JPH03100861A - 文字差し込み方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、文書処理装置において、文書に対する文字差
し込み処理の方式に関する。

〔従来の技術〕

ワードプロセ・ツサ等の文書処理装置の多くは、文書の
差し込み印刷機能を備えている。この機能によれば、例
えば特開昭５８−１２１４３９号公報に述べられている
ように、予め手入力により作成した差し込み文字情報文
書に列挙されている差し込み文字を選び出し、これを予
め作成した複数枚の被差し込み文書（差し込みを行おう
とする元の文書）に合成しく差し込み）、順次印刷する
ことにより、ある部分についてだけ内容が異なった多数
の文書を自動的に作成することができる。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかし、従来は、被差し込み文書に関連した情報を集め
、その中から差し込み文字を抜き出し文書化する作成を
、予め手作業により行わなければならないという不便が
あった。

本発明の目的は、このような不便を解消するため、差し
込み文字を列挙した文書を予め手作業により作成するこ
となく１文書の差し込み印刷を可能とする文字差し込み
方式を提供することにある。

本発明のもう一つの目的は、関連した文書を一括して差
し込み印刷することが容易な文字差し込み方式を提供す
ることにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記の目的を達成するために１本発明は１文書情報を階
層化して、その階層管理情報とともに記憶手段に記憶す
る文書処理装置において、被差し込み文書に関連した前
記記憶手段に記憶されている階層管理情報より差し込み
文字情報を取得する手段と、該手段により取得された差
し込み文字情報を、前記記憶手段より読み出された前記
被差し込み文書の文書情報と合成する手段とを有すると
いうものである。

〔作　用〕

差し込み印刷に必要な差し込み文字情報は１文書情報の
階層管理情報より取得されて被差し込み文書情報に差し
込まれるので、従来のように予め手作業により差し込み
文字情報文書を作成することなく、差し込み印刷が可能
である。差し込み文字は文書の階層管理情報の設定の際
に自由に決めることができるので、差し込み文字が制約
されることもない。

また１文書を階層的に管理するための階層管理情報より
差し込み文字情報を取得する方式であって１本質的に文
書の階層情報を利用可能であるため、ある階層の文書に
ついて差し込み印刷を命じることにより、その下層の、
一定の関係がある文書について自動的に一括して差し込
み印刷を行わせることが容易である。

〔実施例〕

以下、本発明の実施例について図面による詳細に説明す
る。

第１図は、本発明の一実施例に係る文書処理装置の差し
込み印刷に関連した構成を説明するためのブロック図で
ある。１は情報入力のためのキーボード、２は情報表示
のためのデイスプレィ、３は装置全体の制御及びデータ
処理を行う制御部、６は階層的に管理された文書情報と
その階層管理情報を記憶するための文書データ記憶部で
ある。

７は文書データ記憶部６に記憶されている階層管理情報
より必要な差し込み文字情報を取り出し。

これを被差し込み文書の差し込み位置に従って文書化す
る差し込み文字情報取得部、５は文書化された差し込み
文字情報を記憶する差し込み文字情報記憶部である。４
は被差し込み文書情報と差し込み文字情報との合成のた
めの記憶域として制御部３によって使用される文書合成
バッファ、８は文書印刷を行うための印刷部である。

差し込み文字情報取得部７は、第２図に示すように、差
し込み文字取得部１２、差し込み位置取得部１３蒸び差
し込み文字情報文書化部１４より構成されている。

ここで文書データ記憶部６に格納される文書情報は、第
３図に示すように１本」　（最上位階層）の中に複数の
「章」　（次位階層）があり、この１章」の中に複数の
ｒページ」　（次々位階層）があるというように階層化
され、複数枚のｒページ」が体系的に管理される。

次に、第４図を参照して差し込み印刷処理を説明する。

なお、文書データ記憶部６には第４図に示された如き文
書データが記憶されているものとし、ｒページ」の階層
に当たる商用文書の宛名部分（住所、氏名）だけを変え
た、神奈川県下の各得意先見の文書の差し込み印刷を行
う場合を例にする。

すなわち、この例では、神奈川県下に配付される文書は
すべて一つの１本」に集約され、この１本」に名称とし
て“神奈川”が設定されている。

１本」の中には二つの１章」があり、一方の「章」には
“横浜”の名称（車名）が設定され、これに横浜市内の
各宛先のｒページ」がまとめられ、他方の“相模原”の
名称（車名）が設定された「章」には相模原市内の各宛
先のｒページ」が集められている。宛先別の商用文書で
あるｒページ」は宛先の氏名（図中では氏のみ）が文書
名として設定されている。

