JPH0340065A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、文書を作成２鳩集してその文書データを記
憶媒体に登録する文書作成装置に関する。

〔従来の技術〕

一般に、ワードプロセッサ、デスクトップパブリッシン
グ等の文書作成装置は１文書を作成する際に書式を設定
し、その書式のもとで作成した文書の文書データに文書
名を付けてフロッピディスク、ハードディスク等の記憶
媒体に登録したり、−旦その記憶媒体に登録した文書デ
ータを読み出して書式や文書内容の変更等の編集を施し
た後、別文書として異なる文書名を付けて登録すること
ができる。

近年、ファイルシステムを利用することによって、この
ような文書作成装置で作成２編集した文書データを登録
する際に、記憶媒体に設定したキャビネットやホルダー
等のディレクトリに登録し、ファイル形式で管理するも
のが多用されている。

従来、文書の書式や記憶媒体に登録する際の文書名及び
登録先媒体、登録ブイレフ１−り等（文書データ登録の
際の情報である文書名、登録先媒体。

登録ディレクトリ等をまとめて「登録情報」と称する）
は、操作者がその都度入力していた。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかしながら上記のような文書作成装置では、文書の作
成開始時に書式を、文書の登録時に文書名等の登録情報
をその都度入力しなければならないため、操作者の作業
負担が大きいはかりが、間違ったディレクトリに文書を
格納してしまうといった入力ミスを引き起こし易いとい
う問題もあった。

この発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、文書
作成装置における書式の設定及び作成した文書データの
登録作業を簡易化し、操作者の負担を軽減して効率的に
文書の作成及び登録を行なえるようにすることを目的と
する。

〔課題を解決するための手段〕

この発明は上記の目的を達成するため、文書を作成・編
集し、その文書データを文書名を付して記憶媒体に登録
する文書作成装置において、複数の書式及び登録情報を
任意に設定する書式・登録情報設定手段と、 書式・登録情報設定手段によって設定された各書式及び
登録情報を個別に格納する書式・登録情報記憶手段と、 書式・登録情報記憶手段に格納された書式及び登録情報
を選択して読み込む書式・登録情報読み込み手段と、 文書登録時に上記の選択された登録情報中の文書名デー
タに識別情報を付加して固有の文書名を生成する文書名
生成手段と、 上記選択された書式で作成・編集された文書データを、
文書登録時に選択されている登録情報に基づいて文書名
生成手段によって生威された文書名を付して記憶媒体に
自動的に登録する文書自動登録手段とを備えたものであ
る。

− 〔作　用〕 この発明による文書作成装置は、書式・登録情報設定手
段によって複数の書式と登録情報を任意に設定し、その
各書式と登録情報を書式・登録情報記憶手段に個別に格
納しておくことができる。

そして、文書作成時には書式・登録情報読み込み手段に
よってその格納されている書式と登録情報のうちから所
要のものを任意に選択して読み込み、その選択した書式
で文書を作成することができる。

また、その作成した文書の登録時には、上記登録情報中
の文書名データに文書名生成手段によって識別情報を付
加して固有の文書名を生威し、それを作成・編集した文
書データに付して記憶媒体に自動的に登録することがで
きる。

したがって、操作者は書式１文書名、登録情報をその都
度入力する必要がなくなる。

〔実施例〕

以下、この発明の実施例を図面に基づいて具体的に説明
する。

４− 第２図は、この発明の一実施例を示す文書作成装置のブ
ロック構成国である。

この文書作成装置は、キーボード１．処理部２゜ハード
ディスク装置３．フロッピディスク装置４゜及びＣＲＴ
５からなり、その処理部２にはＣＰＵ。

ＲＯＭ、ＲＡＭ等で構成されるマイクロコンピュータが
用いられる。

キーボード１は、文字・数字キー及び各種指示キー等を
備え、文書作成・編集の際の文字や数字等の入力、書式
や登録情報を設定、変更、削除する入力と記憶させる指
示の入力、文書作成時に読み込ませる書式・登録情報を
指示する入力、文書編集時に読み出す文書データの指示
入力、作成・編集した文書を自動登録させる指示等の入
力、及びその他文書作成・編集の際の各種の機能指示の
入力等を行なう。

処理部２は、この文書作成装置の制御を司るとともに、
文書データの作成及び編集の処理と作成・編集する際に
種々の機能を実現するための処理、書式、登録情報、及
び文書データを内部メモリに−時格納してハードディス
ク装置３及びフロッピディスク装置４に記憶させる処理
と読み出す処理、作成・編集された文書データを自動登
録するか否かを判断する処理、文書名生成の処理、入力
された文書名を書式・登録情報から検索する処理、文書
データの登録先媒体とブイレフ１〜りを判断する処理等
を行なう。

