JPH0227478A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は文書管理装置、とくに、文書検索時に検索結果
が利用者の検索要求に近いものほど大きな値を持つ評価
値によって順序づけられるような、柔軟で高速な文書管
理装置に関する。

（従来の技術） 従来の文書管理装置では、インバーテツドファイルはキ
ーワードと文書間の関係を°ある１ない”の２値で表現
している。一方、実際の文書を扱う場合、あるキーワー
ドがその文書内にあるがその文書の内容に関して余シ重
要ではないというような状況は良くあるが、この場合従
来のインバーテツドファイルではそのキーワードを含ん
でいるので無理にそのキーワードと文書に関係が１ある
”とするか、関係はあまシ重要ではないのでそのキーワ
ードと文書に関係が“ない″とするかのいづれかを選択
しなければならない。したがって、従来のインバーテツ
ドファイルではキーワードと文書間の関係の大小は表現
されない。

（発明が解決しようとする課題） このように、インバーテツドファイルを用いる文書管理
装置は利用者の検索要求に対して、各文書は要求を満た
して”いる″・“いない″の２値でしか答えることがで
きず柔軟性に欠ける。したがって利用者が指定した検索
条件を完全ではないがほぼ満たしているような文書を検
索するのにもう一度検索を実行しなければならない。ま
た、利用者が指定した検索条件を満たすものがまったく
無い場合、検索条件に最も近い文書を検索することがで
きないので極めて面倒であるなどの欠点がある。

本発明はこのような従来技術の欠点を解消し、キーワー
ドと文書間の関係の大小を表現する文書管理装置を提供
することを目的とする。

（課題を解決するための手段） 本発明は上述の課題を解決するために、登録文書とその
書誌的情報を格納する文書情報管理部と、キーワードと
各登録文書間の関連を数値によって保持する拡張インバ
ーテツド７アイルを格納・管理する拡張インバーテツド
ファイル管理部と、利用者の登録要求に従い文書の登録
・更新・削除をおこなう文書登録部と、利用者の検索要
求に従い前記拡張インバーテツドファイルを用いて検索
要求に適合する文書を選出する文書選択部と、入出力を
管理等をおこなう入出力管理部を有する。

（作　用） 本発明によれば、キーワードと各登録文書間の関連を数
値によって保持する拡張インバーテツドファイルを設け
たことによシ、文書検索時に、利用者が指定したキーワ
ード群と拡張インバーテツドファイルから所定の計算に
よって求められる、各文書と利用者指定キーワード群と
の関連度の大きさをファイル確度と定義し、その順序で
検索結果が示されるあいまい検索が可能となり、また、
文書検索時に、利用者の要求するファイル確度を閾値と
し、その閾値以上のファイル確度を持つ文書を選択しそ
れを検索結果とする閾値制御型あいまい検索または、利
用者の要求する文書数だけの文書をファイル確度の大き
い順に選択しそれを検索結果とする文書数制御型あいま
い検索が可能となる。

（実施例） 次に、本発明の文書管理装置の実施例を添付図面を参照
して説明する。

本発明の文書管理装置は従来技術の欠点を解消するため
に、キーワードと各登録文書間の関連を数値によって保
持する拡張インバーテツドファイルを用いる。このファ
イルに利用者の検索要求に近いものほど大きな値を持つ
ようなファイル確度という評価値を導入し、文書検索時
にはそのファイル確度の大小をもとに利用者が要求を満
たす文書を柔軟に選択できる。

本発明の特徴である拡張インバーテツドファイルという
新しい概念について説明する。

従来の文書管理装置では、キーワードと文書はイン・マ
ーテッドファイルにより関係づけられている。しかし、
従来のインバーテツドファイルでは、キーワードと文書
の関係を゛ある”“なし”の２値で表現している。しか
し実際には、ある文書内にあるキーワードがある場合で
も、キーワードと文書間の関係の程度には大小がある。

そこで、キーワードと文書間の関係の大きさを付加情報
として持たせたインバーテツドファイルを使用する。こ
のような付加情報を持ったインバーテツドファイルを拡
張インバーテツド７アイルと呼ぶ。拡張インバーテツド
ファイルでは、関連の大きさを０〜１の範囲とし、０は
キーワードと文書間に関係がないこと、Ｏ以上の値は関
係があること、さらに、１は関係の大きさが最大である
ことを表現するものとする。

