JPH04162175A - 文書改正支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の目的〕 （産業上の利用分野） 本発明は規定集の改正作業等を支援する文書改正支援シ
ステムに関する。

（従来の技術） 規定集等を改正する場合、通常、担当者が原本を複写し
て作業用の規定集を作成した後、改正部分にマーキング
（未配など）を施すとともに、余白部分に改正内容を記
入する。

この後、マーキングした改正部分を旧とし、余白部分に
記入した改正内容を新として抽出し、これらを対比でき
るように左右対照に並べた様式で新旧対照表を作成して
校正を行なう、そして、問題があれば、改正内容をさら
に改正する。

この後、問題がなければ、改正内容を吸取した規定集を
作成することで改正作業を完了する。

（発明が解決しようとする課題） ところで、新旧対照表は改正を正しく行なう上で、重要
な帳表であるが、従来の文書改正手順においては、手作
業によりデータを抽出して作成しているため、見落とし
や写し間違いなどのミスが発生し易い。

このため、何度も繰り返して見直したりして新旧対照表
を作成する過程でミスが発生しないようにしている。

この結果、規定集等を改正するとき、多大な労力と多大
な時間とがかかってしまうという問題があった。

また、改正内容の吸収、すなわち改正規定集の作成にお
いても、新旧対照表を元にしてこれを日本語ワードプロ
セッサにより清書して原稿を作成した後、その内容を確
認しなければならないため、専任の担当者を置かなけれ
ば規定集の改正を行なうことが難しいという問題があっ
た。

本発明は上記の事情に鑑み、改正対象となる規定集等を
改正するだけで、新旧対照表や改正済みの規定集等を自
動的に作成することができ、これによって担当者の手作
業を大幅に削減して専任の担当者を置くことなく規定集
等の改正を行なうことができる文書改正支援システムを
提供することを目的としている。

〔発明の構成〕

（課題を解決するための手段） 上記の目的を達成するために本発明による文書改正支援
システムは、現行文書の改正部分の指定内容とその改正
内容とが入力されたとき、これを取り込んで改正部分の
指定内容を含む改正現行文書ファイルと、改正内容を示
す改正ファイルとを作成する改正内容ファイル作成部と
、新旧対照表作成指令が入力されたとき、前記改正現行
文書ファイルの内容と前記改正内容ファイルの内容とに
基づいて新旧対照表を作成する新旧対照表作成部と、改
正文書作成指令が入力されたとき、前記改正内容ファイ
ルの内容によって前記改正現行文書ファイルの内容を書
き換えて改正文書を作成する改正文書作成部と、この改
正文書作成部によって作成された改正文書または前記新
旧対照表作成部によって作成された新旧対照表の少なく
ともいずれか一方をプリントアウトする印字部とを備え
たことを特徴としている。

（作用） 上記の構成において、現行文書の改正部分の指定内容と
その改正内容とが入力されたとき、改正内容ファイル作
成部によってこれが取り込まれて改正現行文書ファイル
と改正内容ファイルとが作成され、この後新旧対照表作
成指令が入力されれば、新旧対照表作成部によって前記
改正内容ファイルの内容と前記改正現行文書ファイルの
内容とから新旧対照表が作成され、また改正１文書作成
指令が入力されれば、改正文書作成部によって前記改正
内容ファイルの内容に基づいて前記改正現行文書ファイ
ルの内容が書き換えられて改正文書が作成され、印字部
によってこれら改正文書や新旧対照表がプリントアウト
される。

（実施例） 第１図は本発明による文書改正支援システムの一実施例
を示すブロック図である。

この図に示す文書改正支援システムは入出力装Ｗ１と、
計算機本体２と、ディスク装Ｗ３と、プリンタ４とを備
えており、入出力装置１のＣＲＴ上に改正対照となる現
行規定集を表示しながら、入出力装置１のキーボードか
ら入力された改正内容に基づいて改正対象部分を示す改
正現行規定集ファイルと、その改正内容を示す改正内容
ファイルとを作成したり、これら改正現行規定集ファイ
ルおよび改正内容ファイルに基づいて新旧対照表を作成
してこれをプリン、ドアウドした一す、改正済みの規定
集作成してこれ゛をプリンドアウ・・トしたりする。

