JPH04276855A - 文書保管方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書保管方式に係り、特
にリレーショナル・データベース管理システム（以下Ｒ
ＤＢＭＳ）を用いて、文書の保管及び取り出しを行うシ
ステムにおいて、文書内の特定ページまたは、ページ範
囲を指定して取り出し、挿入、差し替え、削除の各サー
ビスを実現する文書保管方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】図１０は従来方式の構成を示す。文書フ
ァイル１２１はページ分割することなく、端末１２０よ
り文書実体データ１２２をそのままホストコンピュータ
１２６のリレーショナル・データベース（以下ＲＤＢ）
１２７に転送する。この文書実体データ１２２はＲＤＢ
１２７の１レコードの文書実体レコード１２３内の１カ
ラム（レコード内の一項目）である文書実体２３３に格
納される。また、数１０ページ以上の大規模な文書は通
常、複数のファイルに分けて作成し、ホストコンピュー
タ１２６上で複数のレコードに格納するが、これらを１
文書として関連付けて取り出し可能とするため、文書実
体レコード１２３のカラムである文書ＩＤ２３１を設け
、同一文書のレコードには同一の文書ＩＤを設定する。 また、ホストコンピュータ１２６は各レコードの内容を
識別するために、ＲＤＢ１２７内にタイトル等のカラム
（タイトル２３２）を設け、文書ＩＤを指定することに
より該当するレコードのタイトルを検索・表示して必要
なレコードを指定し、文書実体２３３を取り出す。 この文書実体２３３を文書実体データ２４として文書取
り出しを行う側の端末１２０に供給される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかるに、従来の方式
では、数１０〜数１００ページを越える大規模な文書に
対して必要な文書の箇所を検索し、その部分のみの取り
出し等を行うためには、予め人手で文書ファイルを細分
化し、それぞれに適切なタイトルを付与した上でホスト
コンピュータのＲＤＢに保管しなければならない。これ
により、必要部分をページ単位のようにきめ細かい単位
で取り出す等のサービスを行うためには細分化、タイト
ル付与の手間が大きくなる。

【０００４】また、ＲＤＢでは上記のように分割・格納
したレコード間での順序付けがないために、相対ページ
順でタイトル一覧を表示するにはタイトルでのソートを
行うが、レコードの追加・削除を繰り返す場合に、タイ
トルの付与や追加、削除位置指定等が煩雑になるという
問題がある。

【０００５】本発明は上記の点に鑑みなされたもので、
ＲＤＢＭＳを用いた大規模な文書のホストコンピュータ
での文書保管サービスにおいて、文書登録の際に文書フ
ァイルの人手による分割やタイトル付与の自動化ができ
、さらに、文書取り出し等の際にページ毎の見出しの参
照による文書内容の認識も可能となる文書保管方式を提
供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の原理を説
明するための図である。集合における関係の概念を応用
したデータベースであるリレーショナル・データベース
を用いてホストコンピュータ及び端末からなるシステム
上で、文書データの保管及び取り出しを行う文書保管方
式において、文書ヘッダ、ページヘッダ、ページデータ
で構成される文書データをページ単位に分割し（１）、
分割されたページデータから目次となる見出しを抽出し
てページヘッダとし（２）、文書データを所定の形式で
端末より転送された（３）文書データをホストコンピュ
ータに保管する場合に、ページヘッダ及びページデータ
に対応して、システム内一意のページＩＤを付与し（４
）、ページＩＤとページデータによりページ格納レコー
ドを作成し（５）、ページ格納レコードの相対順序を文
書管理レコードのページ管理情報及び目次情報に設定し
（６）、ページ管理情報、目次情報及び文書データの名
称である文書名により文書管理レコードを作成し（７）
、ページ格納レコードと文書管理レコードをホストコン
ピュータのデータベースに設定し（８）、文書内の目次
一覧を端末に表示させ（９）、所望のページを指定させ
、データベースより該当するページデータの取り出し及
び差し替えを行う（１０）。

【０００７】

【作用】本発明はホストコンピュータに保管する文書デ
ータを所定の形式で端末からホストコンピュータに転送
し、ホストコンピュータは転送された文書データに基づ
いて文書データのページ単位の情報を持つページ格納レ
コードと、そのページレコードの内容と相対的なページ
管理情報等の検索情報を持つ文書管理レコードとを作成
する。各ページの格納レコード及び目次見出しの対応を
持つことにより目次が文書管理レコードに自動的に作成
され、ページ格納レコードに対してもページ単位のデー
タの追加及び削除位置指定が可能となる。文書取り出し
の際は先ず、目次一覧を端末側に表示し、取り出し対象
とするページ一を端末に指定させる。ホストコンピュー
タがページ格納レコードのページデータを検索する際に
は文書管理レコードのデータよりページ格納レコードを
検索することによって、ページデータが得られる。