このような県名、車名、宛先氏名は、階層管理情報に含
まれており、階層管理情報設定の際に、制御部３の制御
によりデイスプレィ３に表示されたガイダンスに従いキ
ーボード１から入力されて階層別に設定される。

また、ｒページ」に当たる商用文書は、第３図に示すよ
うに１県名の差し込み位置９．車名の差し込み位置１０
、氏名の差し込み位置１１が予め設定され、それぞれ識
別子ＩＮ　（Ｎ＝１．２．・・・）により示されている
ものとする。

さて、宛先の氏名が“日中”のｒページ」に差し込み印
刷を命じると、この命令発行時点で、差し込み文字情報
取得部７において、まず差し込み文字取得部１２により
、指定された“日中”のＥページ」より、それが所属す
る「章」と、これが含まれる１本」が、下層から上層へ
辿られ、それぞれの階層管理情報に設定されている名称
（氏名、車名及び県名）が差し込み文字情報の候補とし
て取得される６次に、差し込み位、置取得部１３によっ
て、指定された被差し込み文書である“日中”のｒペー
ジ」の差し込み位置識別子＄Ｎが参照され、それぞれの
差し込み位置と１階層管理情報より取得された差し込み
文字情報の候補との１対１の対応付けが行われる。この
対応付けは、前述の名称設定の際に、第５図に示す入力
ガイダンスに従い、名称と共に設定した情報種別に基づ
き行われる。このような対応付けの結果は、差し込み文
字情報文書化部１４によって第６図に示すように文書化
され、差し込み文字情報記憶部５に記憶される。

次に、制御部３によって、被差し込み文書である″日中
″の「ページ」の文書情報が文書データ記憶部６より読
み出され、また差し込み文字情報記憶部５より差し込み
文字情報が読み出され、これらが文書合成バッファ４上
で合成される。これにより、第４図に示すような“山中
゛′宛の合成文書（差し込み文書）が得られ、これが印
刷部８によって印刷される。

このように１文書の階層管理情報を自由に設定すること
により１文書データ記憶部６に記憶されている被差し込
み文書に任意の文字を差し込んだ文書を合成して印刷す
ることができる。

なお、ここまでの説明から明らかなように、第４図に示
した例において、“横浜”の１章」に対し差し込み印刷
を命令することにより、その下層にある２枚のｒページ
」の差し込み印刷を一括して実行させることができる。

同様に、“神祭Ｊ１ビ′の「本」に対して差し込み印刷
を命じることにより、その下層にある４枚のｒページ」
の差し込み印刷を一括して実行させることができる。こ
のような−括差し込み印刷は、文書が予め階層化されて
管理されており、その階層管理情報より差し込み文字情
報を取得する方式であるから容易に可能となるものであ
る。

〔発明の効果〕

以上詳細に説明した如く１本発明によれば、従来のよう
な手作業により予め差し込み文字情報文書を作成するこ
となく１文書の階層管理のための階層管理情報より必要
な差し込み文字情報を取得して被差し込み文書情報に差
し込むため、差し込み印刷の作業性が向上し、また、差
し込み文字情報の誤りを減らすことができ、さらに、特
定の関連を持つ文書の一括差し込み印刷も容易に行うこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に係る文書処理装置の概略ブ
ロック図、第２図は差し込み文字情報取得部の構成図、
第３図は文書の階層構造の一例を示す図、第４図は階層
化文書とその合成文書（差し込み文書）の例を示す図、
第５図は名称設定時のガイダンスを示す図、第６図は文
書化された差し込み文字情報の例を示す図である。 ３・・・制御部、　４・・・文書合成バッファ、５・・
・差し込み文字情報記憶部。 ６・・・文書データ記憶部。 ７・・・差し込み文字情報取得部、　８・・・印刷部。 第４ 図 第３図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）文書情報を階層化して、その階層管理情報ととも
   に記憶手段に記憶する文書処理装置において、被差し込
   み文書に関連した前記記憶手段に記憶されている階層管
   理情報より差し込み文字情報を取得する手段と、該手段
   により取得された差し込み文字情報を、前記記憶手段よ
   り読み出された前記被差し込み文書の文書情報と合成す
   る手段とを有することを特徴とする文字差し込み方式。