入出力装置１はキーボードやＣＲＴ等を備えており、前
記計算機本体２から現行規定集データや改正内容データ
等の表示データが供給されたときこれをＣＲＴ上に表示
し、またキーボードが操作されて改正部分の指定内容や
改正内容等が入力されたとき、これらの−各内容に応じ
°たキー信号を生成してこれを前・記計算機本体２に供
給する。

計算機本体２は各種の処理を行なうマイクロプロセッサ
やこのマイクロプロセッサの動作を規定するプログラム
や定数データ等が格納されているＲＯＭ、前記マイクロ
プロセッサの作業エリア等として使用されるＲＡＭ等を
備えており、前記入出力装置１上に現行規定集や改正の
内容等を表示する処理や前記入出力装置１から入力され
た内容に基づいて改正対象部分を示す改正現行規定集フ
ァイルおよびその改正内容を示す改正内容ファイルを作
成する処理やこれら改正現行規定集ファイルおよび改正
内容ファイルに基づいて新旧対照表を作成してこれをプ
リントアウトする処理、改正済みの規定集作成してこれ
をプリントアウトする処理等を行なう。

ディスク装置３は前記計算機本体２から書込み指令が供
給されたとき、この書込み指令ととともに供給される現
行規定集データや改正現行規定集データ、改正内容デー
タに基づいて記憶領域内に現行規定集ファイルや改正現
行規定集ファイル、改正内容ファイルを作成したり、ま
た前記計算機本体２から読出し指令が供給されたとき、
この読出し指令に応じて現行規定集ファイルや改正現行
規定集ファイル、改正内容ファイルの内容を読み出して
これを前記計算機本体２に供給したりする。

プリンタ４は前記計算機本体２から改正規定集ファイル
や新旧対象表等のデータが供給されたとき、これを取り
込んでプリントアウトする。

次に、第２図に示す模式図を参照しながらこの実施例の
動作を説明する。

まず、現行規定集の内容を改正するときには、担当者に
よって入出力装置１が操作されて現行規定集の表示指令
が入力される。

これによって、計算機本体２はディスク装置３をアクセ
スして現行規定集ファイルの内容を読み出してこれを入
出力装置１のＣＲＴ上に表示させる。

この後、ＣＲＴ上に表示された現行規定集の内容を見な
がら担当者によって入出力装置１のキーボードが操作さ
れて改正部分が指定され、その改正内容が入力されれば
、計算機本体２は改正内容に基づいて現行規定集の改正
部分をマーキングした改正規定集を作成し、これをディ
スク装置３に供給してこのディスク装置３内に改正現行
規定集ファイルを作成するとともに、改正部分とその改
正内容をディスク装置３に供給してこのディスク装置３
内に改正内容ファイルを作成する（ステップ５ＴＩ）。

以下、この改正動作が繰り返されて現行規定集の内容が
順次改正されて、ディスク装置３内の改正現行規定集フ
ァイルや改正内容ファイルの内容が順次、更新される。

そして、この改正動作が終了したときや改正途中で改正
内容を確認したりするとき、担当者によて入出力装置１
のキーボードが操作されて新旧対照表の出力指令が入力
されれば、計算機本体２はディスク装置３をアクセスし
てこのディスク装置３内に記憶されている改正現行規定
集ファイルの内容と、改正内容ファイルの内容とを読み
出してこれらを対比させて新旧対照表データを作成した
後、これをプリンタ４に供給してこのプリンタ４からプ
リントアウトさせる（ステップ５Ｔ２）。

また、この新旧対照表に基づいて担当者により改正内容
が正しいと確認されて入出力装置１のキーボードから改
正規定集の出力指令が入力されれば、計算機本体２はデ
ィスク装置３をアクセスしてこのディスク装置３内に記
憶されている改正現行規定集ファイルの内容と、改正内
容ファイルの内容とを読み出した後、改正内容ファイル
の内容に基づいて改正現行規定集ファイルの内容を書き
換えてこれをプリンタ４からプリントアウトさせる。

