JPH0227473A - 文書編集方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は、作成された文書データの推敲時における文書
作成者の負担を軽減するための文書推敲支援システムに
関する。

（従来の技術） 近年、多くの文書がワードプロセッサやパーソナル拳コ
ンピュータで作成されるようになってきたが、これらの
装置で作成された文書においても最終的な校正作業は人
手によらなくてはならない。このような校正作業を始め
とする文書の推敲作業の負担を軽減する文書推敲支援シ
ステムとしては、例えば、文字列を解析して一文の字数
や品詞などを抽出し、その結果に基づいて用語や文体（
デスマス調など）を自動的に統一したり、類義語や同音
異義語の検索を行う装置等が開発されている。しかしな
がら、これらの装置は、いずれも単に文字列を形態素レ
ベルで解析して処理を行うものに止まり、文書の全体的
な構造に基づいた推敲を支援するものではなかった。従
って、これらの装置では、例えば、 ■　標題や章・節などの見出しの長さ、■　著者名や所
属などの欠如、 ■　１つの章に対して１つの節しかないこと、■　起承
転結になっていること、 などの高度な文書構造に基づいた文書の推敲を行うこと
はできなかった。

一方、一般に文書を作成する場合、その後の文書検索を
容易にするため、或は文書編集時に、索引を作成するた
め、キーワードや索引となるべき語句を選ぶことがしば
しば行われる。この作業は、上述したような文書作成装
置で作成された文書においても、従来は人手により行わ
れていた。そこで、最近、キーワードや索引の選定を支
援する装置も開発されている。この装置は、文書データ
中の文字列を解析するとともに、名詞（句）などを切り
出し、ユーザがその中からキーワードや索引を選定する
ことにより、キーワードなどの抽出作業を支援するよう
にしたものである。

しかし、このような支援装置を用いた場合でも、標題や
章・節の見出しに含まれる、重要なキーワードや索引が
、ユーザのちょっとした見落しにより選択されないこと
があった。

（発明が解決しようとする課題） このように、従来の推敲支援システムでは、文書構造に
基づいた、より高度な文書の推敲ができないという問題
があった。また、従来のキーワード、索引の抽出のため
の支援装置では、重要なキーワードや索引を正確に抽出
することができないという問題があった。

本発明は、上記の問題点に鑑みなされたもので、その目
的とするところは、高度な文書の推敲支援を行うことが
できる推敲支援装置を提供することにある。

また、本発明の他の目的は、重要なキーワードや索引が
正確に抽出できる文書推敲支援システムを提供すること
にある。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 本発明の文書推敲支援システムは、文書データを人力す
るための入力手段と、この入力手段を介して入力された
文書データを記憶する原文記憶手段と、この原文記憶手
段に記憶された文書データの文書構造を解析する文書構
造解析手段と、この文書構造解析手段で解析された前記
文書データの文書構造を記憶するための構造記憶手段と
、文書データにおける推敲すべき内容を規定した推敲規
則辞書と、前記構造記憶手段に記憶された文書構造と前
記推敲規則辞書とに基づいて前記文書データを推敲処理
する推敲処理手段と、この推敲処理手段での推敲処理結
果を表示出力するための出力手段とを具備したことを特
徴としている。

なお、上記文書構造解析手段を設ける代りに、入力手段
で文書データの文書構造を直接入力するようにしても良
い。

また、前記構造記憶手段に記憶された文書構造に基づい
て文書データからキーワードや索引を抽出するキーワー
ド／索引抽出手段を更に追加するようにしても良い。

（作用） 本発明によれば、ユーザが指定した文書構造酸は文書デ
ータから自動的に解析された文書構造に対し、予め規定
された推敲規則辞書を適用するようにしているので、文
書構造に基づいた文書の推敲が可能になる。このため、
従来のように、単に形態素レベルでの推敲支援とは異な
り、より高度な文書の推敲支援が可能になるので、ユー
ザの文書推敲時の負担を大幅に軽減することができる。

