JPH03189765A

JPH03189765A - 電子ファイリング装置

Info

Publication number: JPH03189765A
Application number: JP1327284A
Authority: JP
Inventors: Hirotaka Sakamoto; 博孝坂本
Original assignee: Matsushita Electric Industrial Co Ltd
Current assignee: Panasonic Holdings Corp
Priority date: 1989-12-19
Filing date: 1989-12-19
Publication date: 1991-08-19

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】（産業上の利用分野）本発明は、記憶装置に格納されている文書や画像（以下
、書画と総称する）データを検索し表示する電子ファイ
リング装置に関する。

（従来の技術）従来の電子ファイリング装置は、書画データとともにキ
ーワードを外部記憶媒体に登録しておき、キーワードに
より指定して対応する書画データを読み出すものである
。

上記のような従来の電子ファイリング装置では。

特定のキーワードが重複して使用されることにより、−
度の検索では成功率が低く、いわゆるヒツトしない欠点
がある。その欠点を排除するため従来は、キーワードの
種類などファイリング体系の検討を行なって、その体系
に従って書画のデータのキーワードを選択輩録している
。

（発明が解決しようとする課題）しかしながら、予め設定しておいたファイリング体系の
不完全さから、キーワードごとの使用件数に偏りが出る
欠点がある。このようなとき、ユーザはキーワードごと
の使用件数を、数十個もあるようなキーワード−つ一つ
について逐一、検索コマンドを入力して調べる必要があ
り、検索時間が増加し、同時に頬ねしい操作を強いられ
る問題があった。また、検索時にも一つのキーワードで
何件のデータが検索されるか検索しなければ判らず、そ
の結果で、さらに絞り込み検索をするような極めて煩わ
しい欠点がある。

上記課題を解決するため、たとえば特開昭６３−２７８
１３８号公報にあるように、キーワード入力時に、登録
済みキーワードを比較し１重複するキーワードの入力を
禁止する方法が公知であるが、検索のために、数千性な
いし数万件の書画データごとのキーワードを憶えておか
ねばならず、その分ユーザの負担が重くなることになる
。

本発明は上述のような従来の問題点を簡単な操作で高速
に、キーワード毎の偏りを調べて解決する電子ファイリ
ング装置の提供を目的とする。

（課題を解決するための手段）本発明は上記の目的を、キーワードを登録して、文書や
画像のデータを検索する電子ファイリング装置において
、登録時に入力したキーワード及び、その使用件数を外
部記憶媒体に登録させるキーワード使用件数登録手段と
、上記外部記憶媒体に登録されているキーワード及び、
その件数を読み出す、キーワード使用件数読み出し手段
と、その読み出されたキーワードの使用件数を、キーワ
ードの追加、削除にしたがって増減するキーワード使用
件数計数手段と、読み出されたキーワード及び、その使
用件数を一覧表示するキーワード使用件数一覧処理手段
とを設け、登録され使用中のキーワード及び、その使用
件数の一覧表示を可能にして達成する。

（作　用）本発明によれば、キーワードの登録、または書画検索時
にキーワード及び、その使用件数を一覧表示できるため
登録時には、どのキーワードを設定すれば容易に検索で
きるか、検索時にはどのキーワードで何件の検索が可能
であるか等が、あるいはまた、ファイリング体系の見直
しの際、どのキーワードを見直せば良いか等が、迅速、
容易に確認可能になる。

（実施例）以下、本発明を図面を用いて実施例により詳細に説明す
る。

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置の構
成を示すブロック図で、ＣＰＵは中央処理装置、Ｍｍは
主記憶装置、Ｋｂはキーボード、Ｐｒはプリンタ、ＤＰ
はデイスプレィ装置である。

また１はキーワード入力手段、２は入力されたキーワー
ドを主記憶袋＠Ｍｍに登録するキーワード登録手段、３
はキーワード読み出し手段、４はキーワード使用件数読
み出し手段、５はその読み出された件数を、キーワード
の追加、削除により増減計数するキーワード使用件数計
数手段、６はキーワード使用件数登録手段、７はキーワ
ード使用件数一覧処理手段である。

