JPH0546504A - 電子フアイリングシステム - Google Patents
電子フアイリングシステムInfo
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- JPH0546504A JPH0546504A JP3222089A JP22208991A JPH0546504A JP H0546504 A JPH0546504 A JP H0546504A JP 3222089 A JP3222089 A JP 3222089A JP 22208991 A JP22208991 A JP 22208991A JP H0546504 A JPH0546504 A JP H0546504A
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- 230000003287 optical effect Effects 0.000 abstract description 16
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 8
- 230000000694 effects Effects 0.000 description 2
- 239000000284 extract Substances 0.000 description 1
- 238000000034 method Methods 0.000 description 1
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- Computer And Data Communications (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【目的】 電子ファイル装置における文書情報の保管や
配付に要するコストを低減する。 【構成】 文書送付先リスト１７ｃは光ディスク６にス
キャナ４を介して文書情報が登録されるときにキーボー
ド３を介して配付先が指定されると、その指定された配
付先から作成される。ＣＰＵ１０は光ディスク６への文
書情報の登録が終了すると、文書送付先リスト１７ｃの
データを文書配付先データ部１７ａの文書配付先データ
と照合する。ＣＰＵ１０はその照合によって決定された
電子ファイル番号に基づいて通信回線７および通信回線
網９を介して他の電子ファイル装置に光ディスク６から
読出した文書情報を送信する。
配付に要するコストを低減する。 【構成】 文書送付先リスト１７ｃは光ディスク６にス
キャナ４を介して文書情報が登録されるときにキーボー
ド３を介して配付先が指定されると、その指定された配
付先から作成される。ＣＰＵ１０は光ディスク６への文
書情報の登録が終了すると、文書送付先リスト１７ｃの
データを文書配付先データ部１７ａの文書配付先データ
と照合する。ＣＰＵ１０はその照合によって決定された
電子ファイル番号に基づいて通信回線７および通信回線
網９を介して他の電子ファイル装置に光ディスク６から
読出した文書情報を送信する。
Description
【０００１】
【技術分野】本発明は電子ファイリングシステムに関
し、特に複数の電子ファイル装置を用いた電子ファイリ
ングシステムに関する。
し、特に複数の電子ファイル装置を用いた電子ファイリ
ングシステムに関する。
【０００２】
【従来技術】従来、電子ファイル装置においては、単独
で使用されることが多く、複数台の電子ファイル装置を
通信回線を介して接続することは希である。また、複数
台の電子ファイル装置を通信回線を介して接続する場合
でも、互いに記憶している文書を検索する程度で、記憶
している文書をこれらのうちの一つから他の電子ファイ
ル装置に送信するようなことは行っていなかった。
で使用されることが多く、複数台の電子ファイル装置を
通信回線を介して接続することは希である。また、複数
台の電子ファイル装置を通信回線を介して接続する場合
でも、互いに記憶している文書を検索する程度で、記憶
している文書をこれらのうちの一つから他の電子ファイ
ル装置に送信するようなことは行っていなかった。
【０００３】このような従来の電子ファイル装置では、
単独で使用されることが多いので、それら一つ一つにお
いて文書情報を保管しなければならず、また記憶させる
文書情報の配付も一つ一つ行わなければならない。さら
に、昨今の情報社会では記憶させなければならない情報
が増え続けており、それらの情報を目的の人に的確に配
