JPH03218153A - ボイスメールシステムの不在代行方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明はボイスメールシステムに係り、特に内線電話機
と外線との間の呼接続を制御する回線交換機と連動し、
内線電話機の利用者が不在時にその内線電話機への着信
に対して応答用メッセージを相手側に送出するボイスメ
ールシステムの不在代゛行方式に関する． （従来の技術） 従来のこの種のボイスメールシステムの不在代行方式で
は、内線電話機を利用する利用者が不在になる際に自分
が利用する内線電話機から不在代行登録特番をダイヤル
することにより、回線交換機側では以降の該当内線電話
機への着信をボイスメールシステムに転送するように構
成されていた。

（発明が解決しようとする課題） 上述した従来のボイスメールシステムを外国人宿泊客の
多いホテルに使用されるホテルシステムへの適用を考え
た場合に次のような問題がある。

すなわち、従来システムでは客室の内線電話機の利用者
が不在のときに外線より当該内線電話機に着信があった
場合に、その外線がボイスメールシステムに自動的に接
続され、かつ着信に対してボイスメールシステムで予め
用意されている日本語のボイスメッセージがオープニン
グメッセージとして送出される．このようなボイスメー
ルシステムへの自動接続は、内線電話機の利用者により
当該内線電話機への呼の発呼者に対する応答用メッセー
ジがボイスメールシステム内のメッセージ蓄積ファイル
に予め登録されていない場合でも行われる。したがって
日本語を理解できない外国人の発呼者にとってボイスメ
ールシステムを活用することができないという問題があ
った． 本発明はこのような従来技術の問題点を解消し、不在代
行登録された電話機について着信した呼に対して十分、
対応することが可能なボイスメールシステムの不在代行
方式を提供することを目的とする。ここに［不在代行登
録』とは内線電話機の利用者が以降の発呼者に対する応
答用メッセージをボイスメールシステムのメッセージ蓄
積ファイルの所定の記憶領域に登録し、不在時における
上記内線電話機への着信について応答用メッセージの送
出を依頼することをいう． （課題を解決するための手段） 本発明は上記目的を達成するために，内線電話機と外線
との間の呼接続を制御する回線交換機と連動し、内線電
話機の利用者が不在時に該内線電話機への着信に対して
応答用メッセージを相手側に送出するボイスメールシス
テムの不在代行方式において、ボイスメールシステムは
、上記内線電話機の内線番号と、この内線番号に対応し
て登録されるべき応答用メッセージならびに外線電話機
の利用者からのメッセージが格納される記憶領域を有す
るメッセージＭ８ｌファイルを有し、少なくとも上記内
線電話機より応答用メッセージが上記メッセージ蓄積フ
ァイルに登録された場合には、上記内線電話機に外線よ
り着信があった際に回線交換機によりこの外線とボイス
メールシステムとが接続され、該ボイスメールシステム
は、メッセージ蓄積ファイルにおける該当内線番号に対
応する記憶領域に格納されている応答用メッセージを取
り出し、この応答用メッセージを回線交換機を介して上
記外線に対して送出するものである。

（作　用） 本発明によるボイスメールシステムの不在代行方式では
、ます内線電話機の利用者が不在代行登録を行う．すな
わち、その利用者自身が回線交換機を介してこの回線交
換機に連動するボイスメールシステムに対して予想され
る発呼者に対する応答用メッセージの登録を行う。

これに対してボイスメールシステムは回線交換機に対し
て上記内線電話機についての応答用メッセージが登録さ
れた旨、通知する． この結果、回線交換機は上記内線電話機の不在代行登録
を行う。

したがって本発明によれば、不在代行登録された内線電
話機について着信した呼に対しては日本語を理解するこ
とができない外国人によるものであっても対応すること
が可能となる． （実施例） 次に添付図面を参照して本発明によるボイスメールシス
テムの不在代行方式の実施例を詳細に説明する。第１図
には本発明が適用されるホテルシステムの構成が示され
ている。

