JPS63249267A - 電子ファイリング装置の管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔技術分野〕 本発明は、イメージ情報をファイリングする電子ファイ
リングシステムに関する。

〔従来技術〕

最近、文字図形を含む任意の文書をイメージ情報化して
、ファイル管理する電子ファイリングシステムの利用が
増加しつつある。この電子ファイリングシステムにおい
て、ファイル保管されている文書を検索処理する為にそ
の文書を特徴づけるコード情報を索引情報として同時に
入力し、検索時に、これらのコード情報をキーワードと
して用いる方式が多くとられている。

この場合キーワードとして入力されるコード情報は、日
常使用する語句が多く用いられているが、操作者によっ
て同一キーワードであっても異なった表記形態で入力さ
れたり、誤って入力された場合には、同一グループの検
索時に一部検索されないものが発生してしまう。

従来の電子ファイリングシステムでは、こういった場合
の対処方法は、操作者が１件、１件の文書を検索、表示
しキーワードの訂正、変更を行なわなければならず、非
常に煩雑な作業であった。

〔目的〕

本発明は上記の点に鑑み、なされたもので同一グループ
のキーワードの変更を容易に行える電子７アイリングシ
ステムを提供スることを目的とするものである。

〔実施例〕

以下、図面を参照°して本発明の一実施例を詳細に説明
する。

第２図は本発明を適用した電子ファイリングシステムの
一実施例を示すブロック図である。

ＣＰＵ１とキーボードタイプライタ２とＣＲＴディスプ
レイ３とイメージ読取装置４と、光デイスク装置６と、
ハードディスク装置７とプリンタ８はパスライン５によ
って相互に接続されている。

第３図はＣＰＵ　１の内部構造の一例を示すブロック図
である。

ＣＰＵ　１は、各種制御を行なうマイクロコンピュータ
（以下、ＭＰＵ）１０１とシーケンス制御用のプログラ
ムメモリ１０２と、文字や記号等のパターン情報を記憶
しているＣＧメモリ１０３と、メモリ（ワークメモリ１
０５および画像メモリ１０６　）　１０４等によって構
成されている。

第２図および第３図において、イメージ読取装置４はＣ
ＰＵ１の制御にょシ作動し、原稿台に置かれた原稿を光
学的に読み取り、デジタル電気信号に変換しパスライン
５を経由してメモリ１０４内の画像メモリ１０６に送る
。

さらにＣＰＵ　１は画像メモリ１０４内の画像をＣＲＴ
ディスプレイ３に表示し、光デイスク装置６へ送る。光
デイスク装置６は送られた画像を光デイスク記録媒体に
記録する。

また、ＣＰＵＩは光デイスク装置６に記録した画像の索
引用コード情報（キーボードタイプライタ２よシ入力さ
れる）をハードディスク装置７内の索引用コード情報フ
ァイルに記録する。

キーボードタイプライタ２より検索の為に索引用コード
条件が入力されるとＣＰＵ　１はハードディスク装置７
に生成されている索引用コード情報ファイルを検索し条
件に合った画像の記録されてい・るアドレスを得て、光
デイスク装置６へ送る。光デイスク装置６は、ＣＰＵ　
１から送られてきたアドレスをもとに該当画像を読み出
し画像メモリ１０６へ送る。

ＣＰＵ　１は画像メモリ１０６内の画像をＣＲＴディス
プレイ３に表示したり、プリンタ８よりハードコピーと
して・出力する。

次に、本発明による実施例の電子ファイリングシステム
における、検索、キー変更の部分の働きを図を用いて説
明する。

まず第４図は本実施例における索引用コード情報ファイ
ルの概念を示しだものである。

このパターンは文書のグループによって任意に設定する
ことができるが、ここに示したものはその一例である。

第４図において／％Ｄ１、会社名Ｄ２）製品名Ｄ３・・
・・・はキーの項目であり、それぞれに例えば会社名Ｄ
２０項目にはＡＢＣＤ、ＯＸ工業という様に牛−内容が
記録されている。また光ディスク内アドレスＤｎＯ項に
は実際の文書イメージが記録されている光デイスク上の
アドレスが記録されており、一次検索の結果選択された
文書の文書イメージを読み出す為に使用される。

例として会社名Ｄ２′の項の内容を見ると腐１のＡＢＣ
Ｄ、　／Ｉ６３のａ　ｂ　ｃ　ｄ　４４のＡＢＣＤ＠、
／１６５のａｂｃｄＩＮｃ　　・・・・・は同義である
にもかかわらず、ｒＡＢｃＤＪとして入力し、検索した
場合は腐１の件しか検索されない。そこで操作者はそれ
ぞれの内容をｌ’−ＡＢｃｎＪに変更する処理を行なう
。