付しなければならない。上記の文書情報の保管や配付は
人手によって行っているため、文書情報の保管や配付に
膨大なコストが掛かってしまうという問題がある。
単独で使用されることが多いので、それら一つ一つにお
いて文書情報を保管しなければならず、また記憶させる
文書情報の配付も一つ一つ行わなければならない。さら
に、昨今の情報社会では記憶させなければならない情報
が増え続けており、それらの情報を目的の人に的確に配
付しなければならない。上記の文書情報の保管や配付は
人手によって行っているため、文書情報の保管や配付に
膨大なコストが掛かってしまうという問題がある。
【０００４】
【発明の目的】本発明は上記のような従来のものの問題
点を除去すべくなされたもので、文書情報の保管や配付
に要するコストを低減することができる電子ファイリン
グシステムの提供を目的とする。
点を除去すべくなされたもので、文書情報の保管や配付
に要するコストを低減することができる電子ファイリン
グシステムの提供を目的とする。
【０００５】
【発明の構成】本発明による電子ファイリングシステム
は、入力された文書を外部記憶装置に記憶してファイリ
ングを行う複数の電子ファイル装置各々を通信回線によ
って接続する電子ファイリングシステムであって、予め
設定された前記文書の配布先と該配布先の電子ファイル
装置を特定する特定情報とを対応付けて記憶する記憶手
段と、前記記憶手段を参照して前記文書の入力時に指定
された配布先に対応する電子ファイル装置の特定情報を
抽出する抽出手段と、前記抽出手段が抽出した該特定情
報に基づいて該文書を前記通信回線を介して該配布先に
送信する送信手段とを前記複数の電子ファイル装置各々
に設けたことを特徴とする。
は、入力された文書を外部記憶装置に記憶してファイリ
ングを行う複数の電子ファイル装置各々を通信回線によ
って接続する電子ファイリングシステムであって、予め
設定された前記文書の配布先と該配布先の電子ファイル
装置を特定する特定情報とを対応付けて記憶する記憶手
段と、前記記憶手段を参照して前記文書の入力時に指定
された配布先に対応する電子ファイル装置の特定情報を
抽出する抽出手段と、前記抽出手段が抽出した該特定情
報に基づいて該文書を前記通信回線を介して該配布先に
送信する送信手段とを前記複数の電子ファイル装置各々
に設けたことを特徴とする。
【０００６】
【実施例】次に、本発明の一実施例について図面を参照
して説明する。
して説明する。
【０００７】図１は本発明の一実施例の構成を示すブロ
ック図である。図において、本発明の一実施例による電
子ファイル装置の制御部１では、ＣＰＵ１０が制御プロ
グラム格納部１９から読出した制御プログラムに基づい
てワークメモリエリア２０を用いて動作し、装置全体を
制御する。すなわち、ＣＰＵ１０はキーボードインタフ
ェース１２を介してキーボード３から入力された指示に
したがって、スキャナインタフェース１３を介して入力
されたスキャナ４が読取った文書情報を光ディスクイン
タフェース１５を介して光ディスク６に記憶する。
ック図である。図において、本発明の一実施例による電
子ファイル装置の制御部１では、ＣＰＵ１０が制御プロ
グラム格納部１９から読出した制御プログラムに基づい
てワークメモリエリア２０を用いて動作し、装置全体を
制御する。すなわち、ＣＰＵ１０はキーボードインタフ
ェース１２を介してキーボード３から入力された指示に
したがって、スキャナインタフェース１３を介して入力
されたスキャナ４が読取った文書情報を光ディスクイン
タフェース１５を介して光ディスク６に記憶する。
【０００８】また、ＣＰＵ１０はキーボード３からの指
示にしたがって、光ディスク６に記憶した文書情報を表
示回路１１を介して表示部２に表示したり、プリンタイ
ンタフェース１４を介してプリンタ５に出力して印刷し
たりする。
示にしたがって、光ディスク６に記憶した文書情報を表
示回路１１を介して表示部２に表示したり、プリンタイ
ンタフェース１４を介してプリンタ５に出力して印刷し
たりする。
【０００９】さらに、ＣＰＵ１０はキーボード３からの
指示にしたがって、磁気ディスクインタフェース１６を
介して磁気ディスク１７から文書送付先リスト１７ｃを
読出す。ＣＰＵ１０はこの文書送付先リスト１７ｃに基
づいて光ディスク６の文書情報を回線インタフェース１
８および通信回線７を介して他の電子ファイル装置（図
示せず）に送信する。
指示にしたがって、磁気ディスクインタフェース１６を
介して磁気ディスク１７から文書送付先リスト１７ｃを