、また、本発明の推敲支援システムに、上記キーワード
／索引抽出手段を設けることにより、文書構造に基づい
たキーワードや索引の抽出が可能になるので、標題や章
・節の見出しに含まれる重要なキーワードや索引を、例
えば優先的に抽出することにより、ユーザが重要なキー
ワードや索引を見落とすといったミスの発生を効果的に
防止することができる。

（実施例） 以下、図面を参照しながら、本発明の実施例について説
明する。

第１図は本発明の一実施例に係る文書推敲支援システム
の概略構成図である。このシステムは、データ入力のた
めの入力部１と、全体的な処理の制御を司る文書管理部
２と、文書データを記憶する原文記憶部３と、文書デー
タの文書構造を解析する文書構造解析部４と、解析され
た上記文書構造を記憶する構造記憶部５と、記憶された
文書構造に基づいて文書の推敲を行う推敲処理部６と、
その推敲処理の際に使用される推敲規則辞書７と、推敲
結果を表示する出力部８とにより構成されている。

入力部１は、例えばキーボードなどからなる入力手段で
あり、コード情報からなる文書データ、各種編集コマン
ド、その他のデータは、この入力部１を介して入力され
る。この入力部１を介して入力されたデータは、装置全
体の制御を司る文書管理部２に与えられる。文書管理部
２に与えられた文書データは、−旦、原文記憶部３に格
納される。文書管理部２は、原文記憶部３に格納された
文書データの区切りコード、例えば改行コードや句読点
を検出し、これを１文の最後とみなして１文毎に分解す
る。このように分解された文書データは、例えば第２図
に示すように、文番号とともに出力部８に表示される。

文書構造解析部４は、内部に日本語辞書を備えており、
この日本語辞書を参照して入力文書の形態要素のつなが
り関係、前後の文の構造をもとに、章、節等の文書構造
を判定する。この判定結果を第３図に示す。例えば、第
２図における第１文は最初の文章で「文書作成・推敲支
援システムの開発」という名詞句で終わっているので、
この第１文の属性は標題であると判断する。また、この
標題には見出しパターンが付加されていないので、見出
しパターンとしてｎｕｌｌコードが与えられる。

第２文は、「大川太部」という固有名詞であることが日
本語辞書を参照して分るので、これは著者名であると判
断する。この著者名についても見出しパターンはｎｕｌ
ｌである。このように解析された文書構造は、構造記憶
部５に格納される。

“数字子役置部”等の定型パターンからなる見出しパタ
ーンは、検出された順に、例えば章見出し、節見出しと
し、かつ同一構造のものは同一レベルの見出しと考えて
属性を決定していく。又、各文の文字数もカウントされ
、書き込まれる。

この文書構造解析部４の動作を第４図に示す。

即ち、入力部１を介して第２図の文書データが入力され
、原文記憶部３にこれが格納されると、文書構造解析部
４は、まず、文書データ中から見出し語があるかどうか
を判定する（ａ）、見出し語がある場合には、見出し候
補を作成する（ｂ）。

次に、作成された見出し候補のなかで一致する見出し規
則があるかどうかを確認しくＣ）、見出しを作る（ｄ）
。もし見出し語が検出されなかった場合及び一致する見
出し規則が得られなかった場合には、見出し無しとして
処理をする（ｅ）。次に、一致する文書構造規則がある
かどうかを調べ（ｆ）、一致する文書構造規則がある場
合には、文書構造を作る（ｇ）。そして、その文書構造
を構造記憶部６に書込む（ｈ）。もし、一致する文書規
則がない場合には、エラー処理を行なう（ｉ）。以上の
処理を行なうと、構造記憶部５には、第３図に示すよう
な文書構造が格納される。

