JP3247668B2 - 電子メール管理装置及び電子メール管理方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、例えば、電子メ
ールを送受信する電子メールサーバ装置に関するもので
ある。

【０００２】

【従来の技術】図９に一般的な電子メールサーバ・クラ
イアントシステムの構成図を示す。図９において１０１
は、電子メールサーバ装置（以下、電子メールサーバ装
置をサーバとも称する）、１０２は電子メールサーバ装
置とクライアントとを接続するネットワーク、あるい
は、外部のネットワークに接続するネットワーク、１０
３−１、１０３−２、１０３−３、１０３−４はユーザ
が電子メールサーバ装置上に記憶されている電子メール
をアクセスするために利用するクライアント装置（以
下、クライアント装置をクライアントとも称する）、１
０３は、クライアント装置群を示す。

【０００３】図１０は、図９における電子メールサーバ
装置１０１のモジュール構成図である。図１０におい
て、２０１は電子メールをサーバ上で保存しておくため
のハードディスク装置であり、２０２は電子メールを外
部のネットワークに送信したり、外部のネットワークか
ら来た電子メールをユーザごとに振り分けてハードディ
スク装置２０１に保存するメール送信、受信装置であ
る。

【０００４】２０３は、ユーザがサーバ上又はクライア
ントと呼ぶコンピュータから、多くの場合は、ＰＯＰ３
（”ＰＯＰ”はｐｏｓｔ ｏｆｆｉｃｅ ｐｒｏｔｏｃ
ｏｌの略称であり、メール・クライアントがメール・サ
ーバにアクセスして電子メールを取得するためのプロト
コルである）というプロトコルを利用して電子メールを
保存しているハードディスク装置をアクセスし、そのユ
ーザの電子メールをサーバからクライアントにコピー
し、ユーザの指定によっては、サーバのハードディスク
装置上からメールを削除または残しておいたりするため
の、ユーザ向けメールコピー装置であり、ユーザはコピ
ーされたファイルから電子メールを読む。

【０００５】２０４は、サーバ上のハードディスク装置
２０１のディスク装置の容量が溢れることのないように
管理し、場合によっては、ユーザの電子メールを消去す
るユーザメール管理装置である。

【０００６】図９のようなシステム構成で、図１０のよ
うなモジュール構成では、多くのユーザのクライアント
がサーバに接続されていても、電子メールをクライアン
トにコピーしては、サーバ上から消すという操作を繰り
返している。このような操作を繰り返している限りは、
サーバ上の電子メールは一時的なものでしかなく、ディ
スク装置容量の消費は、一時的に増加するものの、徐々
に増えていくものではない。

【０００７】しかし、ユーザが電子メールにアクセスし
なかったり、あるいはサーバ上にメールを残すという設
定をしていたならば、徐々にディスク装置の容量を消費
していき、時間が経つとサーバ上のディスク装置容量が
オーバーフローしてしまうことになる。

【０００８】その解決方法として、インターネットプロ
バイダなどは、ユーザメール管理装置２０４において、
ユーザごとにサーバ上に保存しておくことのできる電子
メールの数を制限したり、電子メールを保存するために
使用するディスク装置を制限したり、電子メールを保存
できる期間を制限したりという方法をとる。

【０００９】または、特開平８−３３５９５１や、特開
平１０−２６２０７８に示されるように、実際にデータ
を受信できなくなるという問題が生じた時点で、一定の
アルゴリズムに伴い電子メールを消去する方法や、特開
平６−１６４６３６で示されるように個人ごとの領域を
決め、そこに領域サイズの拡張性を設けるという手段が
提案されている。

【００１０】しかしながら、小規模な事業所などで電子
メールサーバを運用する場合は、人数も少ないため、一
般に、保存する電子メールの数の制限や、電子メールを
保存するために消費するディスク装置の容量制限や、一
定期間を過ぎたメールを消去するという方法では、メー
ルを保存するために用意しておくディスク容量は、各ユ
ーザに必要なディスク容量 × ユーザ数のディスク容
量となり、膨大な容量が必要となる。このため、効率的
にディスク装置を使用することができない問題がある。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】以上のように、従来の
電子メールを管理する装置では、ユーザが電子メールに
アクセスしなかったり、あるいはサーバ上にメールを残
すという設定をしていたならば、徐々にディスク装置の
容量を消費していき、時間が経つとサーバ上のディスク
装置容量がオーバーフローしてしまうことになるという
問題がある。また、小規模な事業所などで電子メールサ
ーバを運用する場合は、人数も少ないため、一般に、保
存する電子メールの数の制限や、電子メールを保存する
ために消費するディスク装置の容量制限や、一定期間を
過ぎたメールを消去するという方法では、メールを保存
するために用意しておくディスク容量は、各ユーザに必
要なディスク容量 × ユーザ数のディスク容量とな
り、膨大な容量が必要となり、効率的にディスク装置を
使用することができない問題がある。

【００１２】このため、本発明が解決しようとする課題
は、平均的に必要なディスク装置容量で、かつ、効率良
くディスク装置を利用し、かつ、できる限り電子メール
を長く保存し、かつ、メールサーバに支障なく運用する
電子メール管理装置と電子メール管理方法を実現するこ
とである。

