と上記入力手段で読み込んだ資料
内容とを上記出力手段で複数の外部端末へ伝送するよう
にしたことを特徴とする資料回らんシステム。
（１２）資料内容にその資料内容に対応した資料コード
等の資料情報を付与し、この資料情報を資料内容と共に
入力手段で読み込けで、少なくとも回らんファイル、部
門ファイルから上記資料情報に対応する部門情報を抽出
して、その抽出した部門へ上記資料内容を伝送するよう
にしたことを特徴とする特許請求範囲第１１項に記載の
資料回らんシステム。
（１３）少なくとも端末等の入力手段とｃｐｕとメモリ
とプリンタ等の出力手段とを有する電算機システムにお
いて、各資料ごとに付与した資料コード、資料名等の資
料情報をメモリした資料ファイル、上記資料を回らんす
る部門の部門コード、部門名称回らん順序等の部門情報
をメモリした部門ファイルを備え、上記入力手段で資料
コードとその資料を回らんする部門コードを入力すると
、上記資料ファイルから指定された資料コードに対応す
る資料名と、上記部門ファイルから指定された部門コー
ドに対応する部門名称とを抽出して上記出力手段でこの
抽出した資料名と部門名とを表示した回らん用紙を作成
するようにしたことを特徴とする資料回らんシステム。
（１４）少くとも端末等の入力手段とｃｐｕとメモリと
プリンタ等の出力手段とを有する電算機システムにおい
て、各資料ごとに付与した資料コード、資料名等の資料
情報をメモリした資料ファイル、上記各資料の資料コー
ドとこれらの各資料に対応する回らん部門の部門名称と
をメモリした回らんファイルを備え、上記入力手段で資
料コードを指定すると、上記資料ファイルから指定され
た資料コードに対応した資料名と上記回らんファイルか
ら指定された資料コードに対応した部門名称とを抽出し
て上記出力手段で上記抽出した資料名と部門名称とを表
示した回らん用紙を作成するようにしたことを特徴とす
る資料回らんシステム。
（１５）少なくとも端末等の入力手段とｃｐｕとメモリ
とプリンタ等の出力手段を有する電算機システムにおい
て、各資料を回らんする部門の部門コード、部門名称等
の部門情報をメモリした部門ファイル、上記各資料の資
料名とこれら各資料に対応する回らん部門の部門コード
をメモリした回らんファイルを備え、上記入力手段で資
料名を入力をすると上記回らんファイルからこの資料名
とこの資料名に対応する部門コードを抽出し、部門ファ
イルからこの抽出された部門コードに対応する部門名称
を抽出して上記出力手段で上記資料名と上記抽出した部
門名称とを表示した回らん用紙を作成するようにしたこ
とを特徴とする資料回らんシステム。