JPH04313160A - キーワード管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、文書毎にキーワード
を付けて大量の文書を管理するための、文書データベー
ス管理システムにおけるキーワード管理方式に関するも
のである。

【０００２】

【従来の技術】図５は、例えば、特開昭６３−１５６２
３０号や特開昭６４−７６３２１号に示されている、従
来のこの種のキーワード管理方式のブロック図である。 この図５において、５２はスキャナ部であり、文書や図
面等の必要な情報がこのスキャナ部５２から入力される
。そして、この入力された情報はシステム制御部５１に
送られる。また、キーボード部５３から入力される所要
の文字、命令、指示等がシステム制御部５１に送られ、
その一方で、キーワードを含む検索データが例えば多項
目入力機能を備えたキーワード入力部５４からシステム
制御部５１に送られる。なお、このキーワード入力部５
４のキーパネルには所要の個数のワードキーおよび機能
キーが設けられており、その前者には使用が予想される
キーワードが対応のキーに予め割り付けられ、また、そ
の後者には例えば部分一致等のような検索条件が設定さ
れている。そして、システム制御部５１には、このよう
にして送られた情報、文字等をＣＲＴ部５８に表示する
とともに、与えられた命令や指示に応じた処理を行う。

【０００３】システム制御部５１は、情報の登録を実行
するときには、受け入れた登録命令に応じて光ディスク
等からなる記憶媒体部５５に対応の情報を伝送して、こ
れを記憶させる。また、記憶媒体部５５における情報の
記憶位置と、この情報を特定するキーワードを含む検索
データとの対応を付けて、必要な情報を検索データ記憶
部５６に伝送する。

【０００４】また、このシステム制御部５１は、情報の
検索を実行するときには、与えられた検索命令、検索デ
ータ、検索条件等に基づいて検索データ記憶部５６の検
索を行って関連する検索データの読み取りを行い、これ
をＣＲＴ部５８に表示するとともに、このように表示し
た検索データの中からオペレータによって選択された情
報について、その記憶媒体部５５における記憶位置を検
索データ記憶部５６から読み取って特定し、この記憶位
置に基づいて記憶媒体部５５から所要の情報の読み取り
を行う。また、キーワード情報処理部５７は、キーボー
ド部５３から入力される命令に応じて、関連のキーワー
ドを検索データ記憶部５６からシステム制御部５１を介
して読み取るとともに、キーワード毎にその読み取り回
数の計数を行って、各キーワードとその計数結果との対
応付けをして記憶しながら、システム制御部５１を介し
てＣＲＴ部５８に表示する。

【０００５】上述された従来のキーワード管理装置にお
いて情報の登録をするときには、文書、図面等の情報が
スキャナ部５２から入力されるとともに、キーボード部
５３またはキーワード入力部５４から、情報を特定する
キーワードを含む検索データが入力される。システム制
御部５１では、入力された情報および検索データをＣＲ
Ｔ部５８に表示するとともに、情報を光ディスク等から
なる記憶媒体部５５に記憶し、検索データと記憶媒体部
５５における情報の記憶位置とを対応付けて、これを検
索データ記憶部５６に記憶させる。

【０００６】次に、情報の検索を行うときには、読み取
りを希望する情報を特定することができるキーワードお
よび部分一致その他の検索条件がキーボード部５３また
はキーワード入力部５４から入力される。そして、シス
テム制御部５１においては、これらの入力データに基づ
く検索が検索データ記憶部５６に対して行われて、適合
する検索データの読み取りおよびそのＣＲＴ部５８への
表示が行われる。このように表示された検索データの中
から、オペレータの選択により、所望の情報の読み取り
に関連する検索データに対応して記憶されている当該情
報の記憶位置を検索データ記憶部５６から読み取ってそ
の記憶位置の特定がなされる。そして、前記の記憶位置
に基づいて所望の情報の読み取りがなされ、これがＣＲ
Ｔ部５８に表示されることになる。

