JPH0370258A - 電子メール送信装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、情報処理システムに接続されたワークステー
ションに利用する。特に、統合オフィスシステム配下で
作成した文書のファクシミリ送信手段に関する。

〔概要〕

本発明は、統合オフィスシステム配下で作成した文書の
ファクシミリ送信手段において、メール文書様式のファ
クシミリデータをファクシミリ送信が可能な様式に変換
してファクシミリ通信網に与えることにより、 ペーパレスでファクシミリデータを送信することができ
るようにしたものである。

〔従来の技術〕

近年オフィスではワークステーションの設置台数が増加
し、利用者も増加の傾向にある。また、文書を作成する
に際して手書きで清書するよりもワードプロセッサ（以
下、ワープロという。）を使用することが好まれるよう
になってきている。

ワープロを使用すると紙上に印刷出力するが、情報の伝
達を紙で行うと紙が氾濫するのでペーパレスが望ましい
。そこで、統合オフィスシステムでオフィスメール手段
を活用すると、ワークステーション上で文書を作成して
相手先にメール発信を行い、送られた側の人が到着メー
ル文書を見ればベーパレスで情報の伝達を行うことがで
きる。しかし、ワークステーションが設置されていない
所へメール発信を行うことはできないので、ファクシミ
リ装置を使用していた。

〔発明が解決しようとする問題点〕

このように、統合オフィスシステムのオフィスメール手
段では、ワークステーションを設置していない所へは利
用者が統合オフィスシステム配下でメール発信を行うこ
とは不可能であり、印刷出力してメール発信者がファク
シミリ送信を行わなければならい欠点がある。また、ワ
ークステーションを設置している所と設置していない所
との両方へ文書を送りたいときには、メール発信をファ
クシミリ送信の２つの作業を行わなければならない欠点
がある。

本発明は、このような欠点を除去するもので、ファクシ
ミリデータを印刷過程を経由せずにメール送信すること
ができる電子メール送信装置を提供することを目的とす
る。

〔問題点を解決するための手段〕

本発明は、電子メールの宛先番号およびメツセージを格
納するメールファイルと、電子メールの宛先番号が登録
される宛先番号ファイルと、この宛先番号ファイルから
所定の順序で抽出した宛先番号に基づき上記メールファ
イルからメツセージを抽出するメール取出手段と、この
メール取出手段が抽出したメツセージをこのメツセージ
にかかわる宛先番号の付された送出先に送出する送信手
段とを備えた電子メール送信装置において、宛先のファ
クシミリ装置にメツセージを送出するときに上記メール
取出手段で抽出されたメツセージをファクシミリ送信が
可能な様式に変換するメール文書処理手段を備え、上記
送信手段は、宛先のファクシミリ装置にメツセージを送
出するときにこのメール文書処理手段で処理されたメツ
セージをファクシミリ通信網に与える手段を備えたこと
を特徴とする。

〔作用〕

ファクシミリ番号ファイルで指定されたファクシミリ送
信用のメールファイルを認識し、到着メール文書を取り
出す。メール文書を統合オフィスシステムのデータベー
ス上の格納形式からファクシミリ送信可能な印刷形式に
データ変換を行う。

ファクシミリ番号ファイルから送信要求文書にファクシ
ミリ番号を設定してファクシミリ送信文書をファクシミ
リ通信網に送り出し、送信結果を送信ｆｉ歴ファイルに
格納する。送信結果が正常終了の場合はファクシミリ送
信用のメールファイルから該当文書を削除し、正常終了
でない場合は送信エラーのメツセージをつけて発信者の
受信用メールファイルに返送し、ファクシミリ送信用の
メールファイルから該当文書を削除する。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例について図面を参照して説明す
る。第１図はこの実施例構成を示すブロック図であり、
第２図はこの実施例の作業過程を示す説明図である。