拡張インバーテツドファイルは２次元配列として捉える
こともできる。その場合、１番目の文書と１番目のキー
ワードの関速度はＷｉＣＫｊ〕あるいはもっと簡単にＷ
ｉｊで表現される。

つぎに、いま、キーワードと文書間の関係が第２図（ａ
）の通シであったとする。このときの拡張インバーテツ
ドファイルの例を第２図（ｂ）に、従来のインバーテツ
ドファイルの例を第２図（ｃ）に示す。

第２図（ｃ）に示す従来のインバーテツドファイルでは
、各キーワードに対し関係のある文書の文書番号のみが
リストアツブされている。一方、拡張インバーテツドフ
ァイルでは、各キーワードに対し関係のある文書が、文
書番号およびそのキーワードと文書の関係の大きさの組
として、例えば（文書ｌ、１．０）のように、リストア
ツブされている。

この拡張インバーテツドファイルにおいても、あるキー
ワードと関連のない文書はそのキーワード覧に記入され
ていない。したがっであるキーワードに対しリストアツ
ブされていない文書はそのキーワードとの間に関係がな
い、あるいは、そのキーワードとの間の関速度が０であ
ることを意味する。例えば、キーワードｌの覧に文書３
ＦｉｌＪストアツグされていないが、それはキーワード
ｌと文書３は関係ない、あるいは、その関速度がＯであ
ることを意味している。

本発明の文書管理装置の構成を第１図に示す。

入出力管理部ｌは利用者からの要求を受は取る図示しな
い入力部、利用者の要求に従い文書登録支援部２または
文書選択支援部３に必要な情報を送る要求処理部、利用
者の要求の処理結果を表示する図示しない表示部から構
成される。

文書登録支援部２は登録文書からキーワード候補を抽出
する図示しないキーワード作成支援部、利用者の拡張イ
ンバーテツドファイル作成を支援する拡張インバーテツ
ドファイル作成支援部から構成される。ここで行われる
処理は、利用者の文書登録時に、文書情報データベース
・拡張インバーテツドファイルの更新の指示を行うこと
である。さらに、文書登録時だけでなく文書更新・変更
・文書削除時に、文書情報データベース６および拡張イ
ンバーテツドファイル７の更新の指示も行う。

文書選択支援部３は利用者の検索条件と拡張インバーテ
ツドファイル内の情報を用いてファイル確度の計算を行
う図示しないファイル確度計算部、文書情報データベー
ス内の文書をファイル確度の大きい順序に並べ変えるソ
ート部、文書選択のための閾値処理を行う閾値制御部、
文書選択のための文書数制御を行う文書数制御部から構
成される。これらの各部の処理については、動作説明に
おいて詳述する。

文書情報管理部４は、登録文書およびその書誌的情報を
保持する文書情報データベース６を管理し、他部からの
要求に従い、その内容の登録、検索、更新、削除を行う
。

拡張インバーテツドファイル管理部５は拡張イン−ぐ−
テッドファイル７の管理を行う。拡張インバーテツドフ
ァイル管理部Ｓは他部からの要求に従い、拡張インバー
テツドファイル７の内容の登録・検索・更新・削除を行
う。また、将来の拡張として拡張インバーテツドファイ
ル７のキーワードの文書開速度を学習機能により利用者
の使いやすいように適切に変更する際に、学習にともな
う関速度の変更量の計算も行う。

本実施例の文書管理装置の処理は文書登録処理および文
書選択処理の２つに大別できる。

ただし、文書登録処理には文書の更新・訂正・削除処理
も含めるものとする。利用者が行おうとしている処理が
これらの２つのいづれであるかは入出力制御部内の要求
処理部で解析され、実際の処理は文書登録処理ならば文
書登録支援部２、文書選択処理ならば文書選択支援部３
で行われる。これらの処理を以下に説明する。

文書登録処理は登録文書とそれに付随する書誌的情報を
文書選択時に利用し易い形にデータペース化することを
目的としている。文書登録処理は文書登録部２で処理さ
れる。