読出す。ＣＰＵ１０はこの文書送付先リスト１７ｃに基
づいて光ディスク６の文書情報を回線インタフェース１
８および通信回線７を介して他の電子ファイル装置（図
示せず）に送信する。
【００１０】ここで、ＣＰＵ１０は表示回路１１と、キ
ーボードインタフェース１２と、スキャナインタフェー
ス１３と、プリンタインタフェース１４と、光ディスク
インタフェース１５と、磁気ディスクインタフェース１
６と、回線インタフェース１８と、制御プログラム格納
部１９と、ワークメモリエリア２０とに夫々ＣＰＵバス
100 を介して接続されている。また、磁気ディスク１７
は文書情報の配付先を示す文書配付先データを格納する
文書配付先データ部１７ａと、光ディスク６の文書情報
を検索するための情報を記憶する文書検索用データベー
ス１７ｂと、指定された配付先を示す文書送付先リスト
１７ｃとからなる。
ーボードインタフェース１２と、スキャナインタフェー
ス１３と、プリンタインタフェース１４と、光ディスク
インタフェース１５と、磁気ディスクインタフェース１
６と、回線インタフェース１８と、制御プログラム格納
部１９と、ワークメモリエリア２０とに夫々ＣＰＵバス
100 を介して接続されている。また、磁気ディスク１７
は文書情報の配付先を示す文書配付先データを格納する
文書配付先データ部１７ａと、光ディスク６の文書情報
を検索するための情報を記憶する文書検索用データベー
ス１７ｂと、指定された配付先を示す文書送付先リスト
１７ｃとからなる。
【００１１】図２は図１の文書配付先データ部１７ａの
構成を示す図である。図において、文書配付先データ部
１７ａには配付先の指定に用いられる名前（稲葉、高
橋、中川、腰原など）と部門名（○○部、××部、△△
部など）とに対応して、プロジェクト名（Ａプロ、Ｂプ
ロ、Ｃプロなど）と電子ファイル番号（ＷＳ２、ＷＳ３
など）とが記憶されている。
構成を示す図である。図において、文書配付先データ部
１７ａには配付先の指定に用いられる名前（稲葉、高
橋、中川、腰原など）と部門名（○○部、××部、△△
部など）とに対応して、プロジェクト名（Ａプロ、Ｂプ
ロ、Ｃプロなど）と電子ファイル番号（ＷＳ２、ＷＳ３
など）とが記憶されている。
【００１２】図３は図１の文書送付先リスト１７ｃの構
成を示す図である。図において、文書送付先リスト１７
ｃには配付する文書名（○×△文書）やキーワード（×
××）とともに、配付先として名前および部門名（××
部中川、○○部稲葉）が格納されている。
成を示す図である。図において、文書送付先リスト１７
ｃには配付する文書名（○×△文書）やキーワード（×
××）とともに、配付先として名前および部門名（××
部中川、○○部稲葉）が格納されている。
【００１３】図４は本発明の一実施例のシステム構成を
示す図である。図において、電子ファイル装置８-i（ｉ
＝１，２，３）は通信回線７-iおよび通信回線網９を介
して相互に接続されている。また、電子ファイル装置８
-iは各々制御部１-iと、表示部２-iと、キーボード３-i
と、スキャナ４-iと、プリンタ５-iと、光ディスク６-i
とから構成されている。尚、各電子ファイル装置８-iの
制御部１-iの構成は図１に示すような構成となってい
る。
示す図である。図において、電子ファイル装置８-i（ｉ
＝１，２，３）は通信回線７-iおよび通信回線網９を介
して相互に接続されている。また、電子ファイル装置８
-iは各々制御部１-iと、表示部２-iと、キーボード３-i
と、スキャナ４-iと、プリンタ５-iと、光ディスク６-i
とから構成されている。尚、各電子ファイル装置８-iの
制御部１-iの構成は図１に示すような構成となってい
る。
【００１４】これら図１〜図４を用いて本発明の一実施
例の動作について説明する。電子ファイル装置８-iのう
ちのひとつで光ディスク６にスキャナ４を介して文書情
報を登録するとき、キーボード３を介して入力された検
索用キーワードなどの文書検索用の情報が文書検索用デ
ータベース１７ｂに記憶される。このとき同時に、キー
ボード３を介して配付先が指定されると、ＣＰＵ１０は
指定された配付先から文書送付先リスト１７ｃを作成す
る。
例の動作について説明する。電子ファイル装置８-iのう
ちのひとつで光ディスク６にスキャナ４を介して文書情
報を登録するとき、キーボード３を介して入力された検
索用キーワードなどの文書検索用の情報が文書検索用デ
ータベース１７ｂに記憶される。このとき同時に、キー
ボード３を介して配付先が指定されると、ＣＰＵ１０は
