JPH06149977A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 複数の利用者が電子ファイリングシステムを
使用する環境下において、元のファイルの構成を変更す
ることなく、利用者が必要なファイルのみ集めたり、検
索、利用やすいようにファイルを収めるための階層構造
を変更したりすることのできる環境を備えた電子ファイ
リングシステムを提供する。 【構成】 利用許可設定手段１０３によりシステムの利
用者に応じて記憶装置２１５内の各領域に対して読み、
書きに関する許可を設定し、コマンド実行許可手段１０
４を用いて、読み書きに関する許可情報をもとに利用者
が入力するコマンドに対する実行の可、不可を判断し、
コマンドが実行可の場合にはコマンド処理手段１０５に
よりコマンドの実行を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイリングシステ
ムに関し、特に文書ファイルまたは画像ファイルの管理
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、記憶装置の大容量化により大量の
ファイルを入力して管理できるようになった。また、電
子ファイリングシステムがネットワークにつながるよう
になり、このような大量のファイルを管理する電子ファ
イリングシステムは電子化されたファイリングの道具と
して用いられるのみではなく、ファイルに関するデータ
ベース検索の道具としての重要性が増してきた。

【０００３】かかる電子ファイリングシステムにおい
て、ファイルの検索時には固有の識別番号、キーワード
等を用いて所望のファイルを検索し、登録されたファイ
ルの参照を行っている。またファイル分類のための階層
構造がある場合には、階層構造内を探して所望のファイ
ルを検索する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このように電子ファイ
リングシステムはネットワークを介して複数の者に利用
されるようになり、電子ファイリングシステムをスキャ
ナーから紙面を入力してペーパーレス化を図り、電子化
されたファイリングの道具として利用されるのみでな
く、ファイルに関するデータベース検索の道具として利
用されるようになりつつある。そのため、ファイルデー
タの管理者以外のシステムの利用者（以下では、電子フ
ァイリングシステムの利用者を単に「利用者」と呼ぶ）
に対してファイルの参照は可能であるが、参照したファ
イルの削除、変更に関しては制限をつけることがある。
このため、利用者が参照したファイルの削除、変更を行
えないのみではなく、電子ファイリングシステム内で必
要なファイルのみを集めたり、検索しやすいように階層
構造の変更を自由に行えなくなる。

【０００５】そこで本発明の電子ファイリングシステム
では、複数の利用者が電子ファイリングシステムを使用
する環境下において、元のファイルの構成を変更するこ
となく、利用者が必要なファイルのみ集めたり、検索、
利用やすいようにファイルを収めるための階層構造を変
更したりすることのできる電子ファイリングシステムを
提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に本発明の電子ファイリングシステムは、紙面のイメー
ジファイルの入力や、通信回線を通してのファイルの入
力をする入力手段と、処理手順や処理結果を表示する表
示手段と、共通のファイルに関するデータベース領域で
あるファイルデータ領域と、利用者用のファイルを収め
る領域である個人ファイル領域を備えた記憶手段と、利
用者に応じて記憶手段のファイルデータ領域、個人ファ
イル領域の利用許可の設定を行う利用許可設定手段と、
利用者の入力するコマンドに対して、前記利用許可設定
手段により設定された許可情報をもとにコマンドの実行
の可、不可を判断するコマンド実行許可手段とを備えた
ことを特徴とする。

【０００７】

【実施例】以下本発明の一実施例について図面を用いて
説明する。

【０００８】図２は本実施例の電子ファイリングシステ
ムの構成例を示すブロック図である。同図より、本実施
例の電子ファイリングシステムは、各処理の制御をする
ＣＰＵ２０１、ＣＰＵ２０１が実行するプログラムを格
納したＲＯＭやプログラムを実行するに当たって必要な
作業領域のためのＲＡＭとで構成されたメモリ２０２、
表示装置２１３と接続するための表示装置インターフェ
ース２０３、キーボード２１４と接続するためのキーボ
ードインターフェース２０４、ファイルを収める記憶装
置２１５と接続するための記憶装置インターフェース２
０５、画像ファイルを入力するためのスキャナー２１６
と接続するためのスキャナーインターフェース２０６、
通信装置２１７と接続するための通信装置インターフェ
ース２０７、電子ファイリングシステム内の共通バス２
０８とから構成されている。表示装置２１３にはＣＲ
Ｔ、液晶ディスプレー、プラズマディスプレー等が用い
られ、記憶装置２１５にはハードディスク装置、光磁気
ディスク装置等が用いられる。

【０００９】図１は、メモリ２０２内のＲＯＭにプログ
ラムとして収められている本発明の処理手段を示す図で
ある。本実施例において各処理手段はプログラムとして
実現しているが、専用のハードウェアで実現してもかま
わない。