【０００８】

【実施例】先ず、本発明の概要を説明する。図２は本発
明の概要を示す。端末２０は作成した文書ファイル２１
よりページ分割処理３０２を行い、ページデータ３３、
ページヘッダ（目次見出し）３２、文書ヘッダ（文書名
）３１によるある文書データ３０の形式で伝送データを
ホストコンピュータ２５に転送する。転送された文書デ
ータ３０はホストコンピュータ２５の文書転送処理機構
３４を介して文書ＲＤＢ３７に渡される。文書ＲＤＢ３
７は文書ＲＤＢ３７内の各ページ情報を管理する文書管
理レコード３８と、ページ毎のページデータを格納する
ページ格納レコード３９に格納する。

【０００９】ホストコンピュータ２５の文書ＲＤＢ３７
より文書データを取り出す場合には、先ずホストコンピ
ュータ２５より端末２０に目次情報３１３が送られる。 取り出し側の端末２０はその目次情報３１３を参照し、
取り出すべきページをホストコンピュータ２５に伝える
ことにより、ホストコンピュータ２５がそのページ格納
レコードを検索し、文書ＲＤＢ３７から取り出された文
書データを取り出しを行う側の端末２０に渡され、端末
２０は文書ファイル３０３にその情報を記憶させる。

【００１０】図３は本発明の一実施例の構成を示す。文
書データ転送において、文書データ３０は文書ヘッダ３
１、ページヘッダ３２、ページデータ３３からなる形式
でホストコンピュータ２５に転送する。ホストコンピュ
ータ２５は転送されたデータをデータベース３７で管理
する。

【００１１】次に文書管理におけるページデータとペー
ジ番号の管理について説明する。ホストコンピュータの
端末２０から転送した文書データ３０に対して先ず、ホ
ストコンピュータ２５は文書ヘッダ３１により、文書名
３８１を持つ文書管理レコード３８をＲＤＢ３７内に作
成する。

【００１２】次に端末２０からの文書データ３０の各ペ
ージヘッダ３２及びページデータ３３に対して、ホスト
コンピュータ２５はページ格納レコード３９を作成する
が、その際に日付・時刻によりシステム内で一意のペー
ジＩＤを決定し、これをページＩＤのカラム３９１に設
定すると共に、各ページ格納レコード３９の文書内での
相対順を管理するため、文書管理レコード３８内にペー
ジ管理情報４０を設定する。

【００１３】ページ管理情報４０はページＩＤ３９１を
持つブロックセルを文書内相対順に連鎖したものである
。図４は本発明の一実施例のページ管理情報を示す。 文書データ内の先頭ページ４０はヘッダ４１中の先頭セ
ルポインタ４１１により決定され、そのセル内のページ
ＩＤ４２により対応するページ格納レコード３９が決定
される。ページ位置は各ブロックセル内の次セルポイン
タ４２１をＮ回辿ることにより、先頭からＮ＋１ページ
目に決定する。

【００１４】さらに、文書管理レコード３８における文
書の目次とページ番号の管理について説明する。端末２
０から転送された文書データ３０の各ページヘッダ３２
中の目次見出し３２１（そのページ内で端末２０におい
て抽出したもの）とそのページが文書内の何ページ目で
あるかの相対番号を目次情報として文書管理レコード３
８のカラム５０に設定する。これにより目次情報（カラ
ム５０）を参照して、見出しを指定すれば、該当する文
書内で相対するページ番号が得られ、且つ前述の方法に
より対応するページＩＤを決定してページ格納レコード
３９のページデータ３９２にアクセスすることができる
。

【００１５】図５は本発明の一実施例の目次情報を示す
。文書管理レコード３８のカラム５０の目次情報は目次
見出し５２を章節番号５２１の大きさ（例；１．３．２
を０１０３０２の数字に変換して比較）の順に並べ、相
対するページ番号５３を対応させたものである。

【００１６】上記で説明したシステムを使用した文書登
録、差し替え、及び取り出しの方法を説明する。先ず、
図２に示した端末２０からホストコンピュータ２５に文
書を登録する場合について説明する。図６は本発明の一
実施例の文書登録時の処理のフローチャートを示す。

