JPS59123071A

JPS59123071A - 文書フアイル装置

Info

Publication number: JPS59123071A
Application number: JP57233439A
Authority: JP
Inventors: Masayuki Sugano; 菅野　雅之
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1982-12-28
Filing date: 1982-12-28
Publication date: 1984-07-16

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】〔発明の技術分野〕本発明は、文書の整理作業を補助す乙に有用な文書ファ
イル装置の改良に関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

近時、オフィス・オートメーシ目ンと云う名のもとに事
務作業の効率化が進められている。

その中でも特に、文書の適切な管理及び活用をはかるこ
とが最も重要視されている。例えば、文書が死蔵されな
い為には、逆に文書を利用できる様に整理する必要があ
シ、これらの事務作業を情報処理システムによって効率
良く行なうことが注目されている。

この種の事務作業は、大略的には文書を保管する作業、
保管された文書中から目的とする文書を検索抽出する作
業、そして文書を整理し分類編集する作業に大別される
。これらの作業の中で特に分類編集作業は、検索した文
書をその使用目的別に仕分けすること、またファイル仕
様の変更等に伴い再ファイル化すること、さらには経時
変化に伴って発生する不要文書の廃棄作業等に代表され
るが、上記情報処理システムを利用すると難ども大きな
困難を伴う。

即ち、従来の文書ファイル装置では、ファイルされた文
書を使用目的に沿って検索しこの検索によって抽出され
た文書情報を新しいファイルに登録し、不要文書を廃棄
する作業を使用目的毎に繰シ返し実行することによって
その分類が行われる。そして、業務が進行するＫっれ１
保管された文書量が増加すると共に不要文書の量も増加
し、検索、登録及び廃棄等の作業が非常に多くなシ、フ
ァイル仕様の変更に伴うファイル化も頻繁となる。この
場合、文書ファイル装置に蓄積された文書の廃棄や登録
等を繰セ返すことが多く、それらの処理に文書ファイル
装置を専有すると共に、多大な処理時間を費やさざるを
得ない。特に、膨大な文書の中から不要となった文書を
検索して廃棄する作業は、非常に繁雑で作業者を長時間
拘束し、高騰を続ける人件費を考えると極めて不経済で
あった。

〔発明の目的〕

本発明の目的は、文書の分類整理、特に不要文書の廃棄
を簡易に行うことができ、かつ文書のファイルを効率良
く行い得る実用性及び経済性の高い文書ファイル装置を
提供することにあ、　　るＯ〔発明の概要〕本発明の骨子は、文書情報に付随した検索頻度、蓄積期
間及び属性等の選択情報と廃棄すべき文書情報の形態を
指示する廃棄情報とを比較照合し、ファイルした文書の
中から不要となった文書を自動的に選択廃棄することに
ある。

即ち本発明は、文１の整理作業に供される文書ファイル
装置において、文書情報に付随する選択情報に基づいて
複数の文書情報を蓄積した文書蓄積部から廃棄すべき文
書情報を選択抽出し、該抽出した文書情報を廃棄する選
択廃棄部を設け、この選択廃棄部により不要とたった文
明−情報を自動的に廃棄するようにしたものである。

〔発明の効果〕

本発明によれば、検索、参照の頻度や重要性が少ない不
要文書を、蓄積期間や検索頻度等によって自動的に抽出
できるので、蓄積された文書の中から利用者が不要文書
を選出する必要がなく、煩雑な抽出廃棄作業を短時間で
、しかも簡易に行なうこと瀘できる。また、不要文書を
簡易に廃棄できることから、ファイルの効率良い利用を
実現でき、大容量文書ファイルにおける文書管理の容易
化をはかυ得る。さらに、文書の整理作業の効率が飛躍
的に増大すると共に、柔軟な文書管理が可能になる等の
効果が得られる。

〔発明の実施例〕

第１図は本発明の一実施例に係わる文書ファイル装置を
示す概略構成図である。入力部１は文書を走査し読み取
るもので、例えばファクシミＩ）や複写機等の走査器に
よって構成される。