同図において回線交換機（ＰＢＸ）１０は、公衆網１２
を介して外線電話機ｌ４に接続される回線ｌ００、およ
びホテルの客室ｌ６内に設置されている内線電話機１６
０に接続されている回線１０１を収容し、これら外線電
話機１４と内線電話機１８０との間の呼接続を制御する
と共に、一定の条件下で、外線電話機ｌ４とボイスメー
ルシステム２０との間の接続制御を行う。なお、第１図
では説明の便宜上、外線電話機、内線電話機は、それぞ
れ１台しか示されていないが、実際には多数の外線電話
機、内線電話機が設けられており、それに付随して回線
も多数、設置されているのは当然である。

客室■６内に設けられている内線電話機＋６０にはダイ
ヤル用の数字キー（図示せず）の他に各種の動作状態を
示すランプ１ＢＯＡ，１８０Ｂ　、更には各種の機能を
実行させるためのボタン１６００〜１６０Ｆが設けられ
ている。

これらのうちポイスメール用メ・ンセーシランプ１６０
Ａは、宿泊客がボイスメールシステムへ不在代行登録を
すると、または宿泊客のメールボックスにメッセージを
受信すると点滅する。ここにメールボックスとは、後述
するメッセージ蓄積ファイル２００における各客室の内
線電話機の内線番号に対応して設けられ発呼者からのメ
ッセージが蓄積される記憶領域をいう．このポイスメー
ル用メッセージランプ１ＢＯＡは宿泊客が不在代行登録
を解除し、全メッセージを聞き出すと消灯する。

メッセージランプ１１３０Ｂは、フロント２８とメッセ
ージの交換を行う際に点灯するランプである。

また留守＃録ホタン１８０Ｇは、宿泊客が客室ｌ６から
ボイスメールシステム２０に対して不在代行登録を行い
、またはそれを解除するときに押下されるボタンである
。このボタン１８０Ｃ１　１回、押すと不在代行登録が
可能な状態となり、更に１回、押すとそれが解除される
。

終了ボタン１６００は、宿泊客が客室ｌ６から不在代行
登録を行う際、その後の発呼者に対する応答用メッセー
ジを録音し終った時に押下するボタンであり、この操作
を行うことにより不在代行登録が完了する。

メッセージ再生ボタン１ｆｌＯＥは宿泊客が客室ｌ６か
ら自分宛のメッセージを聞き出す時に押下するボタンで
ある。

メッセージ消去ボタン１１３０Ｆは宿泊客が客室ｌ６か
ら自分宛のメッセージを聞き出した後、全メッセージを
消去する時に押下するボタンである。

回線交換機（ＰＢＸ）　１０は中継台室ｌ８内に設けら
れた中塵台】８１に接続され，オペレータが中継台１８
１を操作することにより回線交換機１０による回線等の
接続制御を指示することができるようになっている。な
お、回線交換４ｌｌＩＯによる回線等の接続制御は中継
台１８１による指示がなくても自動的に行われるが、ボ
イスメールシステムが使用される場所がホテルであると
いう特殊性、すなわちサービス七の問題から本実施例で
は中継台１８１を介しても行われるようにしている。

また中継台室ｌ８内には外出表示装置１８２が設置され
ている。外出表示装置１８２にはホテル内の各客室番号
に対応して宿泊客が外出しているか否かを表示する外出
表示ランプ１８２Ａが設けられている。外出表示装１ｉ
１８２には更に留守録ランプ１８２Ｂ．ポイスメール用
メッセージランプ１８２Ｇが設けられている。留守録ラ
ンプ１８２Ｂは、宿泊客がボイスメールシステム２０に
対して不在代行登録を完了すると点灯し、その不在代行
登録を解除すると消灯する。ポイスメール用メッセージ
ランプ１８２Ｃはボイスメールシステム（ＶＭ）２０内
に設けられたメッセージ蓄積ファイル２００における宿
泊客のメールボックスにメー２セージを受信すると点灯
し、宿泊客が全メッセージを聞き出すと消灯する。

