JPH0415869A - 文書検索装置および文書検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的コ （産業上の利用分野） この発明は、たとえば光ディスクを用いて多量の文書デ
ータを管理する電子ファイリング装置に関する。

（従来の技術） 近時、多量に発生する文書などの画像情報（文書データ
）を光学的な二次元走査によって読み取り、この読み取
った文書データを記憶しておくとともに、この記憶され
ている各種の文書データの中から必要に応じて所要の文
書データを検索して読み出し、それを目視し得る状態に
出力する電子ファイリング装置が実用化されている。

この種の電子ファイリング装置では、一般に、文書デー
タごとにタイトルを設定することが可能となっており、
このタイトルには、複数のフリーキーワード、たとえば
「スキャナ装置」、「電子ファイリング装置」などのそ
の文書データの内容から適当と思われる索引基をオペレ
ータが自由に設定できるようになっている。

また、電子ファイリング装置において、すでに記憶され
ている文書データの中から目的とするものを捜す場合に
は、上記キーワードにもとづいて作成される検索条件式
を満たすすべての文書データをデータベースに検索させ
、この検索されたすべての文書データの中から目的とす
る文書データをオペレータ自身が見つけ出すものであっ
た。

しかし、記憶されている文書データの数およびそれらに
付加されているキーワードの種類が多くなると、検索条
件式を作成することが非常に困難となり、検索された文
書データの中に目的とするものがなかったり、また非常
に多量の文書データが検索されることになる。

そこで、条件の緩い検索条件式を作成し、目的とする文
書データが必ず含まれるように検索を行わせ、これによ
り検索された文書データをデイスプレィ上で高速に捲り
表示（バラバラ表示）させ、これらの中からオペレータ
に目的とする文書データを選択させるようにした電子フ
ァイリング装置が考えられている。

しかしながら、この電子ファイリング装置の場合、オペ
レータのパターンマツチング能力に強く依存するもので
あり、また検索されたすべての文書データをバラバラ表
示させないと目的とする文書データをすべて選択するこ
とができないため、眼性疲労など、オペレータの心理的
または肉体的負担が大きいという欠点があった。

（発明が解決しようとする課題） 上記したように、緩い検索条件式により検索された多量
の文書データをバラバラ表示させ、その中から目的とす
る文書データをオペレータ自身に選択させる機能は有効
ではあるが、オペレータの心理的または肉体的負担が大
きいという欠点があった。

そこで、この発明は、目的とする文書データを効率良く
捜し出すことができ、オペレータの負担を軽減し得る電
子ファイリング装置を提供することを目的としている。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 上記の目的を達成するために、この発明の電子ファイリ
ング装置にあっては、文書データにキーワードを付加し
、このキーワードによって前記文書データを管理するも
のにおいて、前記キーワードにもとづく検索条件に該当
するいくつかの文書データを検索する検索手段と、この
検索手段によって検索された複数の文書データを高速に
捲り表示する表示手段と、この表示手段によって捲り表
示される複数の文書データの中から、いくつかの文書デ
ータを選択させる選択手段と、この選択手段によって選
択されたい（つかの文書データから、それらを検索する
ための検索条件を類推する類推手段とを具備し、前記類
推手段で類推された検索条件にしたがって、前記検索手
段による検索処理、および前記表示手段による表示処理
を繰り変えずような構成とされている。

（作用） この発明は、上記した手段により、最初に設定される検
索条件により検索された文書データをもとに、目的とす
る文書データをいもずつ式に検索することができるよう
になるため、オペレータに選択させるためのバラバラ表
示させる文書データの数を減らすことが可能となるもの
である。

（実施例） 以下、この発明の一実施例について図面を参照して説明
する。

第６図は、この発明の電子ファイリング装置を示すもの
である。

すなわち、ＣＰＵＩ　１は全体の制御を司るものであり
、このＣＰＵＩ　１にはシステムバス１２を介して、メ
インメモリ１３、ハードディスク装置１４、キーボード
１５が接続されている。

メインメモリ１３は、上記ＣＰＵＩＩを動作させるため
のプログラムやデータを記憶するものであり、これらは
電源の立ち上げ時にハードディスク装置１４より供給さ
れるようになっている。

ハードディスク装置１４には、制御プログラムとデータ
ベース情報とが格納されている。

キーボード１５は、オペレータからの指示などを入力す
るものである。

一方、上記システムバス１２と画像バス１６との相互間
には、表示メモリ１７、画像メモリ１８、画像処理部１
９、スキャナＩ／Ｆ　（インクフェイス）２０、プリン
タＩ／Ｆ２１、光ディスク１／Ｆ２２が接続されている
。