登録文書とその書誌的情報の例を第３図（、）〜（ｃ）
に示す。第３図（ａ）は登録文書、第３図（ｂ）はその
書誌的情報である。文書登録支援部２のキーワード作成
支援部における処理によシ、第３図（ｃｌのように文書
からキーワード候補が抽出される。つぎに、文書登録支
援部２内の拡張インバーテツドファイル作成支援部との
対話作業により、利用者１０はキーワード候補を参考に
しながら、各キーワード候補を実際にキーワードとする
か、キーワードとする場合開速度の大きさをいくつにす
るかを決定する。第３図（ａ）は、利用者が登録文書に
対して実際に付けたキーワードとその関速度の大きさの
組である。最後に、拡張インバーテッド７アイル管理部
５が追加されたキーワードとその関速度の組をすでに存
在していた拡張インバーテツドファイル７に付加する。

また、登録文書と書誌的情報は文書情報管理部４を通し
て文書情報データベース６に記憶される。

文書検索処理は利用者の要求に従い、適切な文書を検索
表示することを目的としている。文書選択処理は文書選
択支援部３で行われる。

検索条件はキーワードの指定およびその他書誌的情報に
対する条件設定により行われる。まず、各文書のキーワ
ード以外の条件設定が満たされているか否かが判定され
る。条件が満たされている場合、その文書のファイル確
度の計算が行われ、条件が満たされていない場合、その
文書のファイル確度の計算は行われず値は０とされる。

キーワードの指定は、利用者の得たい情報を表現するキ
ーワード式によって行う。キーワード式とは１つのキー
ワードあるいは複数のキーワードをＡＮＤ　（積演算）
・ＯＲ（和演算）ＮＯＴ　（否定演算）の結合させたも
のである。複数のキーワードの結合が用いられるのは文
書管理装置内に利用者が得ようとしている情報を表現す
る１語のキーワードが存在していない場合である。例え
ば、「中古外車」というキーワードが文書管理装置内に
存在していない場合、存在しているキーワード「自動車
」　「国産」　「中古」を用いたキーワード式 ％式％） は否定を表す。また、”＃″でＯＲを表すこととする。

つぎに、キーワード式Ｑｕａｒｙに対する各ファイル確
度の計算法を示す（実際の計算は文書選択支援部３内の
ファイル確度計算部で行われる）。

以下で、ｉ番目のキーワードをＫｉ、１番目の文書をＦ
ｌｓ利用者が指定する検索式をＫ　ＣＬＩＳＴ　、文書
Ｆｉに含まれている（複数の）キーワードをＫＦＬＩＳ
Ｔで表す。さらに、ｉ番目の文書のファイル確度をａｔ
（ｑｕａｒｙ〕で表すものとする。以下にファイル確度
計算法を示す。

ア：）　　ＡＮＤ　：　Ｑｕａｒｙ＝Ｋ　ｌ　＆　Ｋ　
２の場合Ｃｉ　（Ｑｕａｒｙ）　＝Ｗｉ　［：に１］　
ＧＤＷｉ　［：に２〕ここで■は一般化積演算であり、
つぎのいづれかの方法により計算される イ）　　ＯＲ：　Ｑｕａｒｙ＝Ｋ　１　＃Ｋ　２の場合
Ｃｉ　［Ｑｕａ　ｒｙ〕＝Ｗｔ　（Ｋｌ　：Ｉ　ｅＷｉ
　（Ｋ２］ここでｅは一般化和演算であり、つぎのいづ
れかの方法により計算される つ）　　　ＮＯＴ　　：　Ｑｕａｒｙ＝　！　ＫＣｉ　
［Ｑｕａ　ｒｙ〕＝　１−Ｗｉ　（Ｋ）工）一般の場合 任意の検索式はＡＮＤ１０ＲＩ／ＮＯＴの３つの演算の
組合せとして表現され、ファイル確度の計算も上の３つ
の計算法の組合せによシ計算される。

例えば、 Ｑｕａｒｙ＝（！Ｋｌ）＆（Ｋ２Ｓに３）であるとしよ
う。このとき、 Ｃ１（Ｑｕａｒｙ）”（トＷｉ　（Ｋｌ：ｌ）Ｏ（Ｗｔ
（Ｋ２）ｆｌＢＷｉ（Ｋ３：］）つぎに、具体例を示す
。拡張インバーテツドファイルが第２図（ｂ）のようで
ある場合を考える。