ボイスメールシステム２０は、ホテル内の各客室１６の
内線電話＠１８０の内線番号に対応して登録されるべき
応答用メッセージならびにその内線電話機１６０への発
信者のメッセージが格納される記憶領域を有するメッセ
ージ蓄積ファイル２００を有している。ボイスメールシ
ステム２０は実際にはメッセージ蓄積ファイル２００の
他にｃｐｕ　．　ｉ声メモリ等の各種の機能部を有して
いるが、本発明では直接、関係ないのでその説明を省略
する．ボイスメールシステム２０にはボイスメールシス
テム２０に対して各種データの入出力を行うためのボイ
スメールシステムコンソール２２が接続されている。

インターフェース装置（ＩＦＥ）２４はホストコンピュ
ータ２６と回線交換機ｌＯまたはボイスメールシステム
２０との間のインターフェースを行うと共に、フロント
２８内に設けられているルームインジケータ２８２のメ
ッセージランプのオン、オフ制御を行う。

ホストコンピュータ２Ｂは宿泊客に関する各種の情報，
たとえば宿泊客のチェックイン、チェックアウトの日時
、国箪、住所、氏名、課金等の顧客情報を常時更新的に
有しており、インターフェス装δ２４およびボイスメー
ルシステム２０はホストコンピュータ２６の管理下にあ
る。

フロント２日にはフロント端末装置２８１と、ルームイ
ンシジケータ２８２とが設置されている。フロント端末
装置２８１はホストコンピュータ２６に対して宿泊客の
各種顧客情報を入出力する装置であり、フロント２日内
に居るオペレータにより操作される。

ルームインジケータ（Ｒｌ）２８２には各種の表示ラン
ブ２８２Ａ〜２８２Ｄが設けられいる。留守録ランブ２
８２Ａ、ポイスメール用メッセージランプ２８２Ｂは中
庸台１Ｂ内の外出表示装置１８２における留守録ランプ
１８２Ｂ、ポイスメール用メッセージランプ１８２Ｃと
、それぞれ同一の表示を行う。

またチェックイン／チェックアウトランプ２８２Ｃは宿
泊客のチェッククン／チェックアウトの状態を表示する
ランプであり、メッセージランプ２８２Ｄは客室１６内
の内線電話４１１１６０に設けられているメッセージラ
ンプ１８０Ｂと同一の表示を行う。

更にルームインジケータ２８には客室ｌ６のドアキー２
８３を収納するキーラック２８４が設けられている。ド
アキー２８３がキーラック２８４に収納されているか否
かにより宿泊客が外出中であるか否かが判断され、オペ
レータによりフロント端末装置２８１から該当する宿泊
客が外出中である旨、ホストコンピュータ２Ｂに入力さ
れる。この情報はホストコンピュータ２６よりインター
フェース装置２４を介し中継台室１８内の外出表示装置
１Ｂ２に入力され、外出表示ランプ１８２Ａが点灯する
ようになっている。

上記構成からなるホテルシステムにおいて、ボイスメー
ルシステム２０の不在代行登鎧方式に関連する動作につ
いて第２図に示す制御シーケンスに従って説明する。ま
ず、客室ｌ６の利用者（宿泊客）Ｂが外出する場合に行
われるボイスメールシステム２０への不在代行登録、な
らびに不在代行登録後に利用者Ｂが外出した場合におけ
る不在代行サービスについて第２図に基づいて説明する
。

客室ｌ６の宿泊客である利用者Ｂが外出するに際してボ
イスメールシステム２０に対して不在代行登録を行う．
すなわち、利用者Ｂは内線電話機１６の留守録ボタン１
８０Ｇを押下した後にボイスメールシステム２０の特番
を数字キーを操作することにより回線交換＠１０を介し
てホイスメールシステム２０を呼び出す。

