JPH03171371A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、パスワードによる機密保護機能を有する電子
ファイル装置に関する。

従来の技術 従来のこの種の装置は、画像読取装置等から入力された
文書情報を光ディスク等の記憶媒体に登録させる際に、
使用者が入力したパスワードを上記文書情報に付属させ
て上記記憶媒体に登録させる一方、上記記憶媒体に登録
された文書情報の検索および読出を行なう際に、使用者
が入力したパスワードと上記記憶媒体に登録されたパス
ワードとを照合し、この照合によって一致と判定された
パスワードが付属する文書情報だけを検索および読出可
能にすることが行なわれていた（たとえね特開昭６２−
１９５７７７号公報、特開昭６３−２０４８７６号公報
、特開昭６３−２４０６７７号公報参照）。

発明が解決しようとする課題 しかし、力・かる構成によれば、パスワード登釣さ力た
文書情報の機密保護レベルを必要度に応じて多様に定め
ることができないという問題があった。

上述の問題は以下の理由で生じる。

すなわち、パスワード登録された文書情報の検索は、そ
の登録パスワードをもつ登録者本人だけに限定されて、
第３者による検索は一律に阻直されてし筐う。

たとえば、会社などの組織集団においては、同じ機密文
書であっても、部長以上あるいは課長以上の閲覧を許可
するといったように、文書の機密保護範囲が階層レベル
によって分けられる場合が多いが、このような階層レベ
ル別の機密保護を上述した従来の装置では実現すること
ができなかった。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされたもので、操作を
複雑にすることなく、パスワード登録された文書情報の
機密保護レベルを必要度に応じて多様に定めることがで
きる電子ファイル装置を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段 本発明は上述の課題を解決するため、登録用と検索用の
２種類のバスフードを磁気カードあるいはＩＣカード等
の使用者別記憶担体に記憶させるとともに、登録用につ
いては１以上のパスワードを記憶させ、文書登録時には
、上記使用者別記憶担体から読み取った１以上の登録用
パスワードから任意の１つをオペレータの操作にしたが
って選択し、この選択した登録用パスワードを、画像読
取装置等から入力された文書情報に付属させて光ディス
ク等の記憶媒体に登録させる一方、文書検索時には、上
記使用者別記憶担体がら読み取った検索用パスワードと
上記記憶媒体に登録されたパスワードとの間の一致の有
無を判定するとともに、上記検索用パスワード中にあら
かじめ定めた特定符号がある場合は、その特定符号の部
分を無条件に一致と判定する照合を行ない、この照合で
一致と判定されなかったパスワードが付属する文書情報
の検索と読出を禁止させるという構成を備えたものであ
る。

作用 本発明は、上述の構成によって、文書登録に際しては、
登録者が所有する使用者別記憶担体に記憶されている登
録用パスワードの符号構成をあらかじめ使用者別に定め
ておくことにより、登録しようとする文書情報の機密保
護レベルを選択的に定めることができ、文書検索に際し
ては、検索者力；所イ］゛する使月者別記憶担体に記憶
されている検累用パスワード中の特定符号の数あるいは
その有無をあらかじめ使用者別に定めておくことによｂ
１検索可能な文吉情報の機密保護レベルを選択的に定め
ることができるため、操作を複雑にすることなく、パス
ワード登録された文書情報の機密保護レベルを必要度に
応じて多様に定めることが可能となる。

実施例 以下、本発明の実施例を図面にもとづいて説明する。

第ｌ図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成を示すものであって、ｌは光ディスクを記憶媒体
とする大容量の文書記憶装置、２は原稿から文書情報を
読み取る画像読取装置、３は読み取った文書情報を上記
文書記憶装置１に格納・登録させる文書登録部、４は上
記文書記憶装置ｌに登録された文書の検索および読出を
行なう文書検索／読出部、５は検索された文書リスＩｔ
たは読み出された文書情報Ｄｏをディスプレイ表示する
表示装置、６は検索された文書リスト１たは読み出され
た文書情報を記録紙に印刷記録するプリンタ、７はパス
ワードを記憶する使用者別記憶拐体としての磁気カード
、８は上記磁気カード７に記憶されたパスワードを読み
取るカード読取装置、９はパスワード選択部、１０はパ
スワード照合部、１１はパスワード中の脣定符号を検出
する特定符号検出部、１２は操作部、１３は全体の動作
を統括的に制御する主制側１部である。

ここで、使用者別記憶担体としての磁気カード７は、登
録用と検索用の２種類のパスワードＰｒとＰｉを記憶す
るとともに、登録用パスワードＰｒについては１以上の
パスワードを記憶する。