第２図は本発明のハードウェアの構成を示し、説明しな
い符号は第１図と同じものを指し、その他の符号８はデ
イスプレィ制御装置、９は人出方制御装置、１０は光デ
イスク装置、１１はそれに用いる光ディスクである。ま
た１２は光デイスク装置１０を制御する光デイスク制御
装置、そして、ｓｃは書画データを読取るスキャナであ
る。

本発明は１以上のように構成され一般の動作は従来の電
子ファイリング装置と同様であるから説明を省略し、以
下１本発明要部のキーワードと。

その使用件数の一覧表示動作を第３図を用いて説明する
。

すなわち、第３図はキーワード登録を行なう場合の動作
を示すフローチャートで、以下、これを参照して第１図
または第２図の動作を説明する。

まず、ステップ（以下、Ｓと略記する。他も同様）１に
おいて、中央処理装置ＣＰＵの制御により、キーワード
登録画面のデータがデイスプレィ制御装置８に転送され
、デイスプレィ装置ＤＰにキーワード登録画面が表示さ
れ（Ｓｌ）、オペレータはキーボードＫｂから所望の書
画情報を指定入力する（Ｓ２）。その指定情報は中央処
理装ＷＣＰＵの制御により主記憶装置Ｍｍに格納され、
指定したキー項目の使用キーワードおよび、その使用件
数がキーワード使用件数読み出し手段４の制御により主
記憶装置Ｍ　ｍから読み出される（Ｓ３）。

なお、検索情報の各項目ごとのキーワードおよび使用件
数は、光ディスク１１に記憶されており、この電子ファ
イリング装置の起動時に、その検索情報が光デイスク制
御装置１２の制御によって読み出され、中央処理装置Ｃ
ＰＵの制御により主記憶装置Ｍｍの所定のエリアに格納
されている。

Ｓ３で主記憶装置Ｍｍから読み出されたキーワード及び
、使用件数はキーワード使用件数一覧処理手段７の制御
によりデイスプレィ装置ＷＤｐに一覧表示され（Ｓ４）
、オペレータはキーワードごとの使用件数を参照するこ
とができ、検索のヒツトを高めるキーワードの設定が可
能になる。

つぎに−項目のキーワードが、オペレータによりデイス
プレィ装！Ｄｐ上の一覧表示から選択され、または、キ
ーボードＫｂから入力され（Ｓ　５）。

その入力キーワードが中央処理装置ｊｃＰＵにより。

既存のものか、新規のものかの判定がなされる（Ｓ　６
）、新規入力と判断されるとキーワード使用件数計数手
段５により、そのキーワードの使用件数は１カウント増
加され（Ｓ７）、続いて、そのキーワードはキーワード
登録手段２の制御により、主記憶装置ｉ　Ｍ　ｍ内のキ
ーワードバッファ１３に格納される（Ｓ　８）、また、
Ｓ６で既存のキーワードと判断された場合は、キーワー
ド使用件数計数手段５の制御により、キーワード使用件
数読み出し手段４により読み出された値に、１を追加計
数しくＳ９）、それがそのキーワードの最新の使用件数
として主記憶装置Ｍｍ内のキーワードバッファ１３にキ
ーワード使用件数登録手段６により記憶される（　Ｓ　
１０）、つぎに中央処理装置ｌＣＰＵにより、つぎのキ
ーワードの項目の入力があるか否かが判定され（Ｓｌｌ
）、未入力のキー項目があると、Ｓ３にもどって次の項
目について、上記同様の処理を行ない、入力が完了と判
定された場合は、中央処理装置１ＣＰＵの制御によって
キーワードバッファ１３に格納されているキーワード及
び、その使用件数と、主記憶袋［Ｍ　ｍの所定のエリア
に格納されている書画指定情報が光ディスク制御装Ｗ１
１２に転送され、また、キーワードおよび使用件数の登
録指示が光デイスク制御装置１２に与えられる。光デイ
スク制御装置！１２は光デイスク装置１０を制御し、そ
のキーワードおよび使用件数を指定の書画と対応させて
、光ディスク１１に登録する（Ｓ１２）。