次にボイスメールシステム２０から客室ｌＢ内の内線電
話機１６０に対して応答があった後、利用者Ｂがボイス
メールシステム２０に対してその後の発呼者に対する応
答メッセージを送出し，登録する。

この応答用メッセージはボイスメールシステム２０内の
メッセージＭ積ファイル２００における自分の内線番号
に対応する記憶エリアに格納される。

利用者Ｂが応答用メッセージを内線電話機１８０を使用
して話し終えた時点で、絆了ポタン１６０ロを押下する
ことにより応答用メッセージの登録が終了する。ここで
応答用メンセージは予想される発呼者が理解できる言語
で登録されるのが望ましい。

この後にボイスメールシステム２０は回線交換機１０に
対して不在代行登録が完了した旨、通知する。この時以
降、回線交換機１０は客室ｌ６の内線電話機ｌ６０に対
する着信に対して不在代行を行う。

次に、たとえば海外などの外部から別の利用者Ａが外線
電話機ｌ４を用いてホテルへ電話すると、回線交換機ｌ
Ｏを介して中継台室１８の中継台１８１に接続される。

利用者Ａは，オペレータに客室ｌ６の利用者Ｂに接続す
るように依頼する。

この場合に中継台室１８内の外出表示装置１８２の外出
表示ランプ１８２Ａの点燈によりオペレータは利用者Ｂ
が客室１６内に不在であることを確認し、ボイスメール
システム２０を呼び出す。これに対してボイスメールシ
ステム２０より回線交換機１０に応答がなされ、次いで
ボイスメールシステム２０のメールセンタより回線交換
機ＩＯを通して中継台１８１へたとえば「こちらメール
センタです・・・」といったメンセージが音声で送出さ
れる。

次に回線交換機ＩＯよりボイスメールシステム２０に対
して客室１６の内線電話機１８０の内線番号を知らせる
。この後に回線交換＄１１０は利用者Ａが使用している
外線電話機１４が接続されている回線１００とボイスメ
ールシステム２０とを接続する。この結果、外線電話機
ｌ４とボイスメールシステム２０とが接続され、ボイス
メールシステム２０内のメッセージ蓄積ファイル２００
における上記内線電話機１６０の内線番号に対応する記
憶エリアに格納されている利用者Ｂの応答用メッセージ
が読み出され、音声でその応答用メッセージ（例えば、
「（利用者Ｂの内線番号の）メールボックスです。ピー
という音の後に・・・」）が利用者Ａが使用する外線電
話機ｌ４に送出される。

一方、応答用メッセージを受信した利用者Ａは用件をメ
ッセージとして外線電話機ｌ４を使用してボイスメール
システム２０に対して送出し、そのメッセージはメッセ
ージ蓄積ファイル２００の上記応答用メッセージが格納
されている記憶エリアに格納され、登録される。なお、
このメッセージ登録の完了は利用者Ａによる回線の切断
またはボイスメールシステム２０側で定められた登録時
間の経過（タイムアウト）のいずれかにより生じる．利
用者Ａによるメッセージの登録が終了した後にボイスメ
ールシステム２０より回線交換機１０に対して客室ｌ６
の内線電話機１８０に設けられているポイスメール用メ
ッセージ（Ｉｌｎｌ）ランプ１ＢＯＡの点滅要求がなさ
れる。この結果、回線交換機ｌＯは内線電話機ＩＥＩＯ
のポイスメール用メッセージランプＩ　ＢＯＡを点減さ
せる。

更に回線交換機ｌＯはインターフェース装置２４に対し
てフロント２８に設置されているルームインジケータ２
８２のメッセージランプ２８２Ｄの点灯を要求する。イ
ンターフェース装置２４はこの要求を受けてメッセージ
ランプ２８２Ｄを点燈させる．次に客室１６の利用者Ｂ
が在室している場合において内線電話機ＩＥｉＯが話中
である場合または利用者Ｂが内線電話機１６０について
不在代行登録をしている場合について説明する． 利用者Ａが外線電話＠１４を使用してホテルに電話をか
け、回線交換Ｉｌ１０を介して中継台室ｌ８のオペレー
タに利用者Ｂが居る客室ｌ６の内線電話機１６０への接
続を依頼する。