この実施例は、第１図に示すように、メール取出手段１
と、メール文書処理手段２と、送信手段３と、送信済メ
ール文書チエツク手段４と、ファクシミリ送信用メール
ファイル１０と、ファクシミリ番号ファイル１１とが送
信履歴ファイル１２と、受信用メールファイル１３とを
備える。すなわち、この実施例は、電子メールの宛先番
号およびメツセージを格納するメールファイルであるフ
ァクシミリ送信用メールファイル１０と、電子メールの
宛先番号が登録される宛先番号ファイルであるファクシ
ミリ番号ファイル１１と、この宛先番号ファイルから所
定の順序で抽出した宛先番号に基づき上記メールファイ
ルからメツセージを抽出するメール取出手段１と、この
メール取出手段１が抽出したメツセージをこのメツセー
ジにかかわる宛先番号の付された送出先に送出する送信
手段３とを備え、さらに、本発明の特徴とする手段とし
て、宛先のファクシミリ装置にメツセージを送出すると
きにメール取出手段１で抽出されたメツセージをファク
シミリ送信が可能な様式に変換するメール文書処理手段
２を備え、送信手段３は、宛先のファクシミリ装置にメ
ツセージを送出するときにこのメール文書処理手段で処
理されたメツセージをファクシミリ通信網に与える手段
を備える。

統合オフィスオートメーションシステムの発信者はワー
クステーションのキーボードやイメージ読取装置などを
使用して電子メールを作成する。

次に、オフィスメール手段を用いて作成済みの電子メー
ルをファクシミリ送信用のメールファイルに投函する。

その際のファクシミリ送信用のメールファイルには、支
店単位で分けて所属する社員個人にファクシミリ送信を
行う一般送信用のメールファイルと、支店によってグル
ープ分けをして同一グループ内の全支店にファクシミリ
送信を行う回報発信用のメールファイルとがある。ここ
で、メール取出手段１は所定の時間に自動的に起動して
ファクシミリ番号ファイル１１からファクシミリ番号フ
ァイルを順次読み込み、オフィスＩＤおよび利用者ＩＤ
で指定されたファクシミリ送信用メールファイルを認識
し、メール文書をファクシミリ送信用メールファイル１
０から取り出す。この取り出したメール文書をメール文
書処理手段２でファクシミリ送信可能な印刷形式にデー
タ変換し、送信手段３でファクシー＋７番号ファイルの
該当レコードからファクシミリ番号を送信要求電文に設
定してファクシミリ送信を行う。

通常は通話料金が割引の時間帯にまとめて送信するが、
「至急」と指定された場合は所定時間の起動時に送信を
行う。相手先が話中の場合にはファクシミリ通信網内で
定められた回数で再送するが、それでも送達しなかった
ときは送信結果を相手先話中扱いとして送信履歴ファイ
ル１２に格納する。送信結果が話中の場合は、定めた回
数の再送を行い、正常終了の場合はファクシミリ送信用
メールファイル１０から該当文書を削除し、どちらでも
ない場合は送信エラーメツセージをつけた該当文書を発
信者の受信用メールファイル１３に返送し、ファクシミ
リ送信用メールファイル１０から該当文書を削除する。

このようにしてファクシミリ送信対象文書が支店のファ
クシミリ装置に出力される。

〔発明の効果〕

本発明は、以上説明したように、統合オフィスシステム
配下のワークステーションで作成した文書を送るに際し
て、ワークステーションのない相手先へも利用者がファ
イル送信を意識することなく、通常のメール発信とほぼ
同様の操作を行うこで自動的にファクシミリ送信を行う
ことができる効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明実施例の構成を示すブロック構成図。 第２図は本発明実施例の動作を示す説明図。 １・・・メール取出手段、２・・・メール文書処理手段
、３・・・送信手段、４・・・送信済メール文書チエツ
ク手段、１０・・・ファクシミリ送信用メールファイル
、１１・・・ファクシミリ番号ファイル、１２・・・送
信履歴ファイル、１３・・・受信用メールファイル。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、電子メールの宛先番号およびメッセージを格納する
   メールファイルと、 電子メールの宛先番号が登録される宛先番号ファイルと
   、 この宛先番号ファイルから所定の順序で抽出した宛先番
   号に基づき上記メールファイルからメッセージを抽出す
   るメール取出手段と、 このメール取出手段が抽出したメッセージをこのメッセ
   ージにかかわる宛先番号の付された送出先に送出する送
   信手段と を備えた電子メール送信装置において、 宛先のファクシミリ装置にメッセージを送出するときに
   上記メール取出手段で抽出されたメッセージをファクシ
   ミリ送信が可能な様式に変換するメール文書処理手段を
   備え、 上記送信手段は、宛先のファクシミリ装置にメッセージ
   を送出するときにこのメール文書処理手段で処理された
   メッセージをファクシミリ通信網に与える手段を備えた ことを特徴とする電子メール送信装置。