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" Procédé et appareil pour la comptahilité Industrielle "
La présente invention concerne un procédé et un ap- pareil pour la comptabilité industrielle et elle a pour but de simplifier considérablement les systèmes de compta- bilité tels qu'ils sont actuellement en usage, de manière que le travail qui est fait actuellement par un personnel expérimenté paisse être fait par un personnel inexpérimen- té sous la surveillance du. chef-comptable et d'un ou de plusieurs aides.
L'invention consiste en principe en ce qu'au moyen d'un ou de plusieurs dispositifs copieurs, on écrit des bandes du journal et deux ou plusieurs fiches pour les postes du grand-livre, au moins une pour le débit et au moins une pour le crédit des comptes du grand livre, fi- ches qui sont mises de coté dans un dispositif pourvu de compartiments ou d'espaces de classement.
L'invention sera mieux comprise à l'aide des dessins annexés qui la représentent à titre d'exemple,
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-la fig. 1 montra schématiquement une installation de comptabilité pour la réalisation du prouédé suivant la présente invention .
.La fig. 2 montre à plus grande échelle un grand-li- vre qui, conformément à la présente invention, est composé de plusieurs meubles comprenant pour chaque compte une case de débit et une case de crédit, comportant un compte de débit et un compte de crédit et munis d'un mécanisme d'addition et d t un mécanisme compteur sur chaque case de débit et de crédit.
La fig. 3 montre une feuille d'un livre deurnalier de balance pro-forma ou d'épreuve.
Pour la réalisation de la présente invention, on utilise trois éléments prin@iopaux qui sont :
1. Un ou plusieurs dispositifs copieurs 1 au moyen dueqels tous les postes du journal sont écrits complète- ment et sous la forme de journal . Ce dispositif peut être appelé une machine de comptabilité rapide et sert à écrire simultanément une bande de journal et deux ou plusieurs fiches pour postes du grand livre, au. moins une pour le débit et au moins une pour le crédit des comptes du grand-livre et éventuellement aussi trois fiches pour le contrôle de caisse (' fiche de caisse pour le caissier, fiche de reçu pour l'expéditeur et fiche de facture pour le oublie) et si c'est nécessaire encore d'autres fiches pour d'autres buts (ordres de magasin;:, ordes de fabri- cation etc , ) .
2. En combinaison aveu cette machine, un meuble grand-livre .2 avec des dispositifs compteurs et addition- neurs 3 et a sur toutes les cases de débit et de crédit 5 et 6 qui sont prévaes pour tous les comptes.
3. Un livre journalier de balance pro-forma ou d'épreuve 7 qui est en même temps un grand-livre relié,
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montrant les mutations journalières. Ce livre est à cet effet muni de colonnes de totaux pour des sommes d'argent, des quantités et le nombre des postes et contre celles-ci des colonnes pour les mutations journalières (voir fig. 3 des dessins).
La machine de comptabilité rapide pour les copies du journal et des fiches peut consister en une caisse in- férieure fermée comprenant plusieurs rouleaux de papier de couleurs différentes et montés sur lies arbres.
Le couvercle est muni d'une ouverture d'écriture aya.it à peu près les mêmes dimensions qu'une fiche à remplir tandis qu'à l'intérieur du cadre de l'ouverture d'écture on a place Lui fond rigide permettant d'écrire.
Les extrémités des bandes de papier arrivées au bord de ce fond servant à écrire se meuvent vers le haut dans une fente et passent au-dessus de ce fond, en-dessous des bords latéraux du cadre, en alternant aveu des feuilles de carbone qui viennent de rouleaux de carbone situés d'an côté de la machine et se rendent à un rouleau de carbone situé de 1'autre côté. Les feuilles de carbonne passant ainsi transversalement en-dessous des bandes de papier et entre celles-ci, et au moyen du rouleau à carbone mention- né en dernier lieu, on peut les enrouler en vue d'amener sur le devant de nouvelles feuilles.
De l'autre côté de l'ouverture d'écriture, c'est-à- dire à l'endroit où, les bandes de papier ont déjà dépas- sé les feuilles de carbone, on a prévu deux rouleaux de serrage qui serrent ensemble les bandes de papier en vue de faire avancer ces bandes ensemble lorsqu'un des rou- leaux de serrage est mis en rotation .
Derrière les rouleaux de serrage on a prévu un. ap- pareil combiné à perforer et à estampiller, imprimant le nom ou le monogramme de la firme, la date de la transat0
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lion et le nombre de succession du. poste du. Journal sur toates les bandes, et perforant dans les bandes deux trous qui sont nécessaires pour le classement des fiches.
Cette machine est en outre manie d'un dispositif totaliseur .'