【００１３】

【課題を解決するための手段】この発明に係る少なくと
も１つのクライアントを接続して、接続したクライアン
トと電子メールの送受信を行う電子メール管理装置は、
電子メールを記憶するメール記憶部と、 上記メール記憶
部の使用状況を取得する使用状況取得部と、 上記使用状
況取得部により取得された使用状況に基づいて、上記接
続したクライアントに警告メールを発信する警告メール
発信部と、 上記警告メール発信部により発信された警告
メールを保持する警告メール保持部と、 上記警告メール
保持部に保持されている警告メールを取り出して解読
し、警告メールが発信された時点の上記メール記憶部の
使用状況を割り出し、上記割り出した使用状況と、上記
使用状況取得部により取得された使用状況とを比較し
て、上記メール記憶部の使用状況が改善されているか確
認する使用状況確認部と、 上記使用状況確認部による確
認結果に基づいて、上記警告メール保持部を更新する警
告メール更新部と、 上記使用状況確認部による確認結果
に基づいて、上記メール記憶部に記憶されている電子メ
ールより所定の条件の電子メールを検索して削除するメ
ール削除部とを備え、 上記警告メール保持部に保持され
ている上記警告メールは、少なくとも警告メールが発信
された発信日情報を有し、 上記メール記憶部に記憶され
ている電子メールは、少なくとも電子メールが発信され
た発信日情報と電子メールが受信された受信日情報のい
ずれかを有し、 上記メール削除部は、上記警告メール保
持部に保持されている警告メールより上記警告メールの
発信日情報を取得して、上記電子メールの発信日情報と
上記電子メールの受信日情報のいずれか一方と比較し
て、上記警告メールの発信日情報よりも上記電子メール
の発信日情報と上記電子メールの受信日情報のいずれか
一方が過去である電子メールを、上記所定の条件の電子
メールとして、上記メール 記憶部より削除することを特
徴とする。

【００１４】

【００１５】

【００１６】この発明に係る少なくとも１つのクライア
ントを接続して、接続したクライアントと電子メールの
送受信を行う電子メール管理装置は、 電子メールを記憶
するメール記憶部と、 上記メール記憶部の使用状況を取
得する使用状況取得部と、上記使用状況取得部により取
得された使用状況に基づいて、上記接続したクライアン
トに警告メールを発信する警告メール発信部と、 上記警
告メール発信部により発信された警告メールを保持する
警告メール保持部と、 上記警告メール保持部に保持され
ている警告メールを取り出して解読し、警告メールが発
信された時点の上記メール記憶部の使用状況を割り出
し、上記割り出した使用状況と、上記使用状況取得部に
より取得された使用状況とを比較して、上記メール記憶
部の使用状況が改善されているか確認する使用状況確認
部と、 上記使用状況確認部による確認結果に基づいて、
上記警告メール保持部を更新する警告メール更新部と、
上記メール記憶部に記憶されている電子メールに対して
上記クライアントよりアクセスが行われた場合に、少な
くとも上記アクセスしたクライアントを示すクライアン
ト情報と、アクセスを行った日付を示すアクセス日情報
とをアクセス履歴情報として保持するアクセス履歴保持
部と、 上記アクセス履歴保持部よりクライアント情報と
アクセス日情報とを取得し、上記警告メールの発信日情
報と上記取得したアクセス日情報とを比較し、警告メー
ルの発信日情報よりもアクセス日情報が後であるアクセ
ス履歴情報を上記アクセス履歴保持部より取得し、取得
したアクセス履歴情報のクライアント情報により示され
るクライアントに対するメールを、上記メール記憶部よ
り検索して削除するメール削除部とを備えたことを特徴
とする。

【００１７】この発明の少なくとも１つのクライアント
を接続して、接続したクライアントと電子メールの送受
信を行う電子メール管理装置の電子メール管理方法は、
電子メールをメール記憶部に記憶するメール記憶工程
と、 上記メール記憶部の使用状況を取得する使用状況取
得工程と、 上記使用状況取得工程により取得した使用状
況に基づいて、上記接続したクライアントに警告メール
を発信する警告メール発信工程と、 上記警告メール発信
工程により発信された警告メールを警告メール保持部へ
保持する警告メール保持工程と、 上記警告メール保持部
に保持された警告メールを取り出して解読し、上記警告
メールが発信された時点の上記メール記憶部の使用状況
を割り出し、上記割り出した使用状況と、上記使用状況
取得工程により取得した使用状況とを比較して、上記メ
ール記憶部の使用状況が改善されていることを確認する
使用状況確認工程と、 上記使用状況確認工程により確認
された結果に基づいて、上記警告メール保持部を更新す
る警告メール更新工程と、 上記使用状況確認工程により
確認された結果に基づいて、上記メール記憶部に記憶さ
れている電子メールより所定の条件の電子メールを検索
して削除するメール削除工程とを有し、 上記警告メール
保持部に保持されている上記警告メールは、少なくとも
警告メールが発信された発信日情報を有し、 上記メール
記憶部に記憶されている電子メールは、少なくとも電子
メールが発信された発信日情報と電子メールが受信され
た受信日情報のいずれかを有し、 上記メール削除工程
は、上記警告メール保持部に保持されている警告メール
より上記警告メールの発信日情報を取得して、上記電子
メールの発信日情報と上記電子メールの受信日情報のい
ずれか一方と比較して、上記警告メールの発信日情報よ
りも上記電子メールの発信日情報と上記電子メールの受
信日情報のいずれか一方が過去である電子メールを、上
記所定の条件の電子メールとして、上記メー ル記憶部よ
り削除することを特徴とする。

