JP2011232811A - 文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書管理を効率的に行う。
【解決手段】読取手段１ａが、文書５のイメージデータを読み取る。認識手段１ｂは、代表帳票５ａのイメージデータを文字認識して、記載されているインデックスを全て抽出する。登録手段１ｃは、文書５のイメージデータ３ｃを記憶装置３に格納し、格納領域を指示する文書インデックスを生成する。また、抽出したインデックスを、文書インデックスに対応付けて個別インデックス管理情報３ａに登録する。検索要求があったときは、指定されたキーワードを用いて個別インデックス管理情報３ａ、文書インデックス管理情報３ｂを順次検索し、要求された文書のイメージデータを抽出する。
【選択図】図１

Description

文書を電子化して管理する文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理装置に関する。

従来、書類や帳票等の文書を電子化し、記憶装置に格納して管理する文書管理装置がある。この文書管理装置は、関連のある複数枚の書類や帳票を有する文書の登録機能と検索機能を有する。登録時には、書類や帳票のイメージデータを文書単位にまとめ、１つのインデックスを付与して記憶装置に格納する。検索時には、インデックスを用いて記憶装置に格納される文書単位のイメージデータを抽出する。

しかし、文書には、１文書に複数のインデックスが含まれるものがある。例えば、団体保険の申込書類では、１文書で複数の契約者が登録される。そして、１文書は、団体保険の申込書類と、契約者別の契約関連書類とを有する。この場合、文書全体ばかりでなく、契約者それぞれに対応する書類にインデックスを付与して管理することが好ましい。図１８は、従来の複数インデックスを含む文書の管理の一例を示した図である。管理対象の申込文書９１０は、申込書類ＡＢＣ９１１と、添付書類（Ａ）９１２、添付書類（Ｂ）９１３及び添付書類（Ｃ）９１４を有する。申込書類ＡＢＣ９１１には、それぞれ添付書類を識別するインデックスとなる「証券番号Ａ」、「証券番号Ｂ」、「証券番号Ｃ」が記載されている。「証券番号Ａ」は添付書類（Ａ）９１２、「証券番号Ｂ」は添付書類（Ｂ）９１３、「証券番号Ｃ」は添付書類（Ｃ）９１４にそれぞれ対応する。以下、このように添付書類のインデックスが記載される書類を代表帳票、代表帳票に記載されるインデックスによって代表帳票に関連付けられる添付書類を付帯帳票とする。

従来の文書管理装置９００では、申込文書９１０に含まれる全書類のイメージデータ９３１をイメージデータベース（以下、ＤＢとする）９３０に格納し、１つのインデックスを付与する。図１８の例では、申込文書９１０のイメージデータを文字認識してインデックス項目の先頭の「証券番号Ａ」を抽出し、インデックスとしている。インデックス「証券番号Ａ」は、イメージデータ９３１が格納されるアドレスに対応づけてインデックスＤＢ９２０に登録する。「証券番号Ｂ」による検索を可能とするため、「証券番号Ｂ」についてインデックスを生成したい場合がある。この場合、オペレータは再度申込書類ＡＢＣ９１１のイメージデータを用いて文書管理装置９００に上記と同様の処理を行わせる。文書管理装置９００は、申込書類ＡＢＣのイメージデータ９３２をイメージＤＢ９３０に格納し、インデックス「証券番号Ａ」を抽出する。そこで、オペレータが、手動で「証券番号Ａ」を「証券番号Ｂ」に付け替える。「証券番号Ｃ」についてもオペレータが同様の処理を行う。こうして、イメージＤＢ９３０には、インデックス「証券番号Ａ」に対応付けられた申込文書９１０の全イメージデータ９３１と、インデックス「証券番号Ｂ」に対応付けられた申込書類ＡＢＣのイメージデータ９３２と、インデックス「証券番号Ｃ」に対応付けられた申込書類ＡＢＣのイメージデータ９３３と、が格納される。

なお、画像データ、音声データ、テキストデータ等、種類の異なる情報データの集合体であるマルチメディア情報の管理では、マルチメディア情報に１つのインデックスではなく、含まれる情報データに応じた属性インデックスを付与し、検索を容易にする方法がある（例えば、特許文献１参照）。

特開２００２−７４１８号公報

従来の文書管理では、複数のインデックスが含まれる文書の管理が容易ではないという問題点があった。
上述のように、１つの文書に複数のインデックスが含まれる文書を複数のインデックスで管理するためには、オペレータが、登録したいインデックスの数だけ代表帳票を読み込ませ、得られたインデックスの付け替えを行わなければならず、オペレータの負担が大きかった。図１８の例では、「証券番号Ｂ」「証券番号Ｃ」について申込書類ＡＢＣ９１１の読み取りを繰り返すとともに、得られたインデックスの付け替えを行う必要があった。この操作はオペレータの手作業で行われるため、登録ミスが発生する可能性も高かった。さらに、記憶装置には、インデックスの数の代表帳票のイメージデータを重複して格納しなければならず、インデックスが多くなると、記憶装置の保管用量を圧迫してしまうという問題もある。

検索時においても、付加したインデックスについては、直接イメージデータを取得できないという問題点があった。図１８の例では、「証券番号Ｂ」の添付書類（Ｂ）を確認したいときは、まず、「証券番号Ｂ」を指定して申込書類ＡＢＣのイメージデータ９３２を取得する。しかし、添付書類のイメージデータはない。そこで、表示装置に表示される申込書類ＡＢＣのイメージデータ９３２に基づき、インデックスの先頭の「証券番号Ａ」を確認し、「証券番号Ａ」を指定して全体のイメージデータ９３１を取得する。このように、検索時にも煩雑な操作が必要であった。

このような点に鑑み、本願発明は、複数のインデックスが含まれる文書の文書管理を容易にすることが可能な文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、文書を電子化して管理する文書管理処理を行うコンピュータを機能させる文書管理プログラムが提供される。この文書管理プログラムは、コンピュータを、認識手段、登録手段及び検索手段として機能させる。認識手段は、代表帳票と代表帳票に添付される付帯帳票とを有し、代表帳票に関連付けられる付帯帳票を識別するインデックスが代表帳票に記載される文書を電子化したイメージデータを取得する。そして、代表帳票のイメージデータに文字認識を行って代表帳票に記載されるインデックスを全て抽出する。登録手段は、取得した文書のイメージデータをイメージデータ記憶手段に格納し、文書のイメージデータを格納したアドレスをこの文書の代表帳票から抽出したインデックスに対応付けてインデックス管理情報に登録する。検索手段は、検索対象のインデックスが指定されたときは、指定されたインデックスに基づいてインデックス管理情報を検索し、指定されたインデックスに対応する文書のイメージデータを抽出する。

また、上記課題を解決するために、上記の文書管理プログラムを実行するコンピュータと同様の処理手順を実行する文書管理方法及び文書管理装置が提供される。

開示の文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理装置によれば、文書の登録時、インデックスを全て抽出し、抽出したインデックスを文書のイメージデータに対応付ける。このように、１度のイメージデータ読込みでインデックスが全て抽出されるため、オペレータの登録時の作業効率を向上させることができる。また、検索時には、インデックスに基づいて文書のイメージデータを容易に取得することができ、検索時の作業効率も向上できる。

実施の形態に適用される発明の概念図である。 第１の実施の形態の文書管理システムの一例を示した図である。 文書管理装置のハードウェアの構成例を示す図である。 文書管理装置のソフトウェア構成を示したブロック図である。 文書の一例を示した図である。 代表帳票が包括帳票の場合の文書登録処理を示した図である。 代表帳票が通常帳票の場合の文書登録処理を示した図である。 インデックスの関係を示した図である。 インデックス管理情報の一例を示した図である。 代表帳票が包括帳票の場合の検索処理を示した図である。 代表帳票が通常帳票の場合の検索処理を示した図である。 文書管理装置の文書登録時の読取・認識処理の手順を示したフローチャートである。 文書管理装置の文書登録時の点検・登録処理の手順を示したフローチャートである。 文書管理装置の検索処理の手順を示したフローチャートである。 第２の実施の形態の代表帳票が包括帳票の場合の文書登録処理を示した図である。 第２の実施の形態のインデックス管理情報の一例を示した図である。 第２の実施の形態の代表帳票が包括帳票の場合の文書検索処理を示した図である。 従来の複数インデックスを含む文書の管理の一例を示した図である。