また、現行規定集の改正が行われた後、担当者によって
入出力装置１のキーボードが操作されて改正完了指令が
入力されれば、計算機本体２はディスク装置３に記憶さ
れている改正内容ファイルの内容に基づいて改正現行規
定集ファイルの内容を書き換えて改正規定集ファイルを
作成した後、この改正規定集ファイルの内容によって現
行規定集ファイルに内容を書き換え（ステップ５Ｔ３）
、これを新たな現行規定集ファイルとして記憶させる（
ステップ５Ｔ４）。

このようにこの実施例においては、入出力装置１を操作
して現行規定集の内容を改正すれば、この改正内容に基
づいて新旧対照表や改正規定集を自動的に作成してプリ
ントアウトできるようにしたので、改正対象となる規定
集等を改正するだけで、新旧対照表や改正済みの規定集
等を自動的に作成することができ、これによって担当者
の手作業を大幅に削減して専任の担当者を置くことなく
規定集等の改正を行なうことができる。

Ｉ！３図は本発明による文書改正支援システムの他の実
施例を示すブロック図である。なお、この図において、
第１図の各部と対応する部分には同じ符号が付しである
。

この図に示す文書改正支援システムはＣＲＴやキーボー
ド等を備えた複数の入出力装置１と、これらの各入出力
装置１に各々接続される複数の計算機本体２と、１つの
ファイルサーバ５と、このファイルサーバ５に接続され
る１つのディスク装置３と、１つのプリントサーバ６と
、このプリントサーバ６に接続される１つのプリンタ４
と、前記各計算機本体２とファイルサーバ５やプリント
サーバ６との間の通信をサポートするネットワーク回路
７とを備えており、各入出力装置１から入力された内容
に基づいて各計算機本体２がネットワーク回路７やファ
イルサーバ５、プリントサーバ６を介してディスク装置
３やプリンタ４を共通資源として使用しながら現行規定
集の改正や新旧対照表のプリントアウト、改正規定集の
プリントアウト等の処理を行なう。

このようにこの実施例においては、ネットワーク回路７
やファイルサーバ５．プリントサーバ６によって複数の
計算機本体２とディスク装置３やプリンタ４とを接続し
ているので、現行規定集の改正を複数の担当者によって
同時に進めることができ、これによって現行規定集の改
正作業をより迅速化させることができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明によれば、改正対象となる規
定集等を改正するだけで、新旧対照表や改正済みの規定
集等を自動的に作成することができ、これによって担当
者の手作業を大幅に削減して専任の担当者を置くことな
く規定集等の改正を行なうことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明による文書改正支援システムの一実施例
を示すブロック図、ＩＩ２図は同実施例の動作例を示す
模式図、第３図は本発明による文書改正支援システムの
他の実施例を示すブロック図である。 １・・・入出力装置 ２・・・改正内容ファイル作成部、新旧対照表作成部、
改正文書作成部（計算機本体） ３・・・ディスク装置 ４・・・印字部（プリンタ）

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）現行文書の改正部分の指定内容とその改正内容と
   が入力されたとき、これを取り込んで改正部分の指定内
   容を含む改正現行文書ファイルと、改正内容を示す改正
   ファイルとを作成する改正内容ファイル作成部と、 新旧対照表作成指令が入力されたとき、前記改正現行文
   書ファイルの内容と前記改正内容ファイルの内容とに基
   づいて新旧対照表を作成する新旧対照表作成部と、 改正文書作成指令が入力されたとき、前記改正内容ファ
   イルの内容によって前記改正現行文書ファイルの内容を
   書き換えて改正文書を作成する改正文書作成部と、 この改正文書作成部によって作成された改正文書または
   前記新旧対照表作成部によって作成された新旧対照表の
   少なくともいずれか一方をプリントアウトする印字部と
   、 を備えたことを特徴とする文書改正支援システム。