【００１８】

【００１９】この発明に係る少なくとも１つのクライア
ントを接続して、接続したクライアントと電子メールの
送受信を行う電子メール管理装置の電子メール管理方法
は、 電子メールをメール記憶部に記憶するメール記憶工
程と、 電子メールを記憶するメール記憶部の使用状況を
取得する使用状況取得工程、上記使用状況取得工程によ
り取得した使用状況に基づいて、上記接続したクライア
ントに警告メールを発信する警告メール発信工程と、 上
記警告メール発信工程により発信された警告メールを警
告メール保持部に保持する警告メール保持工程と、 上記
警告メール保持部に保持された警告メールを取り出して
解読し、上記警告メールが発信された時点の上記メール
記憶部の使用状況を割り出し、上記割り出した使用状況
と、上記使用状況取得工程により取得した使用状況とを
比較して、上記メール記憶部の使用状況が改善されてい
ることを確認する使用状況確認工程と、 上記使用状況確
認工程により確認された結果に基づいて、上記警告メー
ル保持部を更新する警告メール更新工程と、 上記メール
記憶部に記憶されている電子メールに対して上記クライ
アントよりアクセスが行われた場合に、少なくとも上記
アクセスしたクライアントを示すクライアント情報と、
アクセスを行った日付を示すアクセス日情報とをアクセ
ス履歴情報としてアクセス履歴保持部に保持するアクセ
ス履歴保持工程と、 上記アクセス履歴保持部より、クラ
イアント情報とアクセス日情報とを取得し、上記警告メ
ールの発信日情報と上記取得したアクセス日情報とを比
較し、警告メールの発信日情報よりもアクセス日情報が
後であるアクセス履歴情報を上記アクセス履歴保持部よ
り取得し、取得したアクセス履歴情報のクライアント情
報により示されるクライアントに対するメールを上記メ
ール記憶部より検索して削除するメール削除工程とを有
することを特徴とする。

【００２０】

【００２１】

【００２２】

【００２３】

【発明の実施の形態】実施の形態１．本発明による電子
メール管理装置と電子メール管理装置をコンポーネント
として組み込んだ電子メールサーバおよびクライアント
システムでの一実施例を示す。この実施の形態１におけ
る電子メール管理装置が動作するシステム環境は、従来
例で説明した図９と同じである。

【００２４】この実施の形態１における電子メール管理
装置は、図９の電子メールサーバ装置１０１に備えられ
ているものとする。図１に実施の形態１における電子メ
ール管理装置の構成図を示す。図１において、電子メー
ル管理装置１は、ハードディスク装置２と電子メール管
理装置のモジュール８とにより構成される。ハードディ
スク装置２は電子メールを記憶するメール記憶部３と、
警告メールを保持する警告メール保持部４と、クライア
ントからメール記憶部３に対してアクセスが行われたア
クセス情報を保持するアクセス履歴保持部５とを備えて
いる。また、電子メール管理装置のモジュール８は、メ
ール記憶部３の使用状況を取得する使用状況取得部１０
と、クライアントに対して警告メールを発信する警告メ
ール発信部１２と、使用状況取得部１０が取得した使用
状況と警告メール保持部４に保持されている警告メール
が発信された時点のメール記憶部の使用状況とを比較し
て、メール記憶部の使用状況が改善されたか否かを確認
する使用状況確認部１４と、警告メール保持部４を更新
する警告メール更新部１６と、メール記憶部３に記憶さ
れている電子メールの中から所定の条件の電子メールを
削除するメール削除部１８と、メール削除部１８によっ
て削除するメールの条件を変更するメール削除条件変更
部２０と、警告メール保持部４に保持されている警告メ
ールを所定の条件によって破棄する警告メール破棄部２
４より構成される。また、電子メール管理装置１は、通
信回線１００によってクライアント１ ９０、クライア
ント２ ９１、クライアント３ ９２を接続する。クラ
イアント１９０、クライアント２ ９１、クライアント
３ ９２は、図９のクライアント装置群１０３に相当
し、通信回線１００は、図９のネットワーク１０２に相
当する。

【００２５】図２に、図１に記載の電子メール管理装置
の動作を説明するフローチャートを示す。

【００２６】図２に示す動作のアルゴリズムは、電子メ
ールサーバ装置上または、電子メールサーバ装置にアク
セスできるコンピュータ上に配置され、例えば、ＵＮＩ
Ｘ（登録商標）系ＯＳ上で標準的にサポートされている
ｃｒｏｎｔａｂの機能即ち、指定した時間に指定したプ
ログラムを起動するという機能を利用して定期的に自動
で動作させる。

【００２７】または、定期的に動作させなくとも不定期
に人手で起動してもかまわない。

【００２８】図２のフローチャートにおいて、ステップ
Ｓ３０１の使用状況取得工程によって、使用状況取得部
１０により電子メールサーバ装置が電子メールを記憶す
るために利用する全ディスク装置の容量（メール記憶部
３の容量）を計算し、使用状況取得工程のステップＳ３
０２で、使用状況取得部１０により実際に電子メールを
記憶しているディスク装置使用量（メール記憶部３の実
際に使用されている容量）を計算する。

【００２９】ステップＳ３０１は、例えばＵＮＩＸ系Ｏ
Ｓでは標準でサポートされているｄｆコマンドやｄｕコ
マンド（「ｄｆ」は空きディスク容量を調べて表示をす
るコマンド、「ｄｕ」はディスク装置の使用量を調べて
表示するコマンド）にて概略計算するだけでよく、ステ
ップＳ３０２でも各ユーザのメールスプールのファイル
サイズを合計することにより計算する。ステップＳ３０
１及びステップＳ３０２では、使用量を何バイトという
形で計算する。或いは何％という形で使用率を計算して
も構わない。

【００３０】ステップＳ３０３は、使用状況確認工程で
あり、警告メール保持部４に保持されている警告メール
にアクセスし、前回発信された警告メールを取り出す。

【００３１】警告メールは、例えばメール記憶部３のデ
ィスク容量がいつ、何％の使用率を超えたため警告メー
ルを発信したという情報から構成されている。

【００３２】また、警告メールには、使用率ではなく、
メール記憶部３の使用量の情報や、警告メールを発信し
た回数の情報を含んでいてもかまわない。

【００３３】使用状況確認工程のステップＳ３０４で
は、発信回数の情報を警告メールに含んでいる例につい
て説明する。ここでは、ディスク使用量に対応して多段
階に警告メールを発信するものとする。警告メールに発
信回数を含んでいる場合には、使用状況確認部１４は、
何回目の警告メールがすでに発信されていたかというこ
とを知り、その回数と対応するディスク容量を求め、実
際のディスク使用量が、求めたディスク容量の次の段階
のディスク容量を越えているかどうかをチェックする。

