JPH04260165A - 会議支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は各種会議の出欠確認や議
事録作成等の処理負担を大幅に軽減することのできる会
議支援システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】各種会議を開催する場合、一般的には会
議出席者名簿を用いてその出欠確認を取り、その集計が
行われている。

【０００３】また会議資料については予め必要部数のコ
ピーを取って会議参加者に配布したり、オーバーヘッド
プロジェクタ（ＯＨＰ）等のプレゼンテーション機器を
用いて適宜提示することが行われている。この際、会議
の進行状況に応じて黒板やホワイトボード等を用い、会
議内容の補足説明することも多々行われる。

【０００４】更には議事録については、書記にて作成し
、これをコピーして会議出席者に配布したり、市販の電
子黒板に記載された情報のハードコピーをとり、これを
議事録として配布することが行われている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】然し乍ら、上述したよ
うにして会議出席者の出欠確認を取ることは、会議主催
者側に多大な労力を掛けると云う不具合がある上、会議
出席者名簿に対する改ざんの虞れがあると云う問題があ
る。また議事録についても種々手直しを加えたり、必要
部数のコピーを取る必要があるので、会議終了後に即座
に作成し、これを会議出席者に配布することができない
と云う問題があった。

【０００６】本発明はこのような事情を考慮してなされ
たもので、その目的とするところは、出欠確認等の作業
負担を軽減すると共に、会議議事録の作成・配布を簡易
に、且つ効率的に行うことのできる実用性の高い会議支
援システムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明に係る会議支援シ
ステムは、メンバーが個々に携帯する、例えばカード状
の個人用端末機器に予め登録されているＩＤ情報や会議
資料を当該個人用端末機器から入力すると共に、会議内
容に基づいて作成された記事録等の会議情報を前記個人
用機器装置に出力する為の個人端末情報入出力部を備え
、この個人端末情報入出力部を介して入力された前記Ｉ
Ｄ情報に基づいて会議出席者の出欠確認を行うと共に、
プレゼンテーション機器の、例えばタブレット等の情報
入力装置に手書き入力された議事内容を認識処理してデ
ータ入力し、前記個人端末情報入出力部を介して入力さ
れた会議資料や上記データ入力処理された議事内容を表
示すながら、その表示された情報を編集処理して、例え
ば議事録等の会議情報を作成するようにしたことを特徴
とするものである。

【０００８】

【作用】本発明によれば、個人用端末機器から読み取ら
れるＩＤ情報に従って自動的に会議参加者の出欠が確認
・集計されるので、従来のように出欠確認に煩わされる
ことがなくなる。しかもメンバーが準備した会議資料を
個人用端末機器から読み取ってプレゼンテーション機器
に適宜表示すると共に、会議状況に応じてタブレット等
の情報入力装置に手書き入力された議事内容を表示し、
更にこの入力情報を認識処理してデータ入力しながら前
記会議資料と共に編集処理して議事録等の会議情報を作
成し、これを前記個人用端末機器に出力するので、議事
録の作成処理を簡易化すると共に、即時的に議事録を作
成し、その議事録データを会議参加者に渡すことが可能
となる。

【０００９】

【実施例】以下、図面を参照して本発明に係る会議支援
システムの一実施例について説明する。

【００１０】図１は実施例システムの概略構成図であり
、　１はＣＰＵを主体として構成され、本システムの全
体を制御する動作制御部である。この動作制御部１　に
接続された個人端末入出力部２　は、会議出席者である
メンバーが個々に携帯するカード状の個人用端末機器と
のインターフェースをなすもので、個人用端末機器に予
め登録設定されている個人のＩＤ情報（ＩＤ番号）や、
上記個人用端末機器に記憶されて準備された会議資料等
を個々の個人用端末機器から読み取り入力し、また後述
する議事録等の会議情報を個々の個人用端末機器に出力
するものである。尚、上記電子化された会議資料等は予
めワードプロセッサ等によって作成されて電子化された
文章データ（文字コードデータ）や図表等のイメージデ
ータからなる。

【００１１】またタブレット等の位置入力装置からなる
会議事項入力部３　は、会議状況に応じて会議進行者等
が筆記した情報を、その筆記ストロークの情報として入
力するもので、その入力情報は手書き情報入力部４　に
て認識処理されて、例えば文字コードデータ等としてデ
ータ化して取り込まれる。この際、情報の筆記位置の情
報も検出され、これによって情報の入力位置が特定され
る。