【００１０】図１より本実施例における電子ファイリン
グシステムは、スキャナもしくはネットワークを介して
行われるファイルの入力を制御するための入力手段１０
１と、各種処理手順や処理結果を表示装置に表示するた
めの表示手段１０２、電子ファイリングシステムの利用
者に応じて記憶装置２１５内の各領域に対する利用許可
の設定を行う利用許可設定手段１０３、利用者が電子フ
ァイリングシステムを利用する際に入力するコマンド
（登録、削除、変更等）の実行の可、不可を判定するコ
マンド実行許可手段１０４、利用者の入力したコマンド
の実行が許可された場合に、コマンドの実行処理をおこ
なうコマンド実行手段１０５により構成されている。ま
た、記憶装置２１５内にはファイルデータ領域１１０と
個人ファイル領域１１１という論理的な領域区分が存在
する。ファイルデータ領域１１０とは利用者が参照でき
るファイルのデータベース領域であり、個人ファイル領
域１１１とは利用者のために設けられたファイリング領
域である。また個人ファイル領域１１１には、各利用者
用の領域（個人Ａ、個人Ｂ、・・・）が設けてあるもの
とする。

【００１１】以下では本実施例における電子ファイリン
グシステムの処理の流れを示す図３をもとに各処理手段
について説明する。

【００１２】本実施例の電子ファイリングシステムの利
用者には事前に利用者ＩＤを与えるものとする。ここ
で、ＩＤのみではなくパスワードも設定できてもよい。
また、これら利用者ＩＤとパスワードは電子ファイリン
グシステムで利用者管理データとして管理されているも
のとする。

【００１３】始めに、利用者に対して利用者ＩＤの入力
を求める（ステップ３０１）。

【００１４】利用者により入力されたＩＤが利用者管理
データ内に登録されているものか確認を行う。登録され
ていない場合にはステップ３０１に戻る（ステップ３０
２）。パスワードも設定できる場合には、ＩＤに対する
パスワードが正しいか確認を行い、正しい場合のみシス
テムの利用ができるものとする。

【００１５】次に利用許可設定手段１０３を用いて、利
用者ＩＤに応じた記憶装置２１５内の領域の読み
（Ｒ）、書き（Ｗ）に関する許可の設定を行う（ステッ
プ３０３）。なお、読み（Ｒ）を許可するとは、登録さ
れたファイルの参照を許可することであり、書き（Ｗ）
を許可するとは、ファイルの登録、移動、変更、削除を
許可することである。

【００１６】ここで、図４を用いて利用許可設定手段１
０３による利用許可設定方法を説明する。図中の
「〇」、「×」、「△」はそれぞれ許可、不許可、許可
もしくは不許可を示す。図４では利用者ＩＤより利用者
が「個人Ａ」であった場合を想定する。図４（ａ）にお
いて、共通のファイルに関するデータベース領域である
ファイルデータ領域に対しては読み（Ｒ）のみを許可す
る。この領域は電子ファイリングシステムの利用者の共
通のファイルに関するデータベース領域であるため、変
更、削除等がされないように書き（Ｗ）に関しては許可
を行わない。なお、ファイルデータ領域の書き（Ｗ）
は、ファイルデータ管理者のみが、ファイルの登録、更
新のために許可されているものとする。個人ファイル領
域内の「個人Ａ」用の領域に対しては、読み（Ｒ）書き
（Ｗ）を許可する。個人Ａは、この「個人Ａ」用の領域
においてファイルデータ内の必要なファイルを集めた
り、集めたファイルを検索、利用やすいようにファイル
を収めるための階層構造の作成、変更をしたり、個人の
ファイルを登録したりする。個人ファイル領域の「個人
Ａ」用の領域以外は、読み（Ｒ）を許可もしくは不許可
にする。この設定はシステムの運用にかかわり、他の人
にファイルを見られたくない場合には不許可にする必要
がある。また個人ファイル領域の「個人Ａ」用の領域以
外で、書き（Ｗ）に関しては不許可にする。これは誤っ
て他の人の領域を変更してしまわないようにするためで
ある。このように利用者ＩＤに応じてデータ領域に関す
る読み（Ｒ）書き（Ｗ）の設定を行う。

【００１７】図４（ａ）において、利用者（ここでは個
人Ａ）にはファイルデータ領域の書き（Ｗ）を許可して
いないが、図４（ｂ）のようにファイルデータ領域への
登録のみを許す等の設定を行い、ファイルデータ管理者
の負担を減らすようにしてもよい。