指定された配付先から文書送付先リスト１７ｃを作成す
る。
【００１５】光ディスク６に文書情報が登録されると、
ＣＰＵ１０は文書送付先リスト１７ｃの名前および部門
名を文書配付先データ部１７ａの文書配付先データと照
合する。ＣＰＵ１０はその照合によって決定された電子
ファイル番号に基づいて通信回線７および通信回線網９
を介して他の電子ファイル装置に送信する。
ＣＰＵ１０は文書送付先リスト１７ｃの名前および部門
名を文書配付先データ部１７ａの文書配付先データと照
合する。ＣＰＵ１０はその照合によって決定された電子
ファイル番号に基づいて通信回線７および通信回線網９
を介して他の電子ファイル装置に送信する。
【００１６】例えば、図３に示すように、文書送付先リ
スト１７ｃの配付先が「××部中川」および「○○部稲
葉」となっていた場合、ＣＰＵ１０は文書配付先データ
部１７ａから電子ファイル番号として「ＷＳ２」および
「ＷＳ３」が決定される。したがって、ＣＰＵ１０は電
子ファイル番号が「ＷＳ２」および「ＷＳ３」の電子フ
ァイル装置に、光ディスク６から読出した文書情報を通
信回線７および通信回線網９を介して自動的に送信す
る。
スト１７ｃの配付先が「××部中川」および「○○部稲
葉」となっていた場合、ＣＰＵ１０は文書配付先データ
部１７ａから電子ファイル番号として「ＷＳ２」および
「ＷＳ３」が決定される。したがって、ＣＰＵ１０は電
子ファイル番号が「ＷＳ２」および「ＷＳ３」の電子フ
ァイル装置に、光ディスク６から読出した文書情報を通
信回線７および通信回線網９を介して自動的に送信す
る。
【００１７】尚、文書配付先データ部１７ａの文書配付
先データを、文書検索用の情報と同様に文書検索用デー
タベース１７ｂに記憶することによって、自部門が他の
特定の部門に配付した文書の一覧表を作成するときなど
に該文書配付先データが有効なデータとなる。
先データを、文書検索用の情報と同様に文書検索用デー
タベース１７ｂに記憶することによって、自部門が他の
特定の部門に配付した文書の一覧表を作成するときなど
に該文書配付先データが有効なデータとなる。
【００１８】また、指定された配付先から作成された文
書送付先リスト１７ｃを蓄積しておき、光ディスク６へ
の文書情報の登録がある程度行われた後に、蓄積された
文書送付先リスト１７ｃに基づいて他の電子ファイル装
置への文書情報の送信を一括して行うことも可能であ
る。その場合、文書送付先リスト１７ｃに送付する文書
名リストがなくなった時点で、他の電子ファイル装置へ
の文書情報の送信が終了する。
書送付先リスト１７ｃを蓄積しておき、光ディスク６へ
の文書情報の登録がある程度行われた後に、蓄積された
文書送付先リスト１７ｃに基づいて他の電子ファイル装
置への文書情報の送信を一括して行うことも可能であ
る。その場合、文書送付先リスト１７ｃに送付する文書
名リストがなくなった時点で、他の電子ファイル装置へ
の文書情報の送信が終了する。
【００１９】このように、通信回線７および通信回線網
９を介して電子ファイル装置８-iを相互に接続し、電子
ファイル装置８-iの光ディスク６-iに文書情報が登録さ
れるときに指定された配付先の名前および部門名と文書
配付先データ部１７ａの文書配付先データとの照合によ
って決定された電子ファイル番号で特定される電子ファ
イル装置８-iに、光ディスク６-iに登録された文書情報
を送信するようにすることによって、光ディスク６-iに
登録された文書情報を目的の電子ファイル装置に自動配
付することが可能となる。よって、従来人手で行われて
いた文書情報の配付を自動的に行うことができるので、
配付のための手間や費用を削減することができ、文書情
報の保管や配付に要するコストを大幅に低減することが
できる。
９を介して電子ファイル装置８-iを相互に接続し、電子
ファイル装置８-iの光ディスク６-iに文書情報が登録さ
れるときに指定された配付先の名前および部門名と文書
配付先データ部１７ａの文書配付先データとの照合によ
って決定された電子ファイル番号で特定される電子ファ
イル装置８-iに、光ディスク６-iに登録された文書情報
を送信するようにすることによって、光ディスク６-iに
登録された文書情報を目的の電子ファイル装置に自動配
付することが可能となる。よって、従来人手で行われて
いた文書情報の配付を自動的に行うことができるので、
配付のための手間や費用を削減することができ、文書情
報の保管や配付に要するコストを大幅に低減することが
できる。
【００２０】すなわち、従来のように、文書を配付する