カード読取装置８は、上記磁気カード７がら上記パスワ
ードＰｒ＋Ｐｌを読み取る。

パスワード選択部９は、上記磁気カード７がら読み取っ
た１以上の登録用パスワードＰｒがら任意の１つをオペ
レータの操作にしたがって選択する。

文書登録部３は、画像読取装置２から入力された文書情
報Ｄｉを文書記憶装置１に格納・登録させるとともに、
上記パスワード選択部９によって選択された登録用パス
ワードＰｒを上記文書情報Ｄｉに付属させて上記文書記
憶装置ｌに登録させる。

パスワード照合部１０は、磁気カード７から読み取った
検索用パスワードＰｉと文書記憶装置Ｉに登録されたパ
スワードＰｒとの間の一致の有無を判定するとともに、
特定符号検出部ｌ１によって、上記検索用パスワードＰ
ｉ中にあらかじめ定めた特定符号「？」があると検出さ
れた場合に、その特定符号「？」の部分を無条件に一致
と判定する照合を行なう。

文書検索／読出部４は、文書記憶装置１に登録された文
書情報の検索および読出を行なうとともに、上記照合部
１０によって一致と判定されなかったパスワードＰｒが
付属する文書情報については、その検索と読出を禁止す
る。

なお、上述した構成部３，　　４．　　９’，　１０．
　１１については、主制御部１３とともに、マイクロ回
路化された汎用情報処理装置いわゆるマイクロコ／ビュ
ータを用いて集中的に構成することができる。

第２図は、使用者別記憶担体をなす磁気カード７の記憶
内容例を示す。

同図の（ト）〜［Ｆ］にそれぞれ示すように、磁気カ一
ド７は、登録用と検索用の２種類のパスワードＰｒとＰ
ｉを記憶するとともに、登録用パスワードＰｒについて
は１以上のパスワードを記憶するようになっている。

パスワードＰｒ，Ｐｉの符号構戒は、所持者（使用者）
に扱いを許された機密保護レベルに応じてあらかじめ定
められる。機密保護レベルは、・実施例では、低い方か
ら高い順にレベル１からレベル５１での５段階が定めら
れる。

登録用パスワードＰｒは、機密保護レベルを定めるため
の階層識別子（Ａ−Ｅ）と、使用者を識別するための個
人識別子（Ｑ−Ｚ）とによって構成される。階層識別子
（Ａ−Ｅ）は機密保護レベル別にあらかじめ定められた
共通符号が使用され、個人識別子（Ｑ〜Ｚ）は使用者ご
とに任意の符号が使用される。階層識別子と個人識別子
の構成割合は機密保護レベルによって定められ、レベル
が高しほど階層識別子の割合が少なくなる。

磁気カード７に記憶される登録用パスワードＰｒの数は
、所持者に扱いを許された機密保護レベルに応じてあら
かじめ定められ、レベルが高いほど数が多くなる。たと
えば、レベル５用カードには、第２図（４）に示すよう
に、レベル５からレベル１までのすべての機密保護レベ
ルの登録用パスワードが記憶されている。１た、レベル
１用カードには、同図（６）に示すように、レベル１０
機密保護レベルの登録用パスワードだけしか記憶されて
いない。

検索用パスワードＰｉは、パスワード登録された文書の
検索および読出を竹なうときに使用されるパスワードで
あって、その中の特定符号「？」の部分は無条件に一致
と判定される部分、いわゆるフリーパス符号として扱わ
れる符号である。この特定符号「？」の数１たはその有
無は、所持者に扱いを許された機密保護レベルに応じて
あらかじめ定められ、レベルが高いほど特定符号「？」
の数が多くなる。特定符号「？」以外の部分は上述した
階層識別子で構成される。

第３図は、たとえば会社組識の構成員に割り当てられた
検索用パスワードの階層別符号構成を示したものであっ
て、レベル５の扱いを許された社長Ａには特定符号「？
」を４つ含む検索用パスワードが、レベル４の扱いを許
された部長Ｂ．　　Ｃには特定符号「？」を３つ含む横
索用パスワードが、レベル３の扱いを許された課長Ｄ，
　　Ｅ，　　Ｆには特定符号「？」を２つ含む検索用パ
スワードが、レベル２の扱いを許された係長Ｇ，　Ｈ，
　　Ｉ，　　Ｊには特定符号「？」を１つだけ含む検索
用パスワードが、それぞれ割シ当てられている。寸た、
レベル１の扱いだけしか許されていない平社員Ｋ，　Ｌ
に割り当てられている検索用パスワードには特定符号「
？」が１つもない。

