JPH04333165A - 文書登録装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、日本語ワ−ドプロセッ
サ等で作成された文書を登録する文書登録装置に関する
。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書登録装置は、日本語ワ−ドプ
ロセッサ−等の文書作成装置で作成された文書を登録す
る場合に、後日、オペレ−タが登録された文書を簡単に
読み出すことができるように文書番号及び文書名を登録
するように構成されている。

【０００３】上記従来の文書登録装置は、図７に示すよ
うに、文書の登録先の媒体名、登録番号の入力領域、登
録者名等の入力エリアを有する登録画面を表示し、上記
登録番号としては「１００　」〜「４９９　」の範囲の
４００の３桁の番号を付すことができるように構成され
ている。

【０００４】次に、上記従来の文書登録装置の動作を説
明する。

【０００５】まず、「番号」の位置にカ−ソルを移動し
て、登録番号をテンキ−により入力すると、図８に示す
ように入力番号を含む比較的少ない（例えば１０）登録
番号及び登録済みの文書名を有する文書リストを表示し
、入力番号が未登録の場合には、図７に示す登録画面に
戻って文書名を登録できるように構成されている。

【０００６】他方、入力番号が登録済みの場合には、図
７に示す登録画面に戻って再度新しい登録番号を入力で
きるように構成されている。

【０００７】従って、上述した従来の文書登録装置では
、オペレ−タが、図７に示すような登録画面を呼び出し
て所望の登録番号を入力した後に、図８に示すような文
書リストの画面を呼び出して所望の登録番号が未登録の
であるか否かをチェックし、所望の登録番号が未登録の
場合には文書名を入力することができる。

【０００８】また、所望の登録番号が登録済みの場合に
は、登録画面を再び呼び出して新しい登録番号を入力す
ることができる。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の文書登録装置では、所望の登録番号を入力した後、
画面を切り換えて文書リストを表示し、表示された文書
リストに基づいて入力された登録番号が登録済みか否か
をチェックして、登録済みの場合には、オペレ−タが図
７に示すような登録画面を再度呼び出して未登録の番号
を捜し、その未登録番号から新しい登録番号を選択して
入力しなければならず、未登録の番号を捜す操作が面倒
であるという問題点がある。

【００１０】本発明は、上記従来の文書登録装置におけ
る問題点に鑑み、登録画面または文書リスト画面を選択
的に表示して簡単な操作で文書を登録できる文書登録装
置を提供する。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書番号を入
力する入力手段と、登録可能な文書番号を示す文書リス
ト画面及び入力された文書番号を表示可能な登録画面の
いずれか一方を選択的に表示する表示手段と、登録可能
な文書番号を格納する記憶手段と、入力された文書番号
が未登録であるときに文書番号を登録画面に表示して記
憶手段に格納するように制御する制御手段とを備えてい
る文書登録装置を提供する。

【００１２】

【作用】本発明の文書登録装置によれば、入力手段は文
書番号を入力し、表示手段は入力された文書番号に基づ
いて文書番号を登録する登録画面または登録可能な文書
番号を示す文書リスト画面を選択的に表示し、記憶手段
は登録可能な文書番号を格納し、制御手段は入力された
文書番号が未登録であるときに文書番号を登録画面に表
示して記憶手段に格納するように制御する。

【００１３】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の文書登録装置
における実施例を説明する。

【００１４】図１は、本発明の文書登録装置における一
実施例の動作を示すフロ−チャ−トである。

【００１５】図２は、図１の動作を示す文書登録装置に
おける一実施例の構成を示すブロック図である。

【００１６】図１を参照して本実施例の文書登録装置の
動作を説明する前に、図２の文書登録装置を説明する。

【００１７】図２の文書登録装置は、入力手段であるキ
−ボ−ド１１、表示手段である表示部１２、制御手段で
ある制御部１３，　記憶手段である記憶部１４及びフロ
ッピディスクドライブ（ＦＤＤ）１５により構成されて
いる。