表示メモリ１７は、これに接続されたデイスプレィとし
てのＣＲＴ２３にて表示すべき情報などを記憶するもの
である。

画像メモリ１−８は、たとえばＡ４サイズの原稿数頁分
の記憶容量を有している。

画像処理部１９は、画像データをコピーしたり、画像デ
ータに拡大、縮小、回転、圧縮または伸張などの画像処
理を施すものである。

スキャナＩ／Ｆ２０は、イメージスキャナ２４て読み取
った画像データを取り込み、画像バス１６を介して上記
画像メモリ１８に出力するものである。

プリンタＩ／Ｆ２１は、画像メモリ１８からの画像デー
タを画像バス１６を介して受は取り、これをプリンタ装
置２５を用いて印刷出力するためのものである。

光ディスクＩ／Ｆ２２は、画像処理部１９において圧縮
処理が施され、画像メモリ１８に格納されている圧縮画
像を画像バス１６を介して受は取り、またメインメモリ
１３内のデータをシステムバス１２を介して受は取り、
これらを光デイスク装置２６に供給したり、先ディスク
装置ｆ２６からの圧縮画像を受は取り、これをメインメ
モリ１３または画像メモリ１８に出力するようになって
いる。

第７図は、データベースでの画像データの管理体系を示
すものである。

すなわち、この実施例における画像データ管理体系は、
キャビネット、バインダ、文書、頁の４階層からなり、
１キヤビネツトが光ディスクの片面に対応付けられてい
る。

キャビネット内には最大８個のバインダを定義すること
ができ、バインダ内には最大３００００件までの文書を
登録できるようになっている。

文書は、最大４０９５頁までの画像データにより構成さ
れ、この文書ごとにタイトルを設定することか可能とな
っている。

タイトルとしては、複数のフリーキーワード、たとえば
「スキャナ装置」、「電子ファイリング装置」などのそ
の文書の内容から適当と思われる索引名をオペレータが
自由に設定できるようになっており、このタイトルによ
り所望の文書を検索することが可能となっている。

第１図は、上記メインメモリ１３に記憶されているプロ
グラム（ソフトウェア）を機能的に示すものである。

このプログラムは、たとえば目的とする文書のタイトル
を特定することができす、したがってその文書に対応す
るタイトルを入力することができない場合などにおいて
、キーワードを用いて作成される初期の検索条件の入力
により機能されるものである。

すなわち、検索条件入力部３１は、オペレータにより初
期の検索条件が入力されるものである。

検索部３２は、データベースにより初期の検索条件に該
当する文書を検索するものである。また、後述する検索
条件類推部から類推検索条件が供給された場合には、初
期の検索条件により検索した文書中から上記類推検索条
件に該当する文書をさらに検索するようになっている。

バラバラ表示選択部３３は、上記検索部３２により検索
された該当文書のすべてを前記ＣＲＴ２３上に高速に捲
り表示すべくバラバラ表示させるとともに、ＣＲＴ２３
上に目的とする文書またはそれに類似したものが表示さ
れた際に、それを前記キーボード１５を用いてオペレー
タに選択させるものである。また、バラバラ表示選択部
３３は、オペレータによっである程度の文書が選択され
た場合に、オペレータの指示に応じて上記したバラバラ
表示を中断することができるようになっている。

検索条件類推部３４は、上記バラバラ表示選択部３３に
よって選択されたいくつかの選択文書から、それらを検
索するための検索条件を類推するものであり、キーワー
ドヒストグラム作成部３５と検索条件生成部３６とから
構成されている。

キーワードヒストグラム作成部３５は、上記バラバラ表
示選択部３３にて選択されたいくつかの選択文書にそれ
ぞれ付加されているキーワードのヒストグラムを求める
ものである。

検索条件生成部３６は、上記キーワードヒストグラム作
成部３５にて求められたキーワードヒストグラム内の各
キーワードに対して、その累計が同じキーワードをグル
ーピングし、このグループの数をＮとしたときの、上記
累計の多いグループ内のキーワードから順にｉ番目のグ
ループまでの論理積をとった検索条件式を、上記ｉを１
からＮまでに対して生成するものである。

第２図は、上記バラバラ表示選択部３３によって選択さ
れた選択文書と、その文書に付加されているキーワード
との関係を示すものである。

ここでは、たとえば選択文書番号１．２．３．４からな
る４つの文書が選択され、第１の文書にはキーワードと
してｒＡＪが付加され、第２．第３の文書にはｒＡＪと
ｒＢＪとが、また第４の文書にはｒＡＪとｒＢＪとｒｃ
ＪとｒＤＪの４つのキーワードが付加されている場合を
示している。

第３図は、第２図の場合を例に、上記キーワードヒスト
グラム作成部３５により作成されるヒストグラム、およ
び上記検索条件生成部３６によるグルーピングの結果を
示すものである。

すなわち、４種類のキーワードｒＡＪ、ｒＢＪ、「Ｃ」
、「Ｄ」か付加されているこの実施例の場合、それぞれ
の累計は４．３．１．１となり、この累計の多いｒＡＪ
、ｒＢＪ、ｒＣＪ、ｒＤＪの順にキーワードはソートさ
れる。そして、累計の同じキーワードごとのグルーピン
グにより、キーワードｒＡＪが第１グループ、キーワー
ドｒＢＪか第２グループ、キーワード「ＣコとｒＤＪと
が第３グループとなる。