【００３４】例えば、図３（ａ）のように１回目の警告
メールは全ディスク容量の５０％を超えていたときに発
信することとし、２回目の警告メールを全ディスク容量
の７０％を超えていたときに発信するとしておく。ステ
ップＳ３０４で、使用状況確認部１４が、警告メール保
持部４に保持されている警告メールの内容を確認する。
例えば、１件の警告メールが警告メール保持部４に保持
されているならば、１回目の警告メールが出たあとなの
で、使用状況確認部１４は、１回目の警告メールが発信
された時点のメール記憶部３の使用状況は５０％を越え
て使用していたということを割り出すことができる。こ
のため、使用状況確認部１４は、２回目の警告メールを
発信すべきかどうか確認するため、メール記憶部３の使
用量が７０％を超えているかどうか確認する。もし、警
告メール保持部４に１件も警告メールが保持されていな
いならば、警告メールが１回も発信されていないという
ことである。このため、使用状況確認部１４は、使用状
況取得部１０が取得したメール記憶部３の使用量が５０
％を越えているかどうか比較して、１回目の警告メール
を発信すべきかどうかを確認する。

【００３５】尚、ステップＳ３０４の比較は、メール記
憶部の使用率を比較したが、メール記憶部３の使用量そ
のものを比較してもかまわない。この場合、使用状況取
得部１０が取得するメール記憶部３の使用状況は、使用
量であることが望ましい。また、警告メールにも５０％
や７０％を越えているというメッセージではなく、図３
（ｂ）のように何バイト越えているという使用量を警告
メールに含むメッセージとすることが望ましい。図３
（ｂ）の警告メールでは、５００Ｋバイトの使用量を超
えていたので５００Ｋバイトというメッセージにした
が、例えば、１Ｍバイトの場合は１Ｍバイトを越えてい
るというメッセージになる。実際の使用量に基づいたバ
イト数がメッセージに含まれる。また、一回目、二回目
の警告メールを発信するかどうかではなく使用率が何％
を越えているという警告メールを発信するのであれば図
３（ｃ）のようになる。図３（ｃ）では、５０％となっ
ているが、実際の使用率に基づいた何％という値がメッ
セージとなって発信される。

【００３６】ステップＳ３０４で比較した結果、超えて
いない、つまり、警告メールを発信する必要はないと判
断した場合は、図４に進み、超えている、つまり、警告
メールを発信する必要があると判断した場合は、図５に
進む。

【００３７】図４は、図２におけるステップＳ３０４の
比較で、次の段階にすすむほどディスク容量を使用して
いないと判断した場合であり、使用状況確認工程のステ
ップＳ４０１で、前回発信した警告メールにより、メー
ル記憶部３の使用状況が改善されたかどうかを判断す
る。

【００３８】例えば、１回目の警告メールは５０％の使
用率を超えたため発信されている。このため、ステップ
Ｓ４０１ではメール記憶部３の使用率が５０％より小さ
ければ改善されたと判断できる。ここでは、メール記憶
部３の使用率が例えば、４０％より少なくなっていたら
改善されたと判断し、ステップＳ４０１では「少ない」
方へ分岐する。

【００３９】もし、使用状況取得部１０が取得したメー
ル記憶部３の使用率が４０％より多く５０％より少なか
った場合には、１回目の警告メールを発信した時点より
もメール記憶部の使用率は改善されていると判断でき
る。しかし、メール記憶部３の使用率に余裕を持たせる
ため、この実施の形態１の例では改善されていないと判
断し、ステップＳ４０１では「多い」方に分岐して、警
告メール保持部４に１回目に発信した警告メールをその
まま保持して処理を終了する。

【００４０】例えば、使用状況取得部１０が取得したメ
ール記憶部３の使用率が４０％より少なくなった場合に
は、使用状況確認部１４が改善されたと判断し、ステッ
プＳ４０１で「少ない」方に分岐して、ステップＳ４０
２の警告メール更新工程によって警告メール更新部１６
が警告メール保持部４に対して警告メールの発信が一回
も行われなかったよう１回目の警告メールを削除して、
警告メール保持部４の更新を行う。そして、１回も警告
がなかったこととして終了する。

【００４１】ステップＳ４０１の警告メール更新部１６
により行われる警告メール保持部４の更新は、２回目の
警告又は、３回目の警告だった場合には、それぞれ改善
されていれば、警告メール更新部１６は警告メール保持
部４に保持されている警告メールを少なくとも１つ削除
し、１つ前の警告メールを発信した状態に戻るか、ある
いは、大幅に改善されていれば警告メールを全て消去し
てもかまわない。

【００４２】図５は、図２におけるステップＳ３０４の
比較で、次の段階にすすむほどディスク装置の使用量が
多くなった場合のフローチャートである。

【００４３】ステップＳ５０１で、クライアントに対し
てさらに警告メールを発信すべきか、あるいはメール記
憶部３に記憶されている電子メールより所定の条件を満
たす電子メールを選択してディスクから削除するべきか
を判断する。

【００４４】例えば、ステップＳ３０３で警告メール保
持部４より取得する警告メールが一件もなければ、過去
に一度も警告メールを発していなかったことになる。こ
のため、この実施の形態１では、ステップＳ５０１で、
今回は警告メールを発信するだけと判断する。過去にす
でに一度警告メールを発信しているならば、ステップＳ
５０１では、メール記憶部３の容量に余裕がないと判断
し、メール記憶部３に記憶されているメールを整理する
ために所定の条件を満たす電子メールを削除する処理を
行う。

【００４５】例えば、１回警告をするだけで次の段階で
はディスク整理を行うようにしても良いし、２回警告し
て、次の段階でディスク整理するということにしておい
ても良い。