【００１２】しかして表示部５　は、例えば黒板やＯＨ
Ｐシステムにおける投射スクリーンのような大画面をな
す大画面ディスプレイからなり、前述した個人端末入出
力部２を介して入力された会議資料や、前記会議事項入
力部３から入力された情報等を表示して会議参加者に提
示するものである。この表示部５　については、会議参
加者の席にそれぞれ設けられる小型の卓上型ディスプレ
イであっても良く、これらを併用したものであっても良
い。

【００１３】情報記憶部６　は、前述した如く入力され
た会議資料や表示部５　にて表示された情報等を格納す
るもので、この情報記憶部６　に記憶された情報は編集
制御部７　の制御を受けて適宜編集される。この編集制
御部７　による情報の編集処理により議事録等の作成が
行われる。

【００１４】尚、ＩＤチェック部８　は前記個人端末入
出力部２　を介して個人用端末機器から読み取られたＩ
Ｄ情報（ＩＤ番号）に従って会議への出欠確認を行うと
共に、会議参加者数等の集計管理を行うものである。こ
の際、ＩＤチェック部８　は、適宜データベースアクセ
ス制御部９　を起動し、データベース検索による会議参
加者に関する各種の情報検索を行うものとなっている。 このデータベース検索は、適宜通信回線を介して、距離
的に離れたデータベースをアクセスしながら行われる場
合もある。

【００１５】このように構成された本システムでは、先
ず前記情報記憶部６　に会議参加予定者のＩＤ番号を登
録設定することから開始される。この情報記憶部６　へ
のＩＤ番号の登録設定は、例えば図２に示すような［初
期画面］におけるメニュー項目中の［ＩＤ登録］を選択
指定し、ＩＤ登録モードを設定して行われる。

【００１６】しかしてＩＤ登録モードが設定されると、
動作制御部１　は表示部５　にて図３に示すような［Ｉ
Ｄ登録画面］を表示し、会議参加予定者の所属と氏名，
発表予定の有無（資料の有無）を登録していく。このＩ
Ｄ情報の登録設定は、例えば前記会議事項入力部３　を
介して上記各項目の情報を筆記入力し、その筆記入力情
報を手書き情報入力部４　にて認識処理してデータ入力
することにより実行される。このようにして入力された
会議参加予定者に関する情報は、例えば個人ファイル［
Ｆｉｄｖ］として登録管理される。

【００１７】このようにして参加予定者のＩＤ登録が終
了すると、図３に示す［ＩＤ登録画面］において［終了
］のコマンドが指示される。これによって前記データベ
ースアクセス制御部９　が起動され、データベースが検
索されてその参加者のＩＤ情報（ＩＤ番号）が求められ
る。このＩＤ情報（ＩＤ番号）の検索は、前記個人ファ
イル［Ｆｉｄｖ］の所属と氏名をキーとして行われる。 動作制御部１　はこのようにしてデータベースから求め
られたＩＤ情報（ＩＤ番号）を前記個人ファイル［Ｆｉ
ｄｖ］の所属と氏名に対応付けて格納し、前記表示部５
　の表示画面を前述した図２に示した［初期画面］の戻
してＩＤ登録モードを終了する。

【００１８】次に実際に会議が開催される場合の本シス
テムの動作を説明する。会議出席者は、例えば会議室の
各座席に設けられた個人端末入出力部２　に、各個人が
持参したカード状の個人用端末機器を接続する。すると
動作制御部１　は、前記個人端末入出力部２　を介して
前記個人用端末機器から、そこに登録されているＩＤ情
報を入力し、前記情報記憶部６　に格納する。この情報
記憶部６　に格納されたデータは、例えばＩＤファイル
［Ｆｉｄ　］として管理される。この処理は複数の個人
端末入出力部２　からそれぞれ入力されるデータに対し
て実行される。