このとき、文書１〜文書４のファイル確度を前述のア）
〜工）の４つの検索式に対して求める。

（一般化積・一般化和としてそれぞれ代数積・代数和を
用いた。）この結果を第４図に示す。

文書登録支援部３のファイル確度計算部でファイル確度
が計算されたならば、次に、文書登録支援部３のソート
部で文書をファイル確度の大きい順にソートする。そし
て、その結果が入出力管理部１に送られ利用者１０に表
示される。

また、利用者１０が閾値制御型あいまい検索を選択した
場合、ソートされた結果は文書選択支援部３の閾値制御
部で閾値処理され入出力管理部ｌに送られる。閾値制御
型あいまい検索は利用者が自分の欲しい文書に対しはつ
きりした質的要求を持っている場合に有効である。例え
ば質の悪い記事は欲しくない場合、閾値を高くしておけ
ばよい。あるいは、利用者が文書数制御型あいまい検索
を選択した場合、ソートされた結果は文書選択支援部３
の文書数制御部で文書数制御処理され入出力管理部ｌに
送られる。このような文書数制御型あいまい検索は利用
者が自分の欲しい文書に対しはつきシした質的要求を持
っている場合に有効である。

（発明の効果） 以上説明したように本発明は次のような効果を持つ。

（１）　　あいまい検索が可能である。

拡張インバーテツドファイルとそれに伴うファイル確度
の導入によシ、各ファイルが検索条件に一致するか否か
の計画が、一致するか否かの２値ではなく、連続の値に
よって利用者に知らされる。したがって、利用者は自分
の基準／判断で必要なファイルを選択することができる
。

（２）閾値制御型あいまい検索が可能である。

閾値制御型あいまい検索により、利用者は必要なファイ
ルをある閾値以上のファイル確度を持つファイルである
と指定し、その閾値以上のファイル確度を持つファイル
のみを検索結果として表示させることができる。

（３）　　ファイル数制御型あいまい検索が可能である
。

ファイル数制御型あいまい検索により、利用者は必要な
ファイル数を指定し、そのファイル数あるいはそのファ
イル数に最も近いファイル数だけのファイルを検索結果
として表示させることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明による文書管理装置の一実施例を示すブ
ロック図、 第２図（ａ）はキーワードと文書の関係を示す図、第２
図（ｂ）は拡張インバーテツドファイルを示す図、第２
図（ｃ）は従来のインバーテツドファイルを示す図、 第３図（ａ）は登録文書の例、第３図（ｂ）はその書誌
的情報の例、第３図（ｃ）は抽出したキーワード候補の
例、第３図（ｄ）はキーワードとその関連度の例をそれ
ぞれ示す図、 第４図は文書のファイル確度の計算例を示す図である。 ｌ・・・入出力管理部 ２・・・文書登録支援部 ３・・・文書選択支援部 ４・・・文書情報Ｖ埋部 ５・・・拡張インバーテツドファイル管理部６・・・文
書情報データベース ７・・・拡張インバーテツドファイル

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、登録文書とその書誌的情報を格納・管理する文書情
   報管理手段と、 キーワードと各登録文書間の関連を数値によって保持す
   る拡張インバーテッドファイルを格納・管理する拡張イ
   ンバーテッドファイル管理手段と、 利用者の登録要求に従い文書の登録・更新・削除をおこ
   なう文書登録手段と、 利用者の検索要求に従い前記拡張インバーテッドファイ
   ルを用いて検索要求に適合する文書を選択する文書選択
   手段と、 入出力の管理をおこなう入出力管理手段とを有し、 文書検索時に、前記拡張インバーテッドフアイルから所
   定の計算によって、各文書と利用者が指定するキーワー
   ド群との関連度の大きさを示すファイル確度を求め、該
   ファイル確度により検索結果が示されることを特徴とす
   る文書管理装置。 ２、請求項１に記載の文書管理装置において、文書検索
   時に、利用者の要求する前記ファイル確度の閾値以上の
   前記ファイル確度を持つ文書および利用者の要求する文
   書数以内の文書のいずれかを前記ファイル確度の大きい
   順に選択することを特徴とする文書管理装置。