以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して説明する。図１は、実施の形態に適用される発明の概念図である。
文書管理装置１は、読取手段１ａ、認識手段１ｂ、登録手段１ｃ及び検索手段１ｄを有し、インデックスを生成して文書５のイメージデータを登録する登録系の処理と、登録した文書５のイメージデータを検索する検索系の処理を行う。

管理対象の文書５は、代表帳票５ａと、代表帳票５ａに添付されているＮ枚（Ｎは、Ｎ≧０の整数）の付帯帳票５ｂとを有する。ここで、帳票は、所定の様式で情報が記載された文書を指すとする。代表帳票５ａには、付帯帳票５ｂを識別する情報がインデックスとして記載されている。また、代表帳票５ａには、文書５に対して１つのインデックスが設定される通常帳票と、複数のインデックスが設定される包括帳票とがある。通常帳票の場合、文書５は、１つのインデックスが記載される代表帳票５ａと、そのインデックスに関連する１つの付帯帳票５ｂを有する。包括帳票の場合、文書５は、Ｍ（Ｍは、Ｍ≧０の整数）個のインデックスが記載される代表帳票５ａと、それぞれのインデックスに関連付けられるＭ種類の付帯帳票５ｂとを有する。

読取手段１ａは、例えば、スキャナを制御し、管理対象の文書５の画像イメージを読み取り、そのイメージデータを生成する。読取手段１ａは、文書５に含まれる代表帳票５ａ及び付帯帳票５ｂの画像イメージを順次読み取り、読み取った順にイメージデータを認識手段１ｂに出力する。ここで、文書５は、代表帳票５ａを先頭に、代表帳票５ａに記載されているインデックスの配列順に従って付帯帳票５ｂが並べられているとする。読み取ったイメージデータは、代表帳票５ａのイメージデータ、先頭に記載されたインデックスに対応する付帯帳票のイメージデータ、次に記載されたインデックスに対応する付帯帳票のイメージデータ、という順に出力される。なお、読取手段１ａは、文書５について既に電子化されたイメージデータを外部から入力するとしてもよい。

認識手段１ｂは、読取手段１ａが取得した文書５のイメージデータの代表帳票５ａのイメージデータからインデックスを抽出する。認識手段１ｂは、読取手段１ａから取得したイメージデータの帳票種別を判定し、代表帳票５ａであれば、インデックスを抽出する。このとき、代表帳票５ａが通常帳票であれば、１つのインデックスを抽出し、包括帳票であれば、代表帳票５ａに記載された全てのインデックスを抽出する。例えば、帳票ごとに予め決められたデータの領域定義に基づいて、インデックスが記載されている領域を検出し、そのイメージデータを抽出する。そして、抽出したイメージデータに文字認識処理を施し、得られた語をインデックスとして抽出する。読取手段１ａから取得したイメージデータと、抽出したインデックスは、登録手段１ｃへ出力する。

登録手段１ｃは、読取手段１ａが読み取ったイメージデータを文書単位にまとめ、その文書単位のイメージデータ３ｃを記憶装置３に格納するとともに、個別インデックス及び文書インデックスを生成して管理する。文書単位のイメージデータ３ｃは、読み取り順に従って、代表帳票イメージデータ、付帯帳票イメージデータの順に配列されている。文書インデックスは、文書を識別する識別情報であり、１文書単位のイメージデータの記憶領域に対応付けられる。図１の例では、文書５を識別する文書インデックスを生成し、記憶装置３に格納された文書５のイメージデータ３ｃのアドレスに対応付けられる。生成した文書インデックスと、対応付けられた文書５の文書単位のイメージデータ３ｃのアドレスは、文書インデックス管理情報３ｂに登録する。文書インデックスは、代表帳票５ａが、通常帳票であっても包括帳票であっても同じになる。個別インデックスは、認識手段１ｂで抽出した代表帳票５ａに記載されたインデックスである。帳票のイメージデータは、文書単位のイメージデータ３ｃが１つ格納されるので、どのインデックスで検索する場合であっても、抽出するのは文書単位のイメージデータ３ｃになる。そこで、個別インデックスは、文書単位のイメージデータ３ｃの格納アドレスに対応付ける。ここでは、文書インデックスが文書単位のイメージデータ３ｃに対応付けられているので、個別インデックスに記載された文書の文書インデックスを対応付ける。登録手段１ｃ、認識手段１ｂが抽出した個別インデックスに文書インデックスを対応付け、個別インデックス管理情報３ａに登録する。

検索手段１ｄは、ユーザ等によってインデックスが指定されたとき、指定されたインデックスに対応する付帯帳票を含む文書のイメージデータを抽出し、ユーザに提供する。まず、指定されたインデックスに基づいて個別インデックス管理情報３ａを検索し、このインデックスに対応する文書インデックスを検出する。続いて検出した文書インデックスに基づいて、文書インデックス管理情報３ｂを検索し、この文書の文書単位のイメージデータが記憶されているアドレスを検出する。そして、検出されたアドレスに基づき、指定されたインデックスの付帯帳票を含む文書単位のイメージデータ３ｃを読み出し、文書イメージデータ７として要求元に提供する。

文書管理装置１の動作について説明する。文書の登録処理では、代表帳票５ａと付帯帳票５ｂを有する文書５が指定されると、読取手段１ａは文書５の各帳票のイメージデータを順次取得し、認識手段１ｂへ出力する。イメージデータは、代表帳票５ａのイメージデータを先頭に、帳票の並び順に入力される。認識手段１ｂは、順次入力するイメージデータの帳票種別を判別し、代表帳票５ａであるときは、インデックスを抽出する。代表帳票５ａが通常帳票であれば、１つのインデックスを抽出する。代表帳票５ａが包括帳票であれば、記載される全てのインデックスを抽出する。インデックスは、予め定義された領域のイメージデータを抽出し、文字認識を行って抽出する。登録手段１ｃは、読取手段１ａが読み取った文書５のイメージデータをまとめた文書単位のイメージデータ３ｃを記憶装置３の所定の記憶領域に格納する。そして、文書５を識別する文書インデックスに関連付けて、文書単位のイメージデータ３ｃが格納されるアドレスに対応付け、文書インデックス管理情報３ｂに登録する。次に、認識手段１ｂが認識した代表帳票５ａに記載されていたインデックスを用いて個別インデックスを生成し、文書５の文書インデックスを対応づけて個別インデックス管理情報３ａに登録する。

文書の検索処理は、インデックスが指定され、検索を開始する。検索手段１ｄは、指定されたインデックスに基づいて個別インデックス管理情報３ａを検索し、指定されたインデックスの付帯帳票が含まれる文書の文書インデックスを検出する。そして、検出した文書インデックスに基づいて文書インデックス管理情報３ｂを検索し、この文書の文書単位のイメージデータ３ｃが格納されるアドレスを検出する。そして、検出したアドレスに基づいて、記憶装置３に格納されるイメージデータ３ｃを抽出し、文書のイメージデータ７として検索の要求元に出力する。

このように、登録時には、代表帳票５ａに記載されるインデックスを一括して読み込み、認識された個別インデックスに文書単位のイメージデータを対応付ける。このため、包括帳票であっても、繰り返し代表帳票５ａの読み出しを行なう作業が必要なくなり、オペレータの負担を軽減し、作業効率を向上させることができる。また、文書に複数設定される個別インデックスは、文書のイメージデータに対応付けられているので、検索時に個別インデックスを指定すれば対象文書のイメージデータが抽出される。このため、所望のデータを得るために検索を繰り返す必要がなくなり、検索の効率を上げることができる。この結果、複数のインデックスを含む文書の登録処理及び検索処理の効率が向上し、文書管理を容易にすることが可能となる。