なお、ここでは文書構造を自動的に抽出するようにして
いるが、もし、ユーザが入力部１を介して直接文書構造
を入力するようなシステムであれば、文書構造解析部４
は不要である。その場合、第３図の見出しパターン、或
は文字数は、ユーザにより指定されないので、すべてｎ
ｕｌｌとなる。

推敲処理部８は、上述の各種の方法により構造記憶部５
に格納された文書構造（例えば第３図）に対し、推敲規
則辞書７の規則を適用して推敲処理を実行する。推敲規
則辞書７は、例えば第５図のような内容となっている。

ここでは、規則■として見出し語の許容字数、規則■と
して１つの段落の許容字数、■〜■としてそれぞれ標題
、著者名、所属、要約の有無、規則■として見出しのパ
ターンの同一性をそれぞれチエツクしている。なお、推
敲規則としては、ここに示されたものの他にも、文書の
性質等に応じて必要な規則を自由に定めることは可能で
ある。

推敲処理部６は、例えば第６図に示すような流れに沿っ
て推敲処理を実行する。即ち、ｉを１がらＮ　（Ｎは規
則の数）まで増加させながら（ｊ。

ｋ、））、文書構造が規則ｉを満足するかどうが検査し
くｍ）、もし、規則Ｉを満足しない場合には、その旨を
メツセージとして出力する（ｎ）。

例えば、ｉ−１の場合、第３図の文書構造が規則■を満
足するかどうかが判定される。第３図の論理構造のうち
、見出しく含む標題）の長さが２．２０文字より長いも
のはないかを捜すと、第１文が「２６文字」であり、２
０文字より長いので、規則■を満足しない。したがって
、ステップｎにて、メツセージが生成され、出力部８は
、例えば第７図（ａ）に示すように「第１文の標題は長
さが２６文字で長すぎます。」というメツセージを表示
する。このメツセージは、図中の下線部を除く部分を定
型化し、下線部を対象となる文、論理属性、文字数に応
じて変化させることにより生成できる。以降、他の文書
構造について規則■はすべで満足されるので、規則■の
評価に移る。

規則■では、各段落の長さが５００文字を超えていない
かが判定される。第３図の例では、第６文が６０３文字
であり、５００文字より長いので、第７図（ｂ）のよう
に、「第６文の段落は長さが６０３文字で長すぎます。

適当なところで改行しますか？」というメツセージが表
示される。ここで、ユーザが入力部１を介してｒｙｅｓ
Ｊを指示すると、例えば、６０３／２’＋３０１文字に
一番近い読点「。」の次に改行コードとスペースコード
が挿入され、段落が短くなる。これに伴い、第３図の第
６文の段落の文字数が短くなるとともに、第６文の継続
行が作られる。もし「Ｎｏ」が指示されると、短くする
処理は行われず、以降の文を捜す。この場合、第６文に
は、例えば「☆」印がマークされ、以降、規則■の適用
から除かれる。

次の規則■と■は満足されるが、「所属」と「要約」が
第２図の文書データには存在しないので、規則■と■は
満足されない。

規則■については、例えば第７図（Ｃ）のように「要約
が記述されておりません。要約を自動的に挿入しますか
？」というメツセージが表示される。ユーザがｒＹｅｓ
Ｊを入力すれば、推敲処理部５が、第３図の文書構造を
もとに、要約を作成し、第２図の文書データの第３文の
前に挿入する。