入力部１によって読み取られた文書情報は、指示入力部
２よシ指示された分類情報（検索情報）に従って文書蓄
積部３に蓄積記憶される。文書蓄積部３は光ディスク、
磁気ディスク、磁気テープ或いはマイクロフィルム等で
構成された大容量のメモリである。検索部４は指示入力
部２よシ入力された検索情報に従って、文書蓄積部３に
蓄積記憶されている文書情報を検索して読み出すもので
、この検索部４で検索された文書情報は出力部５に送ら
れる。出力部５は、ＣＲＴディスルイ等に代表されるソ
フトコピー装置、或いはプリンタ等に代表されるハード
コピー装置で構成されるものである。選択廃棄部６は、
例えば第２図に示す如く文書登録部６ノ、カレンダ部６
２、廃棄算出部６３及び廃棄処理部６４等から構成され
たもので、文書蓄積部３に蓄積記憶されている文書情報
に関する検索頻度や蓄積期間等を計数し、所定数に達し
た文書情報を抽出する。そして、この抽出した文書情報
を検索部４の検索対象となる文書情報から除去（廃棄）
するものとなっている。また制御部７は装置全体のコン
トロールを行うもので、マイクロコンビーータ等の中央
処理装置で構成されている。

この様に構成された本装置の作用について説明する。オ
フィス内において作成された文書は、指示入力部２によ
シ指示された分類情報に従って文書蓄積部３にファイル
される。このとき、選択廃棄部ヱの文書登録部６ノは、
指示入力部２によシ指示入力された分類情報の中で、文
書名、登録開始日付、保存年限等の選択情報を登録し、
カレンダ部６２を起動する。時が経つにつれて文書蓄積
部３にファイルされる文書量も増え、古い文書情報の多
くは不要文書となって行く。廃棄算出部６３は文書登録
部６１とカレンダ部６２との各情報に基づいて、保存年
限に達した文書を抽出し、その文書名或いは文書番号を
算出する。第３図に保存年限リスト８１の一例を示すが
、このリストは文書登録部６１に登録されている。廃棄
算出部６３は上記保存年限リスト８１によシ、例えば文
書番号１，２゜５０文書を廃棄文書として抽出する。そ
して、廃棄処理部６４は文書蓄積部３及び検索部４から
上記抽出された文書を削除する。以後、文書番号１，２
．５の文書は廃棄されたことになシ、検索部４はこれら
の文書を索検することが不可能となる。この一連の動作
は文書ファイル装置の内部処理であ）、利用者はどの文
書が保存年限に達したか、廃棄しなければなら々いかを
全く意識する必要がない。

かくして本装置では、文書蓄積部３にファイルしてから
保存年限を経過した文書情報、つまり不要となった文書
情報が選択廃棄部６により自動的に廃棄されることにな
る。したがって、文書を廃棄する際に、利用者が廃棄文
書を検索し捜し出すと云った煩雑で手間がかかる作業を
省力化でき、現在の高騰する人件費の大幅な削減となり
、経済的効果は絶大である。しかも、不要文書の廃棄を
容易に行い得ることから、利用度の高い重要な文書のみ
を管理することができ、文書ファイルを効率良く行うこ
とができる。

また、選択廃棄部五として文書登録部６１やカレンダ部
６２等を用いるのみで選択廃棄部６を容易に構成できる
ので、その実用性も極めて大きい。

また、利用者が廃棄文書の確認を必要とする場合は、廃
棄算出部６３は抽出した廃棄文書の文書名や数量或いは
文書蓄積部３の全文書に対する廃棄文書の割合等を利用
者に呈示する。利用者が指示入力部２よシ廃粂文書に対
する指示を入力すると、廃棄処理部６４は前述と同様の
廃粱処理を行う。この場合においても、利用者は廃棄文
書の候補となった文書を確認するだけでよく、煩雑な廃
棄作業を簡単に行うことができ、文書の整理作業の効率
化をはかることが可能である。