ためにコピーをとり、そのコピーを封筒に入れて郵送し
たり、あるいはその文書をファックスで送信するという
手間が不要となる。また、文書を受取るほうでもその文
書をスキャナなどを用いて入力する処理が不要となるな
ど、経済的に大きな効果がある。
ためにコピーをとり、そのコピーを封筒に入れて郵送し
たり、あるいはその文書をファックスで送信するという
手間が不要となる。また、文書を受取るほうでもその文
書をスキャナなどを用いて入力する処理が不要となるな
ど、経済的に大きな効果がある。
【００２１】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、予
め設定された文書の配布先と該配布先の電子ファイル装
置を特定する特定情報とを対応付けて記憶しておき、こ
れら文書の配布先と特定情報とを参照して該文書の入力
時に指定された配布先に対応する電子ファイル装置を特
定し、該電子ファイル装置に該文書を通信回線を介して
送信するようにすることによって、文書情報の保管や配
付に要するコストを低減することができるという効果が
ある。
め設定された文書の配布先と該配布先の電子ファイル装
置を特定する特定情報とを対応付けて記憶しておき、こ
れら文書の配布先と特定情報とを参照して該文書の入力
時に指定された配布先に対応する電子ファイル装置を特
定し、該電子ファイル装置に該文書を通信回線を介して
送信するようにすることによって、文書情報の保管や配
付に要するコストを低減することができるという効果が
ある。
【図１】本発明の一実施例の構成を示すブロック図であ
る。
る。
【図２】図１の文書配付先データ部の構成を示す図であ
る。
る。
【図３】図１の文書送付先リストの構成を示す図であ
る。
る。
【図４】本発明の一実施例のシステム構成を示すブロッ
ク図である。
ク図である。
１，１-1〜１-3 制御部 ６，６-1〜６-3 光ディスク ７，７-1〜７-3 通信回線 ８-1〜８-3 電子ファイル装置 ９ 通信回線網 １０ ＣＰＵ １７ 磁気ディスク １７ａ 文書配付先データ部 １７ｂ 文書検索用データベース １７ｃ 文書送付先リスト １８ 回線インタフェース
Claims (1)
- 【請求項１】 入力された文書を外部記憶装置に記憶し
てファイリングを行う複数の電子ファイル装置各々を通
信回線によって接続する電子ファイリングシステムであ
って、予め設定された前記文書の配布先と該配布先の電
子ファイル装置を特定する特定情報とを対応付けて記憶
する記憶手段と、前記記憶手段を参照して前記文書の入
力時に指定された配布先に対応する電子ファイル装置の
特定情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段が抽出し
た該特定情報に基づいて該文書を前記通信回線を介して
該配布先に送信する送信手段とを前記複数の電子ファイ
ル装置各々に設けたことを特徴とする電子ファイリング
システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP3222089A JPH0546504A (ja) | 1991-08-07 | 1991-08-07 | 電子フアイリングシステム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP3222089A JPH0546504A (ja) | 1991-08-07 | 1991-08-07 | 電子フアイリングシステム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH0546504A true JPH0546504A (ja) | 1993-02-26 |
Family
ID=16776956
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP3222089A Pending JPH0546504A (ja) | 1991-08-07 | 1991-08-07 | 電子フアイリングシステム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH0546504A (ja) |
-
1991
- 1991-08-07 JP JP3222089A patent/JPH0546504A/ja active Pending
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