次に、図１に示した文書管理装置を保険の申込書類と、その添付書類の管理に適用した場合を例に図面を参照して詳細に説明する。
図２は、第１の実施の形態の文書管理システムの一例を示した図である。文書管理システムは、文書管理装置１００、スキャナ２００、文書データ記憶装置３００及びモニタ６００を有し、対象の文書５００を電子化して管理する。

文書管理装置１００は、スキャナ２００が読み取った文書５００のイメージデータを取得し、インデックスを付与してインデックス管理情報に設定し、文書５００のイメージデータとともに文書データ記憶装置３００に格納する。また、検索要求に応じて文書データ記憶装置３００に格納された文書のイメージデータを検索して抽出する。スキャナ２００は、文書５００に含まれる代表帳票と付帯帳票を順次読み取り、読み取った順にイメージデータを生成して文書管理装置１００に出力する。文書データ記憶装置３００は、インデックス管理情報と、文書５００のイメージデータとを記憶する。モニタ６００は、文書管理装置１００に従って表示データを表示する。

次に、文書管理装置１００について説明する。図３は、文書管理装置のハードウェアの構成例を示す図である。文書管理装置１００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０９を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２と複数の周辺機器が接続されている。

ＲＡＭ１０２は、文書管理装置１００の主記憶装置として使用される。ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に必要な各種データが格納される。

バス１０９に接続されている周辺機器としては、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ:Hard Disk Drive）１０３、グラフィック処理装置１０４、入力インタフェース１０５、光学ドライブ装置１０６、スキャナ制御装置１０７及び通信インタフェース１０８がある。

ＨＤＤ１０３は、内蔵したディスクに対して、磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ＨＤＤ１０３は、文書管理装置１００の二次記憶装置として使用される。ＨＤＤ１０３には、ＯＳのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが格納される。文書データ記憶装置３００として機能するとしてもよい。なお、二次記憶装置としては、フラッシュメモリなどの半導体記憶装置を使用することもできる。

グラフィック処理装置１０４には、モニタ６００が接続されている。グラフィック処理装置１０４は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ６００の画面に表示させる。モニタ６００としては、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）を用いた表示装置や液晶表示装置などがある。

入力インタフェース１０５には、キーボード６０１とマウス６０２とが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード６０１やマウス６０２から送られてくる信号をＣＰＵ１０１に送信する。なお、マウス６０２は、ポインティングデバイスの一例であり、他のポインティングデバイスを使用することもできる。他のポインティングデバイスとしては、タッチパネル、タブレット、タッチパッド、トラックボールなどがある。

光学ドライブ装置１０６は、レーザ光などを利用して、光ディスク６０３に記録されたデータの読み取りを行う。光ディスク６０３は、光の反射によって読み取り可能なようにデータが記録された可搬型の記録媒体である。光ディスク６０３には、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）などがある。

スキャナ制御装置１０７は、スキャナ２００に接続し、ＣＰＵ１０１からの命令に従ってスキャナ２００に画像の読み取りを指示するとともに、スキャナ２００から取得したイメージデータをＣＰＵ１０１に送信する。

通信インタフェース１０８は、ネットワーク６０４に接続されている。通信インタフェース１０８は、ネットワーク６０４を介して、他のコンピュータまたは通信機器との間でデータの送受信を行う。

また、文書データ記憶装置３００を外部に設けるときは、内部バス１０９に接続するインタフェースを介して、または、ネットワーク６０４を介して文書管理装置１００に接続させることができる。以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。

次に、文書管理装置１００のソフトウェア構成について説明する。図４は、文書管理装置のソフトウェア構成を示したブロック図である。文書管理装置１００は、読取部１１０、認識部１２０、点検部１３０、登録部１４０、検索部１５０及び表示部１６０を有する。また、文書データ記憶装置３００には、個別インデックスＤＢ３１０、文書インデックスＤＢ３２０及びイメージＤＢ３３０が設けられている。

読取部１１０は、スキャナ２００の動作を制御し、スキャナ２００が読み取った文書５００のイメージデータを取得する。取得したイメージデータは、読み取った順に認識部１２０に出力する。

認識部１２０は、帳票判別部１２１及び文字認識部１２２を有する。帳票判別部１２１は、読取部１１０から入力する帳票の種別が、代表帳票であるのか付帯帳票であるのか、また代表帳票であれば、通常文書であるのか、包括帳票であるのかを判別する。例えば、帳票上の所定の位置に記載された帳票種別を読み出して判別する。また、予め各帳票の特徴を定義しておき、読み取ったイメージデータから得られる特徴と照合して帳票を判別するとしてもよい。イメージデータが、付帯帳票であれば、そのまま点検部１３０へ出力する。代表帳票を検出したときは、代表帳票が通常帳票か包括帳票かを判別し、判別結果とともに文字認識部１２２へ出力する。文字認識部１２２は、代表帳票のイメージデータに記載されているインデックスを抽出する。インデックスは、代表帳票に添付される付帯帳票を識別する情報で、代表帳票に記載されている項目のうち、どれをインデックスとするかは予め決められている。また、インデックスが記載されている領域も予め定義されている。代表帳票が通常帳票の場合、予め定義されている領域のイメージデータに文字認識処理を行い、１個のインデックスを抽出する。代表帳票が包括帳票の場合は、予め定義されている領域のイメージデータに対し文字認識処理を施し、Ｍ個のインデックスを抽出する。代表帳票のイメージデータと、抽出したインデックスは、点検部１３０に出力する。

点検部１３０は、読取部１１０が読み取った文書５００のイメージデータ、認識部１２０が抽出したインデックス等を表示部１６０に表示し、オペレータによる点検を受ける。オペレータは、表示部１６０に表示されたイメージデータを見て、読み取った文書の順序や、読み取り誤りをチェックする。また、認識部１２０が抽出したインデックスを確認し、正しく文字認識ができたか、抜けはないか等を確認する。こうしたオペレータの点検を経たイメージデータ及びインデックスは、登録部１４０に出力する。

登録部１４０は、オペレータによる点検が終了した文書のイメージデータを文書単位に分割してイメージＤＢに格納する。また、文書インデックスと個別インデックスを生成し、それぞれ文書インデックスＤＢ３２０、個別インデックスＤＢ３１０に格納する。

検索部１５０は、イメージＤＢ３３０に格納した文書のイメージデータの検索依頼を受け取ると、指定された検索キーワードを用いて個別インデックスＤＢ３１０、文書インデックスＤＢ３２０を検索し、指定されたキーワードに対応する文書のイメージデータを抽出する。そして、抽出したイメージデータを、例えば、表示部１６０に表示する。なお、抽出したイメージデータは、印刷装置に出力して印刷したり、外部記憶装置に出力したりすることもできる。

表示部１６０は、点検部１３０及び検索部１５０からの指示に応じて、イメージデータに基づく文書５００の画像や、インデックス等を表示画面に表示する。
個別インデックスＤＢ３１０は、イメージＤＢ３３０に格納した文書のイメージデータ検索の際に用いる個別インデックス管理情報を管理する。

文書インデックスＤＢ３２０は、１文書を識別する文書インデックスと、この文書に対するイメージデータが格納されるアドレスとを対応づけた文書インデックス管理情報を管理する。

イメージＤＢ３３０には、文書単位のイメージデータが格納される。
以下、文書５００の具体例を用いて、文書管理装置１００の動作を説明する。図５は、文書の一例を示した図である。文書管理装置１００は、文書ＡＢＣ５１０、文書Ｄ５２０、文書Ｅ５３０及び文書Ｆ５４０のイメージデータの登録及び管理を行う。図５に示した文書は、証券番号をインデックスとして文書管理を行うとする。

文書ＡＢＣ５１０は、代表帳票である申込書類ＡＢＣ５１１と、付帯帳票である添付書類（Ａ）５１２、添付書類（Ｂ）５１３及び添付書類（Ｃ）５１４を有する。申込書類ＡＢＣ５１１は、包括帳票であり、複数の契約者の証券番号として「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」が記載されている。この証券番号は、申込書類ＡＢＣ５１１に添付される各契約者の添付書類（Ａ）５１２、添付書類（Ｂ）５１３及び添付書類（Ｃ）５１４を識別するための識別情報でもある。例えば、文書ＡＢＣ５１０は、申込書類ＡＢＣ５１１を先頭として、申込書類ＡＢＣ５１１に記載された証券番号の並び順に、各証券番号に対応する添付書類が並べられている。図５の例では、証券番号について、「Ａ」に対応する添付書類（Ａ）５１２、「Ｂ」に対応する添付書類（Ｂ）５１３及び「Ｃ」に対応する添付書類（Ｃ）５１４を有する。