ところで、前記保存年限リストは第３図に示すものに伺
ら限定されるものではなく、第４図或いは第５図に示す
如きものであってもよい。

企業における多くの文書は、年度や期に密接に関係し、
年度末や期末で業務が終了すると、それに関連する文書
のほとんどの文書も年度末や期末に廃棄する場合が多い
。この様な場合は、利用者が廃棄すべき年度末あるいは
期末を指示することによシ、第４図で示す様な保存年限
リスト８２に基づいて廃棄算出部６３が廃棄文癲を抽出
する。保存年限リスト８２において文書番号１の廃棄年
限ｒ５８．３．３１Ｊは利用者が「５８年度末」或いは
「５８年下期末」と指示した例である。この様に、年度
末或いは期末毎に廃棄文書を自動的に抽出することによ
シ、オフィスの文書の実情に合致した廃棄作業を容易に
行うことができる。

また、文書の任意の属性によって廃棄する場合、例えば
文書の発行部所によって廃棄する場合、第５図に示す様
な保存年限リスト８３に基づいて廃棄算出部６３が廃棄
文書を抽出する。

利用者が、例えば「開発部」が発行した文書を廃棄する
様に指示すると、廃棄算出部６３は、保存年限リスト８
３において文書番号１，６０文糊を抽出し、廃棄処理部
６４が廃棄処理を行う。この様に、ファイルされた文書
情報の属性に応じて廃棄すべき文書情報を抽出すること
によシ、様々外オフィスに合致した柔軟な文書整理を行
うことも可能である。

第６図は他の実施例における選択廃棄部を示す要部構成
図である。なお、第２図と同一部分°には同一符号を付
して、その詳しい説明は省略する。この実施例が先に説
明した実施例と異なる点は、前記文書登録部６１の代り
に検索登録部６５及び検索計数回路６６を設けたことに
ある。検索登録部６５は指示入力部２によシ検索指示が
行われた文書を登録するもので、検索計数回路６６は各
文書の検索回数を計数するものである。検索計数回路６
６の計数結果は廃棄算出部６３に送られる。また、検索
登録部６５はカレンダ部６２を起動し、各文書の蓄積期
間を計数しその結果を廃棄算出部６３に送出する。

廃棄算出部６３は、検索計数回路６６及びカレンダ６２
によシ送出された結果に基づいて、各文書の検索頻度を
算出し、検索頻度が所定値以下となった文書情報を廃棄
文書として抽出し、廃棄処理部６４に送る。廃棄処理部
６４は先の実施例と同様に自動的に廃棄処理を行うもの
となっている。

オフィスにおける文書は、文書ファイル装置に登録した
直後は頻繁に参照される為検索頻度は太きい。しかし、
時が経つにつれ、その重要度が低下し、殆ど検索されな
くなシ検索頻度も小さくなる。利用者が、検索頻度が所
定値以下の文書を廃棄する様に指示入力部２より指示す
ると、廃棄算出部６３は廃棄文書の候補を抽出し、利用
者に呈示する。利用者が、それらの中から不要と判断す
る文書を指示すると、託梨処理部６４は文書蓄積部３か
ら不要文書・を削除し廃棄する。また、利用者は、廃棄
文書の候補となっ庭客書情報を一時的に廃棄専用の分類
に格納しておくことも可能である。この場合、廃棄処理
部６４は検索部４に対して廃棄専用の分類にそれらの文
書情報を移し換えることを指示する。検索部４は１、移
し換えを行った後は廃棄専用の分類に入っている文書情
報に対して実際に廃棄されたものと同様に取り扱う。即
ち、通常の検索処理の対象から除去する処理を行う。利
用者が廃棄専用の分類に対して廃棄を指示すると、廃棄
専用の分類に存在する文書は廃棄される。

この様に本実施例では、先の実施例と同様に柔軟な文書
管理及び文書整理を行うことができる。しかも、不要文
書を廃棄専用の分類に入れることによシ、利用者の誤操
作による必要文書の廃棄と云った事故を防ぐことが可能
であると云う新たな効果をも有する。また、本実施例で
は文書ファイル装置中の１０Ｃ％）の不要文書を廃棄せ
よと云う指示を与えるだけで、不要文書を抽出し廃棄す
ることができる。この場合も、選択廃棄部上は、検索頻
度、保存期間、或いは重要度等によって自動的に１０［
：％）の不要文書を抽出する。したがって、不要文書の
割合を指示するのみで廃棄作業を容易に行うことができ
る。さらに、不要文書の割合の代シに数量を指示しても
同様の効果が得られる。また、文書ファイル装置中の各
文書に付加された属性の数を指示することによっても、
不要文書を抽出することができる。即ち、属性が付加さ
れていない文書や、属性の数が少ない文書を自動的に抽
出し、廃棄することも可能である。さらに、上述した各
実施例を互いに組み合わせる事によって、実用的で様々
なオフィスにマツチする柔軟な文書管理を実現できると
云う利点をも有する。