【００４６】１回警告するだけで、次の段階ではディス
ク整理をする場合は、図２のステップＳ３０４におい
て、発信回数に応じたディスク使用量を超えていると既
に判断されているため、つまり、１回警告メールが発信
済であると判断でき、ステップＳ５０１では、次の段階
に来たと判断して、図６で説明するフローチャートに進
む。

【００４７】ステップＳ５０１で警告メールを発信する
と判断された場合には、警告メール発信工程であるステ
ップＳ５０２で、図１の電子メール管理装置１に接続さ
れているクライアント９０〜９２全てに警告メールを、
警告メール発信部１２によって発信する。発信する警告
メールには、メール記憶部３の使用状況を使用量或いは
使用率或いは何回目の警告メールであるかに対応したメ
ッセージを含んで、警告メールを作成する。

【００４８】ステップＳ５０２で警告メールを発信する
対象となるクライアントは、接続されている全てのクラ
イアントを対象にしてもよいし、或いは、メール記憶部
３に電子メールを残しているユーザのクライアントに対
してのみ、警告メールを発信しても構わない。

【００４９】さらに、これから説明する図８のステップ
Ｓ８０２で説明する機能を利用して、アクセス履歴保持
部５に保持されている各ユーザの電子メールアクセス履
歴情報のアクセス履歴情報により示される日付よりも、
メール記憶部３に記憶されているメールの受信日が古い
メールを保持しているユーザのクライアントに対しての
み、警告メールを発信させるというのでも構わない。

【００５０】警告メール保持工程であるステップＳ５０
３では、警告メールを発信した履歴即ち、発信した日
時、警告メールの発信回数の情報を図３のような警告メ
ッセージに付加し、警告メール保持部４に保存して終了
する。

【００５１】図５のステップＳ５０１で、ディスク整理
をするべきと判断された場合のフローチャートを図６で
説明する。

【００５２】メール削除工程であるステップＳ６０１
で、メール削除部１８は、警告メール保持部４をアクセ
スして、１回目の警告メールより１回目の警告メールを
発信した日付を取得する。

【００５３】ステップＳ６０２では、メール削除部１８
はメール記憶部３をアクセスして１回目の警告メールを
発信した日付よりも以下に記載する条件を満たす古いメ
ールを抽出し、選択的に削除する。

【００５４】例えば、電子メールの情報フィールドの中
で、”Ｄａｔａ：”というフィールドに着目し、そのフ
ィールドが１回目の警告メールを発信した日付より古い
ものを削除する。

【００５５】また、例えばＵＮＩＸ系のメールサーバで
あれば、各ユーザのメールは到着順にひとつのファイル
に保存されているため、ファイルの先頭から順番にサー
チし、１回目の警告メールを発信した日付より新しいメ
ールが来た時点でその先をサーチせずに、サーチ済みの
メールを削除するという方法でもかまわない。

【００５６】また、例えば、”Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：”と
いうフィールドに着目し、メールサーバが受信した日時
を元に、１回目の警告メールより古い受信日時のメール
を削除するという方法でもかまわない。

【００５７】また、例えば、全ユーザに適用するのでは
なく、最初の警告メールを発信してから、メール記憶部
３にアクセスしているユーザにのみ適用するのでもかま
わない。メール記憶部３にアクセスしているかどうか
は、これから説明する図８のステップＳ８０２に示すア
クセス履歴保持部５に保持されているユーザのアクセス
履歴情報より、アクセス履歴情報を取得して判断するこ
とができる。

【００５８】ステップＳ６０３では、選択的にメール記
憶部３に記憶されているメールを削除した結果、効果が
あると判断するべきレベルに達しているかどうかを確か
めるために、使用状況取得部１０によってメール記憶部
３の全ディスク容量を取得し、ステップＳ６０４でメー
ル記憶部３のディスク使用量を取得し、図７で説明する
フローチャートに進む。

【００５９】ステップＳ７０１では、メール記憶部３の
ディスク容量の削除が十分かどうかをチェックする。

【００６０】例えば、メール記憶部３の使用率が３０％
を切るまでメールを削除するとしたら、ステップＳ７０
１におけるディスク削除は十分かのチェックは、メール
記憶部３の使用率が３０％より小さくなったかどうかを
判断する。十分である場合は、メール記憶部３のディス
ク使用率が３０％より小さくなっている場合であり、不
十分である場合は、メール記憶部３のディスク使用率が
３０％以上であることを示している。

【００６１】また、メール記憶部３の使用量或いは使用
率が、１回目の警告メールを発信する基準よりも減った
か減らないかの判断を行っても構わない。しかし、この
場合はすぐにまた警告を発することになる可能性があ
る。

【００６２】また、上記した図２のステップＳ３０４の
処理において、メール記憶部３のディスク使用率が４０
％より少なくなった場合に、メール記憶部３の使用率が
改善されたと判断して警告メールを１つ削除していた。
このように、警告メールを１つ削除する基準と同じ基準
でディスクの削除が十分であるかどうかを判断しても構
わない。また、％という使用率で判断していたが、使用
量で判断してもかまわない。

【００６３】十分削除できた場合には、ステップＳ７０
２で、警告メール破棄部２４によって警告メール保持部
４に保持されている警告メールを全て削除して終了す
る。

【００６４】また、警告メールを発信する基準が何段回
にも設定されている場合は、ステップＳ７０２ではディ
スクの使用状況に基づいて警告メールを削除して警告の
レベルを戻すにとどめ、警告メールを一部削除して終了
するというのでもかまわない。

【００６５】メール記憶部３に記憶されている電子メー
ルの削除が十分でなかった場合は、メール削除条件変更
部２０が、ステップＳ７０３で、例えば、電子メールを
削除する基準の日を変更する。上記した基準日とは、図
６のステップＳ６０１で取得した最初の警告メールを発
信した日付である。