【０００７】ところで、この従来のキーワード管理方式
においては、記憶されているキーワードの利用状況を、
登録されている情報の使用頻度から判断して、その使用
上の優先度の設定や変更等の所要の整理がなされている
ので、そのやり方について図６をも参照しながら説明す
る。この図６において、Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆはいず
れもキーワードを表しており、それぞれの右側にはある
所定の時点までの使用頻度のデータがそれぞれの使用の
累積回数として対応して付与されている。そして、この
ようなフォーマットにされたテーブル６１の形式をもっ
てＣＲＴ部５８（図５）に表示されている。即ち、その
使用頻度の高い順にキーワードが並べられていることが
認められる。ここで、キーワード”Ｅ”および”Ｆ”に
着目すると、これらは他のキーワード”Ａ”ないし”Ｄ
”に比べてその使用頻度が低いことが認められる。そこ
で、これらのキーワード”Ｅ”および”Ｆ”を統合して
、例えば、単一のキーワードである”ＥＦ”に変更する
ことが考えられる。このようにすることで、対象として
のキーワードの種類や個数の減少をさせることができる
。また、場合によっては、使用頻度の極端に低いキーワ
ードを対象から外すこともできる。

【０００８】ところで、このような従来のキーワード管
理方式においては、キーワードの使用頻度の程度に着目
してその種類や個数の増減等の整理が行われており、そ
の限りでは相応の利点があるものではあるが、次のよう
な難点があることが認められている。即ち、上記のよう
なキーワード管理方式が適用される文書データ管理シス
テムは一般には多くのユーザによって共用されるもので
あり、これらのユーザが従事する業務の変更等のために
、参照される文書に変更が生じることがあり、その結果
として、文書に対応するキーワードの参照頻度に変化が
生じてしまうが、前記の従来例においては現状に合わな
いキーワードの参照頻度が表示されて、適切なキーワー
ドの選択が極めて困難になるという難点があった。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】上記されたように、従
来のキーワード管理方式は一般に多くのユーザによって
共用される文書データ管理システムに適用されるもので
あり、ユーザが従事する業務の変更等により、該ユーザ
によって参照される文書に変更が生じることがあるため
に、文書に対応するキーワードの参照頻度に変化が生じ
てしまうことから、現状に合わないキーワードの参照頻
度が表示されて、適切なキーワードの選択が極めて困難
になるという問題点があった。

【００１０】この発明は上記のような問題点を解決する
ためになされたものであって、キーワードの最近の使用
状況をより適切に反映するようにキーワードの管理をし
て、キーワードの利用による情報検索の効率を改善する
ことを目的とするものである。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記された目的を達する
ために、この発明に係る検索対象とする文書毎のキーワ
ードを含む検索情報を管理するキーワード管理方式は、
キーワードに個別に対応する参照回数および最終参照日
を含む情報をキーワードの管理情報として格納するメモ
リ手段（図１のメモリ部５）、キーワードを個別に選択
してその最終参照日からの経過期間と所定の基準参照期
間との比較を行い、その比較の結果に依存して前記メモ
リ手段における対応の参照回数の情報を所定の減少した
回数に設定する（例えば０にリセットする）参照期間経
過判定手段（図１の参照期間経過判定部４Ｃ）、キーワ
ードを個別に選択してその最終参照日からの経過期間と
所定の基準有効期間との比較を行い、その比較の結果に
依存して対応するキーワードの情報を前記メモリ手段か
ら削除する有効期間経過判定手段（図１の有効期間経過
判定部４Ｄ）、を備えていることを特徴とするものであ
る。