Derrière le dispositif estampilleur se trouve dis- posé un couteau, pour trancher toutes les bandes, sauf celle du dessous, lors de chaque rotaition, en vue d'obtenir des fiches de débit et de crédit pour le meuble grand-livre et éventuellement aussi pour le registre de caisse et pour d'autres buts, tandis que la bende inférieure, constituant la bande- journal , peut être tranchée toutes les cinq fiches pour être relire dans l'ordre de succès ion dans un livre- journal.
Si un grand nombre de copies sont nécessaires, une machine à écrire à caractères écrivant vers le bas et ayant une grande capacité de copiage peut être montée sur la machine de comptabilité rapide.
Le meuble grand-livre constitue l'idée servant de base à la comptabilité automatique. Au lieu du grand li- vre bien connu sur lequel on écrit, avec le livre de comp0 tes-courants, le livre des marchandises, les livres de dé- penses correspondants les autres livres accessoires con- tenant tous les comptes de grand-livre , les comptes rrivés, les comptes de marchandises, de frais et autres comptes qui y sont incrits.
dans la comptabilité automa- tique suivant la présente invention, le grand-livre est composé de plusieurs meubles à fiches, en acier par exem- ple, de façon à qu'à chaque compte soit attribué un seul meubla comprenant ane case ou une partie séparée pour le débit et une pour- le crédit, chaque case étant manie d'un dispositif additionneur et d'un dispositif compteur mon- t és par exemple sur la porte.
Dans ces cases, toutes les fiches de débit (rouges)
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et les fdehes de crédit (bleues) faites pour les différents postes du journal au moyen de la machine de comptabilité rapide, fiches qui sont donc parfaitement en correspondan- ce avec les postes originaux du journal sont réparties entre les différents comptes et classées (introduites .dans la comptabilité), Tous les postes du journal (fiches) sont ainsi ajoutés et automatiquement comptés et classés dansl'ordre de succession puis empilés dans la case du compte auquel ils appartiennent et munis de deux trous pour le classement, tandis qu'an nom de firme,
une date et le numèro de succession du journal sont imprimés sur les fiches par la machine de comptabilité rapide.
Chaque case de débit et de crédit est munie d'une serrure destinée à être ouverte au moyen d'une longue clef ainsi qu'au moyen d'une (;ouste clef. la longue clef action- ne uniquement le dispositif compteur au. moyen duquel le nombre de postes (fiches ) est compté. Lorsque la serrure est ouverte, soit au moyen d'une clef longue, soit au. moyen d'une clef courte, la serrure au moyen de laquelle le dispositif totaliseur était fixé est également ouverte et le volet fermant la fenêtre s'ouvre, de sorte que les chiffres du nombre total soiit visibles.
Pour entrer une fiche dans aria case, (faire entrer un poste dans an compte) on ouvre la: case au moyen d'une longue clef et en même temps un volet 8 voisin de la ser- rure ds'oavre. Si le soir la balance pro-forme est en or- dre, les cases dont le volet est ouvert son ouvertes au moyen d'une clef courte ne faisant pas de comptage et le tiroir qui, avant l'introduction de la première fiche de la journée, se trouvait sur les fiches et sur lequel par conséquent toutes les fiches de la journée reposent est retiré d'entre les fiches et classé sur les fiches si- tuées dans la case; on peut ainsi découvrir dans des li-
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mites rapprochées une erreur éventuelle.
Dans chaque case, on a place l'au derrière l'autre deux supports verticaux 9 pour les fiches. Un semblable support de fiches est constitué par une plaque métalliquo horizontale munie, du coté antérieur, de deux 'broches ver- ticales extensibles recevant les fiches.
Pour faire éven- tuellement des recherches, ce support de fiches peut être enlevé de la case et fermé temporairement au moyen d'une 'bride de fermeture en vue d'empêcher les fiches de s'en détacher, lorsque le premier support de fiches est plein, il est placé l'extrémité arrière de la case pour être vidédès qu'on en a le temps, les fiches étant alors at- tachées au moyen d'une ficelle qui est ensuite serrée, mu- nies d'une étuuette et mises de côté dans la partie in- férieure 10 des meubles.
Tous les meubles pour les comptes de marchandises sont munis de deux dispositifs totaliseurs aussi bien dans la partie du débit que dans la partie du crédit, un dis- positif pour les sommes d'argent, et un pour les quantités.
Dans le livre de balance journalière pro-forma ou d'épreuve qui, en concordance avec les groupes et sous- groupes de comptes, doit être divisé en différentes par- ties, une balance pro-forma est faite chaque jour au moyen du meuble grand-livre, sur une nouvelle page, avec des colonnes pour les sommes d'argent, les quantités et les nombre des postes. Dans les colonnes adjacentes, les muta- tions journalières sont inscrites pour le débit et pour le crédit, le calcul de ces inscriptions étant très aisé par soustraction, dans le débit et dans le crédit, pour cha- que compte, du total du jour précédent, total qui apparaît à la place correspondante sur la page précédente.