ハードディスク装置３及びフロッピディスク装置４は記
憶装置であり、処理部２からの指示に応して書式、登録
情報や文書名を付した文書データ等を記憶媒体であるハ
ードディスクあるいはフロッピディスクに記憶し、また
その記憶データを読み出すことができる。

ＣＲＴ　５は、デイスプレィ装置であり、文書の作成・
編集の際の操作者への指示、作成・編集される文書、書
式・登録情報の設定の際のメニューや文書登録の際に生
成される文書名等を表示する。

なお、デイスプレィ装置としてＣＲＴに代えて、液晶デ
イスプレィ装置等を用いてもよい。

第１図は、この文書作成装置によるこの発明に係わる機
能構成を示すブロック図であり、書式・登録情報設定部
６．書式・登録情報記憶部７．書式・登録情報読み込み
部８．書式・登録情報メモリ９１文書作成・編集部１０
．自動登録文書判断部１１．制御部１２２文書名生戊部
１３２文書読み込み部１４．格納先媒体・ディレクトリ
判断部１５、文書自動登録部１６１文書格納媒体・ディ
レクトリ１７．書式・登録情報検索部１８から構成され
ている。

書式・登録情報設定部６は、任意に複数の書式と登録情
報を設定するとともに変更、削除等の編集も行ない、そ
れらの複数の書式と登録情報を書式・登録情報記憶部７
に格納する。

また、この書式・登録情報設定部６は、文書作成時の書
式の選択指示と文書編集の際に書式の変更等の指示も行
なう。

書式・登録情報読み込み部８は、書式・登録情報設定部
６により選択指示された書式、登録情報を制御部１２の
指令で書式・登録情報記憶部７から読み込み、書式・登
録情報メモリ９に格納する。

７− 文書作成・編集部１０は、書式・登録情報メモリ９に格
納された書式に従って文書データを作成し、文書格納媒
体・ブイレフ１〜す１７から読み出された文書データの
編集も行なう。

自動登録文書判断部１１は、文書作成・編集部１０で作
成された文書データを、文書格納媒体・ディレクトリ１
７へ登録する際に自動登録できる（登録情報がある）か
否かを判断する処理と、文書格納媒体・ディレクトリ１
７から読み出した文書データが自動登録できるか否かを
判断して、その判断結果を制御部１２に送る。

文書名生成部１３は、制御部１２から文書データの自動
登録の指示を受けて、書式・登録情報メモリ９に格納さ
れている登録情報中の文書名データを読み込み、その文
書名データに識別情報を付加して、登録する文書データ
に固有な文書名を生成する。

格納先媒体・ディレクトリ判断部１５は、作成・編集さ
れた文書データを文書格納媒体・ディレクトリ１７へ登
録する際に、書式・登録情報メモリ８− ９に格納されている登録情報を読み込み、登録先媒体と
ディレクトリを判断してその判断結果を文書自動登録部
１日へ送る。

文書自動登録部１６は、文書名生成部１５によって生成
された文書名を文書データに付して、文書格納媒体・デ
ィレクトリ１７の格納先媒体・ディレクトリ判断部１５
から送られた登録先及びディレクトリへ自動的に登録す
る。

書式・登録情報検索部１８は、書式・登録情報記憶部７
に記憶されている書式、登録情報によらずに作成した文
書データを登録する際、その文書データに付す文書名デ
ータを書式・登録情報記憶部７から検索する。

次に、第３図の説明図によってこの文書作成装置による
文書自動登録の処理の流れを説明する。

同図の文書情報ファイル１９は、第１図に示した書式・
登録情報記憶部７の機能を果たすメモリであり、ここに
多数の書式と登録情報が記憶される。

その登録情報とは、この文書作成装置によって作成ある
いは編集される文書データを登録する際に文書名として
付加するための文書名データと、登録する文書の内容等
を示す備考と、文書データの登録先媒体及びディレクト
リと、後述する文書ファイルディレクトリ２０のホルダ
ー名あるいはホルダ一番号等を示すデータである。

文書ファイルディレクトリ２０は、文書データを格納す
るホルダーやキャビネッＩ−等であり、この文書ファイ
ルディレクトリ２０が複数集まったものが文書ファイル
格納メディア２１である。

まず、新規文書作成の場合は、文書情報ファイル１日か
ら読み込んだ書式、もしくは直接入力された書式によっ
て文書が作成される。

その文書データを登録する指示があると、予め登録情報
が選択されていれば文書情報ファイル１９からその登録
情報の文書名データ（例えは「○０ＯＯＯＪ　）を読み
出し、さらに識別データ（例えばｒＸＸＸＪ　）を付加
してその文書に固有の文書名ｒｏｏｏｏ〇−××Ｘ」を
生成する。