第１図は検索、キー変更の処理を示すフローチャートで
ある。まず第５図に示す様な検索画面が表示され操作者
は検索するキーを入力する。ｆｌは各項目の名称であり
、それぞれの入力フィールドｆ２に検索の条件を入力す
る。何も入力しなければ全て検索することになる。

この場合は項目名ｆ１が「会社名」という項の入力フィ
ールドｆ２にｊ　ＡＢＣＤ　、　ａｂｃｄ。

ＡＢＣＤ■、　ａｂｅｄ　ＩＮＣＪと入力する。（Ｓｌ
）。

すると第４図における会社名Ｄ２の項目の内容が上記４
つのいずれかであるもの全てがノ・−ドディスクよシ検
索され（Ｓ２）、第６図に示す様な結果リストが表示さ
れる（Ｓ３）。

ここで操作者がキー変更の処理を選択し、変更対象項目
名称を「会社名」と入力する（Ｓ４）。

次に操作者は変更するキー内容としてｒＡＢｃＤＪと入
力すると（Ｓ５）、ＣＰＵは検索された全件について、
索引コード情報ファイル内の会社名Ｄ２の項の内容を全
て［ＡＢｃＤＪに書きかえる（Ｓ６）。

本実施例では検索した結果の全てを対象にキー変更を行
なったが、検索した結果のリストから任意の項を数件選
択してそれを対象にキー変更することも可能である。以
下、それについて説明する。

また、第７図は他の実施例を示す図で第４図に示す検索
用コード情報ファイルが項目ごとのファイルを有してい
る例である。

会社名ファイルＤ２１、製品名ファイルＤ３１・・・・
・はそれぞれ会社名Ｄ２）製品名Ｄ３・・・の項目ごと
に作成される内容ファイルで、それぞれの項目に登録さ
れているキーが管理されている。このファイルでは同一
キーは、重複して記録されない。

第８図は、キー変更の処理を示すフローチャートである
。まず操作者はキーボードタイプライタ２より入力する
ことによりキー変更の処理を選択する（Ｓ１１）。さら
にキー変更の対象とする項目、例えば「会社名」を指定
する（８１２）。

するとシステムは第５図に示す様な指定された項目の内
容ファイルをハードディスクより読み出しく５１３）、
表示する（Ｓ　１４　）。

操作者は表示されたファイルからキー変更の対象とする
キーを選択する。この場合一度に複数性選択することが
できる（８１５）。

さらにシステムの指示に従い、操作者は新しいキーを入
力する（８１６）。

この操作によりＣＰＵは内容ファイルＤ２１の指定され
たキー全てを新しいキーに書きかえるとともに、索引用
コード情報ファイル１０の該当するキーも新しいキーに
書きかえる（８１７）。

〔効果〕

以上説明した様に、本発明によれば多数の件のキー内容
をある１つに統一するといった処理作業を非常に簡単に
、速く行なうことが可能になった。

【図面の簡単な説明】

第１図は検索、キー変更の処理を示すフローチャート、
第２図は本発明を適用した電子ファイリングシステムの
一実施例を示すブロック図、第３図はＣＰＵの内部構成
の例を示すブロック図、第４図は索引用コードファイル
の概念を示す図、第５図は検索キーを入力するときに表
示される画面を示す図、第６図は検索されたコードファ
イルを示す図、第７図は他の実施例の索引用コードファ
イルの概念を示す図、第８図は他の実施例のキー変更処
理を示すフローチャート、第９図はキー変更の対象を指
定したときの内容ファイル画面を示す図である。 １・・・ＣＰＵ ２・・・キーボードタイプライタ ３・・・ＣＲＴディスプレイ ４・・・イメージ読取装置 ５・・・バスライン ６・・・光デイスク装置 ７・・・ハードディスク装置 ８・・・プリンタ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）画像情報を記憶する記憶手段と、上記記憶手段に
   記憶された画像の索引用コード情報の管理手段とを有す
   る電子ファイルシステムにおいて、 文書の検索の第一段階として索引用コード情報に関して
   一次検索を行ない、その結果により文書の画像情報を得
   る二次検索を行なう検索手段と、一次検索の結果、得ら
   れた索引用コード情報の複数の内容を他の内容に一括し
   て変更する手段を有することを特徴とした電子ファイリ
   ングシステム。
2. （２）特許請求の範囲第１項において、上記変更手段は
   上記索引用コード情報の項目別に変更することを特徴と
   する電子ファイリングシステム。
3. （３）特許請求の範囲第１項において、上記変更手段は
   上記索引用コード情報の複数の項目の内容を一括して変
   更することを特徴とする電子ファイリングシステム。