文書Ｄ５２０は、代表帳票である申込書類Ｄ５２１と、付帯帳票である添付書類（Ｄ）５２２を有する。申込書類Ｄ５２１は、通常帳票であり、１名の契約者の証券番号「Ｄ」のみが記載されている。また、「Ｄ」に対応する添付書類（Ｄ）５２２を有する。文書Ｅ５３０は、代表帳票である申込書類Ｅ５３１と、付帯帳票である添付書類（Ｅ）５３２を有する。文書Ｆ５４０は、代表帳票である申込書類Ｆ５４１と、付帯帳票である添付書類（Ｆ）５４２を有する。

次に、文書管理装置１００の文書ＡＢＣ５１０、文書Ｄ５２０、文書Ｅ５３０及び文書Ｆ５４０の登録処理について説明する。まず、包括帳票を有する文書ＡＢＣ５１０の登録処理について説明し、続いて通常帳票を有する文書Ｄ５２０、文書Ｅ５３０及び文書Ｆ５４０の登録処理について説明する。

図６は、代表帳票が包括帳票の場合の文書登録処理を示した図である。文書ＡＢＣ５１０は、代表帳票が包括帳票の文書であり、代表帳票である申込書類ＡＢＣ５１１と、添付書類（Ａ）５１２、添付書類（Ｂ）５１３、及び添付書類（Ｃ）５１４を有する。

読取部１１０は、申込書類ＡＢＣ５１１、添付書類（Ａ）５１２、添付書類（Ｂ）５１３、添付書類（Ｃ）５１４の順に画像を読み取り、そのイメージデータを生成する。認識部１２０は、読取部１１０が読み取ったイメージデータの帳票を判別し、帳票が代表帳票であるときは、インデックスを抽出する。図６の例では、まず、申込書類ＡＢＣ５１１を代表帳票かつ包括帳票と認識し、Ｎ個のインデックスを抽出する。ここでは、証券番号について「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」の３個のインデックス１２０１を抽出する。添付書類（Ａ）５１２、添付書類（Ｂ）５１３及び添付書類（Ｃ）５１４は、付帯帳票と判別し、認識処理は行わない。

各帳票のイメージデータと、インデックス１２０１は、点検部１３０に引き渡される。点検部１３０は、イメージデータを表示部１６０に表示し、オペレータの点検を待つ。インデックス１２０１も表示部１６０に表示する。オペレータの点検を受けた申込書類ＡＢＣのイメージデータ５１１１、添付書類（Ａ）のイメージデータ５１２１、添付書類（Ｂ）のイメージデータ５１３１、添付書類（Ｃ）のイメージデータ５１４１及びインデックス１２０１は、登録部１４０へ引き渡される。

登録部１４０は、イメージデータを文書単位に分割し、文書単位のイメージデータをイメージＤＢ３３０に格納する。図６の例では、申込書類ＡＢＣのイメージデータ５１１１、添付書類（Ａ）のイメージデータ５１２１、添付書類（Ｂ）のイメージデータ５１３１及び添付書類（Ｃ）のイメージデータ５１４１をこの順に配列し、イメージＤＢ３３０に格納する。また、文書ＡＢＣ５１０に関する文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」を生成し、イメージＤＢ３３０の文書ＡＢＣ５１０のイメージデータの格納アドレスに対応付け、文書インデックス管理情報に登録し、文書インデックスＤＢ３２０に設定する。そして、申込書類ＡＢＣ５１１から抽出したインデックス１２０１に基づいて、個別インデックスを生成する。図６の例では、認識部１２０が抽出したインデックス１２０１の「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」をそれぞれ文書５１０のイメージデータを示す文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付けて個別インデックス管理情報に登録し、個別インデックスＤＢ３１０に設定する。なお、個別インデックスを先に生成し、後から文書インデックスを生成することもできる。

図７は、代表帳票が通常帳票の場合の文書登録処理を示した図である。文書Ｄ５２０及び文書Ｅ５３０は、代表帳票が通常帳票の文書であり、それぞれ申込書類Ｄ５２１と添付書類（Ｄ）５２２、申込書類Ｅ５３１と添付書類（Ｅ）５３２を有する。図７の例では省略しているが、文書Ｆ５４０についても同様である。

読取部１１０は、申込書類Ｄ５２１、添付書類（Ｄ）５２２、申込書類Ｅ５３１、添付書類（Ｅ）５３２の順に画像を読み取り、そのイメージデータを生成する。認識部１２０は、読取部１１０が読み取ったイメージデータの帳票を判別し、帳票が代表帳票であるときは、インデックスを抽出する。図７の例では、まず、申込書類Ｄ５２１を代表帳票かつ通常帳票と認識し、１個のインデックスを抽出する。ここでは、証券番号について「Ｄ」というインデックス１２０２を抽出する。添付書類（Ｄ）５２２については、付帯帳票と判別し、認識処理は行わない。次の申込書類Ｅ５３１は代表帳票かつ通常帳票と認識し、１個のインデックスを抽出する。ここでは、「Ｅ」というインデックス１２０３を抽出する。添付書類（Ｅ）５３２については、付帯帳票と判別し、認識処理は行わない。

各帳票のイメージデータと、インデックス１２０２，１２０３は、点検部１３０に引き渡される。点検部１３０は、イメージデータを表示部１６０に表示し、オペレータの点検を待つ。インデックス１２０２，１２０３も表示部１６０に表示する。オペレータの点検を受けた申込書類Ｄのイメージデータ５２１１、添付書類（Ｄ）のイメージデータ５２２１、申込書類Ｅのイメージデータ５３１１、添付書類（Ｅ）のイメージデータ５３２１及びインデックス１２０２，１２０３は、登録部１４０へ引き渡される。

登録部１４０は、イメージデータを文書単位に分割し、文書単位のイメージデータをまとめてイメージＤＢ３３０に格納する。図７の例では、申込書類Ｄのイメージデータ５２１１と添付書類（Ｄ）のイメージデータ５２２１という文書単位と、申込書類Ｅのイメージデータ５３１１と添付書類（Ｅ）のイメージデータ５３２１という文書単位と、に分割し、この順を保持してイメージＤＢ３３０に格納する。また、文書Ｄ５２０に対応する文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」を生成し、文書Ｄ５２０のイメージデータが格納される領域に対応付けて文書インデックスＤＢ３２０に格納される文書インデックス管理情報に登録する。文書Ｅ５３０についても同様に、文書Ｅ５３０に対応するインデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」を生成し、文書Ｅ５３０のイメージデータが格納される領域に対応付けて文書インデックスＤＢ３２０に格納される文書インデックス管理情報に登録する。そして、申込書類Ｄ５２１から抽出したインデックス１２０２の個別インデックスを生成する。図７の例では、認識部１２０が抽出したインデックス１２０２の「Ｄ」を文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」に対応付け、個別インデックスＤＢ３１０に格納される個別インデックス管理情報に登録する。同様に、インデックス１２０３の「Ｅ」を文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」に対応付け、個別インデックス管理情報に登録する。個別インデックス管理情報は、個別インデックスＤＢ３１０で管理する。

図８は、インデックスの関係を示した図である。個別インデックス３１１は、代表帳票である申込書類ＡＢＣ５１１、申込書類Ｄ５２１、申込書類Ｅ５３１及び申込書類Ｆ５４１から抽出した証券番号「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」、「Ｄ」、「Ｅ」、「Ｆ」である。また、この個別インデックス３１１は、それぞれが属する文書の文書インデックス３２１にリンクされている。図８の例では、文書ＡＢＣ５１０の申込書類ＡＢＣ５１１から抽出した個別インデックス「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」は、文書ＡＢＣ５１０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付けられる。文書Ｄ５２０の申込書類Ｄ５２１から抽出した個別インデックス「Ｄ」は、文書Ｄ５２０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」に対応付けられる。文書Ｅ５３０の申込書類Ｅ５３１から抽出した個別インデックス「Ｅ」は、文書Ｅ５３０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」に対応付けられる。そして、文書Ｆ５４０の申込書類Ｆ５４１から抽出した個別インデックス「Ｆ」は、文書Ｆ５４０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｆ」に対応付けられる。