この識別データとしては、例えば連番（０００００部が
共通の登録済文書名をカウントシて＋１する）２日付と
時間（内蔵の時計からのデータ）等を用いることができ
るが、作成及び編集された文書データ中からその文書の
内容を最も良く表わすキーワードを抽出して用いてもよ
い。その際、既に登録した文書データの文書名のなかに
同一のものが有るか否かを検索して、同じ文書名が重複
しないようにする。

また、文書名データをパスワードにすれば、秘密文書の
登録も可能である。

そして、その生成した文書名「Ｏ○○○○−×ＸＸＪを
文書データに付加し、登録情報の登録先媒体及びディレ
クトリとホルダー名（あるいはホルダ一番号）のデータ
が示す文書ファイルデイレクトす２０のホルダーへ登録
する。

また、文書更新の場合は、文書ファイルディレクトリ２
０から読み出された文書データを編集した後に登録が指
示されると、編集前の文書名の識別データ部分子ＸＸＸ
Ｊを異なるものにし、その文書名で再び文書ファイル格
納メディア２１に自１− 動登録する。

次に、第４図のフローチャー１−によって新規文書作成
の際の自動登録について説明する。

始めに、ステップ１で各種の作業の一覧表であるメニュ
ーを表示する。そして、操作者によって任意の作業が選
択、指示されると、ステップ２で自動登録文書の新規作
成か否かを判断する。

そして、自動登録文書の新規作成であればステップ３に
進み、予め登録されている書式を一覧表にして表示する
。そして、操作者によって所望の書式が選択・指示され
るとステップ４でその書式とそれに伴う登録情報を第１
図の書式・登録情報記憶部７から読み込み、ステップ５
でそれを書式・登録情報メモリ９に格納してステップ７
へ進む。

ステップ２において、新規文書作成であるが自動登録で
なければステップ６へ進み、操作者による書式入力を行
なってステップ７へ進む。

ステップ７では、文書データの作成及び編集を行ない、
操作者により文書の作成・編集を終了する指示があれば
、ステップ８の判断によってステー１２− ツブ９へ進む。

ステップ９では、自動登録の指示が入力されたか否かを
判断し、自動登録の指示があればステップ１０へ進んで
登録する文書データが自動登録文書であるか否かを判断
する。

ステップ１０において、自動登録文書であると判断した
らステップ１１で前述のように固有の文書名を生威し、
ステップ１２でその固有の文書名と書式・登録情報メモ
リ９に格納されている登録情報をセットしてステップ１
８に進む。

ステップ１０において、自動登録文書でなければステッ
プ１３へ進み、操作者による文書名の入力を行なってス
テップ１４へ進み、入力された文書名について書式・登
録情報記憶部７を検索する。

そして、ステップ１５で同一の文書名データが有ればス
テップ１６へ進み、無ければステップ１３に戻って再び
操作者による文書名の入力を行なう。

ステップ１６では、その文書名の登録情報を読み込んで
ステップ１１に進んで固有の文書名を生成し、ステップ
１２でその固有の文書名とＷＲ情報をセツトシてステッ
プ１８へ進む。

また、ステップ９の判断て自動登録でなければ、ステッ
プ１７で操作者による文書名と登録情報の入力を行なっ
てステップ１８へ進む。

そしてステップ１８では、セラｌ−された文書名と登録
情報によって文書データの登録を行なって処理を終了す
る。

このように、書式設定時に予め記憶させである登録情報
の設定もされるので、文書データ登録時に登録情報の入
力作業を行なわなくて済む。

次に第５図のフローチャートによって、登録した文書を
更新して別文書として自動登録する際の処理について説
明する。

始めに、操作者がステップ２０で表示されるメニューか
ら文書更新の作業を選択し、ステップ２１で既に登録し
た文書データ中から更新する文書データの文書名を入力
すると、ステップ２２においてその文書名の文書データ
を読み込み、ステップ２３で対応する登録情報を読み込
んでステップ２４へ進む。

そして、ステップ２４で文書データを編集し、操作者が
入力した編集終了の指示をステップ２５で確認するとス
テップ２６に進む。

ステップ２６では、操作者によって自動登録の指示が入
力されたか否かを判断して、自動登録の指示が入力され
たらステップ２７に進んで自動登録文書か否かを判断し
、自動登録文書ならステップ２８へ進み、固有の文書名
を生成してステップ２９でその文書名と登録情報をセッ
トし、ステップ３０で文書データにその固有の文書名を
付して登録情報に従って新規文書として登録して処理を
終了する。

また、ステップ２６で自動登録以外の指示がされるか、
ステップ２７で自動登録文書でないと判断されたらステ
ップ３１へ進む。

ステップ３１で新規登録か否かを判断し、そうであれば
ステップ３２へ進み、操作者による文書名と登録情報の
入力を行なってステップ３０へ進み、新規登録を行なっ
て処理を終了する。