【００１９】しかして動作制御部１　は前記各個人端末
入出力部２　からのデータ入力と、その入力データの情
報記憶部６　への格納が完了すると、ＩＤチェック部８
　を起動する。するとＩＤチェック部８　は上述した如
く入力された参加者についてのＩＤファイル［Ｆｉｄ　
］からそのＩＤ情報（ＩＤ番号）を求め、予め前記個人
ファイル［Ｆｉｄｖ］として記憶されている参加予定者
のＩＤ情報（ＩＤ番号）との比較照合を行う。このＩＤ
情報（ＩＤ番号）の比較照合により、当日の参加者と、
当日欠席した参加予定者とのチェックがなされ、例えば
その出欠リストの作成が行われる。この出欠リストは、
例えば参加者ファイル［Ｆａｔｎｄ　］として前記情報
記憶部６　に記憶される。

【００２０】また動作制御部１　は前記個人端末入出力
部２　から入力されたＩＤ情報（ＩＤ番号）を検索キー
として前記個人ファイル［Ｆｉｄｖ］を検索し、そのＩ
Ｄ情報で特定される参加者が発表予定者として登録され
ているか否かを調べる。そして発表予定者として登録さ
れている場合には、動作制御部１　はそのＩＤ情報に従
って、そのＩＤ情報が入力された個人端末入出力部２　
を起動し、そこに接続された個人用端末機器から会議資
料データを読み込み、これを前記情報記憶部６　に格納
する。この会議資料データはＩＤ情報をキーとして、例
えば資料ファイル［Ｆｒｇｍ］として登録管理される。 以上のようにしてＩＤ情報に基づく出欠チェックと、発
表者が準備した会議資料データの入力処理が行われて会
議開催の準備が完了する。

【００２１】さて会議の進行に伴い、発表者が前記表示
部５　に会議資料を提示したい場合には、先に発表者の
ＩＤ情報を入力し、前述した図２に示す［初期画面］に
おいて［資料入力］のコマンドを選択的に指示すること
により、前述した会議資料データの表示部５　による表
示処理が起動される。この会議資料データの表示処理は
、［資料入力］のコマンド解釈の下で前記ＩＤ情報を検
索キーとして前記資料ファイル［Ｆｒｇｍ］を検索し、
上記ＩＤ情報に関連して登録管理されている会議資料デ
ータを前記情報記憶部６　から読み出して表示部５　に
て表示する。この際、表示した会議資料データに基づい
て議事録ファイルが［Ｆｒｅｃ］として同時に作成され
、前記情報記憶部６　に記憶される。つまり表示された
資料ファイル［Ｆｒｇｍ］がコピーされ、議事録ファイ
ル［Ｆｒｅｃ］として保存される。

【００２２】一方、会議状況に応じて適宜情報入力し、
これを前記表示部５　に表示する場合には、例えば透明
タブレットと液晶ディスプレイとが積層一体化された表
示器兼位置入力装置からなる会議事項入力部３　から、
表示位置に対応して表示情報を筆記入力する。するとこ
の会議事項入力部３　を介して筆記入力された筆記スト
ロークの情報（位置情報の系列）に従って手書き情報入
力部４　がその筆記情報を認識処理し、例えばその文字
情報が入力位置に対応して前記表示部５　に表示される
。そしこの手書き入力された情報が前記情報記憶部６　
に格納された議事録ファイル［Ｆｒｅｃ］に追加登録さ
れる。

【００２３】このような会議事項入力部３　と手書き情
報入力部４　との処理により、例えば発表者は前述した
如く表示した会議資料データに適宜補足情報を書き加え
ながら、その発表（プレゼンテーション）を行うことが
可能となる。

【００２４】尚、表示した会議資料データに修正を加え
る場合には、例えば前述した図２に示す画面上において
［議事録変更］のコマンドを指示し、表示されている議
事録画面上で変更箇所に新たな情報を上書き入力するこ
とによってなされる。この情報の上書き入力によって前
述した議事録ファイル［Ｆｒｅｃ］の内容が更新され、
議事録内容の変更修正が行われることになる。

【００２５】更に会議資料データを消去・移動・複写し
て編集処理する場合には、同様にして前記［初期画面］
上において［消去］［移動］［複写］の各コマンドを指
示し、例えばその編集処理対象領域を前記会議事項入力
部３　にて矩形状に指定する等して行われる。このよう
な編集処理機能により、前記議事録ファイル［Ｆｒｅｃ
］に示される議事録内容の編集処理が実行される。