【００６６】メール削除条件変更部２０が、基準の日を
変更する方法は、例えば、基準の日を１日進めてもかま
わないし、２回目の警告がある場合には、基準の日を２
回目の警告を発した日にしてもかまわない。メール削除
条件変更部２０は、２回目の警告を発信した日を基準の
日に変更する場合は、警告メール保持部４より２回目の
警告メールを取得して警告メールを発信した日を取得す
る。

【００６７】メール削除条件変更部２０が、基準の日を
変更した場合は、図６におけるステップＳ６０２に進む
が、今回は基準となる日が変わっているだけでステップ
Ｓ６０２以降の処理では、上記した説明と同じアルゴリ
ズムが動作する。

【００６８】さらに、メール削除条件変更部２０は、例
えば、２回目の警告を発した日を基準にしてからは、ア
ルゴリズムを変更してもかまわない。例えば、メール記
憶部３の容量を１番占有しているユーザのみを対象に基
準日を進めてステップＳ６０２以降の処理を適用してい
くというのでもかまわない。

【００６９】図８では、サーバが、ユーザのアクセス履
歴情報を保持するためのフローチャートを示す。

【００７０】ステップＳ８０１で、ユーザがクライアン
トまたはサーバより、メール記憶部３にアクセスして電
子メール読み出す要求を出す。

【００７１】例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）や、
ＵＮＩＸ系のＯＳのクライアントからは、市販のＰＯＰ
３対応の電子メールソフトウエアを利用してアクセス要
求を出してかまわない。

【００７２】次に、ステップＳ８０２では、サーバがク
ライアントからのアクセス要求をうけた時点で、そのア
クセス要求をメール記憶部３へ直接送るのではなく、例
えば、そのアクセス要求からユーザ名と日時とを取り出
し、アクセス履歴情報として、アクセス履歴保持部５に
保存する。

【００７３】ステップＳ８０３では、ステップＳ８０２
でアクセス履歴保持部５にアクセス履歴情報を保存した
クライアントからのアクセス要求を、あたかもクライア
ントから直接来たようにメール記憶部３に出し、電子メ
ールをクライアントにコピーするが、例えばメールプロ
トコルであるＰＯＰ３に対応したメールクライアントで
あればそのまま利用することができる。

【００７４】上記した実施の形態１におけるフローチャ
ートで示したアルゴリズムは、計算オーダ的にもメール
の数に比例する時間で効率良く実行することができる。

【００７５】また、アクセス履歴保持部５に保存された
アクセス履歴情報は、電子メールの削除とは、関係なく
保存しておくこととする。アクセス履歴保持部５に保存
されたアクセス履歴情報は、前述したステップＳ５０
２、ステップＳ６０２におけるクライアントやユーザの
選択に用いることができる。

【００７６】以上、この実施の形態１では、電子メール
を送受信できるメールサーバ装置であって、クライアン
トからの要求に応じて正しいユーザにメールを配布する
メール送信受信装置機能と、ユーザの要求に応じてユー
ザにメールのコピーを渡すユーザメールコピー装置機能
と、サーバ上に蓄積されている電子メールを検索する機
能と、各ユーザの電子メールの一部を選択的に消去する
機能と、全ディスク容量のうちどの程度が全体として使
われているかをチェックする機能と、各ユーザに警告メ
ールを発信する機能と、警告メールの履歴を保持する機
能と、ユーザの電子メールへのアクセス履歴チェック機
能とを備えたことを特徴とする電子メール管理装置を説
明した。

【００７７】また、ユーザに警告メールを発信する機能
は、全ディスク容量のうちどの程度が使われているかを
チェックする機能を利用して、一定の容量を越えた時点
で警告を全ユーザに発信することを特徴とする電子メー
ル管理装置を説明した。

【００７８】また、ユーザに警告メールを発信する機能
は、全ディスク容量のうちどの程度が使われているかを
チェックする機能を利用して、全ディスクの一定の割合
を超えた時点で警告を発信することを特徴とする電子メ
ール管理装置を説明した。

【００７９】また、全ディスク容量のうちどの程度が使
われているかをチェックする機能は、個人ごとにもどの
程度が使われているかをチェックする機能を有すること
を特徴とする電子メール管理装置を説明した。

【００８０】また、サーバ上に蓄積されている電子メー
ルを検索する機能は、電子メールの発信日を基準に検索
することを特徴とする電子メール管理装置を説明した。

【００８１】また、サーバ上に蓄積されている電子メー
ルを検索する機能は、電子メールの受信日を基準に検索
することを特徴とする電子メール管理装置を説明した。

【００８２】また、各ユーザの電子メールの一部削除す
る機能は、警告メールの発信の履歴を利用して、警告し
たにもかかわらず電子メールを削除しないユーザの電子
メールを削除することを特徴とする電子メール管理装置
を説明した。

【００８３】また、警告メールの履歴を保持する機能
は、警告メールを発した時点からの自由に利用できるデ
ィスク容量が一定割合、または、一定容量より大きくな
った時点で廃棄することを特徴とする電子メール管理装
置を説明した。

【００８４】また、ユーザの電子メールへのアクセス履
歴チェック機能は、警告メールを発信してからの電子メ
ールへのアクセス履歴を電子メールを削除したかどうか
に関わらずとっておくというのを特徴とする電子メール
管理装置を説明した。

【００８５】また、電子メールへのアクセス履歴のチェ
ック機能を利用して、警告メールの発信がされており、
しかもその警告メールがあるにもかかわらず電子メール
を削除しなかったユーザの電子メールを削除することを
特徴とする電子メール管理装置を説明した。