第４図は、文書記憶装置１の記憶媒体に設定された文８
管理領域の内容を示す。

同図に示すように、文書管理領域には、文書名（文！ａ
別情報）、ハスワード、ページ情報などが、文書（Ａ，
　　Ｂ，　　Ｃ・・・）別に格納されている。

この管ｆｌｕ領域を参照して文書（Ａ，Ｂ，Ｃ・・・）
の検索ネ・よび読出が行なわれる。

以上のように構成された電子ファイル装置について、以
下その動作を説明する。

第５図は上述した装置にて文書登録を行なう場合の動作
例をフローチャートによって示したものである。

−ｔず、オペレータの操作によって文書登録の動作がス
タートさせられると、使用者別記憶担体である磁気カ一
ド７がセノトされているか否かをチエノクする（Ｓｌ）
。

ここで、磁気カ一ド７がセントされていなければ、パス
ワード無しの文書管理情報を作威し、この管理情報とと
もに文書情報Ｄｉを文書記憶装置ＩＶ（格納・登録する
（Ｓ６，Ｓ７）。

磁気カ一ド７がセントされていたならば、そのカード７
から登録用パスワードＰｒを読み取る（Ｓ２）。

読み取ったパスワードＰｒが複雑であったならば、操作
部１にていずれか１つのノ；スワードを任意に選択させ
る操作支援動作を行なう（Ｓ３，Ｓ４）。

この後、選択されたパスワードＰｒを含む文書管理情報
を作成し、この管理情報とともに文書情報Ｄｉを文書記
憶装置１に格納・登録する（Ｓ５，Ｓ７）。

以上のようにして、画像読取装置８から入力された文書
情報ＤｉがパスワードＰｒとともに登録される。

このとき、登録される文書情報Ｄｉの機密保護レベルは
、登録オペレータが所有する磁気カ一ド７に記憶されて
いる登録用パスワードＰｒｏ範囲内で選択される。たと
えば、オペレータが第２図内のレベル５用カードを所持
する社長Ａならば、レベルｌ〜５の中から任意に選択す
ることができる。同図（８）のレベル４用カ一ドを所持
する部長Ｂ，Ｃはレベル１〜４の中から、同図（Ｏのレ
ベル３用カードを所持する課長Ｄ，Ｅ，Ｆはレベル１〜
３の中から、同図０のレベル２用カードを所持する係長
Ｇ，　Ｈ．　　Ｉ．　　Ｊはレベル１渣たは２から、そ
れぞれ任意に選択することができる。１た、同図■のレ
ベル１用カードを所持する平社員Ｋ．Ｌはレベルｌだけ
しか選択できない。

第６国は上述した装置にて文書検索を行なう場合ノ動作
例をフローチャートによって示したものである。

まず、オペレータの操作によって文書検索／読出の動作
がスタートさせられると、使用者別記憶担体である磁気
カード７がセノトされているか否かをチエノクする（Ｓ
１）。

磁気カード７がセクトされていなければ、検索および読
出の対象範囲が非パスワード文書に限定され、パスクー
ド登録された文書情報は検索も読出も行なうことができ
ない（８２１〜Ｓ２７）。

磁気カード７がセントされていたならば、そのカード７
から検索用パスワードＰｉを読み取る（Ｓ２）。

ここで、オペレータが操作部Ｉ２によって文書リストの
出力指令を行なった場合は、カード７から読み取った検
索用パスワードＰｉと一致するパスワードＰｒで登録さ
れている文書情報のリストが出力される。出力されたリ
ストは表示装置５によって一覧表示される。さらに、オ
ペレータの指令に応じて、プリンタ６による記録紙への
印刷記録も行なわれる（Ｓ３，Ｓ４）。

また、オペレータが操作部１２によって文書を指定した
読出指令を行なった場合は、読出を指定された文書情報
の登録パスワードＰｒがカード７から読み取った検索用
パスワードＰｉと一致するか否かの照合が行なわれ、こ
の照合の結果が一致であったならば、指定された文書情
報Ｄｏを読み出して表示装置５またはプリンタ６から出
力させる（ｓ５，Ｓ６，Ｓ７）。

方、上記照合の結果が不一致であったならば、指定され
た文書の読出および出力は行なわずに、操作エラーの表
示だけを行なって動作を終了する（Ｓ８）。

以上のようにして、カード７から読み取った検索用パス
ワードＰｉと一致するパスワードＰｒで登録されている
文書情報だけが検索および読出にかけられ、それ以外の
パスワードで登録された文書情報は検索も読出もされな
い。

ここで、上述した文四板索に際して注目すべきことは、
オペレータ（検索者）が所有する磁気カード７に記憶さ
れている検索用パスワードＰｉ中の特定符号「？」の数
あるいはその有無をあらかじめ使用者別に定めておくこ
とにより、検索町能なパスワード登録文書の機密保護レ
ベルを使用者別に定めることができることである。