【００１２】

【作用】この発明によれば、ある所定の基準期間にわた
って使用されることがなかったキーワードについて、過
去の参照回数を所定の減少した回数に設定（例えば０に
リセット）したり検索対象から削除したりすることで、
より現状に即した管理が可能にされる。即ち、キーワー
ドに個別に対応する各種の管理情報（例えば、参照回数
や最終参照日）をメモリ手段（図１のメモリ部５）に格
納しておく。そして、参照期間経過判定手段（図１の参
照期間経過判定部４Ｃ）によってキーワードを個別に順
次選択してその最終参照日からの経過期間と所定の基準
参照期間（例えば２月）との比較を行い、その比較の結
果に依存して（例えば前記の経過期間が所定の基準参照
期間を越えたときには）、前記メモリ手段における対応
の参照回数の情報をある所定の減少した回数に設定する
（例えば０にリセットする）。また、有効期間経過判定
手段（図１の有効期間経過判定部４Ｄ）を用いることに
より、その最終参照日からの経過期間と所定の基準有効
期間（例えば１年）との比較を行い、その比較の結果に
依存して（例えば前記の経過期間が所定の基準有効期間
を越えたときには）、対応するキーワードの情報を前記
メモリ手段から削除する。かくして、この発明によれば
、ある所定の基準期間にわたって不使用の状態にあった
キーワードについて、過去の参照回数を所定の減少した
回数に設定したり検索対象から削除したりすることによ
り、より現状に即したキーワード管理が可能にされる。

【００１３】

【実施例】図１は、この発明の好適な実施例であるキー
ワード管理方式を示すブロック図である。この図１にお
いて、ワークステーション（Ｗ／Ｓ）１は、文書や図面
等のデータを受け入れて、その検索・更新処理等を実行
するためのものである。第１ファイルサーバ（Ｆ／Ｓ）
２ないし第ｎファイルサーバ（Ｆ／Ｓ）２ｎは、ワーク
ステーション１からの文書の保管要求を受けてファイル
の保存をしたり、検索要求を受けてファイルの送出をし
たりするものである。データベースサーバ（ＤＢ／Ｓ）
３は、前記複数のファイルサーバにおける文書毎の検索
情報について、所定の管理を実行するものである。そし
て、これらの手段は、イーサネットケーブルのような適
当なローカルエリアネットワークの伝送手段６を介して
相互に接続されている。なお、前記データベースサーバ
（ＤＢ／Ｓ）３のハードウエアを構成するものは、中央
処理部（ＣＰＵ）４およびメモり部（ＭＥＭ）５である
。そして、メモり部（ＭＥＭ）５内の適所に格納された
所要のプログラムを用いることにより、中央処理部（Ｃ
ＰＵ）４において所定の作業をすることができる。 即ち、キーワードを含む検索データの検索処理部４Ａ、
キーワードの参照回数を計数する参照回数計数部４Ｂ、
ある所定の基準参照期間内のキーワード参照の存否を判
定する参照期間経過判定部４Ｃ（最終参照日からある所
定のキーワード参照期間を経過したときに、その日まで
のキーワード参照回数をある所定の減少した回数に設定
する（例えば０にリセットする）ための機能部を含むこ
とができる）、ある所定の基準有効期間内のキーワード
参照の存否を判定する有効期間経過判定部４Ｄ（最終参
照日からある所定のキーワードの有効期間が徒過したと
きに該当のキーワードを検索対象から削除するための機
能部を含むことができる）、および、全体的な管理のた
めの管理処理部４Ｅ等で果たされるべき機能を実現する
ようにされる。なお、図示されていないが、システム全
体の時間的な管理に資するために適当なタイマ機能部が
設けられている。また、メモり部（ＭＥＭ）５に含まれ
ているものは、キーワードを含む検索データ記憶部５Ａ
、および、キーワードに関する所要のデータがテーブル
形式で整理・格納されているテーブル記憶部５Ｂである
。そして、このテーブル記憶部５Ｂには、図２および図
３に関して後述されるような内容のテーブルが含まれて
いる。