第４図は、上記検索条件生成部３６において生成される
類推検索条件の一例を示すものである。

すなわち、第３図に示したように、キーワードが３つの
グループに分けられたとすると、条件式１．２．３の如
く、３個の累積検索条件が生成されることになる。ちな
みに、第ｉ番目の類推検索条件は、第１グループから第
１グループまでのすべてのキーワードを論理積で接続す
ることにより生成される。

このように、条件式１から３になるにしたがってその検
索条件は厳しくなり、オペレータかこれら３個の類推検
索条件を適宜用いて文書の検索を繰り返させることによ
り、前回の選択文書を含み、同種の条件を満足する文書
が絞り込まれて検索されることになる。

第５図は、上記した検索条件を類推するための処理の流
れを示したものである。

次に、上記した構成における動作について説明する。

たとえば今、目的とする文書を捜し出すために、オペレ
ータによって初期の検索条件が入力されたとする。する
と、この初期の検索条件に該当する複数の文書が検索さ
れ、さらにバラバラ表示されることにより、オペレータ
によってその中の文書がいくつか選択される（第２図　
参照）。

こうして、ある程度の文書がオペレータによって選択さ
れると、これら複数の選択文書にそれぞれ付加されてい
るキーワードのヒストグラムが作成される。そして、ヒ
ストグラムが累計の多い順にソートされた後、累計の同
じキーワードかグルーピングされる（第３図　参照）。

次いて、このグループ分けにしたかって、第１グループ
から第１グループまでのキーワードをａｎｄでつなぐこ
とにより、第ｉ番目の類推検索条件か類推される。

そして、第Ｎ番目の条件まで類推されると（ｉ−Ｎ）、
検索条件を類推するための一連の処理は終了される（第
４図　参照）。

この後、類推された類推検索条件により、再度、初期の
検索条件に該当する文書の中から該当する文書の検索が
行われる。

このようにして、選択文書をもとに類推された類推検索
条件を用いて再度の検索処理を行わしめることにより、
上記選択文書を含む、目的とする文書に非常に類似した
ものだけをさらにピックアップすることが可能となる。

上記したように、最初に設定される検索条件により検索
された文書データをもとに、目的とする文書データをい
もずつ式に検索することができるようにしている。

すなわち、初期の検索条件により検索された複数の文書
の中から選択したいくつかの文書をもとに検索条件を類
推し、この類推検索条件を用いて再度の検索処理を行う
ようにしている。これにより、目的とする文書により近
いものだけをバラバラ表示の対象として絞り込むことか
できるようになるため、初期の検索条件により検索され
た複数の文書のすべてをバラバラ表示させることなく、
目的とする文書に近い文書がいくつか選択された時点で
バラバラ表示を中止することが可能となる。

したがって、検索された文書の中に目的とするものがな
かったり、また非常に多量の文書を参照しなければ目的
とする文書をすべて選択することがてきないなどの不具
合を解消できるものである。

なお、この発明は上記実施例に限定されるものではなく
、発明の要旨を変えない範囲において、種々変形実施可
能なことは勿論である。

【発明の効果コ 以上、詳述したようにこの発明によれば、１度選択され
た文書から類推される類推検索条件を用いて再度の検索
処理を行わしめるようにしているため、目的とする文書
データを効率良く捜し出すことがてき、オペレータの負
担を軽減し得る電子ファイリング装置を提供できる。

【図面の簡単な説明】

図面はこの発明の一実施例を示すもので、第１図はソフ
トウェアの構成を説明するために示す図、第２図は選択
文書とキーワードとの関係を説明するために示す図、第
３図はキーワードのヒストグラムおよびグルーピングの
結果を説明するために示す図、第４図は類推検索条件の
一例を示す図、第５図は検索条件を類推するための処理
の流れを説明するために示すフローチャート、第６図は
この発明の電子ファイリング装置の構成を示すブロック
図、第７図はデータベースでの画像データの管理体系を
示す図である。 １１・・・ＣＰＵ、１３・・・メインメモリ、１５・・
・キーボード、１８・・・画像メモリ、１９・・・画像
処理部、２３・・・ＣＲＴ、２４・・・イメージスキャ
ナ、２６・・・光デイスク装置、３１・・・検索条件入
力部、３２・・検索部、３３・・バラバラ表示選択部、
３４・・・検索条件類推部、３５・・・キーワードヒス
トグラム作成部、３６・・・検索条件生成部。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 第　１　図 第 凶 籐 区 蔦 図 篇 図 第 図 果 区

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文書データにキーワードを付加し、このキーワードによ
   って前記文書データを管理する電子ファイリング装置に
   おいて、 前記キーワードにもとづく検索条件に該当するいくつか
   の文書データを検索する検索手段と、この検索手段によ
   って検索された複数の文書データを高速に捲り表示する
   表示手段と、 この表示手段によって捲り表示される複数の文書データ
   の中から、いくつかの文書データを選択させる選択手段
   と、 この選択手段によって選択されたいくつかの文書データ
   から、それらを検索するための検索条件を類推する類推
   手段とを具備し、 前記類推手段で類推された検索条件にしたがって、前記
   検索手段による検索処理、および前記表示手段による表
   示処理を繰り変えすようにしたことを特徴とする電子フ
   ァイリング装置。