【００１７】ステップ６１：ホストコンピュータ２５は
　　図３に示す形式で端末２０から転送される文書デー
タ３０を文書転送処理機構３４で受信する。

【００１８】ステップ６２：受信した文書データが２回
目以降のデータであればステップ６３へ以降し、１回目
のデータであれば、文書データ３０中の文書ヘッダ３１
に対して文書転送処理機構３４での文書ヘッダ処理３５
により文書管理レコード３８を作成し、ＲＤＢ３７に書
き出す。

【００１９】ステップ６３：端末２０より転送された文
書データ３０のページヘッダ３２、ページデータ３３に
対して、文書転送処理機構３４のページヘッダ処理３６
によりページ格納レコード３９をＲＤＢ３７に書き出す
。その際にページＩＤ３９１をシステム内に日時及び時
刻等で一意に決定し、ページ格納レコード３９に設定す
る。

【００２０】ステップ６４：文書転送処理機構３４のペ
ージ管理処理３６１によりページ格納レコード３９のペ
ージＩＤ３９１（図３）を持つブロックセル４２（図４
）を文書管理レコード３８中のページ管理情報４０に書
き出すことにより文書内相対位置を設定する。

【００２１】ステップ６５：文書転送処理機構３４の目
次管理処理３６２により文書データ３０のページヘッダ
３２内の目次見出し３２１を文書管理レコード３８の目
次情報５０に相対ページ番号５３（図５）と共に目次見
出し５２（図５）として設定する。

【００２２】ステップ６６：ページ数分の処理が終了す
るまで、上記の処理を繰り返し、終了する。

【００２３】次に図２に示した端末２０の要求によりホ
ストコンピュータ２５のＲＤＢ３７の文書を差し替える
場合について説明する。図７は本発明の一実施例の文書
差し替え時の処理のフローチャートを示す。

【００２４】ステップ７１：ホストコンピュータ２５は
端末２０（図２）より指定された文書名によりホストコ
ンピュータ２５のＲＤＢ３７を読み、該当する文書名の
文書管理レコード３８を検索し、決定する。決定された
文書管理レコード３８をホストコンピュータ２５で予め
設定されているメモリに記憶させる。

【００２５】ステップ７２：ホストコンピュータ２５は
文書ＲＤＢ３７の文書管理レコード３８の目次情報５０
をステップ７１で記憶されたメモリより端末２０へ転送
する。端末２０は転送された目次情報５０を参照して、
差し替え対象位置を指定する。図９は本発明の一実施例
の目次表示による差し替え・取り出し範囲の指定を説明
するための図である。同図はホストコンピュータから端
末２０に渡される目次情報の文書例である。目次情報５
０は目次が表示されると共にその目次に対応してページ
も表示される。これにより、端末２０ではこの目次情報
のリストを見て、所望の差し替え対象ページを指定する
。

【００２６】ステップ７３：端末２０が指定した差し替
え対象ページ番号よりページ管理情報４０から該当のペ
ージＩＤを決定し、対応するページ格納レコード３９及
びブロックセルを削除する。

【００２７】ステップ７４：差し替え元となる文書デー
タ３０を端末２０からホストコンピュータ２５に入力し
、ページ格納レコード３９を作成してＲＤＢ３７に書き
出す。 ステップ７５：ステップ７４で決定したページＩＤを持
つブロックセルをページ管理情報４０に追加し、ステッ
プ７３の相対位置となるよるうにポインタを設定する。 これにより、文書の差し替えが行われる。

【００２８】次に図２に示した端末２０によりホストコ
ンピュータ２５のＲＤＢ３７の文書データを取り出す場
合について説明する。図８は本発明の一実施例の文書差
し替え時の処理のフローチャートを示す。

【００２９】ステップ８１：ホストコンピュータ２５は
文書を取り出す側の端末２０（図２）より指定された文
書名によりホストコンピュータ２５のＲＤＢ３７を読み
、該当する文書名の文書管理レコード３８を検索し、決
定する。決定された文書管理レコード３８をホストコン
ピュータ２５で予め設定されているメモリに記憶させる
。

【００３０】ステップ８２：文書管理レコード３８の目
次情報５０を上記メモリから端末２０へ転送し、取り出
し対象位置（範囲）を端末２０に指定させる。

【００３１】ステップ８３：端末２０より指定された取
り出し対象ページ番号より、ホストコンピュータ２５は
ＲＤＢ３７のページ管理情報４０から該当するページＩ
Ｄを検索し、ページ格納レコード３９の該当するページ
ＩＤを決定する。この処理は前述のステップ７２と同様
に図９に示すような表示を参照して取り出し対象のペー
ジを決定するものである。