【００１８】キ−ボ−ド１１は、文書を入力するための
文字入力キ−、表示部１２の表示画面のカ−ソルを上下
左右にそれぞれ移動するためのカ−ソルキ−「↑」、「
↓」、「←」、「→」、文書を登録するための登録キ−
等の各種ファンクションキ−を有してしる。

【００１９】表示部１２は、キ−ボ−ド１１により入力
された文書番号が登録可能であるか否かをチェックする
ための文書リスト画面と、入力された文書番号を登録す
るための登録画面とを選択的に表示するように構成され
ている。

【００２０】制御部１３は、キ−ボ−ド１１の各キ−の
操作処理を行うように構成されている。記憶部１４は、
制御部１３によって文書を編集したり、文書を登録する
ためのプログラムを格納するメモリと、編集中の文書デ
−タ、文書登録用のインデックス等を格納するためのメ
モリを有しており、上記登録文書及びインデックスは、
ＦＤＤ１５やハ−ドディスクドライブ装置（図示省略）
を介してフロッピディスク等の媒体に格納される。

【００２１】上記の媒体に格納された文書登録用のイン
デックスは、制御部１３により読み出されて記憶部１４
に格納され、後述するように表示部１２の画面に表示さ
れる。

【００２２】また、上記の媒体に格納された登録文書も
同様に、制御部１３により読み出されて記憶部１４に格
納され、表示部１２の画面に表示される。

【００２３】次に、図１のフロ−チャ−トを参照して、
図２の文書登録装置の動作、特に制御部１３の動作を説
明する。

【００２４】登録画面が表示された状態で自動番号登録
モ−ドが選択された場合（図５参照）、制御部１３は、
入力されたインデックス番号に「１００　」を加えてセ
ットし（ステップＳ１）、セットされたインデックス番
号が５００　であるか否かを判定し（ステップＳ２）、
上記ステップＳ２でＹＥＳの場合には、「空き番号なし
」の信号をリタ−ンして表示部１２に表示する（ステッ
プＳ６）。

【００２５】他方、上記ステップＳ２でＮＯの場合には
、インデックスのデ−タを媒体の番号登録領域から読み
出して記憶部１４の登録名登録領域に格納し（ステップ
Ｓ３）、そのフラグが登録済みか否かを判定する（ステ
ップＳ４）。

【００２６】上記ステップＳ４でＹＥＳの場合（即ち、
そのフラグが登録済みの場合）には、インデックス番号
を示すカウンタを１つインクリメントして（ステップＳ
５）、ステップＳ２に戻る。

【００２７】また、上記ステップＳ４でＮＯの場合には
、「空き番号有り」の信号をリタ−ンする（ステップＳ
７） 以下、ステップＳ２〜Ｓ５のル−プにおいて各インデッ
クス番号のフラグを順次チェックし、フラグが未登録の
場合にはステップＳ４からステップＳ７に分岐し、空き
番号が有ると判断して（ステップＳ７）、登録画面（図
５参照）または文書リスト（図６参照）を表示し、４０
０　分の文書が登録済みの場合にはステップＳ２からス
テップＳ６に分岐し、空き番号がなしと判断されて（ス
テップＳ６）、登録画面（図５参照）に戻る。

【００２８】空き番号が有ると判断して（ステップＳ７
）、登録画面（図５参照）を表示する場合、未登録の最
小番号を表示し、この状態でカ−ソルがガイダンス「番
号」に移動すると、この番号を含む１０の登録番号と登
録済みの文書名を有する文書リストを媒体から読み出し
て表示させるように表示部１２を制御する。

【００２９】従ってオペレ−タは、何等面倒な操作を行
うことなく空き番号と文書名を入力することができ、空
き番号なしと判断されて（ステップＳ６）、登録画面（
図５参照）に戻った場合に媒体を交換することにより面
倒な操作を行うことなく空き番号と文書名を入力する。

【００３０】文書登録用のインデックスは、図３に示す
ように登録される文書の登録名登録領域と、図４に示す
ように登録済みの文書の番号登録領域を有し、各登録領
域は共に、登録文書名とその文書が未登録（＝「００」
）であるか、または登録済み（＝「ＦＦ」）であるかを
示すフラグと、その文書の媒体上のデ−タアドレスを格
納するためのエリアを有する。

