JPH01211028A - 文書検索システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、追記型記録媒体に記録した文書をキーワード
指定によって検索可能な文書検索システムに関する。

従来の技術 従来、この種の文書検索システムは、文書検索のための
キーワードを文字列として直接入力し、その登録または
文書検索を行うようになっている。

文書数が多い場合に１項目のキーワードでは文書毎に固
有のキーワードを設定することが困難になるため、一般
に複数項目のキーワードを用いている。各キーワード項
目は「文書名」、「氏名」というように、その内容の範
囲が決められてはいるが、その範囲内でキーワード登録
者が任意に設定するようになっており、また項目は相互
に独立している。

文書を検索する場合、利用者より入力されたキーワード
と登録キーワードとの文字列比較を行い、全項目が一致
した文書を目的文書として選び出すようになっている。

多くのシステムではキーワードの文字列を追記型記録媒
体に記録しているが、一部のシステムではハードディス
クなどの書き換え可能な記録媒体に記録している。

発明が解決しようとする課題 しかし、かかる構成によれば、次に述べるような多くの
問題点があった。

キーワードは基本的に登録者が勝手に決めて登録するこ
とになるだめ、キーワードの統一性がない。その結果、
キーワード登録者以外の者が文書検索を行う場合、目的
文書に対応したキーワードを簡単に想起することができ
ないため、目的の文書に到達するまでに何回もキーワー
ドを入力し直さなければならないことが多かった。また
キーワードによって対応の文書が一義的に決まるため、
時には検索不可能となることがあった。キーワードの登
録者が文書検索を行う場合においても、不適切なキーワ
ードを登録したときには同様の問題があった。

キーワード登録時または文書検索時に、キーワードを仮
名漢字変換機能などを利用して文字として入力する必要
があり、その入力作業が面倒であった。

文書検索時の登録キーワードと入力キーワードとの比較
は文字列比較であったため、その比較のための内部処理
に時間がかかるという問題がちつた。

キーワードは文字列として記憶されるため、その記憶ス
ペースが大きいという問題があった。

キーワードを追記型記録媒体に記録した場合、登録キー
ワードの更新が不可能であった。キーワードを書き換え
可能記録媒体に記録した場合においても、キーワードは
文字列であるため、その更新は面倒でありた。

本発明は、上述のキーワードに関連した問題点を解決し
た文書検索システムを提供することを目的とする。

課題を解決するための手段 本発明は上述の課題を解決するため、追記型記録媒体を
使用して文書を記憶する文書記憶装置と、その制御部と
、階層化されたキーワードの項目群の記憶部と、表示装
置および入力装置を介してキーワード登録または文書検
索のための利用者との対話処理を行う対話処理部と、キ
ーワード・コードを文書の検索情報と対応付けて記憶す
るキーワード記憶部上、その検索部とを有し、対話処理
部により、キーワード登録または文書検索の場合に、キ
ーワード項目群の記憶部に記憶されている最上位階層の
項目群を表示装置に表示し、入力装置により一つの項目
が選択されると該項目に関連した次位の階層の項目群を
表示装置に表示し、一つの項目を選択されると該項目に
関連した次位の項目群を表示するという対話処理を最下
位階層の項目群まで実行し、選択された全階層の項目の
番号からなるキーワード・コードを検索部に入力し、検
索部により、キーワード登録の場合に、対話処理部より
入力したキーワード・コードを制御部より指定された文
書の検索情報と対応付けてキーワード記憶部に格納し、
文書検索の場合に、対話処理部より入力したキーワード
・コードに一致するキーワード・コードに対応付けて記
憶された文書検索情報をキーワード記憶部より読み出し
て制御部に与え、制御部により、キーワード登録の場合
に文書の検索情報を検索部に指定し、文書検索の場合に
検索部より与えられた文書の検索情報によって対応文書
を文書記憶装置より読み出す、という構成を備えたもの
である。

作用 本発明は上述の構成によって、対話処理によ９階層化さ
れたキーワード項目を選択して組み合わせることにより
キーワードを指定するため、容易に統一性のあるキーワ
ードを登録することができる。

このように統一性のあるキーワードを容易に登録するこ
とができ、また、文書検索時にも対話処理によって同様
にキーワード指定を行うため、目的の文書に対応したキ
ーワードを容易に指定し目的文書を確実に検索すること
ができる。