【００８６】

【発明の効果】以上のように、この発明の電子メール管
理装置及び電子メール管理方法は、メール記憶部の使用
状況に基づいてメール記憶部が効率的に使用されていな
いと判断された場合は、警告メール発信部、警告メール
発信工程によって警告メールがクライアントに対して発
信される。このため、警告メールを受けたクライアント
は、メール記憶部が効率よく使用されていないことが判
り、メール記憶部に記憶されているメールから所定の条
件を満たすメールを削除するという操作を行うことにな
り、メールを削除することによってメール記憶部を効率
よく使用することができる効果がある。特に、メール記
憶部より削除する対象となる電子メールの条件として、
警告メールが発信された発信日情報よりも前に電子メー
ルが受信されているか或いは、電子メールが発信されて
いるかを確認し、警告メールの発信日よりも前に電子メ
ールが発信されている、或いは電子メールが受信されて
いる電子メールを対象に、メール記憶部より選択的に電
子メールを削除する。このため、メール記憶部上に記憶
しておかなくても構わないと思われるメールを選択的に
削除するので、必要と思われるメールはそのままメール
記憶部に残され、不要なメールだけを削除してメール記
憶部を効率的に使用できる効果がある。

【００８７】

【００９０】

【００９１】

【００９２】

【００９３】この発明の電子メール管理装置及び電子メ
ール管理方法は、メール記憶部より所定のメールを削除
する条件として、電子メールをアクセスしたアクセス履
歴情報と警告メールの発信情報を取得して、警告メール
の発信日情報よりもアクセス履歴情報が後である場合つ
まり、警告メールが発信されてからアクセスが行われた
メールについては、アクセスを行ったユーザがメール記
憶部が効率よく使用されていないことを認識している上
でメールに対してアクセスを行っているので、本来なら
ばメールをアクセスした後、メール記憶部よりアクセス
したメールを削除していなければならなかったメールで
あるにもかかわらず、削除を行っていないことになる。
このため電子メール管理装置で自動的にメールの削除を
行うことによって、ユーザの手を煩わすことなく自動的
にメール記憶部の使用効率を改善することができる効果
がある。

【００９４】

【００９５】

【００９６】

【図面の簡単な説明】

【図１】 実施の形態１における電子メール管理装置の
一構成図の例を示す図である。

【図２】 実施の形態１におけるメール管理装置の動作
を説明するフローチャート図である。

【図３】 実施の形態１における警告メールの一例を説
明する図である。

【図４】 実施の形態１におけるメール管理装置の動作
を説明するフローチャート図である。

【図５】 実施の形態１におけるメール管理装置の動作
を説明するフローチャート図である。

【図６】 実施の形態１におけるメール管理装置の動作
を説明するフローチャート図である。

【図７】 実施の形態１におけるメール管理装置の動作
を説明するフローチャート図である。

【図８】 実施の形態１におけるメール管理装置の動作
を説明するフローチャート図である。

【図９】 従来例における電子メールサーバクライアン
トシステムの構成を示す図である。

【図１０】 従来例における電子メールサーバ装置のモ
ジュール構成図である。

【符号の説明】

１ 電子メール管理装置、２ ハードディスク装置、３
メール記憶部、４警告メール保持部、５ アクセス履
歴保持部、８ 電子メール管理装置のモジュール、１０
使用状況取得部、１２ 警告メール発信部、１４ 使
用状況確認部、１６ 警告メール更新部、１８ メール
削除部、２０ メール削除条件変更部、２４ 警告メー
ル破棄部、９０，９１，９２ クライアント、１００
通信回線。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献 特開 平４−169943（ＪＰ，Ａ) 特開 平８−335951（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−311253（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−123202（ＪＰ，Ａ) 特開 平11−328059（ＪＰ，Ａ) 麻生 二郎、「電子メールで失敗しな いために：実例に学ぶ“止まらない”メ ール・システム トラブル回避：システ ム・ダウンに備えた予防と復旧の体制を 作る」、日経オープンシステム、第71 号、99年２月、ｐｐ132−145 (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) H04L 12/58 G06F 13/00