以上１本発明のキーワード登録時のキーワード、および
使用件数の一覧表示について説明したが、検索時も同様
にキーワードおよび、使用件数の一覧表示が同様に行わ
れる。なお、上述は光ディスクを記憶媒体に用いたが他
の媒体を用いてもよいこと、あるいは一覧表示にプリン
タＰｒを利用してもよいことは当然である。

第４図は、キーワードおよび使用件数の一覧表示の概略
側図である。

図（ａ）はキーワードの使用件数を数値表示したもの、
図（ｂ）は使用件数をグラフ表示したもの、図（Ｃ）は
使用件数をイメージ表示したもので、覧表示の形式は何
れによっても構わず、または組合せてもよい。

本発明は、この図のように使用件数を一覧表示、または
一覧印刷できるので、キーワード登録時にはキーワード
の使用件数に極端な偏りができないように、キーワード
が設定でき、検索時にはキーワードによるヒツト件数の
目安が太られ、また。

ファイリング体系の見直しの情報収集が迅速になる。

（発明の効果）以上説明して明らかなように本発明は、使用されている
キーワードと共に、使用件数を一覧表示、あるいは一覧
印刷するから、キーワードの登録、および検索時にキー
ワードと、その使用件数が一覧でき、登録時には、どの
キーワードを設定しておけば検索が容易か、また検索時
には、どのキーワードで何件ヒツトするか等、あるいは
ファイリング体系を見直す場合、どのキーワードを見直
せばよいかなどが容易迅速に確認でき、オペレータの負
担を軽減させることもできる効果を有する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置を示
すブロック図、第２図は本発明のハードウェアの構成図
、第３図は動作を説明するフローチャート、第４図は一
覧表示の例を示す図である。 ■　・・・　キーワード入力手段、　２　・・・　キー
ワード登録手段、　３　・・・　キーワード読み出し手
段、　４　・・・キーワード使用件数読み出し手段、　
５　・・・キーワード使用件数計数手段、　６　・・・
キーワード使用件数登録手段、　７・・・キーワード使
用件数一覧処理手段、　８　・・・デイスプレィ制御装
置、９　・・・入出力制御装置、１０・・・光デイスク
装置ｄ、１１・・・光ディスク、１２・・・光デイスク
制御装置、１３・・・キーワードバッファ、　ＣＰＵ　
・・・中央処理装置、Ｍｍ　・・・主記憶装置、　ＤＰ
　　・・・デイスプレィ装置、　Ｋｂ　　・・・　キー
ボード、　Ｓｃ・・・スキャナ、　　Ｐｒ　　・・・プ
リンタ。第図０九アイスク汲直

Claims

【特許請求の範囲】

（１）キーワードを登録して、文書や画像のデータを検
索する電子ファイリング装置において、登録時に入力し
たキーワード及び、その使用件数を外部記憶媒体に登録
させるキーワード使用件数登録手段と、上記外部記憶媒
体に登録されているキーワード及び、その件数を読み出
す、キーワード使用件数読み出し手段と、その読み出さ
れたキーワードの使用件数を、キーワードの追加、削除
にしたがって増減するキーワード使用件数計数手段と、
読み出されたキーワード及び、その使用件数を一覧表示
するキーワード使用件数一覧処理手段とを設け、登録さ
れ使用中のキーワード及び、その使用件数の一覧表示を
可能にしたことを特徴とする電子ファイリング装置。
（２）一覧表示を印刷により行なうことを特徴とする請
求項（１）記載の電子ファイリング装置。