キーワードは項目番号のコードとして登録されるため、
文書検索時の登録キーワードと入力キーワードとの比較
処理を高速に行うことができる。

また、項目群は多数のキーワードのために利用されるた
め、その記憶スペースを含めてもキーワード登録に関連
した記憶スペースを大幅に削減できる。

キーワード・コードは階層化されたキーワードの項目群
の番号の組合せであるから、キーワード・コードおよび
追記型記録媒体についての更新を行うことなく、キーワ
ード項目群だけを更新することにより、キーワード体系
を更新することが可能である。同様に、キーワード記憶
部を書き換え可能な記憶手段とすれば、その書き換えだ
けで登録キーワードの更新を簡単に行うことができる。

実施例 以下本発明の一実施例について、図面を参照しながら説
明する。

第１図は本発明の一実施例による文書検索システムの概
略構成図である。１は追記型光ディスクを使用して文書
を記憶する文書記憶装置、２は文書記憶装置１やシステ
ムの他の部分の制御を行う制御部である。３は階層化さ
れたキーワードの項目群のファイルを格納した項目群フ
ァイル記憶部、４は表示装置、５はキーボードやポイン
ティング・デバイスなどの入力装置、８は表示装置４お
よび入力装置５を介してキーワード登録または文書検索
のための利用者との対話処理を行う対話処理部である。

９はキーワード・コードを文書の検索情報と対応付けて
記憶するキーワード記憶部、１０はキーワード記憶部９
の検索などを行う検索部である。

項目群ファイル記憶部３およびキーワード記憶部９は書
き換え可能であり、例えば共通または別々のハードディ
スク装置やフロッピーディスク装置などである。

なお、文書記憶装置１に記憶させるための文書のイメー
ジの読込みのためのスキャナ、文書イメージの圧縮伸張
手段、検索した文書の印刷のためのプリンタなどがある
が、図示されていなり。

第２図は項目群ファイル記憶部３に格納される階層化さ
れたキーワード項目群のファイルの説明図である。キー
ワードはＡ、Ｂ、Ｃの３階層に階層化され、最上位の階
層Ａの項目群は一つのファイル１２に集約される。中位
の階層Ｂの項目群は複数のファイル１３に分けられてい
る。同様に最下位の階層Ｃの項目群も複数のファイル１
４に分けられている。各階層のファイルは、項目番号、
項目名（文字列）、次位階層の関連したファイルへのポ
インタ（スタートアドレスＳおよびエンドアドレスＥ）
からなる。

第３図は、キー、ワード登録または文書検索の場合にお
ける表示画面の説明図である。一つの文書に対して二つ
のキーワード■、■を指定可能であり、各キーワードに
対しＡ、Ｂ、Ｃの各階層の項目名の入力枠１６．１７．
１８と自由コメントの入力枠１９が表示される。加は項
目名の一覧表示領域である。

キーワード指定を行う場合、入力装置５の操作により画
面のカーソルを入力枠１６に合わせると、階層Ａの項目
番号と項目名が表示領域銀に一覧表示される。

利用者が入力装置５を操作し、表示領域銀に表示された
項目を画面上で選択するか、または項目番号の入力によ
って項目を選択すると、その項目の項目名が入力枠１６
に表示される。

次に、入力装置５を操作することにより画面のカーソル
を入力枠１７に移動させると、階層Ａの選択された項目
に関連した階層Ｂの項目番号および項目名が表示領域加
に表示される。同様に一つの項目を選択すると、その項
目名が入力枠１７に表示される。

カーソルを入力枠１８に移動させると、階層Ｂの選択さ
れた項目に関連した階層Ｃの項目番号および項目名が表
示領域２０に一覧表示される。項目を選択すると、その
項目名が入力枠１８に表示される。

次にカーソルを入力枠１９に移動させ、自由コメントを
入力すると、それが入力枠１９に表示される。

自由コメントとしては、普通の文字列または臆念コメン
トを意味する記号＆を入力可能である。

このようにして一つ目のキーワード■が指定される。二
つ目のキーワード■を指定する場合には、カーソルを対
応の入力枠１６に移動させ、同様の選択操作を行う。

一つ目または二つ目のキーワードを指定後に、入力装置
５より実行を指示するとキーワードの登録または文書検
索が行われる。

このように、予め階層化されたキーワードの項目群から
階層毎に必要な項目を選択することにより、キーワード
を指定するため、統一性のあるキーワードの登録が可能
となり、また文書検索の場合に目的文書に対応したキー
ワードを容易に指定することができる。