【００２６】さて上述した如くして会議が終了すると、
前述した図２に示す画面上において［終了］コマンドの
指定がなされる。すると動作制御部１　は前記情報記憶
部６　に記憶されている議事録ファイル［Ｆｒｅｃ］を
読み出し、会議室の各座席に設けられた個人端末入出力
部２　を介して、そこに接続されている個人用端末機器
に上記議事録ファイル［Ｆｒｅｃ］のデータをそれぞれ
書き込む。この書き込みが終了した時点で、基本的には
上述した会議処理手続きの全てが終了することになる。

【００２７】そして議事録ファイル［Ｆｒｅｃ］のデー
タが書き込まれた個人用端末機器を持ち帰った会議参加
者は、個々の持ち場（例えば職場）において上記議事録
ファイル［Ｆｒｅｃ］のデータを、例えば所定のワーク
ステーション上に展開することにより、適宜そのデータ
を編集処理する等して報告書作成を行うことが可能とな
る。この際、適宜会議参加者が使用する情報処理機器と
のデータ互換を取るようにすることは勿論のことである
。

【００２８】かくして上述した本システムによれば、メ
ンバーが個々に携帯する個人用端末機器を個人端末入出
力部２　に接続するだけで会議参加者の出欠確認を非常
に簡易に、しかも適確に行うことができる。しかも会議
参加者が予め準備してきた会議資料データをそのままデ
ータ入力し、これを表示してプレゼンテートすることが
できる。更には会議事項入力部３　を介して入力される
手書き情報も表示して会議を進めることができる。その
上、プレゼンテートした会議資料データから議事録デー
タを自動的に作成し、且つ会議事項入力部３　を介して
入力される手書き情報を適宜加える等しながら会議資料
データを編集し、これを前記個人用端末機器にデータ出
力することができる。

【００２９】この結果、出欠確認を適確に行いながら会
議を円滑に進め、議事録データを同時に作成しながら適
宜編集処理し、これを会議参加者にデータ出力すること
ができるので、会議主催者における処理負担を大幅に軽
減し、且つ会議内容の正確な伝達を図ることができる等
の実用上多大なる効果が奏せられる。

【００３０】尚、本発明は上述した実施例に限定される
ものではない。例えばメンバーが個々に携帯する個人用
端末機器の構成や形状等は、システム仕様に応じて定め
れば良いものである。また表示部５　の構成や、会議事
項入力部３の構成、更には手書き情報入力部４　におけ
る手書き情報の認識処理方式等についても種々の手法が
採用可能である。その他、本発明はその要旨を逸脱しな
い範囲で種々変形して実施することができる。

【００３１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、会
議参加者の出欠確認を非常に簡易に、しかも適確に行う
ことができ、また予め準備された会議資料データや、会
議状況に応じて手書き入力される情報をそのまま表示し
てプレゼンテーションし、このプレゼンテートされた情
報に従って議事録データを作成し、且つこれを編集処理
して会議参加者が携帯する個人用端末機器にデータ出力
することができる。

【００３２】故に、出欠確認や議事録データの作成等の
会議主催者における処理負担を大幅に軽減し、且つ会議
内容の正確な伝達を図ることができる等の実用上多大な
る効果が奏せられる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る会議支援システムの概
略的な構成図。

【図２】実施例システムにおける初期画面の表示例を示
す図。

【図３】実施例システムにおけるＩＤ登録画面の表示例
を示す図。

【符号の説明】

１…動作制御部、　２…個人端末入出力部、　３…会議
事項入力部、　４…手書き情報入力部、　５…表示部、
　６…情報記憶部、７…編集制御部、　８…ＩＤチェッ
ク部、　９…デーベースアクセス制御部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　メンバーが個々に携帯する個人用端末
   機器に予め登録されているＩＤ情報および会議資料を入
   力すると共に、会議情報を上記個人用機器装置に出力す
   る為の個人端末情報入出力部と、入力された上記ＩＤ情
   報に基づいてメンバーの出欠確認を行うＩＤチェック部
   と、プレゼンテーション機器に手書き入力された議事内
   容を認識処理してデータ入力する手段と、入力された前
   記会議資料および議事内容を表示するプレゼンテーショ
   ン表示手段と、このプレゼンテーション表示手段に表示
   された情報を編集処理して前記会議情報を作成する手段
   とを具備したことを特徴とする会議支援システム。