【００１４】図２は、上記実施例で用いられるキーワー
ド管理テーブルの例示図である。この図２において、キ
ーワード管理テーブル２１に含まれているものは、対象
とする全てのキーワードを所定の順序をもってリスト・
アップしてあるキーワード欄２１Ａ、キーワード毎に参
照回数計数部４Ｂ（図１）によって計数された参照回数
を登録しておく参照回数欄２１Ｂ、キーワードが参照さ
れる毎にその参照日を更新・登録する最終参照日欄２１
Ｃ、および、例えば所要の商品ガイドのような文書名欄
２１Ｄである。そして、例えばキーワード”Ａ”につい
てみると、その参照回数”２０”、最終参照日”’８８
−１０−２０”、および、文書名”Ａ商品ガイド”がこ
の順序で格納されている。これ以外のキーワードＢ、Ｃ
・・・等についても同様である。

【００１５】図３は、上記実施例で用いられるシステム
管理テーブルの例示図である。この図３において、シス
テム管理テーブル３１に含まれているものは、システム
管理項目欄３１Ａおよび対応の基準値欄３１Ｂである。 例えば”キーワード有効期間”なる項目には”１（年）
”というような基準値が設定されており、ある所定のキ
ーワードについて、その最終参照日からの徒過期間がこ
の基準値（１年）を越えているかどうかを有効期間経過
判定部４Ｄ（図１を参照）によって判定するために用い
られる。そして、この基準値（１年）を越えたと判定さ
れたときには、該当のキーワードは検索・参照の対象か
ら削除されることになる。また、”キーワード参照期間
”なる項目には”２（月）”というような基準値が設定
されており、ある所定のキーワードについて、その最終
参照日からの徒過期間がこの基準値（２月）を越えてい
るかどうかを参照期間経過判定部４Ｃ（図１を参照）に
よって判定するために用いられる。そして、この基準値
（２月）を越えたと判定されたときには、該当のキーワ
ードの参照回数（図２を参照）がある所定の減少した回
数に設定（例えば０にリセット）されることになる。た
だし、この該当のキーワードが検索・参照の対象から外
されることはない。

【００１６】図４は上記実施例の動作を説明するための
フローチャートである。以下、この図４を中心として、
前記の図１ないし図３をも適宜参照しながら、上記実施
例の動作について説明する。いま、ある所望の文書を検
索する際のキーワードのチェック操作が開始され（Ｓ４
１）たとすると、次のステップ（Ｓ４２）においては、
登録されているキーワードが全てチェックされたか否か
の判定がなされる。この判定の結果がＹＥＳであったと
きには、キーワードのチェック操作は全てなされている
訳であるから、ステップ（Ｓ４３）に移行して、作業は
終了することになる。これに対して、前記のステップ（
Ｓ４２）における判定の結果がＮＯであったときには、
ステップ（Ｓ４４）において、メモり部（ＭＥＭ）５に
おけるテーブル記憶部５Ｂ内のキーワード管理テーブル
２１から、チェック対象のキーワードがある所定の順序
をもって選択される。そして、この選択されたキーワー
ドに関する参照回数や最終参照日のような所要の管理情
報の読み取りがなされるとともに、該当するキーワード
の有効期間や参照期間に関する所定の基準値がシステム
管理テーブル３１から読み取られる。そして、これに続
くステップ（Ｓ４５）においては、適当な比較手段から
なる有効期間経過判定部４Ｄを用いることにより、該当
のキーワードの有効期間が既に経過しているか否かの判
定がなされる。即ち、適所に設けられているタイマ部（
図示されない）における現在の日時と前記該当のキーワ
ードに関する最終参照日との間の差に基づいて、該当の
キーワードの有効期間が既に徒過しているか否かの判定
をすることができる。そして、このステップ（Ｓ４５）
における判定の結果がＹＥＳであったときには、該当の
キーワードは有効な期間を既に徒過しており、無効とす
べきものであることから、ステップ（Ｓ４６）において
、有効期間経過判定部４Ｄに含まれているキーワード削
除機能部により、このキーワードに関する全てのデータ
がキーワード管理テーブル２１から削除されるとともに
、検索データ記憶部５Ａからも該当のキーワードに関す
る検索データが削除される。そして、次に続くキーワー
ドに関する処理をするために先のステップ（Ｓ４２）に
戻る。