第４図はキーワード・コードの説明図である。

キーワード・コードｎは、階層Ａ、Ｂ、Ｃの選択された
項目番号からなる番号コードに、自由コメントの文字列
コードを付加したものである。

自由コメントは検索時のキーワード・コードの比較の対
象にはならないが、キーワードにより複数の文書が候補
として検索された場合、それぞれの自由コメントを一覧
表示し、利用者が候補文書から容易に目的文書を選択で
きるようにするために付加されたものである。したがっ
て、自由コメントを省略することも可能である。

次に、文書記憶装置１にある文書を記憶させ、そのキー
ワードを登録する場合のシステムの動作を説明する。利
用者の操作と画面表示の変化については既に説明した通
りである。

対話処理部８は、表示画面のカーソルが最初に合わせら
れた階層Ａのファイル１２の内容を項目群ファイル記憶
部３から内部のファイルバッファに読み出し、その項目
番号および項目名を表示装置４の表示領域に一覧表示さ
せる。項目が選択されると、対話処理部８はその項目番
号を内部のキーワード記憶バッファに記憶し、対応の項
目名を表示画面の入力枠１６に表示させる。

カーソルが階層Ｂの入力枠１７に合わせられると、対話
処理部８は階層Ａの選択項目に対応したポインタを内部
バッファより読み、そのポインタによって示された階層
Ｂのファイル１３の内容を内部バッファに読み出し、そ
の項目番号および項目名を表示装置４の表示領域加に一
覧表示させる。一つの項目が選択されると、その項目番
号をキーワード記憶バッファに記憶し、対応の項目名を
入力枠１７に表示させる。

同様にして、階層Ｃの項目選択および自由コメントの入
力が行われると、キーワード・コードがキーワード記憶
バッファに得られる。例えば階層Ａの項目番号ｌ（ユー
ザ別）、階層Ｂの項目番号２　（Ｂ社）、階層Ｃの項目
番号１（提出資料）が選択され、自由コメントとして記
号＆が入力された場合、キーワード・コードはｒｏ１０
２０１＆Ｊとなる。

そして、入力装置５より実行が指示されると、対話処理
部８は、キーワード記憶バッファ内のキーワード・コー
ドを検索部１０に送る。

この時に制御部２から検索部ｌＯに、該当文書の検索情
報（文書が記録された媒体番号、文書番号、ページ数）
が送られる。検索部１０は、この検索情報と対話処理部
８から入力したキーワード・コードとを対応付けてキー
ワード記憶部９に書き込む。

なお、二つのキーワードが指定された場合、それぞれの
キーワード・コードが同じ文書の検索情報と対応付けら
れてキーワード記憶部９にそれぞれ書き込まれることに
なる。

次に、キーワード指定による文書検索の場合のシステム
の動作を説明する。第５図はこの動作をキーワード・コ
ードと対応させて示す概略流れ図である。なお、キーワ
ード指定のための対話処理の動作はキーワード登録の場
合と同様である。

対話処理部８はキーワード登録時と同様に階層への項目
番号および項目名を表示装置４に一覧表示させる（ステ
ップ１）。

対話処理部８は利用者により選択された項目番号を記憶
するとともに、その項目名を表示させる（ステップ２）
。

対話処理部８は、指定されたへ階層の項目番号に関連し
た階層Ｂの項目番号および項目名を一覧表示させる（ス
テップ３）。

対話処理部８は指定された項目番号を記憶し、対応した
項目名を表示させる（ステップ４）。

対話処理部８は、選択された階層Ｂの項目番号に関連し
た階層Ｃの項目番号および項目番号を一覧表示させる（
ステップ５）。

対話処理部８は、選択された階層Ｃの項目番号を記憶し
、またその項目名を表示させる（ステップ６）。

例えば、階層Ａの「事業者別」、階層Ｂの［ＯＡシステ
ム」、階層Ｃのｒ　５ＴＥＰ３　Ｊが順次選択された場
合、キーワード・コードはｒ０３０１０１Ｊとなる。な
お、文書検索の場合には自由コメントは指定されない。

利用者より検索実行が指示されると、対話処理部８は記
憶したキーワード・コードを検索部１０へ入力する（ス
テップ７）。

次のステップ８において、検索部１０は入力したキーワ
ード・コードとキーワード記憶部９内のキーワード・コ
ードとを逐一比較する。この比較は数字コードの比較で
ある（自由コメントは比較対象外である）ため、従来よ
りも高速に行うことができる。