文書インデックス３２１は、それぞれの文書のイメージデータ３３１が格納される記憶領域を示すアドレス、例えば、イメージＤＢ３３０における文書単位のイメージデータが記憶される記憶領域の先頭アドレスに対応付けられる。図８の例では、文書ＡＢＣ５１０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」は、申込書類ＡＢＣイメージ、添付書類（Ａ）イメージ、添付書類（Ｂ）イメージ及び添付書類（Ｃ）イメージを有する文書ＡＢＣのイメージデータの記憶領域に対応付けられる。文書Ｄ５２０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」は、申込書類Ｄイメージ及び添付書類（Ｄ）イメージを有する文書Ｄ５２０のイメージデータの記憶領域に対応付けられる。文書Ｅ５３０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」は、申込書類Ｅイメージ及び添付書類（Ｅ）イメージを有する文書Ｅのイメージデータの記憶領域に対応付けられる。文書Ｆ５４０の文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｆ」は、申込書類Ｆイメージ及び添付書類（Ｆ）イメージを有する文書Ｆのイメージデータの記憶領域に対応付けられる。

このように、個別インデックスを文書インデックスに対応付けることにより、文書インデックスとイメージデータとの間は１：１の関係になる。また、個別インデックスと文書インデックスとの関係は、Ｎ：１になる。すなわち、１つの文書に複数のインデックスが含まれる場合であっても、代表帳票のイメージデータは１つでよくなる。従来のように、個別インデックスに合わせて代表帳票を再度読み込む必要がなくなり、読み取りの効率化及び記憶領域の利用の効率化を図ることができる。また、検索においても、代表帳票の先頭に記載されていない個別インデックスも付帯帳票も含む文書のイメージデータに対応付けられているため、再検索が必要なくなり、検索効率を上げることができるという利点もある。

図９は、インデックス管理情報の一例を示した図である。（Ａ）は個別インデックス管理情報、（Ｂ）は文書インデックス管理情報を示している。
（Ａ）個別インデックス管理情報３１００には、対象文書の代表帳票から抽出した個別インデックス３１０１に対応付けて、参照先文書インデックス３１０２が登録されている。例えば、文書ＡＢＣ５１０の申込書類ＡＢＣ５１１から抽出された個別インデックス、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」には、「ＩＮＤＥＸ−Ａ」を参照先の文書インデックスとすることが登録されている。同様に、「Ｄ」には「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」、「Ｅ」には「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」、「Ｆ」には「ＩＮＤＥＸ−Ｆ」を参照先の文書インデックスとすることが登録されている。

（Ｂ）文書インデックス管理情報３２００には、対象文書の文書インデックス３２０１に対応付けて、参照先イメージデータ３２０２が登録されている。例えば、文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」は、「申込書類ＡＢＣイメージ」を参照先のイメージデータとすることが登録されている。同様に、「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」には「申込書類Ｄイメージ」、「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」には「申込書類Ｅイメージ」、「ＩＮＤＥＸ−Ｆ」には「申込書類Ｆイメージ」を参照先の文書イメージデータとすることが登録されている。例えば、各イメージデータが格納される記憶領域を示すアドレスが登録される。

なお、図９の例では、インデックスとその参照先とをテーブル形式の個別インデックス管理情報と、文書インデックス管理情報とによって管理するとしているが、本願発明はこれに限定されない。図８に示したインデックスの関係が表現できれば、どのような表現形式で設定してもよい。

次に、イメージＤＢ３３０に格納される文書ＡＢＣ５１０、文書Ｄ５２０、文書Ｅ５３０及び文書Ｆ５４０のイメージデータの検索処理について説明する。まず、代表帳票が包括帳票の場合について説明し、続いて代表帳票が通常帳票の場合について説明する。

図１０は、代表帳票が包括帳票の場合の検索処理を示した図である。個別インデックスＤＢ３１０には、それぞれが文書インデックスに対応付けられた個別インデックス「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」が登録されている。文書インデックスＤＢ３２０には、文書ＡＢＣ５１０のイメージデータの記憶領域に対応付けられた文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」が登録されている。イメージＤＢ３３０には、文書ＡＢＣ５１０のイメージデータが文書単位に格納されている。

検索部１５０は、指定された検索キーワードに基づいてインデックスを検索し、イメージデータが格納される記憶領域の先頭アドレスを検出する。図１０の例では、検索キーワード「Ａ」１５０１が指定されると、検索部１５０は、個別インデックスＤＢ３１０の個別インデックス管理情報を検索し、「Ａ」を検出する。個別インデックス「Ａ」は、文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付けられているので、文書インデックスＤＢ３２０の文書インデックス管理情報を検索し、「申込書類ＡＢＣ」、「添付書類（Ａ）」、「添付書類（Ｂ）」及び「添付書類（Ｃ）」を有する文書ＡＢＣ５１０のイメージデータが記憶される記憶領域の先頭アドレスを検出する。検索部１５０は、検索キーワード「Ａ」１５０１の応答として、文書ＡＢＣ５１０のイメージデータ１５１１を返す。これにより、ユーザは、指定された証券番号「Ａ」の資料として、代表帳票である申込書類ＡＢＣのイメージデータと、添付書類（Ａ）のイメージデータとを取得し、内容を確認することができる。

次に、検索キーワード「Ｂ」１５０２が指定されたとする。検索部１５０は、個別インデックスＤＢ３１０の個別インデックス管理情報を検索し、「Ｂ」を検出する。個別インデックス「Ｂ」は、文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付けられているので、文書インデックスＤＢ３２０の文書インデックス管理情報を検索し、「申込書類ＡＢＣ」、「添付書類（Ａ）」、「添付書類（Ｂ）」及び「添付書類（Ｃ）」を有する文書ＡＢＣ５１０のイメージデータが記憶される記憶領域の先頭アドレスを検出する。検索部１５０は、検索キーワード「Ｂ」１５０２の応答として、文書ＡＢＣのイメージデータ１５１２を返す。これにより、ユーザは、指定された証券番号「Ｂ」の資料として、代表帳票である申込書類ＡＢＣのイメージデータと、添付書類（Ｂ）のイメージデータとを取得し、内容を確認することができる。

図１１は、代表帳票が通常帳票の場合の検索処理を示した図である。個別インデックスＤＢ３１０には、それぞれが文書インデックスに対応付けられた個別インデックス「Ｄ」、「Ｅ」が登録されている。文書インデックスＤＢ３２０には、イメージデータに対応付けられた文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」、「ＩＮＤＥＸ−Ｅ」が登録されている。イメージＤＢ３３０には、文書のイメージデータが文書単位に格納されている。

図１１の例では、検索キーワード「Ｄ」１５０３が指定されると、検索部１５０は、個別インデックスＤＢ３１０の個別インデックス管理情報を検索し、「Ｄ」を検出する。個別インデックス「Ｄ」は、文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ｄ」に対応付けられているので、文書インデックスＤＢ３２０の文書インデックス管理情報を検索し、「申込書類Ｄ」及び「添付書類（Ｄ）」を有する文書Ｄのイメージデータ格納領域を検出する。検索部１５０は、検索キーワード「Ｄ」１５０３の応答として、文書Ｄ５２０のイメージデータ１５１３を返す。これにより、ユーザは、指定された証券番号「Ｄ」の資料として、代表帳票である申込書類Ｄのイメージデータと、添付書類（Ｄ）のイメージデータとを取得し、内容を確認することができる。同様に、検索キーワード「Ｅ」１５０４が指定されたときは、応答として、文書Ｅのイメージデータ１５１４を返す。これにより、ユーザは、指定された証券番号「Ｅ」の資料として、代表帳票である申込書類Ｅのイメージデータと、添付書類（Ｅ）のイメージデータとを取得し、内容を確認することができる。