なお、本発明は上述した各実施例に限定されるものでは
ない。例えば、前記文書蓄積部に蓄積する文書情報はコ
ード情報でもよいし、ＦＡＸ信号の様なイメージ情報で
もよい。また、前記指示入力部は各種のスイッチ、キー
が−ド、デジタイプ、タブレット或いはライトにン等の
入力装置でもよく、指で直接指示するタッチセンサで構
成してもよい。さらに、前記出力部はＣＲＴディスプレ
イやプリンタに限るものではなく、伝送機能を持つファ
クシミリ等で構成してもよい。また、前記選択廃棄部は
文書の蓄積期間、検索頻度、使用頻度、蓄積量、或いは
文書の重要度、機密性や関連部所及び発行部所等の様々
ガ属性、つまシは文書情報に付随する選択情報によって
廃棄文書を廃棄するものであればよい。要するに本発明
は、その要旨を逸脱しない範囲で、種々変形して実施す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示す概略構成図、第２図は
上記実施例における選択廃棄部を具体化して示す要部構
成図、第３図乃至第５図は上記実施例における保存年限
リストを示す模式図、第６図は他の実施例を示す要部構
成図である。１・・・入力部、２・・・指示入力部、３・・・文書蓄
積部、４・・・検索部、５・・・出力部、１・・・選択
廃棄部、７・・・制御部、６１・・・文書登録部、６２
・・・カレンダ部、６３・・・廃棄算出部、６４・・・
廃棄処理部、６５・・・検索登録部、６６・・・検索計
数回路、８ノ。８２．８３・・・保存年限リスト。出願人代理人　　弁理士　鈴　江　武゛彦Ｉ１１図第３図＠４　図第５図隔　６　図

Claims

【特許請求の範囲】

（１）複数の文書情報を蓄積する文書蓄積部と、文Ｉ：
を読み取りその文書情報を上記文書蓄積部に入力する入
力部と、上記各文書情報に付随する選択情報に基づいて
前記文書蓄積部から廃棄すべき文書情報を選択抽出し、
該抽出した文書情報を廃棄する選択廃棄部と、与えられ
た検索条件に従って前記文書蓄積部から任意の文書情報
を検索する検索部と、この検索部によって検索した文書
情報を前記文書蓄積部から出力する出力部とを具備して
なることを特徴とする文書ファイル装置。
（２）前記選択廃棄部は、前記文書蓄積部における文書
情報の蓄積期間によって廃棄すべき文書情報を選択抽出
するものであることを特徴とする特許請求の範囲第１項
記載の文書ファイル装置。
（３）前記選択廃棄部は、前記文書蓄積部における文書
情報の検索頻度によって廃棄すべき文書情報を選択抽出
するものであることを特徴とする特許請求の範囲第１項
記載の文書ファイル装置。
（４）前記選択集廃部は、前記各文書情報にそれぞれ付
加された属性若しくは属性の数によって廃棄すべき文書
情報を選択抽出するものであることを特徴とする特許請
求の範囲第１項記載の文書ファイル装置。
（５）前記選択廃棄部は、前記文書蓄積部に蓄積された
全文書情報に対する廃棄すべき文書情報の割合に基づい
て、所定の文書情報を選択抽出するものであることを特
徴とする特許請求の範囲第２’ｆＡ４３項又は第４項記
載の文書フ・イル装置。
（６）前記選択廃棄部は、前記各文書情報にそれぞれ付
加された保存年限情報によって廃棄すべき文書情報を選
択するものであることを特徴とする特許請求の範囲第１
項記載の文書７アイル装置。