【００３１】登録済みの文書の番号登録領域は、図４に
示すように４００　の文書分の領域（インデックス番号
「１００　」〜「４９９　」）を有する。

【００３２】図５に示す登録画面の表示状態において、
手動番号登録モ−ドが選択され、テンキ−により登録番
号が入力されると、制御部１３は、入力番号を含む比較
的少ない（例えば１０個）登録番号及び登録済みの文書
リストを媒体から読み出し、図６に示す文書リストを表
示するように表示部１２を制御する。

【００３３】上記の操作により、入力番号が未登録の場
合には登録画面に戻って文書名が登録可能になり、他方
、入力番号が登録済みの場合には登録画面に戻って再度
新しい登録番号が入力可能になる。

【００３４】登録番号を入力した後に文書名を入力する
と、図３及び図４に示すように、その番号に対応するエ
リアのフラグをセットして文書名とアドレスを格納し、
これらの登録デ−タを文書と共に媒体に格納する。

【００３５】従って、オペレ−タは、図５に示すような
登録画面を呼び出して所望の登録番号を入力し、図６に
示すような文書リストの画面によりその登録番号が未登
録の場合には文書名を入力することができ、登録済みの
場合には新しい登録番号を入力することができる。

【００３６】文書が記憶部１４に記憶され、表示部１２
の画面に表示されている状態でキ−ボ−ド１１の登録キ
−が押下されると、制御部１３は図５に示すように表示
部１２を文書の登録先の媒体名、自動番号登録モ−ドを
選択するためのガイダンス「自動」、手動番号登録モ−
ドを選択するためのガイダンス「番号」及び手動登録番
号入力領域、文書名の登録エリア等を上下に有する登録
画面を表示するように表示部１２を制御する。

【００３７】この場合、オペレ−タは、キ−ボ−ド１１
のカ−ソルキ−「↑」、「↓」を操作することにより各
入力エリアを選択することができ、また、カ−ソルがガ
イダンス「自動」、「番号」及び手動登録番号入力領域
に位置するときにはカ−ソルキ−「←」、「→」を操作
することにより自動番号登録モ−ドと手動番号登録モ−
ドを選択することができる。そして、登録番号は、番号
「１００　」〜「４９９　」の範囲の４００　の３桁の
番号を入力することができる。

【００３８】

【発明の効果】本発明の文書登録装置によれば、文書番
号を入力する入力手段と、登録可能な文書番号を示す文
書リスト画面及び入力された文書番号を表示可能な登録
画面のいずれか一方を選択的に表示する表示手段と、登
録可能な文書番号を格納する記憶手段と、入力された文
書番号が未登録であるときに文書番号を登録画面に表示
して記憶手段に格納するように制御する制御手段とを備
えているので、未登録の文書番号を自動的にサ−チして
文書リストの表示文書数が文書の登録番号数より少ない
場合に、オペレ−タが簡単な操作で文書を登録すること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書登録装置の登録動作を説明するた
めのフロ−チャ−トである。

【図２】図１のフロ−チャ−トに基づいて動作する文書
登録装置の一実施例を示すブロック図である。

【図３】図１の文書登録用のインデックスを示す説明図
である。

【図４】図１の文書登録用のインデックスを示す説明図
である。

【図５】図１の表示部の表示画面を示す説明図である。

【図６】図１の表示部の表示画面を示す説明図である。

【図７】従来の文書登録装置の登録画面を示す説明図で
ある。

【図８】従来の文書登録装置の文書リストの画面を示す
説明図である。

【符号の説明】

１１　　キ−ボ−ド １２　　表示部 １３　　制御部 １４　　記憶部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　文書番号を入力する入力手段と、登録
   可能な文書番号を示す文書リスト画面及び前記入力され
   た文書番号を表示可能な登録画面のいずれか一方を選択
   的に表示する表示手段と、前記登録可能な文書番号を格
   納する記憶手段と、前記入力された文書番号が未登録で
   あるときに当該文書番号を前記登録画面に表示して前記
   記憶手段に格納するように制御する制御手段とを備えて
   いることを特徴とする文書登録装置。