Claims (4)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 少なくとも１つのクライアントを接続し
   て、接続したクライアントと電子メールの送受信を行う
   電子メール管理装置において、 電子メールを記憶するメール記憶部と、 上記メール記憶部の使用状況を取得する使用状況取得部
   と、 上記使用状況取得部により取得された使用状況に基づい
   て、上記接続したクライアントに警告メールを発信する
   警告メール発信部と、 上記警告メール発信部により発信された警告メールを保
   持する警告メール保持部と、 上記警告メール保持部に保持されている警告メールを取
   り出して解読し、警告メールが発信された時点の上記メ
   ール記憶部の使用状況を割り出し、上記割り出した使用
   状況と、上記使用状況取得部により取得された使用状況
   とを比較して、上記メール記憶部の使用状況が改善され
   ているか確認する使用状況確認部と、 上記使用状況確認部による確認結果に基づいて、上記警
   告メール保持部を更新する警告メール更新部と、 上記使用状況確認部による確認結果に基づいて、上記メ
   ール記憶部に記憶されている電子メールより所定の条件
   の電子メールを検索して削除するメール削除部とを備
   え、 上記警告メール保持部に保持されている上記警告メール
   は、少なくとも警告メールが発信された発信日情報を有
   し、 上記メール記憶部に記憶されている電子メールは、少な
   くとも電子メールが発信された発信日情報と電子メール
   が受信された受信日情報のいずれかを有し、 上記メール削除部は、上記警告メール保持部に保持され
   ている警告メールより上記警告メールの発信日情報を取
   得して、上記電子メールの発信日情報と上記電子メール
   の受信日情報のいずれか一方と比較して、上記警告メー
   ルの発信日情報よりも上記電子メールの発信日情報と上
   記電子メールの受信日情報のいずれか一方が過去である
   電子メールを、上記所定の条件の電子メールとして、上
   記メール記憶部より削除する ことを特徴とする電子メー
   ル管理装置。
2. 【請求項２】 少なくとも１つのクライアントを接続し
   て、接続したクライアントと電子メールの送受信を行う
   電子メール管理装置において、 電子メールを記憶するメール記憶部と、 上記メール記憶部の使用状況を取得する使用状況取得部
   と、 上記使用状況取得部により取得された使用状況に基づい
   て、上記接続したクライアントに警告メールを発信する
   警告メール発信部と、 上記警告メール発信部により発信された警告メールを保
   持する警告メール保持部と、 上記警告メール保持部に保持されている警告メールを取
   り出して解読し、警告メールが発信された時点の上記メ
   ール記憶部の使用状況を割り出し、上記割り出した使用
   状況と、上記使用状況取得部により取得された使用状況
   とを比較して、上記メール記憶部の使用状況が改善され
   ているか確認する使用状況確認部と、 上記使用状況確認部による確認結果に基づいて、上記警
   告メール保持部を更新する警告メール更新部と、 上記メール記憶部に記憶されている電子メールに対して
   上記クライアントよりアクセスが行われた場合に、少な
   くとも上記アクセスしたクライアントを示すクライアン
   ト情報と、アクセスを行った日付を示すアクセス日情報
   とをアクセス履歴情報として保持するアクセス履歴保持
   部と、 上記アクセス履歴保持部よりクライアント情報とアクセ
   ス日情報とを取得し、上記警告メールの発信日情報と上
   記取得したアクセス日情報とを比較し、警告メールの発
   信日情報よりもアクセス日情報が後であるアクセス履歴
   情報を上記アクセス履歴保持部より取得し、取得したア
   クセス履歴情報のクライアント情報により示されるクラ
   イアントに対するメールを、上記メール記憶部より検索
   して削除するメール削除部とを備えたことを特徴とする
   電子メール管理装置。
3. 【請求項３】 少なくとも１つのクライアントを接続し
   て、接続したクライアントと電子メールの送受信を行う
   電子メール管理装置の電子メール管理方法において、 電子メールをメール記憶部に記憶するメール記憶工程
   と、 上記メール記憶部の使用状況を取得する使用状況取得工
   程と、 上記使用状況取得工程により取得した使用状況に基づい
   て、上記接続したクライアントに警告メールを発信する
   警告メール発信工程と、 上記警告メール発信工程により発信された警告メールを
   警告メール保持部へ保持する警告メール保持工程と、 上記警告メール保持部に保持された警告メールを取り出
   して解読し、上記警告メールが発信された時点の上記メ
   ール記憶部の使用状況を割り出し、上記割り出した使用
   状況と、上記使用状況取得工程により取得した使用状況
   とを比較して、上記メール記憶部の使用状況が改善され
   ていることを確認する使用状況確認工程と、 上記使用状況確認工程により確認された結果に基づい
   て、上記警告メール保持部を更新する警告メール更新工
   程と、 上記使用状況確認工程により確認された結果に基づい
   て、上記メール記憶部に記憶されている電子メールより
   所定の条件の電子メールを検索して削除するメール削除
   工程とを有し、 上記警告メール保持部に保持されている上記警告メール
   は、少なくとも警告メールが発信された発信日情報を有
   し、 上記メール記憶部に記憶されている電子メールは、少な
   くとも電子メールが発信された発信日情報と電子メール
   が受信された受信日情報のいずれかを有し、 上記メール削除工程は、上記警告メール保持部に保持さ
   れている警告メールより上記警告メールの発信日情報を
   取得して、上記電子メールの発信日情報と上記電子メー
   ルの受信日情報のいずれか一方と比較して、上記警告メ
   ールの発信日情報よりも上記電子メールの発信日情報と
   上記電子メールの受信日情報のいずれか一方が過去であ
   る電子メールを、上記所定の条件の電子メールとして、
   上記メール記憶部より削除することを特徴とする電子メ
   ール管理方法。
4. 【請求項４】 少なくとも１つのクライアントを接続し
   て、接続したクライ アントと電子メールの送受信を行う
   電子メール管理装置の電子メール管理方法において、 電子メールをメール記憶部に記憶するメール記憶工程
   と、 電子メールを記憶するメール記憶部の使用状況を取得す
   る使用状況取得工程、上記使用状況取得工程により取得
   した使用状況に基づいて、上記接続したクライアントに
   警告メールを発信する警告メール発信工程と、 上記警告メール発信工程により発信された警告メールを
   警告メール保持部に保持する警告メール保持工程と、 上記警告メール保持部に保持された警告メールを取り出
   して解読し、上記警告メールが発信された時点の上記メ
   ール記憶部の使用状況を割り出し、上記割り出した使用
   状況と、上記使用状況取得工程により取得した使用状況
   とを比較して、上記メール記憶部の使用状況が改善され
   ていることを確認する使用状況確認工程と、 上記使用状況確認工程により確認された結果に基づい
   て、上記警告メール保持部を更新する警告メール更新工
   程と、 上記メール記憶部に記憶されている電子メールに対して
   上記クライアントよりアクセスが行われた場合に、少な
   くとも上記アクセスしたクライアントを示すクライアン
   ト情報と、アクセスを行った日付を示すアクセス日情報
   とをアクセス履歴情報としてアクセス履歴保持部に保持
   するアクセス履歴保持工程と、 上記アクセス履歴保持部より、クライアント情報とアク
   セス日情報とを取得し、上記警告メールの発信日情報と
   上記取得したアクセス日情報とを比較し、警告メールの
   発信日情報よりもアクセス日情報が後であるアクセス履
   歴情報を上記アクセス履歴保持部より取得し、取得した
   アクセス履歴情報のクライアント情報により示されるク
   ライアントに対するメールを上記メール記憶部より検索
   して削除するメール削除工程とを有することを特徴とす
   る電子メール管理方法。