A cet effet, les pages du livre de balance pro-forma ne sont écrites qu'au dos, de sorte que les,: feuilles de ce livre
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peuvent être faites en papier relativement mince.
Les remarques qui précèdent, relatives au livre de balance pro-forma ou d'épreuve, seront mieux comprises si l'on se reporte à la fig. 3, sur laquelle :
EMI7.1
Il désignEr"Il titre des comptes " 12 @ " débit 12 " crédit "
EMI7.2
14 \1 " balance d'épreuve, groupe partie le 192 totaux de débit suivant les dispositifs total iseurs et compteurs " 15 " Boas - grand - livre "
Natations journalières ( totaux du jour' précédent )
EMI7.3
16 Il " balance de soldes le ............. 1.9.
17 " débit "
18 " crédit "
19 " " remarques "
20 " " quantités ".
21 " sonies "
22 " sortes "
23 " " nombre de postes (transactions)".
.Par suite du fait que les quantités de tous les genres de marchandises sont déterminées journellement, on obtient un inventaire permanent et détaillé et par conséquent aussi un contrôle très efficace de tout le stock, sans que @ela provoque auun travail supplémentaire. Outres les sommes d'argent et les quantités, le nombre de postes par compte et par jour est également déterminé. Comme @e nombre peut également être compté très aisément chaque jour diaprés le journal sur des listes spéciales, on obtient un contrô- le régulier et ttès efficace permettant de vérifier si un poste {une fiche) a été éventuellement introduit (classé) dans un compte erronné' .
Ce livre relié divisé et subdivisé en groupes de
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comptes peut, comme il contient toutes les données requi- ses, servir en même temps de grand-livre relié proprement dit, de livre de comptes-courants, de livre de caisse, de livre de marchandises, de livre de dépenses, de ûrivre d'inventaire ou de tout autre livre accessoire ou sous- grand-livre , de façon à donner an sommaire complet de la situation de tous les groupes et comptes pour ce qui con- cerne les totaux et les mutations journalières. Tons ces comptes sont de plus en plus en quelque sorte ajoutés ou soustraits dans les balances pro-forma. Le journal ainsi que le meuble grand-livre donnent la liste complète de toutes ces mutations journalières.
Le système de comptabilité automatique. ou de meu- ble grand-livre décrit ci-dessus donne les résultats sui- vants :
1. Par une seule inscription de tous les postes sur la machine à copier, tout est inscrit dans le journal et si l'on classe régulièrement les fiches qui sont faites en même temps pour le débit et pour le crédit du grand-li- vre, tous les comptes du meuble grand-livre, qui peut être divisé en différents sous-grands-livres , renfermant tous les livres accessoires possibles sont contrôlés totalement jusqu'au jour précédent inclusivement. La tenue de tous ces sous-grands-livres étendus, donnant un sommaire com- plet et détaillée de tous les renseigneaents, n'exige que peu de travail dans ce système.
2. Par suite du fait que dans le meuble grand-livre tous les postes (toutes les fiches) sont introduits par classement la tenae de ce livre n'exige pratiquement au- can travail. Le meuble grand-livre s'écarte considérable- ment de l'ancien grand-livre en papier avec tous ses livres accessoires sous la forme de fiches ou sous la forme reliés tous les postes étant écrits, soit dans les livres attes-
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soirée, soit dans le grand-livre, aveu ou sans concentra- tion dans le débit ou le crédit.
3, le meuble grand-livre ainsi que la comptabilité rapide constituent ,au point de vue de la comptabilité, une simplification importante et un perfectionnement a- tile des procédés de comptabilité et contribuent à l'em- ploi de moyens techniques modernes existants, suivant une nouvelle combinaison et basé sur l'ancienne idée de la comptabilité en partie double suivant la méthode journa- lière, 4. En reliant les bandes de journal et en faisait en sorte que le livre journalier de balance pro-forma consti- tue an grand livre avec mutations journalières, on est en règle avec les prescriptions légales des diffésents pays imposant la tenue d'un livre journalier relié et d'un grand livre relié.
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tz E: Y Fß iV D I U A 1' 1 ON S.
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1. Un procède de comptabilité dans leque à l'aide de dispositifs copieurs, des entrées sont écrites en une seule opération sur une bande de journal et sur au moins deux fiches pour postes de grand-livre, en moins une fiche pour les comptes de débit et au moins une pour les comptes de crédit du grand-livre, ces différentes sortes de fi- ches étant classées séparément dans un dispositif pourvu de compartiments ou d'espaces de. classement.