「Ｎｏ」が入力された場合には、ユーザが入力部１より
直接第２図の文書データの第３文の前に要約を入力でき
る。要約が不要の場合には要約の入力を行わねばよい。

そのような場合には、予め規則■を適用規則から除外す
る旨をユーザが入力部１を介して指示することも可能で
ある。

規則■は同じ文書構造の属性を持つ見出し間の見出しパ
ターンが同一かどうかを判定する規則である。この規則
が満足されるかどうがは、第３図に示した文書構造の属
性が一致するものについて、その見出しパターンを比較
することにより判定される。ここでは、第３文と第５文
の見出しパターンが同一でない（ｒｌ、Ｊと「２」）と
判定される。その結果、例えば、第７図（ｄ）のように
、「第５文の章見出しのパターンは第３文の章見出しの
パターンと同一ではありません。統一しますか？」とい
うメツセージが出力される。ユーザがｒＹｅｓｌを入力
すれば、第５文は、「２　システム構成」から「２．シ
ステム構成」に変更される。これに伴い、第３図の第５
文の見出しパターンも第３文の見出しパターンと同一に
なる。もし、ユーザが「ＮＯ」を入力したなら、第５文
に対する変更は行われない。

以下、同様にして、文書構造に対し、推敲規則辞書７に
記憶されている規則を適用し、その評価を行う。最終的
に推敲規則辞書７の全ての規則について評価が終了する
と、その推敲の結果としての文書データが出力部８に表
示される。

このように、本実施例のシステムによれば、入力された
文書データの文書構造と、予め与えられた推敲規則とに
基づいてシステムが自動的に文書の推敲を行うので、ユ
ーザの文書推敲時の負担を大幅に軽減することができる
。

なお、推敲規則辞書７は、分野毎、文書毎、或はユーザ
毎にその適用範囲を変えることは可能である。この場合
、その適用範囲は入力部１より指定すれば良い。

又、文書構造解析部４や推敲処理部６で用いられる（固
有）名詞辞書と、入力部１で用いられる例えばかな漢字
変換用の辞書とは、はぼ同一の内容であることが予想さ
れるので、これらを共用することも可能である。この場
合、例えばかな漢字変換用に入力部１で指定された（固
有）名詞を推敲処理や文書構造解析のために別途指示す
る必要がなくなる。

第８図は本発明の別の実施例に係る文書推敲システムの
概略構成図である。即ち、本発明の文書推敲システムで
は、文書データの文書構造に基づいた処理を行う。この
システムでは、推敲処理が文書構造に基づき行われるこ
とに着目し、第１図のシステムに、新たに文書構造に基
づいてキーワードや索引を抽出するキーワード抽出部９
と索引抽出部１０とを付加したものとなっている。

第２図の文書データを例にとると、キーワード抽出部９
は、例えば第３図の文書構造を参照し、その属性が■標
題、■章見出し、■節見出し、■箇条書きである文書デ
ータについて、この順に単語切りを行い、名詞（句）を
抽出する。文書データの単語切りを行うための形態素解
析処理は、推敲処理部６或は文書構造解析部４での処理
を共用することが可能である。このキーワード抽出部９
でのキーワード抽出の結果は、例えば第９図（ａ）のよ
うになる。抽出されたキーワードは、文書構造から判断
して重要と思われるものが中心であるため、この段階で
、ユーザがキーワードとすべき語を選択するようにして
も良く、この場合、重要なキーワードを見落とすという
可能性は従来よりも減少する。また、キーワードとすべ
きでない用語辞書を備えることにより、その辞書とマツ
チングした語を棄却するようにしても良い。例えば、第
９図（ｂ）のような用語辞書とマツチングする用語はキ
ーワードとしないことにすれば、同図（ｃ）のように、
キーワードの数を減らすことができる。

一方、索引抽出部１０は構造記憶部５に記憶された文書
構造に基づいて索引の抽出を行う。キーワード抽出部９
と同様に単語切りを行うための形態素解析処理は、推敲
処理部８あるいは論理構造解析部らのものを共用するこ
とができる。又、類義語辞書も、推敲処理部８のものを
共用可能である。第２図の文書データを例にとると、こ
の索引抽出部１０は、例えば、第３図の属性が■標題、
■章見出し、■節見出し、■要約、■箇条書き、０章見
出しの直後の段落、■節見出しの直後の段落になってい
るものについて、この順に単語切りを行い、見出し語と
なる名詞（句）を抽出する。