たとえば、第２図および第３図において、社長Ａが所持
するレベル５用カードには、照合部１０で無条件に一致
と判定されるフリーパス特権を与えられた特定符号「？
」を４つも含む検索用パスワードＰｉが記憶されている
。したがって、このレベル５用カードを使用する社長Ａ
は、レベル４以下のパスワードで登録されたすべての文
書を検索することができる。捷た、課長Ｄが所持するレ
ベル３川カ一ドには、上記特定符号「？」を２つ含む検
索用パスワードＰｉが記憶されているため、このレベル
３用カード７を使用する課長Ｄぱ、レベル４以上のパス
ワード登録文書は検索できないが、レベル３以下のパス
ワード登録文書を検索することができる。平社員Ｋが所
持するレベルｌのカード７に記憶されている検索用パス
ワードＰｉには、上記特定符号「？」が１つもないため
、このレベル１のカ一ド７を使用する平社員Ｋが検索で
きるパスワード登録文書はレベル１だけとなる。

以上実施例について説明してきたが、本発明は上述した
以外にも裡々の態様が可能である。たとえば、使用者別
記憶担体である磁気カ一ド７には、所持者の職種に応じ
て、登録用パスワードだけ、あるいは検索用パスワード
だけを記憶させるようにしてもよい。

発明の効果 以上の説明から明らかなように、本発明は、登録用と検
索用の２種類のパスワードを磁気カードあるいはＩＣカ
ード等の使用者別記憶担体に記憶させるとともに、登録
用については１以上のパスワードを記憶させ、文書登録
時には、上記使用者別記憶担体から読み取ったｌ以上の
登録用パスワードから任意の１つをオペレータの操作に
したがって選択し、この選択した登録用パスワードを、
ＩＩ！ＩＩ像読取装置等から入力された文書情報に付属
させて光ディスク等の記憶媒体に登録させる一方、文書
検索時には、上記使用者別記憶担体から読み取った検索
用パスワードと上記記憶媒体に登録されたパスワードと
の間の一致の有無を判定するとともに、上記検索用パス
ワード中にあらかじめ定めた特定符号がある場合は、そ
の特定符号の部分を無条件に一致と判定する照合を行な
い、この照合で一致と判定されなかったパスワードが付
属する文書情報の検索と読出を禁止させることによって
、文書登録に際しては、登録者が所有する使用者別記憶
担体に記憶されている登録用パスワードの符号構成をあ
らかじめ使用者別に定めておくことにより、登録しよう
とする文書情報の機密保護レベルを選択的に定めること
ができ、文書検索に際しては、検索者が所有する使用者
別記憶担体に記憶されている検索用パスワード中の特定
符号の数あるいはその有無をあらかじめ使用者別に定め
ておくことにより、検索可能な文書情報の機密保護レベ
ルを選択的に定めることができるため、操作を複雑にす
ることなく、パスワード登録された文書情報の機密保護
レベルを必要度に応じて多様に定めることができる、と
いう効果を有するものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成図、第２図は同装置にて使用される使用者別記憶
担体（磁気カード）の記憶内容を示す図、第３図は検索
用パスワードの階層別符号構成を示す図、第４図は文書
記憶装置の記憶媒体に設定される文書管理領域の内容を
示す図、第５図は上記装置における文書登録時の動作例
を示すフローチャート、第６図は上記装置における文書
検索時の動作例を示すフローチャートである。 ｌ・・・光ディスクを記憶媒体とする文書記憶装置、２
・・・画像読取装置、３・・・文書登録部、４・・・文
書検索／読出部、５・・・表示装置、６・・・プリンタ
、７・・・使用者別記憶担体としての磁気カード、８・
・・カード読取装置、９・・・パスワード選択部、ｌ０
・・・パスワード照合部、Ｉ１・・・特定符号検出部、
Ｉ２・・・操作部、ｌ３・・・主制御部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 登録用と検索用の２種類のパスワードを記憶するととも
   に、登録用については１以上のパスワードを記憶する使
   用者別記憶担体と、この使用者別記憶担体から前記パス
   ワードを読み取る記憶担体読取手段と、前記使用者別記
   憶担体から読み取った１以上の登録用パスワードから任
   意の１つをオペレータの操作にしたがって選択するパス
   ワード選択手段と、外部から入力された文書情報を光デ
   ィスク等の記憶媒体に登録させるとともに、前記パスワ
   ード選択手段によって選択された登録用パスワードを前
   記文書情報に付属させて前記記憶媒体に登録させる文書
   登録手段と、前記使用者別記憶担体から読み取った検索
   用パスワードと前記記憶媒体に登録されたパスワードと
   の間の一致の有無を判定するとともに、前記検索用パス
   ワード中にあらかじめ定めた特定符号がある場合は、そ
   の特定符号の部分を無条件に一致と判定する照合手段と
   、前記記憶媒体に登録された文書情報の検索および読出
   を行なうとともに、前記照合手段によって一致と判定さ
   れなかつたパスワードが付属する文書情報については、
   その検索と読出を禁止する禁止手段とを備えた電子ファ
   イル装置。