【００１７】これに対して、前記のステップ（Ｓ４５）
における判定の結果がＮＯであったときには、ステップ
（Ｓ４７）において、前記該当のキーワードの参照期間
が既に経過しているか否かの判定が、中央処理部（ＣＰ
Ｕ）４内の参照期間経過判定部４Ｃによってなされる。 即ち、この参照期間経過判定部４Ｃにおいては、前述さ
れたタイマ部内に設定されている現在の日時と該当のキ
ーワードの最終参照日との間の差に基づいて、参照期間
が既に経過しているか否かの判定がなされる。そして、
この判定の結果がＹＥＳであったときには、ステップ（
Ｓ４８）に移行して、キーワード管理テーブル２１にお
ける参照回数欄２１Ｂの参照回数をある所定の減少した
回数に設定して（例えば０にリセットして）、先のステ
ップ（Ｓ４２）に戻る。これに対して、前記のステップ
（Ｓ４７）における判定の結果がＮＯであったときには
、参照回数は有効であるから、ある所定値への設定（例
えば０へのリセット）をすることなく先のステップ（Ｓ
４２）に戻ることになる。以下、キーワード管理テーブ
ル２１に登録されている参照の対象としての全てのキー
ワードに対する所要のチェックが終了するまで、上記と
同様な作業が反復してなされることになる。

【００１８】これまでに説明されたことは、この発明の
実施例であるキーワード管理方式が備えている一つの機
能として、例えば、その動作開始時点を含む任意・所望
の時点において実行することができる。

【００１９】

【発明の効果】以上詳細に説明されたように、この発明
に係るキーワード管理方式によれば、ある所定の基準期
間にわたって使用されることがなかったキーワードにつ
いて、過去の参照回数を所定の減少した回数に設定（例
えば０にリセット）したり検索対象から削除したりする
ことで、より現状に即した管理が可能にされる。そして
、キーワードについての各種の管理用データの変更や更
新が適切になされて、キーワードの利用に基づく情報検
索の効率が大幅に改善されるという効果が奏せられる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の好適な実施例であるキーワード管理
方式を示すブロック図である。

【図２】上記実施例で用いられるキーワード管理テーブ
ルの例示図である。

【図３】上記実施例で用いられるシステム管理テーブル
の例示図である。

【図４】上記実施例の動作を説明するためのフローチャ
ートである。

【図５】この発明に関する従来例の構成を示すブロック
図である。

【図６】上記従来例の動作を説明するための画面表示例
示図である。

【符号の説明】

１　　ワークステーション、２−２ｎ　　第１ないし第
ｎファイルサーバ、３　　データベースサーバ、４　　
中央処理部、４Ａ　　検索処理部、４Ｂ　　参照回数計
数部、４Ｃ　　参照期間経過判定部、４Ｄ　　有効期間
経過判定部、４Ｅ　　管理処理部、５　　メモリ部、５
Ａ　　検索データ記憶部、５Ｂ　　テーブル記憶部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】検索対象とする文書毎のキーワードを含む
   検索情報を管理するキーワード管理方式において、キー
   ワードに個別に対応する参照回数および最終参照日を含
   む情報をキーワードの管理情報として格納するメモリ手
   段と、キーワードを個別に選択してその最終参照日から
   の経過期間と所定の基準参照期間との比較を行い、その
   比較の結果に依存して前記メモリ手段における対応する
   キーワードの参照回数の情報を所定の減少した回数に設
   定する参照期間経過判定手段と、キーワードを個別に選
   択してその最終参照日からの経過期間と所定の基準有効
   期間との比較を行い、その比較の結果に依存して対応す
   るキーワードの情報を前記メモリ手段から削除する有効
   期間経過判定手段と、を備えていることを特徴とするキ
   ーワード管理方式。