次に、文書管理装置の処理手順及び文書管理方法を、フローチャートを用いて説明する。まず、文書登録時の読取・認識処理と点検・登録処理について説明し、次に文書検索時の検索処理について説明する。

図１２は、文書管理装置の文書登録時の読取・認識処理の手順を示したフローチャートである。対象文書がスキャナ２００にセットされ、登録が指示されて処理が開始される。
［ステップＳ０１］ 読み取り部１１０は、スキャナ２００にセットされる文書ＡＢＣ５１０、文書Ｄ５２０、文書Ｅ５３０及び文書Ｆ５４０、それぞれの文書のイメージデータを順次読み取り、イメージデータを生成する。

［ステップＳ０２］ 認識部１２０は、読取部１１０が読み取ったイメージデータを取得し、帳票の種別を判別する。例えば、予め定義される所定の位置に記載される帳票種別コード等を読み出し、帳票の種別を検出する。

［ステップＳ０３］ 認識部１２０は、ステップＳ０２で検出した帳票の種別が代表帳票であるか否かを判定する。代表帳票であるときは、処理をステップＳ０４に進める。代表帳票でない時は、処理をステップＳ０７に進め、認識処理を行わない。

［ステップＳ０４］ 認識部１２０は、帳票の種別が代表帳票であるときは、この代表帳票が通常帳票であるか、包括帳票であるかを判定する。包括帳票であれば、処理をステップＳ０５に進める。包括帳票でないときは、処理をステップＳ０６に進める。

［ステップＳ０５］ 認識部１２０は、帳票の種別が代表帳票かつ包括帳票であるときは、文字認識処理を行って代表帳票に含まれるＭ個のインデックスを全て抽出する。例えば、予めインデックスとする項目が記載されているイメージデータ上の位置を定義しておき、その位置定義に基づいて、代表帳票のイメージデータを文字認識する。また、インデックスに対応する項目の記載欄がすべて埋まっているとは限らない。指定された全領域の文字認識を行い、記載なしと判定したときは、インデックスに含めない。こうして記載された全てのインデックスを抽出し、処理をステップＳ０７に進める。

［ステップＳ０６］ 認識部１２０は、帳票の種別が代表帳票かつ通常帳票であるときは、文字認識処理を行って代表帳票に含まれる１個のインデックスを抽出する。予めインデックスとする項目が記載されているイメージデータ上の位置を定義しておき、その位置定義に基づいて、代表帳票のイメージデータを文字認識する。

［ステップＳ０７］ 認識部１２０は、ステップＳ０１で読み取った全ての文書のイメージデータについて、認識処理が終了したかどうかを判定する。終了していないと判定したときは、処理をステップＳ０２に進め、次の帳票のイメージデータの認識処理を行う。終了したと判定したときは、処理を図１３に示す結合子Ａへ処理を進め、点検・登録処理を行う。

図１３は、文書管理装置の文書登録時の点検・登録処理の手順を示したフローチャートである。図１２に示す結合子Ａまでの処理を実行した後、以下の処理手順を実行する。
［ステップＳ０８］ 点検部１３０は、前段までの処理で取得した文書のイメージデータと、抽出したインデックス等の情報を表示部１６０に表示し、オペレータによる点検作業を待つ。オペレータの確認の終了が通知されたとき、点検されたイメージデータ及びインデックスを登録部１４０へ引き渡し、次のステップへ処理を進める。

［ステップＳ０９］ 登録部１４０は、取得した文書のイメージデータを文書単位に分割する。例えば、イメージデータの帳票種別を配列順に従って順に調査し、代表帳票を検出する。そして、代表帳票が検出されてから、次に検出された代表帳票の１つ前の帳票までを１つの文書単位とする。また、代表帳票に、文書に含まれる帳票の枚数が記載されていれば、これを利用して文書単位の区切りを検出するとしてもよい。そして、検出した区切りを用いて、イメージデータを文書単位に分割する。

［ステップＳ１０］ 登録部１４０は、文書単位に分割した文書のイメージデータをイメージＤＢ３３０に格納する。
［ステップＳ１１］ 登録部１４０は、文書を識別する文書インデックスを生成し、イメージＤＢ３３０に格納した文書単位のイメージデータの記憶領域のアドレスと対応付け、文書インデックス管理情報に登録する。文書インデックスは、文書単位ごとに、ユニークな値を設定する。例えば、イメージＤＢ３３０に格納される文書のイメージデータの位置や、代表帳票から抽出した文書を特徴づける見出し語等を設定する。設定した文書インデックス管理情報は、文書インデックスＤＢ３２０に設定する。

［ステップＳ１２］ 登録部１４０は、認識部１２０が抽出したインデックスに基づいて、個別インデックスを生成する。個別インデックスは、それぞれが属する文書インデックスに対応付けて個別インデックス管理情報に登録し、個別インデックスＤＢ３１０に設定する。

［ステップＳ１３］ 登録部１４０は、全文書の処理が終了したかどうかを判定する。終了していない場合は、ステップＳ１０に戻り、次の文書の登録処理を行う。
以上の処理手順が実行され、図８に示したような関係を有する個別インデックスと文書インデックスが生成され、文書のイメージデータ管理に用いられる。

図１４は、文書管理装置の文書検索処理の手順を示したフローチャートである。
ユーザより検索指示を受け、処理を開始する。
［ステップＳ２１］ 検索部１５０は、検索指示を受けると、検索指示とともに指定された検索キーワードを入力する。

［ステップＳ２２］ 検索部１５０は、入力した検索キーワードを用いて個別インデックスＤＢ３１０の個別インデックス管理情報を検索する。検索キーワードに指定された語と一致するインデックスを検索し、検出されたときはインデックスに対応付けられている文書インデックスを抽出する。検索キーワードに指定された語が検出されなかったときは、未検出とする。

［ステップＳ２３］ 検索部１５０は、ステップＳ２２の個別インデックスＤＢ３１０の個別インデックス管理情報の検索の結果、指定された検索キーワードに該当する個別インデックスが検出されたか否かを判定する。検出された時は、処理をステップＳ２４に進める。検出されなかったときは、処理をステップＳ２７に進める。

［ステップＳ２４］ 検索部１５０は、個別インデックスが検出されたときは、個別インデックスに対応付けられている文書インデックスを抽出する。そして、この文書インデックスを用いて文書インデックスＤＢ３２０の文書インデックス管理情報を検索し、文書インデックスに対応付けられている文書単位のイメージデータが記憶されるイメージＤＢ３３０のアドレスを抽出する。

［ステップＳ２５］ 検索部１５０は、ステップＳ２４で抽出された対象文書の文書単位のイメージデータが記憶されるアドレスに基づいてイメージＤＢ３３０を検索し、該当する記憶領域に格納されているイメージデータを読み出す。

［ステップＳ２６］ 検索部１５０は、ステップＳ２５で読み出したイメージデータを表示部１６０に表示し、処理を終了する。
［ステップＳ２７］ 検索部１５０は、入力したキーワードに一致する個別インデックスが検出されなかったときは、表示部１６０にエラー画面を表示するなどしてエラーを通知し、処理を終了する。

以上の処理手順が実行されることにより、指定した検索キーワードに関連する文書のイメージデータが表示部１６０に表示される。また、付帯帳票が含まれる検索キーワードが指定された場合であっても、１回の検索で付帯帳票のイメージデータを表示部１６０に表示させることができる。

次に、第２の実施の形態について説明する。第１の実施の形態では、包括帳票から抽出された個別インデックスを文書単位の文書インデックスに対応付け、各付帯帳票に対応する個別インデックスが指定されたとき、文書単位のイメージデータを抽出して表示するとした。このように、文書単位のイメージデータを抽出し、表示部１６０に表示すれば、先頭の代表帳票の内容を確認し、続いて、所望の付帯帳票まで画面をスクロールさせて、付帯帳票を確認することができる。しかし、包括帳票に多くのインデックスが記載されている場合等、文書単位のイメージデータを取得しても所望の付帯帳票を探し出すことが大変な場合もある。そこで、第２の実施の形態では、検索時に、文書単位のイメージデータから指定された個別インデックスに対応する付帯帳票のイメージデータを抽出し、代表帳票とともに表示する。