検索部１０は、比較が一致したキーワード・コードに対
応付けて記憶された検索情報を読み出して制御部２へ送
り、また対応のキーワード・コードの自由コメントを対
話処理部８へ送る。対話処理部８は、この自由コメント
を表示装置４に表示させる。複数の候補文書がある場合
、それぞれに対応した自由コメントを一覧表示させる。

ステップ９において、候補文書が一つだけの場合、制御
部２は検索情報に従ってその文書のイメージを文書記憶
部１から読み出して対話処理８に渡し、画面に表示させ
る。候補文書が複数見つかった場合、利用者は表示され
た自由コメントから目的の文書と考えられる文書を画面
上で選択する。

この選択情報は対話処理部８を通じて制御部２に伝えら
れる。制御部２は、この選択情報によって指定された文
書の検索情報を用いて、その文書のイメージを文書記憶
装置１より読み出して対話表示部８に渡し画面に表示さ
せる。別の文書が選択されると、同様にその文書のイメ
ージが表示される。

なお、キーワード指定の方法から文書検索が容易である
ことは上述した通シであるが、さらに本実施例では、上
述のように、一つの文書について二つまでキーワードを
登録可能である。すなわち、文書の検索パスが二つある
ということである。これにより、文書検索のためのキー
ワード指定が一層容易になる。さらに多くのキーワード
を同一文書について登録できるようにすることも当然可
能である。

キーワード記憶部９は書き換え可能であるため、登録し
たキーワードの更新（修正、削除）を行うことができる
。この時に追記型記録媒体に関する更新手続きは不要で
あり、またキーワードはコード化されているため、この
更新は簡単に行うことができる。

また項目群ファイル記憶部３は書き換え可能であるため
、項目の修正などのファイル更新が可能である。このフ
ァイル更新だけで、キーワード体系を容易に更新するこ
とができる。

発明の効果 以上の説明から明らかなように、本発明は、従来のキー
ワード検索の問題点を解決し、統一性のあるキーワード
によって文書を簡単確実に検索することができるように
なり、キーワード比較の高速化によって文書検索のため
の内部処理を高速化することができるようになり、また
登録キーワードおよびキーワード体系が容易に更新可能
となる、などの効果を有するものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例による文書検索システムの概
略構成図、第２図は階層化キーワードの項目群ファイル
の説明図、第３図はキーワード指定時の表示画面の説明
図、第４図はキーワード・コードの説明図、第５図は文
書検索動作の概略流れ図である。 １・・・文書記憶装置、２・・・制御部、３・・・項目
群ファイル記憶部、４・・・表示装置、５・・・入力装
置、８・・・対話処理部、９・・・キーワード記憶部、
１０・・・検索部。 代理人の氏名　弁理士　中　尾　敏　男　ほか１名第１
図 、４２図 第３図 第４図 ≦ｚ５図 埒−リード ロ■丁コ ロ匹■コ ［口

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 追記型記録媒体を使用して文書を記憶する文書記憶装置
   と、その制御部と、階層化されたキーワードの項目群の
   記憶部と、表示装置および入力装置を介してキーワード
   登録または文書検索のための利用者との対話処理を行う
   対話処理部と、キーワード・コードを文書の検索情報と
   対応付けて記憶するキーワード記憶部と、その検索部と
   を有し、前記対話処理部は、キーワード登録または文書
   検索の場合に、前記項目群の記憶部に記憶されている最
   上位階層の項目群を前記表示装置に表示し、前記入力装
   置により一つの項目が選択されると該項目に関連した次
   位の階層の項目群を前記表示装置に表示し、一つの項目
   を選択されると該項目に関連した次位の項目群を表示す
   るという対話処理を最下位階層の項目群まで実行し、選
   択された全階層の項目の番号からなるキーワード・コー
   ドを前記検索部に入力し、前記検索部は、キーワード登
   録の場合には、前記対話処理部より入力したキーワード
   ・コードを前記制御部より指定された文書の検索情報と
   対応付けて前記キーワード記憶部に格納し、文書検索の
   場合には、前記対話処理部より入力したキーワード・コ
   ードに一致するキーワード・コードに対応付けて記憶さ
   れた文書検索情報を前記キーワード記憶部より読み出し
   て前記制御部に与え、前記制御部は、キーワード登録の
   場合に文書の検索情報を前記検索部に指定し、文書検索
   の場合に前記検索部より与えられた文書の検索情報によ
   って対応文書を前記文書記憶装置により読み出すことを
   特徴とする文書検索システム。