【００３２】ステップ８４：　　ステップ８１よりペー
ジ管理情報４０の文書ヘッダ４１を取り出し側の端末２
０へ転送する。

【００３３】ステップ８５：ページ格納レコード３９の
うちそれぞれページＩＤ３９１を持つページデータ３９
２をホストコンピュータ２５上の予め設定されているメ
モリに読み出して記憶する。

【００３４】ステップ８６：メモリに移送してあるペー
ジデータ３９２にページデータである旨の識別詞をを付
記して文書取り出しを行う端末２０に転送する。

【００３５】ステップ８７：ステップ８５、ステップ８
６をステップ８３で指定された対象ページ番号で指定さ
れたページ数分の処理を繰り返す。

【００３６】このように、ＲＤＢＭＳを用いて文書デー
タの保管・取り出しを行うにあたり、文書データ３０を
ページ単位に分割して転送し、ホストコンピュータ２５
にて保管する。ホストコンピュータ２５は文書データ３
０の各ページデータからページ番号の対応を管理するこ
とにより、端末２０で文書内の必要箇所を目次一覧を表
示して、所望の箇所を指定させれば、そのページの取り
出しや差し替えができる。

【００３７】

【発明の効果】上述のように、本発明によれば、大規模
文書データのホストコンピュータでの保管サービスにお
いて、文書登録の際に文書ファイルの人手による分割や
、文書タイトルの付与が不要となり、文書データをペー
ジ単位にしてホストコンピュータに転送することにより
自動的にそれらの処理が実行できる。また、ホストコン
ピュータのＲＤＢからの文書取り出しの際にも、ページ
毎の見出しの参照によるきめ細かい範囲指定ができ、目
次見出しの参照による文書内容の認識もできるため、サ
ービスの向上に有用である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理を説明するための図である。

【図２】本発明の概要を示す図である。

【図３】本発明の一実施例の構成図を示す。

【図４】本発明の一実施例のページ管理情報を示す図で
ある。

【図５】本発明の一実施例の目次情報を示す図である。

【図６】本発明の一実施例の文書登録時の処理のフロー
チャートである。

【図７】本発明の一実施例の文書差し替え時の処理のフ
ローチャートである。

【図８】本発明の一実施例の文書取り出し時の処理のフ
ローチャートである。

【図９】本発明の一実施例の目次表示による差し替え・
取り出し範囲の指定を説明するための図である。

【図１０】従来方式の構成図である。

【符号の説明】

２０　　端末 ２５　　ホストコンピュータ ３０　　文書データ ３１　　文書ヘッダ ３２　　ページヘッダ ３３　　ページデータ ３４　　文書転送処理機構 ３５　　文書ヘッダ処理 ３６　　ページヘッダ処理 ３７　　ＲＤＢ（文書データベース） ３８　　文書管理レコード ３９　　ページ格納レコード ４０　　ページ管理情報 ４１　　ヘッダ ４２　　ページＩＤ ５０　　目次情報 ５１　　ヘッダ ５２　　目次見出し ５３　　ページ番号 ３０３　　文書ファイル ３１１　　文書名 ３２１　　目次見出し ３６１　　ページ管理 ３６２　　目次管理 ３８１　　文書名 ３９１　　ページＩＤ ３９２　　ページデータ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　集合における関係の概念を応用したデ
   ータベースであるリレーショナル・データベースを用い
   てホストコンピュータ及び端末からなるシステム上で、
   文書データの保管及び取り出しを行う文書保管方式にお
   いて、文書ヘッダ、ページヘッダ、ページデータで構成
   される文書データをページ単位に分割し、分割されたペ
   ージデータから目次となる見出しを抽出してページヘッ
   ダとし、該文書データを所定の形式で前記端末より転送
   された前記文書データを前記ホストコンピュータに保管
   する場合に、前記ページヘッダ及び前記ページデータに
   対応して、システム内一意のページＩＤを付与し、該ペ
   ージＩＤと前記ページデータによりページ格納レコード
   を作成し、前記ページ格納レコードの相対順序を文書管
   理レコードのページ管理情報及び目次情報に設定し、前
   記ページ管理情報、前記目次情報及び前記文書データの
   名称である文書名により文書管理レコードを作成し、前
   記ページ格納レコードと前記文書管理レコードをホスト
   コンピュータのデータベースに設定し、前記文書内の目
   次一覧を前記端末に表示させ、所望のページを指定させ
   、前記データベースより該ページの前記ページデータの
   取り出し、及び差し替えを行うことを特徴とする文書保
   管方式。