そして、抽出された見出し語を例えば「あいうえお」順
に並べ換え、複合語を同一索引にしたり、ページ付けを
行うなどの処理を施す。これにより、例えば第１０図に
示すような索引が生成される。

このように、本システムでは、文書構造に基づいてキー
ワードや索引を抽出するよにしているので、重要な語句
が抜は落ちる等のミスが起り難く、信頼性の高いキーワ
ード又は索引が作成可能である。

なお、上記システムにおいて、キーワード抽出部９と索
引抽出部１０のいずれか一方が備えられているシステム
でも上記の効果は奏せられる。

なお、本発明は上述した実施例に限定されるものではな
く、例えば文書構造の記憶方式や推敲規則、更にはメツ
セージの表示形態など、適宜変更可能であることはいう
までもない。

［発明の効果］ 以上述べたように、本発明によれば、文書構造に基づい
て文書の推敲を行うので、より高度な文書の推敲処理が
可能で、ユーザの文書推敲時の負担を大幅に軽減できる
。

また、文書構造に基づいてキーワードや索引の抽出を行
うことにより、重要なキーワードや索引を漏れなく抽出
することができ、ユーザのキーワードや索引の作成作業
の負担を大幅に軽減できる。

【図面の簡単な説明】

１１図は本発明の一実施例に係る文書推敲システムノブ
ロック図、第２図は同システムに入力される文書データ
の一例を示す図、第３図は同システムの構造記憶部に記
憶される文書構造の一例を示す図、第４図は同システム
の文書構造解析部の処理内容を示す流れ図、第５図は同
システムの推敲規則辞書の内容の一例を示す図、第６図
は同システムの推敲処理部の処理内容を示す流れ図、第
７図は同システムの推敲処理結果の出力部における表示
例を示す図、第８図は本発明の他の実施例に係る文書推
敲システムのブロック図、第９図は同システムにおける
キーワード抽出結果を示す図、第１０図は同システムに
おける索引抽出結果を示す図である。 １・・・入力部、２・・・文書管理部、３・・・原文記
憶部、４・・・文書構造解析部、５・・・構造記憶部、
６・・・推敲処理部、７・・・推敲規則辞書、８・・・
出力部、９・・・キーワード抽出部、１０・・・索引抽
出部。 出願人代理人　　弁理士　鈴江武彦 第１図 第　２　図 第 図 ！侵 図 貧１０図

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）文書データを入力するための入力手段と、この入
   力手段を介して入力された文書データを記憶する原文記
   憶手段と、 この原文記憶手段に記憶された文書データの文書構造を
   解析する文書構造解析手段と、 この文書構造解析手段で解析された前記文書データの文
   書構造を記憶するための構造記憶手段と、文書データに
   おける推敲すべき内容を規定した推敲規則辞書と、 前記構造記憶手段に記憶された文書構造と前記推敲規則
   辞書とに基づいて前記文書データを推敲処理する推敲処
   理手段と、 この推敲処理手段での推敲処理結果を表示出力するため
   の出力手段とを具備したことを特徴とする文書推敲支援
   システム。
2. （２）文書データ及びその文書データの文書構造を入力
   するための入力手段と、 この入力手段を介して入力された文書データを記憶する
   原文記憶手段と、 前記入力手段を介して入力された文書構造を記憶するた
   めの構造記憶手段と、 文書データにおける推敲すべき内容を規定した推敲規則
   辞書と、 前記構造記憶手段に記憶された文書構造と前記推敲規則
   辞書とに基づいて前記文書データを推敲処理する推敲処
   理手段と、 この推敲処理手段での推敲処理結果を表示出力するため
   の出力手段とを具備したことを特徴とする文書推敲支援
   システム。
3. （３）前記構造記憶手段に記憶された文書構造に基づい
   て前記文書データからキーワード及び／又は索引を抽出
   するキーワード／索引抽出手段を更に設けたことを特徴
   とする請求項１又は２記載の文書推敲支援システム。