なお、第２の実施の形態における文書管理装置が有する処理機能の構成は、図２〜４に示した第１の実施の形態の構成要素と同様である。そこで、図２〜４に示した構成要素の符号を用いて、第２の実施の形態における機能を説明する。

第２の実施の形態の文書管理装置における登録処理及び検索処理について説明する。なお、代表帳票が通常帳票であるときの処理は、第１の実施の形態と同様であるので、以下の説明では、代表帳票が包括帳票である場合について説明する。

図１５は、第２の実施の形態の代表帳票が包括帳票の場合の文書登録処理を示した図である。文書ＡＢＣ５５０は、包括帳票である申込書類ＡＢＣ５５１と、添付書類（Ａ）５５２、添付書類（Ｂ）５５３及び添付書類（Ｃ）５５４と、を有する。申込書類ＡＢＣ５５１には、インデックスとする証券番号「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」に対応付けて、それぞれの証券番号に対応する添付書類の枚数が記載されている。図１５の例では、証券番号「Ａ」に対応する添付書類（Ａ）５５２は１枚、証券番号「Ｂ」に対応する添付書類（Ｂ）５５３は２枚、及び証券番号「Ｃ」に対応する添付書類（Ｃ）５５４は１枚、が申込書類ＡＢＣ５５１に添付されることが記載されている。

読取部１１０は、申込書類ＡＢＣ５５１、添付書類（Ａ）５５２、添付書類（Ｂ）５５３、添付書類（Ｃ）５５４の順に画像を読み取り、そのイメージデータを生成する。認識部１７０は、読取部１１０が読み取ったイメージデータの帳票を判別し、帳票が代表帳票であるときは、インデックスと、それぞれのインデックスに対応する付帯帳票の枚数とを抽出する。付帯帳票の枚数についても、予め定義された領域のイメージデータを抽出し、このイメージデータに対して文字認識を行うことによって取得する。インデックスと付帯帳票の枚数は、例えば、イメージデータ上のインデックスの位置と、付帯帳票の枚数の位置とを定義しておき、定義に基づいて抽出したイメージデータを文字認識して得る。図１５の例では、申込書類ＡＢＣ５５１を代表帳票かつ包括帳票と認識し、Ｍ個のインデックスと、枚数とを抽出する。ここでは、認識情報１７０１として、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」の３個の個別インデックスと、それぞれの個別インデックスに対応する付帯帳票の枚数「１」、「２」、「１」を抽出する。添付書類（Ａ）５５２、添付書類（Ｂ）５５３及び添付書類（Ｃ）５５４は、付帯帳票と判別し、認識処理は行わない。各帳票のイメージデータと、認識情報１７０１は、点検部１３０に引き渡される。点検部１３０の処理は、第１の実施の形態と同様であるので説明は省略する。

登録部１８０は、イメージデータを文書単位に分割し、文書単位のイメージデータをイメージＤＢ３３０ｃに格納する。図１５の例では、申込書類ＡＢＣのイメージデータ５５１１、添付書類（Ａ）のイメージデータ５５２１、添付書類（Ｂ）のイメージデータ５５３１及び添付書類（Ｃ）のイメージデータ５５４１をこの順に配列し、イメージＤＢ３３０ｃに格納する。また、文書ＡＢＣ５５０に関する文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」を生成し、インデックスＤＢ３２０ｃに格納する。そして、申込書類ＡＢＣ５５１から抽出した認識情報１７０１に基づき、個別インデックスを生成する。図１５の例では、認識部１７０が抽出した「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」をそれぞれ文書ＡＢＣのイメージデータを示す文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付け、個別インデックスＤＢ３１０ｃの個別インデックス管理情報に登録する。また、このとき、付帯帳票情報として、「位置」と「枚数」を個別インデックスに対応付けて記憶する。「枚数」は、個別インデックスとともに文字認識して得られた申込書類ＡＢＣ５５１に記載された数値である。「位置」は、「枚数」に基づき、個別インデックスに対応する付帯帳票が代表帳票から何枚目にあるかを示すデータである。位置情報は、帳票の配列が１つ前の個別インデックスの「位置」に、前の個別インデックスに対応する「枚数」を加算して得られる。例えば、申込書類ＡＢＣ５５１に続く添付書類（Ａ）５５２の「位置」は、代表帳票の次に当たるので「１」になる。添付書類（Ａ）５５２の次に配置される添付書類（Ｂ）５５３の位置は、添付書類（Ａ）５５２の位置「１」に、添付書類（Ａ）５５２の枚数「１」を加算した「２」になる。こうして、順次、個別インデックスに対応する付帯帳票について、代表帳票である申込書類ＡＢＣ５５１からの枚数を算出し、個別インデックスに関連付け、個別インデックスＤＢ３１０ｃの個別インデックス管理情報に登録する。

図１６は、第２の実施の形態のインデックス管理情報の一例を示した図である。（Ａ）は、個別インデックス管理情報である。なお、文書インデックス管理情報については、図９に示した文書インデックス管理情報３２００と同様であるので説明は省略する。

個別インデックス管理情報３１１０は、対象文書の代表帳票から抽出した個別インデックス３１１１に対応付けて、参照先の文書インデックス３１１２、添付書類位置３１１３３及び添付書類枚数３１１４が登録されている。参照先の文書インデックス３１１２は、個別インデックスに対応付けた文書を示す。例えば、文書ＡＢＣ５５０の申込書類５５１から抽出された個別インデックス、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」には、「ＩＮＤＥＸ−Ａ」を参照先の文書インデックスとすることが登録されている。添付書類位置３１１３には、個別インデックスに対応する付帯帳票について、この文書の先頭の代表帳票からの位置、ここでは、代表帳票から何枚目にあるかが登録されている。添付書類枚数３１１４には、個別インデックスに対応する付帯帳票の枚数が登録されている。例えば、インデックス「Ｂ」に対応する添付書類（Ｂ）５５３については、文書インデックスは「ＩＮＤＥＸ−Ａ」、添付書類位置は「２」、添付書類枚数は「２」が登録されている。

なお、図１５，１６の例では、代表帳票に付帯帳票の枚数が記載されているとしたが、例えば、目次のように対応する付帯帳票が先頭の帳票から何番目にあるかを示す位置情報が予め代表帳票に記載されていてもよい。この場合は、文字認識によって読み出した位置情報が、添付書類位置３１３に登録される。また、別途、オペレータ等によって位置情報が定義されているとしてもよい。

このようなインデックス管理情報３１１０に基づき、検索処理が行われる。
図１７は、第２の実施の形態の代表帳票が包括帳票の場合の文書検索処理を示した図である。個別インデックスＤＢ３１０ｃには、それぞれが文書インデックスに対応付けられた個別インデックス「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」が、位置（付帯書類位置）及び枚数（付帯書類枚数）とともに登録されている。文書インデックスＤＢ３２０ｃには、イメージデータに対応付けられた文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」が登録されている。イメージＤＢ３３０ｃには、文書のイメージデータが文書単位に格納されている。