中継台室ｌ８のオペレータは外出表示装置１８２′の外
出表示ランプ１８２Ａが消灯していることを確認して利
用者Ｂが在室中であることを知り、中継台１８１を操作
して外線１００を内線電話機１６０の回線ｌｏｔに接続
する。しかし客室ｌ６の内線電話機１６０が話中である
場合または不在代行登録がなされている場合にはボイス
メールシステム２０を呼び出し、利用者Ａの使用してい
る外線電話機ｌ４の回線１００とボイスメールシステム
２０とを接続する．この後の制御シーケンスは、既述し
た不在代行登録後に利用者Ｂが外出した場合の制御シー
ケンスと全く同一なので説明を省略する。

なお、本実施例では上述した制御シーケンスにおいて利
用者Ｂが不在代行登録をしていないで外出した場合、あ
るいは不在代行登録をしていないでその内線電話機１６
０が話中である場合にも外線電話機ｌ４とボイスメール
システム２０とが中継台室ｌ８のオペレータの指示によ
り接続されるが、これらの場合にはボイス，メールシス
テム２０で予め定められている、たとえば日本語による
メッセージ（内線電話機の利用者により登録された応答
用メッセージではない）が外線電話機１４に送出される
。

（発明の効果） 本発明では、少くとも内線電話機の利用者により以降の
発呼者に対する応答用メッセージがボイスメールシステ
ムのメッセージ蓄積ファイルに登録された場合には，前
記内線電話機に外線より着信があった際に回線交換機に
より外線とボイスメールシステムとが接続され、ボイス
メールシステムによりメッセージ蓄積ファイルにおける
前記内線番号に対応する記憶領域に格納されている応答
用メッセージが取り出され、この応答用メッセージが回
線交換機を介して外線に送出される．したがって不在代
行登録された内線電話機に着信する呼に対しては利用者
自身の音声によるメッセージで対応することができる．
これはとくに、日本語を理解することができない外国人
からの着信に効果的である。

【図面の簡単な説明】

第ｌ図は本発明が適用されるホテルシステムの一実施例
の構成を示すブロック図、 第２図は第１図に示したホテルシステムにおける不在代
行サービスの制御シーケンスを示す説明図である。 １０． １４． ２０． ２４． ２６． １８０ １８１ １８２ ２００ 主要部分の符号の説明 回線交換機 外線電話機 ボイスメールシステム インターフェース装置 ホストコンピュータ 内線電話機 中継台 外出表示装置 メッセージ蓄積ファイル ２８１ フロント端末装置 ２８２ ．ルームインジケータ

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 内線電話機と外線との間の呼接続を制御する回線交換機
   と連動し、内線電話機の利用者が不在時に該内線電話機
   への着信に対して応答用メッセージを相手側に送出する
   ボイスメールシステムの不在代行方式において、 前記ボイスメールシステムは、前記内線電話機の内線番
   号と、該内線番号に対応して登録されるべき応答用メッ
   セージならびに外線電話機の利用者からのメッセージが
   格納される記憶領域を有するメッセージ蓄積ファイルを
   有し、 少なくとも前記内線電話機より応答用メッセージが前記
   メッセージ蓄積ファイルに登録された場合には、該内線
   電話機に外線より着信があった際に回線交換機により該
   外線とボイスメールシステムとが接続され、 該ボイスメールシステムは、メッセージ蓄積ファイルに
   おける該当内線番号に対応する記憶領域に格納されてい
   る応答用メッセージを取り出し、該応答用メッセージを
   回線交換機を介して前記外線に送出することを特徴とす
   るボイスメールシステムの不在代行方式。