１５ ステップ３１で新規登録でなければステップ３３へ進ん
で、編集された文書データを編集前の文書名のまま更新
登録して処理を終了する。

このようにすれば、−旦登録した文書データを読み込ん
で編集して別文書として自動登録すると、その文書名が
元の文書データの文書名と大部分（連番２日時等の識別
部を除く部分）が共通で統一のとれたものになり、登録
した文書の管理が容易にできる。

次に、第６図のフローチャートによって書式及び登録情
報の設定、変更、削除の処理について説明する。

ステップ３５ではメニュー選択状態で操作者により書式
、登録情報の設定作業が選択・指示されるとステップ３
６へ進み、それ以外が選択・指示されると他の処理へ移
行する。

ステップ３６において、表示されたメニュー中から操作
者により新規設定、変更、削除のいずれかが指示される
と、その指示が新規設定ならステップ３７からステップ
３８へ進む。

＝１６− ステップ３８では書式・登録情報入力画面を表示するの
で、操作者がその画面の指示に従って書式及び登録情報
を入力し、終了が指示されるとステップ３９で判断して
ステップ４０へ進む。

そして、ステップ４０で書式名が入力されるとステップ
４１に進み、その書式名によって新規設定の書式・登録
情報をファイルに登録して処理を終了する。

ステップ３７で新規設定の指示でなければ、ステップ４
２に進んで既に登録されている書式名の一覧表を表示す
る。そして操作者によって削除の指示がされると、ステ
ップ４３からステップ４４へ進んで一覧表中の選択され
た書式名の書式及び登録情報をファイルから削除（消去
）して処理を終了する。

また、削除でなく変更の指示がなされると、ステップ４
３からステップ４５へ進み、−覧表中の選択された書式
名の書式と登録情報を読み込んでステップ４６へ進む。

そして、ステップ４６で設定画面に選択された書式と登
録情報を表示するので、操作者がその書式と登録情報を
変更すると、ステップ４工でそれをファイルに登録して
処理を終了する。

〔発明の効果〕

以上説明したように、この発明による文書作成装置は、
作成する文書の書式及び登録情報を予め登録しておいて
、それを選択して文書の作成編集を行なえ、且つその文
書データの文書名を自動的に生成して自動登録すること
ができるので、操作者の負担を軽減して効率的に文書の
作成編集及び登録処理を行なうことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は第２図の文書作成装置によるこの発明に係わる
機能構成を示すブロック図、 第２図はこの発明の一実施例を示す文書作成装置のブロ
ック構成国。 第３図は同じくその文書作成装置による文書自動登録の
処理の流れの説明図、 第４図は同じくその新規文書作成の際の自動登録の処理
を示すフロー図、 第５図は同じくその更新文書を別文書として自動登録す
る際の処理を示すフロー図、 第６図は同じくその書式及び登録情報の設定、変更、削
除を行なう際の処理を示すフロー図である。 １・・・キーボード ２・・・処理部（マイクロコンピュータ）３・・・ハー
ドディスク装置 ４・・フロッピディスク装置　　５・・ＣＲＴ６・・・
書式・登録情報設定部 ７・・書式・登録情報記憶部 ８・・・書式・登録情報読み込み部 ９・・・書式・登録情報メモリ １０・文書作成・編集部 １１・・・自動登録文書判断部　　１２・・制御部１３
・・文書名生成部　　１４・・・文書読み込み部１５・
・格納先媒体・ディレクトリ判断部１６・・・文書自動
登録部 １７・・・文書格納媒体・ディレクトリ１８・・・書式
・登録情報検索部 １９− １９・・文書情報ファイル ２０・・・文書ファイルディレクトリ ２１・・・文書ファイル格納メディア ２０ 第 ５図 特開平３ ４００６５　（９）

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １　文書を作成・編集し、その文書データを文書名を付
   して記憶媒体に登録する文書作成装置において、 複数の書式及び登録情報を任意に設定する書式・登録情
   報設定手段と、 該手段によつて設定された各書式及び登録情報を個別に
   格納する書式・登録情報記憶手段と、該手段に格納され
   た書式及び登録情報を選択して読み込む書式・登録情報
   読み込み手段と、文書登録時に前記選択された登録情報
   中の文書名データに識別情報を付加して固有の文書名を
   生成する文書名生成手段と、 前記選択された書式で作成・編集された文書データを、
   文書登録時に選択されている登録情報に基づいて前記文
   書名生成手段によつて生成された文書名を付して記憶媒
   体に自動的に登録する文書自動登録手段とを備えたこと
   を特徴とする文書作成装置。