検索部１９０は、指定された検索キーワードに基づいてインデックスを検索し、イメージデータが格納される記憶領域の先頭アドレスを検出する。図１７の例では、検索キーワード「Ａ」１９０１が指定されると、検索部１９０は、個別インデックスＤＢ３１０ｃの個別インデックス管理情報を検索し、個別インデックス「Ａ」を検出する。このとき、「位置＝１」、「枚数＝１」も取得する。個別インデックス「Ａ」は、文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付けられているので、文書インデックスＤＢ３２０ｃを検索し、「申込書類ＡＢＣ」、「添付書類（Ａ）」、「添付書類（Ｂ）」及び「添付書類（Ｃ）」を有する文書ＡＢＣのイメージデータ格納領域を検出する。検索部１９０は、インデックス「Ａ」に対応する「位置＝１」及び「枚数＝１」に基づいて、インデックス「Ａ」に対応する付帯帳票である添付書類（Ａ）のイメージデータは、代表帳票である申込書類ＡＢＣから１枚目の位置にある１枚の書類であることを特定する。そして、添付書類（Ａ）分のイメージデータを抽出し、代表帳票である申込書類ＡＢＣのイメージデータと合わせたイメージデータ１９１１を生成し、検索キーワード「Ａ」１９０１の応答として返す。これにより、ユーザは、指定した証券番号「Ａ」について、代表帳票である申込書類ＡＢＣのイメージデータと、添付書類（Ａ）のイメージデータとを取得し、内容を確認することができる。続いて、検索キーワード「Ｂ」１９０２が指定されたとする。検索部１９０は、個別インデックスＤＢ３１０ｃの個別インデックス管理情報を検索し、個別インデックス「Ｂ」を検出する。このとき、「位置＝２」、「枚数＝２」も取得する。個別インデックス「Ｂ」は、文書インデックス「ＩＮＤＥＸ−Ａ」に対応付けられているので、文書インデックスＤＢ３２０ｃを検索し、「申込書類ＡＢＣ」、「添付書類（Ａ）」、「添付書類（Ｂ）」及び「添付書類（Ｃ）」を有する文書ＡＢＣのイメージデータ格納領域を検出する。さらに、インデックス「Ｂ」に対応する「位置＝２」及び「枚数＝２」に基づいて、インデックス「Ｂ」に対応する付帯帳票である添付書類（Ｂ）のイメージデータは、代表帳票である申込書類ＡＢＣから２枚目の位置にある２枚の書類であることを特定する。そして、添付書類（Ｂ）分のイメージデータを抽出し、代表帳票である申込書類ＡＢＣのイメージデータと合わせたイメージデータ１９１２を生成し、検索キーワード「Ｂ」１９０２の応答として返す。これにより、ユーザは、指定した証券番号「Ｂ」の資料として、代表帳票である申込書類ＡＢＣのイメージデータと、添付書類（Ｂ）のイメージデータとを取得し、内容を確認することができる。

なお、第２の実施の形態では、登録処理時に枚数に基づいて位置を算出し、個別インデックスに関連付けて登録しておくとしていたが、枚数だけを登録しておき、位置の算出処理は検索処理で行うとすることもできる。

第２の実施の形態によれば、代表帳票が包括帳票である文書について、代表帳票と、検索キーワードで指定したインデックスに対応する付帯帳票のみを選択的に抽出することができる。このため、文書単位に抽出された多くのイメージデータから所望の付帯帳票を探し出す手間が省け、検索効率をさらに向上させることができる。

なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、文書管理装置が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリなどがある。磁気記憶装置には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープなどがある。光ディスクには、ＤＶＤ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ／ＲＷなどがある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）などがある。

プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。

また、上記の処理機能の少なくとも一部を、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）などの電子回路で実現することもできる。

１ 文書管理装置
１ａ 読取手段
１ｂ 認識手段
１ｃ 登録手段
１ｄ 検索手段
３ 記憶装置
３ａ 個別インデックス管理情報
３ｂ 文書インデックス管理情報
３ｃ イメージデータ
５ 文書
５ａ 代表帳票
５ｂ 付帯帳票
７ 文書イメージデータ

Claims (6)

1. 文書を電子化して管理する文書管理処理を行うコンピュータを機能させる文書管理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、
   代表帳票と前記代表帳票に添付される付帯帳票とを有し、前記代表帳票に関連付けられる前記付帯帳票を識別するインデックスが前記代表帳票に記載される文書を電子化したイメージデータを取得し、前記代表帳票のイメージデータに文字認識を行って前記代表帳票に記載される前記インデックスを全て抽出する認識手段、
   取得した前記文書のイメージデータをイメージデータ記憶手段に格納し、前記文書のイメージデータを格納したアドレスを該文書の前記代表帳票から抽出した前記インデックスに対応付けてインデックス管理情報に登録する登録手段、
   検索対象のインデックスが指定されたときは、指定されたインデックスに基づいて前記インデックス管理情報を検索し、前記指定されたインデックスに対応する前記文書のイメージデータを抽出する検索手段、
   として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
2. 前記インデックス管理情報は、前記文書のイメージデータのアドレスを、前記文書を識別する文書インデックスと対応付ける文書インデックス管理情報と、前記インデックスを前記代表帳票が含まれる文書の文書インデックスと対応付ける個別インデックス管理情報とを有し、
   前記登録手段は、前記文書イメージデータを格納したアドレスを前記文書の文書インデックスに対応付けて前記文書インデックス管理情報に登録し、前記代表帳票から抽出した前記インデックスを前記代表帳票が含まれる前記文書の文書インデックスに対応付けて前記個別インデックス管理情報に登録し、
   前記検索手段は、前記指定されたインデックスに基づいて前記個別インデックス管理情報を検索して前記指定されたインデックスに対応する文書インデックスを検出し、検出した前記文書インデックスに基づいて前記文書インデックス管理情報を検索して前記文書インデックスに対応する前記文書のイメージデータを格納したアドレスを検出し、前記文書のイメージデータを抽出する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
3. 前記認識手段は、前記代表帳票に前記付帯帳票が属する文書における該付帯帳票の位置情報が記載されているときは、文字認識によって前記インデックスとともに前記付帯帳票の位置情報を抽出し、
   前記登録手段は、抽出した前記付帯帳票の位置情報を前記インデックスに対応付けて前記インデックス管理情報に登録し、
   前記検索手段は、前記指定されたインデックスに基づいて前記インデックス管理情報を検索して前記指定されたインデックスに対応する前記文書のイメージデータが格納されるアドレスと前記付帯帳票の位置情報を取得し、取得した前記文書のイメージデータが格納されるアドレスと前記付帯帳票の位置情報とに基づいて、前記インデックスに対応する前記付帯帳票のイメージデータが格納されるアドレスを検出し、該付帯帳票のイメージデータを抽出する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
4. 前記認識手段は、前記付帯帳票の位置情報として前記代表帳票に記載される前記付帯帳票の枚数を抽出し、
   前記登録手段は、前記文書のイメージデータから抽出した前記文書に含まれる前記付帯帳票の枚数と、前記文書における前記付帯帳票の配列順とに基づいて、前記付帯帳票ごとに前記文書の先頭の帳票からの枚数を算出し、算出した枚数を位置情報として前記付帯帳票に対応する前記インデックスに対応付けて前記インデックス管理情報に登録する、
   ことを特徴とする請求項３記載の文書管理プログラム。
5. 文書を電子化して管理する文書管理処理を行う文書管理方法において、
   コンピュータが、
   代表帳票と前記代表帳票に添付される付帯帳票とを有し、前記代表帳票に関連付けられる前記付帯帳票を識別するインデックスが前記代表帳票に記載される文書を電子化したイメージデータを取得し、前記代表帳票のイメージデータに文字認識を行って前記代表帳票に記載される前記インデックスを全て抽出し、
   取得した前記文書のイメージデータをイメージデータ記憶手段に格納し、前記文書のイメージデータを格納したアドレスを該文書の前記代表帳票から抽出した前記インデックスに対応付けてインデックス管理情報に登録し、
   検索対象のインデックスが指定されたときは、指定されたインデックスに基づいて前記インデックス管理情報を検索し、前記指定されたインデックスに対応する前記文書のイメージデータを抽出する、
   手順を実行することを特徴とする文書管理方法。
6. 文書を電子化して管理する文書管理処理を行う文書管理装置において、
   代表帳票と前記代表帳票に添付される付帯帳票とを有し、前記代表帳票に関連付けられる前記付帯帳票を識別するインデックスが前記代表帳票に記載される文書を電子化したイメージデータを取得し、前記代表帳票のイメージデータに文字認識を行って前記代表帳票に記載される前記インデックスを全て抽出する認識手段と、
   取得した前記文書のイメージデータをイメージデータ記憶手段に格納し、前記文書のイメージデータを格納したアドレスを該文書の前記代表帳票から抽出した前記インデックスに対応付けてインデックス管理情報に登録する登録手段と、
   検索対象のインデックスが指定されたときは、指定されたインデックスに基づいて前記インデックス管理情報を検索し、前記指定されたインデックスに対応する前記文書のイメージデータを抽出する検索手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。

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