【００１８】上記で説明した利用者許可手段１０３で
は、利用者のシステム使用開始時に、各領域の読み
（Ｒ）書き（Ｗ）に関する設定を行っているが、各利用
者に対する図４のような設定情報を記憶装置２１５内に
保存しておき、利用者ＩＤに応じて記憶装置２１５内か
ら情報を引き出してきてもよい。また、記憶装置２１５
内の各領域やその中のファイルに、利用者に対する読み
（Ｒ）書き（Ｗ）の許可情報を付与しておいてもよい。

【００１９】上記方法により利用許可設定（ステップ３
０３）が終わったら、利用者に対してコマンドの入力を
要求し、入力されたコマンドに応じて処理を行う（ステ
ップ３０４）。入力されたコマンドがシステムの使用の
終了であれば処理を終了する（ステップ３０５）。

【００２０】入力されたコマンドが終了以外であれば、
コマンド実行許可手段１０４を用いて、入力コマンドを
実行して良いか判断する（ステップ３０６）。判断の方
法は、図４のような各領域に対する読み（Ｒ）書き
（Ｗ）に関する許可情報を用いて行う。例えば、個人Ａ
がファイルデータ領域のファイルを削除をしようとする
と、書き（Ｗ）は許可されていないので「実行不可」と
判断し、「個人Ａ」用の領域のファイルを削除しようと
する場合には、書き（Ｗ）が許可されているので「実行
可」と判断する。また、図４（ｂ）のような許可情報で
は、ファイルデータ領域に対してファイルの参照、登録
のみが「実行可」と判断される。なお、実行を許可でき
ない場合は、「コマンド実行不許可」を利用者に知ら
せ、ステップ３０４に戻り次のコマンドの入力を要請す
る。

【００２１】続いて、コマンドの実行が許可された場合
には、コマンド実行手段１０５を用いて、参照、削除、
移動、変更等のコマンドの実行処理を行い（ステップ３
０７）、ステップ３０４へ戻る。

【００２２】

【発明の効果】以上説明したように本発明の電子ファイ
リングシステムによれば、記憶装置内にシステムの利用
者の共通のファイルに関するデータベース領域であるフ
ァイルデータ領域と、各利用者のファイルを収めるため
の個人ファイル領域という２つの論理的な領域を設けて
いる。そのため、利用者が共通ファイルが収めてあるフ
ァイルデータ領域内の必要なファイルのみを利用者用の
ファイル領域内に集めたり、集めたファイルを検索、利
用しやすいように利用者用のファイル領域内で変更する
ことができる。よって、共通のファイルの収めてあるフ
ァイルデータ領域の格納構成を変更することなく、利用
者が必要なファイルのみ集めたり、検索、利用しやすい
ようにファイルを収めるために階層構造の作成、変更を
したりすることのできる環境を備えた電子ファイリング
システムを実現することができる。

【００２３】また、利用者ＩＤをもとに、記憶装置内の
利用者の共通のファイルに関するデータベース領域であ
るファイルデータ領域に対して読みのみの許可を行い、
各利用者用の個人ファイル領域には読み、書きの許可を
行う。そして、利用者の入力する登録、削除、移動、変
更等のコマンドに対して、設定された読み、書きに関す
る許可情報をもとにコマンドの実行の可、不可を判断
し、コマンド実行可と判断された場合のみコマンドの実
行を行う。これにより、共通のファイルが収めてあるフ
ァイルデータ領域のファイルを誤って削除等のコマンド
により破壊することを防ぐことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイリングシステムにおける処
理構成を示す図。

【図２】本発明の電子ファイリングシステムの装置構成
例を示す図。

【図３】本発明の電子ファイリングシステムの処理の流
れを示す流れ図。

【図４】利用許可設定手段を説明するための図。

【符号の説明】

２０２ メモリ ２０８ バス ２０５ 記憶装置インターフェース ２１５ 記憶装置 １０１ 入力手段 １０２ 表示手段 １０３ 利用許可設定手段 １０４ コマンド実行許可手段 １０５ コマンド処理手段 １１０ ファイルデータ領域 １１１ 個人ファイル領域

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 紙面のイメージファイルの入力や、通信
   回線を通してのファイルの入力をする入力手段と、 処理手順や処理結果を表示する表示手段と、 共通のファイルに関するデータベース領域であるファイ
   ルデータ領域と、利用者用のファイルを収める領域であ
   る個人ファイル領域を備えた記憶手段と、 利用者に応じて前記記憶手段のファイルデータ領域、個
   人ファイル領域の利用許可の設定を行う利用許可設定手
   段と、 利用者の入力するコマンドに対して、前記利用許可設定
   手段により設定された許可情報をもとにコマンドの実行
   の可、不可を判断するコマンド実行許可手段とを備えた
   ことを特徴とする電子ファイリングシステム。